TUGAS OTKKG

Nur Zilaiha Affiatun

BUKU PENDAPING

Otomatisasi dan Tata Kelola

Kepegawaian
Untuk SMK/MAK
Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran
Kompetensi Keahlian :Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

BAB

4 Pengadaan KELAS
Pegawai
XI
Kompetensi Inti

3. Memahami,menerapkan,menganalisis, dan mengevaluasi tentang

pengetahuan factual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif
sesuai dengan bidang dan lingkup kerja otomatisasi dan tata kelola
perkantoran pada tingkat teknis, spesifik,detil,dan kompleks, berkenaan
dengan ilmu penetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari
keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional,
dan internasional.
4. Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi,
dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah
sesuai dengan bidang kerja Otomatosasi dan Tata Kelola Perkantoran.
5. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu kuantitas
yang terukur sesusi dengan standar kopetensi kerja.
6. Menunjukan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara
evektif,kreatif, produktif, krtitis, mandiri , kobaloratif, komonikatif, dan
solutif dalm ranah abstrak terkait dengan pengengbangan diri yang
dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksaakan tugas spesifik di
bawah pengawasan langsung .
7. Menunjukan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru,
membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah
konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah
pengawasan langsung.

3.5. Menerapkan prosedur pengadaan pegawai

Kompetensi Dasar
 4.5. Melakukan pengadaan pegawai

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini siswa diharapkan mampu:

1. Mengetahui prosedur pengadaan pegawai.
2. Menangani prosedur pengadaan pegawai
3. Praktek pengadaan pegawai.

Kata Kunci

 Pegawai
 Pengadaan
 Prosedur
Peta Konsep
 Rekrutmen
 Seleksi
Pengadaan Pegawai

Pemahaman Pengadaan Prosedur Pengadaan

Pegawai Pegawai/Rekrutmen

Manfaat Perencanaan Pegawai Metode-Metode Rekrutmen

Penarikan dan Seleksi Pegawai Kendala-Kendala yang Mungkin

 Muncul Saat Rekrutmen

Apersepsi
Pegawai menjadi salah satu aspek yang sangat penting dalam
menjalankan kegian kantor. Keberadaan pegawai ini dihadirkan dengan
prosedur yang terstruktur. Dengan pengadan kariawan yang tepat
maka suatu perusahan dapat menjalankan tujuan dengan maksimal
Apabila karyawan yang diterima memiliki kompotensi dan kualitas yang
baik maka tujuan instansi/perusahan dapat relatip tercapai dengan
lebih mudah. Akan tetapi hal sebaliknya dapat terjadi apabila karyawan
tidak memiliki kompetensi yang tidak baik maka tujuan perusahaan
tidak dapat tercapai. Cara pengadaan karyawan berdasarkan pada
prinsip apa baru siapa. Prinsip baru siapa adalah suatu perusahaan
mencari karyawan yang tepat untuk dapat menjalankan pekerjaan
sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Lalu bagaimana
prosedur pengadaan karyawan yang benar? Selengkapnya pelajarilah
dalam bab ini dengan baik!

Pendalaman Materi

A. Pemahaman Pengadaan Pegawai

Pengadaan pegawai adalah proses pencarian dan ‘pemikata’ para
calon pegawai (pelamar). Pengdaan pegawai dimaksudkan untuk
memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang dapat untuk
memenuhi kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan organisasi,
perosedur pengadaan pegawai dilakukan untuk mendapatkan jumlah
tenaga kerja yang tepat sesuai dengan kuali kasi yang dibutuhkan
dengan mendapatkan tenaga kerja yang handal maka tujuan organisasi
dapat tercapai.
1. Manfaat Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai atau tenaga kerja dapat dikatagorikan
sebagai kegiatan yang mutlak dilaksanakan oleh manajemen
perusahaan. Perencanaan pegawai yang dilakukan secara tepat akan
memberikan manfaat baik bagi perusahaan ataupun karyawan.
Berikut beberapa manfaat yang didapatkan dari suatu perencanaan
kegiatan tenaga kerja.

a. Produktifitas kerja para pegawai dapat lebih ditingkatkan guna

mencapai yang telah ditetapkan perusahaan.Dengan adanya data
tentang pengetahuan, pekerjaan dan pelatihan yang pernah
diikuti karyawan, manajemen perusahaan dapat merencanakan
jenis pelatihan bagi karyawan yang akan mendorong kearah
peningkatan produktivitas kerja. Meningkatan kemampuan dan
keterampilan yang sesuai dengan tugas kerjanya diharapkan akan
berdampak pada peningkatan disiplin kerja para karyawan.
Selanjutnya, tenaga kerja akan memiliki sikap yang lebih
propesional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung
dengan kepentingan perusahaan.
b. Perencanaan tenaga kerja sangat terkait erat dengan penentuan
kebutuhan tenaga kerja dimasa mendatang, baik dalam jumlah
ataupun kualisifikasi guna mengisi berbagai jabatan dan
menyelenggarakan berbagai aktivitas baru di masa mendatang.
c. Perusahan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada
dalam perusahan secara lebih baik. Agar dapat memanfaatkan
sumber daya secara baik, perusahaan perlu melakukan kegitan
inventarisasi sumber daya manusia yang sudah ada didalam
perusahaan.
Berikut ini kegitan yang termasuk dalam inventarisasi.

