TATA CARA PENGELOLAAN

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

Rosfairil
 PENGERTIAN
 Tata Usaha ( adalah pengelola Administratif )
 Administratif = Ad mengandung arti Intensif dan Ministare berarti melayani, membantu
 Atau Ministare juga mengandung arti memenuhi maupun menyediakan
 Jadi pada hakekatnya pegawai Tata Usaha adalah petugas yang bertugas melayani, membantu, memenuhi
maupun menyediakan kebutuhan pelaku pendidikan baik pendidik, peserta didik, orang tua atau masyarakat
yang terkait dengan dunia pendidikan. ( Husaini Usman 2006 )
 Dengan demikian Pegawai Tata Usaha di suatu sekolah juga merupakan pejabat populis bukan pejabat elitis
, maksudnya pegawai Tata Usaha merupakan pejabat yang bertugas melayani bukan pejabat yang mintak
dilayani.
 KOMPETENSI KEPALA TATA USAHA

 Kompetensi keperibadian
1. memiliki integritas dan akhlak mulya ( prilakusesuai kode etik,konsisten,jujur,komit thd tugas)
2. memiliki etos kerja (kerja sesuai SOP,meupayakan kerja bermutu,bertindak tepat,fokus, dll)
3. Mengendalikan diri ( kendalikan emosi,bersikap tenang,mengendalikan stres,berpikir positif)
4. Percaya diri ( paham diri sendiri,percaya kemampuan sendiri,tanggung jawab ,belajar dari kesalahan)
5. Memiliki fleksibelitas ( terbuka, menghargai orang lain,menerima orang lain,adaptasi dgn org )
6. Memiliki ketelitian (laksanakan kaidah yg ada, memperhatikan kejelasan tugas,menyelesaikan tugas sesuai sop )
7. Memiliki kedisiplinan( tepat waktu, taat azas dan aturan, )
8. Memiliki kreativitas dan inovasi( berpikir alternatif,kaya ide, memanfaatkan peluang,ikuti iptek, inovasi )
9. Memiliki tanggung jawab( laksanakan tugas sesuai aturan, berani mengambil resiko, tidak limpahkan kesalahan pada orang
lain.
 KOMPETENSI KEPALA TATA USAHA

 Kompetensi sosial
1. bekerjasama dalam tim ( berpartisipasi dlm kelompok,hargai pendapat org lain,semangat )
2. Memberikan layanan prima ( berikan kemudahan, melayani sesuai sop,empati,prima,tepat janji,ramah dan
sopan,mudah dihubungi, komunikatif )
3. Memiliki kesadaran berorganisasi ( paham sturuktur org,meujudkaniklim kerja kondusif,menerima dan
menghargai perbedaan, tanggung jawab utk org, aktif dalm org profesi,)
4. Berkomunikasi secara efektif ( menjadi pendengar yg baik, paham pesan orang lain,menyampaikan pesan
dengan jelas, memahami bahasa verbal dan non verbal )
5. Membangun hubungan kerja ( melakukan hubungan yang harmonis, posisi sesuai dengan perannan,
memelihara hubungan inetrnal dan eksternal )
 KOMPETENSI KEPALA TATA USAHA

 Kompetensi teknis
1. melaksanakan administrasi kepengawasan ( paham aturan pegawai, laksanakan prosedur yg ada,rencanakan kebutuhan pegawai,nilai kinerja staf )
2. melaksanakan administrasi keuangan (paham aturan keuangan,susun rkas , buat laporan)
3. Melaksanakan administrasi sarana dan prasaeana(paham aturan sarpras,susun rencana kebutuhan,susun rencana pemamfaatan sarpras,susun
rencana perawatan, )
4. Melaksanakan administrasi humas( bantu kegiatan komite,rencanakan keterlibatan pemangku kepentingan,kerjasama dengan pemerintah dan
lembaga masyarakat, promosikan sekolah,layani tamu dengan baik.)
5. Melaksanakan administrasi kearsipan dan persuratan(paham aturan kesekretariatan,laksanakan program,koordinasikan program yg ada, susun
laporan, )
6. Melaksanakan administrasi kesiswaan(laksanakan PPDB,bantu orientasi siswa,susun pengembangan diri,siapkan laporan kemajuan belajar siswa )
7. Melaksanakan administrasi kurikulum (siapkan, standar isi,siapkan adm pembelajaran, siapkan skl,siapkan pelaksanaan penilaian )
8. Melaksanakan administrasi layanan khusus (koordinasi layanan khusus , koordinasi program layanan khusus )
9. Menerapkan Tekhnologi informatika ( manfaatkan tik, pergunakan tik untuk dokumentasi administrasi )
 KOMPETENSI KEPALA TATA USAHA

