WAREHOUSE

CONTROL

NAMA

: AGRA RADINTYO BHASWORO

NO.TES

: JKT0813/DS/S1/MES/0079

NAMA

: DEDE SULAIMAN

NO.TES

: YGY0813/DS/S1/MES/0099

PLTG SIANTAN
2014

ABSTRAK
PLTG Siantan mempunyai banyak spare part mesin, namun belum
mempunyai sistem pergudangan yang terintegrasi dengan baik sehingga dalam
mengakses data dan mencari spare part di gudang membutuhkan waktu yang
lama. Kemudian data history barang masuk dan keluar tidak terdokumentasi
dengan baik karena masih menggunakan kartu gantung. Untuk membantu
pegawai dalam mengatasi masalah ini dilakukan pembaharuan penomoran rak
dengan susunan yang lebih sederhana kemudian membuat aplikasi warehouse
control untuk mengetahui jumlah stok spare part dan mendokumentasikan barang
masuk dan keluar. Dari pengembangan sistem pergudangan ini karyawan PLTG
Siantan mempunyai kemudahan dalam mengetahui jumlah stok spare part,
kemudahan dalam menemukan spare part di gudang.
Kata Kunci : warehouse control, gudang

BAB I
LATAR BELAKANG
Sistem pergudangan merupakan salah satu faktor sebuah industri mencapai
kehandalan. Dimana sistem pergudangan yang terintegrasi dengan baik akan
memudahkan karyawan dalam sistem perawatan industri tersebut. PLTG Siantan
dengan banyak sistem mekanikal, elektrikal dan kontrol, akan mempunyai spare
part yang banyak. Sehingga dalam sistem perawatan akan dibutuhkan kepastian
ketersediaan spare part yang dibutuhkan, dan juga kemudahan dalam mengetahui
ketersediaan spare part tersebut. Selain itu dokumentasi spare part berupa rekapan
barang

masuk

dan

keluar

juga

dibutuhkan

untuk

pelaporan

dan

pertanggungjawaban.
Dari penjelasan sebelumnya PLTG Siantan sendiri sistem pergudangannya
belum terintegrasi dengan baik, dimana untuk mengetahui jumlah persediaan
spare part di gudang masih harus mencari di log sheet dan untuk menemukan
lokasi spare part di gudang karyawan harus menelusuri seluruh gudang sehingga
tidak efektif dan butuh waktu lama. Dan untuk laporan dan pertanggungjawaban
barang masuk dan keluar harus di salin lagi dari kartu gantung. Oleh sebab itu,
dibutuhkan suatu inovasi yang dapat mengintegrasikan sistem pergudangan di
PLTG Siantan.

BAB II
SRATEGIC ISSUE (TOPIK)
Sistem pergudangan merupakan sesuatu yang penting di sebuah industri.
Hal ini disebabkan pemonitoran keberadaan material dan kemudahan dalam
mengakses jika dibutuhkan adalah salah satu langkah dalam mencapai kehandalan
industri itu sendiri. Pada PLTG Siantan sistem pergudangan masih menggunakan
sistem konvensional dimana untuk mengetahui jenis dan stok barang di gudang
harus mencari di log sheet, kemudian untuk mengetahui pencataan barang masuk
dan keluar harus di lihat di surat masuk dan keluar barang. Sehingga terjadi
kendala dalam mengetahui jumlah stok barang yang ada di gudang dan juga lama
dalam menemukan tempat barang di gudang. Selain itu untuk pelaporan terhadap
barang masuk dan keluar tidak bisa terperinci.

BAB III
OFI (OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) FORMULATION
SWOT analisis
1. Strengths
1.1.
1.2.

Tersedia data barang

Adanya dokumentasi barang masuk dan keluar

berupa TUG 3 dan TUG 9

Barang- barang dengan jenis keperluan berbeda

1.3.

ditempatkan terpisah
2. Weaknesses
2.1.

Memakan waktu yang lama dalam mencari

barang
2.2.

Tidak ada pendokumentasian barang yang baik

3. Opportunities
3.1.

Membuat penomoran rak di gudang lebih

sederhana
3.2.

Membuat aplikasi database barang

4. Threats
4.1.
4.2.

Rentan terjadi kehilangan barang

Kesulitan dalam menemukan jumlah stok

barang

BAB IV
AFI (ACTION FOR IMPROVEMENT) FORMULATION

Kesempatan dalam melakukan perbaikan ada 2 kegiatan yang dilakukan.

