PENGENDALIAN TERHADAP

TINDAKAN, PERSONAL DAN

BUDAYA
Pengendalian hasil bukan hanya satu satu nya bentuk pengendalian.
Perusahaan dapat menambah atau mengganti pengendalian hasil
dengan bentuk pengendalian lainnya dengan tujuan untuk membuat
karyawan bertindak sesuai dengan yang di harapkan perusahaan

Macam – macam pengendalian adalah

• pengendalian tindakan,
• personel, dan
• budaya.
1. Pengendalian tindakan

Pengendalian tindakan adalah bentuk paling langsung dari

pengendalian manajemen karena meliputi pengambilan
langkah-langkah tertentu untuk memastikan karyawan
bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan
membuat tindakan karyawan sendiri sebagai fokus
pengendalian.

Pengendalian tindakan mempunyai 4 macam, yaitu :

1. Pengendalian tindakan

a. Pembatasan Perilaku

Bentuk pengendalian tindakan yang bersifat “negatif” atau “memaksa”.

Pembatasan dapat dilakukan secara fisik atau administratif.

Pembatasan fisik, termasuk mengunci meja, memasang kata sandi dalam

komputer, membatasi akses karyawan ke daerah tertentu dan lain-lain.
Pembatasan ini lebih diperlukan dalam kegiatan sehari-hari seperti pada
penjualan eceran.Pembatasan administratif mencakup pembatasan
otoritas dalam pengambilan keputusan. Manajer senior biasanya
melakukan ini untuk meminimalkan risiko sumber daya yang akan
ditanggung oleh karyawan yang tidak dapat melakukan pekerjaan secara
efektif. Bentuk umum lain dalam pembatasan administratif merujuk pada
pemisahan tugas. Hal ini meliputi pemisahan tugas untuk menyelesaikan
pekerjaan yang perlu penanganan khusus.

Terkadang pembatasan fisik dan administratif dapat dikombinasikan

dengan istilah poka-yokes yang dirancang menjadi foolproof. Poka-yoke
adalah tahapan yang dibagun ke dalam sebuah proses untuk mencegah
terjadinya penyimpangan dari urutan tahapan yang benar.
1. Pengendalian tindakan

b. Penilaian Pratindakan

 
Penilaian pratindakan mencakup adanya penyelidikan kritis terhadap
rencana tindakan dari para karyawan yang dikendalikan. Bentuk
umum dari penilaian ini berlangsung selama proses perencanaan dan
penganggaran yang ditandai oleh berbagai level penilaian terhadap
tindakan dan anggaran pada level organisasi yang lebih tinggi.
1. Pengendalian tindakan

c. Akuntabilitas tindakan

Akuntabilitas tindakan adalah meminta karyawan untuk bertanggung

jawab atas tindakan yang mereka lakukan. Hal-hal yang perlu
dilakukan adalah:
 Mendefinisikan tindakan yang dapat diterima maupun tidak
diterima
 Mengomunikasikan definisi kepada karyawan
 Observasi terhadap apa yang terjadi
 Memberikan imbalan kepada tindakan yang baik Tindakan yang
menuntut pertanggungjawaban karyawan dapat dikomunikasikan baik
secara administratif maupun sosial. Komunikasi administratif
mencakup penetapan aturan kerja, kebijakan dan prosedur, provisi
kontrak dan kode etik perusahaan.

Akuntabilitas tindakan biasanya diterapkan dengan penguatan negatif,

tindakan yang diidentikan dengan hukuman dibandingkan imbalan.
1. Pengendalian tindakan

d. Redundasi

Redudansi meliputi penugasan lebih banyak karyawan untuk melakukan

sesuatu tugas dibandingkan jumlah yang sesungguhnya dibutuhkan atau
menyediakan karyawan cadangan untuk meningkatkan terselesaikannya
tugas dengan memuaskan. Redudansi biasa terjadi di fasilitas komputer,
fungsi keamanan dan operasi penting lainnya. Redudansi jarang dipakai
karena biayanya mahal.
 2. Pengendalian personel
Pengendalian personel membangun kecenderungan alami karyawan untuk
mengendalikan atau memotivasi diri mereka sendiri. Pengendalian personel
memiliki tiga tujuan.
1. beberapa pengendalian personel membantu mengklarifikasikan harapan.
Pengendalian ini membantu memastikan bahwa tiap karyawan memahami
apa yang diinginkan perusahaan.
2. beberapa pengendalian personel membantu memastikan bahwa tiap
karyawan mampu melakukan pekerjaan dengan baik; bahwa mereka
mempunyai kemampuan (seperti pengalaman, kepandaian) dan sumber
daya (seperti informasi dan waktu) yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan.
3. beberapa pengendalian personel meningkatkan kemungkinan bahwa tiap
karyawan akan terlibat dalam self-monitoring. Self-monitoring terbilang
efektif sebab kebanyakan orang memiliki hati nurani yang membimbing
mereka untuk melakukan hal yang baik dan mampu melahirkan perasaan
positif akan rasa hormat kepada diri sendiri (self-respect) dan kepuasan saat
mereka melakukan pekerjaan dengan baik serta menyaksikan keberhasilan
perusahaan. Self-monitoring telah didiskusikan dalam literatur manajemen
dengan berbagai label, termasuk motivasi intrinsik dan loyalitas.
2. Pengendalian personel

