BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan

Dalam dunia bisnis seiring berkembangnya waktu, persaingan antar
perusahaan di Indonesia semakin ketat. Dunia pariwisata di Indonesia juga
mengalami hal yang sama dalam perkembangannya dalam tiga tahun terakhir ini.
Banyak para investor dari luar maupun dalam negeri dapat memulai ataupun
melanjutkan bisnis pariwisatanya di Indonesia yang dapat meningkatkan prospek
pariwisata Indonesia menjadi semakin cerah. Hal ini antara lain karena kinerja
pariwisata Indonesia belakangan ini terus meningkat, daya saing semakin kuat,
serta persepsi positif dunia internasional terhadap Indonesia semakin membaik
sehingga menarik para investor untuk menanamkan modalnya di sektor pariwisata
di Indonesia.
Bisnis pariwisata khususnya bisnis perhotelan di Indonesia cukup
potensial mengingat Indonesia secara alami memiliki banyak potensi keindahan
alam, keragaman dan keunikan budaya dan lain sebagainya. Kesemua potensi
tersebut menjadi modal dalam industri pariwisata dan masih tetap terjaga
kelestariannya (www.jenishotel.info). Dari data lembaga riset perhotelan dunia
yang barbasis di London, STR Global melalui laporan Global Construction
Pipeline mengungkapkan pertumbuhan pasokan hotel di Indonesia juga
meningkat

sebesar

35,7%

dari

tahun

2013

ke

tahun

2014

(www.properti.bisnis.com).
Pertumbuhan hotel yang semakin menjamur hampir di seluruh provinsi di
Indonesia menyebabkan persaingan semakin ketat. Untuk dapat bersaing dengan
1

hotel yang lain, sebuah hotel membutuhkan sebuah sistem akuntansi yang
terkomputerisasi dan dapat digunakan dengan mudah. Hal ini bertujuan untuk
memudahkan para officer untuk melaksukan input data, pengolahan data, koreksi
data hingga penyimpanan data yang dapat dilakukan dengan baik, cepat, dan
terpusat.
PT PYXIS

merupakan

perusahaan

yang

bergerak

dalam

bidang

pengembangan software akuntansi perhotelan. Dengan pengalaman lebih dari 17

tahun, PT PYXIS mampu memberikan produk sistem akuntansi hotel yang sangat
baik dengan klien mencapai puluhan hotel yang tersebar di seluruh Indonesia,
bahkan hingga ke negara Thailand. Hotel Horison, Hotel Kayu Manis, Crowne
Plaza, Fragrance Hotel, Legian Beach Hotel, hingga Loroin Hotel merupakan
beberapa hotel yang menggunakan produk dari PT PYXIS. PT PYXIS Ultimate
Solution dapat disebut sebagai leader dalam pengembangan software akuntansi
perhotelan, khususnya di daerah Malang Raya.
Berdasarkan penjelasan di atas, penulis berkeinginan untuk mempelajari
sistem akuntansi perhotelan yang belum penulis dapatkan selama melakukan studi
di Universitas Ma Chung. Tujuan mempelajari sistem akuntansi perhotelan adalah
untuk

menambah

wawasan

mengenai

akuntansi

perhotelan.

Penulis

berkesempatan untuk mewujudkan hal tersebut dengan melakukan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) di PT. PYXIS Ultimate Solution, dengan judul Evaluasi
Pelaksanaan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan Modul Account Payable dan
General Ledger di PT PYXIS Ultimate Solution.
1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Berdasarkan latar belakang yang ada dapat dirumuskan tujuan Praktik Kerja
Lapangan adalah sebagai berikut.

1. Meningkatkan pengetahuan mahasiswa terhadap disiplin ilmu yang ditekuni

melalui tambahan ketrampilan, wawasan dan pengetahuan.
2. Memahami pembelajaran mengenai akuntansi perhotelan dan penerapannya
di PT PYXIS Ultimate Solution.
1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan
Adapun Praktik Kerja Lapangan ini memiliki manfaat bagi pihak mahasiswa,
pihak universitas, dan PT. PYXIS Ultimate Solution.
1. Bagi Mahasiswa
a. Memperoleh kesempatan menambah wawasan dan pengalaman mengenai
dunia kerja serta beradaptasi di dunia kerja.
b. Sebagai sarana untuk mempraktikkan teori yang didapat selama
perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.
c. Mengembangkan keterampilan diri.
2.
Bagi Perusahaan
a. Sebagai sarana penghubung antara perusahaan dengan Universitas Ma
Chung untuk menjalin kerja sama.
b. Sebagai sarana meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya
manusia, terutama pada calon tenaga kerja untuk memudahkan pencarian
tenaga kerja.
c. Memperoleh masukan dan pemikiran dalam meningkatkan kemajuan dan
kinerja perusahaan.
3. Bagi Universitas
a. Sebagai sarana dan referensi tempat PKL untuk mahasiswa/i periode
selanjutnya.
b. Menciptakan kerja sama dengan perusahaan yang bersangkutan
c. Meningkatkan kesesuaian kurikulum yang diterapkan dalam program studi
Akuntansi dengan kebutuhan dalam dunia kerja sesungguhnya.

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Suatu sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogiyanto, 2005:2). Menurut Murdik (2002)
sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau suatu prosedur
atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan bersama dengan
mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu untuk menghasilkan
informasi atau energi atau barang.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
Setiap perusahaan menerapkan akuntansi sebagai alat komunikasi bisnis.
Akuntansi

merupakan

proses

pencatatan

(recording),

pengelompokkan

(classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari

kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari kegiatan akuntansi adalah
penerbitan laporan-laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan tersebut
merupakan suatu informasi (Jogiyanto, 2005:227).
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001) menyatakan bahwa:
"Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi
yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi
secara harmonis dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk
menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen
yang berstruktur pula. Sedangkan menurut Romney&Steinbart (2000) Sistem
informasi akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling
berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri dari pelaku,

serangkaian prosedur, dan teknologi informasi. Berdasarkan definisi para ahli

diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu
kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk memproses data
akuntansi dan keuangan yang ada dan mengubahnya menjadi informasi yang
dibutuhkan perusahaan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang
berkepentingan.
Sistem informasi akuntansi memiliki enam komponen yang saling terkait
dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Keenam komponen menurut Romney &
Steinbart (2012:30) yaitu:
1. Orang yang menggunakan sistem.
2. Prosedur dan intruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan
3.
4.
5.

menyimpan data.
Data tentang organisasi dan aktivitas bisnis.
Software yang digunakan untuk memproses data.
Infrastruktur teknologi informasi terdiri dari komputer, peripheral devices,
dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi

6.

akuntansi.
Pengendalian internal dan keamanan untuk mengamankan data sistem
informasi akuntansi.

2.3 Sistem Akuntansi Hotel

Pengertian sistem akuntansi hotel adalah kumpulan formulir, catatancatatan dan prosedur-prosedur yang digunakan sedemikian rupa untuk
menyediakan dan mengolah data keuangan yang berfungsi sebagai media kontrol
bagi manajemen hotel untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis (Ikhsan &
Prianthara, 2008:28). Terdapat tiga tahapan penting dalam mengoperasikan suatu
sistem akuntansi menurut Ikhsan & Prianthara (2008:28).