 Kompetensi Manajerial
1. mendukung pengelolaan SNP (rencanakan pdd sesuai snp,koordinasikan pelaksanaan snp,dokumentasi pelaksanaan snp )
2. Menyusun program dan laporan kerja ( tentukan prioritas,lakukan penugasan, rumuskan tujuan, tetapkan sumber daya, tentukan strategi,susun laporan )
3. Mengorganisasikan staf ( susun uraian tugas,berikan pemahaman tupoksi,sesuaikan rencana kerja dengn kemampuan org,inisiatif dlm pertemuan, efektifkan
kerja,akomodasi ide staf, jabarkan kebijakan, )
4. Mengembangkan staf ( berikan arahan kerja, motivasi staf,berdayakan staf )
5. Mengambil keputusan ( identifikasi masalah, rumuskan masalah,tentukan tindakan yg tepat, perkiran resiko, ambil keputusan partisipasif)
6. Menciptakan kondisi iklim kerja kondusif (ciptak hubungan kerja yg harmonis, lakukan komunikasi ,hargai pendapat rekan kerja, )
7. Mengoptimalkan pemberdayaan dan pemenfaatan sumber daya (berdayakan aset,admkan aset,)
8. Membina staf ( pantau kerja staf, nilai proses kerja staf,berikan umpan balik,laporkan hasil peinaan )
9. Mengelola konflik (identifikasi sumber komflik,identifikasi laternatif pemecahan masalah,gali pendapat,pilih alternatif terbaik )
10. Menyusun Laporan ( koordinasikan penyususnan laporan, kendalikan susunan laporan )
Khusus untuk staf hanya ada 3 kompetensi yang dimiliki, tanpa kompetensi manajerial.
 PERANAN POKOK TATA USAHA

 Tenaga Tata Usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu

1. Melayani dalam pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan keterangan bagi pimpinan organisasi sebagai bahan kajian dalam membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan
TUGAS POKOK TATA USAHA DISEKOLAH

 Mill danStandingford ( 1982 ) tugas pokok tata usaha adalah sebagai berikut :
1. Menulis Surat
2. Membaca
3. Menyalin atau menggandakan
4. Menghitung
5. Memeriksa
6. Memilah, menggolongkan, dan menyatukan
7. Menyimpan dan menyusun indeks
8. Melakukan komunikasi lisan dan tertulis.
PERANAN POKOK TATA USAHA ( lanjutan )

 Keputusan Dirjen Dikdasmen nomor 260 dan 261 tahun 1996 tugas pokok kepala tata usaha adalah sebagai
berikut :
1. Menyusun program Tata Usaha Sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan peserta didik
4. Pembinaan dan pengembangan karier bagi pegawai tata usaha sekolah.
5. Penyusunan administrasi sekolah danperlengkapan sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data statistik sekolah
7. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan ,pengurusan ketatauasahaan sekolah secara berkala.
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH
TAHUN PELAJARAN 2023/2024

 Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar

 Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk
 Tata Cara Penggunaan Aula/Ruang Rapat
 Tata Cara Pelaksanaan Pembinaan Pegawai
 Tata Cara Penerimaan Kunjungan Umum
 Tata Cara Permohonan Ijin Tidak Masuk Pada Saat jam Kerja bagi Tenaga Pendidik dan Kependidikan
 Tata cara Pendistribusian Barang
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH TAHUN PELAJARAN
2023/2024

