Page 1
Kontribusi
Digunakan sebagai alat untuk manajemen strategik, pemasaran, dan sistem informasi yang secara umum digunakan dalam OSCM consulting.
Ketika dihadapkan dengan keputusan investasi utama Saat manajemen berpendapat bahwa tidak akan mendapatkan efektivitas maksimal dari kemampuan produktif organisasi
Page 2
PROBLEM DEFINITION
Issue Trees Customer Surveys Gap Analysis Employee Surveys 5 Forces model
Page 3
PROBLEM DEFINITION
ISSUES TREES
KONTRIBUSI : 1. Menguraikan masalah secara menyeluruh dan terstruktur beserta dengan alternatif-alternatif solusi yang dimiliki. 2. Mereduksi kemungkinan terlewatnya pengamatan suatu masalah atau alternatif solusi. 3. Memudahkan untuk dimengerti oleh orang lain. 4. Berguna dalam pemecahan masalah untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah serta mengidentifikasi solusipotensial. DESKRIPSI: Issues trees merupakan struktur yang memetakan masalah utama yang butuh untuk diinvestigasi dan sebagai hipotesis awal untuk menemukan solusi. (Jacobs and Chase, 2011:489) Langkah-langkah : Mulailah dengan masalah yang harus dipecahkan Catat masalah lainnya Ajukan pertanyaan apa yang menjadi sebab dan akibat Susun dalam bentuk yang menyerupai sebuah pohon. Merupakan alat yang populer dengan konsultan strategis, termasuk McKinsey & Company
Page 4
PROBLEM DEFINITION
COSTUMER SURVEYS
KONTRIBUSI : 1. Mengidentifikasi faktorfaktor yang meningkatkan hubungan, loyalitas, dan meningkatkan penjualan 2. Memberikan masukan berharga dalam jangka pendek dan jangka panjangbagi manajemen dalam pengambilan suaru keputusan 3. Membantu menentukan tindakan apa yang perlu diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan kepuasan pelanggan, loyalitas, dan hasil bisnis yang diinginkan
DESKRIPSI: Identifikasi masalah yang dapat dilakukan oleh konsultan pemasaran atau staf pemasaran. Hal terpenting dalam customer survey adalah analisis loyalitas pelanggan walaupun dalam kenyataannya tidak banyak pelanggan yang loyal (Jacobs and Chase, 2011:489) Survei juga menginventarisasi keinginan dan harapan pelanggan. Banyak organisasi mengumpulkan umpan balik pelanggan dengan survei pelanggan formal. Tujuan dari survei adalah untuk mendapatkan tingkat respon yang memungkin untuk memperoleh sampling yang paling representatif dari populasi pelanggan yang disurvei dan data sebanyak mungkin. Metode pemberian survei meliputi: electronic mail, telephone, one to one, group, and panel (Bauer, 2002:130).
Page 5
PROBLEM DEFINITION
GAP ANALYSIS
KONTRIBUSI : 1. Mengidentifikasi ukuran kinerja (service level, kualitas, dll). 2. Mengerucutkan masalah dan alternatif solusi-nya secara tepat berdasarkan informasi mengenai ukuran 3. Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu standar kinerjayang diharapkan. 4. Mengetahui peningkatan kinerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut.
DESKRIPSI: Gap Analysis merupakan alat untuk memperkirakan performen klien secara relatif terhadap ekspektasi pelanggan, atau dengan performen dari kompetitor (Jacobs and Chase, 2011:490) Gap analysis merupakan metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar. Inti dari gap analysis adalah dua pertanyaan: "Where are we?" dan Where do we want to be?" Gap analysis dimulai dari benchmarking proses perusahaan terhadap harapan pelanggan atau kinerja pesaing. Selanjutnya adalah mengukur perbedaan tingkat kinerja perusahaan saat ini dengan benchmark yang telah ditetapkan. .