1.

Pengenalan akan dokumen bukti transaksi yang digunakan perusahaan, baik

mengenai banyaknya maupun jumlah-jumlah rupiahnya, serta data penting

2.

lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan.

Pengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokume bukti

3.

transaksi ke dalam catatan-catatan akuntansi.

Peringkasan informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi
menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang

berkepentingan.
2.3.1 Komponen Utama Sistem Informasi Hotel
Sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai
sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
Setiap informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut.
Seperti halnya bangunan rumah, sistem informasi memiliki komponen utama yang
membentuk struktur bangunan sistem informasi. Mulyadi (2008:3) menjelaskan
komponen bangunan sistem informasi yang terdiri dari enam blok.

1.

Blok masukan.
Masukan adalah data yang dimasukkan ke adalam sistem informasi beserta
metoda dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data
tersebut ke dalam sistem. Masukan terdiri dari transaksi, permintaan,

2.

pertanyaan, perintah, dan pesan.

Blok model.
Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan
dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara untuk memproduksi

3.

hasil yang dikehendaki atau keluaran.

Blok keluaran.

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang
bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai
4.

informasi, baik pemakai intern maupaun pemakai ekstern.

Blok teknologi.
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi
menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh

5.

sistem.
Blok basis data.
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk
melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data dapat diperlukan dari dua
sudut pandang: secara fisik dans ecara logis. Basis data secara fisik berupa
media untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, hard
disc, maupun server. Basis data logis merupakan sudut pandang yang
bersangkutan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin
ketepatan, ketelitian, dan relevasi pengambilan informasi untuk memenuhi

6.

kebutuhan pemakai.
Blok pengendalian.
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman, seperti
bencana

alam,

api,

kecurangan,

kegagalan

sistem,

kesalahan

dan

penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, dan sabotase. Beberapa cara

yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan
kelancaran sistem informasi antara lain: penerapan pengendalian akuntansi,
penerapan prosedur seleksi karyawan, pengembangan rancangan induk sistem
informasi, pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan
sistem (back up), dan pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem
informasi yang digunakan oleh perusahaan.

2.4 Account Payable

Pengertian Hutang

Dagang

(Account

Payable) adalah

kewajiban

perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang
singkat. Kewajiban ini timbul karena perusahaan membeli secara kredit barang
dagangan untuk dijual kembali kepada konsumen . Istilah hutang dagang biasanya
merujuk pada jumlah yang terhutang karena pembelian oleh :

Perusahaan yang bergerak dibidang industri / pabrik atas pembelian baku

atau bahan pembantu.

Perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan barang dagangan atas

pembelian barang jadi.

Hutang dagang tidak dicatat pada waktu pemesanan dilakukan, tetapi hanya pada
saat hak pemilikan atas barang-barang tersebut beralih kepada pembeli. Apabila
terdapat potongan pembelian secara tunai, maka hutang dagang harus dilaporkan
sebesar jumlah hutang dagang setelah dikurangi potongan tunai. Apabila dalam
pembelian secara kredit tersebut terdapat PPN (Pajak Pertambahan Nilai), maka
hutang dagang termasuk PPN.
Pada dasarnya Account Payable adalah nama (kelompok) rekening yang
menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan
barang atau jasa secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang
berada

dalam

organisasi

akuntansi

yang

bertugas

untuk

mencatat,

mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang

terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang
jasa secara kredit. Selain itu bagian AP ini berfungsi juga menyelesaikan urusan
pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan.

Disamping menjalankan fungsi utamanya dalam bidang pelaporan keuangan,

bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi
hotel. Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan
daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan, dan
pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat
yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi hotel (Payroll).

2.5 General Ledger

Buku Besar (General Ledger) adalah kumpulan dari beberapa akun yang
dipakai dalam perusahaan, dan akun-akun tersebut harus disusun secara teratur
sesuai dengan klasifikasi akun. Akun-akun neraca diklasifikasikan sebagai akunakun aset, liabilitas dan ekuitas. Akun-akun yang dilaporkan dalam neraca yaitu
aset, liabilitas dan ekuitas sering juga disebut Akun Ril, sedangkan untuk akun
yang dikelompokkan dalam perhitungan laba rugi yaitu pendapatan dan beban
atau yang sering disebut dengan Akun Nominal. Setiap kelompok akun, masih
bisa dikelompokkan ke dalam pos pos akun sebagai berikut:
1. Aset (Assets)
Aset adalah semua kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan. Kekayaaan ini
dimiliki suatu perusahaan dengan jumlah yang cukup banyak. Oleh sebab itu,
aset dapat dikelompokkan sebagai berikut :

10

a. Aset lancar yaitu aset yang berupa uang tunai yang cepat menjadi uang
atau menjadi biaya dalam waktu kurang dari 1 tahun. Contoh: Kas, Surat
surat berharga, Piutang dagang, Persediaan barang dagang, Pendapatan
yang masih harus ditagihkan, Biaya yang dibayar di muka ( Sewa, Iklan,
Asuransi ), Perlengkapan
b. Investasi jangka panjang yaitu investasi perusahaan ke perusahaan
lainnya dalam bentuk saham atau obligasi untuk jangka waktu satu tahun.
Kalau investasi dalam bentuk saham, biasanya untuk mengontrol
perusahaan lain dan untuk mendapatkan keuntungan berupa dividen.
sedangkan investasi berupa saham bentuknya untuk mendapatkan bunga
tetap.
c. Aset tetap yaitu aset yang dimiliki oleh perusahaan yang dapat dipakai
lebih dari satu tahun atau yang mempunyai masa manfaat lebih dari satu
tahun yang berupa aset tetap berwujud. Nilai yang tercantum dalam Aset
tetap adalah sebesar harga perolehan, walaupun jika aset tetap dipakai
harganya tetap berkurang. Untuk berkurangnya aset tetap ini kita dapat
menebutnya sebagai akumulasi penyusutan yang sifatnya mengurangi
suatu harga perolehan aset tersebut. Contoh : Tanah, Gedung / Bangunan,
Mesin, Truk / kendaraan
d. Aset tak berwujud
Adalah aset yang mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun dan
tidak mempunyai bentuk fisik yang nampak. Nilai yang tercatat adalah
sebesar harga perolehan, berkurangnya nilai aset tetap tak berwujut dapat

11

dicatat langsung mengurangi harga perolehan aset tersebut. Contoh :

Goodwill, Hak Patent, Trade Mark / Merk dagang
2. Liabilities / liabilitas
Adalah hutang perusahaan kepada pihak lain yang harus dibayar. Liabilities ini
dikelompokkan menjadi 2 yaitu:
a. Hutang jangka pendek adalah utang kepada pihak lain yang
pembayarannya kurang dari satu tahun. Contohnya :
1.

