PENGELOLA

AN SEDIAAN
FARMASI
DAN BAHAN
MEDIS HABIS
PAKAI
(BMHP)
Definisi
Pengelolaan obat adalah serangkaian kegiatan yang dimulai dari
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pencatatan dan pelaporan obat
RUANG LINGKUP
Ruang Lingkup dan Penanggung Jawab
 Pengelolaan ARV, IO IMS dan BHP melingkupi :
a. Perencanaan dan Pengadaan Obat ARV, IO IMS dan BHP
b. Penyimpanan dan Distribusi Obat ARV, IO IMS dn BHP
c. Pencatatan dan Pelaporan Obat ARV, IO IMS dan BHP
d. Supervisi dan Evaluasi ARV

 Penanggung Jawab
Pengelola Program dan Pengelola Farmasi di tingkat Layanan, Dinkes Kab/Kota dan Dinkes
Provinsi.
A. Perencanaan Dan Pengadaan ARV, IO IMS Dan BHP

Tujuan dan Sasaran

a. Tersusunnya rencana kebutuhan dan jadwal pengadaan secara tepat waktu untuk Pelayanan
Kesehatan Dasar .
b. Tercapainya penggunaan alokasi dana obat dan perbekalan Kesehatan untuk secara berdaya
guna dan berhasil guna.
c. Terlaksananya pengadaan obat publik dan perbekalan kesehatan
d. Terjaminnya ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan di semua Unit Layanan Kesehatan.
e. Terlaksananya Perencanaan dan Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan sesuai dengan
kebutuhan Unit Layanan Kesehatan.
A.1 Perencanaan dan Pengadaan Obat ARV
Perencanaan
1. Menghitung jumlah kumulatif pasien setiap rejimen
setiap bulan
2. Menghitung masing-masing sisa stock obat pada akhir
bulan
3. Perencanaan dilaksanakan setiap bulan untuk
kebutuhan 3 bulan ke depan dengan perhitungan buffer
stock 2 bulan
 Perencanaan Kebutuhan ARV Di Tingkat FASYANKES

1. Perencanaan obat ARV di Fasyankes dilakukan setiap bulan berdasarkan

jumlah pasien dengan perhitungan:
Stok untuk 1 bulan ditambah buffer stok untuk 2 bulan
2. Jumlah Kebutuhan Obat ARV = jumlah pasien x 3 (bulan stok)
3. Jumlah Order = Jumlah kebutuhan - stok yang ada (sisa stok)
4. Perencanaan kebutuhan juga mempertimbangkan: Sisa stok yang ada,
perkiraan jumlah pasien reaktif HIV yang segera akan memulai ARV,
pasien transit lebih dari 1 bulan, pasien profilaksis dan kebutuhan di
PENGADAAN OBAT ARV
Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan no. 1190/MENKES/SK/X/2004 TENTANG
Pemberian Gratis Obat OAT dan ARV untuk HIV AIDS , obat ARV gratis diberikan kepada
ODHA yang tercatat dalam Pencatatan dan Pelaporan di setiap Fasyankes.
Pengadaan Obat ARV hanya bisa dilakukan oleh Pusat dengan dana APBN dan dana hibah.
Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kab/Kota serta Fasyankes harus mengajukan
permintaan ke Pusat untuk memenuhi kebutuhan pasien ODHA di masing-masing wilayah.
Pengadaan dilakukan oleh Bina Tata Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan,
berdasarkan perhitungan kebutuhan dan forecasting yang dilakukan oleh Subdit HIV AIDS dan
PIMS.
Pengadaan dilakukan setahun sekali untuk memenuhi kebutuhan sampai pengadaan tahun
selanjutnya.
PENGADAAN
 Pengadaan kebutuhan obat ARV dilaksanakan dengan mengajukan usulan
perencanaan kebutuhan obat ARV setiap bulan kepada:
 Sekretaris Tim Pengendali dan Pemantau. Subdit AIDS & PMS Ditjen P2-PL, Jl.
Percetakan Negara No. 29 Gd. B Lt. 3 Jakarta Pusat, Fax. 021-42880231 untuk
dilakukan kompilasi dan verifikasi.
 Kebutuhan obat ARV yang telah dikompilasi dikirimkan kepada distributor yang
telah ditunjuk oleh Menteri Kesehatan, dengan tembusan kepada
1. Ditjen Binfar dan Alkes
2. Ditjen Yanmed
3. Dinas Kesehatan Provinsi
A.1 Perencanaan Dan Pengadaan Obat IO IMS
PENERIMAAN
Instalasi Farmasi menerima obat ARV dari distributor yang
ditunjuk pemerintah
Dalam proses penerimaan harus mmperhatikan dan
melakukan pengecekan:
1. Jenis,
2. Jumlah,
3. Kekuatan,
4. Kualitas,
5. Tanggal kadaluarsa obat ARV dan no. batch
 PERENCANAAN OBAT IMS

