MAKALAH

ADMINISTRASI TENTANG PENAGIHAN MOTOR BARU

DI SINAR REJEKI MOTOR LEMBANG

DISUSUN OLEH :

NAMA : MUHAMAD AKMAL REZA

NIM : 20922178

PRODI : ADMINISTRASI BISNIS

ADMINISTRASI BISNIS

2023/2024

i
 KATA PENGANTAR

Kepada Para Pembaca yang Terhormat,

Saya dengan rendah hati ingin mempersembahkan buku ini kepada Anda. Karya ini
lahir dari gagasan, pengalaman, dan semangat untuk berbagi pengetahuan yang
saya miliki. Dalam perjalanan menulis buku ini, saya mendapati betapa pentingnya
pembelajaran, eksplorasi, dan pertukaran gagasan untuk memperkaya pemahaman
kita akan dunia di sekitar kita.

Buku ini tidak mungkin terwujud tanpa dukungan, bimbingan, dan dorongan dari
berbagai pihak. Saya ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada [nama-nama atau lembaga-lembaga yang memberikan kontribusi].
Kontribusi mereka telah menjadi pendorong utama dalam perjalanan panjang
pembuatan buku ini.

Tidak lupa, ucapan terima kasih juga saya sampaikan kepada keluarga, teman-
teman, dan individu-individu yang memberikan dukungan moril dan inspirasi
selama proses penulisan. Semangat yang mereka berikan telah menjadi
penyemangat saya untuk terus menulis dan berbagi.

Saya sadar bahwa setiap karya tidak luput dari kekurangan. Oleh karena itu, kritik
dan saran yang membangun dari pembaca sangatlah berharga bagi saya. Semoga
buku ini dapat memberikan manfaat dan memberi inspirasi bagi Anda sebagaimana
yang telah saya alami dalam proses penciptaannya.

Akhir kata, semoga buku ini dapat menjadi sebuah kontribusi kecil namun berarti
dalam memperkaya pengetahuan kita semua. Terima kasih atas waktu dan perhatian
Anda dalam membaca karya ini.

2
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 4

1.1 LATAR BELAKANG ....................................................................................... 4

2.1 SEJARAH SINGKAT INDUSTRI .................................................................. 6

2.2 VISI DAN MISI INDUSTRI ............................................................................ 7

2.3 STRUKTUR ORGANISASI INDUSTRI........................................................ 9

2.4 TUGAS DAN FUNGSI ................................................................................... 10

BAB III URAIAN PELAKSANAAN KEGIATAN...................................................... 15

3.1 LANDASAN TEORI ...................................................................................... 15

3.2 URAIAN PERSIAPAN KERJA .................................................................... 16

3.3 URAIAN PROSES KERJA............................................................................ 16

3.4 PELAYANAN ADMINISTRASI MOTOR BARU DI AHHAS ................. 17

BAB IV ............................................................................................................................. 19

PENUTUPAN .................................................................................................................. 19

4.1 KESIMPULAN ..................................................................................................... 19

1.2 SARAN ............................................................................................................. 20

3
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG

Administrasi bisnis mencakup pengelolaan berbagai aspek operasional suatu perusahaan

atau organisasi. Ini meliputi fungsi-fungsi seperti manajemen, perencanaan,
pengorganisasian, pengendalian, serta pengkoordinasian sumber daya manusia, keuangan,
dan material untuk mencapai tujuan perusahaan.

Latar belakang administrasi bisnis meliputi berbagai bidang studi, termasuk:

1. *Manajemen*: Meliputi pengambilan keputusan, kepemimpinan, perencanaan strategis,

pengorganisasian, dan pengendalian sumber daya.

2. *Keuangan*: Mempelajari manajemen keuangan, investasi, perencanaan pajak, analisis

risiko, dan pengelolaan aset.

3. *Sumber Daya Manusia (SDM)*: Memahami manajemen sumber daya manusia,

rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan manajemen kinerja.

4. *Pemasaran*: Mempelajari strategi pemasaran, riset pasar, promosi, penjualan, dan

manajemen merek.