Page 6
PROBLEM DEFINITION
EMPLOYEE SURVEYS
KONTRIBUSI : 1. Mengidentifikasi faktorfaktor yang meningkatkan hubungan, loyalitas, dan meningkatkan penjualan 2. Memberikan masukan berharga dalam jangka pendek dan jangka panjangbagi manajemen dalam pengambilan suaru keputusan 3. Membantu menentukan tindakan apa yang perlu diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan kepuasan pelanggan, loyalitas, dan hasil bisnis yang diinginkan
DESKRIPSI: Identifikasi masalah yang dapat dilakukan oleh konsultan pemasaran atau staf pemasaran. Hal terpenting dalam customer survey adalah analisis loyalitas pelanggan walaupun dalam kenyataannya tidak banyak pelanggan yang loyal (Jacobs and Chase, 2011:489)
Page 7
PROBLEM DEFINITION
FIVE FORCE MODEL
KONTRIBUSI : 1. Model ini memberi kontribusi sebagai strategi yang kuat utk analisa kompetitif di tingkat industri. 2. Memberikan input yang berguna untuk melakukan Analisa SWOT. 3. Mengidentifikasi situasi yang terjadi berdasarkan five forces: supplier power, buyer power, competitive rivalry, threat of substitution dan threat of new entry 4. Membuat berbagai alternatif solusi/keputusan berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat. DESKRIPSI: Evaluasi posisi kompetitif perusahaan untuk mengetahui strukturnya dalam suatu industri. (Heizer and Render, 2011:28) Five Force dari Porter berisi : - 3 forces dari kompetisi external ('horizontal' competition) yaitu ancaman produk pengganti, ancaman dari pesaing yang sudah ada, dan ancaman kompetitor baru - 2 forces merupakan ancaman internal ('vertical' competition) yaitu kekuatan daya tawar supplier dan kekuatan daya tawar customer.
Page 8
DATA GATHERING
Plant Tours
Work Sampling
Flow Chart
Organization Chart
Page 9
DATA GATHERING
PLANT TOURS
KONTRIBUSI : 1. Menentukan kesesuaian kualitas sistem pabrik dengan persyaratan peraturan. Mengaudit kualitas sistem sebagai produsen telah mendefinisikan dan menentukan efektivitasnya. 2. Evaluasi kontrol produk desain sejauh yang diharuskan oleh peraturan untuk memastikan produsen yang memenuhi persyaratan peraturan. 3. Pastikan bahwa setiap tindakan perbaikan yang telah disepakati sebelumnya telah selesai (menunjukkan komitmen manajemen untuk menjaga kepatuhan). 4. Mengeluarkan laporan ringkasan temuan dengan tindakan perbaikan yang diperlukan, jika sesuai. 5. Mengeluarkan atau menarik 'sertifikat sompliance'.
DESKRIPSI: Pemeriksaan sistematis dan independen untuk menentukan apakah kualitas sistem yang diaudit dan output yang terkait sesuai dengan persyaratan peraturan yang berlaku dan apakah sistem mutu diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. (Heizer and Render, 2011:239) Kategori audit : audit awal; audit pengawasan; audit khusus. Aktifitas dalam plant tours adalah: pemeriksaan semua aspek yang sedang dijalankan, dan dibawakan pada semua fasilitas produksi dan proses, juga pada aktifitas-suporting, yaitu perawatan (maintenance) dan penyimpanan persediaan barang.
Page 10
DATA GATHERING
WORK SAMPLING
KONTRIBUSI : 1. Untuk menaksir waktu produktif dan tidak produktif, yang membantu menetapkan penyisihan 2. Untuk menentukan isi pekerjaan , sebagian bagian dari analisis pekerjaan 3. Untuk membantu manajer serta pekerja menggunakan waktu mereka dengan lebih baik 4. Untuk memperkirakan kebutuhan manajerial kebutuhan manajerial, kebutuhan akan peralatan, atau biaya berbagai kegiatan
DESKRIPSI: Serangkaian pengamatan acak atas pekerjaan yang digunakan untuk menentukan kegiatankegiatan dari sekelompok individu atau seorang individu (Schroeder, 1997:154). Work sampling merupakan observasi dengan pengambilan contoh secara acak pada aktivitas kerja, dan dapat juga dengan cara yang lain yaitu, diary studies. Kebanyakan dengan menggunakan konsultan untuk mendapatakan pengertian mendasar tugas-tugas yang specific yang sedang berjalan di tempat kerja. Dalam studi work sampling, sejumlah besar pengamatan dibuat dari para pekerja selama kurun waktu. Untuk akurasi statistik, pengamatan harus diambil secara acak kali selama masa studi, dan periode harus perwakilan dari jenis kegiatan yang dilakukan oleh subyek. Tujuannya adalah untuk mengukur Ratio Delay dari sejumlah mesin, operator / karyawan atau fasilitas kerja lainnya.
Page 11
DATA GATHERING
FLOW CHART
KONTRIBUSI : 1. Untuk mempermudah dalam menggambarkan alur proses atau operasi. 2. Untuk menyederhanakan rangkaian proses atau prosedur untuk memudahkan pemahaman pengguna terhadap informasi tersebut. Oleh karena itu, design sebuah flowchart harus ringkas, jelas, dan logis.
