z

Audit Internal
UPT PKM
CIPAMOKOLAN
z
REKAM MEDIS

 Auditee : Petugas Rekam Medik

 Hanna Nur’faridah, Amd.RMIK., S.ST.MIK

 Mia Annisa, Amd.RMIK., S.Tr.Kes

 Auditor : dr. Ade Ria

 No.
z Kegiatan Ya Tidak Tidak
Berlaku

1 Apakah RM disimpan berdasarkan no urut yang terkecil hingga terbesar ya    

2 Apakah system pendokumentasian yaitu hasil pelayanan yang telah diberikan ya    

baik pemeriksaan, diagnosa dan pengobatan, nama dan ttd petugas sdh dicatat di RM

3 Apakah ruang RM dalam keadaan terkunci saat tidak digunakan   tidak  

4 Apakah RM disimpan sekurang kurangnya 5 tahun   tidak  

  Apakah RM disimpan dalam rak penyimpanan khusus RM   tidak  

5

6 Apakah pendokumentasian dicatat di sikda ya    

  Tingkat Kepatuhan (Commpliance Rate) 3+3 =6x100% = 50%

Jumlah Ya dibagi dengan jumlah (Ya + Tidak) x 100%
 Proses   UNIT : UKP (Rekam Medik)

Kriteria Audit
z Standar akreditasi

Bagian 1 : Rincian Ketidaksesuaian

Uraian Ketidaksesuaian Bukti-Bukti Objektif Metode Audit

1. Ruang RM tidak terkunci saat tidak di gunakan 1. Tidak ada nya pintu untuk masuk ke Wawancara
ruangan Rekam Medik Observasi
 
2. Ada sebagian RM yang disimpan di kursi
2. Tidak semua Rekam Medis disimpan di rak penyimpanan karena rak penyimpanan RM sudah penuh
RM 3. Belum dilakukan retensi untuk RM yang
sudah diatas 5th dan sudah inaktif
  4. Pemeriksaan fisik ditulis tidak lengkap,
3. Rekam medis yang sudah diatas 5 tahun dan inaktif diagnosis ditulis kode saja, nama dan ttd
masih tersimpan di ruang RM petugas tidak ada
 
4. Petugas tidak semua mengisi data kelengkapan rekam
medis sesuai SOP
 
 
 
 z
Bagian 2 : A n a l i s i s A k a r P e r m a s a l a h a n

Analisis akar permasalahan (Bagaimana / mengapa hal ini bisa terjadi ?)

1. Tidak ada nya pintu masuk ke ruang Rekam Medik
2. Rak penyimpanan Rekam Medis sudah penuh
3. Tidak ada jadwal untuk melakukan retensi Rekam Medik yang sudah inaktif dan diatas 5 tahun
4. Tidak ada nya sosialisasi tentang pengisian Rekam Medik
 

Tindakan perbaikan :
1. Membuat pengajuan tatagraha ruangan Rekam Medik dan pengadaan rak penyimpanan Rekam Medik
2. Membuat jadwal retensi Rekam Medik
3. Membuat jadwal sosialisasi tentang pengisian Rekam Medik
 

Jadwal perbaikan :
  Auditor : dr. Ade Ria Auditiee : Hanna dan
Mia

  Tanggal : 16 Juni 2022  

Bagian 3 : Verifikasi Auditor Tentang Rencana Kegiatan

Melakukan audit ulang 6 bulan mendatang (Akhir tahun 2022)

No Uraian Ketidak Analisis ketidak Rencana Target waktu Penang Waktu Status
Sesuaian/Masalah sesuaian/masaah penyelesaian gungjawab penyelesaian
tindak Pelaksanaan
lanjut tindak lanjut
z
1. Ruang RM tidak terkunci saat tidak Tidak ada nya pintu masuk Membuat pengajuan        
di gunakan ke ruang Rekam Medik tatagraha ruang RM
   

2. Tidak semua Rekam Medis Rak penyimpanan Rekam Membuat pengajuan        

disimpan di rak penyimpanan RM Medis sudah penuh pengadaan rak RM
   

3. Rekam medis yang sudah diatas 5 Tidak ada jadwal untuk Membuat jadwal        
tahun dan inaktif masih tersimpan melakukan retensi Rekam retensi RM
di ruang RM Medik yang sudah inaktif
dan diatas 5 tahun
 

