Sesi-3

Mengembangkan Fungsi Penjaminan

Mutu Sistem Informasi
Fungsi Penjaminan Mutu
Fungsi quality assurance (QA) atau penjaminan mutu dapat
dimulai dengan pemrosesan data eksekutif atau manajemen
audit internal. Setelah terbentuk, tim QA harus melapor
langsung ke manajer pemrosesan data. Pelaporan tingkat
tinggi ini untuk meyakinkan tim QA tentang otoritas dan
independensi yang dibutuhkan untuk kesuksesan tim QA.
Ada empat fungsi metode kepegawaian : 1) staf fulltime; 2)
kombinasi personal fulltime dan paruh waktu; 3) panitia
tetap personal pengolah data; 4) tugas khusus untuk
ditetapkan setiap kali peninjauan dilakukan.
Individu yang menjalankan fungsi tersebut harus sama
terampilnya dengan personel pemrosesan data senior.
Fungsi ini akan lebih berhasil dengan sejumlah kecil orang
yang sangat terampil daripada sejumlah besar orang
dengan keterampilan pemrosesan data yang minimal.
Individu-individu dalam kelompok harus objektif, secara
alami ingin tahu, tipe orang yang "mengambil alih", dan
mampu mencurahkan waktu yang diperlukan untuk
keberhasilan pemenuhan fungsi, Terakhir, adalah penting
bahwa individu dalam kelompok kelompok percaya QA
diperlukan.
Kunci sukses adalah dukungan manajemen yang kuat.
Dukungan ini harus tiga kali lipat: pertama, fungsi
tersebut harus dikelola secara memadai dengan
orang-orang yang sangat terampil; kedua, fungsi harus
diberikan kewenangan yang diperlukan untuk
memenuhi tanggung jawab mereka, dan ketiga,
manajemen harus Mendukung rekomendasi.
Meskipun ini tidak berarti bahwa semua rekomendasi
harus diterima, itu berarti bahwa mereka harus
dipertimbangkan dan diadopsi secara serius jika valid.
 3.1 Bagaimana Menilai
Biasanya tim penjaminan mutu diprakarsai oleh
departemen pemrosesan data, namun bagaimana
kelompok audit internal mulai menjadi pemicu
utama dalam pembentukan fungsi penjaminan
mutu atau QA. Jika departemen pemrosesan data
memiliki enam atau lebih analis sistem, sistem
utama keuangan terkomputerisasi, atau anggaran
lebih dari 250,000 dolar pertahun maka fungsi QA
harus dipertimbangkan secara serius.
Untuk menstabilkan QA dalam sebuah organisasi, tim inisiasi harus :
1. Menyiapkan laporan awal. Laporan harus menyebutkan keuntungan
dan kerugian serta biaya dan keuntungan yang diharapkan.
2. Mendirikan gugus tugas. Tujuan dari gugus tugas adalah untuk
melakukan satu atau dua tinjauan jaminan kualitas. Gugus tugas harus
terdiri dari personel senior MIS. Laporan pendahuluan harus
merekomendasikan pembentukan gugus tugas ini.
3. Membuat rekomendasi akhir kepada manajemen (setelah tinjauan
pengujian) Laporan ini harus merangkum hasil tinjauan kualitas gugus
tugas, Ini harus berisi rekomendasi tentang bagaimana kelompok
harus dikelola, wewenang dan tanggung jawabnya, struktur
organisasinya, kepada siapa kelompok akan melaporkan, dan metode
pelaporan temuan.
Setiap kebutuhan organisasi untuk melakukan beberapa eksperimen
tentang bagaimana kelompok seperti itu bisa paling efektif bagi
mereka. Membuat gugus tugas untuk melakukan satu atau dua
tinjauan jaminan kualitas memungkinkan eksperimen ini terjadi. Ini
juga berbiaya rendah, dan tidak mengikat organisasi untuk
pembentukan formal grup sampai beberapa pengalaman tinjauan
langsung dapat diperoleh. Laporan rekomendasi pembentukan QA
harus dikirim ke individu manajer pemrosesan data. Jika permintaan
diprakarsai oleh departemen pemrosesan data, mereka harus
meminta dukungan audit internal dan sebaliknya. Tidaklah bijaksana
untuk audit internal mengusulkan fungsi seperti itu tanpa memiliki
dukungan manajemen pemrosesan data.
 3.2 Struktur Organisasi
• Semakin tinggi dalam struktur pemrosesan data, fungsi laporan
jaminan kualitas semakin baik kemungkinan keberhasilannya. Tingkat
pelaporan juga menunjukkan dukungan manajemen. Pelaporan
tingkat tinggi memberikan Kemandirian bagi tim karena mereka dapat
menangani fungsi lain secara setara.

