MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SIKLUS PENGGAJIAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian
Internal

Oleh:
Areta Widya Kusumadewi
Husnunnida Maharani
Monica Audrey Jaya Suwana
Nurul Qamaril Ramadhani

(2015250957)
(2015250964)
(2015250968)
(2015250972)

PPAK 25 Kelas Pagi

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2015
ABSTRAK

Proses bisnis telah mengalami perkembangan dari masa ke masa.

Perkembangan itu memicu peningkatan permintaan sumberdaya manusia oleh
suatu perusahaan. Akibatnya, tingkat kompleksitas manajemen sumber daya
manusia di suatu perusahaan pun semakin meningkat.
Sistem paling krusial dalam aktivitas ini adalah terkait penggajian. Aktivitas
penggajian terdiri dari tiga tahap, yaitu melakukan update master data,
menyiapkan penggajian serta mengeluarkan gaji. Proses dalam penggajian sangat
rentan terhadap ancaman, akibatnya diperlukan pengendalian yang kuat dalam
sistem ini.
Berbagai macam pengendalian dibutuhkan untuk melindungi
sistem ini. Pengendalian tersebut dipengaruhi oleh jenis ancamannya dan kondisi
perusahaan sendiri.
Namun, disisi lain, karena besarnya biaya untuk karyawan, perusahaan
juga memiliki opsi untuk melakukan outsourcing pegawai. Beberapa keuntungan
yang dapat diberikan melalui sistem outsourcing ini adalah pengurangan biaya.
jangkauan manfaat yang lebih luas dan penghematan dalam sistem komputer.
Kata kunci: Sistem Pengendalian Internal, Sistem Penggajian, Manajemen
Sumber Daya Manusia

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan baik perusahan dagang maupun perusahaan jasa seperti
rumah sakit membutuhkan informasi akuntansi yang relevan, tepat waktu,
lengkap, dan mudah dipahami oleh pengguna internal (manajemen) maupun
eksternal (investor, kreditur, pemerintah) perusahaan dalam mengendalikan
perusahaannya. Untuk mendapatkan informasi akuntansi tersebut, perusahaan
dituntut untuk membuat sistem yang dapat mengatur alur informasi akuntansi
yang dibutuhkan (Blackburn, et. al., 2013).
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem dari sistem informasi
yang banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah
sistem informasi yang mengubah data akuntansi menjadi informasi yang berguna
dalam

penentuan

keputusan

oleh

manajemen

perusahaan,

mulai

dari

pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan data hingga menjadi

informasi yang kemudian didistribusikan kepada para pengguna informasi
tersebut. Bodnar dan Hopwood (2004: 1) mengungkapkan bahwa sistem informasi
akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang
diatur sedemikian rupa untuk mengolah data menjadi suatu informasi. Tujuan dari
sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi kepada
pengguna internal maupun pengguna eksternal perusahaan, mendukung kegiatan
operasional, dan mendukung pengambilan keputusan manajemen.
Sistem informasi akuntansi terdapat lima subsistem informasi akuntansi, yaitu
sistem pendapatan, sistem pengeluaran, sistem produksi, sistem manajemen
sumber daya, dan sistem keuangan. Sistem pendapatan merupakan subsistem
informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang
dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari
mereka serta menjabarkan bagaimana sistem pendapatan dan pengakuan
pendapatan dapat dicatat dan diakui serta diinterpretasikan kemudian dilaporkan.
Sedangkan menurut Romney dan Steinbeart (2015: 469), Manajemen Sumber
Daya Manusia atau Siklus Penggajian merupakan seperangkat aktivitas bisnis
yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kerja secara efektif.

Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan
secara tetap perbulan. Tujuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan
melalui kebijakan dari siklus penggajian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa
perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan yang
berkualitas tinggi. Adanya kebijakan dan prosedur yang tepat dan baik, reputasi
perusahaan sebagai majikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang
berkualitas tinggi akan terpikat melamar kerja ke perusahaan itu.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam bab ini adalah sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Daya Manusia/ Siklus
Penggajian?
2. Bagimana aktivitas bisnis dan evaluasinya?
1.3 Tujuan
Tujuan dalam bab ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifkasi aktivitas bisnis utama dan pemrosesan informasi dalam
manajemen sumber daya manusia dan siklus penggajian
2. Mengidentifikasi major threat dalam aktivitas penggajian
mengevaluasi kecukupan pengendalian internal dalam suatu bisnis.