Estimasi Kebutuhan
Perencanaan yang dibuat harus
dapat memenuhi sampai
pengadaan tahun berikutnya Panduan Pengobatan Sesuai
dengan Pedoman Nasional
Metode Perhitungan Penanganan Infeksi Menular
menggunakan Metode Seksual Tahun 2011
Morbiditas yaitu Populasi HIV
Positip dan Populasi RISTI
Proses Perhitungan Kebutuhan Obat IMS

Menghitung Jumlah Menghitung

Pasien Untuk Setiap Menghitung Jumlah Menghitung Kebutuhan dasar + Menghitung
Kategori Penyakit Target Pasien diobati Kebutuhan dasar Prosentase Coverage Stok
IMS Allowance
PERENCANAAN OBAT IO
Infeksi Opportunistik (IO) Jenis – Jenis IO (HIV AIDS dan PIMS)

 Infeksi yang timbul akibat penurunan kekebalan tubuh  TB

dimana pada orang normal infeksi ini terkendali oleh  Kandidiasis Esofagel
kekebalan tubuh.
 Toxoplasmosis
 Banyak penderita dengan HIV pertama terdiagnosa
 Kandidiasis Oral
setelah penurunan imunitasnya lanjut dan
memperlihatkan penyakit oportunistik.  Herpes/Sifilis
 Pada umumnya kematian pada orang dengan HIV-AIDS  PCP
(ODHA) disebabkan oleh infeksi oportunistik (IO)  MAC
sehingga IO perlu dikenal dan diobati.
 Cryptococoys
 Profilaxis
PERENCANAAN OBAT IO

Estimasi Kebutuhan Perencanaan Metode Perhitungan menggunakan Panduan Pengobatan Sesuai

yang dibuat harus dapat Metode Morbiditas yaitu target dengan Pedoman nasional terapi
memenuhi sampai pengadaan orang yang diobati IO untuk Populasi antiretroviral tatalaksana klinis
tahun berikutnya HIV Positip dengan masing-masing infeksi HIV pada orang dewasa
prevalensi penyakit IO dan remaja Tahun 2011
PROSES PENGHITUNGAN KEBUTUHAN OBAT IO

1 2 3 4 5

6 7 8 9
B. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN
BHP

Tujuan :
a. Memelihara mutu obat
b. Menghindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah
c. Menjaga kelangsungan persediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
e. Terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan.
f. Terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian
g. Terjaminnya kecukupan dan terpeliharanya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
h. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan
PENYIMPANAN
Obat ARV yang diterima harus dicatat sesuai prosedur
administrasi yang berlaku. Kondisi penyimpanan harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Suhu penyimpanan 15-25o C (disimpan di ruangan ber-AC, kecuali
kaletra disimpan di lemari es)

2. Kelembaban 30-50%

3. Tidak terkena cahaya langsung

4. First In First Out / First Expired First Out

NOTE : Penyimpanan obat ARV menjadi tanggung jawab instalasi farmasi

B. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN BHP
B.1. PENYIMPANAN ARV, IO IMS DAN BHP

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat dan
perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat dan perbekalan kesehatan.

