SELAMAT DATANG

DI
PELATIHAN

Audit Sistem Manajemen

Welcome
to NQA
ISO 19011:2011

Sekilas tentang ISO 19011:2011

Memberikan panduan pada sistem manajemen audit,

prinsip-prinsip,
pengelolaan program,
pelaksanaan audit sistem manajemen.
Memberikan panduan tentang evaluasi kompetensi individu
Berlaku untuk semua organisasi yang perlu untuk
melakukan audit internal atau eksternal dari sistem
manajemen
Dapat diterapkan untuk Sistem Manajemen Mutu &
Lingkungan atau integrasi keduanya.

Definisi Audit

Audit - Definisi
Pemeriksaan yang sistematis, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah
terpenuhi
Clause 3.1 , ISO 19011:2011 ; Clause 3.9.1, ISO 9000:2005

Proses Audit

Audit Turtle Diagram

Turtle Diagram

Audit Pendekatan Proses

Pendekatan Proses Audit

Teknik audit mendukung prinsip Pendekatan Proses

Menelusuri alur proses dari input dan tujuan
Membuktikan apakah proses kontrol telah memadai dan
diterapkan
Menghindari batasan, sudut pandang prosedural
Membutuhkan perencanaan dan pemikiran yang matang

Audit - PDCA

Pengelolaan Audit

Jenis Audit

Jenis Audit

Audit Pihak Pertama : Audit Internal

Audit Pihak Kedua : Audit eksternal yang dilakukan oleh

organisasi kepada vendor / suppliernya, atau pihak lain
diluar organisasi yang ada hubungan kepentingan

Audit Pihak Ketiga : Audit eksternal yang dilakukan suatu

badan independen (Badan Sertifikasi)

Audit Internal - Tujuan

Memenuhi persyaratan standar Sistem Manajemen (ISO,

OHSAS, SNI, AKREDITASI, dll)
Memperlihatkan bukti ketidaksesuai pada sistem
Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan / peningkatan
Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/
ketiga)
Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadap
aktivitas yang sudah disetujui
Memelihara kesadaran

Audit Internal - Prinsip

Ethic (Etika) Integritas auditor, kejujuran, mampu menjaga

informasi rahasia, dan obyektif
Fair (Adil) Temuan, kesimpulan dan laporan audit HARUS
dibuat dengan akurat, seimbang dan jujur
Professional Dilakukan dengan professional karena audit telah
dipercaya oleh manajemen untuk menjalankan suatu tugas yang
penting
Independence (Independensi) auditor tidak bolah mengaudit
pekerjaannya sendiri dan HARUS bebas dari konflik kepentingan
Evidence (Bukti) Semua bukti audit HARUS bisa diverifikasi dan
ditelusuri

Audit Internal - Aktivitas

Audit Internal : Tahapan Proses

NB

SELAMAT DATANG

Break

Audit Internal - Perencanaan

Penentuan Tujuan dan Sasaran Audit

Tujuan dan sasaran audit bisa didasarkan pada:

Prioritas manajemen

Persyaratan sistem manajemen

Persyaratan customer / pelanggan

Resiko (Risk)

Persyaratan Institusi, kontrak, peraturan perundangan

Penentuan Ruang Lingkup dan Kriteria Audit

Ruang lingkup merupakan cakupan atau batasan:

Lokasi
Unit / Departemen
Aktivitas dan proses
Periode
Kriteria audit:
Standard International (ISO / OHSAS)
Manual, Prosedur, Instruksi, dll
Peraturan perundangan dan persyaratan lain yang berlaku
Code of Practice

Audit Internal Kompetensi Auditor

Audit Internal Kompetensi Auditor

Seorang Auditor HARUS memiliki pengetahuan dan keahlian

dalam bidang :

Teknik, prosedur dan prinsip-prinsip audit sistem

manajemen

Pengetahuan umum tentang sistem manajemen serta

dokumen-dokumen referensinya

Keadaan organisasi / unit yang akan diaudit

Audit Internal Kompetensi Auditor

Khusus untuk Auditor yang ditunjuk menjadi Team Leader, ada

tambahan pengetahuan yang HARUS dimiliki :

Mampu membuat perencanaan audit

Mampu mengorganisir dan memimpin angota tim audit

Mencegah dan menyelesaikan konflik

Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan

Audit Internal Atribut Auditor

DIHARAPKAN Auditor:
ETHICAL (ETIS) : Tulus, jujur dan bijaksana
OPEN MINDEDNESS (TERBUKA) : Menghargai ide-ide alternatif
DIPLOMATIC (DIPLOMATIS) : Bijaksana dalam menghadapi
orang lain
OBSERVANT (PENGAMAT) : Mengamati dengan aktif aktivitas
dan lingkungan fisik yang ada disekitarnya
PERCEPTIVENESS (CEPAT TANGGAP) : Secara naruliah
menyadari dan mampu memahami situasi

Audit Internal Kompetensi Auditor

DIHARAPKAN Auditor:
VERSATILE (LUWES) : Selalu menyesuaikan diri untuk situasi
yang berbeda
DESICIVE (TEGAS) : Mampu membuat kesimpulan dengan tepat
waktu berdasarkan alasan dan analisa yang logis
SELF RELIANT (PERCAYA DIRI) : Bertindak dan berfungsi secara
independen kektika berinteraksi dengan orang lain secara
efektif

