RANCANGAN

AKTUALISASI

39
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

A. RANCANGAN AKTUALISASI

UNIT KERJA : BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN,

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH
KABUPATEN MESUJI
IDENTIFIKASI ISU :
1. Kurang efektifnya pencarian arsip dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
2. Belum terorganisirnya inventarisasi dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
3. Belum optimalnya pemanfaatan teknologi dalam pengarsipan dokumen perencanaan
daerah Kabupaten Mesuji

ISU YANG DIANGKAT :

Belum optimalnya pemanfaatan teknologi dalam pengarsipan dokumen perencanaan
daerah Kabupaten Mesuji

GAGASAN PEMECAHAN ISU:

“Optimalisasi Penyimpanan Dokumen Perencanaan Daerah Melalui Media
Penyimpanan Online Berbasis Apps Script Pada Bidang Pemerintahan Dan
Pembangunan Manusia Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan
Pengembangan Daerah Kabupaten Mesuji”

Berikut adalah rencana kegiatan aktualisasi yang menjadi prioritas yang akan penulis
lakukan selama pelaksanaan aktualisasi di sekretariat daerah Kabupaten Mesuji.

1. Rancangan Aktualisasi
Nama : Nadia Agustina, S.T.
Tugas/Jabatan : Penata Muda
Coach : Tutik Yamasita, S.E., M.M

31
 Formulir 1.a Rancangan Aktualisasi
Profil Lembaga
Tabel 3. Profil Lembaga
A Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan
Nama Satuan Kerja Pengembangan Daerah

B “Terwujudnya Mesuji yang Sejahtera, Aman, dan

Visi Satuan Kerja Berkeadilan”

C Misi Satuan Kerja 1) Pembangunan infrastruktur yang memadai,

D Struktur Organisasi pada
Satuan Kerja
E Tugas Satuan Kerja
berkualitas, dan merata
2) Mewujudkan masyarakat yang sehat, agamis,
berbudaya, unggul, dan berdaya saing;
3) Meningkatkan pembangunan ekonomi melalui
pemberdayaan masyarakat yang berbasis pada
potensi dan kearifan lokal;
4) Mewujudkan ketentraman, dan ketertiban
berbasis kemitraan yang partisipatif dan taat
hukum;
5) Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
baik, efektif, dan efisien
(Terlampir)
Bidang Pemerintahan dan Pembangunan Manusia
mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan
penyusunan rencana pembangunan daerah di
Bidang Pemerintahan dan Pembangunan Manusia

F Fungsi Satuan Kerja Pemerintahan dan Pembangunan Manusia memiliki

fungsi sebagai berikut :
a. Perumusan kebijakan dan koordinasi
pembangunan Bidang Perencanaan
Pemerintahan dan Pembangunan Manusia
meliputi :
1. urusan Pendidikan
2. urusan Kesehatan

32
 3.urusan Administrasi
Kependudukan dan pencatatan
Sipil
4. urusan Pemberdayaan perempuan
perlindungan anak
5. urusan Pengendalian Penduduk
dan keluarga Berencana
6. urusan Sosial
7. urusan Tenaga Kerja
8. urusan Kebudayaan
9. urusan Kepemudaan dan Olahraga
10. urusan Ketentraman dan
ketertiban umum serta
perlindungan masyarakat
11. urusan Otonomi Daerah,
Pemerintahan Umum, Perangkat
Daerah, Kepegawaian dan
persandian
12. urusan Pemberdayaan Masyarakat
dan Desa
13. urusan Kearsipan
14. urusan Perpustakaan
15. urusan Transmigrasi
b. Pengkoordinasian, sinkronisasi dan evaluasi
program tahunan daerah sesuai dengan urusan
Bidang Perencanaan Pemerintahan dan
Pembangunan Manusia. Untuk dimasukkan
dalam Rencana Kerja Pemerintah Daerah;
c. Pengendalian dan evaluasi atas pelaksanaan
rencana pembangunan daerah sesuai dengan
urusan Bidang Perencanaan Pemerintahan dan
Pembangunan Manusia;
d. Monitoring pelaksanaan pembangunan daerah
sesuai dengan Perencanaan Pemerintahan dan
Pembangunan Manusia dan;
e. Melaksanakan tugas lain diberikan oleh atasan
sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

Bidang Pemerintahan dan Pembangunan Manusia

terdiri dari Kelompok Jabatan Fungsional

33
 Kelompok Jabatan Fungsional sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan sub
koordinator sesuai dengan bidang keahlian dan
ketrampilan yang ditetapkan dan dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan

