BAB 12

PENGURUSAN TEMU DUGA

OBJEKTIF BAB
Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat:
1. Mendefinisikan maksud temu duga dan kepentingannya.
2. Mengenal pasti pendekatan-pendekatan dalam melaksanakan
temu duga.
3. Mengetahui garis panduan untuk temu duga yang berkesan.
4. Menjelaskan ciri-ciri proses temu duga yang berkesan.
5. Mendedahkan sebab-sebab berlakunya kegagalan dalam
melaksanakan temu duga.

12.1

PENGENALAN

Tahukah anda ada beberapa aktiviti dalam pengurusan yang boleh

dilaksanakan melalui komunikasi bersemuka atau lebih dikenali sebagai
temu duga di antara pengurus yang berperanan sebagai penemuduga dan
pekerja sebagai orang yang ditemu duga. Melalui proses temu duga ini,
anda sebagai pengurus akan membincangkan perkara yang berkaitan
dengan pencapaian pekerja dalam melaksanakan tugas yang telah
diberikan. Sudah tentu daripada temu duga yang dijalankan anda
mengharapkan maklum balas daripada pekerja berkaitan dengan
kekangan pekerjaan yang boleh menghalang mereka daripada bekerja
dengan cemerlang. Oleh itu, anda perlu memiliki kemahiran pengurusan
yang tinggi agar temu duga yang dilaksanakan mampu membangkitkan
kesediaan pekerja untuk meluahkan ketidakpuasan dan permasalahan
yang dihadapi di sepanjang melaksanakan tugas yang telah diamanahkan.
Anda sebagai seorang pengurus perlu sedar bahawa bagi memastikan
keberkesanan pelaksanaan temu duga terdapat dua aspek utama yang
perlu anda tekankan iaitu persediaan yang patut anda lakukan bagi
memastikan perbincangan yang berkesan dan cara hendak
mengendalikan temu duga yang bakal anda kendalikan. Anda perlu ingat,
kemahiran anda mengendalikan temu duga akan menentukan tahap
kejayaan sesuatu temu duga itu.

197

12.2

KEPENTINGAN TEMU DUGA

Tahukah anda bahawa temu duga ialah aktiviti penting dalam proses
membuat sesuatu keputusan terutama yang ada hubung kait dengan
kerjaya seperti penentuan kenaikan pangkat dan mendapat maklum balas
berkaitan dengan pencapaian pekerja dalam melaksanakan tanggung
jawab yang telah ditetapkan. Sebelum itu, pernahkah anda membaca
buku yang ditulis oleh Ab. Aziz Yusof (1999) yang bertajuk Penilaian
Prestasi: Konsep dan Pelaksanaan apabila beliau telah menjelaskan sebabsebab temu duga begitu penting kepada pengurus dan organisasi.
Menurut beliau di antara kepentingannya ialah
i)
Memberi peluang kepada anda sebagai pengurus untuk
berbincang tentang rekod pencapaian kerja pekerja:
ii)
Memungkinkan anda meneroka kepakaran dan kebolehan
yang boleh dipertingkatkan hasil daripada maklum balas
yang diperoleh dengan mengenal pasti kelemahan dan
kekuatan yang ada pada pekerja dan mengatur tindakan
yang bersesuaian yang perlu diambil.
iii)
Membolehkan anda mengenal pasti sikap dan perasaan
pekerja terhadap pekerjaan yang dilakukan.
iv)
Untuk meningkatkan komunikasi di antara anda dengan
pelbagai pihak dalam organisasi.
v)
Membuktikan keprihatinan anda sebagai pengurus
terhadap masa depan pekerja.
Oleh itu, bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan temu duga anda
perlu terlebih dahulu mengemukakan persoalan-persoalan berikut pada
diri sendiri sebelum temu duga diadakan.
i)
Adakah terdapatnya kesesuaian di antara kemahiran,
pengetahuan dan minat pekerja dengan jawatan yang telah
dipertanggungjawabkan?
ii)
Adakah terdapatnya kesesuaian di antara faktor-faktor
tidak ketara seperti gaya pengurusan, sikap dan personaliti
pekerja dengan apa yang dimiliki oleh anda sebagai
seorang pengurus?
iii)
Adakah pekerja mempunyai pemahaman yang jelas
terhadap
tugas
dan
skop
tugas
yang
dipertanggungjawabkan?
iv)
Adakah anda telah bekerja bersama pekerja berkenaan
dalam tempoh yang agak lama (sekurang-kurangnya enam
bulan) bagi melayakkan saya menemuduga tahap
pencapaian kerja pekerja?
v)
Adakah anda bersedia mengkaji pencapaian kerja pekerja
secara objektif berbanding dengan keperluan kerja
berkenaan?
198

vi)
vii)
viii)

Adakah anda bersedia untuk menilai keseluruhan

pencapaian kerja pekerja atau hanya memberi tumpuan
faktor positif atau negatif sahaja?
Adakah pekerja telah disediakan arahan kerja yang
lengkap dan boleh difahami di samping sokongan
peralatan yang mencukupi oleh anda dan organisasi?
Adakah pekerja telah diberikan galakan untuk bertanya
soalan atau meminta penjelasan berkaitan dengan tugas
yang dilakukan?

