DIAGNOSIS ORGANISASI

Dengan mengikuti sesi ini, peserta diharapkan dapat

memahami:
• Memahami tujuan melakukan analisis lingkungan
• Memahami karakteristik kelompok pengguna yang
menjadi target pelayanan RSD yaitu: Kelompok
pengguna yang membeli sendiri, Kelompok PBI dan
Non-PBI dan Kelompok donatur kemanusiaan
• Melakukan pemetaan “persaingan” dan analisis faktor-
faktor lain pada lingkungan eksternal RSD
• Memahami kerangka rantai nilai sebagai salah satu
pendekatan dlm melakukan analisis lingkungan internal
• Mampu melakukan penghitungan trend
• Mampu melakukan analisis SWOT
 A. Analisis Lingkungan Bisnis
(eksternal) RSD

Gambar 1 Lima Kekuatan yang Menimbulkan Persaingan (Porter, 1995)

 Gambar 2. Komponen sistem pelayanan kesehatan yang
membutuhkan reformasi. (Diadaptasi dari: Public Health Forum
di LSHTM tahun 1998)

Perusahaan Asuransi Tempat pendidikan

(BPJS Kes, Asuransi tenaga kesehatan
Sasta

Pemberi
Masyarakat Pelayanan
Kesehatan
Badan
Pengatur Teknologi medis,
Pemerintah/ obat-obatan dan
Tata Hukum peralatan kesehatan

Pemerintah sebagai
pembayar

Pemberi Pinjaman /
Bantuan Luar Negeri
 Kelompok pengguna pelayanan
kesehatan di RSD
1. pengguna yang membeli langsung; pasien yang
membayar langsung (pasien umum), pasien askes dan
pasien perusahaan
2. pengguna yang disubsidi pemerintah; adalah kelompok
masyarakat yang tidak mampu secara ekonomi
sehingga membutuhkan bantuan pihak lain dalam
menggunakan pelayanan kesehatan di RS. Yang
termasuk dalam kelompok ini adalah gakin, yang
tercover oleh Askeskin atau Jamkesos
3. pengguna yang membelikan untuk orang lain; donatur
(individual maupun kelompok) yang menyumbangkan
dana untuk pelayanan kesehatan orang lain
 Data yang diperlukan:
 Faktor lingkungan usaha:
 Observasi, wawancara, analisis pasar scr kuantitatif
dan kualitatif
 Potensi Pasar:
 Jumlah dan trend pertumbuhan penduduk (5 tahun
terakhir) per kabupaten dan kecamatan;
 Data epidemiologi
 Karakteristik pasar
 Jml penduduk per jenis kelamin dan umur;
 Preferensi masyarakat terhadap pelayanan
kesehatan;
 ATP, WTP
 Data yang diperlukan :
(cont’d)

• Tingkat Persaingan:
– Jumlah & kapasitas pelayanan faskes lain dalam
jangkauan pelayanan RS yg akan didirikan
• Potensi niche market
– Kebutuhan & preferensi masyarakat thdp
pelayanan tertentu;
– Perkembangan jenis penyakit tertentu yang belum
dilayani oleh faskes yang ada
 Sumber data
• Data sekunder: BPS, Dinkes, RS yang
sudah beroperasi
• Data primer: kuesioner, observasi,
wawancara
 Langkah Analisis
• Swayne et al (2006) menggambarkan
proses analisis lingkungan eksternal
terdiri atas empat langkah yaitu:
–scanning,
–monitoring,
–forecasting, dan
–assessing the organisation
implication.
• Langkah pertama scanning; mengamati informasi
mengenai lingkungan luar dan
mengelompokkannya dalam kategori tertentu
• Langkah kedua, monitoring; mengumpulkan data
sesuai hal-hal yang ditemukan pada setiap
kategori
• Langkah ketiga, forecasting; memperkirakan masa
depan setiap isu
• Langkah keempat, assessing the organisation
implication; merumuskan apakah isu-isu dalam
kategori merupakan peluang ataukah merupakan
hambatan atau ancaman
 Status Keuangan
RS dan
Menjalankan misi

Memuaskan Memuaskan Memuaskan

Pasien yang Pemberi Subsidi Pemberi
membeli Donor
(perorangan, asuransi,
perusahaan) Kemanusiaan