Kegiatan penyimpanan obat meliputi:

1. Penyiapan sarana penyimpanan
2. Pengaturan tata ruang
3. Penyusunan obat
4. Pengamatan mutu obat
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
1. Penyiapan Sarana Penyimpanan
 Ketersediaan sarana yang ada di unit pengelola obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk
mendukung jalannya organisasi.
Sarana yang harus disiapkan misalnya ;
• Gedung
• Kendaraan roda dua dan roda empat
• Komputer dan Printer
• Rak
• Palet
• AC
• Cold Room
• Dll
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
2. Pengaturan Tata Ruang

 Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan,pencarian dan pengawasan

obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Pengaturan tata ruang selain
harus memperhatikan kebersihan dan menjaga gudang dari kebocoran dan hewan pengerat juga
harus diperhatikan ergonominya.
 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang Gudang adalah sebagai berikut:

a) Kemudahan bergerak
b) Rak dan Palet
c) Kondisi Penyimpanan Khusus
d) Pencegahan Kebakaran
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
3. Penyusunan Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.Untuk memudahkan pengendalian stok maka
dilakukan langkah-Langkah sebagai berikut:
a. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan
obat.
b. Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur. Untuk obat kemasan kecil
dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan pisahkan antara obat dalam dan obat untuk
pemakaian luar dengan memperhatikan keseragaman nomor batch.
c. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropika.
d. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur,udara, cahaya dan kontaminasi
bakteri pada tempat yang sesuai.Perhatikan untuk obat yang perlu penyimpanan khusus.
e. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
f. Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing.
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
3. Penyusunan Obat

g. Suhu penyimpanan 15-25°C atau sesuai dengan suhu penyimpanan yang tertera pada kemasan
obat ARV
h. Kelembaban 30 – 50 %
i. Tidak terkena cahaya langsung
j. Semua obat ARV , IO dan IMS serta Bahan Habis Pakai dilengkapi dengan kartu stok obat
k. Sesuaikan penyimpanan obat /Bahan Habis Pakai dengan suhu sesuai suhu standart, misalnya RPR
Sipilis harus disimpan dalam sugu 2-8 derajat C.
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
4. Pengamanan Mutu Obat
Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik
maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan
yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptlk, harus dilakukan sampling untuk pengujian
laboratorlum.
Tanda-tanda perubahan mutu obat:
a. Tablet
1. Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa
2. Kerusakan berupa noda, berbintlk-bintik, lubang, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi
bubuk dan lembab
3. Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
4. Pengamanan Mutu Obat

b. Kapsul
1. Perubahan warna isi kapsul
2. Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya
c. Tablet salut
3. Pecah-pecah, terjadi perubahan warna
4. Basah dan lengket satu dengan yang lainnya
5. Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik
d. Cairan
6. Menjadi keruh atau timbul endapan
7. Konsistensi berubah
8. Warna atau rasa berubah
9. Botol-botol plastik rusak atau bocor
KEGIATAN PENYIMPANAN OBAT MELIPUTI:
4. Pengamanan Mutu Obat

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadaluwarsa adalah :

a. Dikumpulkan, Inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan/label khusus
b. Dikembalikan/ diklaim sesuai aturan yang berlaku
c. Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta dibuat Berita Acaranya

Selain pengamatan mutu obat di Penyimpanan Obat, bekerja sama

dengan BPOM, mutu Obat juga diuji tiap tahun
B. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN BHP
B.2. DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN BHP

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat,
dengan tepat waktu, tepat jenis dan jumlah secara untuk memenuhi kebutuhan unit-unit
pelayanan kesehatan.
Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari
kekosongan dan menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.
Distribusi terbagi dalam 2 , yaitu :
1. Distribusi Khusus : kegiatan distribusi yang mencakup untuk kegiatan program, KLB dan
bencana alam.
2. Distribusi Reguler : Distribusi yang dilakukan untuk pelayanan umum
B. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN BHP
B.2.1. DISTRIBUSI ARV
PENDISTRIBUSIAN
1. Pendistribusian kepada ODHA
 Pendistribusian kepada ODHA rawat jalan

