BAB 3: PENGENDALIAN

TINDAKAN, PERSONEL,
DAN BUDAYA
Perusahaan dapat menambah atau mengganti pengendalian hasil dengan bentuk
pengendalian lainnya dengan tujuan untuk membuat karyawan bertindak sesuai dengan
yang diharapkan perusahaan.

Salah satu jenis pengendalian, PENGENDALIAN TINDAKAN, ialah memastikan

karyawan melakukan (atau tidak melakukan) tindakan tertentu yang dinilai dapat
menguntungkan (merugikan) perusahaan.
PENGENDALIAN PERSONEL, didesain untuk membuat karyawan dapat melakukan
tugas yang diinginkan dengan memuaskan secara mandiri karena mereka adalah
karyawan yang berpengalaman, jujur, dan pekerja keras.
PENGENDALIAN BUDAYA diciptakan guna membentuk norma perilaku perusahaan
dan guna mendorong karyawan untuk memantau dan memengaruhi perilaku antara satu
karyawan dan karyawan lain.
PENGENDALIAN TINDAKAN

Pembatasan perilaku Penilaian pratindakan

Bentuk dasar
pengendalian
tindakan

Akuntabilitas tindakan Redundansi

PEMBATASAN PERILAKU
Pembatasan perilaku merupakan sebuah bentuk pengendalian tindakan yang bersifat
“negatif ” atau “memaksa”. Pembatasan perilaku membuat karyawan mustahil, atau
setidaknya lebih sulit, untuk melakukan hal-hal yang seharusnya tidak dilakukan.
Pembatasan dapat diterapkan secara fisik atau administratif.

PENILAIAN PRATINDAKAN
Penilaian pratindakan mencakup adanya penyelidikan kritis terhadap rencana
tindakan dari para karyawan yang dikendalikan. Penilai dapat menyetujui atau tidak
menyetujui tindakan yang diajukan, meminta dilakukannya modifikasi atau
perubahan, maupun meminta agar perencanaannya dirancang lebih saksama lagi
sebelum memberikan persetujuan akhir.
AKUNTABILITAS TINDAKAN
Akuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas
tindakan yang mereka lakukan. Agar bisa diterapkan dengan baik, pengendalian
akuntabilitas tindakan membutuhkan hal-hal berikut:
1. Mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima maupun yang tidak dapat
diterima.
2. Mengomunikasikan definisinya kepada karyawan.
3. Mengobservasi atau, jika tidak, melacak apa yang terjadi.
4. Memberikan imbalan kepada tindakan yang baik atau memberikan hukuman
kepada tindakan yang menyimpang dari norma

REDUNDANSI
Redundansi, yang meliputi penugasan lebih banyak karyawan (atau peralatan) untuk
melakukan suatu tugas dibandingkan jumlah yang sesungguhnya dibutuhkan, atau
setidaknya menyediakan karyawan (atau peralatan) cadangan, juga dapat dikatakan
sebagai pengendalian tindakan sebab hal ini dapat meningkatkan kemungkinan akan
terselesaikannya tugas dengan memuaskan.
PENGENDALIAN TINDAKAN DAN
MASALAH PENGENDALIAN

Pengendalian tindakan dapat berjalan baik karena, sama halnya dengan tipe
pengendalian lain, pengendalian tindakan berhubungan dengan satu atau lebih dari
tiga masalah dasar pengendalian.

Penilaian pratindakan dapat berhubungan dengan tiga masalah pengendalian.

Karena penilaian ini sering melibatkan komunikasi kepada karyawan mengenai hal
apa saja yang diinginkan oleh perusahaan, maka penilaian ini pun dapat membantu
meringankan kurangnya pengarahan dalam perusahaan.
PENCEGAHAN VERSUS DETEKSI

Pengendalian tindakan dapat juga diklasifikasikan berdasarkan apakah

pengendalian ini ditujukan untuk mencegah atau untuk mendeteksi perilaku yang
tidak diinginkan.
 KONDISI MENENTUKAN EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN TINDAKAN

Pengendalian tindakan tidak dapat digunakan dengan efektif pada setiap situasi.
Pengendalian tindakan hanya efektif ketika kedua kondisi ini ada, yaitu:
1. Perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang diinginkan (tidak diinginkan);
dan
2. Perusahaan dapat memastikan bahwa tindakan yang diinginkan (tidak
diinginkan) terjadi (tidak terjadi).

PEMAHAMAN MENGENAI TINDAKAN YANG DIINGINKAN

Pemahaman mengenai perilaku yang diinginkan dapat dicari atau dipelajari dengan
dua cara. Pertama dengan menganalisis pola tindakan dalam situasi khusus atau
situasi yang mirip sepanjang waktu untuk mengetahui tindakan apa yang
memberikan hasil yang terbaik. Cara lain perusahaan untuk dapat mengetahui
tindakan apa yang diinginkan ialah dengan mendapatkan informasi dari orang lain,
khususnya untuk keputusan strategis.
KEMAMPUAN UNTUK MEMASTIKAN BAHWA TINDAKAN
YANG DIINGINKAN SUDAH DILAKUKAN
Mengetahui bahwa tindakan yang diinginkan ternyata tidak memadai untuk
memastikan pengendalian yang baik; perusahaan harus mampu memastikan atau
mengobservasi bahwa tindakan yang diinginkan sudah dilakukan. Kemampuan ini
bervariasi di antara pengendalian tindakan yang berbeda.