Hutang Dagang : utang secara tertulis tanpa perjanjian diatas wesel

2.

Utang wesel / wesel bayar : utang tertulis dengan perjanjian diatas

wesel

3.

Biaya-biaya yang masih harus dibayar : gaji, Listrik

4.

Pendapatan diterima dimuka : Sewa dibayar dimuka, bunga

diterima dimuka

b. Hutang jangka panjang adalah hutang kepada pihak lain yang harus
dilunasi dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contohnya :
1. Hutang hipotik : hutang jangka panjang disertai dengan jaminan aktiva
tetap tak bergerak.
2. Hutang obligasi : hutang jangka panjang yang disertai surat pengakuan
hutang dengan membayar bunga setiap waktu yang telah disepakati.
3. Kredit investasi kecil
4. Kredit ekuitas kerja permanen
3. Ekuitas pemilik (owners equity)
Adalah hak pemilik perusahaan yang ditanamkan dalam perusahaan
4. Pendapatan (revenues)

12

Adalah penghasilan yang diperoleh perusahaan selama satu periode akuntansi.

Pendapatan ada 2 macam yaitu pendapatan usaha (pendapatan yang benarbenar merupakan pendapatan pokok usaha) dan pendapatan non usaha
(pendapatan yang bukan pendapatan pokok usaha).
5. Beban (expenses)
Adalah biaya yang dikeluarkan selama satu periode akuntansi. beban ada dua
macam yaitu: beban usaha (beban yang dikeluarkan untuk mendapatkan
penghasilan pokok) dan beban non usaha (beban yang dikeluarkan bukan untuk
mendaptkan penghasilan pokok).
Tujuan dari penggunaan general ledger adalah untuk mencatat transaksi
jurnal, penomoran bukti jurnal yang sangat fleksibel. Buku Besar dan Neraca
Saldo dapat dilihat setiap saat tanpa perlu proses posting dan perhitungan saldo
buku besar dapat dilakukan secara akurat. Bentuk dari general ledger sederhana
dan mudah digunakan. Untuk dapat digunakan, general ledger harus balanced,
dalam artian pemasukan dan pengeluaran seimbang, tidak ada transaksi yang
berdiri sendiri, jadi akun di debit dan kredit sama-sama ada, dan harus ada tiga
kelompok utama seperti Aktiva, Pasiva dan Modal.

BAB III
GAMBARAN UMUM INSTANSI
3.1. Sejarah PT PYXIS Ultimate Solution
PT. PYXIS Ultimate Solution adalah perusahaan yang bergerak di bidang
pengembangan aplikasi perangkat lunak untuk manajemen hotel. Pada awalnya
perusahaan ini dikenal sebagai PT. MYOH Technology Tbk (MYOH), yaitu
perusahaan publik dengan bisnis utama sebagai penyedia perangkat lunak untuk
aplikasi manajemen hotel. PT. PYXIS Ultimate Solution dibentuk untuk
mendukung, meningkatkan dan mempertahankan pelayanan kepada konsumen
lama maupun konsumen baru, serta menawarkan produk unggulan pasar saat ini.
Dengan motto perusahaan: The ultimate information technology solution for
hospitality industries, we are offering full spectrum of products and services to
give an ultimate solution for hospitality industry especially for hotel,
condominium, apartment, restaurant & bar establishment, yang dalam bahasa
Indonesia berarti, sebuah solusi informasi teknologi yang terbaik dalam industri
perhotelan, dengan menawarkan seluruh spektrum produk-produk dan jasa untuk
memberikan solusi yang terbaik untuk industri perhotelan khususnya untuk hotel,
kondominum, apartemen, restoran dan bar.
Pada pertengahan tahun 2011, pemegang saham perusahaan tersebut
memasuki sektor bisnis lainnya dengan memasuki bisnis baru di industri
pertambangan. Bisnis perhotelan, produk dan layanan, termasuk konsumen
perusahaan lama dipindahkan ke perusahaan baru. Pyxis merupakan jendela yang
berbasis aplikasi perangkat lunak dan dikombinasikan dengan protokol internet
eksklusif Pyxis untuk memberikan solusi yang fleksibel dan mudah dioperasikan
para pelanggan untuk memenuhi seluruh aspekk kebutuhan operasi hotel dari

13

14

yang paling sederhana hingga konfigurasi yang rumit. Sistem Pyxis memiliki
kemampuan

untuk

mengintegrasikan

operasi

beberapa

tempat

dengan

pengumpulan data yang cepat dan infrastruktur yang sederhana namun aman.
Dalam perjalanannya di dunia bisnis, PT. PYXIS memiliki beberapa tahun
penting dari awal berdirinya PT. PYXIS Ultimate Solution. Di tahun 1998,
didirikan dengan nama PT. DACCOM ANUGERAHMULYA pada tahun 1988,
dan mengembangakan DOS generasi pertama berbasis sistem hotel dengan merk
ParHis. Pada tahun 2000, dibentuk sebuah perusahaan baru dengan nama PT
Myohdotcom Indonesia yang terdaftar pada bulan Juli 2000, dengan produk
bawaan dari PT. DACCOM ANUGERAHMULYA yang menjadi pemegang
saham dengan kepemilikan 33% dari total saham yang ada. Pada tahun inii
perusahaan merilis windows generasi kedua berbasis sistem hotel dibawah nama
merk BITS Software yang kemudian dikenal sebagai MYOH Software Hotel. Pada
tahun 2004, nama perusahaan diubah menjadi PT. MYOH Technology Tbk. Hal
tersebut dilakukan dalam rangka memberikan kesan yang tepat sebagai
perusahaan IT Developer. Selain itu, perubahan nama tersebut untuk menghindari
nama DOTCOM yang sering dikaitkan dengan bisnis perusahaan portal. Di tahun
2011, dalam rangka memusatkan konsentrasi bisnis awal yaitu pada industri
Teknologi Informasi Hotel, maka semua yang terkait usaha tersebut ditransfer dan
dilanjutkan dengan sebuah perusahan baru yaitu PT. PYXIS Ultimate Solution.
Perusahaan PYXIS didirikan pada bulan Juni 2011, dengan membeli aset MYOH
serta obligasinya pada bulan Agustus 2011. PT. PYXIS Ultimate Solution
melanjutkan lini bisnis awal MYOH sebagai perusahaan pengembang Teknologi
Informasi dan mengambil alih seluruh pelanggan MYOH. Saat ini dengan

15

teknologi Hybrid generasi ketiga, PT. PYXIS Ultimate Solution memberdayakan

industri perhotelan dengan solusi teknologi informasi yang cerdas.
Hingga saat ini PT. PYXIS telah memiliki tiga distributor resmi dalam
pendistribusian produknya. Distributor pertama adalah Aryacom Teknologi, CV
yang terletak di Kompleks pertokoan Sudirman, Denpasar, Bali. Distributor kedua
terletak di Jompol, Jatujak, Bangkok, Thailand dengan nama Nine Net Co., Ltd.
Distributor ketiga bernama Babakan Residence yang terletak di Babakan
Residence Mataram. Lombok. Saat ini, untuk lokasi Kantor PT. PYXIS Ultimate
Solution terletak di Jalan Tambora nomor 15, Malang, Jawa Timur dengan nomor
telepon (0341) 550246; Fax (0341) 550247.
3.2. Visi dan Misi Instansi
3.2.1. Visi PT PYXIS Ultimate Solution
Membawa perusahaan untuk menjadi salah satu pemimpin dalam
Teknologi Informasi khususnya pada sektor Pariwisata, Hotel dan Restaurant
dengan mengembangkan produk aplikasi yang berstandar internasional.
3.2.2. Misi PT PYXIS Ultimate Solution
Untuk mewujudkan Visi, perusahaan melakukan langkah-langkah kongkrit
yang diicanangkan dalam Misi perusahaan yaitu:
1.

