Manajemen Umum

PERTEMUAN 4

Proses Perencanaan

Apakah Perencanaan Itu?

Perencanaan
Fungsi utama aktivitas manajerial mencakup:
Mendefinisikan

sasaran organisasi Menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu Menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.

Jenis-jenis Perencanaan
Informal:

tidak tertulis, fokus jangka pendek, spesifik pada unit organisasi. Formal: tertulis, spesifik, fokus jangka panjang, mencakup pembagian sasaran untuk organisasi.
42

Mengapa Manajer Merencana?

Maksud Perencanaan
Perencanaan memberikan arah Perencanaan mengurangi ketidakpastian Perencanaan mengurangi pemborosan dan kegiatan rangkap Menjadi standar yang digunakan dalam pengendalian

43

Perencanaan dan Kinerja

Hubungan Antara Perencanaan dan Kinerja
Perencanaan formal dikaitkan dengan:
Laba

yang lebih tinggi dan tingkat pengembalian modal yang tinggi. Hasil positif keuangan lainnya.

Mutu proses perencanaan dan implementasi yang memadai atas rencana itu mungkin menyumbangkan kinerja yang lebih tinggi daripada dampak perencanaan tadi. Lingkungan eksternal dapat mengurangi dampak dari kinerja suatu perencanaan. Perencanaan formal membutuhkan waktu beberapa tahun untuk melihat pengaruhnya terhadap kinerja.
44

Tahap Dasar Perencanaan

TAHAP 1 TETAPKAN TUJUAN

TAHAP 2 TETAPKAN STRATEGI SEKARANG

TAHAP 3 TENTUKAN BANTUAN & RINTANGAN

TAHAP 4 KEMBANGKAN SEPERANGKAT TINDAKAN

T U J U A N

45

Bagaimana Manajer Merencana?

Elemen-elemen Perencanaan
Sasaran
Hasil

yang diharapkan untuk individu, kelompok, dan seluruh organisasi.

Rencana
Dokumen

yang merangkum cara mencapai sasaran. Menggambarkan bagaimana alokasi sumberdaya, penyusunan jadwal, dan tindakan yang diperlukan lainnya untuk mencapai sasaran itu.

46

Sasaran (Goal) Organisasi

SASARAN

MAKSUD

MISI

TUJUAN
47

Alasan Pentingnya Sasaran

Sasaran memberikan arah Sasaran fokus pada usaha Sasaran menjadi pedoman dan keputusan Sasaran membantu mengevaluasi kemajuan yang dicapai

48

Jenis-jenis Sasaran
Sasaran Keuangan
Berkaitan dengan kinerja keuangan perusahaan.

Sasaran Strategis
Berkaitan dengan kinerja lain selain keuangan termasuk lingkungan eksternal (pesaing).

49

Jenis-jenis Perencanaan
Perencanaan Strategis
Berlaku bagi organisasi secara keseluruhan. Menjadi sasaran umum organisasi tersebut. Berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam lingkungannya. Mencakup jangka waktu yang lebih panjang.

Perencanaan Operasional
Rencana yang merinci detail cara mencapai perencanan strategis. Mencakup jangka waktu yang lebih pendek
410

Jenis-jenis Perencanaan
Rencana Pemerinci/Spesifik
Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran.

Rencana Pengarah
Rencana yang fleksibel dan yang menjadi pedoman umum.

411

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

Penetapan Sasaran Tradisional
Sasaran ditetapkan ditingkatan puncak. Sasaran dipecah menjadi sub sasaran bagi tiap tingkatan organisasi. Mengasumsikan bahwa manajer puncak mengetahui apa yang terbaik karena mereka mengetahui big picture. Sasaran yang ditetapkan menjadi pengarah atau penuntun dan menjadi kendala bagi perilaku kerja masing-masing karyawan. Upaya kerja karyawan pada berbagai tingkatan dan bidang kerja disusun dalam rangka memenuhi sasaran yang telah dibebankan berdasarkan tanggung jawab mereka.

412

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

Hirarki Sasaran Organisasi
Rantai-sarana hasil
Jaringan

sasaran terpadu yang mana pencapaian sasaran pada satu tingkatan menjadi sarana untuk mencapai sasaran atau hasil pada tingkatan selanjutnya.

413

Pendekatan Terhadap Penetapan Sasaran

Management By Objectives (MBO)/Manajemen Berdasar Sasaran
Sasaran kinerja yang rinci ditentukan bersama-sama antara manajer dan bawahannya. Kemajuan ke arah pencapaian sasaran dikaji secara berkala. Imbalan dibagi-bagikan berdasarkan kemajuan itu. Elemen Kunci MBO:
Sasaran

yang terperinci, pengambilan keputusan yang melibatkan partisipasi, periode waktu jelas, dan umpan balik kinerja
414

Karakteristik Sasaran yang Terancang Dengan Baik Ditulis berdasarkan hasil, bukan tindakan
Fokus kepada hasil, bukan maksud.