 Tata Cara Permohonan ijin Tidak Masuk Pada Hari Kerja

 Tata Cara Pelaksanaan Rapat
 Alur Penarikan Dana Sukarrela Pegawai sebagai Dukungan Moril Kemalangan/Musibah
 Tata Cara Pengelolaan “Bisnis Center”
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi Keahlian di Lingkungan SMK Negeri 1
Lembah Gumanti
 Tugas Petugas Keamanan Sekolah
 Uraian Tugas Petugas Piket Guru dan Petugas Piket Staf Sub Bagian Tata Usaha di Lingkungan SMKN 1
Lembah Gumanti
Penjelasan Simbol-Simbol
Tata Cara Pengelolaan Surat Keluar
Tata Cara Pengelolaan Surat Masuk
Tata Cara Penggunaan Aula/Ruang Rapat
Tata Cara Pelaksanaan Pembinaan Pegawai
Tata Cara Penerimaan Kunjungan Umum
Tata Cara Permohonan Ijin Tidak Masuk Pada Saat Jam
Kerja bagi Tenaga Pendidik dan Kependidikan
Tata Cara Pendistribusian Barang
Tata Cara Permohonan ijin Tidak Masuk Pada Hari Kerja
Tata Cara Pelaksanaan Rapat
Alur Penarikan Dana Sukarela Pegawai sebagai Dukungan
Moril Kemalangan/Musibah
Tata Cara Pengelolaan ”Bisnis Center”
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. FORMASI JABATAN
1. Guru dapat diberi tugas tambahan sebagai Ketua Kompetensi Keahlian pada Satuan Kompetensi Keahlian di lingkungan SMK sepanjang ada formasi
Jabatan Ketua Kompetensi Keahlian.
2. Formasi Tugas Tambahan Ketua Kompetensi Keahlian disebabkan:
a. Pensiun
b. Meninggal Dunia
c. Mengundurkan diri dari Tigas Tambahan Ketua Kompetensi Keahlian
d. Diangkat dalam jabatan lain
e. Telah habis masa tugasnya
f. Pengembangan sekolah
3. Formasi jabatan Ketua Kompetensi Keahlian di SMK adalah:
a. Ketua Kompetensi Keahlian Perhotelan
b. Ketua Kompetensi Keahlian Tata Boga
c. Ketua Kompetensi Keahlian Tata Busana
4. Pengelolaan bidang studi Normatif Adaptif (Normada), kepala sekolah dapat menugaskan guru untuk melaksanakan fungsi sebagai koordinator.
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. PERSAYARATAN GURU YANG DIBERI TUGAS TAMBAHAN SEBAGAI KETUA KOMPETENSI KEAHLIAN
1. Guru yang diberi tugas tambahan sebagai Ketua Kompetensi Keahlian harus memenuhi persyaratan Umum dan Persyaratan Khusus
2. Persyaratan umum meliputi:
a. Beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
b. Usia setinggi-tingginya 60 tahun
c. Sehat jasmani dan rohani
d. Tidak pernah dikenakan hukuman disiplin sedang dan berat sesuai ketentuan berlaku
e. Aktif mengajar dan atau menimbang sekurang-kurangnya 5 tahun
f. DP 3 serendah-rendahnya memperoleh nilai amat baik untuk unsur kesetiaan dan nilai baik untuk penilaian lainnya dan rata-rata meningkat dalam 2 (dua) tahun terakhir
g. Memiliki Nilai Kinerja Guru sekurang-kurangnya baik dalam dua tahun terakhir
h. Memiliki pengetahuan manajemen pendidikan, keterampilan ICT dan keterampilan komunikasi
i. Kreatif, inovatif, proaktif.
3. Persyaratan khusus meliputi:
a. Pendidikan serendah-remdahnya S1 Kependidikan/Akta IV
b. Memiliki Sertifikat Pendidik.
c. Pangkat/Golongan serendah-rendahnya Penata/IIIc dan/atau jabatan serendah-rendahnya Guru Muda
d. Sekurang-kurangnya pernah menjadi wali kelas dan/atau guru prestasi tingkat sekolah
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. TUGAS POKOK KEPALA PROGRAM STUDI KEAHLIAN

1. Ketua Kompetensi Keahlian Perhotelan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai pembantu
kepala sekolah dalam mengelola Kompetensi Keahlian Perhotelan
2. Ketua Kompetensi Keahlian Tata Boga melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai pembantu
kepala sekolah dalam mengelola Kompetensi Keahlian Tata Boga
3. Ketua Kompetensi Keahlian Tata Busana melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai pembantu
kepala sekolah dalam mengelola Kompetensi Keahlian Tata Busana
4. Koordinator Program Studi Normada melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sebagai pembantu kepala
sekolah dalam mengelola Program Studi Normada
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. TATA CARA PENGANGKATAN