Menyediakan berbagai solusi yang terintegrasi kepada mitra kerja untuk

merespon perkembangan bisnis dan membantu mereka untuk

2.

berkembang secara produktif, optimal dan efisien.

Mempertahankan dan meningkatkan market segmen yang ada dengan
melakukan penetrasi pasar yang pro aktif dan mencermati peluangpeluang bisnis yang kemungkinan muncul untuk meningkatkan
pendapatan dan menjaga stabilitas arus kas perusahaan.

16

3.

Menghasilkan produk-produk aplikasi yang berkualitas internasional

4.

agar mampu bersaing dengan kompetitor global.

Menciptakan jaring-jaring bisnis secara produktif, baik dalam skala
regional maupun internasional.

3.3 Struktur Organisasi PT PYXIS Ultimate Solution

Jabatan tertinggi pada PT PYXIS adalah Presiden Direktur yang langsung
membawahi Direktur beserta sekretaris. Direktur langsung membawahi enam
manajer sekaligus. Hirarki perusahaan dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Struktur Organisasi

Solution

PT PYXIS Ultimate

Sumber: PT Pyxis Ultimate Solution (2015)

3.4. Produk PT PYXIS Ultimate Solution
PT PYXIS Ultimate Solution bergerak dalam industri perhotelan
menyediakan beberapa produk seperti:
1.

Front Office Operation

a. PRIMO
PRIMO merupakan sistem dengan cara tercepat dan mudah untuk operasi
anggaran hotel dengan layanan yg masih terbatas. PRIMO menyediakan
sistem untuk Front Office hotel kecil, dengan modul Reservasi yang
lengkap, Registrasi, Night Audit, Tingkat Manajemen, Housekeeping,
namun dengan analisis dan intergrasi alat yang terbatas.
b. ULTRA
ULTRA merupakan sistem Front Office yang kuat dan fleksibel yang
berkembang sesuai dengan kebutuhan hotel. ULTRA sangat cocok untuk

17

semua kelas hotel, dengan fungsi dan analisis yang lengkap, dengan
integrasi alat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing
hotel.
c. ESTEEM
ESTEEM merupakan versi paling komplit dalam satu paket dengan
2.

fungsi tambahan yang ada di dalamnya.

Food Beverage Operation
a. Point of Sale
Point of sale ini merupakan windows luar biasa yang menawarkan
fleksibilitas, efisiensi, fasilitas audit trail, keramahan pengguna dan
teknologi yang kuat di balik sistem untuk memenuhi persyaratan dari
kecil ke besar, operasi yang sangat kompleks dan sederhana dalam
b.

pendirian restoran.
G-PRINT
G-PRINT adalah software remote eksklusif yang dihubungkan dengan
printer dapur. Software G-Print merupakan layanan over IP, yang
membuat POS Pyxis menjadi sistem pengaturan tengah, dimana secara
otomatis akan mencetak perintah kepada anggota jaringan terdistribusi

c.

dari restoran di kota, negara, negara atau bahkan di seluruh dunia.

Ponsel Orde Taker
Ponsel taker telah dirancang untuk meningkatkan proses pemesanan
menu FB, dimana menggunakan peralatan nirkabel, (PC Tablet, PDA,
Tab) pelayan dapat memproses pesanan, dan sistem akan mengirimkan

d.

pesanan langsung ke dapur dan kasir di waktu yang sama.

Kitchen Display System
Pyxis KDS Manager dirancang untuk meningkatkan efisiensi persiapan
menu orde di dapur. Sistem ini akan membantu pembentukan untuk

e.

memantau pesanan dan untuk memastikan proses pengiriman dipelihara.

Event Banquet (MICE)
Pyxis EBM menyediakan cara yang mudah dan efektif untuk membuat
reservasi untuk berbagai perjamuan dan konferensi daerah. Hal ini

18

dirancang untuk mengelola pemesanan dan persiapan untuk fungsi ruang

perjamuan, organisasi, restoran, jasa katering atau orang lain yang
membutuhkan sebuah program untuk secara otomatis buku acara
menghitung semua harga termasuk pajak dan grafikasi yang disarankan,
3.

dan menyajikan lembar kerja untuk kebutuhan staf.

Device Integration
a. PABX Billing and PMS
Modul Pyxis PABX adalah sistem manajemen telepon yang dirancang
b.

untuk menghubungkan Pyxis PMS dengan panggilan telepon akun tamu.

Key-Lock
Pyxis modul Key-Lock adalah sistem kunci-kunci yang dirancang untuk
secara langsung menghubungkan dengan Pyxis PMS dalam penanganan

c.

tamu magnetik kunci (C / I, C / O, Duplikat, Baca, dll).

Interactive Voice Response
IVR manager memberi kemungkinan untuk menambah sistem pada
semua fitur auto-petugas, seperti pesan selamat datang atau pesan siang-

d.

malam, yang tidak terintegrasi dalam sistem secara default

Digital Image Manager
Pyxis Digital Image Manager adalah add-on fungsi yang digunakan
untuk pemindahan atau menangkap ID tamu dan foto untuk tujuan
pengarsipan. Ini akan menghemat waktu dan uang dalam jangka
mengurangi foto copy konsumsi kertas. Sehingga dapat lebih sederhana,

e.

akurat, efisien dan menghemat biaya.

