PERJALANAN DINAS/BISNIS

PIMPINAN
RUANG LINGKUP
PERJALANAN
DINAS/BISNIS PIMPINAN
 Pengertian Perjalanan
Dinas/Bisnis Pimpinan
 Persiapan Perjalanan
Dinas/Bisnis Pimpinan
 Mengatur Jadwal
Perjalanan Dinas/Bisnis
Pimpinan
 Membuat Laporan
Perjalanan Dinas/Bisnis
Pimpinan
LOGO

PERJALANAN DINAS/BISNIS
PIMPINAN

Tujuan Pembelajaran
Peserta mampu menjelaskan pengertian
perjalanan dinas/bisnis, mengatur jadwal
perjalanan dinas/bisnis dan membuat
laporan perjalanan dinas/bisnis pimpinan
LOGO

PENGERTIAN PERJALANAN
DINAS/BISNIS

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang

dilakukan oleh seorang karyawan atau
pegawai suatu lembaga atau perusahaan
yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan
 LOGO

Tugas Staf Administrasi

1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?

2. Mempersiapkan materi dan dokumen yang diperlukan oleh pimpinan
3. Mengurus keberangkatan sampai kepulangan
4. Menyiapkan tiket, baik untuk keberangkatan maupun kepulangan
5. Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan dinas (Hotel/penginapan
yang dipilih pimpinan atau yang ditentukan oleh lembaga/perusahaan)
6. Apabila staf administrasi ikut serta dalam perjalanan dinas ia bertugas
membuat laporan perjalanan dinas pimpinan tersebut
7. Dokumen perjalanan dinas yang harus dipersiapkan oleh staf
administrasi tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam
perjalanan dinas
LOGO
Macam Macam Perjalanan
Dinas/Bisnis

1. Perjalanan dinas/bisnis dalam negeri

a. Perjalanan bisnis antar
kota/kabupaten dalam satu provinsi
b. Perjalanan bisnis antar provinsi
2. Perjalanan dinas/bisnis luar negeri atau
antar negara
LOGO Persiapan Perjalanan
Dinas/Bisnis Pimpinan
Meliputi:

1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas/Bisnis

2. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas/Bisnis
3. Persiapan Transport dan Akomodasi
4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis
5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas/Bisnis
 Persiapan Rencana Perjalanan
Dinas/Bisnis
Siapa yang bertanggung jawab dalam
1 perjalanan dinas/bisnis

Tujuan utama perjalanan dinas/bisnis

2 pimpinan

Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara

3 perjalanan dinas/bisnis yang meliputi keberangkatan,
kedatangan dan persinggahan

Prosedur tentang transport dan hotel yang

4 biasa dipakai

Persiapan Pembiayaan Perjalanan

5 Dinas/Bisnis
Persiapan Rencana Perjalanan
Dinas/Bisnis
Pemesan tiket dan hotel
6
Peraturan kepabeanan/bea cukai
7
Ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa
8 ke kabin pesawat

Cara memperoleh penggantian ongkos

9 perjalanan

Dokumen/materi apa yang perlu

10 dipersiapkan
LOGO

Persiapan Dokumen
Perjalanan Dinas/Bisnis

1. Dokumen Internal
a. Surat Tugas
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas
1) SPPD Rutin
2) SPPD Proyek
LOGO

Persiapan Dokumen
Perjalanan Dinas/Bisnis

2. Dokumen Eksternal
a. Paspor
b. Visa
c. Surat Keterangan fiskal
d. Exit Permit
e. Sertifikat Kesehatan
f. Tiket Tranportasi
g. Voucher Penginapan
LOGO

Tugas Kelompok

1. Surat Tugas, Kel. 1

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas
3. Paspor Kel. 2
4. Visa
5. Surat Keterangan fiskal Kel. 3
6. Exit Permit
7. Sertifikat Kesehatan
8. Tiket Trasportasi Kel. 4
9. Voucher Penginapan
LOGO

SURAT TUGAS

Surat Tugas adalah surat yang berisi

penugasan seseorang pejabat/pegawai
guna melaksanakan tugas yang
diberikan oleh organisasi atau kantor
dan untuk kepentingan kantor.
.
 Surat Tugas
PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Jalan Tambang Ilmu No. 44
BEKASI

SURAT TUGAS
Nomor: 234/PPAP/XII/2014

Kami Direktur Pusat Pengembangan Administrasi Perkantoran memberikan tugas kepada:

Nama : Drs. Mujiyono
NIP : 132345543
Jabatan : Dosen pada PPAP
Untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan:
Hari : Senin
Tanggal : 10 Desember 2014
Temnpat : Hotel Lestari, Cipayung, Bogor

Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung
jawab.

