Responsibility

centers :
Revenue and
Expense Centers
Chapter 4
Anthony & Govindarajan
 Responsibility center
• Responsibility center adalah unit
organisasi yang dikepalai oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab
terhadap suatu aktivitas
• Adanya responsibility center adalah untuk
memenuhi satu atau lebih tujuan.
Perusahaan mempunyai tujuan dan senior
management menggunakan strategi untuk
mencapai tujuan tersebut. Dengan adanya
responsibility center,membantu
perusahaan untuk mencapai tujuan
tersebut.
Core operation of responsibility center

Inputs Output

Work
Resources Good or
used, Capital services
measured
by cost

Input berupa materials,labor,dan jasa

Working capital :inventory,receivables,
equipment,dan aktiva lain
Output bisa berupa tangible dan intangible.
Pada production plant, output berupa barang dan
pada staff unit seperti human resources,
transportation,engineering,accounting dan
administration, outputnya berupa jasa
 Relation between input dan output

• Manajemen bertanggung jawab untuk

mengoptimalkan hubungan antara input dan
output. Pada beberapa center hubungan input
dan output adalah causal dan direct, sepertinya
contohnya pada production department dimana
inputnya adalah raw material dan outputnya
adalah finished goods
• Pada beberapa situasi, input tidak berhubungan
langsung dengan output. Contohnya adalah
advertising exp sebagai input yang bertujuan
untuk meningkatkan revenue tetapi revenue
dipengaruhi oleh banyak faktor selain advertising
dan hubungan antara advertising dan revenue
jarang dibahas,keputusan manajemen untuk
meningkatkan advertising expenditures biasanya
berdasarkan judgement daripada data.
 Measuring Inputs and outputs
• Input yang digunakan dalam responsibility center
dapat dinyatakan sebagai physical measurements
seperti hours of labor, quarts of oil, reams of paper
dan kilowatt hours of electricity. Dalam sistem
pengendalian manajemen,ukuran ini ditranslasikan ke
monetary term. Hasil dari penjumlahan monetary
disebut sebagai cost. Jadi cost merupakan jumlah
sumber daya yang digunakan oleh suatu responsibility
center yang diukur dalam bentuk uang
• Mengukur cost suatu input lebih mudah dibandingkan
dengan mengukur value suatu output. Contohnya
adalah annual revenue mungkin merupakan alat
pengukuran yang penting suatu profit tetapi figure
tersebut tidak akan menunjukkan semua yang
dilakukan organisasi selama tahun tersebut. Input
seperti R&D, human resources training, advertising
and sales promotion tidak akan mempengaruhi output
suatu tahun dimana biaya tersebut terjadi
 Efficiency and Effectiveness
• Konsep input, output dan cost dapat digunakan
untuk menjelaskan arti dari efisiensi dan efektivitas.
• Efisiensi merupakan rasio antara output dan input
atau jumlah output per unit input. Dikatakan efisiensi
bila (1) jika resources yang digunakan lebih sedikit
tetapi bisa menghasilkan output yang sama atau (2)
jika resources digunakan dalam jumlah yang sama
tetapi menghasilkan output yang lebih besar.
• Efektivitas ditentukan oleh hubungan antara output
suatu responsibility center dengan tujuan yang
hendak dicapai. Karena tujuan dan output sulit untuk
dikuantitatifkan maka efektivitas cenderung
subjektif.
• Setiap responsibility center harus efisien dan efektif.
• Suatu responsibility center dikatakan efisien bila
melakukan sesuatu secara benar dan efektif bila
melakukan hal yang benar.
The role of profit
• Tujuan utama suatu organisasi yang berorientasi
profit adalah mencapai profit sehingga profit
merupakan pengukuran efektivitas yang penting.
• Profit diperoleh dari revenue dikurangi
expenses,sehingga profit juga mengukur
efisiensi.
• Problem yang muncul berkaitan dengan
menyeimbangkan antara efektif dan efisiensi