2. Identifikasi Permasalahan dalam Pelaksanaan Tugas dan Alternatif Solusi

Tabel 4. Identifikasi Permasalahan dan Alternatif Solusi

No Uraian Tugas Permasalahan Solusi

1 Melaksanakan tugas lain Kurang efektifnya Optimalisasi Penyimpanan
diberikan oleh atasan pencarian arsip dokumen Berkas Rencana Kerja
sepanjang tidak perencanaan daerah Perangkat Daerah Berbasis
bertentangan dengan Kabupaten Mesuji Media Penyimpanan
peraturan perundang- Online (Google Drive)
undangan yang berlaku
2 Melaksanakan tugas lain Belum terorganisirnya Inventarisasi dokumen
diberikan oleh atasan inventarisasi dokumen Rencana Kerja Perangkat
sepanjang tidak perencanaan daerah Daerah
bertentangan dengan Kabupaten Mesuji
peraturan perundang-
undangan yang berlaku
3 Melaksanakan tugas lain Belum optimalnya Optimalisasi Penyimpanan
diberikan oleh atasan pemanfaatan teknologi Dokumen Perencanaan
sepanjang tidak dalam pengarsipan Daerah Melalui Media
bertentangan dengan dokumen perencanaan Penyimpanan Online
peraturan perundang- daerah Kabupaten Mesuji Berbasis Apps Script Pada
undangan yang berlaku Bidang Pemerintahan Dan
Pembangunan Manusia
Badan Perencanaan
Pembangunan, Penelitian
Dan Pengembangan
Daerah Kabupaten Mesuji

3. Rencana Kegiatan Aktualisasi Sesuai Nilai-Nilai Dasar ASN

Tabel 5. Rencana Kegiatan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN
Nilai Dasar yang Akan Diaktualisasikan
No Kegiatan yang Akan Dilakukan
dalam Kegiatan : BerAKHLAK
1 Menyusun rencana kegiatan  Berorientasi Pelayanan
aktualisasi saya akan menerapkan sistem 3S saat
meminta izin dan berkoordinasi dengan
mentor
 Kompeten
saya akan menyusun rencana kegiatan
dengan terstruktur dan terjadwal
34

2 Membuat langkah-langkah
pengarsipan digital
3 Melakukan pembuatan form upload
dokumen perencanaan
35
 Harmonis
saya akan melakukan kerjasama dengan
mentor mengenai rancangan
 Loyal
saya akan melibatkan mentor sebagai atasan
dalam melakukan rencana kegiatan
 Kolaboratif
saya akan bersinergi dengan mentor dalam
menyusun konsep rancangan kegiatan
 Manajemen ASN
saya akan berpedoman pada UU
kepegawaian dalam pelaksanaan kegiatan
aktualisasi
 Akuntabel : saya akan konsisten menjalani
konsultasi terus menerus sampai akhir
tahapan
 Kompeten
saya akan mengikuti aturan penyusunan
berdasarkan langkah kerja arsip digital
 Harmonis
saya akan menerima masukan dan kritik dari
mentor mengenai langkah pengarsipan jika
adanya perbaikan
 Adaptif
saya akan mempelajari draf langkah-langkah
pengarsipan secara digital
 Smart ASN
saya akan mempelajari langkah pengarsipan
berbasis digital
 Kompeten
saya akan melaksanakan pendataan
dokumen yang sudah ada dan yang belum
terkumpul
 Harmonis
saya akan bersinergi dengan perangkat
daerah yang belum melakukan pengumpulan
dokumen terbaru
 Loyal
saya akan membantu atasan dalam
pengklasifikasian dokumen untuk
mempermudah pelaksanaan kegiatan
 Adaptif
saya akan menerapkan teknik scan dan
penggunaan aplikasi excel untuk
pengelompokkan dokumen
 Kolaboratif