Menantang sekaligus dapat dicapai

Sasaran yang terlalu mudah tidak memotivasi. Sasaran yang terlalu tinggi yang tidak dapat dicapai.

Dapat diukur dan dihitung

Secara rinci bagaimana hasil dapat diukur dan diharapkan.

Tertulis
Fokus, terdefinisi, dan membuat tujuan dapat dicapai.

Jelas kerangka waktunya

Berapa lama sebelum pencapaian ukuran.

Dikomunikasikan kepada semua anggota

415

Langkah Dalam Penetapan Sasaran

1. Mengkaji misi organisasi, yang menjadi tujuan organisasi. 2. Mengevaluasi sumberdaya yang tersedia. 3. Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan dari orang lain.

4. Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada semua yang perlu mengetahuinya.
5. Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.

416

Strategi
Program luas untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi Respons organisasi pada lingkungannya sepanjang waktu

417

Perencanaan Strategi
Sekelompok keputusan dan tindakan manajerial yang menentukan kinerja jangka panjang organisasi untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi

418

Perencanaan Strategi
Proses manajemen yang mencakup penyertaan organisasi dalam membuat rencana strategis dan kemudian bertindak berdasarkan rencana tersebut.

419

Mengapa Perencanaan Strategi Penting

1. Memberikan para manajer sarana yang sistematis dan menyeluruh untuk menganalisis lingkungan. 2. Menilai kekuatan dan kelemahan organisasi

3. Mengidentifikasi peluang yang dapat digunakan untuk mengembangkan dan memanfaatkan keunggulan bersaing.

420

Proses Perencanaan Strategis

Menganalisis Lingkungan Eksternal Mengindentifikasi misi, tujuan, dan strategi terkini organisasi Menganalisis Lingkungan Internal

Merumuskan Strategi

Implementasi Strategi

Evaluasi Hasil

421

Proses Perencanaan Strategis

Langkah 1 : Identifikasi Misi, Tujuan, dan Strategi terkini organisasi
Misi: pernyataan mengenai maksud organisasi

Identifikasi lingkup produk atau jasa perusahaan.

Tujuan: Dasar untuk perencanaan mendatang

Pengukuran target kinerja

Langkah 2: Menganalisis Lingkungan Eksternal

Mengkaji lingkungan khusus dan umum untuk melihat kecenderungan dan perubahan apa saja yang terjadi

Fokus pada identifikasi peluang dan ancaman

422

Proses Perencanaan Strategis

Langkah 3: Menganalisis Lingkungan Internal
Menilai sumberdaya, kemampuan, aktivitas, dan budaya organisasi:
Kekuatan:

kegiatan apa saja yang dilakukan dengan baik oleh organisasi atau sumberdaya unik apa saja yang dimiliki oleh organisasi. Kelemahan: kegiatan yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh organisasi tersebut atau sumberdaya yang dibutuhkan tetapi tidak dimilikinya.

Kombinasi langkah 2 dan 3 disebut dengan analisis SWOT. (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats)
423

Proses Perencanaan Strategis

Langkah 4: Merumuskan Strategi
Mengembangkan dan mengevaluasi strategi alternatif. Memilih strategi yang tepat untuk semua tingkatan organisasi yang memberikan keunggulan relatif melebihi pesaingnya Menyesuaikan kekuatan sampai peluang di lingkungan organisasi

Mengkoreksi kelemahan dan mengatasi ancaman

424

Proses Perencanaan Strategis

Langkah 5: Implementasi Strategi
Implementasi: menyesuaikan struktur dan lingkungan organisasi secara efektif bagi lingkungan Strategi hanya bagus jika implementasinya bagus.

Langkah 6: Evaluas Hasil

Seberapa efektif strategi? Jika ada, penyesuaian apa yang dibutuhkan?

425

Jenis Strategi Organisasi

STRATEGI KORPORASI STRATEGI UNIT BISNIS STRATEGI TINGKAT FUNGSIONAL

RENCANA OPERASIONAL
426

Jenis Strategi Organisasi

1. Strategi Tingkat Korporasi
Strategi organisasi yang berusaha menentukan bisnis apakah yang seharusnya dimasuki atau ingin dimasuki perusahaan. Strategi yang dirumuskan oleh manajemen puncak untuk mengawasi perhatian dan operasi korporasi multilini.

427

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

A. Strategi Pertumbuhan
Berusaha untuk meningkatkan tingkat operasi organisasi melalui perluasan terhadap produk dan pasar baru.

Jenis-jenis Strategi Pertumbuhan

Ekspansi Langsung (konsentrasi) Integrasi Vertikal Integrasi Horizontal Diversifikasi

428

Strategi Pertumbuhan
Ekspansi Langsung
Fokus pada lini bisnis utama dan meningkatkan jumlah produk yang ditawarkan atau pasar yang dilayani.

Integrasi Vertikal
Integrasi vertikal ke belakang: usaha untuk memperoleh kendali atas input. Integrasi vertikal ke depan: usaha untuk memperoleh kendali atas output melalui kendali saluran distribusi atau memberikan layanan konsumen.