Efektivitas dari pembatasan perilaku dan penilaian pratindakan bervariasi secara

langsung dengan reliabilitas alat fisik atau prosedur administratif yang dimiliki
perusahaan untuk memastikan bahwa tindakan yang diinginkan (tidak diinginkan)
sudah dilakukan (tidak dilakukan).

Pelacakan tindakan sering memberikan tantangan signifikan yang harus dihadapi

dalam membuat pengendalian akuntabilitas tindakan berjalan efektif. Biasanya
beberapa tindakan dapat dilacak meskipun ketika tindakan karyawan tidak dapat
diobservasi langsung.
Ketepatan merujuk pada jumlah kesalahan dalam indikator yang digunakan untuk
mengetahui tindakan apa saja yang telah dilakukan.

Objektivitas, atau terbebas dari bias, turut menjadi masalah sebab laporan tindakan
yang dibuat oleh mereka yang tindakannya sedang dikendalikan belum tentu bisa
diandalkan.

Ketepatan waktu dalam melacak tindakan juga penting. Jika pelacakan tidak tepat
waktu, intervensi tidak mungkin dilakukan sebelum terjadinya kerugian.

Terakhir, penting kiranya bahwa tindakan yang meminta pertanggungjawaban

individu dapat dimengerti. Walaupun karyawan agaknya dapat dengan mudah
memahami ketentuan untuk datang ke tempat kerja tepat waktu atau tidak
melakukan tindak pencurian, memahami dan bertindak dalam kepatuhan penuh
secara konsisten sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang tertulis dalam buku
prosedur, tapi hal ini sebetulnya lebih menantang.
PENGENDALIAN PERSONEL

Pengendalian personel membangun kecenderungan alami karyawan untuk

mengendalikan atau memotivasi diri mereka sendiri. Pengendalian personel
memiliki tiga tujuan:

Membantu
mengklarifikasikan harapan

Memastikan bahwa tiap

karyawan mampu melakukan
pekerjaan dengan baik

Meningkatkan kemungkinan
bahwa tiap karyawan akan
terlibat dalam self-monitoring
Pengendalian personel dapat diimplementasikan melalui:

Seleksi dan penempatan

Pelatihan

Desain pekerjaan dan

resourcing
SELEKSI DAN PENEMPATAN
Seleksi karyawan sering meliputi pengecekan referensi terhadap karyawan baru,
yang dalam beberapa tahun terakhir telah ditingkatkan oleh banyak perusahaan
sebagai respons terhadap meningkatnya kekhawatiran akan keamanan tempat kerja.

PELATIHAN
Pelatihan dapat juga memberi dampak motivasional yang positif sebab karyawan
dapat diberikan rasa profesionalisme yang lebih besar, dan mereka sering kali lebih
terpancing untuk melakukan pekerjaan dengan baik jika pekerjaan tersebut mereka
pahami.

DESAIN PEKERJAAN DAN PERSEDIAAN SUMBER DAYA YANG

DIBUTUHKAN
Cara lain untuk membantu karyawan bertindak tepat ialah memastikan bahwa
pekerjaannya dirancang untuk memungkinkan karyawan yang termotivasi dan
berkualitas untuk meraih sukses.
PENGENDALIAN BUDAYA

Pengendalian budaya didesain untuk mendukung pemantauan bersama (mutual

monitoring); sebuah tekanan kuat dari suatu kelompok terhadap individu yang
menyimpang dari norma dan nilai kelompok.

Pengendalian budaya akan bekerja paling efektif jika anggota kelompok memiliki
keterikatan sosial atau emosional antara satu sama lain.

Budaya dibangun di atas tradisi, norma, kepercayaan, nilai, ideologi, sikap, dan cara
berperilaku bersama.

Budaya perusahaan dapat dibentuk dalam banyak cara, baik lewat kata maupun
contoh, meliputi kode etik, penghargaan kelompok, transfer antarperusahaan,
pengaturan fisik dan sosial, dan tone at the top.
KODE ETIK
Kebanyakan perusahaan dengan ukuran di atas minimal berupaya untuk membentuk
budaya perusahaan mereka melalui kode tingkah laku, kode etik, kredo perusahaan,
atau pernyataan misi, visi, ataupun filosofi manajemen.

Kode didesain untuk membantu karyawan memahami perilaku apa yang diharapkan
meski tidak ada peraturan yang spesifik; itupun kodenya lebih didasarkan pada
prinsip dibandingkan hanya didasarkan pada peraturan.