Kemampuan anda memberi jawapan terhadap persoalan-persoalan di

atas akan mempengaruhi keberkesanan pelaksanaan temu duga yang akan
dijalankan oleh anda. Anda sebagai pengurus perlu ingat terdapatnya
pelbagai pendekatan dalam pelaksanaan temu duga di antaranya
pendekatan beritahu dan jual, beritahu dan dengar dan, pendekatan
penyelesaian masalah. Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan
kelemahan yang tersendiri. Oleh itu, faktor situasi, siapa dan apa tujuan
temu duga dilaksanakan akan mempengaruhi pemilihan pendekatan yang
perlu dibuat oleh anda dalam melaksanakan temu duga. Sekarang mari
kita bincang setiap pendekatan secara bersama.
12.3

PENDEKATAN TEMU DUGA

Terdapat tiga pendekatan utama dalam melaksanakan temu duga iaitu

temu duga beritahu dan jual, beritahu dan dengar dan, penyelesaian
masalah. Pengurus perlu ingat setiap pendekatan ada kelemahan dan
kekuatannya yang tersendiri. Keberkesanan dalam memilih pendekatan
untuk temu duga banyak bergantung kepada kebolehan pengurus, tujuan
temu duga diadakan, kesediaan dan keyakinan pekerja terhadap temu
duga dan rangsangan daripada persekitaran temu duga.
12.3.1

Temu Duga Beritahu dan Jual

Dalam melaksanakan temu duga jenis ini anda sebagai pengurus akan
berperanan sebagai seorang pengadil. Maksudnya anda akan
memberitahu pekerja hasil pencapaian kerja dan kemudiannya cuba
memujuk pekerja supaya menerima hasil daripada pengamatan anda
terhadap pencapaian pekerja dengan melihat dari perspektif anda sebagai
seorang pengurus. Pekerja yang ditemu duga hendaklah bersedia untuk
menerima komen dan cadangan daripada anda untuk meningkatkan
pencapaian kerja mereka. Dalam konteks ini peranan anda sebagai
pengurus adalah lebih dominan dan lebih bersifat mengarah. Semasa
temu duga dijalankan anda akan memberitahu pekerja supaya
memperbaiki prestasi kerja yang didapati tidak memuaskan dan perlu
diperbaiki dalam satu jangka masa tertentu.
199

Anda juga perlu ambil perhatian bahawa temu duga jenis ini lebih banyak
memberi tumpuan kepada amaran agar pekerja menyedari akan
kesilapannya dan lebih bersedia untuk memperbaikinya pada masa depan.
Walaupun teknik yang digunakan agak keras, namun ia sesuai
diaplikasikan terhadap pekerja-pekerja yang bersifat ego dan tidak mahu
menerima hakikat bahawa pencapaian kerja mereka tidak mencapai
sasaran yang yang telah ditetapkan. Oleh itu, anda sebagai pengurus perlu
bersikap lebih bersedia untuk membuktikan kelemahan pekerja supaya
objektif temu duga berkenaan berjaya dicapai.
Sungguhpun begitu pada masa yang sama anda perlu menunjukkan
kredibiliti anda sebagai pemimpin yang baik dengan menilai dan memberi
cadangan alternatif terbaik bagi membolehkan mereka memperbaiki
pencapaian kerja mereka di masa hadapan. Di samping itu, tidaklah
dinafikan bahawa ada pengurus tegas yang akan lebih bersedia untuk
memberi kata dua kepada pekerja yang berprestasi rendah sama ada
meningkatkan pencapaian mereka atau akan diambil tindakan disiplin
seperti dipindahkan ataupun diberhentikan kerja.
Pendekatan temu duga jenis ini akan dapat membantu anda dalam
mengkomunikasikan pencapaian kerja pekerja secara lebih berterus
terang agar pekerja dapat mengetahui apakah kelemahan yang terdapat
pada diri mereka. Adalah diharapkan dengan memberi kata dua, pekerja
berkenaan akan lebih bersedia untuk meningkatkan pencapaian mereka
pada masa hadapan.
Sungguhpun begitu anda perlu berwaspada kerana terdapat pekerja yang
tidak bersedia menerima kelemahan-kelemahan yang telah dikenal pasti
dan tidak mengambil berat arahan-arahan yang telah diberikan oleh anda.
Keadaan ini akan mengakibatkan anda berasa terkejut apabila mendapati
pekerja tidak bersedia menerima hakikat berkenaan dengan membantah
dengan bertindak untuk meninggalkan sesi temu duga.
Di samping itu, menggunakan pendekatan temu duga jenis ini seolaholah anda memaksa pekerja untuk melakukan perubahan dalam jangka
masa yang singkat. Lantaran itu, anda telah meletakkan pekerja dalam
keadaan yang tertekan dan menyebabkan mereka berasa bosan,
mengambil sikap berpura-pura, memberontak dan berdendam. Mahukah
anda menyebabkan mereka berada dalam keadaan sedemikian?
Oleh itu, kejayaan pelaksanaan temu duga jenis ini lebih banyak
bergantung kepada kebijaksanaan anda untuk mengawal sesi temu duga
agar tidak menyinggung hati pekerja yang ditemu duga. Pengurus yang
menggunakan kaedah ini perlulah lebih prihatin dengan masalah yang
dihadapi oleh pekerja semasa melaksanakan tanggungjawab mereka.
200