adalah siapa yang efektif tetapi tidak efisien
dengan siapa yang menggunakan input lebih
sedikit tetapi menghasilkan lebih sedikit dari pada
ouput yang optimal.
 Types of Responsibility
Centers
• Ada 4 tipe responsibility center yaitu
revenue centers, expense centers, profit
centers dan investment centers.
• Pada revenue centers,output diukur dalam
monetary terms, pada expenses centers
input diukur, pada profit centers revenue
(output) dan expenses (input) diukur dan
pada investment centers hubungan antara
profit dan investasi diukur.
• Setiap responsibility center membutuhkan
sistem planning dan control yang berbeda.
 Revenue centers
• Pada revenue center,output diukur dalam
monetary terms tetapi tidak ada usaha
formal untuk menghubungkan input
(expenses atau cost) ke output.
• Contoh revenue centers adalah
marketing/sales units yang tidak memiliki
otoritas untuk menetapkan selling prices
dan tidak dibebankan untuk biaya suatu
produk yang mereka pasarkan
 Expense Center
• Adalah responsibility centers dimana input diukur
dalam satuan uang dan output tidak diukur.
• Ada 2 macam expenses yaitu engineered dan
discretionary.
• Engineered cost adalah jumlah tertentu dari
biaya yang diestimasi dengan reasonable reability
contoh : direct labor,direct material,
component,supplies dan utilities
• Discretionary cost (managed costs) adalah biaya
tidak bisa diestimasi dengan mudah sehingga
biaya yang terjadi merupakan management
judgment
 Engineered Expense Centers
• Memiliki beberapa karakteristik yaitu:
1. Inputnya dapat diukur dengan monetary term
2. Inputnya dapat diukur dengan physical term
3. Jumlah dollar yang optimal dari input dibutuhkan
untuk memproduksi satu unit output dapat
ditentukan
• Engineered costs biasanya dapat ditemukan pada
manufacturing operations.
• Pada warehousing, distribution,trucking dan unit-unit
yang sama dalam marketing organization dapat
menjadi engineered expense centers,responsibility
center tertentu dalam administrative and support
dept contohnya account receivable, account payable
dan payroll pada controller dept, personnel records
and cafetaria pada human resources dept,
shareholder record pada corporate secretary dept.
Pada intinya engineered exp centers tersebut berada
didalam departemen yang discretionary exp centers
Engineered Expense Centers
• Pada engineered exp center,output dikalikan
dengan standard cost tiap unit produksi
mengukur biaya dari tiap finished product
• Selisih antara teoritikal dengan aktual
menyatakan pengukuran efisiensi
• Engineered exp center diukur tidak hanya dari
segi biaya tetapi juga kualitas dan volume
produksi sebagai alat pengukur efisiensi. Manager
dari engineered exp centers bertanggung jawab
untuk aktivitas seperti training and employee
development yang tidak berhubungan dengan
produksi saat ini
• Engineered exp center mengacu pada
responsibility centers dimana engineered cost
menonjol tetapi tidak diimplikasikan bahwa
estimasi valid engineered dapat dibuat untuk tiap
item biaya
 Discretionary Expense Centers
• Meliputi administrative and support units (contoh
accounting, legal, industrial relations, public
relations,human resources), research and
development operations, dan marketing activities.
Output dari centers ini tidak dapat diukur dalam
satuan mata uang.
• Discretionary exp center merefleksikan keputusan
manajemen berkaitan dengan kebijakan tertentu
• Perbedaan antara budget dengan actual tidak
mengukur efisiensi dan tidak berkaitan dengan nilai
output.
• Jika actual tidak melebihi budget berarti manajer
berada didalam anggaran tetapi anggaran tidak
digunakan untuk memprediksi jumlah optimal dari
pengeluaran juga bukan berarti menunjukkan kinerja
yang efisien.
 General control characteristics dalam
discretionary exp center
Budget preparation

