Nama : Zainul Amror

Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan

Nim : 622021004

Tugas Front Office – Struktur Organisasi Fron Office Departemen

Struktur Organisasi Front Office Department

Susunan struktur organisasi Front Office dan para karyawan yang dibutuhkan di front office
department juga ditentukan oleh hal-hal yang telah diuraikan di atas. Di samping itu banyaknya
seksi-seksi dan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sangat ditentukan oleh jumlah kamar yang
dimiliki, fasilitas kamar, tipe pelayanan yang diterapkan, serta menejemen dari hotel tersebut.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini gambar struktur organisasi Front Office Department.

1. Front Office Manajer (FOM)

Pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi front office adalah FO Manager. Front
Office Manager ini bertugas mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara
langsung dan menjamin bahwa operasional sehari-hari dapat berjalan lancar di
departemen kantor depan.
Berikut ini uraian tugas dari Front Office Manager :
- Berpartisipasi dalam proses seleksi dan penerimaan karywan di kantor depan
- Merencanakan pelatihan, cross train, dan pelatihan kembali karyawan di kantor
depan.
- Membuat dan mengatur jadwal kerja bawahan
- Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada pergantian shift dan jam-jam sibuk
- Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan.
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

- Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen
yang ada di hotel.
- Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key
- Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk menghindari hal-hal yang belum
terkontrol.
- Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat, efesien, dan penuh keramah-
tamahan
- Memadukan kerja dengan alokasi budget yang telah ditetapkan
- Memperoleh data yang paling muktahir dari tamu yang datang rombongan.
- Membuat jadwal yang teratur tentang pertemuan dengan bawahan atau dengan
department head
- Memeriksa dan mengecek kelengkapan dan kerapian seragam karyaawan.

2. Reservation Manager
Reservation Manager merupakan pimpinan dari salah satu section yang ada di front
office, yaitu Reservation Section. Berikut ini uraian tugas dari Reservation Manager.
- Membantu FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi penjualan kamar agar
tercapai “room accupancy” (tingkaat hunian kamar) yang tinggi dengan harga yang
maksimal.
- Mempersiapkan semua laporan mengenai reservasi sehari-hari seperti penjualan
kamar dalam sebulan, laporan mingguan, dan jumlah kamar yang terjual dalam satu
malam
- Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis anatra pihak travel
agent dan airlane
- Mengecek prosedur kerja di bagian reservasi kamar agar menjadi lancar
3. Reservation Supervisor
Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Reservation Manager, yang
dimana tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section
Resevation.
Berikut ini uraian tugas dari Reservation Supervisor :
- Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapaat
berjalan lancar dalam standar prosedur operasi yang berlaku di hotel
- Membuat jadwal kerja bawahan
- Mempersiapkan daftar kedatangan tamu (expected arrival list) dan daftar
keberangkatan tamu (expected departure list)
- Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu mulai dari persiapan hingga
kedatangan
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

- Membuat perbaikan data reservasi agar tetap dalam kondisi “up to date”
- Melakukan courtesy call dengan pihak travel agent, airlane, company, dan
perusahaan lainnya
- Menjalin kerjasama yang baik dengan bagian lain di departemen kantor depan

4. Reservation
Reservation bertugas menerima reservasi kamar sehari-hari dengan akurat dan efisien
berdasarkan standard operasional prosedur yang berlaku di hotel, seperti :
- Menjawab telepon reservation room sesuai dengan tata cara (manner) yang berlaku.
- Menindak lanjuti dan menyelesaikan reservasi kamar yang masuk baik yang melalui
telepon, surat, facsimile dan sebagainya.
- Memproses semua reservasi kamar tampa menunda-nunda.
- Melakukan persetujuan terhadap reservasi kamar atau sebaliknya karena hotel fully
booking
- Memperoses dan menyelesaikan masalah pembatalan kamar maupun resevasi yang
no show
- Menawarkan harga teringgi pada saat menerima reservasi kamar melalui telepon.
- Menjelaskan kepada pemesan tentang fasilitas kamar yang dimiliki hotel.
- Melakukan antisipasi dengan baik pada saat hotel sedang over booking
- Mengarsipkan dan menyimpan semua berkas reservasi kamar.
- Memperhatikan kemampuan lain kamar
- Menjaga kerapihan dan kebersihan area kerjanya.
- Mengirim persetujuan reservasi kamar
- Mencatat semua reservasi kamar ke dalam agenda reservasi kamar melalui langkah-
langkah yang telah ditentukan

5. Head Front Desk

Head Front Desk merupakan pimpinan dari section Reception, yang dimana merupakan
bawahan langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Reception Supervisor.
Berikut ini uraian tugas dari Head Front Desk :
- Bertanggung jawab atas kelancaran kerja para petugas reception yang bertugas,
agar sesuai standar opersional prosedur
- Memperhatikan permintaan khusus tamu yang akan dating
- Memeriksa kehadiran para staf
- Mengatur jadwal kerja bawahannya
- Menyelesaikan masalah keluhan tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahannya
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

6. Reception Supervisor
Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Head Front Desk, yang
dimana tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section
Reception.
Berikut ini uraian tugas dari Reception Supervisor :
- Mengawasi dan mengkoordinir para receptionist agar dapat menjalankan fungsinya
untuk melayani tamu terutama saat kedatangan sehingga diperoleh kesan yang baik
- Menghitung house account (data keaadaan kamar paling akhir) di setiap pergantian
shift
- Membuat dan mengecek room discrepancy (perbedaan status kamar) antara FO dan
HK
- Mengecek semua peralatan dan formulir agar selalu dalam kondisi baik
- Membuaat room sales recapitulation
- Mengecek kunci-kunci kamar dan memerikasa kunci cadangan yang tersedia
- Bekerja sama dengan bagian lain, khususnya menyangkut tamu rombongan