5. *Operasi dan Logistik*: Fokus pada manajemen rantai pasok, produksi, distribusi,
manajemen inventaris, dan efisiensi operasional.

6. *Etika Bisnis dan Hukum*: Memahami aspek hukum yang berkaitan dengan bisnis,
tanggung jawab sosial perusahaan (CSR), serta etika dalam pengambilan keputusan bisnis.

7. *Teknologi Informasi (TI)*: Integrasi teknologi dalam operasi bisnis, manajemen data,
keamanan informasi, dan inovasi teknologi untuk meningkatkan efisiensi.

4
Latar belakang ini bisa diperoleh melalui pendidikan formal seperti program sarjana atau
magister dalam bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Keuangan, Pemasaran, atau
bidang terkait lainnya. Selain itu, pengalaman kerja di berbagai departemen dalam sebuah
perusahaan juga dapat memberikan pemahaman yang kuat tentang administrasi bisnis.

Pemahaman yang luas dalam berbagai aspek ini memungkinkan seorang profesional
administrasi bisnis untuk mengelola operasi perusahaan secara efisien, mengidentifikasi
peluang dan risiko, serta membuat keputusan yang strategis untuk pertumbuhan dan
kesuksesan jangka panjang perusahaan.

5
BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI

2.1 SEJARAH SINGKAT INDUSTRI

PT. Sinar Rejeki Lembang yang beralamat di Jl. Tangkuban Perahu No.16
Lembang adalah salah satu distributor resmi yang menjual sepeda motor merek
Honda untuk wilayah Kecamatan Lembang dan sekitarnya. Selain itu PT. Sinar
Rejeki lembang adalah dealer resmi yang tidak hanya menjual motor tetapi juga
membuka bengkel dan menjual suku cadang resmi Honda.

Sejak berdirinya sampai sekarang PT. Sinar Rejeki Lembang telah

mengalami perubahan selama perkembangannya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini
diuraikan tahapan perkembangan PT. Sinar Rejeki Lembang sebagai berikut :

1. Tahun 1996

PD. Sinar Rejeki didirikan pada tahun 1996 oleh Cristine yang mengatas
namakan perusahaannya kepada anak kandungnya yang bernama Doni Affandi.
Dealer resmi Honda ini adalah cabang dari dealer pertama pemilik di Sumedang.
Perusahaan ini telah mendapatkan izin dari main dealer regional Jawa Barat untuk
menjual motor merek Honda.

2. Tahun 1997 - 1999

6
 Karena banyaknya permohonan dari konsumen, maka pada tahun 1997 PD.
Sinar Rejeki ini membuka bengkel untuk semua jenis dan merek motor. Hal ini
hanya berlangsung sekitar 2 tahun.

3. Tahun 2000 – 2003

Dengan berjalannya waktu dan semakin meningkatnya pembelian motor

Honda maka tahun 2000, bengkel untuk semua jenis motor tersebut dirubah
menjadi bengkel resmi Honda yang hanya diperuntukan untuk motor merek Honda
juga ditambah dengan penjualan suku cadang resmi Honda.

4. Tahun 2004 - 2009

Terjadi pengalihan atau pindah tangan kepemilikan PD. Sinar Rejeki kepada
Hari Suhartono yang tidak lain adalah adik kandung dari Cristine.

5. Tahun 2010 – sekarang

Seiring dengan berkembangnya usaha di bidang transportasi dan semakin

luasnya pangsa pasar, maka pada tahun 2010 PD. Sinar Rejeki Lembang diubah
menjadi PT. Sinar Rejeki Lembang.

PT. Sinar Rejeki Lembang merupakan satu-satunya delaer resmi honda di

Kecamatan Lembang. Hal ini menjadi keuntungan besar bagi perusahaan karena
mendapat pangsa pasar yang besar yaitu daerah Lembang dan sekitarnya.
Keberhaslan juga dapat dicapai berkat pengelolaan yang baik. Khususnya adalah
bagian marketing yang sudah melakukan kegiatan promosiyang trpat dan baik
sehingga PT. Sinar Rejeki Lembang dapat menglami kemajuan dari tahun ke
tahun, dimana penjualan produk dapat melampaui target yang ditetapkan.

