AUTOMASI UNTUK MEMPERCEPAT

PROSES STOCK OPNAME GUDANG

(DARI 3 HARI MENJADI 12 JAM)

JUARA 1 AREA C-1

(2015)

JUARA 1 AREA C-1

(2016)

TEAM QCC NON TEKNIS

(TRANSTEAM)
2018
DATA CIRCLE DATA TIM ADVISOR

TRANS_TEAM ARRY CHRISTIANTO

Nama Circle : AUTOMASI STOK OPNAME GUDANG KTU
Nama Perusahaan : PT. Astra Agro Lestari Tbk
video_profile
Site : Lestari Tani Teladan 1
Departement -Sub Dept : Administrasi-Gudang
Tanggal dibentuk : 20 January 2015 FASILITATOR LEADER
Total Pertemuan : 20x (March 2015-June 2017) GUSTI NGURAH PS KR 1 DATA CENTER
DIDIK KARYONO KABAG KEUANGAN
Riwayat Tema : Tema ke-3
Pencapaian :
1st QCC Non Teknis - Site LTT 2015
1st QCC Non Teknis - Area C1 2015
1st QCC Non Teknis - Site LTT 2016
1st QCC Non Teknis - Site LTT 2016
4nd QCC Non Teknis - HO AAL 2016 MEMBER
TUNUT KR BUYER R TIBORTIUS R KR 1 GUDANG
JUARA 1 AREA C-1
(2015)
JUARA 4
ASTRA AGRO
(2016)

AGUS TRI S MDR 1 WORKSHOP DIDI NOVALDI HELPER GUDANG

JUARA 1 AREA C-1

(2016)

P Jan-18 Feb-18 Mar-18 Apr-18 May-18 Jun-18 Jul-18

JADWAL KEGIATAN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
R
P
1. MENENTUKAN TEMA
Plan R
P
2. MENCARI PENYEBAB MASALAH
R
P P
Do 3. MENENTUKAN PENYEBAB MASALAH
R
P
4. MERENCANAKAN PERBAIKAN
R
Check D 5. MELAKSANAKAN PERBAIKAN
P
R
P
6. MENELITI HASIL PERBAIKAN
R
Action C P
7. MEMBUAT STANDARISASI
R
P
A 8. MEMBAHAS MASALAH BERIKUTNYA
R
 LANGKAH 1 : MENENTUKAN TEMA & JUDUL

Berdasarkan data yang diambil pada bulan November 2017, terdapat beberapa masalah yang
sering menjadi kendala di bagian administrasi Gudang sebagai berikut:

Frekuensi Kejadian
No Permasalahan Kode
Nov-17 Dec-17 Jan-18 Rata - Rata % Akum
1 Stok Opname lambat A 3 4 4 3.7 58% 58%
2 Input MR sering telat B 2 1 2 1.7 26% 84%
3 Pengambilan Barang sering lambat C 1 1 0 0.7 11% 95%
4 Pelayanan Solar sering lambat D 1 0 0 0.3 5% 100%

DIAGRAM PARETO ALASAN PEMILIHAN TEMA DAN JUDUL

1) Berdasaran data, frekuensi masalah terbesar

sebanyak 58%
2) Berdasarkan diagram pareto masalah
3) Kesepakatan team QCC TRANSTEAM yang
disetujui advisor.

Ditetapkan tema dan judul sbb:

Tema: Stok Opname Gudang Lambat

Judul: Automasi untuk mempercepat Stok
Opname Gudang
 FLOW PROSES STOK OPNAME GUDANG

BARANG BARANG BARANG BARANG

STOK IFS B
A C D

MENUJU RAK MENUJU RAK MENUJU RAK MENUJU RAK

MENARIK DATA DAN MENGHITUNG DAN MENGHITUNG DAN MENGHITUNG DAN MENGHITUNG
STOK IFS JUMLAH BARANG JUMLAH BARANG JUMLAH BARANG JUMLAH BARANG

1 2 3 4 5
HASIL LAPORAN
STOK OPNAME
PROSES
STOK OPNAME

AREA
IMPROVEMENT

2
FORMAT 3 FORMAT
HARD COPY 4 SOFT COPY
STOK OPNAME 5 SROK OPNAME
6
 Langkah 2 : MENETAPKAN TARGET

Berdasarkan hasil kalibrasi, stok opname yang sering di lakukan yaitu selama 4.8 Hari,
Dengan menggunakan sistem automasi, team QCC Transteam menetapkan target
waktu stok opname adalah 1.8 hari.
Rincian perhitungan waktu yang dibutuhkan dalam proses monitoring dokumen adalah
sbb: WAKTU
TAHAP PROSES SEBELUM
TARGET
IMPROVEMENT
TARIK DATA IFS 5 Menit 0
BUAT FORM MANUAL 5 Menit 0 TARGET
12.8 JAM
MENGHITUNG JUMLAH BARANG 1 Menit x 1500 Kode Part/3 ORG 8.3 Jam 8.3 Jam
MELIHAT KODE PART DI BINCARD 1 Menit x 1500 Kode Part/3 ORG 8.3 Jam 0
MENCARI KODE PART DI FORM MANUAL 1 Menit x 1500 Kode Part/3 ORG 8.3 Jam 0
INPUT DATA KE FORM 0.5 Menit x 1500 Kode Part/3 ORG 4.5 Jam 4.5 Jam
INPUT DATA KE KOMPUTER 1 Menit x 1500 Kode Part/3 ORG 8.3 Jam 0
TOTAL WAKTU 33.5 jam 12.8 Jam
4.7 Hari Kerja 1.8 Hari Kerja
LANGKAH 2 : MENENTUKAN TARGET

