BAB 14

MANAJEMEN ARSIP

Sri Suyatni, Sandra Aulia

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019

 Matriks Bab
Komunikasi Tertulis Komunikasi Lisan

Bab 3 Komunikasi Tertulis Bab 10 Komunikasi antar-

(3 Tahap Menulis) pribadi, tatap muka,
Bab 4 Bahasa dan Kalimat melalui telpon,
dalam menulis negosiasi dan dalam
Bab 5 Menulis Surel dan rapat
Memorandum Bab 11 Komunikasi
Bab 6 Menulis Surat Bisnis Kelompok dan kerja
Bab 7 Menulis Pesan tim
Goodwill dan Bab 12 Presentasi lisan dan
Dokumen Hukum public speaking
Bab 8 Menulis Pesan Bab 13 Wawancara
Persuasif dan Pesan Kerja
Negatif
Bab 9 Menulis Laporan
serta Proposal
Informal dan Formal
Bab 13 Menulis Resume (CV)
dan surat lamaran
kerja

Bab 1 Dasar-dasar Bab 2 Bab 2 Bab 14

komunikasi bisnis Etika Manajemen Waktu Manajemen Arsip

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019

 Capaian bab 14
1. Mampu melakukan manajemen arsip dalam
perusahaan sesuai Undang-undang Kearsipan di
Indonesia.
2. Mampu menyimpan arsip dengan baik dan mudah
ditemukan kembali.
3. Mampu menjelaskan berbagai jenis peralatan yang
digunakan untuk menyimpan arsip.
4. Mampu menjelaskan berbagai metode penyimpanan
arsip, keuntungan dan kerugian dari masing-masing
sistem.
5. Mampu menyusun arsip menurut abjad dan menurut
nomor.
6. Mampu menyiangi arsip perusahaan sesuai dengan
aturan yang berlaku.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–3
 Alasan Adanya Manajemen Arsip

1. Perlunya penanganan yang lebih baik agar dapat

disimpan dan ditemukan kembali bila diperlukan.
2. Perlunya bukti pertanggungjawaban atas pengelolaan
sebuah kantor.
3. Perkembangan Teknologi Informasi.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–4

 Landasan Hukum

1. Undang-Undang No. 7 tahun 1971

2. Undang-Undang No. 43 tahun 2009
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 37 Tahun
2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Nasional (Kemendiknas)
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 42 Tahun
2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Nasional (Kemendiknas)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–5

 Pengertian Arsip

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang No. 43 tahun

2009 tentang kearsipan, pengertian arsip atau kintaka
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara,
Pemerintah, Lembaga Pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi masyarakat, dan
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–6
 Tujuan Kearsipan

Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan suatu kantor atau
perusahaan. Pentingnya mengelola arsip dengan
suatu sistem yang memadai agar mudah ditemukan
kembali bila suatu saat diperlukan.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–7

 Jenis Arsip

1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara

langsung dalam kegiatan administrasi sehari-hari disebuah
perusahaan.
a. Arsip aktif
b. Arsip inaktif
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak
terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam kegiatan
administrasi sehari-hari dan disimpan di perusahaan (pusat)
dan sebagian disimpan dalam suatu perusahaan.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–8

 Sistem Penyimpanan Arsip – Sentralisasi

Keuntungan Kerugian
1. Dapat mengurangi atau menambah 1. Akses lebih lama karena letaknya
kebutuhan duplikasi informasi. agak berjauhan dengan unit kerja.
2. Ditangani oleh orang yang 2. Kurang menjamin kerahasiaan
bertanggung jawab dan mempunyai berkas.
keahlian di bidang manajemen
kearsipan.
3. Pengembangan sistem filing dan
pencarian secara besar-besaran
dapat dilakukan dengan baik.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–9

