LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

BIDANG KESEKRETARIATAN
HIMASTER ATSA 2023

I. PENDAHULUAN
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat,
karunia, dan bimbingan-Nya, sehingga kami dapat menyusun laporan
pertanggungjawaban kesekretariatan ini. Laporan ini disusun sebagai wujud komitmen
kami untuk memberikan informasi transparan dan akuntabel mengenai kegiatan dan
pencapaian yang telah dilakukan oleh bidang kesekretariatan.

Laporan pertanggungjawaban ini merupakan hasil kerja keras dan kolaborasi dari
seluruh anggota kesekretariatan selama satu periode kepengurusan. Tujuan utama dari
laporan ini adalah untuk memberikan informasi tentang berbagai kegiatan, proyek,
dan inisiatif yang telah kami laksanakan dalam periode tertentu. Selain itu, laporan ini
juga akan memaparkan capaian dan tantangan yang dihadapi oleh bidang
kesekretariatan selama kurun waktu satu tahun

II. KONDISI OBJEKTIF

a. Kondisi Internal

No. Nama Lengkap NIM Jabatan Parameter

1. Naurah Hikmah Aulia M0521061 Kepala Bidang A

2. Fadhila Nur Aisyah L0122058 Staf A

3. Nasywa Raichanah L0122121 Staf A

Keterangan Parameter Nilai Keaktifan :

A => Sangat Aktif

 A- => Aktif

B => Cukup Aktif

B- => Kurang Aktif
C => Tidak Aktif
Penilaian keaktifan dilakukan berdasarkan beberapa indikator sebagai berikut:
1. Keikutsertaan anggota dalam kepengurusan terkhusus di bidang
kesekretariatan.
2. Kehadiran anggota di seluruh acara yang diselenggarakan HIMASTER,
serta kontribusi anggota untuk HIMASTER.
Adapun hambatan dan permasalahan internal yang terjadi selama setengah
periode ini antara lain:
1. Ada program kerja yang hanya bisa dilakukan secara offline sehingga
belum berjalan sepenuhnya, seperti: inventarisasi.
2. Koordinasi di grup yang masih kurang.
Beberapa solusi yang sekiranya dapat mengatasi permasalahan yang terjadi
antara lain:
1. Dalam keberjalanan kepengurusan, seharusnya sesama anggota bidang
dapat lebih sering saling bertukar kabar, agar mengetahui kondisi
masing-masing.

b. Kondisi Eksternal
Kondisi eksternal yang meliputi hubungan dari bidang kesekretariatan dengan
bidang lainnya di HIMASTER.
Beberapa hambatan yang berkaitan dengan kondisi eksternal antara lain:
1. Meskipun acara dilakukan melalui zoom/meet terlihat tidak ada bedanya
sehingga beberapa acara tidak pernah melalui prosedur perizinan
(tempat), pengarsipan surat dan dokumen seperti proposal dan LPJ harus
tetap ada sebagai bukti kegiatan.
2. Kurangnya kesadaran keaktifan pengurus HIMASTER akan pentingnya
menghadiri rapat yang diadakan secara daring.
Beberapa solusi yang dapat mengatasi permasalahan yang terjadi antara lain:
 1. Bidang Kesekretariatan dapat berkoordinasi dengan bidang setiap
program kerja untuk pengumpulan proposal, surat, LPJ, dan dokumen
lain.

III. PROGRAM KERJA, EVALUASI, & PROYEKSI

a. Rapat Bidang (Terlaksana)
Rapat Bidang merupakan rapat rutin bidang kesekretariatan yang bertujuan untuk
meningkatkan keakraban dan menjaga koordinasi, evaluasi program kerja yang
sudah berjalan, serta mempersiapkan program kerja yang akan berjalan. Rapat
Bidang diadakan satu kali setiap bulan atau kondisional (sesuai kondisi yang
diperlukan).
➔ Terlaksana pada: Rabu, 8 Maret 2023

b. Inventarisasi Perlengkapan HIMASTER (Terlaksana)

Inventarisasi Perlengkapan HIMASTER adalah program kerja yang bertujuan untuk
menertibkan dan mengelola perlengkapan HIMASTER. Bentuk kegiatannya adalah
pendataan dan pengelolaan perlengkapan HIMASTER.

➔ Terlaksana pada: Kamis, 16 Februari 2023

c. BPO HIMASTER (Buku Pedoman Organisasi) (Terlaksana)
BPO adalah program kerja yang bertujuan untuk memberikan arahan kepada
pengurus mengenai prosedur di HIMASTER. Bentuk kegiatannya adalah pemberian
Buku Pedoman yang berisi visi misi HIMASTER 2023, ikrar, AD, ART, GBHN,
dan Susunan Pengurus. Buku panduan dapat diakses pada link berikut:
uns.id/BPO_HimasterAtsa

d. KTPS (KTP: Terlaksana, Sertifikat: Terlaksana)