Beberapa kode etik memang tidak aktif, yang berarti karyawan menilai kode etik
sebagai hal yang paling terkait dengan hubungan kemasyarakatan dan bukan sesuatu
yang harus dianggap serius. Beberapa kode etik tidak berhasil karena kode tidak
didukung oleh kepemimpinan yang kuat dan tone from the top yang tepat.
IMBALAN KELOMPOK
Penyediaan imbalan atau insentif yang didasarkan pada pencapaian kolektif juga
mendukung pengendalian budaya. Rencana insentif yang berdasarkan pada
pencapaian kolektif tersebut bisa berwujud dalam berbagai bentuk.

Contoh umumnya adalah bonus, pembagian laba (profit-sharing) atau pembagian

keuntungan (gain-sharing) yang memberikan kompensasi berdasarkan pada kinerja
perusahaan atau entitas secara keseluruhan (alih-alih secara individu) berkenaan
dengan , keuntungan atau reduksi biaya (cost reductions).

Dengan imbalan kelompok, hubungan antara upaya individu dan hasil yang
diberikan imbalan tergolong lemah, atau setidaknya dilemahkan. Oleh karenanya,
motivasi untuk mendapat imbalan tidak termasuk dalam dorongan utama yang
dipengaruhi oleh imbalan kelompok; justru komunikasi harapan dan pemantauan
bersama-lah yang termasuk di dalamnya.

Bukti lain dari keberhasilan imbalan kelompok berasal dari pekerjaan yang
menggambarkan pengalaman perusahaan dengan program yang dikenal sebagai open
book management (OBM), yaitu ketika imbalan kelompok merupakan unsur penting.
PENDEKATAN LAIN UNTUK MEMBENTUK BUDAYA
PERUSAHAAN

Transfer Pengaturan fisik

Tone at the top
antarperusahaan dan sosial
Transfer antarperusahaan atau rotasi karyawan membantu menyebarkan budaya
dengan memperbaiki sosialiasi karyawan dalam perusahaan, memberikan mereka
apresiasi terhadap masalah yang lebih yang dihadapi oleh berbagai bagian dalam
perusahaan, dan menghambat terciptanya tujuan dan pandangan yang saling
bertentangan.

Pengaturan fisik, seperti rencana kantor, arsitektur, dan dekor interior,

serta pengaturan sosial seperti kode penggunaan baju, kebiasaan yang
dilembagakan, perilaku, dan kosa kata, dapat pula membantu membentuk
budaya perusahaan.

Tone at the top berarti pernyataan manajer harus konsisten dengan tipe
budaya yang sedang mereka coba untuk ciptakan, dan yang penting,
tindakan dan perilaku mereka harus konsisten dengan pernyataan mereka.
PENGENDALIAN PERSONEL/BUDAYA
DAN MASALAH PENGENDALIAN

Secara bersamaan, pengendalian personel/budaya mampu menangani semua

masalah pengendalian meskipun, seperti yang terlihat dalam Tabel 3.3, tidak semua
tipe pengendalian dalam kategori ini bisa bekerja efektif untuk menangani tiap tipe
masalah.
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN PERSONEL/BUDAYA

Semua perusahaan bergantung kepada karyawannya sampai batas tertentu untuk

mengarahkan dan memotivasi diri mereka. Beberapa sistem pengendalian
perusahaan didominasi oleh pengendalian personel.

Pengendalian budaya sering kali memiliki keunggulan yaitu pengendalian ini relatif
tidak mendesak. Bahkan, karyawan mungkin tidak akan menganggap norma
bersama maupun “cara mereka bekerja” sebagai bagian dari sistem “pengendalian”.

Pengendalian personel/budaya memiliki keunggulan yang khas dibandingkan

pengendalian hasil dan tindakan. Pengendalian ini dapat digunakan pada hampir
semua kondisi sampai batas tertentu; biayanya sering kali lebih rendah
dibandingkan bentuk-bentuk pengendalian yang lebih menonjol; dan pengendalian
personel/budaya mungkin menimbulkan efek samping merugikan yang lebih
sedikit.
KESIMPULAN

Dalam bab ini, kami memberikan penjelasan tentang tipe pengendalian yang paling
langsung, pengendalian tindakan, yang memiliki sejumlah bentuk yang berbeda,
yaitu pembatasan perilaku, penilaian pratindakan, akuntabilitas tindakan, dan
redundansi.

Kami juga menjelaskan pengendalian personel dan budaya, yakni manajer

mendorong salah satu atau kedua kekuatan positif yang biasanya terdapat dalam
perusahaan, yaitu pemantauan diri dan pemantauan bersama.

Pengendalian budaya dan personel, yang terkadang merujuk pada pengendalian

yang lunak, menjadi kajian yang lebih penting akhir-akhir ini. Perusahaan sudah
menjadi lebih baik. Manajer memiliki rentang kendali yang lebih luas, dan
mengelaborasi hierarki serta sistem pengendalian tindakan (birokrasi) telah dicopot
dan digantikan dengan karyawan yang berdaya