PERENCANAAN DAN

PENGENDALIAN PENJUALAN
Pertemuan Ketiga
 Perencanaan Penjualan

Proses Perencanaan Penjualan bagian penting dari PPL,

karena:
a. Dasar bagi keputusan manajemen tentang pemasaran
b. Keputusan tsb. merupakan pendekatan terorganisir untuk
pembuatan Rencana Penjualan Komprehensif
Tujuan Rencana Penjualan, untuk :
a. Mengurangi ketidak pastian Pendapatan dimasa datang
b. Memasukkan kebijakan dan keputusan manajemen kedalam
proses perencanaan (misal: rencana pemasaran)
c. Memberikan infomasi penting bagi pembentukan elemen lain
dari rencana laba komprehensif
d. Memudahkan pengendalian manajemen atas kegiatan
penjualan yang dilakukan
2
 Ramalan vs Rencana Penjualan

Ramalan Penjualan (Sales Forecasting)

• Merupakan proyeksi teknis tentang permintaan pelang - gan
potensial diwaktu datang dengan menggunakan asumsi-
asumsi tertentu. Forecast penjualan mungkin ditolak,
dimodifikasi atau diterima oleh manajeman
Rencana Penjualan (Sales Planning) :
• Jika sales forecasting diterima maka dirubah menjadi
Rencana Penjualan. Jadi sales planning merupakan ke-
putusan manajemen yang didasarkan pada sales forecas ting,
setelah manajemen memasukkan berbagai pendapat
berkenaan dengan volume, harga, usaha-2 penjualan,
produksi dan keuangan
3
Sales Forecasting harus disampaikan kepada manajemen
untuk memperoleh keputusan, karena :
• Pengaruh tindakan manajemen terhadap kemampuan
penjualan sulit dikuantifikasi. Oleh karena itu unsur-2
pengalaman dan pendapat manajemen sebaiknya dima-
sukkan kedalam forecast penjualan, sehingga forecast
penjualan kemudian dapat diubah menjadi rencana
penjualan yang realistik
• Pendapat manajemen adalah penting untuk mengevaluasi
asumsi-2 yang digunakan oleh staf pembuat forecast, mi
sal asumsi perluasan pabrik, perubahan harga, program
promosi, skedul produksi, perluasan pemasaran dll.

4
 Tehnik Forecasting
Secara umum tehnik forecasting yang diterapkan
untuk memperoleh suatu sales forcasting dapat
dikelompokkan menjadi :
A. Forecast berdasarkan Judgement
B. Forecast berdasarkan Analisis
Statistika
C. Forecast berdasarkan Metode
Khusus

5
A. Forecast atas dasar Judgement
Dilakukan melalui pendapat Pimpinan Bagian
Pemasaran, para petugas pemasaran, para pe -
nyalur, konsumen maupun pendapat para akhli
B. Forecast atas dasar Analisis Statistika
1. Apabila dihitung berdasarkan data historis
dari satu variabel saja, digunakan cara :
a. Metode Trend Bebas.
b. Metode Trend Semi Average
c. Metode Trend Moment
d. Metode Trend Least Square

6
 2. Apabila dihitung berdasarkan data historis dari
satu variabel yang akan ditaksir dihubung- kan
dengan data historis ;ain yang mempunyai
hubungan kuat terhadap perkembangan variabel
yang ditaksir, digunakan cara :
a. Metode Korelasi.
b. Metode Regresi

3. Forecast berdasarkan Metode Khusus

Metode ini mempergunakan :
a. Analisi Industri
b. Analisis Produck Line
c. Analisis Penggunaan akhir
7
 Analisis Statistika

Data Penjualan PT. Binus :

Tahun Jumlah Penjualan (unit)
2000 140
2001 148
2002 157
2003 160
2004 169
Berdasarkan data diatas, dibuat sales fore-
cast tahun 2005 dan tahun berikutnya
8
 Metode Trend Bebas