Anda boleh menggunakan gaya ini dengan memberitahu kelemahan

pekerja secara berperingkat dan cuba berunding dengan pekerja
mengenai pendekatan yang paling berkesan untuk meningkatkan
pencapaian kerja mereka. Sebagai contoh, pekerja yang mengalami
masalah tidak yakin kepada kemampuan diri sendiri akan menyebabkan
pencapaian kerja mereka merosot yang memerlukan anda menyuntik
semangat bekerja kepada pekerja berkenaan secara berperingkat.
Pada peringkat awalnya, anda perlu menyediakan kerja yang berbentuk
rutin dan mudah dilaksanakan. Pada peringkat ini anda perlu memantau
pencapaian pekerja dan mengkomunikasikan tahap pencapaian mereka
dari semasa ke semasa. Di samping itu, anda perlu menyuntik semangat
dengan menyelitkan kata-kata sokongan dan memberi keyakinan kepada
pekerja berkenaan yang mereka berkemampuan untuk melaksanakan
kerja yang lebih mencabar.
Dalam masa yang sama, anda perlu memujuk pekerja berkenaan agar
meningkatkan tahap pencapaian kerja mereka. Sepanjang sesi temu duga,
anda perlu memahami masalah sebenar yang sedang dihadapi oleh
pekerja dan menyediakan langkah-langkah penyelesaian untuk membantu
mereka meningkatkan pencapain kerja.
12.3.2 Temu Duga Beritahu dan Dengar
Temu duga jenis ini hampir sama dengan pelaksanaan temu duga jenis
beritahu dan jual. Cuma yang membezakan antara keduanya ialah temu
duga jenis beritahu dan dengar memerlukan penglibatan pekerja dengan
mengambil kira pandangan mereka dalam membincangkan persoalan
berkaitan dengan pencapaian kerja pekerja.
Anda perlu ingat, temu duga beritahu dan dengar merujuk kepada suatu
proses temu duga yang melibatkan hubungan dua (2) hala yakni di antara
anda sebagai penemuduga dengan pengurus yang akan ditemu duga.
Kesan daripada hubungan ini akan mewujudkan perasaan saling
bergantung di antara kedua-dua pihak. Seperti temu duga beritahu dan
jual, temu duga ini juga memerlukan anda yang memiliki kemahiran
komunikasi seperti kemahiran mendengar, memujuk, merumus dan
membuat keputusan dengan berkesan.
Temu duga jenis ini lebih sesuai bagi anda, jika anda seorang pengurus
yang lebih bersifat terbuka dan bersedia menerima cadangan pekerja. Jika
anda berada dalam kategori ini sudah sepatutnya anda bersikap peramah,
memahami dan peka terhadap pandangan yang diberikan pekerja yang
ditemu duga. Sikap anda yang sedemikian akan membantu anda
membincangkan persoalan pencapaian kerja pekerja dan lebih bersedia
201

menerima maklum balas daripada pekerja mengenai pencapaian kerja

mereka. Jika anda bersikap sedemikian, anda akan lebih bersedia
memberi peluang kepada pekerja yang ditemu duga untuk membela diri
masing-masing dan tidak hanya bergantung kepada pengamatan yang
dilakukan oleh anda sahaja. Sehubungan itu, pendekatan temu duga jenis
ini membenarkan hubungan dua hala di antara anda dengan pekerja yang
ditemu duga. Anda akan membenarkan pekerja berkenaan untuk
menjelaskan kekangan-kekangan yang dihadapi semasa melaksanaan
tugas harian yang boleh menjejaskan pencapaian kerja mereka. Pada
masa yang sama anda tidak sepatutnya bersikap terburu-buru dalam
membuat kesimpulan tanpa melihat sama ada kegagalan pekerja
disebabkan oleh faktor kerja yang berpunca daripada kelemahan
organisasi atau faktor pekerja yang berpunca daripada kelemahan pekerja
itu sendiri.
Di samping itu, anda akan mengambil inisiatif untuk memberi nasihat
kepada pekerja dengan memberi dorongan dan galakkan yang membina.
Anda juga perlu bersedia untuk menerima cadangan ataupun komen
daripada bekerja kerana menyedari betapa pentingnya input daripada
mereka dalam usaha untuk meningkatkan pencapaian kerja pekerja
khususnya dan organisasi secara keseluruhannya.
Pendekatan temu duga beritahu dan dengar akan menyebabkan pekerja
rasa diterima dan dihargai oleh anda dan organisasi. Melalui pendekatan
ini akan membuktikan anda lebih prihatin terhadap kebajikan dan
masalah yang dihadapi oleh pekerja. Keprihatinan anda akan mendorong
pekerja untuk lebih bersedia menyuarakan pandangan dan kesulitan yang
dihadapi serta meningkatkan dorongan mereka untuk memperbaiki
pencapaian kerja mereka dari semasa ke semasa.
Di sebalik kelebihan yang dimiliki oleh pendekatan ini, terdapat juga
beberapa kelemahan yang patut dielakkan oleh anda di sepanjang sesi
temu duga diadakan. Salah satu daripadanya ia menjurus anda memberi
lebih tumpuan yang lebih kepada elemen kemanusiaan seperti menjaga
perasaan pekerja berbanding dengan tumpuan terhadap tugas yang perlu
dilaksanakan oleh pekerja. Keadaan ini akan menyebabkan sesi temu
duga akan berakhir tanpa apa-apa cadangan untuk meningkatkan
pencapaian kerja pekerja pada masa depan.
Seterusnya anda perlu berwaspada bahawa sikap keterbukaan anda untuk
menerima pandangan pekerja akan mendatangkan kesulitan pada diri
sendiri sekiranya anda tidak mampu untuk mengawal gelagat pekerja.
Pekerja akan lebih bersikap mempertahankan diri atau mendesak jika
anda didapati terlalu berlembut dan amat mudah memaafkan kesilapan
pekerja. Keadaan ini akan menyebabkan anda tidak yakin terhadap
kemampuan diri sendiri sehingga anda tidak lagi dihormati oleh pekerja.
202

Secara ringkas kejayaan anda melaksanakan temu duga beritahu dan

dengar adalah bergantung kepada kebijaksanaan anda sebagai pengurus
untuk mengendalikan sesi temu duga agar tidak tersasar dari matlamat
asal pelaksanaan temu duga dan seterusnya akan membantu
meningkatkan pencapaian kerja pekerja.
12.3.3

