OLEH:

BANON KEKE IRNOWO

ADHITYA BIMA
NUR AMIN KADIR
SIDIK SASMITO
M. SYARIEF MUCHTAROM

BAB-1

B A N O N K E K E I R N OWO

LATAR BELAKANG MASALAH

Pemimpin sebagai
moderator tidak dapat
menyampaikan detil dan
fokus materi yang akan
dibahas dalam rapat

Pemimpin mengesampingkan
kemampuan mengelola
rapat yang baik dalam
kriteria kapasitas
leadership yang harus
dimilikinya

Kemampuan komunikasi
dari pemimpin dalam
men-drive alur
pembahasan rapat

Efektivitas, Efisiensi dan Produktivitas Aktivitas Rapat Lemah

RUMUSAN MASALAH
1) Apakah kemampuan memimpin rapat dibutuhkan
sebagai interpersonal skill pemimpin dalam organisasi?

2) Bagaimana kriteria kemampuan memimpin rapat yang

ideal sebagai interpersonal skill pemimpin?
3) Bagaimana penerapan kemampuan memimpin rapat
yang efektif dan efisien dalam organisasi?

RUANG LINGKUP
DAN KETERBATASAN
Ruang lingkup penelitian ini khusus meneliti salah satu
jenis dari interpersonal skill mengenai meeting skill
ditinjau dari sudut pandang pemimpin/leader.
Penelitian ini tidak akan membahas pada sudut
pandang bawahan/ follower

METODOLOGI
Penelitian ini disusun dengan

pendekatan kualitatif deskriptif.

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kepustakaan (library

research) dalam pengumpulan datanya.

Pengumpulan data melalui penelitian kepustakaan dilakukan dengan

membaca dan memahami berbagai literatur, buku, artikel,

dan peraturan-peraturan untuk menginventarisasi teori yang
relevan.

BAB-11

NUR AMIN KADIR

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

Proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan

- Komunikasi adalah transmisi atau penyampaian maksud dari satu orang ke

orang lain atau ke banyak orang baik secara verbal maupun nonverbal.(BARRET, 2006: 386)
- Komunikasi hanya dengan penyampaian pesan berupa proses encoding dan
decoding pesan tidaklah memadai. Komunikasi harus memberi kesempatan
penerima pesan utk mengambil keputusan berdasarkan pesan yang diterima.

(Master dalam Matin, 2010: 388)

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

Suatu komunikasi antara dua individu atau sedikit individu, yang mana
saling berinteraksi, saling memberikan umpan balik satu sama lain.

- Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap

muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara
langsung baik secara verbal maupun nonverbal.(MULYANA, 2006: 386)

- Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi yang berlangsung dalam situasi

tatap muka antara dua orang atau lebih baik secara terorganisasi maupun pada
kerumunan orang.(WIRYANTO dlm DARSANTI, 2012: 10)

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

Kemampuan interpersonal (Interpersonal Skill) didefinisikan sebagai

keterampilan untuk mengenali dan merespon secara layak perasaan,
sikap dan perilaku, motivasi, serta keinginan orang lain.

Kemampuan Interpersonal dipandang dari bagaimana kita mampu

membangun hubungan yang harmonis dengan memahami dan merespon
manusia atau orang lain (Pusdiklat BPKP, 2007: 7)

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

Suatu komunikasi antara dua individu atau sedikit individu, yang mana
saling berinteraksi, saling memberikan umpan balik satu sama lain.

- Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara

seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua
orang yang dapat langsung diketahui balikannya. (MUHAMMAD dlm DARSANTI, 2012: 10)
Komunikasi interpersonal yang efektif dimulai lima kualitas umum yang
dipertimbangkan yaitu openness, empathy, supportiveness, positiveness, dan
equality. (DEVITO, 2011: 286-290)

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

ability to work well with people, and involve your acceptance of others,
without prejudice. (Smith dalam Matin & Zarei (2010;388)

Kemampuan komunikasi interpersonal bagi pemimpin adalah kemampuan untuk merespon

kebutuhan bawahan secara positif, membina lingkungan kerja tanpa diskriminasi sehingga
para bawahan dapat mengembangkan potensi kemampuan mereka secara penuh, dan
mendelegasikan otoritas (AVKIRAN, 2000: 656)
Kemampuan ini terdiri atas satu set keterampilan, pengetahuan tentang komunikasi, dan
evaluasi diri, dimana termasuk juga unsur keterbukaan diri, kemampuan memahami dan
merasakan, dan kemampuan mendeskripsikan dan mendukung sesuatu..(ROBINSON dlm MATIN &
ZAREI (2010: 388)

INTERPERSONAL COMMUNICATION SKILL

(Robbins and Hunsaker, 2003)

Pertemuan dalam suatu organisasi, baik dalam situasi formal maupun non formal,
yang dilakukan untuk membicarakan, membahas serta menyelesaikan suatu
permasalahan berdasarkan kesepakatan bersama demi tercapainya suatu tujuan

KBBI: pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu. Sering juga disebut

sidang atau majelis.