 Sistem Penyimpanan Arsip – Desentralisasi

Keuntungan Kerugian
1. Lebih aman, lebih sesuai (cocok) 1. Dalam pengembangan sistem agak
untuk informasi yang rahasia. lambat karena di samping biaya yang
mahal juga sistem menyebar di
semua bagian di perusahaan.
2. Memberikan kemudahan dalam 2. Penanganan biasanya kurang
akses informasi masing-masing orang profesional karena masalah sumber
di suatu bagian perusahaan. daya manusia yang terbatas dan
sering kali belum terlatih.
3. Kecepatan dalam akses karena
letaknya dekat.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–10

 Peralatan Filing

Demi keamanan penyimpanan arsip perusahaan

perlu peralatan yang memadai, yaitu :
1. Almari filing cabinet (laci 1-5)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–11

 Peralatan Filing

2. Filing cabinet lateral (lebih mudah untuk melihat

semua file, laci 1-3)

3. Mobile file/Roll O’pack (perlu tenaga dan waktu

untuk membuka) karena besar dan berat

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–12

 Peralatan Filing

4. File khusus untuk peta, blue print, kartu, bahan

berbentuk mikro, print-out computer

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–13

 Perlengkapan Filing
1. File folder (berbagai ukuran, berat dan warna)

2. File guide (penunjuk untuk sistem alfabet atau

abjad, sistem nomor)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–14

 Perlengkapan Filing
3. File folder label (label masing-masing folder dan map)

4. Croos reference sheets (penunjuk ke file lain bila satu

arsip mengenai dua atau lebih subjek)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–15

 Perlengkapan Filing

5. Out folder dan out guide (bahan yang dikeluarkan

dari file dan petunjuk dalam mapnya)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–16

 Menyusun Arsip dalam Laci

1. Mengecek apakah arsip masih baru, masih dipakai atau sudah selesai
ditindaklanjuti.
2. Pimpinan akan memberi tanda pada arsip tersebut.
3. Periksa istilah yang sudah digunakan untuk memproses arsip sebelumnya,
mungkin ada arsip yang sejenis.
4. Buat indeks istilah yang biasa digunakan untuk proses arsip, nama, atau
subjeknya. Untuk menjaga konsistensi perlu menggunakan aturan khusus
untuk filing dan penomoran.
5. Croos reference (tanda penunjuk silang) sebagai alat penunjukan untuk
arsip yang berhubungan (mempunyai 2 subjek atau lebih).
6. Urutkan dalam penyusunan di laci, menurut nomor, abjad nama orang,
nama instansi, geografi, atau subjeknya.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–17
 Menjajarkan Arsip di Laci

1. Sekali membuka usahakan hanya satu laci, beberapa filing kabinet

akan jatuh bila 2 laci teratas dibuka dalam waktu yang sama.
2. Keluarkan file folder dari laci sebelum membuka mapnya.
3. Tempatkan dokumen dengan menghadap kedepan.
4. Bila folder penuh, bagi menjadi 2 folder agar mudah dilihat
labelnya.
5. Jangan tempatkan dokumen dalam jumlah banyak di file
campuran (jika dalam 1 nama ada 5 dokumen yang berhubungan
dalam file campuran, buat masing-masing file secara individu),
beri petunjuk masing-masing

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–18

 Mencari File yang Hilang
1. Melihat dan memeriksa file folder.
2. Melihat di antara file folder.
3. Melihat di bawah file drawer atau folder.
4. Melihat di file yang sudah diluar.
5. Melihat folder yang berisi nama yang sama atau subjek yang sama.
6. Memeriksa dan melihat meja pimpinan.
7. Melihat meja sendiri.
8. Melihat di atas filing cabinet.
9. Bila tidak ditemukan, catat di kertas dan letakkan dilokasi yang
hilang, tulis namamu, dan tanggal pencarian.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–19

 Metode Penjajaran Arsip (Filing)

1. Menurut abjad:
a. Abjad nama orang atau perusahaan
b. Abjad subjek
c. Abjad geografi (nama tempat)
2. Menurut nomor:
a. Nomor menurut nama yang menandatangani atau subjek
b. Nomor yang disusun menurut tanggal (kronologis)
3. Menurut abjad dan nomor (kombinasi)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–20