TARIK
BUAT FORM DATA IFS
MANUAL

G
OLDEN
OAL

MENGHITUNG MENCARI MENCARI INPUT DATA

JUMLAH KODE PART KODE PART KE FORM
BARANG PADA BINCARD PADA FORM MANUAL

HASIL DATA INPUT DATA

STOCK OPNAME KE KOMPUTER
LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB

METODE MANUSIA

MEMBUTUHKAN BELUM ADA

BANYAK TAHAP JADWAL KHUSUS

PROSES STOK PELAKSANAAN

OPNAME DI LAKUKAN
MEMBUTUHKAN
BERSAMAAN DENGAN STOK
WAKTU TERLALU PENGELUARAN
PANJANG BARANG OPNAME
MEMBUTUH
KAN WAKTU
TEMPAT BARANG
ALAT STOK OPNAME LAMA
BELUM TERTATA
TIDAK PRAKTIS

KESULITAN DALAM
PENCARIAN ALAT STOK OPANAME
MASIH MANUAL

BELUM ADA
PEMISAHAN

MATERIAL
ALAT
 TABEL PENYEBAB DOMINAN

DAMPAK YANG PROSE AKUM

FAKTOR PENYEBAB NILAI NTASE ULASI
DITIMBULKAN

Tempat barang belum Kesulitan dalam pencarian

Material 35 41% 41%
terpisah part ketika stok opname

Stok opname Proses stok opname terlalu

Metode membutuhkan banyak panjang dan membutuhkan 23 27% 68%
tahap waktu yang lama

Pekerjaan PIC gudang tidak

Alat Stok opname Masih
Alat praktis dan membutuhkan 18 20% 88%
Manual
waktu lama

PIC gudang kesulitan karena

Belum ada jadwal khusus harus melayani
Manusia 10 12% 100%
untuk stok opname pengeluaran barang dan
stok opname
 Langkah 4 : MERENCANAKAN TINDAKAN PERBAIKAN

HOW
FAKTOR WHAT WHY HOW WHEN WHO WHERE
MUCH

Tempat Agar mudah

Tiborti Gudan
barang dalam Membuat nama atau M-1
Material Rp. us & g
belum pencarian kode rak Feb
Didi
terpisah part

Stok opname Agar proses

Stok Menyederhanakan
membutuhka M-1 Gusti & Kantor
Metode Opname proses Stok opname Rp. 0
n banyak Feb Tunut Besar
lebih cepat dengan sistem automasi
tahap dan mudah
Memanfaatkan
Alat Stok Agar
teknologi Menggunakan
Pekerjaan
opname sistem scan QR code M-1 Gusti & Kantor
Alat PIC stok Rp.,-
Masih untuk menggantikan Feb Peri Besar
opname
Manual input atau pengisian
lebih mudah
data manual

Belum ada
Agar Membuat jadwal
jadwal
Pekerjaan khusus untuk stok M-1 Agus Gudan
Manusia khusus untuk Rp. 0
PIC gudang opname per bulan Feb tri g
stok opname
lebih mudah
 Langkah 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Faktor What Why How How Much When Who Where

Tempat
Tibort
barang Agar mudah dalam Membuat nama M-1
Material Rp. ius & Gudang
belum pencarian part atau kode rak Feb
Didi
terpisah

AREA
IMPROVEMENT
 Langkah 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Faktor What Why How How Much When Who Where

Metode Menyederhana
Stok opname
Agar proses Stok kan proses Stok Gusti
membutuhk M-1 Kantor
Opname lebih cepat opname Rp. 0 &
an banyak Feb Besar
dan mudah dengan sistem Tunut
tahap automasi

G
AREA
IMPROVEMENT OLDEN
OAL
 Langkah 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN

How
Faktor What Why How When Who Where
Much
Alat
Alat Stok Memanfaatkan teknologi
Agar Pekerjaan
Menggunakan APK HP Guda
opname PIC stok
untuk menggantikan input Rp.,- M-1 Feb Gusti ng
Masih opname lebih
atau pengisian data
Manual mudah
manual

IMPROVEMENT IMPROVEMENT

ALAT KERJA SUDAH MODERN DAN

PRAKTIS
ALAT KERJA MASIH MANUAL

Input
Menu stok
utama
Login

Apk
 Langkah 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
How
Faktor What Why How When Who Where
Much
Belum ada
jadwal Agar Pekerjaan Membuat jadwal khusus
M-1 Agus Guda
Manusia khusus PIC gudang lebih untuk stok opname per Rp. 0
Feb tri ng
untuk stok mudah bulan
opname
IMPROVEMENT

