Nama : Alya Najah Zulinda

Nim : 7203144002
Kelas : Adp-B
Uas : Seminar Perkantoran

1. PT DAPUR NGEBUL baru saja menerapkan sistem manajemen perkantoran baru di

lingkungan kerjanya. Sebagai konsultan bagi perusahaan tersebut, bagaimana Anda akan
mengevaluasi efektivitas sistem itu, mengidentifikasi hambatan yang mungkin muncul,
dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan ke depan

Jawab :
Untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen perkantoran baru di PT
DAPUR NGEBUL, saya akan:
1. Pengumpulan Data: Menganalisis data penggunaan sistem, kinerja staf, dan efisiensi
operasional.
2. Umpan Balik Pengguna: Mendapatkan umpan balik langsung dari pengguna sistem
untuk menilai kepuasan dan kesulitan yang mungkin mereka alami.
3. Pemantauan Kinerja: Melakukan pemantauan kinerja sistem secara rutin untuk
mengidentifikasi potensi bottleneck atau kegagalan sistem.
Analisis Hambatan:
Mengidentifikasi hambatan yang mungkin muncul seperti kurangnya pelatihan, resistensi
perubahan, atau kebutuhan penyesuaian teknis.
Rekomendasi perbaikan dapat mencakup:
1. Pelatihan tambahan untuk pengguna.
2. Penyesuaian antarmuka atau fungsionalitas sistem.
3. Strategi komunikasi yang lebih baik untuk mengatasi resistensi perubahan.
Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area perbaikan dan
meningkatkan efektivitas sistem manajemen perkantoran mereka.
2. Perusahaan Anda berencana untuk mengadakan kegiatan outbound dan gathering untuk
meningkatkan motivasi kerja bagi karyawan. Jelaskan langkah-langkah yang akan Anda
ambil dalam perencanaan dan pelaksanaan acara ini, termasuk komunikasi pra-acara,
proses pelaksanaan acara, dan evaluasi pasca-acara.

Jawab :
Dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan outbound dan gathering
untuk meningkatkan motivasi kerja bagi karyawan, berikut adalah langkah-
langkah yang dapat diambil:
1. Perencanaan Awal:
• Tentukan tujuan dari kegiatan outbound dan gathering tersebut. Misalnya, apakah
tujuannya untuk memperkuat kerjasama tim, meningkatkan komunikasi, atau
memotivasi karyawan.
• Tetapkan anggaran yang tersedia untuk acara tersebut.
• Identifikasi tanggal, tempat, dan durasi acara yang sesuai.
• Tentukan tema dan konsep acara yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan
kebutuhan karyawan.
2. Tim Perencana:
• Bentuk tim perencana yang terdiri dari anggota dari berbagai departemen yang
terkait, seperti HR, keuangan, dan operasional.
• Tetapkan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim, termasuk
koordinator acara, pengurus anggaran, dan penanggung jawab komunikasi.
3. Komunikasi Pra-acara:
• Buat komunikasi internal kepada karyawan tentang tujuan, manfaat, dan detail
acara.
• Sampaikan informasi tentang tanggal, tempat, dan waktu acara dengan jelas.
• Berikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan masukan atau
permintaan khusus terkait acara.
4. Penyusunan Program dan Aktivitas:
• Rancang program dan aktivitas yang sesuai dengan tujuan acara dan karakteristik
peserta.
• Pertimbangkan untuk melibatkan timbang balik dari peserta (misalnya, melalui
survei atau wawancara) untuk menentukan preferensi mereka terkait program dan
aktivitas.
5. Pemilihan Vendor:
• Jika perlu, identifikasi vendor yang dapat membantu dalam penyediaan fasilitas,
peralatan, atau instruktur yang dibutuhkan untuk kegiatan outbound dan
gathering.
• Evaluasi vendor berdasarkan reputasi, pengalaman, dan harga yang sesuai dengan
anggaran perusahaan.
6. Pelaksanaan Acara:
• Tentukan peran dan tanggung jawab tim perencana selama acara.
• Pastikan semua persiapan teknis, seperti peralatan dan fasilitas, telah tersedia dan
berfungsi dengan baik.
• Koordinasikan dan fasilitasi jalannya program dan aktivitas sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan.
• Pastikan keamanan dan kenyamanan peserta selama acara.
7. Evaluasi Pasca-acara:
• Lakukan evaluasi pasca-acara untuk menilai keberhasilan pelaksanaan dan
mencapai tujuan acara.
• Lakukan survei atau wawancara dengan peserta untuk mendapatkan umpan balik
tentang kegiatan tersebut.
• Periksa kepatuhan terhadap anggaran dan evaluasi efisiensi pengeluaran.
• Buat laporan evaluasi untuk memperoleh wawasan dan rekomendasi untuk acara
serupa di masa depan.
3. Bagian Penjualan dan Bagian Pemasaran di perusahaan Anda terlibat dalam konflik yang
bisa berdampak buruk bagi keharmonisan perusahaan. Sebagai seorang ahli manajemen
perantoran, program apa yang Anda lakukan untuk menghilangkan konflik itu, dan
bagaimana Anda menerapkan program itu agar efektif?

Jawab :
Untuk mengatasi konflik antara Bagian Penjualan dan Bagian Pemasaran, saya
akan:
1. Audit Komunikasi:
Melakukan audit komunikasi untuk mengidentifikasi titik-titik ketidaksetujuan
dan kesalahpahaman antara kedua departemen.
2. Sesi Pemahaman Bersama:
Mengadakan sesi pertemuan bersama antara kedua departemen untuk memahami
perspektif dan tujuan masing-masing.
3. Penetapan Tujuan Bersama:
Menetapkan tujuan bersama antara Bagian Penjualan dan Pemasaran, memastika
visi dan strategi vang karyawan nberikan masukan tanna takut akan konsekuensi.
4. Tim Gabungan:
Membentuk tim gabungan yang terdiri dari anggota dari kedua departemen untuk
merancang solusi bersama.
5. Pelatihan Bersama:
Menyelenggarakan pelatihan bersama untuk meningkatkan pemahaman tim
terhadap pekerja.