Strategi Proses Pelayanan

“Jual
Yang bermutu Strategi
Beli” “Kemanu
Sumber Daya siaan”
Manusia
 Tingkat
2012 2013 2014 2015 2016 Trend
Kesejahteraan
PBI a b c d e
PPU
PBPU

Jumlah
 Analisis trend:
• Trend tahun 2012 – 2013: (b - a) / a = t1
• Trend tahun 2013 – 2014: (c - b) / b = t2
• Trend tahun 2014 – 2015: (d - c) / c = t3
• Trend tahun 2014 – 2016: (e - d) / d = t4

• Trend rata-rata = (t1 + t2 + t3 + t4)

4
 Trend Anggaran Pemerintah
Bagaimana trend anggaran pemerintah bagi RS anda?

Jumlah Kasus
Anggaran Trend
2012 2013 2014 2015 2016
Kesehatan
RS
Puskesmas
Dinkes
............
Pendidikan
Fasum
Total APBD & APBN
 Trend dana dari donatur
Sumber Dana/ Jumlah Dana
Trend
Donatur 2012 2013 2014 2015 2016
Individu:
...
...
...
Kelompok:
...
...
...

TOTAL
 Kemampuan Level Teknologi RS
Ekonomi
Pengguna Sederhana Sedang Canggih
Rendah

Sedang

Tinggi
LATIHAN
B. Analisis Lingkungan Internal
 Proses Klinik merupakan inti pelayanan

Proses Pasca Pelayanan

Pelayanan (setelah pasien
Aktivi- Pra Pelayanan (selama meninggalkan
tas Pela- (sebelum pasien mendapatkan RS)
yanan datang ke RS) pelayanan di
RS)

Budaya Organisasi (struktural, profesi, staf)

Aktivi-
Struktur Organisasi
tas
Pendu- Sumber Daya Strategis:
kung
SDM Keuangan Teknologi Logistik Aset
 KERANGKA KONSEP RANTAI NILAI
• Kegiatan inti RS adalah aktifitas pelayanan yang
meliputi:
– Pelayanan pre-RS (rujukan/outreach)
– Pelayanan di dalam RS (poliklinik, OK, IRNA, farmasi, dll)
– Pelayanan pasca-RS (home-care, fisioterapi, dll)
• Di luar kegiatan inti disebut sebagai aktivitas
penunjang, yang meliputi budaya organisasi,
struktur organisasi dan sumber daya strategis.
• Baik aktivitas inti maupun penunjang ditujukan untuk
memberikan pelayanan yang menambah nilai bagi
pengguna RS (yg membeli langsung, disubsidi
maupun yg membelikan untuk orang lain)
 Gambar 4. Cakupan pelayanan klinik di
rumah sakit

Proses Pelayanan
Pasca Pelayanan
Pra Pelayanan Pelayanan
Billing pasien,
Pelayanan poliklinik, day-care,
evaluasi efektivitas
perparkiran, Pelayanan Rawat
pengobatan, follow
registrasi (datang Inap spesialistik dan
up pasien pasca
langsung, via telp), sub-spesialistik,
bedah dengan
riset pemasaran, pelayanan
telepon ke rumah
dan sebagainya penunjang medis,
pasien, dll
dll
Contoh:
 Aktivi-tas Pra Pelayanan Proses Pasca Pelayanan
Pela- (sebelum pasien Pelayanan (setelah pasien
yanan datang ke RS) (selama meninggalkan
mendapatkan RS)
pelayanan di
RS)

