Cara Menyusun Sistem

TALENT MANAGEMENT
Agenda

1. Tahapan Talent Management

2. Identifikasi Top Talents

3. Perumusan Program
Pengembangan Talents
Tahapan TALENT DEVELOPMENT

Identify Identify Conduct

Critical Potential Talent
Positions Talents Development
Intervention

Retain and
Optimize
Talent Pool
Tahapan Identifikasi Key Positions

• Posisi – posisi yang bersifat

Identify fundamental bagi kemajuan
Critical perusahaan
Positions • Tidak tergantung pada hirarki

• Rumus : top 100 people within

the company

• Posisi yang relatif sulit dicari

• Ingat Pareto Principle!

Fokuskan 70 %
energi dan
anggaran
pengembangan
SDM pada 30%
top TALENTS
Serangkaian studi empirik menunjukkan bahwa kehebatan sebuah
organisasi bisnis sering ditentukan oleh hanya 30 % karyawannya,
terutama mereka yang menduduki posisi strategis/core positions
(Beyond HR: The New Science of Human Capital, John Boudreau,
2007)

Ilustrasinya sederhana : bagi sebuah warung makan, posisi seorang

koki adalah posisi yang amat vital; dan bukan kasir atau pramusaji
atau bagian purchasing.

Demikian pula bagi Microsoft atau Google, posisi yang amat

penting adalah barisan programmer, bukan mereka yang duduk di
bagian finansial, warehouse, ataupun bagian customer service.
Implikasinya jelas : untuk mereka yang menduduki posisi core
(bagian inti), maka kita harus mati-matian mendapatkan talenta
kelas dunia. Namun bagi mereka yang tidak menduduki posisi core,
kita cukup mendapatkan pekerja yang standard saja (ingat, bukan
jelek, namun yang cukup standar saja, bukan yang super hebat).

Alasannya sederhana : seorang pramusaji dengan talenta super

hebat sekalipun tak akan memberikan impak yang signifikan bagi
kemajuan sebuah rumah makan.
Demikian juga, seorang finance manager yang super sekalipun tidak
akan memberikan dampak yang signifikan bagi maju mundurnya
Micoroft.

Karena itulah, untuk posisi-posisi non-core ini kita cukup memelihara

karyawan yang memenuhi standard kualifikasi saja – tidak perlu
berambisi merekrut yang terbaik.

Sebab efek diferensiasi dari posisi-posisi non core terhadap level

kinerja perusahaan tidak banyak.
Untuk mereka yang menduduki posisi core atau
strategis, maka kita mesti bertarung mati-matian
untuk mendapatkan talenta super.

Sebab dalam posisi ini, perbedaan kinerja antara

level standar dengan level superior akan
memberikan dampak yang sangat signifikan bagi
kemajuan perusahaan (efek diferensiasinya
tinggi).

Seorang koki dengan kualifikasi standar mungkin

akan membuat rumah makan kita bisa terus eksis,
namun kalau kita bisa merebut koki dengan
kualifikasi kelas dunia, pasti rumah makan kita
akan kebanjiran pelanggan.

Seorang programmer super hebat akan

memberikan dampak yang luar bisa besar bagi
bisnis Google atau Microsoft.
Tahapan Identifikasi Key Positions

1. Career History Karyawan (job

Identify experiences)
Potential
2. Hasil Performance Appraisal
Talents
– berbasis KPI
3. Assessment Center
4. Competency-based
Interview
5. 360 Degree Evaluation
Sample Tabel KPI untuk HR Manager
Asesmen
KOMPETENSI

Angka 72 didapat dari

total skor = 18 / 5 (jumlah
kompetensi) x 20.
Dikalikan 20, supaya hasil
nilai sebanding dengan
skala nilai KPI (maks 100)
12
What is Assessment Center?
• Proses sistematis untuk menilai/meng-ases
kompetensi individu yang diangap kritikal bagi
keberhasilan kinerja yang unggul.