1. Kepala Sekolah membentuk Panitia Pemilihan Ketua Kompetensi Keahlian yang jumlah anggotanya gasal berasal dari tenaga pendidik
2. Pembentukan dan Pelaksanaan Pemilihan selambat-lambatnya 1(satu) bulan sebelum masa Tugas Tambahan Ketua Kompetensi keahlian
berakhir
3. Kepala Sekolah mengajukan bakal calon Ketua Kompetensi Keahlian sekurang-kurangnya 2 (dua) orang yang memenuhi syarat
4. Calon Ketua Kompetensi Keahlian yang memenuhi syarat untuk ditetapkan sebagai Kepala Program Studi Keahlian sekurang-kurangnya
mendapat dukungan dari jumlah Pemilih 50% tambah 1 (satu)
5. Apabila calon Ketua Kompetensi Keahlian lebih dari dua orang dan tidak memperoleh suara 50% tambah 1 (satu), maka dilakukan pemilihan
kedua yang hanya diikuti oleh dua Calon Ketua Kompetensi Keahlian yang memperoleh suara terbesar
6. Hasil pemilihan calon Ketua Kompetensi Keahlian dibuat Berita Acara yang ditanda tangani oleh Sekretaris dan Ketua Panitia
7. Pengarahan Ketua Kompetensi Keahlian ditetapkan dengan Keputusan Kepala Sekolah
8. Berlakunya penetapan dan serah terima Tugas Tambahan Ketua Kompetensi Keahlian terhitung mulai satu hari setelah berakhirnya masa tugas
Kepala Program Studi Keahlian sebelumnya
9. Kepala Sekolah melaporkan pelaksanaan pemilihan Ketua Kompetensi Keahlian kepada Kepala Satuan Pelaksana Kecamatan dan Pengawas
Sekolah dengan tembusan kepada Kepala Suku Dinas
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. MASA TUGAS
1. Masa Tugas Tambahan Ketua Kompetensi Keahlian adalah 3 (tiga) tahun dan dapat dipilih Kembali untuk
masa jabatan periode kedua
2. Masa jabtan Ketua Kompetensi Keahlian selama-lamanya 2 (dua) periode dan berikutnya tidak dapt dipilih
Kembali
 Tata Cara Pengangkatan dan Pemberhentian Ketua Kompetensi
Keahlian di Lingkungan SMK

A. TATA CARA PEMBERHENTIAN

1. Kepala Sekolah dapat memberhentikan Ketua Kompetensi Keahlian karena:
a. Permohonan sendiri
b. Terkena hukuman disiplin tingkat sedang dan berat sesuai ketentuan yang berlaku
c. Dinilai tidak berhasil dalam melaksanakan tugas (Penilaian Kinerja Ketua Kompetesi Keahlian minal baik)
1. Tata cara pemberhentian Ketua Kompetensi Keahlian yang tidak berhasil dalam melaksanakan tugas sebagaimana dalam ayat (1) di atas sebagai
berikut:
a. Berdasarkan rekomendasi Tim Penilai Kinerja Ketua Kompetensi Keahlian, Kepala Sekolah dapat memberhentikan Ketua Kompetensi Keahlian
yang diketahui oleh pengawas sekolah
b. Kepala Sekolah menetapkan pemberhentian Ketua Kompetensi Keahlian selanjutnya ditugaskan sebagi guru sesuai dengan ketentuan yang
berlaku

A. KETENTUAN PERALIHAN
Wakil Kepala Sekolah yang telah selesai melaksanakan tugas tambahannya dapat didayagunakan untuk meningkatkan kinerja sekolah
dengan Keputusan Kepala Sekolah.
 Tugas Petugas Keamanan Sekolah