 Kondisi
RSU ruang perawatan
Aktivi-tas
Tipe C namun Budaya
hanya pasien
Organisasi
memiliki tanpaspesialis
sekat,
(struktural,
2 dokter sehingga
profesi, tidak ada 155
staf)Berkapasitas
tetap. privacy
TT, bagi
Pendukun
pasien yang hendak diterapi/dilakukan asuhan keperawatan
BOR 100,4%
g (2007) Struktur Organisasi
 Pemeriksaan penunjang seringkali tidak dapat dilakukan karena kehabisan reagen
Pasien
 Banyakdatang
SOPdengan atauada,
yang tidak tanpa rujukan:
atau
Sumber ada
Dayanamun tidak dipatuhi
Strategis:
 Belum
- Pagimemiliki
(s.d pk 12):
SDM
SPMpoliklinik dan gawat daruratAset
Keuangan Teknologi Fisik
 Belum memiliki
- Setelah fasilitas
pk 12.00: vitalmeskipun
ke IGD tertentu (misalnya bank
tidak gawat darah)
darurat
 Komite medik tidak aktif
Dokumen rekam medis dibawa oleh pasien dari pendaftaran ke poliklinik
 Banyak pasien Askes yang diberi resep obat diluar DPHO
Alur pasien rumit dan tidak standar
 Tidak ada pencatatan mengenai jumlah lembar resep maupun R/
b. Aktivitas Pendukung
Sumber Daya Strategis: SDM
• Belum ada sistem manajemen Jumlah Tenaga
SDM,di RSU Gunungsitoli
mulai dari sistem perekrutan,
 Tidak ada sistem insentif yang baku. Jasa pelayanan
Banyak yang diberi tanggung jawab tidak sesuai dengan dari kompetensinya.
Askes diberikan 2-3
penempatan, insentif/remunerasi, jenjang karir, hingga pemutusan hubungan
bulan
Contohsekali,
rekamtidak
medisjelas pembagiannya
dan kasir (isu: ada SK Direktur tapi tidak semua
PNS oleh perawat.
Honorer
kerja 169
149
 mengetahui).
Ada yang tidak mau ditempatkan sesuai dengan kompetensinya, karena posisi
•
• Jumlah
Staf tenaga masih 106
sangat kurang,
88Prosessulit mendapat tambahan tenaga dari luar
Aktivi-
 Sistem ini Pra Pelayanankesan
menimbulkan tidak transparan Pasca
dalam pengelolaan uang untuk
tersebut
tas Pela-
tidak memberi peluang mendapatkan
67 take home pay yang menarik
karena insentif(sebelum
tidak menarik. Pelayanan
Memanfaatkan
32 Pelayanan
tenaga magang untuk menutupi
membayar
 Tidakyanan jasa
semuapasien pelayanan,
11 14 mengurangi
datang kebutuhannya
staf merasa kepercayaan
(setelah pada staf,
(selama utk pengembangan muncul diri
kompetensi
kekurangan SDMke RS) mendapatkan pasien
mekanisme pemungutan
terakomodir melalui insentif
Medis perencanaan
Paramedis sendiri-sendiri
Bag.
pelayananNondiDiklat
medis Jumlah
meninggalkan
• Kualitas/kompetensi masih kurang RS) RS)
Aktivi- Budaya Organisasi (struktural, profesi, staf)
tas
Penduku Struktur Organisasi
ng
Sumber Daya Strategis:

SDM Keuangan Teknologi Logistik Aset

 SWOT Analysis
• Analisis SWOT akan memberikan informasi
kepada manajer mengenai dimana posisi
organisasi dalam persaingan.
• Analisis lingkungan usaha dan peluang pasar
secara kuantitatif akan membantu identifikasi
peluang dan ancaman yang dihadapi oleh RS
anda
• Analisis kinerja internal akan membantu
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan RS
anda
• Basis for Establishing long-range objectives
 Isu Pengembangan
• Contoh:
 Isu-isu Pengembangan
1. Bangunan dan peralatan yang baru dan canggih menjadi
modal awal untuk perbaikan mutu pelayanan RS, namun
proses internal (klinik dan non klinik) belum terstandarisasi
dan transparan;
2. Berbagai bantuan dari luar memberikan peluang untuk
mengembangkan teknologi RS, akan tetapi utilisasi
berbagai peralatan tersebut tidak akan mencapai titik
optimal jika aspek pertumbuhan dan pembelajaran SDM
serta proses internal tidak dibenahi;
3. Ada motivasi dari sisi internal RSU untuk memperbaiki
kinerja asalkan sistem pelayanan diarahkan menjadi lebih
transparan, akan tetapi RSU bersatus non swadana (PNBP)
sehingga prinsip fleksibilitas, akuntabilitas dan transparansi
sulit diterapkan.
LATIHAN
 Langkah-langkah Analisis
Kunj Tahun
1. Tentukan basis data yang No
Poliklinik 2014 2015 2016
akan digunakan: Instalasi
1 Penyakit 3000 3500 3800
atau SMF atau lainnya; Dalam
2. Input data kinerja RS anda 2 Bedah 2900 3100 3600
dalam file excel. Semakin
3 Obsgyn 2500 2800 3200
panjang tahun data, akan
Jumlah 8400 9400 10600
semakin akurat hasil
perhitungan trend dan
proyeksi yang akan anda a. Trend kunj pasien poliklinik th 2014-
peroleh; 2015 (T1) adalah (8400-9400)/8400
b. Trend kunj pasien poliklinik th 2015-
3. Hitung trend yang terjadi 2016 (T2) adalah (10600-9400)/9400
seperti contoh berikut:
c. Trend rata-rata = (T1 + T2) / 2
4. Lakukan analisis tersebut untuk setiap
poliklinik, setiap kelas perawatan dan
unit-unit pelayanan lain
5. Bandingkan antar-instalasi, mana yang
menunjukkan trend menurun dan mana
yang meningkat
6. Gali lebih dalam makna (interpretasi)
dari angka-angka dan trend tersebut.
 Pertanyaan:
 Dapatkan anda menganalisis semua data
yang dimiliki?
 Dapatkan anda mengetahui proporsi
pasien di tiap Instalasi yang merupakan:
 Peserta ASKES? Pasin yang membayar
langsung?
 Pasien Gakin?
 Yang didonasi oleh pihak lain?
 Bagaimana trend untuk masing-masing
segmen pasar tersebut?
 Bagaimana dengan aktivitas pendukung di
RS anda?
 AKTIVITAS INTI: Pra Pelayanan