• Menggunakan beragam materi atau instrumen tes.

Instrumen didesain dengan mengacu pada indikator-
indikator perilaku kompetensi.
What is Assessment Center?
• Melibatkan lebih dari satu asesor (penilai) yang
terlatih. Para asesor kemudian melakukan melakukan
observasi terhadap perilaku para peserta asesmen.

• Hasil observasi dan penilaian dari para asesor

diintegrasikan untuk menentukan skor final dan
digunakan juga sebagai dasar untuk membuat laporan
asesmen.
Jenis Tes/Simulasi dalam Assessment Center

In-Basket Instrumen ini merupakan simulasi dari situasi nyata

Exercise yang dihadapi peserta asesmen dalam
menjalankan tugas sehari-hari. Bentuk dari simulasi
ini adalah serangkaian memo, materi promosi atau
dokumen kerja lainnya yang mesti direspon oleh
para peserta asesmen.

Group Kegiatan ini merupakan diskusi dimana masing-

Discussion masing peserta diminta untuk membahas suatu
masalah guna mencapai konsensus bersama.
Jenis Tes/Simulasi dalam Assessment Center

Role Role simulation merupakan simulasi peran dimana

Simulation para peserta akan dihadapkan pada suatu situasi
tertentu; misal berhadapan dengan klien/pelanggan
yang kecewa.

Case Dalam kegiatan tes ini para peserta diberi suatu

Analysis materi permasalahan. Para peserta kemudian
diminta untuk menganalisa masalah tersebut, dan
juga diminta untuk membuat solusi pemecahannya.
Jenis Tes/Simulasi dalam Assessment Center

Presentasi Dalam kegiatan ini, para peserta diminta untuk

menyampaikan presentasi. Bahan yang digunakan
untuk presentasi adalah laporan yang telah ditulis
peserta dalam kegiatan Case Analysis.
Competency Based Interview/
Behavioral Event Interview

• Merupakan jenis interview yang terstruktur. Struktur

pertanyaan difokuskan pada pengungkapan contoh-
contoh perilaku yang ditampilkan pada masa lalu.

• Proses interview ditujukan untuk mengungkapkan

secara detil dan spesifik contoh perilaku masa lalu.

• Didesain berdasar pada premis : past behavior

predicts future behavior (Candidates are most likely to
repeat these behaviors in similar situations in the
future).
 Pendekatan dalam Behavioral Event Interview

S What was the Situation in which you were involved?

T What was the Task you needed to accomplish?
A What Action(s) did you take?
R What Results did you achieve?
Tahapan Identifikasi Key Positions

• Penilaian kandidat oleh atasan,

360 bawah dan rekan kerja, serta
Degree juga mitra bisnis
Evaluation • Penilaian mengacu pada
kuesioner tentang perilaku dan
level kompetensi kandidat
• Bobot penilaian dari para
penilai bisa dibedakan
(atasan/bawahan/rekan kerja)
Kebijakan Top Talents

• Hasil asesment center : highly

Kriteria recomended (kategori A)
Top • Selama dua tahun berturut-
Talents turut, skor PA Berbasis KPI
selalu diatas 95
• Opsional : Nilai survey 360
Degree diatas skala 4 (dari skala
1 – 5)
Matriks Talent Development
Tahapan Pengembangan Talents

1. Penyusunan Program
Talent
Pengembangan untuk
Development
Potential Talents
Plan
2. Fokus pada Implementasi
dan FOLLOW UP
Jenis Pengembangan Talents
Pengkayaan On the Job Penugasan Khusus
Pekerjaan development (Special
Assignment)

Pementoran Karir Pelatihan/Lokakarya Rotasi/Transfer

(Mentoringship) atau Tugas Belajar

Action based Studi Literatur Cross Training

Learning
Tabel Pengembangan Talents
Panduan Coaching for Talent
Development
26
 Pengertian Coaching
• Proses pemberian umpan balik pengembangan dari
atasan kepada bawahan.
• Tujuan coaching adalah memberikan umpan balik untuk
peningkatan kompetensi bawahan, melalui serangkaian
pertemuan yang bersifat reguler, terfokus pada hasil, dan
di-monitor secara kontinyu.
• Coaching yang dilakukan secara sistematis dan reguler
merupakan salah satu pilar untuk pengembangan talent
unggul.