KTPS adalah program kerja yang berupa pemberian identitas bagi pengurus
HIMASTER. Bentuk kegiatannya adalah pemberian Kartu Tanda Pengurus dan
Sertifikat. Pembuatan Kartu Tanda Pengurus disepakati oleh PHT untuk diadakan,
dengan anggaran 8 ribu/anggota. KTP sudah didistribusikan ke masing - masing
bidang.
➔ Tanggal pemesanan: 16 Mei 2023
➔ Tanggal pesanan selesai dikirim: 23 Mei 2023
➔ Sertifikat pengurus HIMASTER akan dibagikan setelah demisioner.
e. Rapat Kerja (Terlaksana)
Rapat Kerja merupakan program kerja yang bertujuan untuk melakukan sosialisasi
perencanaan program kerja setiap bidang dalam satu periode kepengurusan. Rapat
ini terlaksana pada tanggal 25 Februari 2023 secara daring melalui platform zoom
meeting.
Hambatan dalam program kerja ini antara lain yaitu:
1. Sulit untuk mengumpulkan seluruh pengurus HIMASTER untuk hadir
dalam acara rapat kerja tepat waktu.
Solusi untuk hambatan pada program kerja ini yaitu:
1. Mengusahakan menghadirkan seluruh pengurus HIMASTER mengingat
pentingnya perencanaan awal kepengurusan HIMASTER.
2. Mengingatkan kepada pengurus HIMASTER h-1 dan beberapa jam
sebelum mulai agar datang tepat waktu.
f. Rapat Harian Lengkap (Terlaksana)
Rapat Harian Lengkap merupakan rapat yang bertujuan untuk membahas hal-hal
yang penting dalam kepengurusan. RHL terlaksana sekali selama setengah periode
sebelumnya. RHL diadakan secara luring yang dihadiri oleh PHT. Terlaksana pada
hari rabu, 22 Februari 2023, membahas pembentukan divisi dan jumlah anggota
pada kepanitiaan P!NG 2023.
Berikut adalah hambatan Rapat Harian Lengkap:
1. Tidak semua PHT melakukan partisipasi secara aktif.
Solusi untuk hambatan program kerja ini adalah:
1. Memberikan pengertian pentingnya rapat supaya semua pengurus
berpartisipasi aktif pada RHL.

g. Rapat Harian Terbatas (Terlaksana)

Rapat Harian Terbatas (RHT) merupakan program kerja yang bertujuan untuk
memantau dan mengontrol kondisi kepengurusan pada setiap proker yang berjalan.
Program kerja ini hanya untuk PHT (Pengurus Harian Terbatas) HIMASTER yang
terdiri dari ketua umum, wakil ketua umum, kabid, dan wakabid HIMASTER.
Dalam keberlangsungan RHT diadakan 2 minggu sekali setiap hari rabu secara
luring maupun daring menggunakan zoom meeting dan penjadwalannya masih
dapat berubah sewaktu-waktu atau fleksibel.
h. Rapat Pleno (Tengah: Terlaksana, Akhir: Terlaksana)
Rapat Pleno merupakan agenda evaluasi yang membahas kinerja kepengurusan
yang telah berjalan demi meningkatnya kualitas kinerja pada di kemudian program
kerja. Rapat pleno diadakan 2 kali dalam 1 periode. Pleno Tengah bertujuan
mengevaluasi kinerja pengurus tiap bidang dan program kerja yang telah berjalan
selama setengah periode. Terlaksana pada 7 Agustus 2023.

Pleno Akhir bertujuan mengevaluasi kinerja pengurus tiap bidang dan semua
program kerja, serta memberikan pertanggungjawaban kepada kahima atas segala
yang berjalan pada 1 periode, terlaksana pada hari ini.

i. Maganger (Terlaksana)
Program maganger merupakan program kerja untuk maganger sekretaris
HIMASTER yang biasanya dilaksanakan sebelum pergantian pengurus. Program ini
terlaksana selama satu bulan mulai dari 12 November - 10 Desember 2023.
Terdapat 7 anggota magang dari mahasiswa angkatan 2023.
j. Buku Panduan Kesekretariatan (Terlaksana)
Buku panduan terbentuk sebagai tata cara dalam pembuatan surat, teknis perizinan,
dan kebutuhan lain yang dibutuhkan oleh pengurus dalam hal kesekretariatan dan
perizinan. BPK bertujuan sebagai panduan pada saat pergantian pengurus baru.
Buku panduan dapat diakses pada link berikut: uns.id/BPK_HimasterAtsa

k. Buku Album (Terlaksana)

Buku Album yang berisikan dokumentasi berbagai kegiatan selama satu periode
Himaster 2023 sehingga Buku Album bisa digunakan sebagai kenang-kenangan
untuk seluruh pengurus dan dapat dijadikan referensi kegiatan untuk periode
selanjutnya. Buku panduan dapat diakses pada link berikut:
uns.id/BukuAlbum_HimasterAtsa
IV. KESIMPULAN
Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami susun. Kami sadar bahwa masih banyak
kekurangan baik dalam kinerja dan maupun dalam laporan pertanggungjawaban ini.
Semoga hal ini dapat menjadi bahan evaluasi bagi kami kedepannya. Kami mengucapkan
terimakasih atas partisipasi teman-teman semua dan kami mohon maaf jika mungkin
kinerja kami selama ini belum maksimal. Saran dan kritik sangat kami harapkan.

Surakarta, 20 Desember 2023

Kepala Bidang Kesekretariatan

HIMASTER ATSA 2023

Naurah Hikmah Aulia

NIM. M0521061