4 Memberikan informasi kepada
perangkat daerah tentang sistem
pengarsipan digital melalui form
upload
5 Melakukan verifikasi dokumen
perencanaan yang terkumpul
36
saya akan meminta bantuan rekan sejawat
untuk percepatan pengumpulan dan
pengelompokkan dokumen
 Smart ASN
saya akan mengumpulkan referensi
mengenai pengarsipan digital
 Berorientasi Pelayanan
saya akan menerapkan sistem 3S saat
memberikan informasi
 Akuntabel
saya akan bertanggung jawab dengan
menjawab semua pertanyaan dari perencana
yang membutuhkan informasi
 Kompeten
saya akan menjadi terampil dan
mengedepankan sikap santun dalam
penyampaian sistem pengarsipan
 Harmonis
saya akan menyelaraskan tujuan kegiatan
dengan visi misi organisasi
 Kolaboratif
saya akan bekerjasama dengan perangkat
daerah dalam menyelesaikan masalah
pengarsipan dokumen
 Smart ASN
saya akan mensosialisasikan bahwasanya
pengarsipan berbasis digital menjadi
terobosan baru untuk mempermudah dan
percepatan pengumpulan data
 Berorientasi Pelayanan
saya akan menerapkan sistem 3S saat
melakukan sosialisasi
 Akuntabel
saya akan bertanggung jawab atas pekerjaan
dengan melakukan pengecekan dokumen
secara teliti sehingga tidak ada pekerjaan
berulang
 Kompeten
saya akan menerapkan sistem pengecekan
dokumen yang masuk terlebih dahulu secara
berurutan sehingga terorganisir dengan baik
 Adaptif
saya akan mengadaptasi pemudahan
pekerjaan dengan bantuan teknologi
informasi
 Manajemen ASN

6 Melakukan Evaluasi
saya akan melaksanakan kegiatan secara
berurutan
 Smart ASN
saya akan melakukan konfirmasi ulang
melalui surat elektronik
 Akuntabel
saya akan bertanggung jawab melakukan
perhitungan dengan sebenar-benarnya
 Kompeten
saya akan melaporkan hasil evaluasi dengan
sebenar-benarnya
 Kolaboratif
saya akan melaksanakan pelaporan berkala
mengenai catatan hasil evaluasi kegiatan
 Smart ASN
saya akan membuat penyimpanan dokumen
berbasis digital untuk mempermudah
pencarian data
 Manajemen ASN
saya akan melakukan pengecekan dan
review berulang mengenai inventarisasi
dokumen

37
 Matriks Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar BerAKHLAK
FORMULIR 1.b : Rancangan Aktualisasi
Tabel 6. Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan Daerah Kabupaten Mesuji
1. Kurang efektifnya pencarian arsip dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
Idenitifikasi Isu 2. Belum terorganisirnya inventarisasi dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
3. Belum optimalnya pemanfaatan teknologi dalam pengarsipan dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
Isu yang Diangkat Belum optimalnya pemanfaatan teknologi dalam pengarsipan dokumen perencanaan daerah Kabupaten Mesuji
Optimalisasi Penyimpanan Dokumen Perencanaan Daerah Melalui Media Penyimpanan Online Berbasis Apps Script Pada
Gagasan
Bidang Pemerintahan Dan Pembangunan Manusia Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah
Pemecahan Isu
Kabupaten Mesuji
Kontribusi
Keterkaitan Nilai-Nilai Penguatan Nilai-Nilai
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Kegiatan Terhadap Visi
Dasar ASN Agenda 2 dan 3 Organisasi
Misi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1. Menyusun 1. Meminta izin kepada 1. Tersedianya Surat Berorientasi Pelayanan Kegiatan Penguatan nilai
rencana mentor untuk pengantar dan saya akan menerapkan ini organisasi yaitu :
kegiatan melaksanakan permohonan sistem 3S saat meminta izin berkontrib 1. Profesionalisme
usi 2. Good Governance
aktualisasi kegiatan aktualisasi kegiatan aktualisasi dan berkoordinasi dengan
mentor terhadap
Visi:
2. Membuat jadwal 2. Tersedianya matriks Kompeten Terwujudnya
kegiatan jadwal pelaksanaan saya akan menyusun rencana kabupaten Mesuji
kegiatan kegiatan dengan terstruktur yang sejahtera,
3. Menyusun rencana dan terjadwal aman dan
kegiatan aktualisasi 3. Tersedianya notulen berkeadilan
Harmonis melalui
dengan berkoordinasi dan dokumentasi saya akan melakukan Misi:
dengan mentor
kerjasama dengan mentor Mewujudkan
38
 kegiatan berupa mengenai rancangan tata kelola
video dan foto kegiatan aktualisasi pemerintahan
yang baik,
Loyal efektif, dan
saya akan melibatkan mentor efisien
sebagai atasan dalam
melakukan rencana kegiatan
Kolaboratif
saya akan bersinergi dengan
mentor dalam menyusun
konsep rancangan kegiatan
Manajemen ASN
saya akan berpedoman pada
UU kepegawaian dalam
pelaksanaan kegiatan
aktualisasi
2. Membuat draf 1. Menyusun draf 1. Tersedianya draf Akuntabel Kegiatan Penguatan nilai
langkah kerja langkah-langkah langkah-langkah saya akan konsisten ini organisasi yaitu :
sistem arsip pengarsipan digital pengarsipan menjalani konsultasi terus berkontrib 1. Profesionalisme
dokumen menerus sampai akhir 2. Good Governance
dokumen rencana usi
perencanaan 2. Melakukan konsultasi kerja perangkat tahapan terhadap
melalui kepada atasan daerah secara digital Visi:
Kompeten
penyimpan saya akan mengikuti aturan Terwujudnya
online 3. Melakukan perbaikan 2. Tersedianya arahan penyusunan berdasarkan kabupaten Mesuji
tertulis dari langkah kerja arsip digital yang sejahtera,
pimpinan mengenai Harmonis aman dan
pengarsipan berkeadilan