27
 PROSEDUR Coaching
1. Atasan dan bawahan sepakat menyusun jadwal kegiatan
sesi coaching – minimal setiap bulan sekali.
2. Pertemuan bersifat one on one. Durasi kegiatan per sesi
coaching adalah maksimal 60 menit.
3. Agenda sesi coaching :
• Review progres pelaksanaan program kerja bawahan
• Diskusi tentang tantangan dan solusi untuk hasil
kerja yang lebih optimal
• Umpan balik pengembangan kompetensi bawahan

28
 Agenda Coaching
1. Review progres pelaksanaan program kerja bawahan
• Mendiskusikan tentang kemajuan pelaksanaan
program kerja atau projek atau tugas rutin yang
dilakukan bawahan.
• Bawahan menyampaikan progres kemajuan tugas
yang dilakukan, dan atasan mendengarkan dengan
penuh atensi.

29
 Agenda Coaching
2. Diskusi tentang tantangan dan solusi untuk hasil kerja
yang lebih optimal
• Mendiskusikan langkah-langkah perbaikan atau solusi
yang harus dilakukan oleh bawahan agar kinerja
makin meningkat.
• Langkah-langkah perbaikan merupakan hasil dari
diskusi antara atasan dengan bawahan.
• Langkah perbaikan/solution plan harus memuat hasil
yang diharapkan; dan hasilnya akan di-monitor dalam
sesi coaching berikutnya.

30
 Agenda Coaching
3. Umpan balik pengembangan kompetensi bawahan
• Dalam bagian ini, atasan memberikan masukan kepada
bawahan mengenai peningkatan soft competency and
skills – misal bagaimana cara meningkatkan kemampuan
negosiasi, kemampuan problem solving, atau kecakapan
planning skills.
• Poin-poin materi tentang peningkatan soft skills
disampaikan oleh atasan kepada bawahan, secara
sistematis dan bersifat praktikal. Atasan meminta kepada
bawahan agar bisa mempraktekkan masukan soft skills
yang telah diberikan.
31
 PROSEDUR Coaching
• Setiap kegiatan sesi coaching sebaiknya di-
dokumentasikan dalam Form Coaching (ada dalam
dokumen WORD yang terpisah). Setiap atasan/bawahan
harus menyerahkan copy form ini kepada bagian SDM
untuk didokumentasikan. Form bisa dikirim dalam
bentuk soft copy.

32
Panduan Special Assignment for
Talent Development

33
 Pengertian Special Assignment
• Proses pemberian tugas khusus (special assignment)
yang bersifat penting dan punya dampak krusial bagi
kemajuan bisnis perusahaan.
• Durasi penugasan khusus antara 3 – 18 bulan,
tergantung jenis dan cakupan tugas yang harus
dijalankan.
• Jenis penugasan khusus bisa berupa menjadi
anggota/ketua dalam projek khusus, komite atau tim
adhoc untuk menyelesaikan program kerja tertentu.

34
 Pengertian Special Assignment
• Tujuan penugasan khusus adalah peningkatan
kompetensi pegawai melalui proses pengalaman yang
nyata dan bersifat kompleks.
• Melalui proses penugasan khusus, diharapkan kecakapan
pegawai – baik dalam aspek leadership, problem solving,
planning ataupun negotiation and communication skills –
menjadi makin terasah.

