PENGELOLAAN PERBEKKES DI PBF

PENGERTIAN PEDAGANG FARMASI

• PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,

penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan.
• PBF cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan

pengadaaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar

sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap PBF dan PBF cabang harus

memiliki apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan

ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat

(Permenkes RI No.34 Tahun 2014).

 KETENAGAAN PBF

Setiap PBF dan PBF cabang harus memiliki

apoteker penanggung jawab yang bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan ketentuan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran
obat atau bahan obat.
Apoteker penanggung jawab dilarang
merangkap jabatan sebagai direksi/pengurus
PBF atau PBF cabang (Permenkes RI No. 1148
th 2011)
Struktur Organisasi di PBF
 PERENCANAAN

Mengecek Membuat
Membuat Acc pimpinan PBF dan
data sisa stok Perencanaan
pembelian
Surat Pesanan ditandatangani APJ
yang tersedia
 PEMASOK TERPILIH
Sistem
Apoteker Penanggungjawab
mendapatkan buku order dari
(PRINCIPAL)Biasanya PBF memiliki
lebih dari satu pemasok
Pemesanan
kepala logistik Obat/Alkes

Pemeriksaan kesesuaian
Apoteker Surat pesanan diberikan ke pemesanan dengan surat
Penanggungjawab sales yang kemudian pesanan dan faktur oleh
membuat surat pesanan diberikan ke pemasok petugas gudang
ke pemasok terpilih
Sesuai Tidak Sesuai

Surat pesanan dapat Retur

dikirim secara online ke Pesanan datang Disimpan sesuai
pemasok sesuai SOP dengan
SOP

Surat konfirmasi Pengiriman dari

pesanan dikirim oleh pemasok harus
pemasok berdasar CDOB
 SISTEM PENYIMPANAN
OBAT/ALKES

FIFO (FIRST IN FIRST OUT) DAN/ATAU FEFO (FIRST EXPIERD FIRST

OUT

Apabila terdapat barang dimana barang dengan

dengan nomor batch lebih dari expired date yang lebih
satu dengan expired date yang dulu harus dikeluarkan
masih lama maka lebih dulu
menggunakan sistem FIFO
dimana nomor batch yang
masuk lebih dulu dikeluarkan
 Barang disimpan berdasarkan :
1. Sistemkombinasi FIFO dan FEFO (First Expired First Out)
2. Penyimpanan berdasarkan suhu tertentu
a. Suhu kamar 25°C - 30°C) : Produk OTC, Sediaan tabet dan kapsul yang
tidak perlu perlakuan khusus
b. Suhu sejuk/AC (15°C - 25°C) : Sediaan injeksi, Sediaan kapsul lunak,
Sediaan Salep/cream/obat tetes
3. Berdasarkan golongan obat : prekursor dan Obat-obat Tertentu (OOT)
disimpan pada ruang khusus (terkunci)
4. Berdasarkan principalnya
5. Berdasarkan bentuk sediaannya
Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penyimpanan
produk di gudang antara lain :
1. Harus terdapat kartu stok untuk masing-masing produk
2. Produk harus dialasi dengan pallet agar tidak langsung
kontak dengan lantai
3. Produk tidak boleh menempel dinding sehingga diberi
jarak ± 5 cm dari dinding
4. Obat LASA (Look Alike Sound Alike) harus dipisah atau diberi
jarak
Macam-macam Kartu Stok/Stelling yang ada di PBF PT. Dos Ni Roha

HEALTHFOOD OBAT BEBAS, BEBAS TERBATAS, PREKURSOR, ETHICAL

CONSUMER HEALTH CARE

KOSMETIK ALKES
Ruang/Area Penyimpanan di Gudang PBF PT Dos Ni Roha

DESPATCH AREA KARANTINA AREA BAD STOCK AREA RUANG AMBIENT

RUANG COOLROOM RUANG ALKES CHILLER RUANG AROMATIK

Monitoring Suhu

ALAT MONITORING SUHU CONTOH PENGISIAN KARTU MONITORIN

SUHU
Penyimpanan produk dalam gudang disesuaikan dengan kriteria
penyimpanan masing-masing produk, di PT. Dos Ni Roha produk
dikelompokkan berdasarkan suhu, alfabetis, dan bentuk sediaannya.