Temu Duga Penyelesaian Masalah

Pendekatan temu duga penyelesaian masalah kerap digunakan anda

sebagai seorang pengurus untuk membimbing pekerja dalam usaha untuk
merangsang pembangunan, pertumbuhan dan pencapaian mereka.
Melalui pendekatan ini anda akan lebih memberi tumpuan kepada
perbincangan dengan pekerja yang ditemu duga untuk menyelesaikan
masalah bagi membolehkan mereka mencapai sasaran kerja yang telah
ditetapkan oleh anda sebagai pengurus.
Melalui pendekatan ini anda akan mampu menjanakan ide-ide baru dan
mengemukakan alternatif dalam penyelesaikan sesuatu masalah yang
telah dikenal pasti hasil daripada temu duga yang dijalankan. Anda akan
cuba sedaya upaya untuk mencari jalan penyelesaian terhadap sesuatu
masalah yang telah dikenal pasti hasil daripada temu duga yang
dijalankan. Sepanjang proses temu duga berlangsung, anda akan
melibatkan diri bersama-sama pekerja untuk berbincang tentang tahap
pencapaian yang telah dicapai oleh pekerja.
Melalui pendekatan ini anda akan lebih cenderung mengadakan
perbincangan dan menggunakan pelbagai jenis hujahan untuk
menjanakan pendapat dan alternatif daripada pekerja. Dalam hal ini, anda
akan lebih bersedia berbincang dan berunding mengenai kekangankekangan yang menjadi penghalang kepada pekerja untuk mencapai
sasaran yang telah ditetapkan dengan mengenal pasti mencari punca
kepada permasalahan berkenaan.
Anda yang berperanan sebagai pengurus akan merungkai permasalahan
apabila pekerja meluahkan masalah yang dihadapinya semasa
melaksanakan tugas. Sehubungan dengan itu, anda akan cuba mengubah
pandangan negatif yang ditunjukkan oleh pekerja dan mengubah rasa
tidak yakin pada diri mereka dengan mengcungkil potensi-potensi yang
ada pada mereka. Anda mungkin perlu mengadakan sesi temu duga
berperingkat untuk membolehkan anda melihat kemajuan yang dicapai
oleh pekerja hasil daripada beberapa persetujuan yang telah diperoleh
daripada setiap peringkat sesi temu duga bagi mencungkil potensi yang
dimiliki oleh pekerja. Oleh itu, anda sebagai pengurus tidak sepatutnya
cepat putus asa atau melatah terhadap tindak balas yang telah
ditunjukkan oleh pekerja semasa temu duga dijalankan. Anda perlu cuba
203

sedaya upaya untuk membantu pekerja menyelesaikan masalah yang

telah dikenal pasti walaupun mungkin anda terpaksa mengorbankan masa
dan tenaga.
Sifat keterbukaan anda akan menyebabkan pekerja rasa mudah diterima.
Oleh itu, mereka akan lebih mudah untuk meluahkan perasaan dan
bersama-sama mencari jalan penyelesaian. Sementara itu, anda akan
menjanakan pendapat-pendapat yang kreatif, tidak terikat dengan
pemikiran logik, aktiviti rutin dan pengalaman lalu dalam membantu
mencari pelbagai alternatif terhadap permasalahan yang dihadapi oleh
pekerja.
Seperti pendekatan-pendekatan lain, pendekatan ini juga perlu digunakan
secara berhati-hati agar tidak berlaku backfire kepada anda. Ini adalah
kerana mungkin terdapat masalah yang dihadapi oleh pekerja di luar
bidang tugas anda sebagai seorang pengurus untuk menyelesaikannya. Di
antaranya akibat daripada kekangan kewangan atau tiada sokongan
daripada pengurusan atasan menyebabkan cadangan terhadap
penyelesaian kepada permasalahan yang dihadapi oleh pekerja tidak dapat
dilaksanakan. Keadaan ini akan mengecewakan pekerja atau timbul rasa
tidak yakin mereka terhadap anda di atas ketidakmampuan anda
melaksanakan keputusan yang telah sama-sama dipersetujui semasa temu
duga dilaksanakan.
Berdasarkan keterangan di atas terserahlah kepada anda sebagai pengurus
untuk memilih pendekatan mana yang paling sesuai dalam usaha untuk
memperbaiki prestasi kerja pekerja. Mereka perlu melihat kepada
kemampuan diri sendiri, kesediaan pekerja dan sokongan-sokongan lain
yang bakal diperoleh dalam usaha untuk meningkatkan prestasi kerja
pekerja. Di samping itu, bagi memastikan keberkesanan temu duga yang
akan dijalankan anda perlu mengikuti garis-garis panduan tertentu di
antaranya akan dibincangkan selepas ini.
SOALAN DALAM TEKS 12.1

1.

Apakah yang dimaksudkan dengan temu duga

penyelesaian masalah?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

204

12.4

GARIS PANDUAN UNTUK TEMU DUGA YANG

BERKESAN

Sebagaimana yang telah dijelaskan kepada anda bahawa setakat ini

belum ada garis panduan khusus bagi memastikan pengendalian temu
duga dengan berkesan. Sungguhpun begitu garis-garis panduan berikut
boleh membantu anda untuk meningkatkan penerimaan pekerja dan
kesediaan mereka untuk memberi maklum balas berkaitan dengan
tugas-tugas yang dilakukan. Di samping itu melalui temu duga yang
berkesan akan membangkitkan keinginan pekerja untuk membaiki
tahap pencapaian kerja mereka pada masa hadapan. Antara tindakantindakan awal yang perlu diambil oleh anda yang akan akan bertindak
sebagai pengurus ialah
i)
Anda perlu sentiasa mengukir senyuman dan mempunyai
gaya penampilan diri yang menarik dan berjaya untuk
mengurus tanggapan pertama dengan berkesan.
ii)
Bersopan-santun ketika berdepan dengan pekerja sama
ada dari segi percakapan, gaya dan nada suara yang
diucapkan.
iii)
Anda hendaklah bersedia untuk menghormati pekerja
agar mereka berada dalam keadaan selesa di sepanjang
tempoh temu duga dijalankan.
iv)
Anda perlu lebih awal mempelajari perwatakan pekerja
yang akan ditemu duga dan bertindak bersesuaian dengan
watak yang dimiliki oleh pekerja yang akan ditemu duga.
v)
Di sepanjang temu duga berjalan, anda hendaklah
menjadikan pekerja sebagai rakan bukan sebagai seorang
pekerja di bawah penyeliaan tuan.
Seterusnya, anda dicadangkan agar mengambil mengambil langkahlangkah berikut bagi memastikan keberkesanan temu duga yang
dijalankan.
12.4.1