35
 PROSEDUR Special Assignment
1. Pihak manajemen/direksi memberikan SK penugasan
khusus kepada pegawai, disertai dengan data mengenai
cakupan tugas dan durasinya.
2. Selain SK formal, maka setiap proses penugasan khusus
harus disertai dengan Form Special Assignment dari
Bagian SDM (lihat dokumen Form dalam file Word).

36
 PROSEDUR Special Assignment
3. Dalam form Penugasan Khusus, harus dicantumkan
informasi :
• Jenis Penugasan Khusus
• Posisi pegawai dalam penugasan khusus
• Tugas dan tanggung jawab pegawai dalam penugasan
khusus
• Durasi penugasan khusus
• Hasil yang diharapkan dari penugasan khusus itu.
Hasil ini diuraikan dalam indikator yang terukur dan
mencantumkan timeplan yang jelas. (lihat form
Penugasan Khusus)

37
 PROSEDUR Special Assignment
4. Secara berkala, atasan dan pihak SDM harus melakukan
pemantauan terhadap progres pelaksanaan penugasan
khusus.
5. Atasan bisa melakukan pemantauan melalui kegiatan
Sesi Coaching yang dilakukan secara reguler (sebulan
sekali)
6. Pihak SDM melakukan pemantauan 1 bulan sekali (jika
penugasan khusus berlangsung selama 3 bulan) atau 2
bulan sekali (jika penugasan khusus berlangsung selama
lebih dari 3 bulan).

38
 PROSEDUR Special Assignment
7. Pemantauan oleh Pihak SDM berfokus pada :
• Progres pelaksanaan penugasan khusus
• Bantuan apa yang bisa diberikan oleh pihak SDM
sebagai salah satu solusi untuk mengatasi tantangan
dalam penugasan khusus
• Umpan balik dan langkah-langkah perbaikan yang
harus dilakukan agar hasil penugasan khusus menjadi
lebih optimal dan efektif.

39
Panduan Training for Talent
Development

40
 Panduan Kebijakan Pelatihan
1. Pegawai dianggap telah mengikuti pelatihan jika sudah
menyelesaikan “Form Rencana Aplikasi Training” yang
berisikan :
• Intisari materi pelatihan yang diikuti
• Rencana penerapan materi pelatihan dalam pekerjaan
nyata sehari-hari
• (Panduan Isi form dapat dilihat dalam Form Rencana
Aplikasi Training)

2. Rencana Aplikasi Training, harus disetujui atasannya, dan file

soft copy form harus diserahkan kepada bagian SDM (cc ke
atasannya), maksimal 7 hari setelah kegiatan training.

41
 Form – Rencana Aplikasi Training
Form - Rencana Aplikasi Training
Judul Pelatihan :
Tanggal Pelatihan :
Penyelenggara:
 
Intisari Materi Pelatihan
Uraikan poin-poin kunci yang dipelajari selama pelatihan. Tuliskan minimal dua
halaman kwarto spasi ganda. Sajikan pula dalam bentuk slide presentasi powerpoint,
minimal 7 slides.
 
Rencana Penerapan Pelatihan
Uraikan rencana Anda untuk menerapkan isi materi pelatihan dalam pekerjaan sehari-
hari. Tuliskan rencana aplikasi materi training untuk membantu Anda meningkatkan
kinerja diri Anda sendiri dan team.
 
Uraian rencana aplikasi materi pelatihan harus memuat poin sbb :
• Isi Rencana Penerapan Materi Pelatihan
• Waktu Pelaksanaan
• Hasil yang Diharapkan

42
 Panduan Kebijakan Pelatihan
3. Secara periodik (antara 2 – 4 minggu sekali, tergantung
durasi rencana penerapan training), atasan dan Pihak SDM
sebaiknya melakukan pemantauan, untuk melihat progres
pelaksanaan rencana post training monitoring plan.
4. Atasan dapat melakukan pemantauan melalui sesi
coaching secara reguler.
5. Pada akhir periode pemantauan aplikasi training, pegawai
harus menyusun “Laporan Aplikasi Training” yang
menjelaskan sejauh mana rencana implementasi yang
telah disusun, berhasil dilaksanakan dan apa hasilnya (lihat
file : “Format Laporan Aplikasi Training”).