BAB II
ANALISIS DAN PEMBAHASAN

dan

Ret, iki pembukaan e ambilen dari skripsi/jurnal mu tentang apa itu sistem,
sistem informasi, kutipen Sedangkan Hadi (2007:16) menyatakan bahwa sistem
adalah satu kesatuan atau sekelompok komponen-komponen yang terdiri atas
dokumen-dokumen, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan untuk mengolah data penggajian dengan tujuan menghasilkan laporan
dalam bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan
dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Primatika (2009:7) menyatakan unsurunsur dari suatu sistem adalah:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang
lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk
subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang
bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta
kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem
bekerja berasama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja
bersama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai
tujuan tertentu.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Salah satu dari berbagai macam sistem informasi akuntansi yang diciptakan
untuk menunjang kegiatan perusahaan adalah sistem penggajian atau sistem
sumber daya manusia. Sebelum didefinisikan mengenai sistem informasi
akuntansi penggajian, perlu juga dipahami tentang makna dari gaji. Gaji
mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja
yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya
bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang
memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta
pembayarannya (Primatika, 2009:2). Keadaan tersebutlah yang kemudian
mendorong perusahaan untuk membentuk suatu sistem informasi akuntansi terkait
penggajian.
Romney dan Steinbeart (2015: 469) menyatakan bahwa Manajemen Sumber
Daya Manusia atau Siklus Penggajian merupakan seperangkat aktivitas bisnis
yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kerja secara efektif. Sedangkan menurut Primatika (2009:10),
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan

manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab

atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana
informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan datadata transaksi yang terjadi.
Aktivitas utama dalam kegiatan MSDM atau siklus penggajian adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Perekrutan pegawai baru

Pelatihan
Penugasan kerja
Kompensasi (penggajian)
Penilaian kinerja
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik suka rela ataupun terpaksa

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali untuk karyawan, sedangkan tugas 2

sampai 5 dilakukan berulang kali selama karyawan bekerja untuk perusahaan. Di
sebagian besar perusahaan, 6 kegiatan ini dibagi antara dua sistem yang terpisah.
Tugas 4, kompensasi karyawan, adalah fungsi utama sistem penggajian ini. Sistem
Manajemen Sumber Daya Manusia melakukan lima tugas lainnya. Di banyak
perusahaan, kedua sistem ini secara organisasi terpisah: Sumber Daya Manusia
Pengembangan sistem biasanya tanggung jawab direktur sumber daya manusia,
sedangkan controller mengelola sistem penggajian. Sistem ERP mengintegrasikan
dua set kegiatan.
Bab ini difokuskan terutama pada sistem penggajian, karena akuntan secara
tradisional bertanggung jawab untuk fungsi ini.
HRM/ Payroll Cycle Information System
Menurut Romney dan Steinbeart (2015: 470) menyatakan bahwa kegiatan
Sumber Daya Manusia Manajemen-terkait (informasi tentang mempekerjakan,
menembak, transfer, pelatihan, dll) dan pengumpulan informasi tentang
penggunaan waktu kerja terjadi setiap hari. Pengolahan sebenarnya gaji,
bagaimanapun, hanya terjadi secara berkala karena di sebagian besar organisasi
karyawan dibayar, secara dua mingguan, atau bulanan mingguan daripada setiap
hari. Dengan demikian, gaji merupakan salah satu aplikasi yang terus diproses
dalam modus batch.

Berbagai macam fungsi terlibat dalam menunjang sistem akuntansi

penggajian di perusahaan. Menurut Primatika (2009:16) fungsi-fungsi yang terkait
dalam penggajian adalah:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menaikkan pangkat
dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam
struktur organisasi, fungsi kepegawaian berada ditangan bagian
kepegawaian, dibawah departemen personalia dan umum.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang
baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi penbuat daftar gaji dan
upah. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada ditangan
pencatatan waktu, dibawah departemen personalia umum.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang
berisi penghasilan bruto yang menjadio hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang
dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada
ditangan bagian gaji dan upah, dibawah departemen personalia dan umum.
d. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggng jawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan
upah dan menguangkan sek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan.
Departement SDM, menurut Romney (2015), memberikan informasi
mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji
karena adanya kenaikan dan promosi. Cek adalah output utama sistem
pengajian.Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas
layanan yang mereka berikan. Cek gaji di kirim ke bank untuk mentransfer dana
dari rekening regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai adalah
asset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka

mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang di berikan ke para pelanggan.moral

dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan
organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manajemen
SDM/pengajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivasi pegawai, penjagaan
asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.
Untuk secara efektif memanfaatkan karyawan organisasi, MSDM sistem/
penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan
manajer untuk menjawab jenis pertanyaan berikut:
1. Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai
rencana strategis?
2. karyawan yang memiliki keahlian khusus?
3. keterampilan yang dalam pasokan pendek? Keterampilan yang dalam
kelebihan pasokan?
4. Seberapa efektif program pelatihan saat ini dalam menjaga dan
meningkatkan tingkat keterampilan karyawan?
5. Apakah kinerja secara keseluruhan meningkatkan atau menurun?
6. Apakah masalah ini dengan omset, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Gambar 1 Bagian ERP yang Mendukung Manajemen Sumber Daya Manusia

dan Penggajian

Untuk lebih efektif menggunakan pengetahuan dan keterampilan karyawan,

banyak organisasi telah diberikan kepada sistem manajemen pengetahuan. Sistem
manajemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori mengidentifikasi
bidang-bidang keahlian yang dimiliki oleh karyawan individu, tetapi juga
menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat dibagi dan digunakan
oleh orang lain. Sistem manajemen pengetahuan secara signifikan dapat
meningkatkan produktivitas. Misalnya, perusahaan konsultan profesional sering
menyediakan layanan mirip dengan banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak
manajemen pengetahuan memungkinkan konsultan untuk menyimpan solusi
untuk masalah-masalah tertentu dalam database bersama juga memungkinkan
karyawan untuk belajar dari rekan-rekan geografis yang telah memiliki
pengalaman sebelumnya yang menangani masalah tertentu.

Tabel Ancaman dan Pengendalian dalam MSDM/ Siklus Penggajian

Sumber: Romney dan Steinbart (2015: 473)

Aktivitas Siklus Penggajian
Pengajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk
batch, karena:
1. cek gaji di buat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau
bulanan)
2. sebagian besar pegawai di bayar pada waktu yang bersamaan.

Memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti

yang di gunakan di AOE.
Aktivitas Siklus Penggajian
1. Memperbarui Master Database Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan
pembaruan master database penggajian yang mencerminkan berbagai
jenis perubahan yang diajukan secara intenal seperti perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam
gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, master data perlu diperbarui
secara berkala untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan
potongan untuk asuransi.

Gambar 2 Diagram Porsi Penggajian dari MSDM/ Siklus Penggajian

Pada gambar di atas dapat dilihat bahwa terdapat lima sumber utama
input pada sistem penggajian yaitu departemen MSDM, pegawai, berbagai
departemen, badan pemerintah, dan perusahaan asuransi serta perusahaan
lain. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,
pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan
promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perubahan terkait potongan
yang mereka tentukan secara bebas. Departemen-departemen memberikan
data mengenai jam kerja aktual para pegawai. Para petugas pemerintahan
memberikan tingkat pajak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan
peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain
yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan
berbagai potongan gaju untuk pembayaran pajak.
Sejumlah cek merupakan output utama sistem penggajian. Para
pegawai menerima cek gaji individu sebagai kompensasi atas jasa mereka.

Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk mentransfer dana

dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian perusahaan.
Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan
asuransi, dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan.
a. Proses
Departemen MSDM bertanggung jawab memperbarui database
penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui
informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika
ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan
dan perusahaan asuransi. Meskipun pnggajian diproses dalam batch
mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui
master database penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian
dimasukkan secara tepat waktu dan ditunjukkan dalam periode
pembayaran berikutnya dengan benar. Catatan-catatan atas pegawai
yang keluar atau dipecat sebaiknya segera dihapus karena beberapa
laporan pajak akhir tahun.
b. Ancaman dan pengendalian
Perubahan yang tidak terotorisasi atas master data penggajian
dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai
yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan
prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.
Hanya departemen MSDM yang diperbolehkan memperbarui master
file penggajian untuk perekrutan, pemecatan, kenaikan gaji, dan
promosi. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara
langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian
cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki
akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau
mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek palsu
tersebut. Selain itu, perubahan terhadap master file penggajian tersebut
harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang
merekomendasikan

perubahan

tersebut.

