MEMAHAMI SAFETY STOCK DAN MENGUASAI RUMUSNYA

Menentukan tingkat inventory yang tepat merupakan pekerjaan yang paling penting dan
menantang bagi operation manager. Jika terlalu banyak inventory, uang anda akan mati dalam
modal kerja. Jika inventory terlalu sedikit, anda akan mengalami stock out dan customer akan
kecewa. Untunglah ada rumus untuk menentukan safety stock
Stock out disebabkan beberapa faktor antara lain: demand yang fluktuasi, forecast yang tidak
akurat, lead time yang bervariasi (lead time supplier maupun lead time manufacturing). Banyak
juga operation manager yang menetapkan safety stock berdasarkan estimasi atau juga jumlah
stock level. Contoh ada yang menetapkan 2 hari stock atau 20% dari total stock.
Safety stock ditetapkan bukanlah untuk menghilangkan seluruh stock out, tapi hanya yang
mayoritas saja. Contoh bila kita tetapkan service level 95% artinya 95% order dapat dipenuhi
sedangkan 5% tidak dapat dipenuhi (stock out). Jumlah safety stock akan berbanding lurus
dengan service level. Dengan menggunakan rumus kita dapat menentukan safety stock yang
tetap sesuai dengan customer service level.
Untuk mendapatkan angka safety stock perlu kita lihat data historis aktual demand. Data tsb
kemudian kita cari standard deviasinya kemudian dikalikan dengan safety faktor untuk
mendapatkan safety stock.
Rumus nya adalah: Safety stock = safety factor x standard deviasi
Safety stock = Z x (PC/T) x D
dengan:
Z = safety factor (lihat tabel)
PC = performance cycle = siklus forecast atau siklus order
d = standard deviasi dari demand
T = siklus periode demand
Untuk mencari safety stock anda tinggal pilih dari tabel diatas berapa service level yang
diinginkan lalu berapa Z score nya (safety factor). Lalu kalikan dengan standard deviasi.
Ada cara yang lebih mudah dengan menggunakan aplikasi excel yang dapat dilihat dibawah ini.
Contoh
Minggu
1
2
3
4
5
6
7
8

Actual Pemakaian
4,900 Std deviasi = 231
4,600
5,100 Service level = 90%
5,200
5,300 Safety stock = 296
4,800
5,200
4,800

9
10

4,900
5,200 Demand rata-rata = 5,000

Data diatas memperlihatkan aktual pemakaian tiap minggu

Cari standard deviasi nya dengan rumus excel yaitu: std devaisi = STDEV(sorot kolom actual
pemakaian) didapat 231
Tentukan service level nya dalam persen, misalkan 90%
Hitung safety stock dengan rumus excel: = NORMINV(sorot kolom std deviasi;0;sorot kolom
service level) diperoleh angka 296
Jadi service level 90% kita butuh safety stock sebesar 296 dengan rata2 demand sebesar 5000
Anda dapat mencoba untuk berbagai service level, akan diperoleh nilai safety stock yang
berbeda
Kasus diatas bila periode forecast sama dengan periode demand
Bila forecast nya tiap 4 minggu sedangkan demand nya tiap minggu maka rumus nya harus
diubah menjadi (4/1) x safety stock. Jadi untuk kasus diatas menjadi 4 x 296 = 592.
Cara menentukan service level
Bedakan service level untuk masing-masing produk sesuai dengan kriteria, tingkat kepentingan
di mata customer, profit margin atau jumlah sales nya
Bagaimana bila terjadi variasi dalam Lead Time?
Rumusnya harus di modifikasi menjadi
Safety stock = Z x LTLT x D rata2
Dimana:
Z = safety factor (lihat tabel)
LTLT = std deviasi lead time
D rata2 = demand/kebutuhan rata2
atau dapat di tulis lengkap menjadi
Safety stock = service level x (PC/T x D 2 ) + ( LTLT x D rata2 )2
Bagian sebelah kiri adalah safety stock karena variasi demand, sedangkan sebelah kanan adalah
safety stock karena variasi lead time.
Contoh
Sebuah gudang distribusi memasok plastic film roll untuk kebutuhan packaging industri
makanan. Kebutuhan rata2 per minggu 50 roll, std deviasi kebutuhan per minggu sebesar 10 roll.
Std deviasi lead time 0. Lead time proses produksi stabil sebesar 7 hari dan lead time pengiriman
dari pabrik ke gudang selama 1 hari, total 8 hari. Deviasi kebutuhan dihitung tiap periode 1
minggu.
Dengan menggunakan rumus:
Safety stock = Z x (PC/T) x D
Bila service level yang diinginkan sebesar 95% dimana management mengharapkan dari 100 kali

order yang diterima, hanya boleh 5x terjadi stock out.

Dari table servicel level diperoleh safety factor sebesar 1.65 untuk 95% servce level.
Dari data diatas PC = 8 hari yaitu 7 hari manufacturing lead time dan 1 hari lead time pengiriman
dari pabrik ke gudang.
T = 7 hari karena siklus demand per minggu (7 hari)
Sehingga kalau dimasukkan dalam rumus menjadi:
Safety stock = 1.65 x (8/7) x 10 roll = 18 roll
Inilah jumlah safety stock yang harus disimpan di gudang untuk antisipasi demand yang deviasi
nya sebesar 10 roll per minggu dengan total lead time 8 hari.
Bagaimana kalau lead time nya bervariasi katakan 1 hari deviasi lead time ( = 0.07 minggu).
Masukkan ke rumus:
Safety stock = service level x (PC/T x D 2 ) + ( LTLT x D rata-rata)2
= 1.65 x (8/7 x 102 ) + ( 0.07 x 502 ) = 1.65 x 114.3 + 12.2 = 19 roll
Jadi kalau lead time nya memiliki deviasi 1 hari ( 0.07 minggu) maka safety stock akan
bertambah menjadi 19 roll.
Hasil ini menunjukkan bahwa vaiasi demand merupakan faktor dominan dalam menentukan
safety sotck. Pengaruhnya hampir 10 kali lipat dari variasi yang terjadi di lead time.
Karena itu cara mengurangi safety stock adalah dengan :
1. mengurangi deviasi demand (mengurangi variasi)
2. mempertimbangkan besarnya service level, kalau customer tidak memerlukan service level
yang tinggi, turunkanlah service level nya.
Setelah safety stock ditetapkan, harus di monitor secara teratur bagaimana pemakaian safety
stock tersebut. Bila yang terpakai hanya setengahnya, evaluasi kembali nilai service level.
Alternatif mengurangi safety stock:
1. bila item yang ditangani cukup ringan, kurangi safety stock, bila demand mencapai puncak
kirim barang tsb dengan pesawat (air freight)
2. perbaiki forecast, forecast yang tidak akuran akan menyebabkan terjadi deviasi demand yang
besar
3. untuk lingkungan industri yang make to stock perlu dipertimbangkan menjadi make to order
bagi item2 yang variasi demand nya tidak menentu. Selama customer mau menunggu tidak ada
salahnya mencoba menjadi make to order
4. dengan melakukan postponement (penundaan) packaging. Cara ini adalah mengirim dalam
jumlah bulky ke gudang distribusi. Setelah menerima order dari customer, gudang distribusi akan
melakukan packaging sesuai permintaan customer. Contoh: biskuit oreo ada yang isi 2, 4, 6, 12.
Dikirim bulky ke gudang distribusi lalu kalau ada yang pesan isi 12 baru dibuatkan
packagingnya. Jadi mengurangi kesalahan forecasat dengan menimbun lebih banyak safety
stock.