Chapter 9 Functional Area and Compliance Systems

9.1 Management Levels and Functional Systems

Level manajemen bisa diandaikan dengan bentuk piramid, dari bawah adalah
bagian operasional, ke atas manajerial/administrasi dan strategis di puncak.
Pada level strategis, senior/manajemen tingkat atas membuat keputusan yang
akan berakibat selama jangka panjang pada organisasi. Keputusan ini cenderung
ke arah masa depan. Biasanya mereka menggunakan SWOT(strengths,
weaknesses, opportunities, and threats).
Pada level administratif/manajerial, manajer tingkat tengah menerangkan model
bisnis dan mebuat keputusan taktikal yang mempunyai jangka yang lebih
pendek.
Pada level operasional, manajer departemen, supervisor, dan pekerja
memerlukan detail data, pada waktu itu juga, dan kemampuan untuk merespon
apa yang mereka pelajari dari fungsi sistem informasi. Keputusan dibuat lebih
cenderung ke jangka pendek, karena keputusan dibuat untuk mengkontrol
aktivitas dan operasi yang sedang berjalan.
Persyaratan data dari unit tingkat operasional yang luas dan relatif rutin, jarang
berubah karena mereka bergantung pada sumber tetap dari input dan prosedur
operasi standar Standard Operating Procedures (SOP). SOP adalah satu set
instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang-ulang
yang diikuti oleh sebuah organisasi. SOP mudah diotomatisasi atau didukung
oleh area fungsional sistem informasi .
Dasar area fungsional sistem informasi dan contoh aplikasinya ialah:

Manufaktur dan produksi

Akuntansi
Keuangan
IT
Sales dan marketing
Human Resource

9.2 Manufacturing, Production, and Transportation Systems

Fungsi manajemen produksi dan operasi Production and Operations
Management(POM) bertanggung jawab atas proses yang mengubah input
menjadi output. POM mencakup kegiatan beragam dan berbeda dari industri ke
industri; misalnya, POM dari produsen, organisasi pelayanan, pengecer, rumah
sakit, dan lembaga pemerintah berbeda secara substansial.
Sistem manajemen tranportasi Transportation management systems (TMS)
menangani rencana transportasi, seperti misalnya konsolidasi shipping, rencana

pengangkutan dan perjalanan, rute dan tracking dan sopir, serta seleksi karir.
TMS juga mensuport manajemen kendaraan dan transaksi akuntansi.
Faktor-faktor yang mengkontribusi pada perkembangan TMS adalah:
1. Sistem transportasi yang ketinggalan jaman perlu untuk di upgrade atau
diganti.
2. Pertumbuhan transport intermodal
3. Penambahan kemampuan vendor TMS
4. TMS mengatasi data yang besar
Manajemen logistik berhubungan dengan koordinasi dari beberapa proses-proses
kompleks, menamai order, pembayaran atau pembelian, penambahan logistik,
dan shipping logistik. Tujuan umum sistem manajemen logistik adalah untuk:

Optimisasi operasi transportasi

Koordinasi dengan semua suppliers
Mengintegrasi rantai teknologi penawaran
Mensinkronisasi aliran masuk dan keluarnya material atau barang
Mengatur jaringan distribusi atau transportasi

Fungsi dari sistem kontrol barang, yang juga dikenal dengan kontrol stok, atau
sistem manajemen stok, adalah untuk meminimalkan total biaya inventory ketika
mempertahankan tingkat optimal inventory. Departemen POM menjaga safety
stok atau buffer stok atas batas kekurangan.
Sistem kontrol inventori meminimalkan 3 kategori biaya
1. Biaya penyimpanan
2. Biaya order dan shipping
3. Biaya kekurangan
Untuk meminimalkan biaya tersebut, POM menentukan kapan dan berapa
banyak order. Salah satu model inventory ialah economic order quantity(EOQ).
EOQ memasukkan semua biaya dalam pertimbangan.
Just in time(JIT) dan lean manufacturing merupakan 2 metode yang sering
digunakan untuk meminimalkan pengeluaran dan mengatasi kompleksitas dari
manajemen inventory. Meminimalkan biaya inventory dan mempertahankan
tujuan utama dari rantai penawaran.
JIT berguna untuk meminimalkan biaya penyimpanan dengan tidak menyimpan
barang sampai diperlukan pada proses produksi. Dengan JIT, biaya yang
berasosiasi dengan membawa inventory yang banyak pada waktu yang sama
akan dihilangkan. Tetapi harga akan meningkat pada biaya order karena akan
lebih sering mengorder.
Disamping biaya penyimpanan yang minim, JIT tidak cocok dengan perusahaan
yang:

Kerjasama yang tidak baik antara partner rantai penawaran, vendor,

pekerja, atau manajemen
Produksi kustom atau nonrepetitive

Lean Manufacturing Sistem. Supplier mengantarkan bagian-bagian kecil secara

berkala, dan mesin produksi tidak perlu untuk berjalan pada kapasitas maksimal.
Salah satu tujuan lean manufacturing adalah untuk mengeliminasi semua
pengeluaran yang tidak menambah nilai pada produk final.
Quality Control Systems. Manufacturing quality control(QC) system dapat
menjadi sistem yang berdiri sendiri atau dapat menjadi bagian dari total quality
management(TQM). Sistem QC menyediakan data tentang kualitas bahan-bahan
yang masuk dan bagian-bagian lainnya, serta kualitas pada barang dalam proses
dan barang jadi.
9.3 Sales and Marketing Systems
Sistem informasi penjualan dan marketing dapat mengembangkan kapasitas
untuk membuat produk baru, jasa, channel, dan peluang pemasaran yang
mengarah pada aliran pendapatan yang baru. Secara umum sistem penjualan
dan pemasaran support advertising, market research, intelligence gathering,
mengantarkan barang dan jasa ke konsumen dan merespon kebutuhan
konsumen.
Marketer perlu untuk memutuskan jalan optimal untuk mendistribusikan barang
dan jasa mereka melalui kombinasi elektronik, mobile, dan channel fisik.
Contoh manajemen marketing:
Memberi harga barang/jasa. Banyaknya penjualan dan juga keuntungan
ditentukan oleh harga suatu barang/jasa. Memberi harga merupakan penentuan
sulit, terutama pada resesi ekonomi. Harga juga dapat berubah-ubah. Sebuah
perusahaan bisa juga menawarkan flash sales untuk menambah fans atau
konsumen, dan untuk mendorong quick sale. Flash sales bekerja dengan
menawarkan konsumen penawaran yang baik dalam jangka waktu pendek.
Metode ini biasanya berjalan lancar pada media sosial, dan tahap selanjutnya di
social commerce.
Tag Management. Tags, seperti QR codes atau Microsoft tags, perlu untuk
diatur. 73% dari marketer menggunakan automatisasi sistem manajemen
tag(TMS) yang dapat menambah kemampuan mereka untuk menjalankan
kampanye marketing. Dan 42% berkata prosesnya memang lebih cepat.
Salesperson Productivity. Kinerja sales adalah mengumpulkan penjualan dan
TPS pemasaran dan menggunakannya untuk membandingkan kinerja beserta
beberapa dimensi lainnya, seperti waktu, produk, wilayah, dan hari. Penjualan
aktual dapat dibandingkan dengan data historis dan ke ekspektasi.

Anilisis Keuntungan. Dalam menentukan iklan dan usaha marketing lainnya,

manajer perlu tahu berapa kontribusi keuntungan atau margin keuntungan
(profit margin = harga jual harga perolehan) dari barang dan jasa tertentu.

9.4 Accounting, Finance, and Compliance Systems

Departemen akunansi dan keuangan mengkontrol dan mengatur arus kas, aset,
liabilitas, dan pendapatan bersih. Akuntansi keuangan merupakan cabang
spesialisasi akuntansi yang melacak transaksi finansial perusahaan. Karena
investor, regulator, dan lainnya mengandalkan integritas dan kakuratan dari
statemen keuangan eksternal, akuntansi memiliki aturan umum, seperti GAAP
dan FASB.
SEC Financial Disclosure System. Pada perusahaan terbuka, akunting dan fungsi
keuangan bertanggung jawab atas pelaporan kondisi keuangan perusahaan ke
agensi regulator. Laporan keuangan mencakup laporan posisi keuangan,
pendapatan komprehensif, perubahan equitas dan arus kas.
XBRL. Data menjadi interaktif ketika dilabeli menggunakan computer markup
language yang bisa diproses oleh software untuk dilihat secara mutakhir dan
analisis.
XBRL membantu perusahaan dalam:

Membuat data lebih bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan

pembantu.
Membuat data yang lebih akurat dengan error yang lebih sedikit yang
membutuhkan pelaksanaan dari regulator
Transmit data lebih cepat ke regulator dan deadline
Menambah jumlah kasus dan informasi yang dapat diatasi.