 Keuntungan & Kerugian Sistem Abjad
1. Sistem abjad mudah dipahami.
2. Sistem abjad disebut direct system, sebab pengguna
langsung mencari bahan yang diinginkan ke abjad nama
orang, nama instansi atau subjek.
3. Menyusun arsip menurut abjad lebih susah dari menurut
angka yang lebih mudah diurutkan.
4. Sering kali nama dan ejaannya sama, padahal orangnya
berbeda, sehingga membingungkan.
5. Abjad subjek sulit bila dokumen arsip yang disimpan berisi
lebih dari 1 subjek.
6. Perlu cross reference untuk yang subjeknya lebih dari satu
subjek.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–21
 Keuntungan & Kerugian Sistem Nomor
1. Mudah menemukan kesalahan dalam mengurutkan nomor.
2. Lebih sesuai untuk sistem komputer.
3. Alasan keamanan (angka lebih susah dikenal secara langsung).
4. Pengunjung yang lewat pada saat laci dibuka tidak akan melihat nama orang
atau perusahaan, tetapi hanya melihat nomor urut dari file folder.
5. Lebih lambat dalam penyusunan dan penelusuran kembali.
6. Masing-masing dokumen perlu disiapkan nomornya.
7. Bila ada file baru dan ada nomor file yang tidak digunakan, maka perlu
ditentukan apakah akan dipakai nomor tersebut atau membuat nomor baru.
8. Arsip harus disimpan dalam semua urutan nomor yang telah ditentukan.
9. Kebanyakan file nomor tetap memerlukan indek yang disusun menurut
abjad.
10. Bila mencari harus melihat indeks berdasarkan abjad, lihat kode nomor, baru
kemudian melihat file-nya (memakan waktu), atau indirect system.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–22
 Filing Menurut Abjad

Tujuan : Mencari dokumen secara cepat dan tepat.

Ketentuan Umum : Kebanyakan metode filing
didasarkan pada unit by unit. Setiap kata dalam
nama orang atau perusahaan diindeks dalam unit
terpisah. Setiap unit dapat diberi nomor, huruf, kata,
atau kombinasi. Disusun berdasarkan unit secara
berurut menurut nomor, huruf, atau kombinasi
nomor dan huruf. Penyusunan abjad didasarkan
pada urutan huruf demi huruf.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–23
 Filing Menurut Abjad (Cont.)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–24

 Filing Menurut Abjad (Cont.)

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–25

 Filing Menurut Nomor

Menyusun arsip menurut nomor, tiap folder diberi

kode nomor, demikian juga urutan dokumen dalam
foldernya. Sistem ini mudah dipahami dan tidak
rumit, tetapi dalam perusahaan yang besar nomor
file akan sangat panjang digitnya dan akan lebih
sukar untuk mengerjakan secara akurat. Walaupun
penyusunan menurut nomor, namun perlu
dilengkapi juga indeks menurut abjad sebagai
petunjuk dalam pencarian.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–26

 Filing Menurut Nomor (Cont.)
Contoh, bila arsip disusun menurut nomor urut:

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–27

 Filing Menurut Nomor (Cont.)
1. Duplex numeric system mempunyai 2 bagian nomor di mana
antarbagian dipisahkan dengan tanda titik, koma, tanda
penghubung, atau waktu. Nomor bagian pertama menunjukkan
kategori utama. Bagian berikutnya menunjukkan subkategorinya.
Dalam menyusunnya, pegawai cukup melihat nomor kecil yang
ada kelompoknya, untuk memudahkan dalam penyusunan
secara akurat.
Contoh:
Arsip Hukum 100
Surat Keputusan 100.1
Surat tuntutan 100.1.1
Persidangan 100.1.2
Bukti barang 100.1.3 dst.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–28
 Filing Menurut Nomor (Cont.)
2. Middle-Digit Indexing menggunakan nomor kelompok kedua
sebagai main index (indek utama). Kelompok kedua akan
ditentukan sebagai unit utama atau unit satu. Digit sebelah kiri
adalah unit pengindeksan kedua. Digit sebelah kanan adalah unit
pengindeksan ketiga.
Contoh:

Unit utama menunjukkan nomor laci di mana dokumen disimpan.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–29
 Filing Menurut Nomor (Cont.)
3. Terminal digit indexing menggunakan kelompok nomor jauh di
sebelah kanan sebagai unit indek pertama.
Contoh:

Sistem ini untuk membantu membedakan folder yang aktif dalam

tempat yang berbeda dari file yang lain.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–30
 Filing Menurut Nomor (Cont.)
4. Decimal indexing biasanya digunakan untuk berbagai keperluan
lain, misalnya perpustakaan dengan Dewey Decimal
Classification (DDC). Sistem ini mempunyai 10 kategori utama.
Tiap kategori dibagi dalam 10 sub-devisi kategori dan dibagi lagi
sampai tidak terbatas dengan 10 sub-sub berikutnya (seperti
buku di perpustakaan).
Contoh:
Ilmu Sosial 300
Ilmu Statistik 310
Hukum 320
Ekonomi 330
Teori dan sistem 330.1

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–31

 Filing Menurut Nomor (Cont.)
5. Cronologies indexing digunakan bila arsip memerlukan
pengurutan menurut waktu. Disamping itu, pengindeksan ini
juga digunakan untuk arsip yang setiap tahun merupakan arsip
aktif dan tanggal sangat penting. Bisa digunakan untuk arsip di
kantor bidang hukum.
Contoh:
Tahun 2018 018
Sri Sumili (pengacara) 018-1
Supardi (Client A) 018-1-1
Teddy (Client B) 018-1-2
Woro M (Client C) 018-1-3
Sistem ini disebut juga tickler file dan sering digabung dengan
petunjuk nama hari dan tanggal.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–32
 Filing Menurut Nomor (Cont.)
6. Alphanumeric system menggunakan kombinasi huruf dan angka.
Satu-satunya yang menggunakan sistem ini adalah Subject
Numeric System. Berbagai subjek disusun menurut abjad. Sub-
devisi tiap subjek disusun menurut nomor.
Contoh:
A 98 Akademik
A 98.1 Pengajaran
A 98.2 Kurikulum
B 99 Keuangan
B 99.1 Penggajian

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–33

 File Menggunakan Komputer

Arsip juga dapat disimpan secara elektronik dalam:

1. Hard-disk
2. Provider
3. CD
4. USB

Besarnya file yang disimpan sesuai dengan besarnya

kapasitas tempat penyimpanan. Diberi nama file
untuk memudahkan waktu mencari melalui
software.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–34
 Jenis Arsip Berbentuk Mikro
1. Microfiche (film mikro berbentuk segi empat dan berukuran
kecil, berbentuk film yang diberi bingkai sebesar disket).

2. Microfilm (berbentuk rol) menyerupai film yang diputar di

bioskop, akan tetapi dalam ukuran yang lebih kecil.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–35

 File dalam Bentuk Digital (E-Record)

Pada saat ini tersedia software khusus untuk

menyimpan Arsip Digital dalam berbagai merk
dagang seperti Canon, 3 M, dan lain-lain. Software
tersebut hampir sama dengan software yang
digunakan untuk perpustakaan. Dalam layar
computer yang nampak adalah gambar filing
cabinet tempat penyimpanan arsip lengkap dengan
nama atau judul arsipnya.

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–36

 Umur Arsip dan Penyiangannya

1. Ada yang disimpan selamanya

2. Ada yang disimpan beberapa waktu saja

Umur arsip di USA diatur oleh The Union Commercial

Code. Sementara di Indonesia, Undang-Undang Pokok
kearsipan No. 7 tahun 1971 dan No. 43 tahun 2009.
Penyiangan tergantung kebutuhan, ada yang 1 tahun,
2 tahun, 5 tahun, 10 tahun atau selamanya. Hasil
penyiangan dapat dihadiahkan, dijual, atau
dimusnahkan.
Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–37
 Terima Kasih

Aplikasi Komunikasi Bisnis, Edisi 1, 2019 Ch. 14–38