Video On Demand In Room Entertaintment Center
Layanan ini memungkinkan para tamu untuk mencari dan memilih item
individu Food & Beverages (F & B) dari TV di kamar. Ini juga dapat
memungkinkan penyajian makanan melalui gambar definisi tinggi,
menambahkan penjelasan dari bahan dan harga termasuk pajak. Juga
mendukung layanan spa, dimana para tamu dapat melihat semua tawaran
untuk tamu, baik di tempat atau off-site. Hal ini dapat dilakukan dan

19

dilihat melalui gambar, video, mengenai isi yang berkaitan dengan

f.

perawatan yang ditawarkan

SMS Gateway
Pyxis Pigeon merupakan modul aplikasi yang menggunakan perangkat
modem GSM standar yang akan memberikan atau menerima format
pesan teks standar yang dirancang secara eksklusif untuk efisiensi dalam

g.

operasi Hotel
Weigh Scale
Pyxis Weight Scales Link adalah modul aplikasi perangkat lunak yang
menghubungkan perangkat skala melalui pertukaran data komunikasi
standar seperti RS-232 atau OPOS, biasanya digunakan untuk POS
restoran seafood integrasi di mana beberapa kuantitas menu berdasarkan
kuantitas ditimbang mana kemudian akan dihitung secara otomatis

4.

dengan harga barang

Back Office Operation
a. Account Receivable Fitur dilengkapi dengan :
1) Grafis A / R keseimbangan status
2) Informasi yang mudah dan menelusuri
3) Link otomatis dan auto posting ke masing-masing rekening A / R
untuk transaksi buku besar FO Kota
4) Pemberitahuan Faktur otomatis untuk arus kas yang lebih baik
5) Multi currency dengan perhitungan otomatis Gain / Rugi Journal
pertukaran
6) Penanganan komisi mudah agen
7) Reminder dan pernyataan mudah fungsi
8) Agen dan kontrol batas kredit perusahaan
9) Database disesuaikan
10) Automatic A / R Journal menciptakan untuk setiap A / R Transaksi
b. Accounts Payable dilengkapi dengan :
1) Grafis A / P keseimbangan status dan penuaan
2) Informasi yang mudah dan menelusuri
3) Link otomatis dan auto posting ke masing-masing rekening A / P
untuk menerima transaksi
4) Pembayaran voucher fasilitas penciptaan untuk biaya
5) Pemberitahuan voucher pembayaran otomatis

20

6) Multi currency dengan perhitungan otomatis gain / Rugi Journal

pertukaran
7) Kemampuan untuk memproses pengembalian dan penyesuaian
8) Database pemasok dan sejarah
9) Automatic A / P Journal menciptakan untuk setiap A / P Transaksi
c. General Ledger dilengkapi dengan :
1) Link jurnal otomatis dengan modul akuntansi Pyxis lainnya
2) Real time, pemeliharaan keseimbangan otomatis
3) Multi currency
4) Fasilitas jurnal berulang
5) Informasi grafis dan ringkasan G saldo rekening / L
6) Anggaran dan perbandingan aktual, perawatan mudah
7) Gerakan anak, termasuk pelacakan transaksi asli
8) Drill Down informasi
9) Analisis keuangan yang canggih, standar atau ditetapkan pengguna
10) Fasilitas penyesuaian jurnal 13 bulan
11) Tidak ada penutupan bulanan sebagai sistem secara otomatis akan
menghitung keseimbangan
12) Generasi laporan ditetapkan pengguna fleksibel
13) Laporan dapat diekspor ke format apapun seperti pdf, excel, csv atau
file teks
14) Laporan dapat diproduksi bulanan atau kuartalan seperti yang diminta
oleh pengguna
15) Perhitungan otomatis Laba atau Rugi
16) Penciptaan jurnal statistik FO
d. Inventory
Aplikasi persediaan Pyxis telah dirancang untuk meningkatkan efisiensi
bagi pengguna untuk mengelola persediaan hotel seperti persediaan,
makanan, minuman, minuman keras, linen, dll. Ini mencakup semua
operasi
e.

yang

berhubungan

dengan

pergerakan

semua

transaksi

persediaan.
Cost Management
Manajemen biaya telah dirancang untuk memungkinkan pengguna
memantau dan mengontrol persediaan dan biaya yang sesuai. Proses
pemantauan akan melibatkan semua bursa transfer dan permintaan resmi,
anggaran perbandingan, dan juga sejarah pergerakan persediaan.

21

5.

Internet Application
a. e-BOOKING ENGINE
Pyxis memberikan pemesanan mesin internet untuk website. Its mudah
untuk menghubungkan dan otomatis mengintegrasikan dengan Pyxis
depan Sistem Office, oleh karena itu tidak ada lagi duplikasi entri data
b.

ketika ada pemesanan melalui e-pemesanan ini mesin ke hotel.

E-MIS
MIS berbasis web (Sistem Informasi Manajemen) menyediakan dan
efisiensi untuk manajemen menengah-up untuk memantau operasi hotel

c.

mereka saat mobile di mana-mana dan di mana saja.

e-CRS
Pyxis e-CRS (Central Reservation System) menyediakan kelompok atau
rantai hotel untuk melakukan pemesanan atau reservasi langsung ke
masing-masing properti hotel yang dikelola dari / Kantor Pemasaran
Head dengan metode yang mudah dan aman. Tidak ada duplikasi data,
tidak ada proses waktu pengakuan, tidak ada kesalahan dibandingkan
dengan jika Anda melakukannya dengan cara sistem konvensional atau

d.

lainnya
e-Membership
Merupakan sistem keanggotaan dan manajemen loyalitas sistem online.
Ini adalah sistem database keanggotaan Sentralisasi-Distributed, di mana
semua profil keanggotaan yang di-host dalam database tengah dan juga
disiarkan ke server situs individu

6.

Others products
a. Sales Marketing
Modul Pyxis Pemasaran ini dirancang untuk membantu manajemen
untuk secara efisien mengelola dan memantau kegiatan tenaga penjualan,
juga untuk menjaga informasi kontak database dan permintaan penjualan
dari operasi.

22

b.

Engineering Maintenance
Pyxis Teknik Pemeliharaan dirancang untuk mengelola semua kegiatan
yang berkaitan dengan hotel W / O (Work Order) untuk menjaga kamar,
bangunan, mesin, aset dan peralatan lainnya. Fitur dalam sistem yang
penjadwalan perawatan, permintaan kerja, perintah kerja, bagian dan

c.

manajemen aset, catatan konsumsi energi, dll

Fixed Asset
Pyxis modul Fixed Asset dirancang untuk catatan semua gerakan aset dan
nilai buku dari saat pembelian, termasuk fasilitas pelabelan, catatan

d.

pemeliharaan, penyusutan, penjualan, pembuangan dan revaluasi.

Membership Loyalty
Loyalitas keanggotaan telah dirancang untuk meningkatkan pelayanan
kepada tamu dan pelanggan. Beberapa hotel membuat program
keanggotaan untuk menawarkan serangkaian program, untuk digunakan
sebagai fasilitas untuk memotong harga atau hak lainnya. Pola loyalitas
pelanggan

e.

dapat

dipertahankan,

yang

pada

gilirannya

dapat

meningkatkan pendapatan dengan meningkatkan transaksi penjualan

.
Data Concolidation
Data Konsolidasi adalah perangkat lunak untuk kantor pusat, dimana
kantor pusat dapat mengelola, memantau dan mengkonsolidasikan

f.

properti anggota atau rantai hotel.

Ezyda Synch
Modul ini memiliki hubungan dekat dengan Data modul Konsolidasi
yang digunakan dalam multi-properti hotel atau restoran multi-gerai. Jika
koneksi data antara server dan client terputus atau jatuh, sistem akan aktif
dalam modus klien dimana transaksi akan diposting pada data klien lokal.
Jika sambungan dipulihkan sistem secara otomatis akan melakukan

23

sinkronisasi data lokal dengan data pada komputer server. Ezyda Sync
Hotel membuat data selalu valid dan up-to-date.