Kenapa kecurangan terjadi. Kecurangan terjadi karena kontrol internal untuk

mengatasi fraud internal tidak peduli seberapa kuat akan gagal dalam suatu
kesempatan. Fraud risk management merupakan sistem dan prosedur untuk
mencegah dan melacak aktivitas ilegal yang dilakukan oleh karyawan, manajer,
konsumen atau partner bisnis.
Resiko Faktor Fraud:
1. Tingkat kepercayaan yang tinggi pada karyawan tanpa melihat apakah dia
mencuri atau tidak dari perusahaan
2. Bergantung pada proses kontrol informal
3. Mindset bahwa kontrol internal dan sistem prevensi fraud terlalu mahal
untuk dilaksanakan
4. Menugaskan tugas dalam jangka luas untuk tiap karyawan memberi
mereka kesempatan untuk melakukan fraud.
Strategi setelah fraud:

Memulihkan kembali kerugian finansial

Menghukum pelaku melalui jalur hukum, denda, dan lain-lain
Menghentikan fraudster dari menuduh organisasi lain.

Kontrol internal
Internal kontrol yang kuat, yang bergantung pada IT untuk keefektivitasnya
termasuk:

Segregation of duties
Job rotation
Oversight
Safeguarding of assets
IT policies

Budgeting. Rencana keuangan yang paling banyak diketahui adalah annual

budget, dimana mengalokasikan sumber finansial dari suatu organisasi pada
partisipan, aktivitas, dan proyek.
Forecasting. Kontrol aktivitas pada organisasi ada berbagai bentuk, termasuk
kontrol dan auditing dari sistem informasi itu sendiri. Sistem informasi berperan
penting dalam endukung kontrol organisasi.
Financial ratio analysis. Tugas utama akuntan adalah untuk melihat kesehatan
keuangan pada perusahaan dengan memonitor dan melihat rasio keuangan.
Profitability analysis dan cost control. Perusahaan yang peduli dengan
keuntungan dari barang dan jasa secara individu, garis produk, divisi, atau
kesehatan keuangan dari keseluruhan organisasi. Software Profitability analysis
DSS mengizinkan komputasi yang akurat dari keuntungan dan alokasi biaya
overhead.
9.5 Human Resources Information Systems, Compliance, and Ethics
Perusahaan tidak bisa merekrut pekerja yang hebat dengan sepele. Mereka
harus memilih, merekrut, memotivasi, dan melatih karyawan agar sukses pada
tempat kerja mereka. HR merupakan bagian yang berurusan dengan pengerjaan,
prosedur, komunikasi, dan syarat-syarat pemenuhan.
3 faktor penting yang memperlambat perusahaan untuk berinvestasi pada
Software as a Service HR:
1. Keamanan
2. Kualitas kerja
3. Integrasi
Recruitment. Merupakan proses menemukan karyawan yang berpotensial
dengan kemampuan dan talenta yang dibutuhkan oleh perusahaan, mengetes
mereka dan menentukan mana yang akan dipilih.

Evaluasi kinerja. Sebagian besar karyawan dievaluasi secara periodik dengan

supervisor mereka. Pasangan atau rekan juga harus mengevaluasi satu dengan
yang lain.
Pelatihan dan Pengembangan HR. Pelatihan karyawan dan pelatihan ulang
merupakan aktivitas penting dalam departemen tenaga kerja. Hal penting adalah
merencanakan kelas dan memilih pelatihan apa yang diperlukan oleh organisasi
dan karyawan.
Perencanaan personal dan strategi HR. Departemen HR memperkirakan
kebutuhan bagi orang-orang dan keterampilan. Di beberapa daerah geografis
dan untuk tugas di luar negeri, mungkin sulit untuk menemukan jenis tertentu
dari karyawan.
Keuntungan administrasi. Kontribusi karyawan pada organisasi dihargai dengan
gaji/upah, bonus, dan lainya.
Employee Relationship Management. Pada usaha mereka untuk lebih baik dalam
mengatur karyawan, perusahaan mengembangkan human capital management,
difasilitasi dengan web, atau streamline ke proses HR.
Tantangan Ethical dan Konsiderasi. HRIS apps meningkatkan ethical dan
tantangan aturan. Sebagai contoh, aktivitas pelatihan yang termasuk dalam
bagian HRM bisa saja termasuk isu etik dalam perekrutan dan pemilihan
karyawan dan dalam mengevaluasi kinerja.