43
Form – Laporan Aplikasi Training

FORM - Laporan Aplikasi Training

 
Judul Pelatihan :
Tanggal Pelatihan :
Penyelenggara:
 
Realisasi - Rencana Penerapan Pelatihan
Uraikan apa saja Rencana Penerapan Training yang sudah Anda susun, yang berhasil
diterapkan.
 
Uraikan secara ringkas dan bebas, materi pelatihan yang telah berhasil Anda
aplikasikan dalam pekerjaan sehari-hari. Jika perlu, disertai dengan contoh
penerapannya.
 
Uraikan pula hasil atau dampak dari aplikasi materi training itu terhadap
peningkatan kinerja – baik kinerja Anda sendiri atau kinerja unit bisnis.
 
 
44
 Panduan Kebijakan Pelatihan
6. Jika pelatihan dilakukan melalui kelas publik, maka
pegawai juga diwajibkan untuk melakukan presentasi
intisari materi pelatihan kepada rekan kerjanya.

7. Sesi presentasi dilakukan kurang lebih sekitar 30 menit,

dilakukan dalam sesi knowledge sharing session atau
disela meeting mingguan internal. Sesi presentasi sharing
session harus dilakukan maksimal 14 hari setelah kegiatan
training.

45
Cara Menyusun Sistem
TALENT MANAGEMENT
Tahapan TALENT DEVELOPMENT

Identify Identify Conduct

Critical Potential Talent
Positions Talents Development
Intervention

Retain and
Optimize
Talent Pool
Tabel Pengembangan Talents
Kebijakan Karir Top Talents

• Program pengembangan
Top disusun sesuai dengan
Talents kebutuhan; dan dengan durasi
Career sesuai dengan jenis
pengembangan yang disusun.
• Seluruh program
pengembangan harus
dilaksanakan, dan ekspektasi
program terpenuhi.
Kebijakan Karir Top Talents

• Jika top talents telah

Top menyelesaikan program
Talents pengembangan dan semua
Career ekspektasi program terpenuhi,
maka ia akan dipromosikan ke
posisi yang lebih tinggi/telah
disiapkan untuk dirinya.
Mengelola Loyalitas Top Talents

• Memberikan peluang promosi

Retain and
karir yang akseleratif
Optimize
Talent • Memberikan penugasan baru
Pool yang challenging
• Monitoring program
pengembangan top talents
dengan sistematis dan penuh
perhatian
Roadmap HR :
Key Initiatives in
Talent Management
Strategic Initiatives :
Career and Talent Management
Expected
Key Initiatives
Outcomes

• Penyusunan • Guidelines tentang Sistem Talent

Talent Management, yang
Management mendeskripsikan kebijakan, serta
proses identifikasi top talents dan
System and rute pengembangannya.
Tools
• Tools untuk mengidentifikasi top
talents tersusun. Template dan
supporting tools untuk
pengembangan talents telah siap.
Strategic Initiatives :
Career and Talent Management
Expected
Key Initiatives
Outcomes

• Identifikasi Top • Dengan menggunakan tools

yang telah disiapkan (termasuk
Talents dan hasil asesmen kompetensi),
Program maka teridentifikasi top talents
Pengembangannya di seluruh core positions.
• Skema dan program
pengembangan untuk setiap
top talents telah disusun, dan
dikomunikasikan kepada ybs
dan atasannya.
Strategic Initiatives :
Career and Talent Management
Expected
Key Initiatives
Outcomes

• Implementasi • Sesi-sesi pengembangan untuk

Program para top talents (sesuai
Development Plan – development plan).
Top Talents • Secara reguler dilakukan
review dan monitoring untuk
mengukur efektivitas
penerapan development plan.
SELESAI