DESKRIPSI:
Alat bantu dalam analisis sistem (Suyanto, 2004:63).
grafis
dari
langkah-langkah
utama
dalam
proses
Flow chart merupakan diagram yang menggambarkan suatu proses atau operasi yang mencakup beberapa langkah, proses yang mengalir dari awal sampai akhir. Flow chart umumnya menyajikan 4 fungsi dasar : a. Tugas-tugas kerja b. Penjadwalan c. Daftar manajemen kerja d. Status otomatis, dan metric proses. Dalam flow chart dikenal 2 macam bentuk yaitu: a. Aplikasi flow chart. Menggambarkan tahapan proses suatu sistem; b. Program flow chart. Menggambarkan urutan-urutan instruksi dari suatu program komputer Album Tool Kit Page 12
DATA GATHERING
ORGANIZATION CHART
KONTRIBUSI :
1. Sebagai cara yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi organisasi, karyawan dan perusahaan. 2. Memberikan nilai terbesar bila digunakan sebagai kerangka kerja untuk mengelola perubahan dan berkomunikasi struktur organisasi saat ini. 3. Menyediakan informasi departemen tertentu untuk manajer yang kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk perencanaan, penganggaran dan pemodelan tenaga kerja. 4. Bagan organisasi dapat dihubungkan ke alat penganggaran untuk analisis perencanaan, pembuatan dan pengambilan keputusan lebih mudah.
DESKRIPSI: Mekanisme mekanisme formal dengan organisasi yang dikelola (Sutabri, 2005:70) Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu: a. Pembagian kerja b. Manajer dan bawahan (rantai perintah) c. Tipe pekerjaan d. Pengelompokan segmen pekerjaan e. Tingkat manajemen Kelemahan menggunakan bagan organisasi adalah: a. Masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan (misalnya bagan tidak menunjukkan tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial). b. Bagan menunjukkan hubungan-hubungan informasi dan saluran komunikasi.
Album Tool Kit Page 13
Bottleneck Analysis
Computer Simulation
Statistical Tools
Page 14
DESKRIPSI: Penerapan teknik statistik untuk mencegah proses dari memiliki variasi yang tidak diinginkan; nama untuk alat yang biasa digunakan dalam mengukur dan dalam proses, seperti alat diagnostik dan rencana sampling. (Bauer, 2002:165). Dalam SPC, prosesnya adalah memproduksi produk sebanyak mungkin dengan limbah paling sedikit. Alat kunci dalam SPC adalah kontrol grafik, fokus pada perbaikan terus-menerus dan percobaan yang dirancang. SPC terdiri dari: 1. Pareto analysis, 2. Fishbone diagrams, 3. Run charts, 4. Scatter diagrams, 5. Control charts.
Album Tool Kit Page 15
DESKRIPSI:
Identifikasi masalah yang dapat dilakukan oleh konsultan pemasaran atau staf pemasaran. Hal terpenting dalam customer survey adalah analisis loyalitas pelanggan walaupun dalam kenyataannya tidak banyak pelanggan yang loyal (Jacobs and Chase, 2011:489)??? Bottleneck Analysis merupakan alat sederhana yang digunakan untuk mengukur seberapa besar potensi dari suatu sistem dalam menerima daya atau input. Bottleneck dari sebuah proses adalah tingkat membatasi langkah dalam proses tersebut. Ini adalah langkah yang memiliki kapasitas terendah. Bottleneck bisa sulit untuk ditemukan, karena mereka dapat bergerak dengan perubahan bauran produk, atau bisa menjadi sumber daya yang menyeluruh daripada langkah proses tertentu (Beckman and Rosenfield, 2008:132). Peran penting dari bottleneck dalam menentukan jumlah output memberikannya centre stage dalam proses penjadwalan OPT. Hal ini diperlukan untuk menjaga leher botol berjalan selama mungkin dan belum mungkin dihentikan oleh masalah yang terkait dengan operasi pengumpan nya yang mengganggu pasokan (Galloway, 2000:254). Album Tool Kit Page 16
DESKRIPSI: Computer simulation adalah program komputer atau jaringan komputer, yang berupaya untuk mensimulasikan sebuah model yang abstrak dari sebagian sistem. Computer simulation Menggunakan teknik matematika seperti perkiraan statistik, perencanaan persediaan, analisa kinerja penjualan secara real time. 5 langkah pokok yang diperlukan dalam menggunakan simulalsi, yaitu: a. Tentukan sistem atau persoalan yang hendak disimulasi. Ini mencakup penentuan: lingkungan, tujuan, dan karakteristik. b. Kembangkan model simulasi yang hendak dikembangkan. c. Ujilah model dan bandingkan tingkah lakunya dengan tingkah laku dari sistem nyata, kemudian berlakukanlah model simulasi ini. d. Rancang percobaan-percobaan simulasi. e. Jalankan simulasi dan analisis data. (Siagian 449-450)
Page 17
DESKRIPSI: Alat bantu dari statistik yang digunakan untuk bisnis. Statistik dasar terdiri dari: a. Mean b. Standard Deviation c. Coeficient of Variation d. Confidence Limits of Measurement e. Propagation of Error Analisis statistik dilakukan dibidang sains, pelayanan kesehatan, kebijakan publik, dan bidang-bidang lainnya. Dalam bisnis, analisa ini seringkali digunakan dalam pemasaran, keuangan, ekonomi, dan pengendalian mutu (Gorman, 2003:116).