Untuk

memfasilitasi

pemeriksaan ini, sistem harus dikonfigurasikan agar menghasilkan

seluruh laporan yang mencantumkan keseluruhan perubahan yang

berhubungan dengan penggajian, kemudian mengirimkan laporan

untuk pemeriksaan ke masing-masing supervisor departemen yang
dapat terpengaruh dengan perubahan tersebut.
Pengendalian akses sistem penggajian juga penting. Sistem
tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan
kata sandi dengan sebuah matriks pengendalian akses yang
menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap
pegawai dan menginformasikan file apa yang diperbolehkan untuk
diakses setiap pegawai.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam meperbarui
master data penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam
pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah
yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk mengatasi
ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat
sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi perubahan penggajian.
Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen atas
seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan
sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.
2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran
Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap
data waktu dan kehadiran pegawai.
a. Proses
Data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda
bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang
dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan mengunakan kartu waktu
(time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap
sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu.
Bahkan, para supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran
mereka dalam pekerjaan.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja
untuk mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para
pegawai menggunakan waktu mereka. Data pada tiket waktu tersebut
digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara
berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para

profesional di organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor

konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka
habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana
saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time
sheet). Para pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut
untuk menentukan biaya dan menagihkan kepada para klien atas jasa
yang telah diberikan perusahaan secara akurat.
Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni
atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan
staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Selain itu, beberapa staf
penjualan juga diberi bonus bayaran untuk target yang terlampaui.
Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penghubungan
sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus
lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung
bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain dengan tujuan
realistis yang dapat dicapai, sehingga dapat diukur secara objektif.
Tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para manajer
mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus
sesuai.
b. Ancaman dan pengendalian
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu
dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan
waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang
meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang salah. Ketidakakuratan
dapat menurunkan semangat kerja pegawai atau mengakibatkan gaji
jasa tenaga kerja yang tidak terbayarkan.
Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan
yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran.
Contohnya adalah seperti alat pembaca tanda pengenal dapat
digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja bagi para pegawai
produksi dan secara otomatis menyimpan data ke sistem pemrosesan
penggajian. Dengan menggunakan teknologi untuk menangkap data
waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan
memotong biaya.

Teknologi informasi (TI) juga dapat mempengaruhi risiko

ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran.
Contohnya adalah penggunaan teknik autentikasi biometri seperti
pemindai tangan yang digunakan di perusahaan untuk memverifikasi
identitas pegawai yang masuk dan keluar kerja. Hal ini bertujuan
untuk mencegah pegawai yang meninggalkan pekerjaan lebih dini
serta mencegah adanya rekan kerja yang salah mencatat kehadiran
orang tersebut di tempat kerja. Pemisahan tugas juga penting. Data
kartu waktu yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus
direkonsiliasi terhadap kartu jam kerja yang digunakan untuk tujuan
penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang
yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Waktu total yang
dihabiskan untuk seluruh tugas seharusnya tidak melebihi waktu
kehadiran yang tertera pada kartu waktu seorang pegawai. Sedangkan,
seluruh waktu yang dihabiskan di tempat kerja harus dipertimbangkan
dalam kartu jam kerja.
Selain itu, meminta para supervisor departemen untuk
memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu jam kerja
memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu
dan kehadiran. Pemeriksaan supervisor tersebut sangat penting,
terutama bagi para pegawai telecommute. Analisis atas log-log sistem
dapat memberikan jaminan bahwa para pegawai telecommute benarbenar kerja sesuai dengan jumlah waktu yang dibayarkan kepada
mereka dan bahwa mereka tidak menjalankan sebuah kepentingan
pribadi di sisi yang lain menggunakan aset yang disediakan
perusahaan.
Pemrosesan Penggajian
Pemrosesan penggajian merupakan langkah ketiga dalam siklus penggajian.
Pemrosesan penggajian dapat digambarkan dalam bagan berikut:

Gambar 3 Flowchart Sistem Penggajian (Sumber:Romney dan Stewbart, 2012:558)