BAB IV
HASIL PELAKSANAAN PRATIK KERJA LAPANGAN
4.1 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan di PT PYXIS Ultimate Solution
yang terletak di Jalan Tambora 15, Malang, Jawa Timur. Untuk waktu pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan dimulai tanggal 6 Juli 2015 hingga 21 Agustus 2015,
pada hari Senin hingga Jumat dimulai pukul 08.00 WIB sampai pukul 17.00 WIB.
Praktik Kerja Lapangan ini dilaksanakan selama 28 hari dengan total waktu 252
jam.
4.2 Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
Praktik Kerja Lapangan dilakukan di PT PYXIS Ultimate Solution pada
divisi training (pelatihan). Divisi training merupakan divisi yang memegang
kendali atas pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan baru (junior
training) maupun membuat program magang. Di dalam divisi ini terdapat
supervisor, senior staf training, dan junior training. Senior staf training adalah
pihak yang bertanggung jawab dalam memberikan program magang kepada
penulis. Berikut rincian kegiatan yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan
di PT PYXIS Ultimate Solution.
Tabel 1
Uraian Kegiatan Harian Praktik Kerja Lapangan
Tanggal
Uraian Kegiatan
Senin, 6 Juli 2015
Pengantar akuntansi perhotelan
Tanggal
Uraian Kegiatan
(lanjutan)

Selasa, 7 Juli 2015

Rabu, 8 Juli 2015

Training materi mengenai bagian Sales &

Account Receivable(AR)
Training materi bagian Account Payable (AP),
Purchase & Receive

(dilanjutkan)

24

25

Kamis, 9 Juli 2015

Training materi bagian Cost Control & Strore

Jumat, 10 Juli 2015

Penjelasan sistem Pyxis GL

Senin, 13 Juli 2015

Training dan simulasi modul Sales

Selasa, 14 Juli 2015

Training dan simulasi modul AR

Rabu, 15 Juli 2015

Persiapan materi produk Pyxis

Kamis, 16 Juli 2015

Pembuat blogspot & fanpage

Senin, 27 Juli 2015

Training dan simulasi modul AP

Selasa, 28 Juli 2015

Training dan simulasi Cash & Bank

Rabu, 29 Juli 2015

Training dan simulasi modul General Ledger

(GL)

Kamis, 30 Juli 2015

Training dan simulasi modul Report

Jumat, 31 Juli 2015

Review Pyxis GL secara keseluruhan

Senin, 3 Agustus 2015

Review Pyxis GL secara keseluruhan

Selasa, 4 Agustus 2015

Pengantar sistem Pyxis I-Cost

Rabu, 5 Agustus 2015

Training dan simulasi Stock Request

Kamis, 6 Agustus 2015

Training dan simulasi modul Purchasing

Jumat, 7 Agustus 2015

Training dan simulasi modul Receive

Senin, 10 Agustus 2015

Training dan simulasi modul Issuing & Transfer

Selasa, 11 Agustus 2015

Training dan simulasi modul Recipe

Rabu, 12 Agustus 2015

Training dan simulasi modul Report I-Cost

Kamis, 13 Agustus 2015

Review Pyxis I-Cost keseluruhan

Jumat, 14 Agustus 2015

Review Pyxis I-Cost keseluruhan

Selasa, 18 Agustus 2015

Summary Pyxis GL & Pyxis I-Cost

Rabu, 19 Agustus 2015

Summary Pyxis GL & Pyxis I-Cost

26

Kamis, 20 Agustus 2015

Persiapan Laporan PKL

Jumat, 21Agustus 2015

Persiapan Laporan PKL

4.3 Hasil Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

PT PYXIS Ultimate Solution memberikan pelatihan dua sistem utama
Back Office (BO) yaitu PYXIS GL dan PYXIS iCost. PYXIS GL memiliki
beberapa modul atau bagian di dalamnya, yaitu sales, account receivable, account
payable, cash & bank, G/L, dan report. Pada kegiatan PKL yang sudah dilakukan,
penulis memfokuskan pada sistem Back Office yaitu account payable dan general
ledger. prosesnya. Dalam kegiatan PKL penulis dapat menerapkan dan
mempraktikan pemahaman teori dari mata kuliah yang didapat seperti mata kuliah
pengantar akuntansi, aplikasi komputer, dan sistem informasi akuntansi pada saat
pengoperasian program. Mahasiswa juga menerapkan soft skill dan hard skill yang
dimiliki saat melakukakn kegiatan PKL. Soft skill yang didapat dari kegiatan PKL
yaitu belajar untuk menjadi pribadi yang profesional, cekatan, serta tanggung
jawab atas pekerjaan yang telah diberikan. Sementara hard skill yang didapat
adalah menerapkan ilmu dan pengetahuan akuntansi yang telah didapatkan selama
proses perkuliahan pada dunia kerja yang sebenarnya. Pada akhir perioda PKL
supervisi yang bertugas melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan PKL
yang telah berlangsung. Mahasiswa/penulis dinyatakan menguasai materi jika
mampu menjalankan program dengan baik. Evaluasi yang dilaksanakan adalah
bersifat lisan.
4.4 Account Payable pada Sistem PYXIS

27

Account Payable adalah bagian di Accounting yang bertugas mencatatkan

hutang dan merencanakan pembayaran sesuai dengan perjanjian kredit/hutang
(term of payment) yang telah dibuat.
Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab Account Payable:
1. Memeriksa bukti penerimaan yang dibuat oleh Receiving sesuai dengan
Purchase Order yang dibuat dan bukti pengiriman oleh supplier.
2. Mencatatkan hutang yang terjadi.
3. Membuat perencanaan pembayaran (payment voucher).
4. Mencatatkan pembayaran hutang ke supplier.
5. Membuat laporan AP Aging.

4.4.1
1.

Bagian-bagian dalam Account Payable

CHART OF ACCOUNT
COA sudah harus dimasukkan melalui modul General Ledger, jika COA
belum ada maka AP jurnal tidak bisa dibuat.

2.

VENDOR
Pengelompokan vendor/supplier biasanya dikelompokkan menjadi dua :

3.

a.

APT

: AP Trade (hutang dagang)

b.

CASH : Cash Purchase (pembeliaan tunai)

INTERFACE ACCOUNT (bila diguankan)

Interface account ini digunakan untuk menentukan account yang nantinya
akan digunakan untuk pembentukan journal secara otomatis.

28

a.

AP Payment link-kan dengan account AP Clearance, link ini akan

digunakan untuk membentuk jurnal secara otomatis jika terjadi
pembayaran hutang.

b.

Gain / Loss link-kan dengan account gain/loss on exchange rate.

Link ini akan digunakan jika terjadi pembayaran AP dengan
menggunakan mata uang asing;, sistem secara otomatis dapat
mengetahui untung/rugi karena adanya perbedaan exchage rate

c.