1) Jumlah karyawan didalam perusahaan.

2) Kualisifikasi karyawan yang ada.
3) Masa kerja tiap-tiap karyawan.
d. Pada kondisi jumlah tenaga kerja yang sudah sesuai kebutuhn
perusahaan, sebuah perencanaan tenaga kerja yang matang
mamou meningkatkan efektifitas kerja pegawai.Standar
Operating Prosedure(SOP) sebagai pedoman kerja dapat di
terapkan oeleh manajemen perusahaan secara baik. Hal ini
tentunya tidak terlepas darai diterapkannya secara baik fungsi
organisasi dan penempatan tenaga kerja yang telah
diperhitungkan sesuai dengan kebutuan dan beban kerja.
2. Penarikan dan Seleksi Pegawai
Penarikan dan seleksi pegawai merupakan tahapan dalam
pengadaan pegawai. Penarikan merupan upaya mencari calon
pegawai yang memenuhi syarat tertentu sehingga diperusahaan
dapat memiliki orang-orang yang paling tepat untuk mengisi
lowongan yang ada.proses penarikan pegawai juga disesuaikan
dengan kebutuhan dan persyaratan yang diinginkan. Penarikan
dapat dilakukan melalui kenalan, iklan, bursa tenaga kerja, dari
perguruan tinggi, dan dari pusat-pusat pelatihan calon pegawai.
Agar dapat terjadi tega kerja yang sesuai dengan keinginan, maka
dalam informasi perlu dijelaskan persyaratannya, misalnhya usia,
jenis kelamin, pendidikan, pengalaman dan persyaratan lainnya.
sedangkan seleksi pegawai adalah tahap ke dua setelah penarikan
pegawai. Seleksi adalah proses untuk mendapatkan tenaga kerja yang
memenuhi syarat sesuai ketentuan organisasi.Tujuan seleksi adalah
mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk menduduki jabatan
tertentu.

INFO
Tes Inteligensi
Tes inteligasi adalah serangkaian tes yang harus diselesaikan dalam
batas waktu tertentu atau lebih dikenal dengan istilah time limit test,
yakni sederatan soal yang relatif mudah, tetapi diberikan dalam waktu
terbatas, tetapi bukan berarti bahwa setia nomor soal harus wajib
secepat-cepatnya agar terjawab dalam batas waktu yang ditentukan.
Pemahaman seperti ini tidak terlalu besar. Yang besar adalah mampu
menyelesaikan jawaban yang benar sebanyak mungkin.
3. Perencanaan Pengadaan Pegawai
Perencanaan pegawai atau tenaga kerja tergantung pada
kompleksitas dari struktur organisasinya, rencana ekspansi dan
tingkat keluar masuknya karyawan. Perencanaan pegawai atau
tenaga kerja disesuaikan dengan jumlah karyawan yang
dibutuhkan/diperlukan didalam suatu perusahaan/organisasi.

a. Macam Pengadaan Pegawai

Berikut model pengadaan pegawai dalam suatu instansi.
1) Pengadaan internal
Pengadaan internal dilakukan dengan cara”mutasi atau
transfer”, baik sifatnya vertical (promosi-demosi) maupun
horinzontal (rotasi). Karyawan yang mengisi lowongan jabatan
yang lowongan, ditarik dari karyawan yang telah ada dalam
organisasi.
Kelebihan dan kelemahan system pengadaan internal yaitu
sebagai berikut.
a) Kelebihan system pengadaan internal yaitu sbb.
(1) Karyawannya telah berpengalaman
 (2) Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi.
(3) Prilaku karyawannya telah diketahui.
b) Kelemahan system pengadaan internal yaitu sbb
(1)Kewibawaan pejabat yang dipromosikan relatif kurang.
(2)Promosinya sering didasarkan atas nepotisme
(3)Masalah pengisian lowongan tidak terselesaikan,
karena mutasi akan menimbulkan lowongan yang
kosong kembali;
(4)Pelaksanaan system kerja hanya tetap begitu-begitu
saja;
2) Pengadaan eksternal
Pengadaan ekternal, yaitu pengadaan tenaga kerja untuk
mengisi lowongan jabatan yang kosong dengan menarik orang-
orang dari luar organisasi.Organisasi tersebut meliputi sebagai
berikut.
a) Lembaga-lembaga pendidikan
b) Dinas tenaga kerja
c) Pasar tenaga kerja (Umum)
b. Langkah strategis pelaksanaan
Berikut langkah strategis dalam pelaksanaan pengadaan
pegawai.
1) Pertimbangan penggunaan masalah
 2) Pemakaiaan tenaga baru atau “membeli” tenaga professional
yang sudah matang.
3) Strategi pembiayaan untuk pengadaan dan seleksi pegawai
baru.
4. Tahapan pengadaan pegawai
Pegadaan pegawai harus melalui proses penerimaan yang
berdasarkan pada tahapan-tahapan tertentu mulai dari
pengumuman sampai pengangkatan menjadi pegawai negri sipil.
Proses penerimaan tersebut meliputi tahapan sebagai berikut.