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan pengeditan data
dan pensortiran berdasarkan nomor pegawai. Jika dalam sebuah organisasi terbagi
atas divisi-divisi, perlu dilakukan penggabungan data dahulu terlebih dahulu.
Perusahaan menghitung, dalam langkah pertama ini, jumlah gaji bersih yang
diterima pegawai. Gaji bersih tersebut terdiri dari gaji pokok ditambah insentifinsentif atau bonus dikurangi semua potongan gaji, seperti pajak, pembayaran
asuransi, dan sebagainya. Perhitungan gaji bersih pegawai ini dilakukan untuk
memperbarui master data penggajian. Seluruh setiap gaji kotor karyawan,
potongan gaji dan pembayaran bersih dimasukkan dalam register penggajian
dalam format multi-kolom. Sebagai data pendukung, apabila diperlukan,
perusahaan juga bisa membuat register potongan gaji yang berisi rincian dari
potongan gaji secara sukarela. Kemudian, perusahaan membuat laporan
pendapatan (earning statement) yang berisi daftar jumlah gaji pokok, potongan

gaji dan gaji bersih untuk periode berjalan. Laporan ini disertakan dalam membuat
cek pembayaran gaji karyawan.
Selagi transaksi penggajian diproses, sistem juga senantiasa mengalokasikan
biaya gaji ke akun buku besar terkait dengan cara memberikan tanda check pada
kode di catatan job-time ticket. Sistem ini menjaga semua total alokasi sampai
semua catatan gaji pegawai diproses. Total tersebut kemudian digunakan pada
daftar gaji, sebagai dasar dari jurnal umum yang kemudian diposting ke buku
besar setelah semua cek pembayaran telah dicetak. Berikut adalah laporan-laporan
yang buisa dihasilkan dari sistem penggajian.

Gambar 5 Daftar nama laporan, isi dan tujuan laporan yang bisa dihasilkan dari
sistem penggajian (Romney dan Stewbart, 2012:561)
Sistem penggajian ini cukup rumit, terutama dalam hal perpajakannya.
Jumlah gaji yang salah selain akan mempengaruhi jumlah yang salah yang
dibayarkan, keterlambatan pembayaran gaji, juga akan mempengaruhi jumlah
pajak yang dibayarakan. Dampaknya beberapa sanksi pun mungkin akan
diberikan pada perusahaan. Untuk itu, perusahaan haruslah menyusun sistem
pengendalian yang baik atas penggajian ini. Usaha pengendalian yang dapat
memitigasi kesalalahan sistem penggajian adalah:

a. Dengan melakukan pemrosesan batch pada sistem penggajian, perusahaan

pun harus mencocokkan hasil perhitungan saat entri data dengan total yang
dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan.
b. Melakukan cross-footing daftar gaji dengan cara mencocokkan total jumlah
gaji bersih dengan total jumlah gaji kotor dikurangi total potongan gaji
c. Akun kliring penggajian. Mekanisme akun kliring penggajian dilakukan
dengan melakukan zero-balance check. Pertama, saat gaji dibayarkan maka
jurnal yang dibuat adalah dengan mendebet akun beban gaji pada kas dan
liabilitas. Sedangkan pada proses akuntansi biaya, perusahaan juga
melakukan penjurnalan dengan mendebit biaya-biaya tenaga kerja dan
mengkredit akun gaji. Sehingga jumlah kedua akun gaji itu harusnya saling
menghapuskan bila tidak terjadi kekeliruan.
d. Pengawasan oleh supervisor sebagai pengendalian detektif.
e. Mengklasifikasikan dengan benar apakah seseorang merupakan pegawai atau
bukan pegawai
PEMBAYARAN GAJI
Kebanyakan pegawai dibayar dengan cek atau transfer langsung ke rekening
bank mereka. Tidak seperti pembayaran dengan kas, kedua metode diatas
menyediakan sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan.
Proses
Setelah cek gaji disiapkan, bagian utang memeriksa kembali dan mensetujui
pencatatan penggajian. Slip gaji lalu disiapkan untuk mengotorisasi pentransferan
dana dari rekening perusahaan ke rekening pegawai. Slip gaji dipakai untuk
memperbarui jurnal umum
Setelah memeriksa kembali pencatatan penggajian dan pencairan slip gaji,
bagian kasir menyiapakn dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan
transaksi electronic funds transfer (EFT)) untuk mentransfer dana kepada
rekening bagian penggajian. Apabila perusahaan masih menggunakan cek dalam
bentuk kertas maka kasir memeriksa kembali, menandatangani dan membagikan
slip gaji pegawai. Daftar dari slip gaji yang belum dicairkan akan dikirim ke
departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanjut.
Transfer langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan
mengurangi biaya dari pemrosesan gaji. Pegawai yang dibayar dengan transfer

