CURRICULUM VITAE

Dr. ICHSAN AGUS EFFENDI

 NIP 19800823 200604 1 004

 FK USU 2005

 Dokter PTT di Pusk. Batu Horpak Tapanuli Selatan (2005 – 2006 )

 Widyaiswara Pertama Bapelkes Prov. Sumut (2006 – sekarang)
 hp: 081375066044 & 081265429371, i_agus_e@yahoo.com

1
 DOKUMENTASI MUTU
PELATIHAN MANAJEMEN MUTU KB PUSKESMAS
BAPELKES PROV. SUMATERA UTARA

2
Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti mata diklat ini peserta

diharapkan mampu melaksanakan
dokumentasi mutu KB di puskesmas
Tujuan Pembelajaran Khusus
 Pengertian manajemen mutu
 Pengertian dokumentasi mutu
 Istilah dalam dokumentasi mutu
 Cakupan dokumentasi mutu
 Tujuan dan manfaat dokumentasi mutu
 Pembuatan dokumentasi mutu
 Hirarki dokumentasi mutu

4
APA ITU MANAJEMEN MUTU?

Manajemen mutu adalah suatu proses dimana

orang-orang bergerak untuk mencapai

tujuan.
EFEKTIVITAS ORGANISASI

MASUKAN KELUARAN
PROSES
(INPUT) (OUTPUT)

6
MANAJEMEN MUTU UTK APA?
 PENCAPAIAN CAKUPAN

 KEPUASAN PASIEN/PELANGGAN

 PELAKSANAAN SPM

7
8
MUTU ???
 Philip. B. Crosby
 Derajat dipenuhinya persyaratan yang

ditentukan.
 Kesesuaian terhadap kebutuhan, bila mutu

rendah merupakan hasil dari ketidaksesuaian.

 Mutu ≠kemewahan.
 Dapat dicapai, dapat diukur, dapat memberi

keuntungan dan untuk mencapainya

diperlukan kerja keras

9
MUTU DALAM KESEHATAN
Mutu" adalah tingkat di mana pelayanan
kesehatan pasien ditingkatkan mendekati
hasil yang diharapkan dan mengurangi
faktor-faktor yang tidak diinginkan
(JCAHO 1993).

10
PENGERTIAN MUTU
(Donabedian)
 Definisi absolutis  mutu adalah pertimbangan
atas kemungkinan adanya keuntungan dan kerugian
terhadap kesehatan sebagai dasar tata nilai praktisi
kesehatan tanpa memperhatikan biaya.
 Definisi individualistis  berfokus pada keuntungan
dan kerugian dari harapan pasien dan konsekwensi
lain yang tidak diharapkan.
 Definisi sosial  mutu meliputi biaya pelayanan,
kontinum dari keuntungan atau kerugian, serta
distribusi pelayanan sebagai rata nilai masyarakat
secara umum.

11
DOKUMENTASI MUTU ?
 PENCATATAN DAN PELAPORAN
 BOLEH BERHUBUNGAN DENGAN

KESELURUHAN KEGIATAN DARI ORGANISASI

ATAU SEBAGIAN KEGIATAN YANG DIPILIH
 HARUS MENGACU PADA STANDAR MUTU

YANG DIMAKSUDKAN UNTUK DIPENUHI

12
ISTILAH DALAM DOKUMENTASI MUTU

 INSTRUKSI KERJA
◦ URAIAN RINCI CARA MELAKSANAKAN DAN
MEREKAM PEKERJAAN

 FORMULIR
◦ DOKUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEREKAM
DATA YANG DIPERSYARATKAN OLEH SISTEM
MANAJEMEN MUTU

