KELOMPOK 2 PROYEK

PENINGKATAN MUTU

PDCA Dalam
Praktek di RS
(Study Kasus) 01

FKM UI
2022
PROYEK
PENINGKATAN MUTU
KELOMPOK 2

ANGGOTA KELOMPOK

Siti Muhimatul Munawaroh :2106777126

Chandra Wirawan :2006505341

Vilcka Wahidatul :2106777201

Rora asyulia : 2106777082 02

03
Studi Kasus Holston Valley Hospital
Studi kasus ini menjelaskan 22 langkah yang
dilakukan oleh Tim RS dalam peningkatan Mutu
di Rs tsb. 22 langkah tersebut merupakan
bagian dari tahapan PDCA

Ke Halaman
Agenda
 04
PLAN
Ke Halaman
Agenda

STEP 1 STEP 2

MENGIDENTIFIKASI HASIL TIM MENGIDENTIFIKASI SUPLIERS, INPUT,

MASALAH
FGD bersama pasien &
anggota Keluarga,melakukan
survey Kepuasan pasien yg
pulang dari RS, evaluasi 3
bulan
OUTPUT,PELANGGAN DAN HARAPAN
pasien tidak puas
dengan kinerja rumah PELANGGAN
sakit pada "kecepatan Tim menemukan bahwa pasien ketika
pemulangan," dinyatakan pasien bisa pulang, mereka berharap
prosesnya tidak terlalu lama dan memakan
waktu
 TIM MEMBUAT STEP 4 PLAN
STEP 3 BAGAN ALUR MENGUMPULKAN DATA

Waktu tunggu dari 6 waktu tunggu di

atas dengan membuat Run chart

Dalam Kondisi ideal dicatat:

1. Waktu dari mulai dokter menyatakan kepulangan pasien
sampai ke waktu pemberian notifikasi ke pasien
2. Waktu dari notifikasi perawat hingga waktu
penyelesaian tugas perawat dalam pemulangan pasien
3. Waktu notifikasi transportasi sampai waktu transporter
ditugaskan
4. Waktu transporter tiba ke kamar pasien sampai pasien
berangkat meninggalkan ruang rawat
5. Waktu tranporter dan pasien datang ke administrasi
keuangan hingga selesai
6. dari saat mereka meninggalkan bagian pembayaran
hingga saat pasien tiba di pintu keluar
 06
PLAN
Ke Halaman
Agenda

STEP 5 STEP 6
MENCARI AKAR MASALAH
MENYIMPULKAN DATA
DAN MENGIDENTIFIKASI Tim melakukan Brainstroming
dan FGD dengan staff
PENYEBAB
administrasi keuangan untuk
Tim Menggunakan Pareto Chart membuat Cause Effect
dari bbrp kegiatan proses Diagram dengan tujuan
pemulangan diatas mencari penyebab
keterlambatan di administrasi
keuangan
 STEP 6

Hasil Diagram cause and effect dan brainstorming mencari penyebab keterlambatan di administrasi keuangan