170

160

150

140

2000 2001 2002 2003 2004 9

 Metode Trend Semi Average

Tahun Sales (Y) Total A v e r a g e X

1999 140 -1
2000 148 445 445/3 = 148,22 0
2001 157 1

2002 157 2
2003 160 486 486/3 = 162 3
2004 169 4

10
Membentuk persamaan : Y = a + bX dan melakukan
forecast nilai Y untuk nilai X yang ditentukan, dimana :
a = rata-2 kelompok 1 (X1)
b = selisih antara (X2) dengan (X1) dibagi demgan jumlah
data yang ada dalam 1 kelompok
Jadi :
a = 148,33
b= (162-148,33) : 3 = 4,5567
Dengan demikian persamaan yang terbentuk adalah :
Y = 148,22 + 4,5567 (X)
Maka forecast penjualan untuk tahun 2005 adalah :
Y = 148,22 + 4,5567(5) = 171,11
Maka forecast penjualan untuk tahun 2006 adalah :
Y = 148,22 + 4,5567(6) = 175,67
dst

11
 Metode Trend Moment

Tahun Sales (Y) Score (X) XY X²

2000 140 0 0 0
2001 148 1 148 1
2002 157 2 314 4
2003 160 3 480 9
2004 169 4 676 16
 774 10 1.618 30
Untuk mencari koefisien a dan b digunakan persamaan :
Y = n.a + b. X
XY = a. X + b . X²
n = banyaknya amatan x,y = 5

12
Selanjutnya digunakan metode substitusi :
I. 774 = 5.a + b (10) [ x 2]
II. 1.618 = 10.a + b (30) [ x 1]
1.548 = 10.a + 20.b
1.618 = 10.a + 30.b
- 70 = -10.b b=7
Substitusi: 774 = 5.a + 10 (7) a =5
maka persamaan trendnya : Y = 140,8 + 7 (x)
Forecast penjualan tahun 2005dan 2006 adalah :
Y = 140,8 + 7 (5) = 175,8
Y = 140,8 + 7 (6) = 182,8 dst.

13
 Metode Least Square (Kuadrat Terkecil)

Dalam hal ini terhadap data dilakukan pembagian

menjadi dua kelompok. Untuk data yg jumlahnya :

a. Genap : maka secore nilai X adalah : .. -5,-3,-1,1,3,5..

b. Ganjil : maka score nilai X adalah : …-2,-1,0,1,2 …

Selanjutnya koefisien a dan b dicari dengan rumus :

a = Y: n
b = XY : X²

14
Tahun Sales (Y) Score (X) XY X²
2000 140 -2 - 280 4
2001 148 -1 - 148 1
2002 157 0 0 0
2003 160 1 160 1
2004 169 2 338 4
 774 0 70 10
a = Y: n 774 : 5 = 154,8
b = XY : X² 70 : 10 = 7
Forecast penjualan tahun 2005 dan 2006 :
Y = 154,8 + 7(3) = 175,8
Y = 154,8 + 7(4) = 182,8 dst

15
 Rencana Penjualan Strategis dan Taktis

Sesuai dengan Program PPL, maka rencana Penjualan

Strategis (Strategic Long-range Sales Plan) dan Taktis
(Tactical Short-range Sales Plan) harus disusun.
Rencana Penjualan Strategis
• Perlu dibuat sebagai pendekatan praktis
• Merupakan proses awal dari proses perencanaan keseluruhan
• Disusun untuk jangka waktu 5 -10 tahun
• Memerlukan analis yang mendalam (a.l populasi penduduk, per -
tumbuhan ekonomi, proyeksi industri, tujuan-2 perusahaan)
• Strategi yang digunakan akan berpengaruh pada kebijakan harga
jk. panjang, pengembangan produk baru, inovasi produk sekarang,
arah/usaha pemasaran, eskpansi /perubahan distribusi, pola biaya
16
Rencana Penjualan Taktis
• Rencana penjualan jk. pendek yang meliputi 4 triwulan
mendatang dan triwulan pertama dirinci perbulan
• Disusun berdasarkan evaluasi dan revisi jangka pendek
• Pada setiap akhir bulan dan akhir triwulan rencana perlu
dievalu- asi dan direvisi (jika diperlukan) kemudian
ditambah satu periode budget yad. dan dihapus satu
periode budget yang telah dilalui
• Biasanya disusun dengan menunjukkan jenis produk,
harga per- unit, jumlah penjualan ( unit dan harga) dan
tanggung jawab pe- masaran (misal : daerah penjualan)

17
 Pedoman Manajemen dalam
Perencanaan Penjualan
Menyeluruh
• Proses perencanaan penjualan dan
tujuannya
• Perbandingan rencana penjualan strategis
dengan taksis
• Perencanaan penjualan dalam perusahaan
non manufaktur