Pengurusan Kendiri

Adalah suatu tindakan yang bijak jika anda lebih bersedia untuk
membuat penilaian ke atas kemampuan diri sendiri sebelum temu duga
dilakukan. Melalui pengurusan kendiri anda dapat mengetahui apakah
kriteria-kriteria pencapaian kerja yang patut diambil kira. Kesediaan anda
untuk membuat penilaian kendiri akan dapat mendekatkan jarak sosial di
antara anda sebagai penemuduga dengan pekerja yang akan ditemu duga.
Di samping itu, anda dapat mengelak daripada mengemukakan persoalan
yang sensitif atau yang boleh menjatuhkan air muka pekerja. Apabila
anda sebagai pengurus bersedia untuk membuat penilaian kendiri, maka
anda akan lebih bersedia untuk menerima komen, kritikan dan cadangan
205

daripada pekerja. Pengurusan kendiri juga akan membolehkan anda

memberi maklum balas secara jujur kerana datang daripada hati anda
yang bebas daripada tanggapan negatif atau prejudis.
12.4.2

Menggalakkan Penglibatan

Anda perlu ingat, tujuan utama temu duga adalah untuk memulakan
dialog dua hala bagi mengenal pasti kekuatan dan kelemahan yang ada
pada pekerja dalam melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Oleh itu,
anda perlu memastikan ada penglibatan pekerja secara aktif semasa temu
duga diadakan. Hasil daripada penglibatan aktif pekerja akan
membolehkan mereka menyatakan pandangan dan mengemukakan
pendapat berkaitan dengan masalah yang dihadapi semasa mereka
menjalankan tugas. Sekali lagi anda perlu ingat, pekerja merupakan
barisan hadapan yang berhadapan secara langsung dengan pelanggan
Oleh itu, pandangan daripada mereka perlu diberi pertimbangan yang
sewajarnya dalam usaha untuk mempertingkatkan pencapaian kerja
mereka.
12.4.3

Bersedia untuk Memuji Pekerja

Pujian boleh meningkatkan dorongan bekerja di kalangan pekerja. Pujian

yang sesuai serta bertepatan dengan tempat dan masa akan
mendatangkan kesan-kesan positif seperti berikut:
(a)
Pujian akan menimbulkan rasa senang hati terhadap diri
pekerja yang dipuji.
(b)
Pujian dapat merangsang pekerja.
(c)
Pujian akan membina harga diri dikalangan.
(d)
Pujian membina kebanggaan.
(e)
Pujian dapat membina semangat kumpulan dan kerjasama
pekerja.
Di samping itu, pujian positif daripada anda perlu mempunyai tiga unsur
utama iaitu
(a)
Kejujuran anda dalam memberi pujian yaani diberikan
dengan hati yang ikhlas berdasarkan tugas dan prestasi
yang dihasilkan.
(b)
Jangan memuji secara sembrono. Berilah pujian jika
seseorang itu wajar untuk dipuji.
(c)
Gunakanlah perkataan yang sederhana apabila memuji.
Oleh kerana semasa temu duga kebanyakan pekerja mengharapkan
maklum balas yang positif, maka adalah lebih baik anda melahirkan rasa
penghargaan anda kepada di atas segala sumbangan yang telah diberikan.
Anda hendaklah sedar bahawa mereka masih ada sumbangan yang telah
206

berjaya mereka berikan kepada organisasi. Penghargaan yang diberikan

oleh anda boleh mengurangkan sikap defensive di kalangan pekerja. Di
samping itu, anda juga perlu lebih bersedia untuk menyatakan
kelemahan-kelemahan dan mengemukakan cadangan untuk membaiki
kelemahan berkenaan yang telah menyebabkan pekerja gagal untuk
mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
12.4.4

Meminimumkan Kritikan

Pekerja yang yakin dengan kemampuan pengurus dan menghormati

mereka akan lebih bersedia untuk menerima kritikan daripada pengurus.
Sungguhpun begitu anda perlu berwaspada kerana kritikan yang
keterlaluan daripada anda akan menjurus pekerja untuk bersikap
mempertahankan diri dengan menafikan kelemahan atau meletakkan
kelemahan kepada orang lain atau mempersalahkan anda. Jika anda
mendapati pekerja yang ditemu duga membuktikan terlalu banyak
kelemahan yang perlu diperbaiki, anda hendaklah memberi tumpuan
kepada kelemahan yang paling ketara terutama yang boleh menjejaskan
pencapaian pasukan kerja atau sesuatu jabatan atau yang boleh
menjejaskan perhubung pelanggan. Anda sebagai pengurus tidak
sepatutnya cuba memperbaiki semua kelemahan pada satu sama dengan
mengemukakan pelbagai alternatif atau tindakan yang perlu diambil oleh
pekerja.
12.4.5

Ubah Gelagat Bukan Pekerja

Anda sebagai pengurus perlu ingat temu duga adalah bertujuan untuk
mengubah sikap, tabiat, personaliti dan tahap kemampuan pekerja yang
boleh menjejaskan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Persoalan
gaya, teknik dan kaedah melaksanakan sesuatu tugas bukan merupakan
perkara utama yang perlu diperbaiki oleh anda kecuali gaya, taktik dan
kaedah yang diambil di luar batasan moral, etika dan norma kumpulan.
Oleh itu, anda perlu mengiktiraf kelebihan tersendiri yang dimiliki oleh
pekerja. Anda tidak sepatutnya mengaplikasikan kejayaan lalu yang telah
dicapai oleh pekerja kepada persekitaran baru di mana pekerja perlu
melaksanakan pekerjaan. Ini adalah kerana pekerja berkenaan bekerja
dalam persekitaran dan kekangan yang berbeza.
12.4.6