 Dokter yang ditunjuk untuk memberikan terapi terhadap pasien membuat resep untuk ODHA, selanjutnya
ODHA membawa resep ke Instalasi Farmasi/Depo Farmasi untuk mendapatkan obat ARV disertai dengan
konseling obat
 Pendistribusian kepada ODHA rawat inap

 Dokter yang ditunjuk untuk memberikan terapi terhadap pasien membuat resep untuk ODHA. Resep diserahkan
kepada petugas ruangan untuk selanjutnya dibawa ke Instalasi Farmasi/Depo Farmasi. Obat ARV diserahkan
kepada pasien sesuai dengan sistem disribusi yang berlaku

2. Pendistribusian ke rumah sakit satelit/Klinik VCT lain

 Rumah sakit satelit/klinik VCT lain mengajukan permintaan dengan menggunakan formulir permintaan obat
ARV sesuai kebutuhan kepada rumah sakit rujukan disertai dengan laporan pemakaian dan melampirkan surat
pengantar dari dokter/Tim Medik AIDS/Tim VCT. Penyerahan obat ARV dilakukan sesuai prosedur yang berlaku
DESENTRALISASI DISTRIBUSI ARV
 Distribusi ARV dilakukan melalui Desentralisasi ARV, dimana Desentralisasi ini dilakukan
dalam 2 mekanisme , yaitu Desenteralisasi ARV tingkat Kab/Kota dan Desentralisasi ARV tk
Provinsi.
 Desentralisasi ARV tk Kab/Kota : Fasyankes melakukan permintaan ke Dinkes Kab/kota
setiap bulan sekali untuk memenuhi kebutuhan 3 bulan. Kemudian Dinkes Kab/Kota
melakukan permintaan ke Dinkes Provinsi tiga bulan sekali untuk memenuhi kebutuhan 6
bulan, sedangkan Dinkes Provinsi melakukan permintaan ke Pusat setiap 6 bulan sekali
untuk memenuhi kebutuhan 9 bulan.
 Desentralisasi ARV tk Provinsi : Fasyankes melakukan permintaan ke Dinkes Provinsi setiap
bulan untuk memenuhi kebutuhan 3 bulan, dan Dinkes Provinsi melakukan permintaan ke
Pusat setiap 6 bulan sekali untk memenuhi permintaan 9 bulan.
B. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI ARV, IO IMS DAN BHP
B.2.2. DISTRIBUSI IO IMS DAN BHP
 Perencanaan Distribusi

Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribuslan obat ke unit
pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan.
Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Perumusan stok optimum
 Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu
tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman.
 Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada
besarnya stok optimum setiap jenis obat di setlap unit pelayanan kesehatan. Penghitungan stok optimum dilakukan
oleh Instalasi Farmasi Kab/Kota.
 Rencana tingkat persediaan di IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup
untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di
harapkan dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh
IFK Kabupaten/ Kota.
b. Penetapan frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan
Frekuensi pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :
1) Anggaran yang tersedia
2) Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke UPK
3) Fasilitas gudang UPK
4) Sarana yang ada di IFK
c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman
Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat
peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama
untuk pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan
kesehatan dicantumkan pada peta lokasi.
Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh
IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan
oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.
C. PENCATATAN DAN PELAPORAN ARV, IO IMS DAN BHP
Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi merupakan rangkaian kegiatan
dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Dinkes Provinsi, Dinkes Kab/Kota
maupun Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya.