39
 dokumen rencana saya akan menerima melalui
kerja perangkat masukan dan kritik dari Misi:
daerah secara digital mentor mengenai langkah Mewujudkan
pengarsipan jika adanya tata kelola
3. Terlaksananya perbaikan pemerintahan
yang baik,
perbaikan draf Adaptif efektif, dan
langkah-langkah saya akan mempelajari draf efisien
pengarsipan digital langkah-langkah pengarsipan
secara digital
Smart ASN
saya akan mempelajari
langkah pengarsipan
berbasis digital
3. Melakukan 1. Membuat akun 1. Tersedianya akun Berorientasi Pelayanan Kegiatan Penguatan nilai
pembuatan Google Drive Google Drive Saya akan melakukan ini organisasi yaitu :
form upload pembuat form upload berkontrib 1. Profesionalisme
dokumen berbasis digital untuk usi 2. Good Governance
2. Membuat lembar 2. Tersedianya
perencanaan mempermudah pelaksanaan terhadap
kerja (Spreadsheet Spreadsheet dan Visi:
dan Skrip Google Skrip Google Apps pengiriman dokumen
perencanaan Terwujudnya
Apps) kabupaten Mesuji
3. Tersedianya Kompeten yang sejahtera,
3. Melakukan beberapa koding saya akan melaksanakan aman dan
pengodingan rumus atau rumus berbasis pengarsipan melalui berkeadilan
pengarsipan dokumen gs dan html penyimpanan online melalui
Misi:
pada Skrip Google Harmonis Mewujudkan
Apps 4. Terorganisisrnya
tata kelola
arsip dokumen
40
 4. Merapihkan kembali berdasarkan saya akan bersinergi dengan pemerintahan
pengarsipan dokumen kualifikasi perangkat daerah yang akan yang baik,
perencanaan pada melakukan pengumpulan efektif, dan
dokumen terbaru efisien
lembar Spreadsheet
Loyal
saya akan membantu atasan
dengan mempermudah
proses pengarsipan
Adaptif
saya akan menerapkan
teknik digitalisasi
menyesuaikan dengan
perkembangan jaman
Kolaboratif
saya akan mengingatkan
terus rekan sejawat untuk
percepatan pengumpulan dan
pengelompokkan dokumen
Smart ASN
saya akan mengumpulkan
referensi mengenai
pengarsipan digital
4. Memberikan 1. Memberikan 1. Tersedianya bukti Berorientasi Pelayanan Kegiatan Penguatan nilai
informasi informasi dengan pengiriman link dan saya akan menerapkan ini organisasi yaitu :
kepada mengirimkan link dan infografis kepada sistem 3S saat memberikan berkontrib 1. Profesionalisme
perangkat informasi 2. Good Governance
infografis (flowchart perencana di usi