Tumpukan kepada Penyelesaian Masalah

Dalam usaha anda untuk mendapatkan jalan penyelesaian terhadap

kegagalan pekerja untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan sering
berlakunya keadaan yang anda dan pekerja saling tuduh menuduh
terhadap kegagalan yang berlaku. Keadaan ini menyebabkan anda dan
pekerja terperangkap dalam perbincangan yang tidak mendatangkan apa207

apa hasil kecuali pembaziran masa, sumber dan mengeruhkan hubungan.

Oleh itu, menjadi tanggung jawab anda untuk mengenal pasti sumber
permasalahan terhadap kegagalan yang berlaku dan mencari penyelesaian
yang paling sesuai terhadap permasalahan yang telah dikenal pasti.
12.4.7

Bersedia untuk Membantu

Anda sebagai pengurus perlu berperanan untuk membebaskan daripada

pemikiran pekerja yang temu duga adalah tempat untuk anda mencari
kesilapan dan membongkar kelemahan pekerja. Sebaliknya, anda perlu
menyakinkan pekerja bahawa temu duga merupakan satu kesempatan
untuk kedua-dua pihak menganalisa kelemahan dan kekuatan yang
dimiliki bagi tujuan untuk pembangunan organisasi keseluruhannya. Oleh
itu anda perlu menanyakan kepada pekerja yang ditemu duga perkaraperkara yang boleh anda bantu untuk meningkat tahap pencapaian
pekerja. Pengurus perlu lebih kerap menyatakan ucapan seperti, Saya
sentiasa bersedia untuk membantu anda.
Ini bermakna temu duga yang dilakukan bukan untuk memenuhi
kepentingan atau agenda peribadi anda sebagai seorang pengurus. Oleh
itu, anda perlu buktikan yang anda sentiasa berusaha untuk
menghapuskan sebarang halangan yang menghindar pekerja daripada
memberi sumbangan terbaik kepada organisasi.
12.4.8

Bangunkan Matlamat

Oleh kerana hasil daripada pelaksanaan temu duga adalah penting untuk
membuat perancangan ke arah peningkatan kemampuan pekerja, maka
penumpuan anda kepada tindakan yang perlu diambil oleh pekerja pada
masa depan adalah lebih relevan daripada membanding kemampuan
masa lampau pekerja. Oleh itu penumpuan anda kepada pencapaian
matlamat organisasi perlu diutamakan. Dalam membangunkan matlamat
ini anda perlu memberi perhatian ke atas perkara-perkara berikut:
i)
Menitikberatkan kekuatan yang boleh dibina oleh pekerja
berbanding dengan kelemahan-kelemahan yang hendak di
atasi.
ii)
Memberi perhatian kepada peluang-peluang yang boleh
dibangunkan daripada kedudukan pekerja sekarang.
iii)
Menghadkan perancangan untuk pembangunan perkaraperkara utama yang boleh dicapai dalam jangka masa yang
sesuai.
iv)
Mengadakan pelan-pelan perancangan yang spesifik yang
menerangkan bagaimana setiap amtlamat boleh dicapai.

208

12.4.9

Membuat Susulan Seikhlas Mungkin

Sudah menjadi kewajipan anda untuk memperoleh maklum balas

terhadap pencapaian kerja pekerja. Ia sepatutnya menjadi sebahagian
daripada proses kerja anda yang perlu dilakukan secara berterusan. Oleh
itu proses ini tidak berakhir dengan berakhirnya temu duga yang
dijalankan oleh anda. Sehubungan dengan perkara ini, anda hendaklah
mengadakan pelan bertindak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan
yang telah dikenal pasti semasa temu duga dijalankan. Anda perlu
menyediakan jadual untuk melihat kemajuan yang telah dicapai setelah
pekerja menyatakan persetujuan untuk meningkatkan pencapaian kerja
pada masa depan. Melalui susulan berterusan yang dilakukan oleh anda
akan menghapus anggapan pekerja terhadap anda daripada seorang
penghukum kepada pembimbing.
12.5

KRITERIA TEMU DUGA YANG BERKESAN

Tahukah anda bahawa temu duga yang berkesan perlu mempunyai

kriteria-kriteria berikut:
12.5.1

Tahap Kerjasama Semasa Proses Temu Duga Dijalankan

Lebih tinggi tahap kerjasama yang diberikan oleh anda maka sudah tentu
lebih tinggi tahap kepuasan pekerja terhadap temu duga yang dijalankan.
Seterusnya pekerja akan lebih yakin terhadap anda sebagai penemuduga.
Kerjasama yang diberikan juga menunjukkan komitmen yang tinggi
dalam merancang program pembangunan kerjaya pekerja pada masa
depan. Anda perlu ingat, pekerja yang lebih banyak meluahkan
pandangan akan lebih berpuas hati dengan temu duga yang dijalankan.
Walau bagaimanapun komitmen dan tahap komunikasi pekerja adalah
dipengaruhi oleh pelbagai isu. Sebagai contoh hubungan antara anda
dengan pekerja, pengetahuan kedua-dua pihak dalam temu duga dan
tahap saling bergantung di antara kedua belah pihak.
12.5.2 Pengurus Hendaklah Mempunyai Sikap yang Positif dan
Sedia Menolong
Anda sebagai pengurus perlu menunjukkan sokongan kepada pekerja
dengan memberikan layanan yang sama dan adil dikalangan mereka,
memberikan pujian dan mengurangkan ancaman yang boleh merosakkan
semangat bekerja pekerja. Ini kerana pengurus seperti anda yang
mengendalikan sesi temu duga berkemungkinan besar akan menunjukkan
sikap negatif yang mungkin akan mengurangkan motivasi dan semangat
kerja para pekerja.