Tujuan :
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,pengeluaran/
penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
PENCATATAN
Setiap peneriman dan pendistribusian obat ARV harus selalu dicatat
dan didokumentasikan, meliputi :
1. Bukti penerimaan obat ARV
2. Kartu stock obat ARV
3. Form register pemberian ARV
4. Form register stock obat ARV
5. Kartu ARV per pasien
6. Laporan bulanan
C. PENCATATAN DAN PELAPORAN ARV, IO IMS DAN BHP
Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :
1. Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung Perencanaan Pengadaan Obat
dilakukan melalui SIHA.
2. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan
dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di IFK.
3. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di IFK dibagi dengan pemakaian
rata-rata obat, Jika tingkat kecukupan obat semakin menurun maka petugas IFK
dapat mempergunakan catatan pada kartu stok untuk memberikan umpan balik
kepada pemegang kebijakan agar mempercepat pengadaan obat yang alokasinya
telah disetujui.
4. Tingkat kecukupan dan sisa stok obat di IFK dalam mendukung rencana distribusi
harus selalu dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.
C. PENCATATAN DAN PELAPORAN ARV, IO IMS DAN BHP
Kegiatan pencatatan dan pelaporan dilakukan dengan :
1. Kartu stok : Pencatatan di kartu stok dilakukan setiap kali ada mutasi barang. Setiap kartu
stok memuat data tentang : Jenis Barang, Nama Barang, Kemasan, Isi Kemasan , Satuan ,
Jumlah/Stok terakhir , Tanggal Expired, Jumlah Penerimaan , tanggal penerimaan , jumlah
pengeluaran , tanggal pengeluaran , Sumber dana, Tujuan Pengeluaran barang, no Batch/no
Lot.
2. Stok Opname : Pencatatan Stok sesuai dengan hasil stok opname. Jika ditemukan selisih
antara stok fisik dan pencatatan stok, harus dilakukan adjustment dan justifikasi serta
dibuatkan Berita Acara.
3. Data Stok dilaporkan pada saat mengajukan permintaan obat ke Dinas Kesehatan Provinsi
maupun ke Dinas Kesehatan Kab/Kota.
PENCATATAN
Setiap peneriman dan pendistribusian obat ARV harus selalu dicatat
dan didokumentasikan, meliputi :
1. Bukti penerimaan obat ARV
2. Kartu stock obat ARV
3. Form register pemberian ARV
4. Form register stock obat ARV
5. Kartu ARV per pasien
6. Laporan bulanan
PELAPORAN
Setiap penerimaan dan penggunaan ARV harus dilaporkan setiap bulan, yang terdiri dari
bagian A (LBPHA lembar 1), yaitu perawatan medis, dan bagian B yaitu farmasi (LBPHA
lembar 2)
 Rejimen pada akhir bulan, yang menjelaskan distribusi pasien sesuai dengan jenis
rejimen yang mereka terima selama bulan tersebut. Hal ini memberikan informasi
tentang resep yang tersering digunakan, selain itu akan mengidentifikasi pasien
yang sudah mendapat rejimen lini kedua
 Stock obat, yang menjelaskan konsumsi tiap-tiap obat selama bulan tersebut.
Pada kolom terakhir, mencatat jumlah obat yang diminta, dengan memperhatikan
stok penyangga selama 2 bulan dari jumlah obat yang diberikan kepada ODHA.
C. PENCATATAN DAN PELAPORAN ARV, IO IMS DAN BHP

Laporan Pengelolaan Obat :

1. Data Stok ARV dan Non ARV di Provinsi dan Kab/Kota dilaporkan ke
Pusat setiap bulan agar dapat dilihat ketersediaan stok untuk
masing masing obat ARV, IO IMS dan BHP.
2. Pengelolaan Data Stok ARV, non ARV dan BHP dilakukan di SIHA .
3. Data stok ARV, non ARV serta BHP dipakai pada saat dilakukan
Forecasting dan Penghitungan kebutuhan ARV, non ARV dan BHP.
C. PENCATATAN DAN PELAPORAN ARV, IO IMS DAN BHP

Dengan pencatatan dan pelaporan yang valid dan terverifikasi maka akan
didapatkan informasi yang akurat mengenai :
1. Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Puskesmas per 31 Desember.
2. Pemakaian rata-rata per bulan untuk setiap jenis obat
3. Tingkat kecukupan setiap jenis obat
4. Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya
5. Rencana pengadaan obat menurut sumber anggaran
6. Dasar tindak lanjut peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan obat di Kabupaten/Kota
maupun Dinkes Provinsi.
7. Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan Kabupaten/Kota dan Provinsi.
DOKUMENTASI

 Formulir register pemberian obat

 Formulir register stock obat ARV
 Bukti penerimaan dan pengeluaran obat ARV
 Kartu stock ARV
 Kartu Pasien Penerimaan ARV.
 Laporan bulanan
RUANG LINGKUP SUPERVISI
Supervisi dalam pengertian manajemen memiliki pengertian yang lebih luas, karena istilah yang
digunakan adalah mengawasi dan bukan dilakukan secara kebetulan. Mengawasi dalam arti Bahasa
Indonesia adalah mengamati dan menjaga jadi bukan hanya mengamati saja, akan tetapl memiliki
pengertian menjaga.