13
CAKUPAN DOKUMENTASI MUTU
 UKURAN ORGANISASI DAN JENIS
KEGIATANNYA,

 KERUMITAN PROSES DAN INTERAKSINYA,

 KOMPETENSI PERSONEL

14
TUJUAN & MANFAAT
 MENGURAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
ORGANISASI

 MEMBERIKAN INFORMASI UNTUK KELOMPOK

FUNGSI TIMBAL-BALIK SEDEMIKIAN HINGGA
MEREKA DAPAT MEMAHAMI DENGAN LEBIH
BAIK HUBUNGAN TIMBAL-BALIKNYA

15
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA TIM
TENTANG KOMITMEN MANAJEMEN
PUSKESMAS/DINKES TERHADAP MUTU

 MEMBANTU TIM UNTUK MEMAHAMI PERAN

MEREKA DALAM ORGANISASI, SEHINGGA
MENINGKATKAN KEPEDULIAN TERHADAP
TUJUAN DAN PENTINGNYA PEKERJAAN
MEREKA

16
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MEMBERIKAN SALING PENGERTIAN ANTARA
TIM DENGAN MANAJEMEN
PUSKESMAS/DINKES

 MEMBERIKAN DASAR UNTUK HARAPAN

PRESTASI KERJA

 MENYATAKAN BAGAIMANA BERBAGAI HAL

AKAN DILAKSANAKAN DALAM RANGKA
MENCAPAI PERSYARATAN YANG DITETAPKAN

17
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MEMBERIKAN BUKTI SASARAN BAHWA
PERSYARATAN YANG DITETAPKAN TELAH
DICAPAI

 MEMBERIKAN KERANGKA OPERASI YANG

EFISIEN DAN JELAS

 MENYEDIAKAN DASAR UNTUK PELATIHAN

ANGGOTA TIM YANG BARU DAN PELATIHAN
BERKALA KEPADA ANGGOTA TIM

18
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MEMBERIKAN DASAR UNTUK TATA TERTIB DAN
KETERATURAN DALAM ORGANISASI

 MEMBERIKAN KONSISTENSI DALAM OPERASI

BERDASARKAN PROSES TERDOKUMENTASI

 MEMBERIKAN DASAR UNTUK PERBAIKAN

BERKESINAMBUNGAN

 MEMBERIKAN KEPERCAYAAN PELANGGAN (PASIEN)

BERDASARKAN SISTEM TERDOKUMENTASI

19
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MEMBERIKAN KEPERCAYAAN PELANGGAN
(PASIEN) BERDASARKAN SISTEM
TERDOKUMENTASI

 MEMPERAGAKAN KEPADA PIHAK-PIHAK YANG

BERKEPENTINGAN TENTANG KEMAMPUAN
ORGANISASI

 MEMBERIKAN KERANGKA PERSYARATAN YANG

JELAS BAGI PEMASOK

20
TUJUAN & MANFAAT (lanj)
 MEMBERIKAN DASAR UNTUK MENGAUDIT
SISTEM MANAJEMEN MUTU

 MEMBERIKAN DASAR UNTUK MENGEVALUASI

KEEFEKTIFAN DAN KELANJUTAN KESESUAIAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU

21
DOKUMENTASI MUTU MELIPUTI:
 KEBIJAKAN MUTU DAN SASARANNYA
 MANUAL MUTU
 PROSEDUR TERDOKUMENTASI
 INSTRUKSI KERJA
 FORMULIR
 RENCANA MUTU
 SPESIFIKASI
 DOKUMEN EKSTERNAL
 REKAMAN

22
A. KEBIJAKAN MUTU & SASARANNYA

SEHARUSNYA DIDOKUMENTASIKAN DAN

DAPAT MENJADI SUATU DOKUMEN MANDIRI
ATAU TERCAKUP DALAM MANUAL MUTU

23
B. MANUAL MUTU
 UNIK
 FLEKSIBEL
 TDD:

◦ JUDUL & LINGKUP

 menentukan sejauh mana manual mutu berlaku
 mengacu pada standar sistem manajemen mutu
tertentu
◦ DAFTAR ISI
 memuat nomor dan judul tiap-tiap bagian dan
penempatannya