a. Pengumuman
Pengumuman di sebar dengan seluas luas nya melalui media
masa dan media lainya yang memungkinkan .penyebaran
lowongan ini di lakukan oleh pejabat yang berwenang maupun
pejabat lain yang ditunjuknya di lakukan sekurang kurangnya
satu bulan sebelum tanggal penutup lamaran.pengumuman
mencantumkan bebrapahal utama meliputi:
1 . }jumlah dan jenis lowongan.
2. }syarat yang harus di penuhi oleh setiap pelamar
3. }alamat tempat lamaran yang ditunjukan
4. }batas waktu pengajuan surat lamaran ,dan
5. }lainya yang di anggap perlu.
b.pelamar
setelah mengetahui pengumuman pelamar bisa
mempersiapkan beberapa hal berikut ini:
1.} surat lamaran secara tertulis dengan huruf latin
2.} dengan tulisan tangan sendiri
3.} diajukan kepada instansi yang bersangkutan
4.} dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang di minta.
5.} diri pelamar harus memenuhi syarat bersangkutan
6.} dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
7.} diri pelamar harus memenuhi syarat tertentu.
8.} diajukan / diserahkan seebelum taggal penutupan penerima
lamaran.

c.penyaringan
dalam tahap penyaringan diperinci melalui tahap tahap berikut:
1.}pemeriksaan administrasi
2.}panggilan pelamar
3.}mengadakan ujian
4.}penentuan peserta ujian yang lulus
5.}penentuan pelamar yang diterima {calon}
6.}pengumuman panggilan yang diterma
7.}pengusulan
 d. Pengangkatan dan penempatan
pengangkatan dan penempatan terdiri dari tahap tahap:
1.} masa percobaan {pengankatan cmenjadi calon pegawai}
2.} pengankatan sebagai pegawai, bagi calon PNS yang telah
menjalani masa percobaan dan memenuhi syarat:
a.} telah menunjukan kesetiaan dan ketaatan penuh pada
pancasila ,UUD 1945 Negara dan pemerintah
b.} telah menunjukan sikap dan budi pekerti yang baik
c.} telah menunjukan kecakapan dalam melaksanakan tugas

d.} telah menunjukan syarat syarat kesehatan jasmani dan

rohani untuk di angkat sebagai pegawai negri sipil.

B Prosedur Pengadaan Pegawai/Rekrutmen

Pengadaan pegawai bisa juga disebut rekrutmen, yang mana

merupakan suatu langkah dalam mencari karyawan baru agar dapat
bergabung dalam suatu perusahaan. Proses rekrutmen sangat penting
dalam suatu instansi, karena dengan proses rekrutmen yang tepat
maka akan suatu instansi akan mendapatkan tenaga kerja yang handal.
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
di tentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus
di uraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualisifikasi apa
saja yang di butuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya
tingkat pendidikan, batas usia, jenis kelamin, ketermpilan dan
kemampuan yang dimiiki.
1. Metode-Metode Rekrutmen
Berikut metode-metode dalam rekrutmen.

a. Metode tertutup
Metode tertutup adalah suatu metode perekrutan untuk
kalangn tertentu saja, misalnya untuk karyawan yang sudah
ada di perusahan. Hal ini akan menyebabkan jumlah pelamar
menjadi tidak banyak sehingga perusahaan akan kesulitan
mendapatkan karyawan yang baik.
b. Metode terbuka
Metode terbuka adalah suatu metode perkrukan yang
pengumumannya dilakukan pada iklan di media massa. Hal ini
akan menyebabkan banyaknya jumlah pelamaran. Dengan
 banyaknya jumlah pelamaran maka perusahan akan lebih mudah
dalam mendapatkan karyawan yang lebih handal.
2. Kendal-kendala yang Mungkin Muncul Saat Rekrutmen
Berikut ini Kendal-kendala yang dapat terjadi dalam proses
rekrutmen.
a. Kebijakan perusahaan
Kebijakan perusahaan yang dapat menyebabkan terjadinya
kendala pada proses rekrutmen adalah besar kecilnya gaji yang
ditawarkan perusahaan terhadap calon pelamar.
b. Persyaratan jabatan
Perusahaan yang memberikan banyak persyaratan akan
menyebabkan berkurangnya jumlah pelamar. Sebaliknya,
apabila persyaratan hanya sedikit maka jumlah pelamar akan
semakin banyak.
c. Solidaritas perusahaan
Besarnya solidaritas pada sebuah perusahaan akan
berdampak pada banyaknya peminat yang ingin melamar kerja.