Bekasi, 5 Desember 2014

Direktur PPAP

Drs. Slamet Siswadi, MM

LOGO

SURAT PERJALANAN DINAS

Surat Perjalanan Dinas adalah surat yang

memuat keterangan tentang penugasan
seseorang pejabat atau pegawai suatu
kantor untuk bertugas ke suatu wilayah
dalam jangka waktu yang telah ditentukan
dan dengan biaya kantor.
.
 Surat Perjalanan Dinas
LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA
Jalan Diponegoro 45
JAKARTA

SURAT PERJALANAN DINAS

NOMOR: 341/C.12/XII/2014

Dalam rangka menjalin kerjasama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali, kami memberi tugas
kepada:
Nama : Drs. Agus Budihartanto
Jabatan : Kabag Litbang LPK Tunas Jaya
Alamat : Jalan Diponegoro 45, Jakarta
Untuk melakukan dinas ke Denpasar, Bali, adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan
ketentuan sebagai berikut:
Berangkat : 3 Desember 2014
Kembali : 8 Desember 2014
Kendaraan : Pesawat
Akomodasi : Hotel kelas melati
Semua biaya perjalanan, konsumsi, dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas
menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikian harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna
kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.
Jakarta, 1 Desember 2014
Direktur,

Dra. Trei Puspita H

 PASPOR
Paspor adalah identitas
warga negara yang akan
melakukan perjalanan
keluar negeri

Masa berlaku paspor (lima)

5 tahun

Paspor untuk perjalanan

kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar
Negeri, sedangkan untuk
umum diterbitkan oleh
kantor Imigrasi setempat
 PASPOR
Dokumen-dokumen Data paspor
pembuatan paspor
 Nomor paspor
 Kartu tanda penduduk  Nama pemegang paspor
 Kartu keluarga  Jenis kelamin
 Ijazah pendidikan terakhir  Kewarganegaraan
 SK Pengangkatan Pegawai  Tempat dan Tgl. Lahir
 SK catatan kepolisian  Tgl. dikeluarkan paspor
 Akta kelahiran  Tgl. Masa berlaku
 Surat tugas dari Instansi  Kantor yg mengeluarkan
 Foto
 Alamat
 Lembar untuk exit permit
 Macam-macam Paspor

1. Paspor biasa (bersampul

warna hijau)
2. Paspor dinas
(bersampul warna biru)
3. Paspor Diplomati
(bersampul warna
hitam)
4. Paspor Haji (bersampul
warna coklat)
5. Paspor khusus
(bersampul warna
merah dan biru muda)
 VISA
Visa adalah izin tinggal
disuatu negara untuk
periode tertentu

Visa berupa keterangan

tertulis di atas selembar
formulir, biasanya
ditempel disalah satu
halaman paspor
 Syarat-syarat untuk mendapatkan Visa

1.Menunjukkan paspor yang masih berlaku

2.Bukti perizinan memasuki suatu negara
yang ada di paspor
3.Mempunyai tiket pulang pergi ke negara
yang dituju
4.Membawa persiapan uang untuk menjamin
keadaan disana
5.Membayar biaya yang telah ditentukan oleh
kedutaan
6.Menyerahkan pas foto berwarna
 Macam-macam Visa
1. Transit visa, visa yang
diberikan kepada seseorang
yang singgah (1-3 hari)
2. Tourist visa, visa untuk
orang-orang perjalanan
pariwisata
3. Bussiness visa, visa untuk
para pebisnis
4. Diplomatic visa, visa untuk
para pejabat kedutaan
5. Official visa, visa untuk
pejabat resmi suatu negara
6. Immigrant visa, visa untuk
para imigran
LOGO

SURAT KETERANGAN FISKAL

Fiskal adalah biaya pajak yang harus

dibayar oleh setiap warga negara
Indonesia yang akan berangkat ke luar
negeri
.
LOGO

EXIT PERMIT

Exit permit yaitu bukti dari imigrasi

setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan negara yang
bersangkutan
.
LOGO

SERTIFIKAT KESEHATAN

Sertifikat kesehatan adalah surat

keterangan imunisasi untuk vaksinasi
penyakit tertentu
.
LOGO

TIKET TRANSPORTASI

Transportasi merupakan media

pemindahan dari satu tempat ketempat
lain
.
LOGO

VOUCHER PENGINAPAN

Sebelum pimpinan tugas sebaiknya

adminstrasi kantor harus sudah
membeli voucher kamar hotel.
Didalam voucher tercantun, nama
pemesan, nama hotel, nomor kamar, tgl
masuk dan tgl keluar
.
LOGO