Goverment Tax Payable Link-kan dengan nama vendor yang

digunakan untuk menampung nilai hutang pajak. Hal ini digunakan
jika perusahaannya merupakan wajib pungut pajak.(misalnya: Badan
Usaha Milik Negara)

4. OPENING DATA
Masukkan saldo hutang AP per masing-masing supplier secara detail (per
transaksi).
Masukkan saldo AP melalui New Transaction.
Setelah saldo dimasukkan , cetaklah laporan aging untuk cross check
dengan data awal.
5. IMPORT
Account Payable bisa link dengan Receiving, dengan catatan Receiving
sudah divalidasi melalui modul STORE, maka AP bisa mengimport data
Receiving tersebut. Artinya user Store sudah yakin bahwa data Receiving
sudah benar, baik quantity-nya (jumlah), maupun harga barang yang
diterima.

29

6. NEW TRANSACTION
Jika transaksi AP bukan hasil link dengan receiving, kita bisa memasukkan
secara manual.
Menambahan data transaksi AP ada 3 macam :
a. NEW TRANSACTION .
Menambah hutang (transaksi hasil import dari receiving)
b. DEBIT NOTE.
Digunakan untuk mengurangi hutang atau adjustment.
c. CREDIT NOTE.
Digunakan untuk menambah hutang, yang bukan dari receiving
atau untuk adjustment.
7. PAYMENT VOUCHER
Digunakan untuk membuat perencanaan pembayaran hutang.
8. AP PAYMENT
Data AP yang dapat dilakukan AP Payment, adalah transaksi yang sudah
dibuatkan payment vouchernya.
9. JOURNAL STATUS
AP Journal mempunyai tiga macam status :
a. OPEN : Jurnal yang statusnya open masih bisa kita lakukan edit
ataupun delete.
Jurnal otomatis hasil import dari RECEIVING statusnya open.
b. CHECKED : Jurnal yang statusnya open dan sudah di flag
statusnya akan berubah menjadi checked. Jurnal yang statusnya
checked tidak bisa diedit ataupun didelete, jika terjadi kesalahan

30

maka kita harus membuat jurnal koreksi/adjusment. (note, dapat

juga dengan utility BO)
Jurnal otomatis dari AP Payment, langsung pada status ini. (bila
menggunakan interface account)
c. PROCESSED BY GL : Jurnal yang statusnya checked bisa diimport
oleh General Ledger. Jurnal yang statusnya processed by GL tidak
bisa diedit ataupun delete, jika terjadi kesalahan maka kita harus
membuat jurnal koreksi / adjustment.
10. JURNAL
Jurnal-jurnal umum yang terjadi di Account Payable :
a. Jurnal pembelian barang Inventory
Inventory

xxxx
AP Trade/CashPurchased

xxxx

b. Jurnal pembelian barang langsung digunakan

Cost/Expenses

xxxx
AP Trade/CashPurchased

xxxx

c. Jurnal pembayaran hutang **

AP Trade/CashPurchased
Cash/Bank

xxxx
xxxx

d. Jurnal pembayaran uang muka (Advance Payment)

Advance Payment

xxxx

Cash/Bank

xxxx

31

e. Jurnal pembelian barang yang sudah dibayar uang muka

Inventory/Expenses

xxxx

Advance Payment

xxxx

11. AGING
Umur hutang dihitung berdasarkan tanggal transaksi (billing date), bukan
berdasarkan tanggal payment voucher.
Pembagian umur hutang adalah1-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, 91-180
hari dan lebih dari 180 hari.
Pembagian umur hutang berdasarkan hari dan bukan berdasarkan bulan.

1.1 General Ledger pada Sistem PYXIS

General ledger adalah bagian di accounting yang bertugas membukukan
semua kejadian / transaksi sesuai dengan nomer perkiraan nya,sehingga menjadi
suatu laporan keuangan.

32

Gambar 2 Tampilan Sistem Pyxis GL

Sumber: Data diolah, 2016
Ruang lingkup tugas dan tanggungjawab di general ledger adalah sebagai berikut.
1.

Menentukan pengunaan dari nomer-nomer perkiraan.

2.

Membukukan setiap transaksi ke nomer perkiraan nya masing-masing.

3.

Melakukan control terhadap jurnal yang dibuat oleh departemen lain (

Income, AR, AP dan Cost control) sudah sesuai dengan bukti pendukung
nya.

4.

Membuat laporan keuangan yang meliputi : Trial Balance , Balance Sheet

dan Income Statement.

4.5.1 Bagian-bagian dalam General Ledger

1.

CHART OF ACCOUNT
COA merupakan syarat utama agar accounting system bisa dijalankan. COA
adalah kode-kode nomer perkiraan yang digunakan untuk mencatatkan
transaksi yang terjadi. COA secara umum di bagi menjadi 5 ; Asset,

33

Liability, Equity, Revenue , Cost dan Expenses. Sifat dari chart of account
mengikuti hukum dasar berikut :
Asset

: Bertambah di sisi debet dan berkurang disisi kredit.

Liability :

Bertambah

di

sisi

kredit

dan

berkurang

disisi

debit.

Equity

Bertambah

di

sisi

kredit

dan

berkurang

disisi

debit.

Revenue :

Bertambah

di

sisi

kredit

dan

berkurang

disisi

debit.

Cost

: Bertambah di sisi debet dan berkurang disisi kredit.

Expenses: Bertambah di sisi debet dan berkurang disisi kredit.

2.

FISCAL PERIODE
Fiscal periode adalah jangka waktu pelaporan, ada beberapa macam periode
pelaporan keuangan :
a.

Bi-Weekly

: Laporan per dua minggu.

b.

Monthly

: Laporan per bulan.

c.

Quarterly

: Laporan per tiga bulan

d.

Semi Annually

: Laporan per 6 bulan

e.

Annually

: Laporan per tahun

Pada umum nya laporan keuangan adalah per bulan (Monthly)

3.

LEDGER
Ledger atau buku besar adalah rincian dari detail transaksi/ detail jurnal
untuk masing masing nomer perkiraan.

4.

TRIAL BALANCE
Trial Balance adalah laporan yang berisi semua saldo untuk masing-masing
nomer perkiraan dengan saldo debit dan saldo credit.

34

5.

BALANCE SHEET
Laporan yang mencerminkan keseimbangan antara Asset dibandingkan
dengan Liability dan Equity dalam akhir suatu periode akuntansi.
Secara sederhana dapat dijelaskan ; Asset adalah segala sesuatu yang
dimiliki oleh perusahaan ; Liability adalah tuntutan terhadap asset; Equity
adalah

tututan

pemilik

usaha

terhadap

asset.

Secara sederhana balance sheet di rumuskan Asset = Liability + Equity

6.

INCOME STATEMENT
Laporan yang mencerminkan pendapatan (revenue), biaya (expenses),
keuntungan (gain/profit)dan kerugian(losses) dalam suatu periode tertentu.
Secara sederhana income statement di rumuskan Profit /Loss = Revenue
Expenses.

7.

IMPORT JOURNAL
Jurnal yang bisa di import oleh general ledger adalah jurnal ( di income,
AR,AP, dan cost control) yang status nya check, jika status nya masih
open

maka

jurnal

tersebut

tidak

dapat

di

import.