18
Pengendalian atas Penjualan dan
Biaya-biaya yang Terkait
Harus dipandang sebagai kegiatan keseluruhan,
meliputi:
– volume penjualan
– pendapatan penjualan
– biaya promosi
– biaya distribusi

19
 Penyusunan Rencana Penjualan yang
Menyeluruh

Agar diperpoleh Rencana yang realistis manajemen

perlu menentukan langkah dalam penyusunan Rencana
Penjualan Komprehensif, yaitu :
• Langkah 1 : Penyusunan Pedoman Rencana Penjualan,
Membuat pedoman khusus manajemen untuk perencanaan pen-
jualan mencakup proses perencanaan penjualan dan pertang -
gung-jawaban perencanaan
• Langkah 2 - Penyusunan Ramalan Penjualan
Mempersiapkan satu atau lebih ramalan penjualan (pasar) yang
konsisten dengan pedoman Peramalan khusus termasuk asumsi-
asumsinya
20
• Langkah 3 - Penggabungan Data Relevan
Menyusun semua data lain yang relevan dalam pembuatan
rencana penjualan yang komprehensif
• Langkah 4 - Menyusun Rencana Penjualan Strategis
dan Taktis
Berdasarkan langkah 1,2 dan 3 diatas gunakan evaluasi mana-
jemen untuk membuat rencana penjualan yang komprehensif
• Langkah 5 - Melaksanakan Rencana Penjualan
Menjamin komitmen manajerial untuk mencapai tujuan yang
diinginkan dalam rencana penjualan yang komprehensif

21
1. Data Penjualan kotor
FUN MORFUN

BARAT TIMUR BARAT TIMUR

JANUARI 2000 3000 3000 4000

FEBRUARI 2200 3400 3300 4500

MARET 2300 3400 3500 4600

TW 1 6600 9000 8000 10000

TW 2 7000 9900 8500 10300

TW 4 5000 7000 6000 8000

 2. Biaya-biaya daerah penjualan yang direncanakan
Biaya Biaya Tetap Biaya Variabel Rp 100 per
penjualan kotor

BARAT TIMUR BARAT TIMUR

Distribusi 1000 1500 4 4

(penjualan)

Advertensi dan 2000 2200

promosi
Data lain

• Harga penjualan yang direncanakan, FUN

barat Rp 3,3; timur Rp 3,4; MORFUN barat Rp
4,3; timur Rp 4,4
• Retur Penjualan FUN 1% dari penjualan kotor,
MORFUN 1,5% dari penjualan kotor
Ditanyakan
• Rencana Penjualan rinci
• Rencana Penjualan ringkasan
• Rencana biaya distribusi
• Rencana biaya advertensi
 Rencana penjualan kotor (ringkasan)
Waktu Unit produk Rupiah penjualan kotor
Barat Timur Barat Timur jumlah
Januari
februari
 Rencana penjualan rinci (Fun)
Barat Timur jumlah
Unit Rupiah Unit Rupiah Unit Rupiah
Januari
Februari
Maret
Tw2
Tw3
Tw4
Jumlah
Retur
Jumlah
 Rencana biaya promosi
Waktu Barat Timur jumlah
 Rencana biaya Distribusi
Waktu Barat Timur Jumlah
Perhitungan Jumlah Perhitungan jumlah
 Soal Latihan
• Ramai departemen strore sedang menyusun
budget periode agustus sampai dengan
januari. Jumlah penjualan bersih yang
direncanakan adalah Rp 900.000. jumlah
tersebut didistribusikan 13% untuk jewelry,
43% untuk Men’s furnishing, 41% untuk
women and Misses coat and dresses, 3%
untuk produk lain lain
 Distribusi target penjualan
Bulan Departemen Penjualan
Jewelry Men’s Women and Produk lain
Furnishing misses coat
Agustus 8,0% 8,2% 14,4% 12,1%
September 9,8% 8,3% 20,8% 16,3%
Oktober 11,3% 9,1% 18,9% 15,7%
November 18,5% 20,7% 16,7% 18,2%
Desember 45,3% 47,4% 13,7% 27,3%
Januari 7,1% 6,3% 15,5% 10,4%
 soal
• Susunlah rencana penjualan menurut
departemen
• Susunlah rencana penjualan secara rinci
menurut departemen dan bulan