• Dalam organisasi, fungsi tersebut biasanya terletak di salah satu dari

tiga tempat. Pertama, di beberapa perusahaan ia melapor ke manajer
sistem. Kedua, mungkin secara organisasi setara dengan empat
segmen utama pemrosesan data (operasi, kontrol, sistem, dan
pemrograman). Ketiga, mungkin fungsi staf yang melapor langsung ke
manajer MIS. Struktur organisasi yang direkomendasikan adalah
pelaporan sebagai fungsi staf kepada manajer MIS. (Lihat Gambar 3.1).
Struktur seperti itu menawarkan beberapa
keuntungan. Ini akan mendapat perhatian dari
manajer MIS. Manajer QA tidak perlu terlibat dalam
fungsi departemen sehari-hari seperti halnya manajer
lini pertama lainnya. Secara organisasional
independen dari semua aspek lain dari departemen
pemrosesan data .Dan, akhirnya, manajer penjaminan
mutu tidak harus berada dalam kelompok gaji yang
sama dengan manajer lini pertama lainnya di
departemen pemrosesan data
Anggota staf QA yang sukses harus memiliki :
• Pemahaman menyeluruh tentang desain sistem pemrosesan data dan
pemrograman. Individu harus memiliki pengetahuan keterampilan ini
seperti yang sedang dievaluasi.
• Pandangan objektif sehingga individu dapat membedakan antara metode
yang berbeda untuk menyelesaikan tugas yang akan menghasilkan hasil
yang dapat diterima, dan perbedaan dalam kualitas metode di mana
hasilnya tidak akan sama.
• Kepemimpinan dan kepribadian yang bertanggung jawab sebagai pengulas
akan bekerja secara independen pada tugas khusus. Mereka tidak bisa
mengharapkan banyak nasihat dan bimbingan dalam melakukan pekerjaan
mereka. Oleh karena itu kedepannya, peninjau harus memulai sendiri yang
akan mengejar tugas dengan minat dan antusiasme.
• Sifat ingin tahu karena banyak masalah dan masalah untuk ditemukan dalam ulasan
tidak secara intuitif jelas. Jadi, individu yang merupakan peninjau yang baik perlu
memiliki naluri untuk mengejar petunjuk dan mengumpulkan sedikit informasi yang
secara individu tidak ada artinya tetapi secara total mendokumentasikan masalahnya.
• Pemahaman tentang kontrol karena setiap tinjauan aplikasi harus menyertakan
tinjauan pengendalian internal.
• Kemampuan untuk berkomunikasi baik secara lisan maupun tertulis karena banyak
keberhasilan seseorang dalam penjaminan mutu dapat dikaitkan dengan kemampuan
untuk mengomunikasikan kebutuhan dan masalah untuk memproyeksikan personal.
Semakin efektif dia dalam berkomunikasi dengan personel pemroses data, semakin
sukses dia mendapatkan idca mereka diterima.
• Kemampuan untuk menulis laporan. Sebagai peninjau jaminan kualitas harus dapat
mentransfer kekhawatiran dan rekomendasi ke dalam bentuk laporan tertulis.
Sebagian besar keberhasilannya dalam menerapkan rekomendasi formal akan
bergantung pada kemampuan peninjau untuk mengomunikasikan informasi kepada
manajemen melalui laporan tertulis.
Selain itu, individu tersebut harus diyakinkan
secara pribadi tentang pentingnya penjaminan
mutu dan harus bersedia dan mampu
mencurahkan waktu yang diperlukan. Anda
harus dapat memahami dari uraian ini bahwa
fungsi penjaminan mutu sangat bergantung
pada orang. Pentingnya mendapatkan individu
yang tepat tidak dapat terlalu ditekankan.
Penetapan Staf Fungsi Penjaminan Mutu
• Job title: nama posisi
• Laporan kepada: individu dalam struktur organisasi
kepada siapa laporan pekerjaan ini.
• Fungsi : deskripsi umum tentang posisi yang harus
dicapai.
• Tanggung jawab dan tugas : tugas-tugas khusus yang
menjadi tanggung jawab individu untuk diselesaikan.
• Kualifikasi : pendidikan, pengalaman, dan sifat yang
harus dimiliki individu
Struktur Tim Penjaminan Mutu yang disarankan