Import data jurnal dilakukan per hari untuk semua modul.

8.

LOCK JOURNAL
Digunakan untuk mengunci data jurnal dalam suatu periode agar tidak bisa
di lakukan edit maupun delete. Data yang sudah di lock jika di
perlukan bisa di lakukan Un lock untuk membuka kembali.
Setiap akhir bulan / periode pelaporan tidak ada proses closing data, jika
diperlukan untuk keamanan cukup dilakukan LOCK.

35

9.

RECALCULATE GL BALANCES
Digunakan untuk penghitungan kembali seluruh data jurnal agar pada saat
laporan Trial Balance dicetak, sehingga data yang ditampilkan benar.
Proses ini dilakukan setelah melakukan import semua jurnal dan akan
mencetak laporan Trial Balance.

10.

PROFIT / LOSS JOURNAL

Jurnal profit / loss dibuat setiap akhir periode pelaporan, proses perhitungan
dapat dihasilkan secara otomatis.
a.

Jika untung jurnal nya :

P/L Clearance

xxxx

Profit / loss
b.

xxxx

Jika rugi jurnal nya :

Profit / loss

xxxx

P/L Clearance

xxxx

Account P/L Clearance dibuat di group other, profit/ loss adalah account
yang menampung laba rugi tahun berjalan di group equity/ modal.
11.

JOURNAL
Jurnal-jurnal yang terjadi di general ledger :
a.

Jurnal biaya yang masih harus dibayar ( ACCRUAL ), misal kan jurnal
pembebanan biaya listrik, air, telp , sewa, gaji dan lain-lain.
Expenses

xxxx
Accrued Expenses (Liabilities)

b.

xxxx

PREPAID - Jurnal pembebanan biaya yang telah dibayar di muka atau

pembebanan biaya yang ditangguhkan atau pengakuan revenue yang

36

sudah diterimakan misal asuransi , pemeliharaan, sewa dan lain lain.

Advance Receipt ( LB)

xxxx

Revenue
Expenses

xxxx
xxxx

Prepaid Expenses (AS)

Expenses

xxxx
Differed Charge (AS)

c.

xxxx

xxxx

DISTRIBUSI EMPLOYEE MEAL Jurnal pembebanan biaya makan

karyawan

untuk

masing-masing

Expenses meal department

xxxx

Expenses meal
d.

department.

xxxx

DEPRECIATION & AMORTIZATION Jurnal penyusutan aktiva tetap

dan biaya amortisasi , misal nya penyusutan nilai gedung, kendaraan ,
pre

opening

expenses

Depreciation Building ( EX)

dan

xxxx

Accumulation Depreciation (AS)

Amortization Pre opening ( EX)
Differed Charge (AS)

lain

xxxx

xxxx
xxxx

lain.

37

4.5.2 Alur Sistem PYXIS General Ledger

Gambar 3. Flow Sistem PT PYXIS Ultimate Solution

Sumber: PT Pyxis Ultimate Solution (2015)

BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang telah
dilaksanakan oleh penulis yang dimulai 6 Juli 2015 hingga 21 Agustus 2015 di PT
PYXIS Ultimate Solution, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.
1. Selama melakukan kegiatan PKL, penulis dapat menerapkan

dan

mempraktikan pemahaman teori dari mata kuliah yang didapat seperti mata
kuliah pengantar akuntansi, aplikasi komputer, dan sistem informasi
akuntansi pada saat pengoperasian program. Mahasiswa juga menerapkan
soft skill dan hard skill yang dimiliki saat melakukakn kegiatan PKL. Soft
skill yang didapat dari kegiatan PKL yaitu belajar untuk menjadi pribadi yang
profesional, cekatan, serta tanggung jawab atas pekerjaan yang telah
diberikan. Sementara hard skill yang didapat adalah menerapkan ilmu dan
pengetahuan akuntansi yang telah didapatkan selama proses perkuliahan pada
2.

dunia kerja yang sebenarnya.

Account payable adalah bagian pada Back Office yang bertugas melakukan
pencatatan dan input data mengenai transaksi yang berkaitan utang dagang
yang terjadi di lingkup hotel. General ledger adalah bagian pada Back Office
yang bertugas melakukan pembukuan atas semua transaksi yang terjadi di

3.

hotel dan membukukannya menjadi sebuah laporan keuangan.

Manajemen PT PYXIS memberikan penilaian positif dari hasil kegiatan
Praktik Kerja Lapangan untuk evaluasi pada modul account payable dan
general ledger.

5.2 Saran

38

39

Saran yang dapat diberikan oleh penulis kepada PT PYXIS Ultimate

Solution berdasarkan kegiatan PKL yang telah terlaksana adalah mahasiswa yang
akan melaksanakan kegiatan PKL di PT PYXIS Ultimate Solution sebaiknya
disertakan dalam praktik lapangan agar mahasiswa dapat merasakan pengalaman
kerja yang sebenarnya dan ikut mengimplementasikan software ke hotel sehingga
kontribusi dari mahasiswa terlihat secara nyata.
5.3 Kontribusi
Kontribusi yang telah diberikan oleh penulis selama melaksanakan
kegiatan Praktik Kerja Lapangan adalah dengan mendesain Fan Page dan blog
bagi PT PYXIS yang berguna untuk mempermudah akses antara perusahaan
dengan calon pelanggan serta untuk meningkatkan minat calon pelanggan ketika
akan menggunakan produk dari perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Ikhsan, A. & Prianthara, I. B. T. (2008). Sistem Akuntansi Perhotelan. Jogjakarta:

Graha Ilmu
Jogiyanto, H. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogjakarta: Andi
La Midjan, 2001, Sistem Informasi Akuntansi I, Bandung : Lembaga Informasi
Akuntansi.
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi Cetakan keempat. Jakarta: Salemba Empat
Murdick, R. G., Ross, J. E., & Clagget, J. R. (2002). Sistem Informasi Untuk
Manajemen Modern. Jakarta: Erlangga
Pedoman Umum Organisasi dan Administrasi Hotel. Jakarta: Direktorat Jendral
Pariwisata.
Romney, M. B. & Steinbart, P. J. (2012). Accounting Information Systems.
England: Pearson Education Limited.
Romney, Marshall B., Stembart, Paul John. Accounting Information System (8th
ed.). New Jersey : Prentice Hall. 2000.
Soetopo, Bambang. (2009). Akuntansi Perhotelan. Jakarta: Esensi Erlangga Group
http://properti.bisnis.com/read/20140421/107/221127/bisnis-perhotelanpertumbuhan-hotel-di-indonesia-terus-meningkat (diakses tanggal 13 April 2016)
www.thepyxis.net (diakses tanggal 14 April 2016)
www.jenishotel.info (diakses tanggal 15 April 2016)
www.wibowopajak.com/2012/05/pengertian-hutang-dagang-account.html
(diakses tanggal 15 April 2016)
http://mebiso.com/mengenal-buku-besar-general-ledger-dalam-akuntansi/ (diakses
tanggal 15 April 2016)

40