Ruang dan area penyimpanan produk di gudang PBF PT. Dos Ni Roha Cabang
Lampung meliputi:
• ruang ambient (suhu dibawah 300C),
• ruang coolroom (suhu 15-250C),
• ruang alkes (suhu 15-250C),
• ruang aromatik suhu 15-250C),
• chiller (suhu 2-80C),
• area prekursor (suhu 15-250C),
• despatch area sebagai tempat transit barang masuk,
• bad stock area yang berisi produk rusak atau yang sudah tidak layak jual,
serta ruang karantina yang digunakan untuk menyimpan produk yang
telah mendekati masa kadaluwarsa, produk return, maupun recall

Pemesanan dari Apotek, Toko
Obat, Rumah Sakit, Puskesmas,
serta Instansi/perusahaan yang
memiliki apoteker penanggung
jawab
Sistem Penerimaan
Apotek, Toko Obat, Rumah
Sakit, Puskesmas, serta Pesanan Obat/Alkes
Instansi/perusahaan yang dari Apotek, Toko
melakukan pemesanan perlu
mengisi formulir data pelanggan Obat, Puskesmas,
Rumah Sakit

Faktur dari PBF di ttd

Sesuai
pemesanan dapat Pesanan yang sampai pelanggan, dan pelanggan
dilakukan via telepon di cek pelanggan menyerahkan surat pesanan

Tidak
sesuai

Surat pesanan yang

Pengiriman oleh kurir Retur sesuai dengan
diterima diskrinning oleh
SOP
Apoteker
Double checking
Penyiapan pesanaan
Fakturis membuat
sesuai faktur dan
faktur penjualan
pengemasan
FAKTUR
 LAMPIRAN

Faktur
 Surat Pesanan

SURAT PESANAN OBAT MENGANDUNG

PREKURSOR SURAT PESANAN REGULER
 Definisi Prekursor Farmasi

Prekursor Farmasi dan/atau obat mengandung

Prekursor Farmasi yang dimaksud dalam pedoman
ini adalah bahan obat yang dapat disalahgunakan
untuk pembuatan narkotika dan psikotropika ilegal,
termasuk produk antara, produk ruahan dan obat
yang mengandung Efedrin, Pseudoefedrin,
Norefedrin (fenilpropanolamin), Ergometrin,
Ergotamin atau Kalium Permanganat
Syarat yang harus di penuhi untuk menjadi Pelanggan PBF/costumer:
1. Surat izin usaha
2. Surat izin apotek (SIA)
3. Surat izin praktek apoteker (SIPA)
4. NPWP pemilik usaha
5. Fotocopy KTP pemilik dan apoteker penanggung jawab mengisi formulir
registrasi
6. Mengisi perjanjian kerjasama
7. Surat pesanan asli dilengkapi dengan tandatangan apoteker, BAP, BHA,
Kepala Gudang,dan Ekspeditur.
8. Surat izin (Apotek/rumah sakit/puskesmas/klinik/dinas kesehatan)
9. Surat izin usaha seperti surat izin tempat usaha (SITU), surat izin usaha
perdagangan (SIUP) (untuk PBF)
10. surat izin usaha, STRTTK, NPWP, dan fotocopy KTP penanggung jawab
toko dan KTP TTK penanggung jawab dari toko obat atau minimarket
CARA DISTRIBUSI OBAT YANG BAIK (CDOB)
 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) adalah cara
distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang
bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur
distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya.

 Pedagang Besar Farmasi (PBF) ataupun Pedagang Besar

Farmasi (PBF) cabang wajib menerapkan Pedoman Teknis
CDOB dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan,
dan penyaluran termasuk pengembalian obat dan/atau
bahan obat.
• Sistem Pendistribusian

APOTEK RUMAH SAKIT IFK/PUSKESMAS KLINIK TOKO OBAT

 SISTEM PENDISTRIBUSIAN OBAT/ALKES

Pendistribusian barang
yang sedikit dan dikirim ke Pendistribusian barang
alamat yang masih dekat yang banyak dan
diwilayah luar kota
Lopper (Motor)
Driver (Mobil)

PBF WAJIB MEMILIKI SERTIFIKAT CDOB

 Sistem Pendistribusian
• Dilakukan menggunakan kurir ekspedisi sendiri dan ekspedisi pihak ketiga
dan harus memastikan keabsahan tanda terima di faktur (nama,
tandatangan, stampel outlet/apotek, jam serta tanggal terima barang
oleh pelanggan) untuk selanjutnya ditandatangani dengan nama jelas pada
faktur.
• Kurir ekspedisi harus meminta surat pesanan asli yang terdapat tandatangan
apoteker penanggungjawab disertai cap/stampel apotek.
• Setelah dilakukan pengiriman
Penyerahan faktur
Kurir Inkasi Inkaso Copy faktur dgn stampel
Hasil pembayaran LUNAS
 Sistem Pengisian KARTU STOCK

• Telah dilakukan secara komputerisasi dan Manual.

