PERENCANAAN SDM

dan PROSES REKRUTMEN

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 1

 Apa yang dimaksud dengan
Perencanaan SDM?
• Perencanaan SDM adalah proses sistematis untuk
meramalkan permintaan (demand) dan penawaran
(supply) SDM di masa depan.
• Tujuan perencanaan SDM adalah menentukan
jumlah SDM beserta karakteristiknya masing-
masing (usia, pendidikan, keahlian, sifat, dsb.) yang
dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan
stratejik, operasional, dan fungsionalnya

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 2

 Perencanaan SDM

• Perencanaan Sumber Daya Manusia (human resource

planning) adalah proses sistematis untuk mencocokkan
pasokan karyawan internal dan eksternal dengan lowongan-
lowongan jabatan yang diperkirakan muncul dalam
organisasi sepanjang periode waktu tertentu (Mondy 2008).

Perencanaan sumber daya manusia memiliki

dua komponen:
• Peramalan kebutuhan (requirement forecast)
• Peramalan ketersediaan (availability
forecast)

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 3

 Peramalan Kebutuhan
(Requirement Forecast)

• Peramalan kebutuhan (requirement forecast) adalah

aktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan lokasi
karyawan yang akan dibutuhkan organisasi di masa
mendatang dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
• Peramalan tersebut mencerminkan berbagai faktor, seperti
perencanaan produksi dan perubahan produktivitas.
• Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya
permintaan akan SDM (the demand for human resources).

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 4

3 PENYEBAB PERMINTAAN (DEMAND) SDM

Faktor Eksternal
Faktor Organisasional
Faktor Angkatan Kerja

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 5

 Penyebab Permintaan SDM
Faktor Eksternal
• Ekonomi
• Sosial-politik-hukum
• Teknologi
• Pesaing

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 6

 Penyebab Permintaan SDM

Faktor Organisasional
• Rencana stratejik
• Anggaran
• Ramalan penjualan dan produksi
• Perusahaan baru
• Desain organisasi dan jabatan

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 7

 Penyebab Permintaan SDM
Faktor Angkatan Kerja
• Pensiun
• Pengunduran diri
• Pemberhentian
• Kematian
• Kemangkiran

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 8

 Metode Peramalan Kebutuhan SDM
• Zero-Base Forecasting: menggunakan tingkat kekaryawanan
organisasi saat ini sebagai titik awal untuk menentukan
kebutuhan penyediaan staf (staffing) di masa depan.
• Bottom-Up Approach: setiap level yang berurutan dalam
organisasi, mulai dari yang terendah, meramalkan kebutuhannya,
hingga akhirnya menghasilkan ramalan agregat mengenai
karyawan yang dibutuhkan.
• Hubungan antara Volume Penjualan dengan Jumlah Karyawan
yang Dibutuhkan: Salah satu prediktor tingkat kekaryawanan
yang paling berguna adalah volume penjualan. Ada hubungan
positif antara permintaan produk dengan jumlah karyawan yang
dubutuhkan.
• Model Simulasi: teknik peramalan dengan melakukan
eksperimen mengenai situasi nyata menggunakan model
matematis.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 9

 Peramalan Ketersediaan
(Availability Forecast)

• Peramalan ketersediaan (availability forecast)

adalah aktivitas untuk memperkirakan
kemampuan perusahaan untuk mendapatkan
karyawan-karyawan dengan keterampilan yang
dibutuhkan, dan dari mana sumbernya.
• Dalam rangka meramalkan ketersediaan
(penawaran SDM), manajer sumber daya manusia
mengamati sumber-sumber internal (para
karyawan yang dipekerjakan saat ini) dan sumber-
sumber eksternal (pasar tenaga kerja).

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 10

 Penawaran (Supply) SDM

• Estimasi Penawaran Internal

• Audit SDM
• Rencana suksesi
• Bagan penggantian
• Estimasi Penawaran Eksternal
• Kebutuhan eksternal
• Analisis pasar tenaga kerja
• Sikap masyarakat
• Demografi

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 11

 Alternatif Tindakan jika Diramalkan
Defisit (Kekurangan) Karyawan

• Rekrutmen Kreatif: Pendekatan-pendekatan baru untuk merekrut.