Hasil Brainstroming

1. Departemen kekurangan staf

2. Tidak Semua pasien harus ke bagian administrasi
keuangan
3. Masalah komputer
4. Pasien tidak siap untuk membawa kelengkapan
data yang diperlukan bagian keuangan
5. Pasien tidak sehat, sulit berkonsentrasi
6. Pasien marah karena harus membicarakan uang di
akhir masa inap
7. Staf tidak cukup terlatih
8. Tidak cukup informasi yang dikumpulkan
sebelumnya
9. kehilangan informasi pra-pendaftaran
10. Pasien di kamar mandi saat gilirannya di bagian
administrasi sedangkan letak kamar mandinya jauh
11. Perlu berburu biaya yang hilang
 Plan
STEP 7
Memilih 2 penyebab
utama
1. Pasien datang ke adminitrasi
keuangan yang seharusnya
tidak mesti ada disana
2. Kekurangan jumlah staf di
adminitrasi keuangan,
sedangkan banyak pasien yang
mesti dilayani (overload)
Ke Halaman
Agenda
STEP 8
Mencari akar penyebab
Karena kekurangan dana
dan staf—>dibuat
diagram pohon cepat
bentuk mengapa-
mengapa—>
Setiap penyebab dipecah
setidaknya 2 penyebab
yang lebih spesifik
 Plan
STEP 9
Diskusi Memilih Akar penyebab
Utama
Penyebab utama keterlambatan pada adminitrasi keuangan:
1. Overload tugas administrasi keuangan dan banyak orang
yang menunggu padahal tidak seharusnya pasien tsb disana.
2. Pasien tidak harus ke administrasi keuangan karena mereka
bisa pulang langsung
3. Beberapa kasus, baik pasien maupun tranporter tidak tahu
status kepulangan langsung pasien, sehingga mereka datang
ke administrasi keuangan padahal hal ini tidak diperlukan.
Ke Halaman
Agenda
STEP 10
Branstorming
Banyak pasien yang memenuhi persyaratan bisa pulang
langsung datang ke administrasi keuangan meskipun tidak
perlu, maka dilakukan brainstroming, hasilnya:
- Menetapkan prosedur proses kepulangan langsung
yang diketahui oleh semua pihak (pasien, dokter,
perawat, transporter)
- Melihat apakah lebih banyak pasien yang bisa
pulang langsung tanpa harus dibuatkan daftar
tagihan—> meringankan overload di administrasi
keuangan—>mengurangi waktu transportasi
 DO Ke Halaman
Agenda

STEP 11 STEP 12
Tim Merencanakan perkembangan
Implementasi
Tim diskusi dengan tenaga ahli tentang
langkah yang relevan untuk proses yang Selama 1 bulan usulan penambahan
lebih cepat menentukan bagaimana sistem komputer untuk mengetahui
meningkatkan proses yang berhubungan kondisi pasien, maka hasilnya antrian
dengan kepulangan langsung: kepulangan pasien berkurang 35 %
Tim mengusulkan untuk menambahkan
sistem di komputer untuk menginfokan
apakah pasien bisa pulang langsung atau
tidak. Jika boleh pulang langsung maka
perawat menelpon transporter untuk
dijemput tanpa harus ke administrasi
keuangan
 CHECK Ke Halaman
Agenda

STEP 13
MENGEVALUASI HASIL
- kepuasan, tim mengusulkan 2 ekperimen kpd pihak RS, yaitu
Waktu pemulangan pasien lebih cepat
- Berdasakan survey, ketidakpuasan pasien terkait waktu
kepulangan pasien menurun, dari 35 % menjadi 18 %
STEP 14
TIM MEMUTUSKAN UNTUK BEREKSPERIMEN LEBIH LANJUT
Untuk mengurangi keterlambatan lebih jauh dan meningkatkan
1. Memberikan kebebasan untuk memberikan status pulang
secara langsung kepada pasien dan lihat effeknya
2. Pelayanan tempat tidur dimana staf administrasi keuangan
mendatangi pasien ke kamarnya kemudian menawarkan
kepada pasien pulang sendiri atau memerlukan
transporter(tapi apakah ini mungkin, disaat waktu yang
sibuk)

tim kemudian memutuskan untuk memberikan kebebasan dalam

menentukan status pulang langsung pada pasien
 ACT Ke Halaman
Agenda
STEP 15
TIM MEMBUAT STANDARISASI PERUBAHAN STEP 16
Kepulangan langsung pasien : menambah di sistem komputer untuk
diisi administrasi status kepulangan langsung→ terprint di papan
MONITORING DILEGALKAN UNTUK
pasien→order transport untuk meninggalkan ruangan→informasi MEMPERTAHANKAN KEUNTUNGAN
transportasi pasien keluar RS tanpa harus ke administrasi keuangan
Untuk menyesuaikan perubahan, tim menyiapkan sesi orientasi: Untuk memantau perubahan proses dan
1. Pengawas di bagian administrasi, memastikan computer terisi mempertahankan keuntungan, tim melakukan
tentang status kepulangan langsung pasien pengumpulan data waktu kepulangan pasien dan
2. Pengawas di perawat, yang bertanggungjawab memastikan survei kepuasan pasien secara berkala
sekretariat tahu cara membaca kepulangan pasien saat bilang
iya
3. Petugas pelayanan transportasi, memastikan transporter tahu
pasien ke administrasi keuangan atau langsung keluar.
 PLAN Ke Halaman
Agenda