2.2 VISI DAN MISI INDUSTRI

A. VISI
Adapun visi dari PT. Sinar Rejeki adalah menciptakan kepuasan
pelanggan atas dasar kesejahteraan bersama karyawan dan pemilik perusahaan.

7
B. MISI
1. Membuat Honda menjadi market leader didaerahnya.
2. Menjadikan sepeda motor Honda sebagai sarana transportasi yang
terjangkau dan irit bahanbakar.
3. Memperkuat brand image sepada motorHonda.

8
2.3 STRUKTUR ORGANISASI INDUSTRI

9
2.4 TUGAS DAN FUNGSI
1. QAS (Quality Assured Sistem)

Tugas:

1. Menjamin kualitas sepedamotor.

2. Memeriksa sepeda motor yang akan di kirimkan kepada pembeli
adakah kualitasnya baik atau adakekurangan.
2. Kepala Dealer

Tugas:

1. Bertanggung jawab atas keseluruhandealer..

2. Menyusun jadwal pengiriman atas dasar pola permintaankonsumen.
3. Memeriksan dan menandatangani laporan mingguan tentang
pengiriman
danpersediaanuntukdilaporkankepadakepalaoprasionaldandirektur.
4. Memberikan penilaian kepada karyawan, bila perlu memberikan
usulan kepada direktur untuk promosijabatan.
3. Manajer Marketing

Tugas:

1. Mengatur, mengawasi, mengendalikan dan mengkoordinasikan

setiap kegiatan yang akan dilakukan supervisior dan salesforce.
2. Menerima dan mengevaluasi laporan yang diterima dari supervisior
dan salesforce.
4. POI Man

Tugas:

1. Mempersiapkan unit sepeda motor sebelum diberikan atau

dikirimkan kepada konsumen.
5. Faktur dan STNK

Tugas:

10
 1. Pengajuan dan pengurusan surat-surat kendaraan dan faktur kepada
pihak berwenang.
2. Melaporkan dan menyerahkan hasil pengurusan surat-surat
kendaraan dan faktur kepadakonsumen.
3. Menyerahkan STNK dan surat-surat lainnya kepada sales counter
agar dapat di berikan kepadakonsumen.
6. Sales Counter

Tugas:

1. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan untuk

mengenalkan produk kepada konsumen yang datang kedealer.
2. Membuat kesepakatan-kesepakatan dengan konsumen yang hendak
membeli produk, mengenai harga, cara pembayaran, dan produk
yang dibeli.
7. Kepala Driver

Tugas:

1. Menerima jadwal pendistribusian yang telah di susun dan

direncanakan oleh kepaladealer.
2. Memerintahkan bawahannya mengantar sepeda motor pada alamat
yang telah ditentukan.
3. Mengirim sepeda motor kepadakonsumen.
4. Bertanggung jawab atas pengiriman sepeda motor kepadakonsume
8. Supervisior

Tugas:

1. Mengatur, mengawasi, mengendalikan, dan mengkoordinasikan

setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh salesforce.
2. Menerima dan mengevaluasi laporan yang diterima dari pada sales
force dijadikan masukan dalam usulan kebijakan penjualan
perusahaan.

11
9. Sales Force

Tugas:

1. Dengan aktif menawarkan produk yang dijual perusahaan dan

memberikan informasi yang jelas mengenai produk
kepadakonsumen.
2. Menawarkan produk dealer di luar kawasan dealer, biasanya di
tempat ramai yaitu pusat kota dan tempat berbelanja, juga bisa ke
pemukiman penduduk dan menawarkan produknya dari rumah
kerumah.
3. Menyebar brosur tentang produk kepada pejalan kaki yang sedang
melewati stan salesforce.
10. Kepala Bengkel

Tugas:

1. Mengevaluasi laporan mengenai laporan keuangan seluruh bengket

yang meliputi penjualan suku cadang, hasil dari servicekendaraan.
2. Menerima masukan atas laporan ketidak nyamanan service yang
dilakukan olehmekanik.
3. Bertanggung jawab penuh atas bengkel pada dealertersebut.
11. Kepala Mekanik dan Wakil

Tugas:

1. Mengawasikegiatanparamekanikdalamhalservice.
2. Memberi tahu kepada konsumen apabila ada masalah pada
motornya yang memerlukan penggantian spare part atau gantioli.
12. Front Desk dan Kasir

Tugas:

1. Menyimpan dan mengamankan kunci motor konsumen yang seang

menservicemotor.
2. Menerima pembayaran atas jasa mekanik dan pembelian suku
cadang yang dilakukan olehkonsumen.