langsung umumnya akan mendapat duplikat dari slip gaji yang mencantumkan
berapa jumlah yang ditransfer. Sistem pembayaran harus memiliki sekumpulan
file pentransferan gaji, masing-masing untuk setiap bank yang digunakan untuk
transfer gaji. Setiap catatan memuat nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor
rekening bank, dan jumlah bersih yang dibayarkan. Data-data tersebut dikirim
secara elektronik menggunakan electronic data interchange (EDI) ke masingmasing bank yang terlibat. Dana kemudian secara elektronik di transfer dari
rekening bank pemberi kerja ke rekening pegawai. Transfer langsung akan
mengeliminasi kebutuhan tanda tangan kasir untuk masing-masing slip gaji.
Tetapi kasir tetap harus mengotorisasi pengeluaran dana dari akun pemeriksaan
perusahaan.
Transfer langsung akan membantu perusahaan dalam menghemat dengan cara
menghilangkan biaya pembelian, pemrosesan dan pembagian slip gaji. Hal ini
juga mengurangi biaya bank dan biaya pengiriman. Akibatnya sekarang
kebanyakan perusahaan menawarkan kepada pegawainya pilihan untuk transfer
langsung dan mengarahkan mereka untuk memilih jenis pembayaran ini.
Ancaman Dan Pengendalian
Kontrol yang berhubungan dengan pengajian secara tunai, dapat mengurangi
ancaman adanya pencurian slip gaji atau dikeluarkannya slip gaji untuk pegawai
fiktif, misalnya dengan cara:
a. Akses ke slip gaji kosong dan ke mesin pemeriksa tanda tangan
seharusnya dibatasi. Selain itu, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi
EFT harus dibatasi dan dikontrol melalui otentikasi multifaktor yang kuat.
b. Semua slip gaji harus secara diurutkan dengan diberi nomor dan setiap
periode dihitung kembali. Apabila penggajian dilakukan via transfer
langsung, maka semua transaksi EFT harus diperiksa kembali.
c. Kasir hanya menandatangani slip gaji apabila didukung oleh adanya
dokumen yang memadai (pendaftaran gaji dan voucher pencairan gaji)
Sebagai salah satu bentuk kontrol, slip gaji sebaiknya tidak dikeluarkan atas
nama rekening regular perusahaan, tetapi menggunakan rekening penggajian yang
terpisah. Hal ini akan mempermudah dalam melakukan rekonsiliasi gaji dan
mendeteksi pemalsuan slip gaji. Selain itu, pemisahan tugas juga merupakan salah

satu kontrol yg penting. Bagian utang (account payable) memiliki tanggung jawab
untuk mencatat penggajian dan kasir bertugas untuk membagikan slip gaji.
Penggunaan otentikansi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi
akses ke database penggajian akan mengurangi resiko dibuatnya slip gaji palsu
untuk pegawai fiktif. Selain itu, pegawai yang bertanggung jawab untuk
membagikan slip gaji harus dapat mengidentifikasi secara pasti orang yang
menerima slip gaji sesuai dengan nama yang tercantum di slip gaji. Slip gaji yang
tidak dicairkan harus dikembalikan ke kantor bendahara agar segera dilakukan
pengembalian deposit.
MENHITUNG DAN MENCAIRKAN PEMBAYARAN PAJAK PEMBERI
KERJA DAN PENGURANGAN PEGAWAI SUKARELA
Aktivitas penggajian yang terahkir adalah menghitung dan mengirimkan
pembayaran pajak penghasilan dan imbalan kerja karyawan kepada lembaga
pemerintah yang bersangkutan atau lembaga lain.
Proses
Pemberi kerja harus membayar pajak jaminan sosial sesuai jumlah yang
dipotong dari gaji pegawai. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa dana yang dipotong dari gaji pegawai sudah dihitung dan disetorkan secara
benar dan tepat waktu kepada lembaga yang bersangkutan. Banyak pemberi kerja
juga berkontribusi dalam pembayaran jaminan kesehatan, disabilitas, asuransi
jiwa dan dana pensiun pegawai.
Sebagian besar pemberi kerja juga menawarkan flexible benefits plan, yaitu
program dimana setiap pegawai menerima hak untuk pembayaran minimum yang
ditanggung perusahaan untuk asuransi jiwa dan dana pensiun, juga manfaat
tambahan yang dapat digunakan untuk waktu cuti ekstra atau tambahan asuransi
kesehatan.
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman utama dari aktivitas ini adalah kegagalan dalam melakukan
pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat waktu atau
kesalahan dalam pengiriman uang. Masalah ini dapat menyebabkan denda dari