Hardjana (1997: 88)rapat adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat

dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama.
Rumsari & Dwiantara (2004: 88), rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan masalah tertentu.
Romano &
kognitif,
berkumpul
yang sama

Nunamaker (2001: 1), Rapat adalah interaksi fokus dari atensi

baik direncanakan atau tidak, dimana orang-orang sepakat untuk
bersama untuk satu tujuan tertentu, baik itu pada waktu dan tempat
maupun berbeda.

Ernawati (2004:169) menyebutkan manfaat antara lain yaitu forum

diskusi untuk memecahkan masalah, forum silaturahmi, sarana

bernegosiasi, forum memutuskan ketentuan hukum, forum
demokrasi, sarana brainstorming, dan sarana berkonsultasi
Wahyuni (2004:82) menjelaskan tujuan-tujuan rapat kepada tiga bagian

untuk memberikan informasi, untuk menjalin

kerjasama, dan untuk mengatasi permasalahan
besar yaitu

Paxton et al (1993) membagi kompetensi utama seorang pemimpin menjadi 13

bagian besar yaitu (1) solving problems, (2) directing projects or activities, (3) forming
and working with groups, (4) planning for group action, (5) managing meetings,
(6) communicating effectively, (7) developing proficiency in teaching, (8) mobilizing for
group action, (9) understanding and developing oneself, (10) understanding financial
matters, (11) understanding leadership, (12) understanding society, and (13)
understanding social change.

Dyer (1983) menambahkan bahwa salah satu keterampilan yang dibutuhkan oleh
kebanyakan pemimpin adalah kapabilitasnya dalam menjalankan dan

mengatur rapat/pertemuan secara efisien.

BAB-111

S I D I K S A S M I TO
M . S Y A R I E F M U C H TA R O M

KEBUTUHAN KEMAMPUAN MEMIMPIN RAPAT

SEBAGAI INTERPERSONAL SKILL
Peran pemimpin dalam organisasi setidaknya memperhatikan 5 hal:

Peran tersebut memiliki korelasi kuat salah satunya dengan rapat, karena dibutuhkan
bagi pemimpin dalam menjalankan rapat agar rapat efektif dan efisien.

KEBUTUHAN KEMAMPUAN MEMIMPIN RAPAT

SEBAGAI INTERPERSONAL SKILL
Rapat sangat dibutuhkan dan memegang peranan penting, sebagaimana diungkapkan
oleh:
1.

Romano dan Nunamaker (2001) yang mengutip pendapat Drucker (1967),

bahwa setiap anggota

memiliki tugas dan pekerjaan yang berbeda-beda, sehingga dengan rapat dapat
dilakukan koordinasi dan kerjasama menyelesaikan tugas. Pengalaman yang
berbeda-beda setiap orang juga dapat menjadi masukan dalam penyelesaian
tugas.

2.

Hasibuan (2014) mengungkapkan bahwa

3.

National University of Singapore dalam modul Meeting Skills (2011)

rapat menjadi urutan kerja tertinggi bagi

pimpinan sehingga sering jadi tolak ukur baik buruk usaha kerjasama suatu
organisasi.

menyatakan disamping
rapat memakan waktu kerja pemimpin rata-rata diatas 25%, rapat juga menjadi
sarana komunikasi antara pimpinan dan anggota organisasi agar memperoleh
berbagai masukan dan bertukar pikiran dalam perencanaan kegiatan.

KEBUTUHAN KEMAMPUAN MEMIMPIN RAPAT

SEBAGAI INTERPERSONAL SKILL
tujuan rapat
selain bertatap muka dan bertemu, memiliki tujuan lain:
Romano dan Nunamaker (2001) mengungkapkan bahwa

KEBUTUHAN KEMAMPUAN MEMIMPIN RAPAT

SEBAGAI INTERPERSONAL SKILL
National University of Singapore dalam modul Meeting Skills (2011)

rapat sebagai berikut:

menyebutkan tujuan

1.

Memberikan pemahaman terkait inisiasi dan kebijakan terkini organisasi

2.

Mendorong anggota turut berkontribusi

3.

Mendapat variasi pandangan dan pendapat yang dikemukakan anggota

4.

Menjadikan partisipan memiliki rasa keterlibatan dan dianggap penting oleh

organisasi karena diikutkan dalam rapat.

KRITERIA
PEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF

KRITERIA
PEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF

Proses komunikasi yang efektif memungkinkan para pemimpin

dapat mengelola rapat sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai.