1) Apakah RSU anda punya program promosi

kesehatan?
2) Apakah memiliki jejaring yang kuat dengan
puskesmas, dokter praktek dan fasilitas
kesehatan lain?
3) Bagaimana sistem pelayanan registrasi
untuk pasien baru dan lama?
4) Penelitian pasar apa saja yang sudah dan
akan dilakukan oleh RSU?
AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan
1) Berapa % trend kenaikan atau penurunan
pasien di setiap INSTALASI pelayanan?
2) Berapa % trend kenaikan atau penurunan
pasien di setiap KELAS pelayanan?
3) Berapa admission rate?
4) Berapa diagnostic rate?
5) Berapa surgery rate?
6) Berapa % penggunaan teknologi sederhana,
menengah dan canggih?
7) Berapa prescription rate?
8) Berapa % pasien Askeskin dibandingkan
dengan pasien Umum dan Askes?
 Cara menghitung admission rate:
1. Identifikasi jumlah pasien rawat jalan dan IGD
2. Identifikasi JUMLAH pasien MASUK rawat
inap tahun yang sama
3. Bagi jumlah pasien masuk rawat inap dengan
jumlah pasien rawat jalan & IGD
4. Tulis dalam %
5. Jika anda memiliki data dalam beberapa
tahun, hitung admission rate tiap tahun dan
cari nilai rata-ratanya.
Cttn: pisahkan jumlah pasien umum dan BPJS,
Asuransi Swasta
 Cara menghitung diagnostic rate –
laboratorium:
1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN lab
2. Bagi jumlah pemeriksaan lab dengan jumlah pasien IRJA
& IGD & hari rawat pada tahun yang sama
3. Tulis dalam %
4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung
diagnostic rate – lab tiap tahun & cari rata-ratanya.
Cttn:
Hitung diagnostic rate:
- per jenis pasien (umum dan BPJS)
- per jenis pemeriksaan (urin rutin, darah rutin, SGOT, dll)
- per kategori pemeriksaan (sederhana, sedang, canggih)
 Cara menghitung diagnostic rate –
Radiologi:
1. Identifikasi jumlah PEMERIKSAAN Rö
2. Bagi jumlah pemeriksaan Rö dengan jumlah pasien IRJA &
IGD & hari rawat pada tahun yang sama
3. Tulis dalam %
4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung diagnostic
rate – Rö tiap tahun & cari rata-ratanya.
Cttn:
Hitung diagnostic rate:
-per jenis pasien (umum, BPJS)
-per jenis pemeriksaan (foto thorax, foto dengan kontras, foto
abdomen, dll)
-Per kategori (sederhana, sedang, canggih)
 Cara menghitung surgery rate:
1. Identifikasi jumlah pembedahan
2. Bagi jumlah pembedahan dengan jumlah pasien IGD &
jml pasien masuk IRNA pada tahun yang sama
3. Tulis dalam %
4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung
surgery rate tiap tahun & cari rata-ratanya.