429

Strategi Pertumbuhan
Integrasi Horizontal
Mengabungkan operasinya dengan pesaingnya untuk meningkatkan kekuatan bersaing dan mengurangi persaingan diantara pesaing industri.

Diversifikasi yang Berkaitan

Tumbuh dengan melakukan merger dengan atau mengambil alih perusahaan dalam industri yang berbeda tetapi terkait.

Diversifikasi yang Tidak Berkaitan

Tumbuh dengan melakukan merger atau mengambil alih perusahaan dalam industri yang berbeda dan tidak terkait.
430

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

B. Strategi Stabilitas
Strategi yang dicirikan oleh tiadanya perubahan yang berarti. Apabila kinerja organisasi memuaskan dan dampak lingkungan tampak stabil dan tidak berubah, sehinga organisasi terpacu untuk melanjutkan apa yang sedang dilakukan dan tidak ada alasan untuk berubah.

431

Jenis Strategi Tingkat Korporasi

C.Strategi Pengurangan
Strategi yang dirancang untuk menghadapi kelemahan organisasi yang menyebabkan penurunan kinerja.

432

Analisis Portofolio Korporasi

Matriks BCG
Dikembangkan oleh Boston Consulting Group Mempertimbangkan pangsa pasar dan tingkat pertumbuhan industri Perusahaan dikelompokkan sebagai berikut:
Sapi

Perah: pertumbuhan rendah, pangsa pasar tinggi Bintang: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar tinggi Tanda Tanya: pertumbuhan tinggi, pangsa pasar rendah Anjing: pertumbuhan rendah, pangsa pasar rendah

433

Matriks B C G

434

Jenis Strategi Organisasi

2. Stretegi Tingkat Bisnis
Strategi perusahaan yang berusaha menentukan cara organisasi bersaing dalam tiap bisnisnya
Biaya

Rendah Diferensiasi/Pembedaan Fokus/Niche

435

Peranan Keunggulan Bersaing

Keunggulan Bersaing
Apa yang membedakan organisasi; sisi khas organisasi.

Mutu sebagai Keunggulan Bersaing

Berbeda dibandingkan pesaingnya. Dapat menciptakan keunggulan bersaing yang berkelanjutan. Fokus perusahaan pada mutu manajemen untuk mencapai perbaikan terus-menerus dan memenuhi keinginan konsumen.

436

Lima Kekuatan Bersaing

ANCAMAN PENDATANG BARU KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI PEMASOK PERSAINGAN DIANTARA PESAING DALAM INDUSTRI ANCAMAN DARI PRODUK ATAU JASA SUBSTITUSI KEKUATAN TAWAR MENAWAR DARI PELANGGAN

437

Lima Kekuatan Bersaing

Ancaman Pendatang Baru
Seberapa atau sulit pesaing baru untuk memasuki industri.

Ancaman Produk Substitusi

Faktor-faktor seperti biaya perpindahan dan kesetiaan pembeli menentukan seberapa jauh pelanggan cenderung untuk membeli barang substitusi.

Kekuatan Tawar-menawar Pembeli

Pengaruh yang dimiliki pembeli dalam industri tertentu.
438

Lima Kekuatan Bersaing

Kekuatan tawar-menawar Pemasok
Kekuatan yang dimiliki pemasok perusahaan di industri tertentu. terhadap

Pesaing yang ada sekarang

Intensitas antara pesaing akan meningkat jika tingkat pertumbuhan industri rendah, permintaan turun, harga produk turun.

439

Strategi Bersaing
Strategi Kepemimpinan Harga
Strategi tingkat bisnis untuk menjadi produsen berbiaya paling rendah di dalam industri tertentu.

Strategi Diferensiasi
Strategi tingkat bisnis dengan menawarkan produk unik yang dihargai oleh konsumen.

Strategi Fokus
Strategi tingkat bisnis dengan menggunakan keunggulan biaya atau keunggulan diferensiasi dalam segmen pasar yang sempit.
440

Jenis Strategi Organisasi

3. Strategi Tingkat Fungsional
Strategi organisasi yang berusaha menentukan cara mendukung strategi tingkat bisnis (tingkat perusahaan). Strategi yang dirumuskan oleh bidang fungsional khusus dalam suatu usaha untuk melaksanakan strategi unit bisnis.

441

Tugas !
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan! 2. a. Di dalam suatu perusahaan perencanaan sangat dibutuhkan. Jelaskan mengapa perusahaan sangat membutuhkan perencanaan! b. Sebutkan dan jelaskan elemen-elemen perencanaan? 3. Perencanaan memiliki empat langkah dasar. Sebutkan dan jelaskan keempat langkah dasar perencanaan tersebut! 4. a. Apa yang dimaksud dengan strategi ? b. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perencanaan strategis! 5. Jelaskan langkah-langkah dalam proses perencanaan strategis!

442