41
daerah tentang arahan upload perangkat daerah Akuntabel terhadap
sistem dokumen) melalui melalui screenshoot saya akan bertanggung Visi:
pengarsipan media sosial whatsapp aplikasi whatsapp jawab dengan menjawab Terwujudnya
digital melalui semua pertanyaan dari kabupaten Mesuji
form upload 2. Menyediakan bantuan 2. Tersedianya bukti perencana yang yang sejahtera,
membutuhkan informasi
komunikasi jika percakapan aman dan
adanya pertanyaan (screenshoot aplikasi Kompeten berkeadilan
atau kurangnya whatsapp) saya akan menjadi terampil melalui
informasi dan mengedepankan sikap Misi:
santun dalam penyampaian Mewujudkan
sistem pengarsipan tata kelola
pemerintahan
Harmonis yang baik,
saya akan menyelaraskan efektif, dan
tujuan kegiatan dengan visi efisien
misi organisasi
Kolaboratif
saya akan bekerjasama
dengan perangkat daerah
dalam menyelesaikan
masalah pengarsipan
dokumen
Smart ASN
saya akan mensosialisasikan
bahwasanya pengarsipan
berbasis digital menjadi
terobosan baru untuk
mempermudah dan
42
 percepatan pengumpulan
data
5. Melakukan 1. Melakukan 1. Adanya bukti foto Berorientasi Pelayanan Kegiatan Penguatan nilai
verifikasi pengecekan dokumen atau video saya akan menerapkan ini organisasi yaitu :
dokumen yang sudah terupload pengecekan sistem 3S saat melakukan berkontrib 1. Profesionalisme
perencanaan sosialisasi usi 2. Good Governance
dokumen
yang terhadap
2. Memberi catatan Akuntabel
terkumpul Visi:
untuk dokumen yang 2. Tersedianya bukti saya akan bertanggung Terwujudnya
tidak sesuai catatan perbaikan jawab atas pekerjaan dengan kabupaten Mesuji
dokumen melakukan pengecekan yang sejahtera,
3. Melakukan konfirmasi dokumen secara teliti aman dan
3. Adanya bukti sehingga tidak ada pekerjaan berkeadilan
dan pemberitahuan
screenshoot berulang melalui
kepada perangkat
konfirmasi verifikasi Misi:
daerah yang Kompeten
melalui e-mail Mewujudk
mengupload dokumen saya akan menerapkan an tata
melalui e-mail jika sistem pengecekan dokumen kelola
4. Tersedianya arsip
ada perbaikan yang masuk terlebih dahulu pemerintah
dokumen yang sudah
secara berurutan sehingga
sesuai an yang
4. Mengulang kembali terorganisir dengan baik
baik,
proses pengumpulan
Adaptif efektif, dan
dokumen perencanaan saya akan mengadaptasi efisien
pada form upload pemudahan pekerjaan
dengan bantuan teknologi
informasi
Manajemen ASN

43
 saya akan melaksanakan
kegiatan secara berurutan
Smart ASN
saya akan melakukan
konfirmasi ulang melalui
surat elektronik

6. Melakukan 1. Membuat target 1. Adanya perhitungan Akuntabel Kegiatan Penguatan nilai

Evaluasi capaian sasaran target rencana saya akan bertanggung ini organisasi yaitu :
dokumen jawab melakukan berkontrib 1. Profesionalisme
perhitungan dengan sebenar- 2. Good Governance
2. Melakukan perencanaan yang usi
perhitungan diarsipkan benarnya terhadap
efektivitas Kompeten Visi:
penggunaan sistem 2. Tersedianya saya akan melaporkan hasil Terwujudnya
digital untuk akumulasi dan hasil evaluasi dengan sebenar- kabupaten Mesuji
pengarsipan dokumen persentase capaian benarnya yang sejahtera,
perencanaan dokumen Kolaboratif aman dan
perencanaan, saya akan melaksanakan berkeadilan
pelaporan berkala mengenai melalui

44
3. Mencatat hasil dihitung berdasarkan catatan hasil evaluasi Misi:
evaluasi kualifikasi kegiatan Mewujudkan
tata kelola
Smart ASN pemerintahan
4. Melaporkan kepada 3. Tersedianya catatan
saya akan membuat yang baik,
pimpinan hasil evaluasi penyimpanan dokumen efektif, dan
berbasis digital untuk efisien
4. Laporan hasil mempermudah pencarian
evaluasi data
Manajemen ASN
saya akan melakukan
pengecekan dan review
berulang mengenai
inventarisasi dokumen

45
 Jadwal Rancangan Pelaksanaan Aktualisasi

Tabel 7. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Juli Agustus
No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Menyusun rencana
kegiatan aktualisasi
2 Membuat langkah-
langkah pengarsipan
digital
3 Melakukan pembuatan
form upload dokumen
perencanaan
4 Memberikan informasi
kepada perangkat
daerah tentang sistem
pengarsipan digital
melalui form upload
5 Melakukan verifikasi
dokumen perencanaan
yang terkumpul
6 Melakukan Evaluasi

Keterangan :

: Pelaksanaan Kegiatan

46