Cttn:
Hitung surgery rate per jenis pasien (umum, BPJS, Askes
Swasta) dan per jenis atau kategori pembedahan (bedah
umum, bedah obsgyn dll; atau operasi sederhana –
sedang – canggih, khusus)
 Cara menghitung prescription rate:
1. Identifikasi jumlah R/
2. Bagi jumlah R/ dengan jumlah pasien IRJA & IGD dan
jumlah hari rawat pada tahun yang sama
3. Tulis dalam %
4. Jika anda memiliki data dalam bbrp tahun, hitung
prescription rate tiap tahun & cari rata-ratanya.

Cttn:
Hitung prescription rate:
- per jenis pasien (umum, BPJS, Asuransi Swasta)
- per jenis pelayanan (IRJA & IGD, IRNA (per kelas), OK)
 Instalasi/Pelayanan yang lain
• Lakukan penghitungan yang sama untuk
pelayanan yang lain, misalnya gizi, laundri, dll
 AKTIVITAS INTI: Proses Pelayanan

9. Apakah alur pasien sudah jelas bagi

pasien maupun petugas RS? Apakah
ada penunjuk arah yang jelas?
10. Apakah sudah ada SOP untuk setiap
jenis pelayanan?
11. Pasien diberi informasi lengkap tentang
prosedur pelayanan, efeksamping
obat/tindakan, dan sebagainya?
12. Clinical pathways? Pelayanan
farmako-terapi?
 AKTIVITAS INTI: Pasca Pelayanan
1) Bagaimana proses penyelesaian berkas
administrasi pasien pasca pelayanan? Berapa
lama waktu yang diperlukan untuk pasien rawat
jalan dan rawat inap?
2) Untuk pasien pasca rawat inap, apakah ada
layanan follow up (misalnya menelepon pasien
untuk menanyakan ada tidaknya komplikasi obat
dan sebagainya)?
3) Untuk pasien yang membutuhkan rehabilitasi
medis, adakah sistem yang menuntun pasien
untuk kembali ke RS sesuai dengan jadwal?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Budaya Organisasi

1) Bagaimana struktur organisasi RSU saat

ini?
a) Sudah sesuai dengan PP 41/2007?
b) Sudah sesuai dengan kebutuhan RS dan
tuntutan pengguna eksternal?
2) Apakah struktur tersebut sudah mampu
mendukung proses pelayanan di RSU
secara efektif?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Budaya Organisasi

1) Nilai-nilai apa yang dianut RSU?

2) Jam pelayanan
a) Layanan registrasi
b) Layanan poliklinik
c) Layanan penunjang
3) Bagaimana tingkat kedisiplinan SDM
dan pola kerja?
4) Berapa lama memberi respon terhadap
kebutuhan & keluhan pengguna?
5) Budaya mutu?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Keuangan

1) Darimana saja sumber pendapatan RS saat ini?

2) Bagaimana komposisi biaya di RS?
3) Bagaimana kondisi cash flow RSU?
4) Apakah informasi mengenai biaya satuan
pelayanan sudah dimiliki oleh tiap unit
pelayanan di RSU?
5) Apakah tarif yang berlaku sudah didasarkan
pada penghitungan unit cost pelayanan?
6) Bagaimana alur informasi keuangan?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Sumber Daya Manusia

1) Apakah RSU anda memiliki anggaran

khusus untuk pengembangan kompetensi
SDM (jika ya, berapa Rp)?
a) Medis
b) Paramedis
c) Tenaga lain
2) Bagaimana sistem remunerasi yang
berlaku saat ini?
3) Bagaimana sistem penilaian kinerja yang
ada?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Informasi (SIM-RS)

1) Apakah RS sudah memiliki

sistem informasi (manual)
yang terintegrasi?
2) Apakah pengambilan
keputusan (operasional,
strategis) sudah
memanfaatkan informasi
yang dihasilkan oleh SIM-
RS?
 AKTIVITAS PENDUKUNG:
Teknologi

1) Sejauh mana penguasaan teknologi

kedokteran di RSU?
a) Jenis dokter spesialis/sub spesialis
yang dimiliki
b) Jenis peralatan medis yang dimiliki