1. Penataan ulang penomoran rak gudang.
2. Pembuatan aplikasi sistem pergudangan sederhana berbasis microsoft
office excel dan visual basic.

BAB V
PEMBAHASAN DAN ANALISA
5.1.

Penomoran Rak Gudang

Arah
Pandangan
Mata

Gambar 1. Skema penomoran rak sederhana

Setiap barang dalam gudang, sebenarnya sudah memiliki nomor
masing-masing. Artinya setiap part yang ada telah memiliki identias yang
cukup jelas yang tercantum pada kartu gantung dan barang itu sendiri.
Hanya saja, penempatan dan penyusunan barang-barang dalam gudang
tidak tersusun dengan rapi. Alhasil fungsi penomoran pada setiap barang
tidak efektif karena seseorang akan tetap kesulitan ketika ingin mencari
barang tertentu dalam gudang.
Penataan kembali susunan barang-barang dalam gudang dilakukan
pada salah satu gudang yaitu Gudang Elektrikal. Dalam Gudang
Elektrikal, terdapat satu rak empat tingkat yang setiap tingkatnya telah
terlabeli angka 1 sampai 4 sebagaimana yang terlihat pada Gambar 1. Di
setiap tingkat rak, dibagi kedalam dua baris untuk mengakomodasi jumlah
barang yang cukup banyak. Barang dengan nomor urut terkecil
ditempatkan pada rak tingkat pertama dimulai dari sisi paling kiri (dari
arah pandangan mata) dan secara berurutan disusun hingga kesisi paling
kanan.
Ketika sudah mencapai ujung, maka barang dengan nomor
selanjutnya, penempatannya dimulai lagi dari sisi paling kiri ke sisi paling
kanan bersebelahan dengan barang-barang yang telah disusun sebelumnya
pada tingkat yang sama. Penyusunan dengan pola seperti ini terus
dilakukan hingga seluruh barang-barang pada rak Gudang Elektrikal
tersusun dengan rapi sampai rak keempat.
7

(a)
(b)
Gambar 2. Penataan barang pada
gudang elektrikal berdasarkan urutan
nomor barang
Pada Gambar 2 meunjukkan keadaan
rak dalam gudang elektrikal sebelum dan sesudah penataan barang dan
penomoran. Dengan pengurutan nomor barang tersebut seperti Gambar 2
(b), sipapun yang ingin mencari barang akan lebih mudah dalam
mendapatkannya karena rentang nomor telah tertera di bagian samping
rak.
5.2.

Cover
Cover merupakan sheet yang menampilkan optional tools, sehingga
setiap page dan tool box yang ada bisa diakses dari halaman cover.

Gambar 3. Cover aplikasi sistem pergudangan

8

5.3.

Daftar Barang
Sheet ini menampilkan kriteria barang yang terdapat di gudang
berupa no barang, nama barang, klasifikasi kegunaan, no rak/no kartu
dimana barang disimpan dan satuan.

Gambar 4. Sheet daftar barang

5.4.

Form Cari Barang

Dari form ini akan diketahui jumlah barang yang tersedia dan di rak
no berapa barang tersebut berada. Dan untuk barang yang masuk dan
keluar sebelumnya harus ditulis terlebih dulu no part dari barang tersebut.
Selanjutnya baru dinput menggunakan form barang masuk dan form
barang keluar berdasrkan no part tersebut. No part tidak boleh salah ketik,
harus sesuai dengan data yang ada karena no part ini yang akan
menghubungkan update data ke sheet yang lain.

Gambar 5. Tool box cari barang

5.5.

Barang Masuk dan History Barang Masuk

Untuk dokumentasi barang yang masuk disediakan tool box berupa
Form Barang Masuk seperti pada Gambar 6. Pengisian barang masuk ini
juga mengacu kepada no part/barang yang tersedia di daftar barang,
sehingga no part harus dipastikan benar sesuai data yang ada. Data barang
masuk ini akan disimpan di sheet history barang masuk (gambar 7). Di
sheet ini data yang ada berupa :
a. No Barang
b. Nama Barang
c. Klasifikasi kegunaan
d. Jjumlah barang yang masuk
e. Tanggal barang masuk
f. Penaggung jawab dan
g. Keterangan.
Sehingga dari data ini akan lebih mudah pelaporan dan

pertanggungjawaban terhadap barang yang masuk. Pun

10

Gambar 6. Tool box barang masuk

Gambar 7. History barang masuk

5.6.