24
B. MANUAL MUTU (lanj)
◦ TINJAUAN, PENGESAHAN, DAN REVISI

◦ KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU

◦ ORGANISASI, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG

◦ REFERENSI

◦ URAIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

◦ APENDIKS
25
C. PROSEDUR TERDOKUMENTASI
 STRUKTUR & FORMAT

 ISI
◦ JUDUL
◦ TUJUAN
◦ RUANG LINGKUP
◦ TANGGUNG JAWAB & WEWENANG
◦ URAIAN KEGIATAN
◦ REKAMAN
◦ LAMPIRAN

 TINJAUAN, PENGESAHAN & REVISI

 IDENTIFIKASI & REVISI

26
D. INSTRUKSI KERJA
 STRUKTUR & FORMAT

 ISI

 JENIS INSTRUKSI KERJA

 TINJAUAN, PENGESAHAN & REVISI

 REKAMAN

 IDENTIFIKASI PERUBAHAN

27
E. FORMULIR
 JUDUL, NOMOR IDENTIFIKASI, TINGKAT REVISI
DAN TANGGAL REVISI

 MENGACU PADA, ATAU TERKAIT DENGAN,

MANUAL MUTU, PROSEDUR
TERDOKUMENTASI DAN/ATAU INSTRUKSI
KERJA

28
F. RENCANA MUTU

 MENCAKUP PROSEDUR UNIK, INSTRUKSI

KERJA, DAN/ATAU REKAMAN

29
G. SPESIFIKASI
 SPESIFIKASI ADALAH DOKUMEN YANG
MENYATAKAN PERSYARATAN

 SPESIFIKASI TIDAK DIRINCI LEBIH LANJUT,

DISEBABKAN KEUNIKANNYA TERHADAP
PRODUK/ORGANISASI

30
H. DOKUMEN EKSTERNAL
 DOKUMEN EKSTERNAL DAPAT MELIPUTI
◦ GAMBAR DARI PELANGGAN,

◦ SPESIFIKASI,

◦ PERSYARATAN UNDANG-UNDANG DAN

PENGAWASAN,

◦ STANDAR, KETENTUAN (CODE) DAN MANUAL

PEMELIHARAAN

31
I. REKAMAN

 REKAMAN SEHARUSNYA

◦ MENGINDIKASIKAN ADANYA PEMENUHAN

TERHADAP PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN
MUTU DAN PERSYARATAN YANG DITETAPKAN
UNTUK PRODUK

32
PROSES PEMBUATAN

 TANGGUNG JAWAB PEMBUATAN

◦ PADA PERSONIL YANG TERLIBAT LANGSUNG

33
PROSES PEMBUATAN (lanj)
 METODE PEMBUATAN DOKUMENTASI SISTEM
MANAJEMEN MUTU
◦ MENGIDENTIFIKASIKAN PROSES-PROSES YANG
DIBUTUHKAN UNTUK PENERAPAN SISTEM
MANAJEMEN MUTU YANG EFEKTIF
◦ MEMAHAMI INTERAKSI ANTARA PROSES-PROSES
TERSEBUT
◦ MENDOKUMENTASIKAN PROSES PADA TINGKAT
YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN OPERASI
DAN KENDALINYA EFEKTIF

34
Diskusi Kelompok
 Buatlah
◦ Register hasil yan KB
◦ Laporan penghubung
◦ Laporan bulanan
◦ Laporan jumlah PUS peserta KB

35
HIRARKI DOKUMENTASI MUTU

MANUAL MUTU (LEVEL A)

PROSEDUR SISTEM
MANAJEMEN MUTU (LEVEL B)

INSTRUKSI KERJA &

DOKUMEN LAIN SISTEM
MANAJEMEN MUTU (LEVEL C)

36
Bila ada yang berpikir „mutu di bawah

standar, jangan ikut terlibat“, mentalitas

seperti itu seharusnya diubah menjadi

„walaupun mutu di bawah standar, tapi masih

dapat ditingkatkan“.

37
TERIMA KASIH

38