1. Menjaga keamanan di lingkungan sekolah, mencakup orang (terutama siswa), dan barang (terutama asset sekolah);
2. Menjaga ketertiban lingkungan sekolah, mencakup penertiban posisi-posisi parkir, pengantar-penjemput;
Catatan:
a. Pemilik pastikan sendiri kendaraan dan barang dalam kondisi yang aman (tanggung jawab keamanan kendaraan dan barang tetap
ada di tangan pemilik kendaraan);
b. Untuk alasan keamanan, petugas berhak meminta pemilik kendaraan menunjukkan/menyerahkan surat bukti/identitas diri dan surat
bukti/identitas keandaraannya;
3. Melaksanakan Pendampingan Pengamanan Masuk Sekolah, Jam Belajar, Istirahat, dan Keluar Sekolah/penjemputan;
4. Menjaga/mengoordinasikan halaman depan, samping, dan lapangan lingkungan dalam sekolah dari sampah-sampah yang
merusak kebersihan dan dapat membahayakan keselamatan anak;
Catatan: Barang-barang yang mengganggu ketertiban dan benda-benda yang dapat membahayakan keselamatan
anak , misalnya: paku, beling, kayu tajam, genangan air, serta benda-benda lain yang berada tidak pada tempatnya;
5. Melakukan pemerikasaan lingkungan dalam dan luar sekolah secara rutin untuk mencegah terjadinya ancaman
kecelakaan pihak-pihak dari dalam/luar;
 Tugas Petugas Keamanan Sekolah

6. Menutup dan Membuka Pintu Gerbang;

Catatan: Pengiriman keluar/masuk barang harus sepengetahuan Tim Manajemen Sekolah (bukti administrasi),
selainnya maka pintu harus ditutup;
7. Menyalakan dan memadamkan lampu yang tidak diperlukan;
8. Menerima tamu dan menghubungi penerimanya melalui guru/petugas piket;
9. Memastikan CCTV berfungsi dengan baik;
10. Bekerjasama dengan pihak terkait (TNI/POLRI?Satpol PP) apabila terjadi pelanggaran hukum (pidana)
dilingkungan sekolah;
11. Untuk penjagaan malam hari, memastikan perangkat elektronik yang tidak dibutuhkan dalam keadaan mati/off
dan menghidupkan lampu sesuai kebutuhan serta menutup akses pintu/gerbang;
12. Mengisi Buku Jurnal Keamanan Harian dan melaporkan kejadian penting;
 Uraian Tugas Petugas Piket Guru dan Petugas Piket Staf Sub
Bagian Tata Usaha di Lingkungan SMK

1. Petugas piket diwajibkan melakasanakan dan melestarikan Budaya 5 S, yaitu: Senyum, Salam, Sapa, Sopan,
dan Santun;
2. Datang 10 menit sebelum dan sesudah kegiatan belajar mengajar;
3. Mengisi buku piket dan agenda kehadiran guru sesuai jadwal pelajaran;
4. Mencatat nama guru/pegawai dan siswa tidak hadir, terlambat dating dan pulang cepat dan/atau meninggalkan
sekolah pada saat jam kerja/belajar;
5. Menghubungi orang tua/wali terhadap siswa yang tidak hadir tanpa keterangan;
6. Setiap tamu diminta mengisi buku agenda kunjungan sebelum mendapat layanan kunjungan lebih lanjut;
 Uraian Tugas Petugas Piket Guru dan Petugas Piket Staf Sub
Bagian Tata Usaha di Lingkungan SMK

7. Memberi lembar keterangan kepada siswa yang berkepentingan keluar pada jam belajar;
8. Mengendalikan ketertiban siswa pada saat mulai dan/atau peralihan jam belajar serta melakukan pengecekan
terhadap keberadaan guru dalam kelas;
9. Mengendalikan ketertiban siswa pada saat jam belajar, dimana guru yang seharusnya mengajar berhalangan
hadir;
10. Menegur siswa dan mencatat kasus-kasu yang bersifat khusus, selanjutnya menyampaikan kepada wali kelas
sebagai laporan; dan
11. Mengawasi berlakunya tata tertib sekolah.
 TERIMA KASIH

MOHON MAAF ATAS SEGALA

KEKURANGAN DAN TERIMA KASIH ATAS
SEGALA PERHATIAN KITA BERSAMA
ASSALAMU’ALAIKUM WARAH
MATULLAAHI WABARAKATUH