• Stock opname dilakukan setiap 6 bulan sekali, Persiapan stock opname
dilakukan 3 hari sebelum dilakukan stock opname.
• Jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan dokumen/sistem pada saat
stock opname maka dilakukan investigasi.
• Di luar jadwal stock opname per 6 bulan sekali, stock opname dilakukan
pada waktu tertentu dengan metode stock opname parsial.
Control FEFO di PBF PT. Dos Ni Roha
Sistem Input

• Menggunakan SIMsys (Sales Inventory Management System).

• Apoteker bertugas menginput data yang berkaitan dengan master data dan
transaksi.
• Fakturis hanya dapat mengakses sistem SIMsys pada bagian penjualan,
bagian Inkaso menginput data yang berhubungan dengan penagihan.
• Semua Dokumen Faktur Penjualan digabungkan dengan surat pesanan
dari Apotek diarsipkan disusun dan didata menurut urutan nomor, dan
tanggal yang tertera dalam faktur penjualan dan surat pesanan.
• Dimasukan dalam outner file tersendiri sesuai dengan tahun, bulan dan
jenis faktur kemudian disimpan dalam lemari dokumen selama 3 tahun
• Setelah 3 tahun dokumen akan dimusnahkan dengan cara dihancurkan
atau dibakar.
 PENGEMBALIAN BARANG
Salesman
diperiksa jumlah, tanggal
kadaluwarsa dan no. batch
barang yang ditulis di form return
Tim Logistik (IQM) yang ditandatangani outlet.
disesuaikan ex faktur (no. faktur, jumlah,
jenis, no.batch dan tanggal
kadaluwarsa). Pusat
diajukan kepusat untuk pengajuan
penerimaan return -> disetujui -> barang
yang diretur diambil oleh driver/lopper
dengan membawa form retutn dan PRE
CN yang telah disetujui oleh pusat.
 PELAPORAN
Pelaporan di PT. Dos Ni Roha dilakukan secara rutin tiap 1 bulan
sekali, 3 bulan sekali, dan 6 bulan sekali.
• Laporan tiap 1 bulan sekali dilakukan untuk pelaporan obat
narkotika, psikotropika dan zat adikitf (NAPZA) yang ditujukan ke
web BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan)e-
napza.pom.go.id dan web Kemenkes (Kementerian Kesehatan)
pbf.binfar.kemkes.go.id.
• Laporan tiap 3 bulan sekali dilakukan untuk pelaporan obat
ethical web Kemenkes (Kementerian Kesehatan)
pbf.binfar.kemkes.go.id..
• Sedangkan laporan tiap 6 bulan sekali dilakukan untuk pelaporan
sales dan ekspedisi ke Balai POM setempat.
 PEMUSNAHAN
Sistem pemusnahan dilakukan pada produk yang telah
expired date(ED), rusak, dan tidak dapat dijual lagi.

Pemusnahan produk dapat dilakukan di PBF pusat yang

terdapat di Jakarta atau PBF cabang dengan membuat BAP
(Berita Acara Pemusnahan) yang dilengkapi dengan
dokumentasi.
Contoh produk yang tersedia di PBF PT. Dos Ni Roha

CONSUMER HEALTH CARE

OBAT ETHICAL
HEALTH FOOD

KOSMETIK
PRODUK HUFA
TERIMA KASIH!
PRAKTIKUM
Buatlah surat pesanan untuk PT. Shamparindo Perdana, PT. Graha
Farma, PT. Gratia Husada Farma, PT. Herbatama Indo Perkasa
(masing-masing 5 macam obat)

BUATLAH FAKTUR UNTUK SURAT PESANAN UNTUK OBAT YANG

TERSEDIA DI PBF (20 OBAT), ADA OBAT NARKOTIKA,
PSIKOTROPIKA DAN PREKUSOR, JIKA DI KETAHUI Ppn 10%. Ke
IFRS, Apotek , Toko Obat dan Klinik

JELASKAN PENYIMPANAN OBAT DI PBF BESERTA CONTOH

OBATNYA