Pengamatan diarahkan untuk menjaga agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan sesuai dengan
pedoman yang disepakati bersama.

1. Pengelolaan obat mellputi : 2. Sarana danPrasarana :

a. Seleksl,
a. Sarana Infrastruktur
b. Pengadaan,
b. Sistem pengelolaan
c. Penyimpanan,
c. Sarana penunjang (software, hardware)
d. DIstribusI, pencatatan & pelaporan,
e. Monitoring & evaluasi 3. Sumber daya manusia (jumlah dan kualifikasi)
Langkah-langkah Supervisi :
a. Persiapan Supervisi

b. Menyusun daftar isian

c. Mengumpulkan data dan Informasi antara lain :

1) laporan rutin dan laporan khusus yang tersedia.
2) hasil supervisi pada periode sebelumnya.
3) dokumen lain yang terkait dengan rencana supervisi.

d. Menganalisa data dan Informasi yang tersedia untuk :

1) memperkirakan masalah yang sedang terjadi
2) memperkirakan faktor penyebab timbulnya permasalahan.
3) mempersiapkan berbagai alternatif pemecahan masalah.
Langkah-langkah Supervisi :
e. Menentukan tujuan dan sasaran utama supervisi, seperti misalnya :
1) memantau tingkat keberhasilan pengelolaan obat.
2) menemukan permasalahan yang timbul
3) mencari faktor penyebab timbulnya masalah.
4) menilai hasil pelaksanaan kerja.
5) membina dan melatih para pelaksana.
6) mengumpulkan masukan untuk penyempurnaan kebljaksanaan dan program.

f. Menyusun rencana kerja supervisi kepada sasaran supervisi, agar:

1) pihak yang disupervisi mengetahui rencana supervisi.
2) pihak yang disupervisi dapat mempersiapkan segala sesuatu yang
dibutuhkan.
3) dapat diatur ulang bila terjadi perubahan jadwal.
Pelaksanaan Supervisi
a. Menemui kepala/pejabat institusi yang dituju untuk menyampaikan tujuan supervisi.

b. Mengumpulkan data dan informasi dengan cara :

1) mempelajari data yang tersedia
2) wawancara dan diskusi dengan pihak yang disupervisi.
3) pengamatan langsung.

c. Membahas dan menganalisis hasil temuan :

1) pencocokkan berbagai data, fakta dan informasi yang diperoleh.
2) menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan tugas.
3) menemukan berbagai macam masalah dan faktor penyebabnya.
4) membuat kesimpulan sementara hasil supervisi.

d. Mengadakan tindakan intervensi tertentu apabila ditemukan masalah yang perlu segera
ditanggulangi.
Pelaksanaan Supervisi
e. Melaporkan kepada pimpinan institusi yang didatangi tentang :
1) tingkat pencapaian hasil kerja unit yang disupervisi
2) masalah dan hambatan yang ditemukan.
3) penyebab timbulnya masalah.
4) tindakan intervensi yang telah dilakukan.
5) rencana pokok tidak lanjut yang diperlukan.

f. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut berperan
pada pelaksanaan supervisi.
Hasil Supervisi
a. Menyusun laporan resmi hasil supervisi yang
mencakup :
1) hasil temuan selama supervisi.
2) tindakan intervensi yang dilakukan
3) rencana tindak lanjut yang disarankan.
4) catatan khusus yang bersifat rahasia.

b. Menyampaikan laporan supervisi, kepada :

1) atasan yang memberikan tugas supervisi.
2) pihak lain yang terkait dengan hasil
temuan supervisi.
3) pihak yang disupervisi (sesuai kebutuhan)