12
 3. Tempat konsumen menanyakan informasi tentangbengkel
13. Spare Part

Tugas:

1. Bertangung jawab atas pengadaan suku cadang, baik yang masuk

maupun yangkeluar.
2. Memberikan informasi yang berhubungan dengan suku cadang, baik
itu kepada mekanik atau kepadakonsumen.
14. Mekanik

Tugas:

1. Melayani konsumen yang melakukan service sepedamotor.

2. Memperbaiki atau mengecek motor yangdiservice.
3. Memberikan penjelasan kepada konsumen jika ada spare part yang
harus diganti.
15. Infinal Invasion

Tugas:

1. Memeriksa motor yang diservice oleh mekanik, apakah ada

kekuarangan atau tidak sebelum diserahkan kepada salesadvance.
2. Melakukan test drive kepada motor yang telah selesai di service,
dinilai apakah sudah aman untuk di kendarai olehkonsumen.
Sales Advance

Tugas:

1. Menerima konsumen yang datang ke bengkel, dan menanyakan

keperluannyaapa.
2. Menerima kartu service dari konsumen yang menggunakan jasa
servis mekanik.
16. Accounting

Tugas:

1. Menerima laporan yang dibuat oleh bagian administrasi.

13
 2. Mengevaluasi laporan yang dibuat oleh bagian administrasi untuk
dilaporkan kepada direkturutama.
17. Administrasi

Tugas:

1. Membuat laporan mengenai keuangan perusahaan

kepadaaccounting.

14
 BAB III
URAIAN PELAKSANAAN KEGIATAN

3.1 LANDASAN TEORI

Pengertian Customer Care Layanan pelanggan (customer care) secara harafiah

berarti pelayanan yang sangat baik, atau pelayanan yang terbaik. Layanan pelanggan
(customer care) adalah factor kunci sukses perusahaan. Jika bisnis tumbuh dan berkembang
dan tetap biasa bertahan dalam persaingan maka keuntungan dan pendapatan juga harus
meningkat. Untuk melaksanakan hal tersebut, kita perlu meningkatkan jumlah pelanggan
yang kita miliki, dengan demikian kita memelihara dan mempertahankan pelanggan kita
seperti halnya mendapatkan pelanggan yang baru. Jadi dalam hal memenangkan bisnis
baru, kita juga perlu mempertahankan loyalitas konsumen yang ada.

Pelayanan memiliki banyak arti, mulai dari pelayanan personal (personal service)
sampai pelayanan produk. Pakar pemasaran telah memberikan definisi tentang pelayanan.
Kotler (2005) mendefinisikan pelayanan sebagai setiap tindakan atau kinerja yang dapat
ditawarkan satu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak
mengakibatkan kepemilikan sesuatu. Menurut kamus besar bahasa Indonesia pengertian
pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain. Pelayanan merupakan rangkaian
kegiatan sikap dan perilaku dalam menerima kehadiran atau berkomunikasi dengan
customer secara langsung maupun tidak langsung. Pelayanan diberikan sebagai tindakan
atau perbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan kepuasan kepada customer.

A. Dasar-Dasar Pelayanan
Berikut ini dasar-dasar pelayanan yang harus dipahami dan dimengerti
seorang Customer Care adalah :
1. Berpakaian dan berpenampilan rapi dan bersih Berpakaian dan berpenampilan
rapi dan bersih artinya Karyawan juga harus berpakaian rapi, bersih tidak
kumal, misalnya baju lengan panjang tidak boleh digulung. Pakaian yang
digunakan harus memberikan kesan yang benar-benar 8 memikat customer .
Gunakan pakaian seragam jika karyawan diberikan pakaian sesuai waktu yang
telah ditetapkan.