4. Petugas tidak semua mengisi Tidak ada nya sosialisasi Membuat jadwal        
data kelengkapan rekam medis tentang pengisian Rekam sosialisasi
Medik pengisian RM
sesuai SOP
   
z
LANSIA

  

 Auditee : Zr.Limah Hayati

 Auditor : Zr.Pipih Kusmayanti

  Kriteria Audit     Tekstur Dokumen Fakta Lapangan Temuan Audit Reko- mendasi Audit
No Daftar Pertanyaan Observasi

  Standar akreditasi Bagaimana cara pelaporan cakupan lansia? Pencatatan kohort dan Hard file dan soft file Telah dilakukan pencatatan kohort Kohort tersedia, namun Lakukan koordinasi dengan
1 pelaporan secara online di namun belum maksimal. Pelaporan pengisian belum lengkap. pembina posbindu untuk
kirim via e-mail selalu di kirim setiap bulan melalui e-mail melengkapi kohort lansia
Cakupan lansia yang
z ke Dinas Kesehatan Kota Bandung
melakukan pelayanan di
puskesams ataupun
 
 
posbindu masih kurang

    Berapa nilai cakupan yang harus dicapai? 100%   30-40% Kohort tersedia, namun Lakukan koordinasi dengan
2 pengisian belum lengkap. pembina posbindu untuk
melengkapi kohort lansia
 

     
Apa saja yang dilakukan dengan pelayanan lansia
Pelayanan di dalam gedung  
serta penjaringan
 
Sudah dilakukan pelayanan lansia di  
 
3 dalam gedung dan penjaringan sudah
dilakukan bulan Mei dan Juni 2022

      Pelayanan melalui hotline Perangkat lunak, google Pengisian PELANA masih berjalan   Lakukan sosialisasi bersama
Apakah ada upaya2 untuk meningkatkan pelayanan lansia? puskesmas dan pengisian form sampai saat ini Google form PELANA
google form PELANA masih berjalan, kader tata cara pengisian PELANA
4
namun belum 100%
Lansia di wilayah
kerja mengakses
 agian 1 : Rincian Ketidaksesuaian

Uraian Ketidaksesuaian Bukti-Bukti Objektif Metode Audit

adanya kesenjangan antara target SPM dan cakupan lansia - kurangnya pencatatan dan pelaporan dari jejaring/ klinik swasta mengenai kunjungan lansia
Wawancara
- banyaknya lansia yang lebih mengakses klinik swasta Periksa dokumen
daripada datang ke puskesmas/ posbindu

agian 2 : Rencana tindak lanjut dari analisis akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian
nalisis akar permasalahan :
klinik swasta/jejaring belum optimal dalam melaporkan laporan kunjungan lansia ke puskesmas.
Lansia lebih cendrung mengakses ke swasta.
Di posbindu masyarakat menginginkan ada pelayanan pengobatan dan pemeriksaan lab.

akukan analisis sehingga ditemukan akar permasalahannya)

ndakan perbaikan dan waktu penyelesaian
sosialisasi pencatatan dan pelaporan pemegang program lansia kepada klinik swasta/jejaring dalam jangka waktu 3 bulan.
Edukasi pada masyarakat bahwa di posbindu tidak diperkenankan ada pengobatan.

Sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar permasalahan dan jelaskan kapan akan diselesaikan)

ndakan pencegahan agar tidak terulang :

pemantauan/ monitoring secara berkala penerimaan laporan kunjungan lansia di klinik swasta/jejaring.

sosialisasi kader mengenai pentingnya posbindu, dan mengedukais bahwa layanan penobatan dan laboratorium tidak dapat di akses di Posbindu

Auditor: Pipih Kusmayanti Auditee: Limah Hayati

 
 
Tanggal : 7 Juli 2022

agian 3 : Verifikasi Auditor Tentang Rencana Kegiatan

Melakukan audit ulang 6 bulan mendatang (Akhir tahun 2022)