7. Receptionist
Receptionist merupakan orang yang bertugas sehari-harinya secara langsung
memberikan pelayanan kepada tamu. Berikut ini uraian tugas dari Receptionist.
- Menyambut dan melayani tamu yang akan check-in
- Memeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan tamu
- Membantu regristasi tamu
- Memberikan guest card, welcome drink card, serta kunci kamar
- Mejaga kebersihan counter kantor depan serta mengecek kelengkapan peralatan
serta formulir yang diperlukan
- Menyelesaikan masalah pindahan kamar
- Membuat pesan-pesan dalam log book, bila waktu kerja habis sementara masalah
dengan tamu belum diselesaikan
- Memberi tahu kepada housekeeping tentang kamar-kamar yang akan check out,
check-in dan pindah kamar
- Membuat room rack dan membuat house account selalu akurat
- Melakukan pengecekan terhadap room discrepancy antara FO dan HK
- Memasukan data regristasi ke komputer, agar semua dapat memanfaatkan untuk
transaksi bill

8. Information Cleck
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

Dalam suatu kondisi tertentu, bagian Information Cleck bisa saja menjadi satu dengan
section Reception, terutama pada struktur organisasi front office di hotel kecil. Maka
dari itu Information cleck terkadang merangkap juga menjadi Receptionist.
Berikut ini uraian tugas dari Information Cleck :
- Memerikasa rack informasi, memerikasa semua guest list slip yang sudah check-out
dan mengecek ulang rak kamar
- Memerikasa surat yang masuk hotel, memasukan surat yang datang mendahului
tamu check-in dan meletakkannya di rak informasi.
- Melayani pengadaan prangko dan pengiriman surat tamu yang akan menginap di
hotel
- Memeriksa surat-surat tercatat, dokumen dan lain-lain untuk segera dikirim ke
kamar serta jangan lupa meminta tanda terima
- Menerima semua pesan untuk tamu yang sedang meninggalkan kamar
- Mengontrol semua pemberian kunci kamar, penempatan pada rak kunci, memdata
kunci-kunci yang rusak
- Memeriksa semua persediaan brosur informasi agar selalu dalam keadaan siap dan
lengkap

9. Telephone Operator
Bagian Telephone Operator merupakan bagian dalam front office department yang
bertugas dan bertanggung jawab dalam menangani seluruh panggilan telepon di hotel.
Berikut ini uraian tugas dari Telephone Operator :
- Bertanggung jawab terhadap semua telepon masuk maupun keluar, kalau terpaksa
penundaan harus sesingkat mungkin
- Membantu sistem kumunikasi hotel agar berjalan lancer
- Mengerjakan wake up call sesuai pesanan tamu
- Melakukan panggilan tamu (paging) tamu melalui pengeras suara
- Mengetahui nomer extention para pejabat hotel
- Memonitor program music dan video sesuai dengan jadwal

10. Chief Concierge

Chif Concierge merupakan pimpinan dari section Concierge, yang dimana merupakan
bawahan langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Bell Captain.
Berikut ini uraian tugas dan tanggung dari Chih Concierge :
- Mengarahkan dan mengawsasi bawahan dalam memberikan pelayanan kepada
tamu
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

- Memerintahkan bell captain untuk mendistribusikan semua surat, dan facsimile

yang masuk
- Memastikan bahwa semua pesan untuk tamu dapat disampaikan secepatnya
- Mengawasi proses penitipan barang dan sistem penyimpanan
- Secara teratur menghadiri rapat department FO
- Mengatur jadwal kerja staff sehingga tidak bentrok dengan program pelatihan yang
diselenggaran hotel

11. Bell Captain

Bell Captain merupakan bawahan langsung dari Chief Concierge, yang dimana tuganya
yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Concierge.
Berikut ini uraian tugas dari Bell Capatain :
- Mengkoordinir para bawahannya dalam menjemput kedatangan dan mengurus
barang bawaan hingga sampai ke kamar dengan cepat, tepat dan penuh keramahan
- Mengkoordinir bawahannya untuk selalu menawarkan bantuan kepada tamu
- Menyiapkan daftar kerja bawahannya
- Mengecek ruang penyimpanan barang secara teratur dan berkala
- Mengurus dan menyelesaikan barang-barang yang tidak bertuan
- Memerikasa trolley barang dan papan pengumuman
- Memeriksa log book secara teratur sebagai sarana komunikasi dan menindaklanjuti
serta mencatan masalah yang tidak dapat diselesaikan
- Memasatikan kondisi bell captain counter dalam keadan bersih, rapih dan semua
staff telah menggunakan seragam kerja

12. Bellboy
Bellboy merupakan petugas yang berada di Section Concierge yang dimana tugas
utamanya yaitu mengantarkan dan membawakan barang bawaan tamu ke kamarnya
masing-masing.
Berikut ini uraian tugas dari Bellboy :
- Membawa barang bawaan tamu dengan cepat dan efisien pada saat check-in, check-
out maupun pindah kamar
- Menyimpan bawang bawaan tamu apabila inginkan penitipan barang bawaannya di
bell counter
- Menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan mengantarkannya ke
reception untuk registrasi
- Memasukan koran yang diperlukan ke kamar tamu
- Memasang sign board di lobby hotel untuk acara kegiatan hari ini
Nama : Zainul Amror
Program Studi : D4 Pengelolahan Perhotelan
Nim : 622021004

- Mengirim surat atau pesan yang mendesak ke kamar-kamar tamu

- Memjelaskan produk dan fasilitis yang dimiliki hotel pada saat mengantar tamu
menuju ke kamar