STEP 17
TIM FOKUS PADA KETERLAMBATAN
TRANSPORTASI
Walaupun sekarang waktu pemulangan pasien
lebih cepat dikarenakan tranportasi pasien
tidak perlu melalui kasir, tim tetap
menghubungi transporter apakah mereka bisa
memberikan masukan untuk mengurangi
keterlambatan kepulangan pasien
STEP 18
TIM MELAKUKAN FGD DENGAN TRANSPORTER
Hasil FGD :
1. Tidak cukup orang
2. Adanya kebijakan/SOP yang
mengharuskan setiap pasien dianter
hingga pintu keluar. Transporter
mengaggap kebijakan tersebut tidak
dapat diubah
 PLAN
Ke Halaman
Agenda

STEP 19
INVESTIGASI

1. Berapa banyak pasien yang bisa pulang sendiri jika diizinkan

2. Anggota tim meminta perawat untuk mencatat apakah setiap pasien yang keluar membutuhkan
kursi roda atau dapat berjalan sendiri—> hampir setengah dari pasien yang pulang bisa berjalan
sendiri
3. Tim menanyakan kepada legal RS tentang peraturan atau kebijakan—> tidak ada—> tapi karena
menganggap ini hal yang sewajarnya dilakukan.
 DO
Ke Halaman
Agenda

STEP 20

KEGIATAN PERBAIKAN DIAJUKAN DAN DIUJI

Tim mengusulkan kepada administrasi RS untuk memberikan pasien pilihan untuk pulang
dengan transporter atau pergi sendiri—>Administrasi setuju—>tim administrasi
menambahkan pilihan tersebut ke dalam alur flowchart (pertanyaan perawat kepada
pasien/keluarga untuk memilih pulang dengan transporter atau tidak)
 CHECK Ke Halaman
Agenda

STEP 21

Hasil dan kesimpulan

Perawat mencatat jumlah pasien yang memilih

bantuan transportasi atau tidak—>37 % Memilih
untuk pulang sendiri, mereka senang
melakukannya karena berarti mereka bisa pulang
lebih cepat—> sangat meringankan beban
layanan transportasi
 ACT KELOMPOK 2
PDCA

STEP 22
TIM Menstandarisasi
perubahan

Setelah uji coba

berhasil—>tim
mendisain ulang
diagram alur
proses
pemulangan
pasien
Masalah Prioritas Yang Dipilih

Berdasarkan diagram pareto didapatkan 68 %

penyebab keterlambatan proses pemulangan
pasien yaitu:
1. Waktu transportasi pasien
2. Waktu di administrasi keuangan
 Masalah Pertama PDCA

Waktu di
administrasi PLAN DO
keuangan STEP 1-10 STEP 11-12

CHECK ACT
STEP 13-14 STEP 15-16
 Masalah kedua PDCA

Waktu
transportasi
PLAN DO
pasien STEP17-19 STEP 20

CHECK ACT
STEP 21 STEP 22
 PILOT PROJECT WAKTU PEMULANGAN PASIEN

Tujuan:
- mengurangi
waktu kepulangan
pasien Mengurangi Menambahkan di sistem
- meningkatkan
kepuasaan pasien
1 waktu di komputer tentang status
administrasi kepulangan langsung
keuangan pasien

Mengurangi Merubah alur

waktu diagram proses
2 transportasi pemulangan
pasien pasien
PILOT PROJECT WAKTU PEMULANGAN PASIEN

Dengan penambahan status kepulangan pasien pada sistem komputer maka

dapat diketahui apakah status pasien pulang langsung atau mampir ke bagian
1 administrasi keuangan terlebih dahulu. Jika pasien langsung diantar tanpa harus
mampir ke bagian keuangan, maka waktu pada saat proses kepulangan pasien
akan lebih cepat

Mengubah diagram alur proses pemulangan pasien dimana alur semula pasien
selalu diantar menuju pintu keluar namun pada diagram alur yang baru, pasien
2 dapat memilih apakah pasien perlu diantar oleh petugas atau bisa berjalan
sendiri tanpa bantuan transporte sampai ke pintu keluar rumah sakit
Terima Kasih