209

12.5.3 Penetapan Matlamat

Setiap sesi temu duga yang anda jalankan hendaklah mempunyai
matlamat yang tersendiri supaya pekerja memahami tujuan temu duga itu
diadakan. Ini kerana setiap matlamat yang disediakan adalah berkaitan
dengan jangkaan pekerja terhadap temu duga dan seterusnya akan
melahirkan keinginan pekerja untuk meningkatkan kemampuan kerja
mereka dengan lebih baik.
12.5.4 Pengetahuan Pengurus tentang Pekerja dan Pekerjaan yang
Dinilai
Anda sebagai pengurus yang akan terlibat di dalam sesi temu duga yang
dijalankan mestilah mengetahui kerja dan tingkahlaku pekerja yang
diperlukan untuk memenuhi keperluan organisasi. Ini kerana setiap
tindakan yang akan anda ambil pasti akan mempengaruhi keberkesanan
proses temu duga. Selalunya bagi pengurus yang mempunyai kurang
pengetahuan tentang pekerja dan pekerjaan yang pekerja lakukan, akan
menyebabkan hasil temu duga tidak sebagaimana diharapkan. Oleh yang
demikian untuk menjamin sesi temu duga yang berkesan anda perlu
sediakan maklumat sebelum temu duga diadakan.
12.6

SEBAB-SEBAB KEGAGALAN TEMU DUGA YANG

BERPUNCA DARIPADA PENGURUS

Sering kali terjadi temu duga yang dilaksanakan tidak mencapai matlamat
yang telah ditetapkan. Jika keadaan ini berlaku anda sebagai pengurus
perlu menyuluh kelemahan yang ada pada diri anda terlebih dahulu
sebelum mengambil tindakan untuk menyalahkan pekerja yang ditemu
duga. Di antara gelagat anda yang boleh mengundang kepada kegagalan
dalam menjalankan temu duga yang telah dikenal pasti ialah
i)
Anda tidak membuat perancangan dan persediaan yang
rapi sebelum temu duga dijalankan.
ii)
Anda telah membuat persepsi awal sama ada berbentuk
positif atau negatif terhadap kemampuan pekerja dalam
melaksanakan sesuatu pekerjaan.
iii)
Anda terlalu cepat membuat kesimpulan tanpa memberi
kesempatan kepada pekerja untuk menjelaskan masalahmasalah yang dihadapi.
iv)
Temu duga yang anda laksanakan dipengaruhi oleh ego
sehingga anda meletakkan semua kesalahan kepada
pekerja yang ditemu duga.
v)
Anda tidak peka terhadap matlamat yang ingin dicapai
oleh organisasi daripada temu duga yang anda dijalankan.

210

vi)
vii)
viii)
ix)

Sikap ambil mudah anda yang beranggapan

tanggungjawab anda telah selesai apabila selesainya
bersemuka dengan pekerja.
Anda tidak sedar bahawa ada jurang jangkaan dan
harapan di antara anda dengan pekerja terhadap hasil
temu duga yang diadakan.
Anda bertindak keterlaluan dalam mengajar, berbahas,
memberi pujian dan membuat janji kepada pekerjapekerja semasa temu duga dijalankan.
Anda tidak bersikap empati kerana tidak bersedia
meletakkan permasalahan yang dihadapi oleh pekerja
kepada situasi diri sendiri.
SOALAN DALAM TEKS 12.2

1.

Sila senaraikan sebab-sebab berlakunya kegagalan

dalam menjalankan temu duga dengan pekerja
dalam sesebuah organisasi yang berpunca daripada
pengurus.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

12.7

TINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

BAGI MENINGKATKAN KEBERKESANAN TEMU
DUGA

Melaksanakan temu duga bukan merupakan satu tanggungjawab yang

boleh diambil mudah. Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah
perkara yang ingin dicapai hasil pelaksanaan temu duga berkenaan. Oleh
itu, anda perlu pastikan temu duga yang dijalankan dapat dilaksanakan
dengan sebaik mungkin. Berikut adalah tindakan-tindakan yang perlu
diambil oleh anda bagi meningkatkan keberkesanan temu duga yang
dijalankan.
i)
Mengemukakan soalan berbentuk terbuka bagi
menyediakan ruang dan peluang yang lebih kepada
pekerja untuk menjelaskan sesuatu perkara.
ii)
Mengemukakan soalan yang hanya ada kaitan dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja.
iii)
Kesediaan untuk mendengar keluhan, masalah, kritikan
dan komen yang diberikan oleh pekerja.
211

iv)
v)
vi)
vii)
viii)
ix)

12.8

Mampu membaca gelagat tidak verbal yang ditunjukkan

oleh pekerja yang sedang ditemu duga.
Mengulang semula perkara-perkara penting yang
disampaikan oleh pekerja-pekerja untuk memastikan
wujud persefahaman di antara mereka.
Perlu mengelak daripada menggunakan perkataan jargon,
terlalu teknikal, ambiguous dan yang terlalu subjektif.
Cuba memahami situasi yang dihadapi oleh pekerja.
Memberi tumpuan terhadap tugas dan aspek-aspek yang
berkaitan dengannya dan bukannya kepada ciri-ciri
peribadi pekerja berkenaan.
Mampu menunjukkan minat yang tinggi terhadap maklum
balas yang telah diberikan oleh pekerja dengan
mencatatkan ide-ide dan maklumat-maklumat yang
disampaikan oleh pekerja-pekerja.