Barang Keluar dan History Barang Keluar

Untuk dokumentasi barang yang keluar disediakan tool box pada
gambar 8. Pengisian barang keluar ini juga mengacu kepada no
part/barang yang tersedia di daftar barang, sehingga no part harus
dipastikan benar sesuai data yang ada. Data barang keluar ini akan
disimpan di sheet history barang masuk (gambar 9). Di sheet ini data yang
ada berupa no part, nama barang, klasifikasi kegunaan, jumlah barang
yang keluar, tanggal keluar, penaggung jawab dan keterangan. Sehingga
dari data ini akan lebih mudah pelaporan dan pertanggungjawaban
terhadap barang yang keluar.
11

Gambar 8. Tool box barang keluar

Gambar 9. History barang keluar

5.7.

Form Barang Baru

Jika ingin menambahkan jenis barang baru yang belum ada di list,
dapat menginput lewat tool box Form Barang Baru yang nantinya daftar
barang akan terupdate. Selanjutnya harus menginput lagi melalui Form
Barang masuk untuk mengupdate jumlah Stok dan sebagai history bahwa
pada saat itu ada barang yang masuk, setiap penginputan berdasarkan no
part tidak boleh mengalami kekeliruan.

12

Gambar 10. Tool box barang baru

BAB VI
PENUTUP
6.1.

Kesimpulan

13

Penomoran rak yang sederhana memudahkan karyawan dalam

mengakses suatu barang

Aplikasi Warehouse Control dapat mencari data base barang dan

memperbaharui stok barang jika ada barang masuk dan keluar

Dengan aplikasi Warehouse Control diharapkan history barang masuk
dan keluar dapat terekam dengan baik.

6.2.
-

Saran
Pengguna harus selalu mengupdate barang baru, barang masuk,

ataupun barang keluar pada aplikasi Warehouse Control ini.

Diharapkan pengguna tidak mengubah formula ataupun semua konten
yang telah ada pada aplikasi Warehouse Control untuk menghindari
terjadinya error.

LAMPIRAN
Tutorial aplikasi
1. Cari Barang

14

Klik
button
cari

Gambar 11. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool Box kosong seperti Gambar 12. Ketik nama barang yang
ingin dicari lalu klik button cari.

Klik
button
cari

Layar Display
Ketik Nama barang
dicari

Gambar 12. Form Cari Barang

Dalam Layar Display, akan keluar list berikut No Barang,
Klasifikasi Kegunaan, No rak/No Kartu, Stok, dan Satuan.

15

Stok

No
Barang
Selected
Display

No
rak/No

Gambar 13. List barang yang telah dicari

Catat no barang secara benar untuk keperluan pengisian form
barang masuk dan keluar. Untuk lebih memastikan dan mempermudah, No
Barang dapat di copy menggunakan shortcut Ctrl+C pada bagian selected
display setelah sebelumnya klik pada barang yang diinginkan. Jika sudah
selesai, klik button tutup.
2. Barang masuk
Klik tombol barang masuk

Klik button
barang
masuk

Gambar 13. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool box Form Barang Masuk seperti Gambar 14.

16

Tulis no barang,
sesuaikan dengan no
barang yang telah dicari
sebelumnya

Gambar 14. Form Barang Masuk

Untuk pengisian Form Barang Masuk ini, semua harus terisi. Yang
perlu diperhatikan lebih adalah No Barang yang harus sesuai dengan No
Barang yang telah ada. Jika penulisannya salah, maka tidak akan terbaca
oleh formula yang ada dan data tidak akan terupdate dengan baik. Untuk
itu, sebaiknya pengguna mencari terlebih dahulu mencari nama barang
pada toolbox Cari Barang dan copy-kan No Barang yang diinginkan lalu
salin di kolom No Barang Form Barang Masuk agar tidak ada kesalahan.
Setelah terisi semua, klik tombol selesai. Untuk keluar klik tombol Tutup.
3. Barang keluar

Klik button
barang
keluar

Gambar 15. Halaman Cover Warehouse Control

Akan keluar Tool box Form Barang Keluar seperti Gambar 15.

17

Tulis no barang,
sesuaikan dengan no
barang yang telah dicari
sebelumnya

Gambar 16. Form Barang keluar

Sebagaimana seperti pada Form barang Masuk, pengisian Form
Barang Keluar ini juga harus sangat memerhatikan pengisian No Barang.
Setelah terisi semua, klik tombol selesai. Untuk keluar klik tombol Tutup.

18