Organisasi mungkin harus merekrut di wilayah-wilayah geografis yang
berbeda dibandingkan pada masa lalu, menggali metode-metode baru,
dan mencari tipe-tipe kandidat yang berbeda.
• Insentif Kompensasi: Karena persaingan yang ketat dalam
mendapatkan karyawan pada situasi permintaan tinggi, perusahaan
harus mengandalkan insentif kompensasi.
• Program Pelatihan: Program-program pelatihan khusus diperlukan
untuk mempersiapkan orang-orang yang sebelumnya belum mampu
bekerja agar dapat mengisi posisi-posisi dalam perusahaan.
• Standar Seleksi yang Berbeda: Memperendah standar-standar
kekaryawanan agar cukup banyak orang tersedia untuk mengisi
jabatan-jabatan.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 12

 Alternatif Tindakan selain Rekrutmen

• Rekrutmen adalah proses yang membutuhkan banyak biaya, waktu, dan tenaga.
Jadi, sebelum memutuskan untuk melaksanakan rekrutmen perlu
dipertimbangkan berbagai alternatif tindakan lain sebagai berikut:
• Alih Daya (outsourcing): Menggunakan jasa eksternal untuk menjalankan
pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara internal.
• Karyawan tidak tetap (contingent workers): Karyawan paruh-waktu, karyawan
sementara, atau kontraktor independen.
• Organisasi Pemberi Kerja Profesional: Perusahaan yang menyewakan
karyawan kepada perusahaan-perusahaan lainnya.
• Kerja Lembur (overtime): Alternatif untuk mengatasi fluktuasi jangka pendek
dalam beban kerja. Perusahaan bisa menghindari biaya-biaya rekrutmen,
seleksi, dan pelatihan, sedangkan para karyawan memperoleh peningkatan
pendapatan selama periode kerja lembur.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 13

 Alternatif Tindakan jika Diramalkan
Surplus (Kelebihan) Karyawan

• Penarikan Terbatas: Mengurangi angkatan kerja dengan tidak mengganti

para karyawan yang keluar.
• Pengurangan Jam Kerja: Perusahaan juga bisa menanggapi berkurangnya
kebutuhan beban kerja dengan mengurangi jumlah total waktu kerja.
• Pensiun Dini: Mendorong karyawan untuk pensiun lebih awal dengan
total paket uang pensiun yang cukup menarik.
• Perampingan (downsizing): juga dikenal sebagai restrukturisasi dan
rightsizing, pada dasarnya adalah kebalikan dari pertumbuhan perusahaan
dan menyarankan perubahan sekali waktu dalam organisasi dan jumlah
karyawan yang dipekerjakan. Biasanya, baik struktur organisasi maupun
jumlah karyawan dalam organisasi tersebut menyusut.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 14

 REKRUTMEN

• Upaya pencarian dan perolehan sejumlah kandidat karyawan yang

qualified sehingga memungkinkan perusahaan dapat menseleksi orang-
orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan.
• Proses rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang digunakan untuk
mendapatkan sejumlah pelamar yang secara potensial qualified.
• Produk dan proses rekrutmen adalah sejumlah kandidat karyawan atau
pemegang jabatan yang akan diproses berikutnya dalam tahapan
seleksi. Oleh karena itu, rekrutmen merupakan proses awal dari apakah
suatu organisasi mendapatkan orang yang tepat atau sebaliknya.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 15

 LANGKAH-LANGKAH PROSES REKRUTMEN DAN
SELEKSI
• Perencanaan dan
Peramalan
Karyawan
 Rekruitasi:
Pendaftaran
calon karyawan
 Pelamar
mengisi aplikasi
pelamaran
 Menyeleksi
calon karyawan
 Supervisor dan yang
lain mewawancarai
calon karyawan terpilih
untuk keputusan akhir

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 16

 TUJUAN
REKRUTMEN
• Menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan
kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber,
sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan
dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 17

 PRINSIP-PRINSIP REKRUTMEN
• Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan untuk mutu yang sesuai.
Untuk itu sebelumnya perlu dibuat:
• Analisis Pekerjaan
• Deskripsi Pekerjaan
• Spesifikasi Pekerjaan

• Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang

tersedia. Untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan:
• Peramalan kebutuhan tenaga kerja
• Analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 18

 PRINSIP-PRINSIP REKRUTMEN

• Biaya yang perlu diminimalkan

• Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan
• Fleksibilitas
• Pertimbangan-pertimbangan hukum

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 19

 PROSES REKRUTMEN

Right People

Program Long Life

Right Place Pengembangan SELECTION – Hire
SDM for Career

Right Time

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 20

 PROSES REKRUTMEN
Perencanaan SDM

Staffing Needs
Informasi Analisis Jabatan: Deskrips
pekerjaan dan spesifikasi jabatan

Sumber Internal Keputusan Rekrutmen Sumber Eksternal

Kandidat siap seleksi

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 21

 PROSES REKRUTMEN
• Sumber Internal
• Karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong
diambil dan dari dalam perusahaan itu dengan cara
memutasikan atau memindahkan karyawan yang
memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu
• Sumber Eksternal
• Karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong
dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di
luar perusahaan

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 22

 PERENCANAAN REKRUTMEN

• Jumlah orang dibutuhkan

• Kapan dibutuhkan
• Manajer lini seharusnya menyadari jika ada keterlambatan

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 23

 SUMBER INTERNAL KANDIDAT
• Tidak ada pengganti untuk kandidat dengan segala
kelebihan dan kelemahannya
• Kandidat dari dalam mungkin lebih berkomitmen terhadap
perusahaan dan dapat meningkatkan moral
• Dapat diketahui sebelumnya