15
 2. Percaya diri, bersikap akrab dan penuh dengan senyum Dalam melayani
customer,karyawan tidak boleh ragu-ragu akan tetapi harus memiliki
keyakinan dan percaya diri yang tinggi. Karyawan juga harus dapat bersikap
akrab dengan customer, seolah-olah sudah kenal lama. Dalam melayani
customer karyawan juga harus murah senyum dengan raut muka yang menarik
hati.
3. Menyapa dengan lembut dan berusaha menyebutkan nama jika sudah kenal
Pada saat customer datang karyawan harus segera menyapa lebih dulu dan
kalau sudah pernah ketemu sebelumnya, usahakan menyapa dengan
menyebutkan namanya. Namun, jika belum kenal dapat menyapa dengan
sebutan Bapak/Ibu, dan menanyakan apa yang dapat saya bantu.
4. Tenang, sopan, hormat, serta tekun mendengar setiap pembicaraan Usahakan
pada saat melayani customer, karyawan dalam keadaan tenang, tidak terburu-
buru, sopan santun dalam bersikap. Kemudian tunjukkan sikap menghormati
tamu, tekun mendengarkan sekaligus berusaha memahami keinginan
nasabahnya. Usahakan jangan menyuruh customer mengulang kembali
pertanyaan atau keinginannya, karena terkesan kita tidak serius mendengarkan
pembicaraannya.

3.2 URAIAN PERSIAPAN KERJA

Setelah sesampai di tempat prakerin hal-hal yang di persiapkan terlebih
dahulu yaitu :

1. Membuka gerbang .
2. Menyalakan lampu sekitar.
3. Menyapu dan mengepel ruangan.
4. Membuka jendela.
5. Membuka pintu pintu yang terkunci.
6. Menyalakan laptop

3.3 URAIAN PROSES KERJA

1. Menempelkan kertas service ke buku service

2. Mengisi surat jalan dan surat bast

16
3. Merekap surat jalan
4. Mengdisburse rekening giro
5. Menginput rekening giro
6. Mengrekap bukti potong PPH 23 2021
7. Mengisi STBP
8. Mengisi SRUT
9. Menginput buku penjulan

3.4 PELAYANAN ADMINISTRASI MOTOR BARU DI AHHAS

3.4.1 ALUR KERJA
1. Memastikan semua data pelanggan lengkap
2. Menginput dengan benar
3. Berkoordinasi dengan akunting mengenai pembayaran dari
pelanggan

3.4.2 KELEBIHAN
1.Mudah dipahami
2.Gampang untuk mencari kode motor yang sudah terjual
3.Mudah menggabungkan dokumen yang terpisah

3.4.3 KEKURANGAN
1.Lamanya melengkapi nomor angka
2.Resiko kerugian pelanggan yang tidak tepat bayar
3.File mudah hilang
4.Promosi tidak sesuai

3.4.4 KENDALA YANG DIHAPI

1.Laptop yang sering eror
2.Kurangnya kedisiplinan
3.Terjadinya misskomunikasi

17
3.4.5 CARA MENGATASI KENDALA YANG DIHADAPI

1.Di atasi dengan memperbarui sarana dan prasarana agar

memperlancar semua
2.Dengan memberikan hukuman apabila karyawan tersebut
melanggar peraturan
3.Pahami pesan yang disampaikan dan jika ada yang masih ragu
atau kurang sebaiknya ditanyakan lagi agar informasi atas
komunikasi yang di dapat itu jelas dan tidak terjadi ke salah
pahami

18
 BAB IV
PENUTUPAN
4.1 KESIMPULAN
Dalam administrasi penagihan terkait pembelian motor baru di Sinar Rejeki Motor
Lembang, ada beberapa kesimpulan yang dapat ditarik:

1. Proses Penagihan yang Efisien: Administrasi penagihan harus didasarkan pada proses
yang efisien dan jelas. Hal ini meliputi pengaturan sistem yang memudahkan pelanggan
untuk melakukan pembayaran sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

2. Ketepatan Informasi: Penting untuk memastikan bahwa semua informasi terkait

pembayaran, tenggat waktu, dan perincian kontrak jelas disampaikan kepada pembeli
motor baru sejak awal. Ini akan membantu mencegah kebingungan dan ketidakpahaman
yang mungkin terjadi.