KRITERIA
PEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF
a. Mengerti apa yang menjadi pokok bahasan, atau agenda rapat yang akan didiskusikan

b. Memiliki kemampuan dan kesungguhan untuk mendengarkan setiap pendapat yang muncul
c. Memiliki kemampuan untuk menjaga, mengarahkan, dan menyimpulkan keputusan-keputusan yang
dibuat
d. Pengenalan pribadi yang baik terhadap para anggota organisasi
e. Pribadi yang berintegritas

f. Mengerti prinsip-prinsip dasar PMK, hal-hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan
g. Kemampuan untuk lobi di luar rapat (hal ini dapat dilakukan sebelum atau sesudah rapat)

h. Memiliki dan menerima masukan dari anggota tentang kemampuan memimpin rapat

PENERAPAN MEETING SKILLS

PEMIMPIN
tidak semua rapat berjalan efektif dan efisien, beberapa faktor penyebabnya sebagaimana terangkum
dalam Effective Meetings (2011) yang diterbitkan Pemerintah Manitoba, Prancis:

peran pemimpin sangat penting dalam jalannya rapat, bahkan

dikatakan kemampuan memimpin rapat, menjalankan dan menyusun rapat yang
efektif menjadi kemampuan yang dibutuhkan sebagian besar manajer dan pimpinan.
Menurut Matin, et al (2010),

PENERAPAN MEETING SKILLS

PEMIMPIN
Pentingnya peran pemimpin rapat juga disebutkan dalam Meeting Skills yang diterbitkan National
University of Singapore yang terdiri dari beberapa poin, yaitu:
1.

Perencanaan, informasi, dan persiapan

a.

Identifikasi tujuan rapat

b.

Penentuan waktu yang tepat

c.

Penentuan tempat yang tepat

d.

Penentuan anggota rapat yang tepat

e.

Mengingatkan tujuan rapat kepada anggota rapat

2.

Pengelola dan pengatur

3.

Menugaskan pihak notulensi mencatat hasil rapat

PENERAPAN MEETING SKILLS

PEMIMPIN
agar dapat memimpin rapat dengan baik, tentunya emimpin juga harus mengetahui tujuan rapat,
berdasarkan tujuan, jenis rapat dibedakan menjadi:

PENERAPAN MEETING SKILLS PEMIMPIN

Six Thinking Hats bekerja berdasarkan

parallel thinking process, yaitu proses
yang menempatkan setiap sudut pandang atau
seseorang, paralel (sejajar) dengan sudut
atau pendapat yang lainnya.

prinsip
berpikir
pendapat
pandang

Dalam sebuah meeting, teknik ini berguna bagi

seorang pemimpin dalam menghentikan konfrontasi yang
terjadi ketika orang-orang yang mendiskusikan
permasalahan yang sama memiliki cara pikir yang
berbeda.

Melalui data dan informasi tersebut, seorang pemimpin dapat

mempelajari dan menganalisa situasi dan kondisi dalam
meeting.

Pemimpin akan melihat masalah melalui intuisi, reaksi berantai,

dan emosi, bahwa semua orang akan bereaksi secara emosional
terhadap perencanaan baru.

Menganalisa semua sisi negatif suatu persoalan, mencari semua

faktor resiko, bahaya, kesulitan, dan kelemahan suatu ide.

Pemimpin diarahkan untuk hanya berpikir hal yang positif,

berpikir konstruktif dan generatif.

Pemimpin menumbuhkan kreativitas, mencari ide baru

dan berbagai alternatif.

Digunakan untuk mengontrol proses berpikir dan

penggunaan topi-topi berpikir lainnya, untuk memberi
arahan tentang situasi yang dihadapi, arah mana yang
dituju, serta tujuan dan capaian yang dikehendaki

BAB-1V

S I D I K S A S M I TO
M . S Y A R I E F M U C H TA R O M

KESIMPULAN

Rapat merupakan forum resmi yang diadakan untuk membahas sesuatu yang berhubungan dengan
pelaksanaan sebuah institusi sekaligus sebagai salah satu forum dalam penyelesaian masalah.

Dalam rapat dibutuhkan kehadiran struktur pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi yaitu
pemimpin.

Lima hal yang harus diperhatikan pemimpin meliputi :

1. Peran sebagai katalisator.
2. Peran sebagai fasilitator.
3. Peran sebagai pemecah masalah.

4. Peran sebagai penghubung sumber.

5. Peran sebagai komunikator.

Peran pemimpin sebagaimana disebutkan di atas memiliki korelasi yang erat dengan meeting skill
yang dibutuhkan pemimpin karena memimpin dapat menjalankan peran tersebut dalam agenda
rapat yang sering dilakukan dalam organisasi.

KESIMPULAN

Sebagai seorang pemimpin, ada beberapa kriteria pemimpin rapat yang

efektif dan efisien, antara lain:
1.

Rencana dan desain rapat yang efektif

2.

Komunikasi yang efektif

3.

Memiliki standar pemimpin rapat yang baik

Beberapa peran penting pemimpin yang dapat dilakukan dalam meeting yang
efektif dalam organisasi:
1.

Melakukan perencanaan, pengumpulan informasi, dan persiapan

2.

Mengelola dan mengatur

3.

Menugaskan pihak notulensi untuk mencatat hasil rapat

SARAN

Rapat memiliki arti penting dalam hal penyelesaian

masalah dalam membahas sesuatu yang
berhubungan dengan pelaksanaan sebuah institusi
untuk mencapai tujuan bersama.

Maka setiap pemimpin organisasi yang menggunakan

rapat sebagai sarana penyelesaian masalah dalam
organisasi wajib memiliki meeting skill sehingga rapat
yang diadakan menjadi efektif.

37

TERIMA KASIH