• Management memformulasikan anggaran dengan

menentukan pentingnya job yang dilakukan. Pekerjaan
yang dilakukan dibagi menjadi 2 kategori umum yaitu
continuing dan special.
• Continuing work dilakukan secara konsisten dari tahun ke
tahun seperti persiapan financial statements oleh
controller. Special work berkaitan dengan projek tertentu
seperti developing and installing sistem profit budgeting
pada divisi yang baru
• Teknik yang digunakan adalah management by
objectives, a formal process in which a budgetee proposes
to accomplish specific jobs and suggests the measurement
to be used in performance evaluation
• Perencanaan dalam discretionary exp centers untuk
pengeluaran yang tidak direncanakan dilakukan dalam 2
cara yaitu incremental budgeting atau zero base review
 Incremental Budgeting
• Pada model ini, level biaya saat ini
merupakan awal pembentukan budget.
Jumlah ini disesuaikan degnan inflasi,
antisipasi perubahan job, special job.

• Terdapat dua hal dalam incremental

budgeting yaitu (1) level biaya saat ini
diterima dan tidak diperiksa ulang selama
proses penyusunan budget (2) manajer
dari centers ini cenderung ingin
meningkatkan level jasa dan cenderung
meminta tambahan sumber daya.
Tendensi ini disebut sebagai Parkinson’s
second law : overhead cost cenderung
meningkat
 Zero based review
• Membuat analisa tiap discretionary exp center
pada rolling schedule sehingga semua direview
paling sedikit sekali tiap 5 tahun.
• Pertanyaan yang timbul berkaitan dengan analisa
ini adalah (1) should the function under review be
performed at all?Does it add value from the
standpoint of end use customers?(2) what should
the quality level be?Are we doing too much? (3)
should the function be performed in this way? (4)
How much should it cost?
• Zero based review memakan waktu dan dapat
menimbulkan traumatic pada manajer yang
direview
 Cost variability,Type of financial control dan
Measurement of performance pada discretionary
exp center
• Biaya pada discretionary tidak dipengaruhi oleh
fluktuasi jangka pendek. Contoh: manajemen
cenderung menyetujui perubahan yang berkaitan
dengan volume penjualan contohnya dengan
mengijinkan tambahan personel saat volume
meningkat dan layoff saat volume menurun.
• Saat manajer menambah personel,hal ini disebut
tidak ekonomis dan temporary layoff melukai moral.
• Financial control pada discretionary dilakukan
terutama pada tahap planning sebelum cost tersebut
terjadi
• Performance yang diukur bukan berkaitan dengan
mengevaluasi manajer.
• Kinerja diukur berdasarkan kontrol pada spending
sebelum budget tersebut dilakukan. Selain itu kontrol
pada discretionary berkaitan dengan nonfinancial
performance measures misalnya kualitas dari jasa
 Administrative and Support Centers
• Administrative center meliputi senior corporate
management dan business unit management,
dan manajer supporting staff units. Support
centers merupakan unit yang memberikan jasa
ke responsibility center yang lain.
• Control problems
Control dari administrative expenses sulit
dilakukan karena (1) kesulitan dalam mengukur
output (2) terjadinya ketidakselarasan antara
tujuan staff dept dengan perusahaan secara
keseluruhan
• Budget preparation
Anggaran biasanya terdiri dari daftar expenses
dimana anggaran tersebut dibandingkan dengan
actual expenses.
 Research and development centers
• Control problems
Kesulitan dalam menghubungan hasil ke input
dan kurangnya keselarasan tujuan.
• The R&D Continuum
Aktivitas yang berkaitan dengan R&D merupakan
satu kesatuan, dengan basic research pada 1
ekstrim dan product testing pada ekstrim lain.
Basic research punya 2 karakteristik : (1) it is
unplanned with management at best specifying
the general area to be explored (2) there is often
a significant time lapse between the initiation of
research and the introduction of a successful new
product. Pada proyek yang meliputi product
testing, dapat diestimasi waktu dan keuangan
yang dibutuhkan meskipun tidak setepat pada
aktivitas produksi tetapi cukup akurat untuk
membandingkan antara aktual dengan anggaran.
 Research and development centers
• R&D program
tidak ada cara spesifik untuk menentukan ukuran
optimal dari anggaran R&D. Banyak perusahaan
menggunakan % dari average revenue sebagai
dasar
Terdiri dari daftar program ditambah allowance
untuk unplanned work. Biasanya direview
tahunan oleh senior management.
• Annual budget
Bila perusahaan menetapkan program R&D
jangka panjang dan telah mengimplementasikan
program ini dengan sistem project approval,
persiapan tahunan R&D budget sangat
sederhana. Jika budget sejalan dengan strategic
plan, approval dilakukan secara rutin
 Research and development centers

• Measurement of performance
Management menerima 2 tipe laporan keuangan
berkaitan dengan R&D. Tipe 1 adalah
membandingkan forecast terakhir dari total cost
dengan jumlah yang disetujui tiap proyek yang
aktif.Hal ini disiapkan secara periodik oleh
executive yang mengontrol research spending.
Tipe 2 adalah laporan keuangan terdiri dari
perbandingan antara budget expenses dan actual
expenses pada tiap responsibility center.
Tujuannya adalah membantu peneliti untuk
mengantisipasi expenses dan meyakinkan bahwa
komitmen terhadap exp telah tercapai
 Marketing centers
• Dibagi dua yaitu aktivitas berkaitan dengan
memenuhi order (setelah order diterima), dan
yang lain berkaitan dengan usaha untuk
memenuhi order (sebelum order diterima)
• Logistic activities
meliputi transportation to distribution centers,
warehousing, shipping and delivery, billing and
the related credit function, and the collection of
account receivable.
Responsibility center pada fungsi ini sama dengan
expenses center pada pabrik manufaktur.
Beberapa merupakan engineering expenses
center yang dapat dikontrol melalui standard cost
dan adjusting budgets.
 Marketing center
• Marketing activities
meliputi test marketing, the establishment,
training dan supervision of sales force;
advertising and sales promotion
Teknik pengendalian pada logistic activities
berbeda dengan marketing activities karena pada
marketing activities berdampak pada volume
penjualan dan profit sehingga dapat mengalihkan
cost performance
• Kesimpulan : ada 3 tipe aktivitas, (1) order
filling/logistic activity (engineered exp) (2) the
generation of revenue yg dievaluasi dengan
membandingkan actual revenue dan unit yang
dijual dengan budgeted revenue dan units (3)
order getting costs (discretionary) krn tidak
seorang pun tahu berapa jumlah yang
seharusnya