ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“PENGERTIAN DAN PROSES ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

SEKOLAH”

Disusun Oleh : Kelompok 9

Anggota Kelompok :
• Yasir Ramadhan S 22073120
• Salli Al Fadila 22031152
• Sashkia Sakinatul Qalbi 22075177

Dosen Pengampu : Dr. Sulastri, M.Pd.

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2024

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah Swt yang telah memberikan rahmat
dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini guna memenuhi tugas
kelompok untuk mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan dengan judul
“Pengertian Dan Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah”.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak terlepas dari bantuan
banyak pihak dengan tulus memberikan doa, saran, dan kritik sehingga makalah ini dapat
terselesaikan.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna
dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengertahuan yang kami miliki . Oleh karena
itu, kami mengharapkan segala bentuk saran serta masukan bahkan kritik yang
membangun dari berbagai pihak. Kami berharap semoga makalah ini memberikan
manfaat bagi semua orang.

Padang, April 2024

Penulis

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...........................................................................................................................2
DAFTAR ISI.........................................................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................................4
A. Latar Belakang........................................................................................................................4
B. Rumusan Masalah...................................................................................................................5
C. Tujuan Penulisan.....................................................................................................................5
BAB II PEMBAHASAN......................................................................................................................6
A. Pengertian Tata Usaha............................................................................................................6
B. Proses Adminitrasi Ketatausahaan.............................................................................................7
C. Tata Ruang Kantor/Sekolah.......................................................................................................7
D. Peran Guru Dalam Tata Usaha..............................................................................................9
BAB III PENUTUP.............................................................................................................................10
Kesimpulan....................................................................................................................................10
Daftar Pustaka.....................................................................................................................................11

3
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi
sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-
menyurat sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha
tidak hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan
keterangan dan informasi yang berwujud warkat. Ketatausahaan menjadi penting karena
ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan,
kurikulum, administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan
mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan untuk membantu
pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan, sehingga dapat memperlancar dan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi, dengan data yang diperlukan. Bila
administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang menyangkut pembelajaran dan
tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang
professional dan kompeten di bidangny

4
B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian tata usaha ?

2. Bagaimana proses administrasi ketatausahaaan ?
3. Bagaimana tata ruang atau sekolah?
4. Bagaimana peran guru dalam tata usaha ?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian tata usaha
2. Mengetahui proses admministrasi ketatausahaan
3. Mengetahui tata ruang atau sekolah
4. Mengetahui peran guru dalam tata usah

5
 BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Usaha

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi,
manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian
tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah
kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata
Usaha. Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang
keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan
bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan

yang berwujud pada 6 pola kegiatan:

a) Menghimpun

b) Mencatat

c) Mengola

d) Menggandakan

e) Mengirim

f) Menyimpan

6
B. Proses Adminitrasi Ketatausahaan

1. Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan :

a. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata u saha sekolah
e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala.

C. Tata Ruang Kantor/Sekolah

1. Pengertian
tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap
peralatan yang ada di suatu kantor.

2. Tujuan

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

a. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.
e. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan
karyawan lainnya.
f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

g. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari

pekerjaan yang sunyi.
h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang
datang.
i. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek

7
 3. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu
semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.
Keempat Azas tersebut adalah:
a. Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan
jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.
Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai
ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

b. Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan
lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan
mejanyasudahruntut/teratur.

c. Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang
kosong maka dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga
membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

d. Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun
pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

4. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

a. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk
bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.
b. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-
pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada
satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu
sudut pandang.

8
 Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat Faktor-faktor yang
Mempengaruhi Tata Ruang hanya setinggi 1,5 meter.

5.

a. Perencanaan Cahaya

b. Perencanaan Warna

c. Perencanaan Udara

d. Perencanaan Suara

D. Peran Guru Dalam Tata Usaha

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an
di sekolahnya. Di antaranya ;

1. Pencatatan Murid
2. Pencatatan tentang Guru
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

9
 BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Tata usaha yaitu semua mekanisme yang dapat membantu, memperlancar,

meningkatkan aktivitas dan efisiensi proses administrasi dengan menyediakan segala data dan
informasi yang diperlukan, sehingga administrasi tersebut berjalan lancar. Tata usaha juga dapat
diartikan sebagai kegiatan melakukan penentuan segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi,
untuk digunakan sebagai bahan keterangan oleh pimpinan, yang meliputi segenap kegiatan
mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha menurut pedoman pelayanan tata usaha
untuk perguruan tinggi adalah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yaitu menghimpun
(menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bagian
keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Pada hakikatnya administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam suatu organisasi untuk
digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

10
 Daftar Pustaka

Raka Rananda, Hade Afriansyah. 2019. “Administrasi Ketatausahaan Sekolah”. Padang :

[DOC] From Osf.Io

11