3. Penanganan Kasus Khusus: Dalam situasi di mana pelanggan mengalami kesulitan atau
memerlukan penyesuaian pembayaran, penting bagi Sinar Rejeki Motor Lembang untuk
memiliki kebijakan yang jelas dan terperinci untuk menangani kasus-kasus tersebut
dengan empati dan keadilan.

4. Pemberian Solusi Alternatif: Dalam situasi di mana pelanggan mengalami kesulitan

keuangan, perlu ada ketersediaan opsi atau solusi alternatif yang dapat ditawarkan,
seperti restrukturisasi pembayaran atau opsi pembayaran yang fleksibel, tanpa
mengabaikan kewajiban pembayaran yang telah disepakati.

19
5. Komunikasi yang Efektif: Komunikasi yang terbuka, jelas, dan berkelanjutan antara
pihak Sinar Rejeki Motor Lembang dan pelanggan sangat penting. Ini akan membantu
dalam menjelaskan setiap langkah atau perubahan yang terjadi dalam proses penagihan.

Kesimpulannya, administrasi penagihan terkait pembelian motor baru harus memastikan

efisiensi, ketepatan informasi, penanganan kasus khusus dengan kebijakan yang jelas,
pemberian solusi alternatif, dan komunikasi yang efektif guna menjaga hubungan baik
antara Sinar Rejeki Motor Lembang dan para pelanggannya.

1.2 SARAN

1. Sistem Penagihan Otomatis: Implementasikan sistem otomatis untuk pengingat

pembayaran. Kirimkan pesan atau notifikasi kepada pelanggan beberapa hari
sebelum jatuh tempo pembayaran. Hal ini dapat dilakukan melalui SMS, email,
atau aplikasi yang digunakan oleh pelanggan.

2. Kebijakan Fleksibilitas Pembayaran: Pertimbangkan untuk memiliki kebijakan

yang memungkinkan opsi pembayaran yang lebih fleksibel bagi pelanggan yang
mengalami kesulitan keuangan. Ini bisa berupa pembayaran angsuran yang lebih
kecil dalam jangka waktu tertentu atau opsi restrukturisasi pembayaran.

3. Tim Penagihan yang Terlatih: Pastikan tim yang menangani penagihan

memiliki pelatihan yang memadai dalam berkomunikasi dengan baik dan
mengelola situasi yang mungkin terjadi, seperti penundaan pembayaran,
ketidakpahaman terhadap perjanjian, atau kesulitan finansial.

20
4. Komitmen terhadap Pelayanan Pelanggan: Prioritaskan pelayanan pelanggan
yang baik. Jawab pertanyaan atau kekhawatiran pelanggan secepat mungkin dan
berikan solusi yang memadai dengan pendekatan yang empatik.

5. Transparansi dan Keterbukaan: Pastikan semua informasi terkait pembayaran,

termasuk biaya tambahan atau konsekuensi dari keterlambatan pembayaran,
disampaikan dengan jelas kepada pelanggan sejak awal.

6. Evaluasi Berkala Kebijakan Penagihan: Lakukan evaluasi berkala terhadap

kebijakan penagihan yang ada. Tinjau apakah kebijakan tersebut masih relevan
dan efektif atau apakah ada perbaikan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan
pengalaman pelanggan.

Dengan menerapkan sistem yang memadai, berkomunikasi secara efektif, dan

memiliki kebijakan yang fleksibel, Sinar Rejeki Motor Lembang dapat
memperkuat administrasi penagihan mereka, meningkatkan kepuasan pelanggan,
serta memastikan keteraturan dan kelancaran dalam proses pembayaran.

21
 BIODATA

NAMA : Muhammad akmal Reza

TEMPAT TANGGAL LAHIR : Bandung,04 Juli 2004
JENIS KELAMIN : Laki-laki
AGAMA : Islam
KEWAGARNEGARAAN : Indonesia
No.TELEPON : 08815764778
ALAMAT EMAIL : makmal25.9i@gmail.com

22