Pelayanan guang
parallel dengan stok
opname gudang
 Langkah 6 : EVALUASI HASIL

Berdasarkan hasil evaluasi, perbandingan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan

stok opname antara sebelum improvement (manual) dan setelah improvement
(Otomasi) adalah sbb:
SEBELUM IMPROVEMENT SETELAH IMPROVEMENT
TAHAP PROSES Waktu TAHAP PROSES Waktu
TARIK DATA IFS 5 Menit Tidak Perlu lagi 0 Menit
1). Login Ke IFS
2). Tarik Stok Gudang
BUAT FORM MANUAL 5 Menit Tidak Perlu lagi 0 Menit
1). Copy Data dari tarikan IFS ke File Exl
2). Hilang colom yang tidak perlu

TARGET
3). Seting data untuk di print
MENGHITUNG JUMLAH BARANG 8.3 JAM MENGHITUNG JUMLAH BARANG 8.3 JAM
1). Mendatangi tempat barang 1). Mendatangi tempat barang
2). Menghitung jumlah barang
MELIHAT KODE PART DI BIN CARD 8.3 JAM
2). Menghitung jumlah barang
Tidak Perlu lagi 0 Menit
TERCAPAI
1). Mengambil Bincard
2). Mengingat 7 digit kode part di bincard HANYA
1 HARI
MENCARI KODE PART DI FORM MANUAL 8.3 JAM Tidak Perlu lagi 0 Menit
1). Mengingat kode part
2). Mencocokan kode part
MENGINPUT DATA DI FORM MANUAL
1). Input data ke form
4.5 JAM INPUT DATA KE GADGET
1). Scan barcode
4.5 JAM
KERJA
2). Input jumlah stok
MENGINPUT DATA KE KOMPUTER 8.3 JAM Tidak Perlu lagi 0 Menit
1). Mencari kode part yang sama
2). Input data stok
TOTAL WAKTU 33.5 jam 12.5 Jam
4.8 Hari Kerja 1.8 Hari Kerja

9
8.3 8.3 8.3 8.3 8.3
8

7
WAKTU (JAM/MENIT)

6
5 5
5 4.5 4.5

1
0 0 0 0 0
0
TARIK DATA IFS BUAT FORM MANUAL MENGHITUNG JUMLAH MELIHAT KODE PART DI MENCARI KODE PART DI INPUT DATA KE FORM INPUT DATA KE KOMPUTER
BARANG BINCARD FORM MANUAL

SEBELUM IMPROVEMENT SETELAH IMPROVEMENT

 PERBANDINGAN WAKTU YANG DIBUTUHKAN UNTUK MELAKUKAN STOK
OPNAME SEBELUM DAN SESUDAH IMPROVEMENT

CHART TITLE
3.5

3
3
2.5
WAKTU (HARI)

1.5

1
1
0.5

SEBELUM SESUDAH
Sebelum Improvement waktu yang dibutuhkan untuk melakukan stok
opname adalah 4.8 Hari / 33.8 Jam. Setelah improvement waktu yang
dibutuhkan lebih cepat menjadi 1.8 Hari / 12.5 Jam.
 DAMPAK QCDSM

FAKTOR INDIKATOR SEBELUM IMPROVEMENT SETELAH IMPROVEMENT

Qty stok opname tidak akan

Akurasi qty stok Qty stok opname kadang tidak salah karena di input lewat
QUALITY
opname bisa terbaca karena tulisan. gadget dan termonitor secara
on line.

COST Biaya Stok Opname

Proses stok opname Proses stok opname

Proses stok opname
DELEVERY membutuhkan waktu yang lama membutuhkan waktu lebih
gudang
( 3 hari) cepat (1 hari)

SAFETY - -

Kenyaman kerja PIC PIC gudang kurang nyaman PICgudang lebih nyaman
gudang karena stok opname bekerja karena pekerjaan stok
MORALE membutuhkan waktu lama opname membutuhkan waktu
lebih singkat
 Langkah 7 : STANDARISASI

TAHAP
STANDAR PROSES STANDAR ALAT STANDAR HASIL
PROSES

RAK Semua barang tertata rapi Rak barang teridentifikasi Semua barang di tempatkan di
BARANG di tempat barang menggunakan id rak barang dan mempunyai ID

Mengupload hasil tarikan Menggunakan computer dan di

TARIK DATA Semua data stok terupdate di
data IFS ke system stok lakukan ketika akan melakukan
IFS system stok opaname
opname stok opname

MENGHITU
Menghitung jumlah barang Semua barang terhitung
NG JUMLAH -
yang akan kita data ketika stok opname
BARANG

Semua barang yang sudah

Semua barang yang sudah terhitung terinput di gadget
INPUT DATA terhitung terinput di Input data menggunakan gadget dan dapat di lihat di web
gadget online
TERIMA KASIH