Audit Internal Kompetensi Auditor

TIDAK DIHARAPKAN Auditor:
LAZINESS (MALAS) : Audit tanpa persiapan yang baik
DISHONISTY (TIDAK JUJUR) : Melaporkan temuan tidak sesuai
dengan fakta
ABUSIVANESS (MEREMEHKAN) : Tidak diperkenankan meremehkan
auditee
GULLIBLE (PEMAAF) : Menerima permintaan maaf pada saat
terdapat ketidaksesuaian
ARGUMENTATIVE (ARGUMENTASI) : Tidak diperkenankan berdebat
dengan auditee
SELF OPINIONATED (PENDAPAT PRIBADI) : Tidak mau menerima
pendapat/ide pihak lain

Audit Internal Perencanaan Jadwal Audit

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal audit:
Penelusuran Audit : Mundur, Maju?
Auditee (Apakah yang bersangkutan mempunyai tugas?)
Jam makan siang / istirahat / sholat (jika hari jumat)
Jam kerja
Dokumen atau persyaratan yang diaudit
Lokasi
Jumlah personil
Kerumitan (complexity)
Pentingnya (critically)
NLu

Audit Internal Persiapan Audit

Pengumpulan informasi / dokumentasi

Prosedur

Hasil audit sebelumnya

Jadwal audit

Informasi lain yang diperlukan untuk:

-Menentukan sampel audit
-Memeriksa perencanaan
-Memverifikasi ketidaksesuaian
Persiapan Checklist Audit

Audit Internal Checklist Audit

Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu

atau petunjuk untuk melakukan audit
Kelebihan checklist:
Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa
Membantu pengaturan waktu
Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup
Kelemahan checklist:
Statis
Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk
continual improvement
Bisa melewatkan hal-hal yang penting

Audit Internal Kriteria Checklist

Singkat
Lengkap
Tersedianya tempat untuk mencatat hasil
Mencakup persyaratan-persyaratan relevan dari dokumendokumen yang ditentukan
Berorientasi proses
Menggunakan pronsip PDCA

Audit Internal - Pelaksanaan

Audit Internal Rapat Pembuka

Bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada perubahan yang

dilakukan sejak persetujuan tanggal dan ruang lingkup audit

Peserta meliputi top manajemen, wakil manajeman, Tim ISO,

auditor, auditee

Audit Internal Rapat Pembuka

Agenda Rapat :
Sambutan Top Manajemen
Perkenalan tim auditor dan tim leader
Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria dan agenda
Menyampaikan metode audit yang akan digunakan auditor
Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan
Konfirmasi dan kesepakatan

Audit Internal Live Audit

Audit Internal Live Audit

Mengumpulkan bukti-bukti audit

Metode pengumpulan bukti-bukti audit (Audit Evidence)
Memeriksa dokumen, rekaman (Record) dan data
Melalui wawancara langsung
Dengan pengamatan saat aktivitas dilakukan

Auditor bertujuan mencari kesesuaian bukannya ketidaksesuaian. Dalam

mencari kesesuaian, auditor akan menemukan ketidaksesuaian. Yang harus
dilakukan oleh auditor adalah menentukan apakah ketidaksesuaian itu
merupakan suatu kesalahan kecil atau merupakan gejala dari ketidak efektivan
sistem manajemen

Audit Internal Live Audit

Audit Internal Live Audit : Wawancara

Bertanya (Tanyakan apa yang dilakukan)
Pertanyaan Terbuka : Memberikan kesempatan kepada auditee
untuk menjelaskan dan membuat auditee menjadi lebih santai
Pertanyaan Investigasi : Kesempatan auditor untuk menanyakan
lebih mendalam/detail mengenai topik tertentu dari keterangan
auditee
Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi) : Kesempatan bagi auditor dan
auditee untuk menyamakan persepsi
Pertanyaan Mengarahkan : Jenis pertanyaan yang harus dihindarkan
sedapat mungkin observasi (lihat bagaimana auditee melakukan),
periksa (kesesuaian dengan apa yang diharuskan prosedur)

Audit Internal Rapat Penutup

Agenda Rapat :
Buka dengan ucapan terimakasih kepada auditee
Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit
Mulai dengan mengungkapkan hal-hal atau temuan positif terlebih
dahulu
Diikuti dengan penjelasan ketidaksesuaian, observasi yang ditemukan
Ungkapkan jika ada masalah yang ditemukan saat audit
Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan
Selalu terbuka untuk klarifikasi
Sepakati tindak lanjut dan tanggal penyelesaian
Tutup dengan terimakasih

Audit Internal - Pelaporan

HARUS jelas, akurat dan tidak membingungkan

HARUS obyektif

HARUS didukung oleh bukti-bukti yang sah dan obyektif

HARUS bisa ditelusuri saat akan ditindaklanjuti

Audit Internal Pelaporan : Temuan

Prinsip Temuan PLORS

P : Problem Uraian masalah yang ditemukan

L : Location Area/bagian tempat terjadi temuan

O : Objective Bukti (Evidence)

R : Requirement Klausul (ISO), prosedur, instruksi, Peraturan

S : Sampling Besarnya/jumlah sampel yang diambil

Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan

Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan

NEnd

Diskusi &
Tanya Jawab

Terimakasih