Pengendalian personel dapat diimplementasikan melalui 3 hal, yaitu

1.      Seleksi dan penempatan
Menemukan orang yang tepat untuk melakukan tugas tertentu dan
memberikan mereka baik lingkungan kerja yang bagus dan
sumberdaya-sumberdaya yang penting dapat dengan jelas
meningkatkan peluang sebuah pekerjaan akan dilakukan dengan
semestinya. Perusahaan mencurahkan waktu dan usaha untuk
pemilihan dan penempatan karyawan, dan sebuah literatur yang besar
mendeskripsikan bagaimana tugas-tugas ini seharusnya dilakukan
dengan baik.
2.      Pelatihan
cara umum lainnya untuk meningkatkan kemungkinan karyawan
melakukan pekerjaan dengan baik. Pelatihan dapat memberikan
informasi yang bermanfaat mengenai tindakan atau hasil seperti apa
yang diharapkan oleh perusahaan dan cara terbaik untuk
melaksanakan suatu tugas. Pelatihan dapat juga memberi dampak
motivasional yang positif sebab karyawan dapat diberikan rasa
profesionalisme yang lebih besar, dan mereka sering kali lebih
terpancing untuk melakukan pekerjaan dengan baik jika pekerjaan
tersebut mereka pahami.
2. Pengendalian personel

3.      Desain pekerjaan dan persediaan sumber daya yang di

butuhkan
Cara lain untuk membantu karyawan bertindak tepat ialah
memastikanbahwa pekerjaannya dirancang untuk memungkinkan
karyawan yang termotivasi dan berkualitas untuk meraih sukses.
Beberapa perusahaan tidak memberikan kesempatan kepada semua
karyawan untuk berhasil. Beberapa pekerjaan terlalu kompleks.
Tenaga penjualan mungkin diberikan banyak tugas untuk ditangani
dengan efektif. Karyawan juga memerlukan adanya seperangkat
sumber daya khusus untuk mereka agar dapat melakukan pekerjaan
dengan baik. Tujuan pelatihan dan cara pemberian pelatihan juga
turut menyertakan dan memfasilitasi ditransfernya pengetahuan,
pengalaman, dan praktik terbaik.
3. Pengendalian budaya

Pengendalian budaya didesain untuk mendorong pengawasan bersama,

sebuah bentuk tekanan kelompok yang kuat pada individu-individu yang
menyimpang dari nilai dan norma kelompok.

Pengendalian budaya yang kuat dihasilkan oleh proses pengawasan

bersama yang juga  ada dalam satu-satu organisasi. Tekanan-tekanan dapat
diciptakan di antara sesama pekerja di mana para pekerja yang tidak
mampu menyesuaikan diri sering kali ditekan untuk menerima norma-
norma kelompok. Tekanan-tekanan sosial yang kuat juga dapat diciptakan
dalam sebuah arah bawah ke atas, seperti seorang atasan merasa tertekan
untuk memenuhi harapan-harapan bawahan mengenai peranan mereka.
3. Pengendalian budaya

Budaya perusahaan dapat dibentuk dalam banyak cara, baik lewat kata
maupun contoh, meliputi:

1.      Kode Etik
Kebanyakan perusahaan dengan ukuran di atas minimal berupaya untuk
membentuk budaya perusahaan mereka melalui kode tingkah laku, kode etik,
kredo perusahaan, atau pernyataan misi, visi, ataupun filosofi manajemen.
Dokumen tertulis yang formal tersebut memberikan pernyataan umum akan
nilai perusahaan, komitmen kepada pemegang kepentingan, dan keinginan
pihak manajemen mengenai bagaimana seharusnya perusahaan berfungsi.
Kode di desain untuk membantu karyawan memahami perilaku apa yang
diharapkan meski tidak ada peraturan spesifik; itupun kodenya lebih
didasarkan pada prinsip dibandingkan hanya didasarkan pada peraturan.
3. Pengendalian budaya

2.      Imbalan Kelompok
Penyediaan imbalan atau insentif yang didasarkan pada pencapaian kolektif juga
mendukung pengendalian budaya. Rencana insentif yang berdasar pada
pencapaian kolektif tersebut bias berwujud dalam berbagai bentuk. Contoh
umumnya ialah bonus, pembagian laba (profit-sharing) atau pembagian
keuntungan (gain-sharing) yanf memberikan kompensasi berdasarkan pada
kinerja perusahaan atau entitas secara keseluruhan (alih-alih secara individu)
berkenaan dengan, keuntungan atau reduksi biaya (cost reductions).
3. Pengendalian budaya

3.      Pendekatan Lain untuk Membentuk Budaya Perusahaan

Pendekatan umum lain untuk membentuk budaya perusahaan meliputi
-          transfer antar perusahaan,
Membantu menyebarkan budaya dengan memperbaiki sosialisasi karyawan
dalam perusahaan, dan menghambat terciptanya tujuan dan pandangan
yang saling bertentangan. Transfer juga berpotensi untuk memitigasi
penipuan karyawan dengan mencegah karyawan “terlalufamiliar” dengan
entitas, aktivitas, teman kerja, dan atau tarnsaksitertentu.
-          pengaturan fisik dan sosial
Pengaturan fisik berupa rencana kantor, arsitektur, dan dekor interior,
serta pengaturan sosial seperti penggunaan baju, kebiasaan yang
dilembagakan, perilaku, dan kosa kata, dapat pula membantu membentuk
budaya perusahaan.
-          tone at the top
Dengan mengatur tone at the top yang tepat, manajemen dapat membentuk
budaya. Pernyataan bahwa mereka harus konsisten dengan tipe budaya
yang sedang mereka coba untuk ciptakan, dan yang penting, tindakan dan
perilaku mereka harus konsisten dengan pernyataan mereka.