PERSIAPAN TRANSPORTASI
DAN AKOMODASI

Mempersiapkan Transportasi
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh staf
administrasi dalam penyusunan perencanaan transportasi,
yaitu :
1. Prinsip efisiensi dan efektivitas, penentuan jenis
transportasi yang akan digunakan oleh pimpinan
harus didasarkan pada prinsip efisien dan efektif.
2. Transportasi meliputi :
Transportasi keberangkatan
Transportasi kepulangan
Transportasi lokal selama menjalanan tugas
kedinasan
 PERSIAPAN TRANSPORTASI
Perjalanan Dinas Lewat
Darat
 Dengan kendaraan milik
pribadi

 Dengan kendaraan milik

lembaga/perusahaan

 Dengan menggunakan
jasa angkutan umum,
misalnya Bus, Kereta
Api, jasa biro travel, dll
 PERSIAPAN TRANSPORTASI

 Perjalanan Dinas
Lewat Laut

 Perjalanan dinas lewat

laut adalah perjanalan
dinas menggunakan
kapal laut.
 PERSIAPAN TRANSPORTASI

 Perjananan Dinas
Lewat Udara

 Perjalanan dinas lewat

udara adalah
perjalanan dinas
menggunaan kapal
udara (pesawat
terbang), misalnya :
maskapai Garuda Air,
Lion Air, Sriwijaya Air,
Batavia Air, dll.
 PERSIAPAN AKOMODASI

Beberapa hal yang harus dilakukan ketika

mempersiapkan penginapan untuk perjalanan
bisnis pimpinan, antara lain:
 Pemesanan kamar, Pemesanan kamar dapat dilakukan
dengan alat komunikasi
 Check in, Check in dilakukan dibagian reservation
(pemesanan) yakni jika pemesanan telah mengetahui
bahwa kamar yang diinginkan tersedia
 Cara pembayaran, Pembayaran dilakukan pada saat
check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan
lamanya waktu penginapan. Pembayaran ini hanya
untuk kamar
 Check out, Check out pada umumnya dilakukan pada
pukul 12.00 wib hari terakhir dengan memberikan
kunci kamar dan pemeriksaan barang-barang yang
dibawa
 PERSIAPAN AKOMODASI

Mempersiapkan pembiayaan perjalanan

dinas/bisnis pimpinan
 Biaya Transportasi, meliputi :
a. Biaya transportasi pulang pergi
b. Biaya transportasi lokal selama dalam perjalanan
dinas
 Biaya Akomodasi
 Biaya acara kegiatan atau biaya kontribusi acara
kegiatan, misalnya biaya seminar, biaya rapat kerja
yang harus dibayar kepada pihak penyelenggara
 Uang saku selama dalam perjalanan dinas
 Uang lunsum/uang harian
 Biaya lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas
 PERSIAPAN AKOMODASI

Hak-hak yang diperoleh pimpinan dalam rangka

perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan peraturan
yang berlaku di lembaga/perusahaan. Misalnya :
perjalanan dinas untuk Kepala Bidang :

 Transportasi, berhak mendapatkan kelas

eksekutif
 Biaya akomodasi (hotel) berhak mendapat
kamar kelas President Suit, hotel berbintang
5 (lima)
 Uang saku perhari selama dalam perjalanan
dinas
 Uang lunsum perhari
 PERSIAPAN DAFTAR PERJALANAN
DINAS/BISNIS PIMPINAN
Daftar Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan:
 Waktu keberangkatan
 Tempat Tujuan Perjalanan Bisnis
 Jangka waktu perjalanan bisnis
 Jenis transportasi
 Tujuan perjalanan bisnis
 Kapan selesai/tiba kembali
 PERSIAPAN PEMBIAYAAN PERJALANAN
DINAS/BISNIS PIMPINAN

Jenis-jenis Pembiyaan Perjalanan Bisnis

Pimpinan :
 Biaya dokumen perjalanan
 Biaya transport
 Biaya Akomodasi
 Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara
 Biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
 Biaya konsumsi
 Biaya lumsum/uang harian
 LAPORAN PEMBIAYAAN
PERJALANAN BISNIS
Langkah-langkah yang harus dilakukan Adm.
Kantor/sekretaris dalam menyusun laporan
keuangan perjalanan bisnis pimpinan:
 Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran,
seperti kwitansi, bon, nota

 Mengelompokan bukti-bukti pengeluaran

 Menjumlah secara keseluruhan pos

pengeluaran tersebut
LOGO
PERJALANAN DINAS/BISNIS
PIMPINAN

TERIMAKASIH