SOP

PENGENDALIAN
DOKUMEN
 FORMAT PENOMERAN DOKUMEN

AAAA/BBB/CCC/DD

Keterangan
AAAA : Nama Perusahaan (ETSA)
BBB : Singkatan Dokumen (SOP)
CCC : Singkatan Nama Divisi
DD : Nomer Urut Dokumen
FORMAT PENOMERAN INSTRUKSI KERJA

AAAA/IK/CCC/DD

Keterangan
AAAA : Nama Perusahaan (ETSA)
IK : Instruksi Kerja
CCC : Singkatan Nama Divisi
DD : Nomer Urut Instruksi Kerja
 FORMAT PENOMERAN FORM/REKAMAN

AAAA/FR/CCC/DD

Keterangan
AAAA : Nama Perusahaan (ETSA)
FR : Form/Rekaman
CCC : Singkatan Nama Divisi
DD : Nomer Urut Instruksi Kerja
 Contoh

ETSA/FR/O/01

Artinya bahwa Form dari Departemen

Operasional Nomer Urut 01
 PEMBERIAN NOMER REVISI

DOKUMEN BARU

Dokumen baru pertama kali diterbitkan

maka pada pada nomer dokumen harus
dituliskan “00” sebagai keterangan bahwa
dokumen tersebut belum pernah direvisi
 PEMBERIAN NOMER REVISI

DOKUMEN YANG
DIREVISI

Dokumen yang telah mengalami revisi,

maka pada pada nomer dokumen harus
dituliskan nomer urut revisi mulai dari “01,
02, 03” sebagai keterangan bahwa
dokumen tersebut telah mengalami revisi
sesuai nomer
PENERBITAN DOKUMEN

DC MENERIMA DIREGISTRASI
DOKUMEN KE DAFTAR
YANG INDUK
DISETUJUI DOKUMEN

DOKUMEN MENULISKAN
TERBIT/ SESUAI NOMER
REVISI
BERLAKU TERAKHIR
 PENENTUAN STATUS DOKUMEN

1. STATUS DOKUMEN “COPY TERKENDALI”

a. Copy dokumen didistribusikan kepada setiap bagian

yang proses kerjanya diatur baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh dokumen tersebut dan
diberikan stempel “Copy Terkendali”
b. Jika dokumen tersebut mengalami revisi maka DC
akan menarik dokumen tersebut dan mengganti
dengan dokumen revisi terakhir.
 PENENTUAN STATUS DOKUMEN

2. STATUS DOKUMEN “COPY TIDAK TERKENDALI”

a. Copy dokumen didistribusikan kepada bagian atau pihak di

luar perusahaan yang proses kerjanya tidak diatur baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh dokumen
tersebut dan di berikan stempel “Copy Tidak Terkendali”
b. Jika dokumen tersebut mengalami revisi maka DC tidak
akan menarik dokumen tersebut dan tidak akan mengganti
dengan dokumen revisi terakhir.
 PENENTUAN STATUS DOKUMEN

3. STATUS DOKUMEN “KADALUARSA”

a. Dokumen yang dinyatakan tidak berlaku jika dokumen

tersebut mengalami revisi
b. DC akan menarik dokumen yang telah di revisi dan diberi
stempel “Kadaluarsa”
c. Master dokumen yang direvisi disimpan oleh DC untuk
keperluan referensi
 PENENTUAN STATUS DOKUMEN

4. STATUS DOKUMEN “ASLI”

a. Dokumen original yang sudah dinyatakan, disetujui dan

disahkan oleh Kepala Divisi/Departemen, Manajemen
Representative, Direktur dan diberi stempel “Asli”
 DISTRIBUSI DOKUMEN

1. DC DC menuliskan penerima copy dokumen

dalam Daftar Distribusi Dokumen
2. DC mengcopy dokumen sejumlah permintaan
dari penerima copy
3. Dokumen copy tersebut distempel “Copy
Terkendali”
4. DC menyerahkan dokumen terkendali kepada
penerima dokumen dan meminta paraf pada
Form Penarikan dan Distribusi Dokumen
 REVISI DOKUMEN/INSTRUKSI
KERJA/REKAMAN

1. Kepala Divisi/Departemen mengisi form UPD dan

diserahkan kepada DC
2. DC memeriksa kesesuaian perubahan pada form UPD
dengan perubahan yang ada di dokumen.
3. DC mencatat perubahan yang terjadi pada form Riwayat
Perubahan
4. DC mendistribusikan dokumen perubahan ke
Divisi/Departemen yang mengajukan perubahan dan
menarik dokumen lama serta di stempel “Kadaluarsa”