pemerinta dan keluhan pegawai apabila ada kesalahaan yang mempengaruhi dana
pensiun mereka atau manfaat lainnya.
Untuk mengurangi resiko atas pengiriman uang yang tidak tepat waktu,
informasi yang tercantum dalam Circular E (Employers Tax Guide yang
diterbitkan oleh IRS) dapat digunakan untuk mengkonfigurasi sistem penggajian
untuk secara otomatis mengeluarkan dana saat penggajian diproses. Melakukan
kontrol integritas misalnya pengecekan ulang untuk slip gaji dan dokumen untuk
meminimalkan resiko kesalahan. Pemeriksaan ulang oleh supervisor secara rutin
atas laporan penggajian dapat digunakan sebagai kontrol deteksi. Selain itu,
menyediakan laporan pendapatan pegawai diperlukan agar mereka dapat
mendeteksi dan melaporkan apabila terjadi masalah secara tepat waktu.
PILIHAN OUTSOURCING: BIRO LAYANAN PENGGAJIAN DAN
ORGANISASI PEMBERI KERJA PROFESIONAL
Sebagai usaha untuk mengurangi biaya, banyak perusahaan melakukan
outsourcing untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia kepada biro
layanan penggajian. Biro layanan penggajian (Payroll Service Bureau) adalah
sebuah organisasi yang menjaga dokumen utama penggajian untuk masingmasing kliennya dan melakukan aktivitas penggajian dengan tarif tertentu. Jasa
outsourcing lainnya adalah organisasi pemberi kerja profesional (Professional
Employer Organization), yaitu organisasi yang memproses penggajian dan juga
menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia misalnya merancang dan
mengatur administrasi untuk manfaat yang diterima pegawai.
Biro layanan penggajian dan organisasi pemberi kerja profesional khususnya
menarik bagi bisnis kecil atau menengah karena alasan-alasan berikut:
a. Mengurangi biaya: jasa outsourcing tersebut biasanya menetapkan tarif
yang lebih murah apabila dibandingkan dengan memproses penggajian
sendiri. Jasa yang disediakan oleh outsourcing ini biasanya lebih hemat
karena menghilangkan biaya untuk membangun dan menjaga keahlian
yang dibutuhkan akibat peraturan pajak yang terus berganti.
b. Cakupan manfaat yang lebih luas: jasa outsourcing seperti Professional
Employer Organization mengumpulkan biaya administrasi manfaat semua
klien mereka. Karena itu mereka memudahkan perusahaan kecil untuk

menawarkan cakupan manfaat yang sama dengan yang disediakan oleh

perusahaan besar
c. Membebaskan dari sumber daya komputer: jasa outsourcing dapat
menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi (sistem
penggajian dan manajemen manfaat). Bebasnya perusahaan atas
kebutuhan komputer dapat dipakai untuk meningkatkan layanan di area
lainnya.
BAB III
KESIMPULAN
Sistem yang terkait dalam manajemen sumber daya manusia terbagi menjadi
dua subsitem, yaitu sistem dasar SDM dan sistem penggajian. Sistem pada
manajemen sumber daya manusia mencatat dan memproses data tentang aktivitas
yang terkait dengan karyawan, seperti rekruitmen, pelatihan, evaluasi dan
pemecatan karyawan. Sedangkan sistem penggajian merupakan sebuah sistem
yang mencatat dan memproses data yang dapat digunakan untuk membayar jasa
yang telah dilakukan karyawan.
Sistem dalam ranah ini didesain untuk bisa memenuhi ketentuan dari
pemerintah terkait ketenagakerjaan yaitu tentang pembayaran pajak yang tepat
dan praktik perlakuan karyawan dengan baik. Selain itu, sistem ini dirancang
untuk mencegah terjadinya kecurangan, seperti pembayaran gaji pada pegawai
fiktif, maupun kesalahan, seperti kelebihan atau kekurangan pembayaran gaji.
Potensi tersebut bisa diminimalkan dengan berbagai cara pengendalian, terutama
terkait

pengendalian

akses,

pengendalian

organisasi

dan

pengendalian

dokumentasi. Namun, karena besarnya biaya yang mungkin dikeluarkan untuk

sistem penggajian ini, perusahaan pun bisa memilih melakukan outsourcing
pekerja yang dinilai bisa mengurangi biaya.

DAFTAR PUSTAKA
Romney, Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi
Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
https://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sg. Diakses pada tanggal 18 Mei
2015.