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 24

 MENEMUKAN KANDIDAT INTERNAL
• Job Posting
• Mempublikasikan lowongan pekerjaan kepada karyawan
dengan mencantumkan atribut-atributnya, seperti kualifikasi,
supervisor, skedul kerja, dan tingkat gaji/upah.
• Memperkerjakan karyawan terdahulu
• Sebagai pilihan jika pasar tenaga kerja terbatas
• Employees Referrals
• Menawarkan bonus uang
• Beberapa manfaat untuk organisasi: reputasi, lebih murah,
lebih cepat
• Temporary Work Pools
• Bekerja secara temporer pada proyek yang berbeda
• Menghemat pada komisi agen
• Perencanaan Suksesi
• Meyakinkan ketersediaan suksesor yang tepat untuk pekerjaan senior
di masa datang.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 25

 SUMBER KANDIDAT EKSTERNAL
• Iklan—Advertensi—media iklan
• Memilih media terbaik—koran, televisi, internet,
tergantung posisi yang ditawarkan.
• Agen tenaga kerja
• Headhunters
• Agensi tenaga kerja khusus digunakan untuk
mencari dan mendapatkan top management dan
technical talent
• Rekrutmen lewat universitas
• Referrals dan walk—ins
• Internet
• Sumber-sumber lain

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 26

 ANALISIS SUMBER REKRUTMEN
KELEBIHAN
• Kandidat mengenal baik
organisasi
• Biaya penarikan dan
pelatihan rendah
Rekrutmen • Dapat meningkatkan
Internal semangat & motivasi
karyawan
• Kemampuan kandidat
sudah dikenali lebih baik
• Penyegaran situasi kerja
Rekrutmen • Dapat menekan unsur dan
kelemahan struktural
Eksternal
• Variasi kompetensi SDM
organisasi
Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M.
KELEMAHAN
• Persaingan ketat
• Masalah motovasi dan
semangat kerja bagi yang
tidak terpilih
• Kandidat potensial mewarisi
kelemahan kultural
• Masalah ketepatan bagi
organisasi & lingkungan
• Menurunkan semangat &
motivasi tenaga kerja lama
• Perlu waktu penyesuaian
27
 KONSEP REKRUTMEN

Sumber: Internal dan

Eksternal

DASAR
Metoda: Tertutup,
Job Spesification Rekrutmen
Terbuka
Peraturan Pemerintah

Kendala: Internal,
Eksternal, Organisasi

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 28

 METODE REKRUTMEN TENAGA KERJA

• Metoda Tertutup
• Adalah ketika penarikan hanya dikonfirmasikankepada
para karyawan atau orang-orang tertentu saja.
Akibatnya lamaran yg masuk relatif sedikit sehingga
kesempatan untuk mendapatkan karyawan yg baik
sulit.
• Metoda Terbuka
• Adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas
dengan memasang iklan pada media cetak maupun
elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan
metoda terbuka diharapkan lamaran banyak masuk
sehingga kesempatan untuk mendapatkan karyawan
yang qualified lebih besar.

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 29

 KENDALA-KENDALA PENARIKAN
• Kebijaksanaan-kebijaksanaan Organisasi
• Merupakan cermin utama berhasil atau tidaknya
penarikan calon pegawai. Kebijaksanaan organisasi akan
mempengaruhi penarikan adalah kebijaksanaan
mengenai kompensasi dan kesejahteraan, promosi,
status karyawan, dan sumber tenaga kerja.
• Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan
• Kebijaksanaan promosi
• Kebijaksanaan status karyawan
• Kebijaksanaan sumber tenaga kerja

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 30

 KENDALA-KENDALA PENARIKAN

• Persyaratan Jabatan
• Semakin banyak persyaratan yang harus dimiliki pelamar, maka
kemungkinan pelamar makin sedikit, sebaliknya jika persyaratan
sedikit, kemungkinan pelamar akan semakin banyak.
• Metode pelaksanaan penarikan
• Kondisi pasar tenaga kerja
• Solidaritas perusahaan
• Kondisi-kondisi lingkungan eksternal

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 31

 EVALUASI REKRUTMEN

• Kriteria yang digunakan

• Jumlah pelamar
• Merupakan petunjuk tentang memikat tidaknya program
rekrutmen.
• Jumlah usul tentang pelamar yang diajukan untuk diterima
• Indikator kualitas para pelamar yang lebih baik.
• Jumlah penerimaan atau pelamar yang diterima
• Petunjuk yang lebih jelas tentang jumlah orang yang qualified.
• Jumlah penempatan karyawan yang berhasil
• Evaluasi terhadap penilaian prosedur atau proses seleksi

Eko Nur Fu’ad, S.E., M.M. 32