KESIMPULAN

Bagi meningkatkan kemampuan anda melaksanakan temu duga bagi

mendapatkan maklum balas berkaitan dengan pencapaian kerja pekerja
memerlukan anda meletakkan diri anda dalam situasi mereka. Anda
sebagai pengurus perlu ingat yang tugas ini bukan merupakan tugas yang
mudah untuk dilaksanakan kerana anda perlu bersikap lebih terbuka,
telus dan prihatin terhadap permasalahan yang dihadapi oleh pekerja.
Oleh itu anda perlu meningkatkan lagi kemahiran pengurusan temu duga
kerana ia merupakan mekanisme penting untuk anda memperoleh
maklum balas berkaitan dengan tahap pencapaian pekerja di samping
mengcungkil minat, potensi dan kebolehan yang dimiliki oleh pekerja.
Justeru, kemahiran anda untuk melihat permasalahan secara menyeluruh
akan membantu anda meningkatkan keberkesanan temu duga dan
seterusnya memperbaiki mutu kerja pekerja.
JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS
SDT 12.1
1.

Temu duga penyelesaian masalah salah satu daripada pendekatan

temu duga yang digunakan oleh pengurus untuk membimbing
pekerja dalam usaha untuk merangsang pembangunan,
pertumbuhan dan pencapaian kerja pekerja. Melalui pendekatan ini
pendekatan ini pengurus akan lebih memberi tumpuan kepada
perbincangan dengan pekerja yang ditemu duga untuk
menyelesaikan masalah bagi membolehkan mereka mencapai
sasaran kerja yang telah ditetapkan oleh organisasi.

212

Melalui temu duga penyelesaian masalah pengurus akan

menjanakan ide-ide baru dan mengemukakan alternatif dalam
penyelesaikan sesuatu masalah yang telah dikenal pasti hasil
daripada temu duga yang dijalankan. Pengurus juga akan cuba
sedaya upaya untuk mencari jalan penyelesaian terhadap sesuatu
masalah yang telah dikenal pasti dengan melibatkan diri bersamasama pekerja untuk berbincang mengenai tahap pencapaian kerja
pekerja. Di samping itu, pengurus juga lebih bersedia untuk
berbincang dan berunding mengenai kekangan-kekangan yang
menjadi penghalang kepada pekerja untuk mencapai sasaran yang
telah ditetapkan dengan mengenal pasti mencari punca kepada
permasalahan berkenaan. Pengurus akan bertindak untuk
merungkai permasalahan berkenaan dengan mengubah rasa tidak
yakin dan mengcungkil potensi-potensi yang ada pada pekerja yang
ditemu duga.
Oleh itu, pengurus tidak sepatutnya cepat putus asa atau
melatah terhadap tindak balas yang telah ditunjukkan oleh pekerja
semasa temu duga dijalankan. Yang penting pengurus perlu
berusaha untuk membantu pekerja menyelesaikan masalah yang
telah dikenal pasti dengan bersikap lebih terbuka dan bersedia
untuk korbankan masa dan tenaga. Di samping itu, pengurus
hendaklah menjanakan pendapat-pendapat yang kreatif, tidak
terikat dengan pemikiran logik, aktiviti rutin dan pengalaman lalu
dalam membantu mencari pelbagai alternatif terhadap
permasalahan yang dihadapi oleh pekerja.
Tidak dapat dinafikan pendekatan temu duga penyelesaian
masalah juga terdapat kelemahannya yang tersendiri. Di antara
kelemahan yang telah dikenal pasti ialah terdapatnya masalah yang
dihadapi oleh pekerja tetapi berada di luar bidang tugas seorang
pengurus untuk menyelesaikannya. Keadaan ini akan
mengecewakan pekerja atau timbul rasa tidak yakin mereka
terhadap pengurus di atas ketidakmampuan pengurus untuk
melaksanakan keputusan yang telah sama-sama dipersetujui semasa
temu duga dilaksanakan. Oleh itu, pengurus perlu perlu melihat
kepada kemampuan diri sendiri, kesediaan pekerja dan sokongansokongan lain yang bakal diperoleh sebelum membuat apa-apa
keputusan hasil daripada temu duga yang dijalankan.
SDT 12.2
1.

Di antara sebab-sebab kenapa berlakunya kegagalan dalam

menjalankan temu duga dengan pekerja dalam sesebuah organisasi
yang berpunca daripada pengurus adalah seperti berikut:
i)
Pengurus tidak membuat perancangan dan persediaan
yang rapi sebelum temu duga dijalankan.
213

ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
viii)

ix)

Pengurus telah membuat persepsi awal sama ada

berbentuk positif atau negatif terhadap kemampuan
pekerja dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan.
Pengurus terlalu cepat membuat kesimpulan tanpa
memberi kesempatan kepada pekerja untuk menjelaskan
masalah-masalah yang dihadapi.
Temu duga yang dilaksanakan oleh pengurus dipengaruhi
oleh ego sehingga pengurus meletakkan semua kesalahan
kepada pekerja yang ditemu duga.
Pengurus tidak peka terhadap matlamat yang ingin dicapai
oleh organisasi daripada temu duga yang pengurus
dijalankan.
Sikap ambil mudah pengurus yang beranggapan
tanggungjawab mereka telah selesai apabila selesainya
bersemuka dengan pekerja.
Pengurus tidak sedar bahawa terdapatnya jurang jangkaan
dan harapan di antara pengurus dengan pekerja terhadap
hasil temu duga yang diadakan.
Pengurus bertindak keterlaluan semasa memberi
penjelasan, mengkritik, berbahas, memberi pujian dan
membuat janji kepada pekerja-pekerja semasa temu duga
dijalankan.
Pengurus tidak bersikap empati kerana tidak bersedia
meletakkan permasalahan yang dihadapi oleh pekerja
kepada situasi diri sendiri.

214