Page 18
Decision Trees
Process Dashboard
Page 19
Page 20
DESKRIPSI: Balanced scorecard, dikembangkan oleh Kaplan dan Norton, adalah upaya untuk memberikan ukuran yang terintegrasi efektivitas organisasi (Robbins and Barnwell, 2002: 82). Balanced Scorecard berusaha untuk menyeimbangkan berbagai tuntutan pada organisasi dengan kemampuannya. Balanced Scorecard Mengintegrasikan empat set dari set empat leverage metrik prinsip TQM basic untuk membuat umpan balik sekitar output proses bisnis internal tetapi menambahkan masukan seluruh hasil dari strategi bisnis untuk menciptakan pembelajaran loop ganda (Beckman and Rosenfield, 2008:399). Balanced scorecard mencoba untuk melihat kinerja di beberapa daerah secara bersamaan dan mengidentifikasi tidak hanya hasil tetapi bagaimana hasil dicapai.
Page 22
DESKRIPSI: Proses Dashboard adalah sebuah perangkat lunak yang memberikan tampilan antar muka visual dimana didesain secara khusus sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang fungsinya mengkonsolidasikan dan menyajikan data dan informasi penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, secara efektif dan efisien. Dinamakan dahsboard lantaran bentuk perangkat lunak yang diinstal biasanya mirip dengan dashboard mobil. Ibaratnya dengan hanya melihat dashboard itu kita langsung tahu kondisi mobil kita : apakah olinya sudah perlu diganti, berapa kecepatan laju mesin kita saat ini, berapa liter pemakaian bensin per 100 km, dst. Dashboard terdiri atas pilihan metrik kinerja yang disajikan dalam bentuk grafik dengan pengkodean warna dari trendline, alarm dalam bentuk tanda seru, dan seterusnya, untuk menunjukkan kapan indikator kunci mendekati sebuah tingkat masalah.
Page 23
IMPLEMENTATION
Responsibility Chart
Page 24
IMPLEMENTATION
RESPONSIBILITY CHART
KONTRIBUSI :
1. Menyajikan gambaran formal, tanggung jawab otoritas dan akuntabilitas. Hal ini memungkinkan setiap orang dalam sebuah organisasi, termasuk pendatang baru, untuk melihat "gambaran besar" dan menyediakan standar yang kemajuan dapat dipantau. 2. Grafik tanggung jawab linier membuat perbedaan yang jelas antara peran, atau jabatan, dan individu yang melakukan peran-peran. Setiap proyek biasanya memiliki manajer proyek tunggal, tetapi mungkin ada banyak manajer proyek seperti dalam sebuah organisasi
DESKRIPSI: Responsibility chart merupakan suatu bagan yang menggambarkan partisipasi berbagai peran dalam menyelesaikan tugas atau kiriman untuk sebuah proyek atau proses bisnis. Hal ini terutama berguna dalam menjelaskan peran dan tanggung jawab di cross-functional / departmental proyek dan proses. Responsibility chart juga merupakan Alat untuk mengelola proyek-proyek individu, tetapi juga untuk menganalisa beban kerja dalam suatu organisasi sehingga membantu memastikan bahwa tugas-tugas dasar tidak diabaikan.
Responsibility chart berisi tanggung jawab untuk suatu tugas atau serangkaian kiriman, yaitu : a. Responsible (siapa yang bertanggung jawab melakukan pekerjaan); b. Accounted (siapa yang menghitung biaya pekerjaan); c. Consulted (siapa yang memberi konsultasi); dan d. Informed (siapa yang akan menerima informasi setelah pekerjaan selesai Album Tool Kit Page 25
IMPLEMENTATION
Project Management Techniques
Critical Path Method KONTRIBUSI : Mengidentifikasi urutan langkah - langkah yang harus diselesaikan; yaitu : inisiasi, perencanaan dan desain, pelaksanaan dan konstruksi, pemantauan dan pengendalian sistem, serta penyelesaian. Beberapa proyek akan melalui langkah 2, 3 dan 4 beberapa kali bilamana ada yang tidak sesuai dan memerlukan perbaikan.
DESKRIPSI:
Project Management Technique terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, mengamankan, mengelola, memimpin, dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu. PMT terdiri dari: 1. CPM. 2. PERT 3. Gantt Chart. Critical Path Method (CPM) atau metode jalur kritis, dikembangkan oleh E.I. Du Pont Nemours & Co. Untuk melaksanakan berbagai proyek. CPM terdiri dari 3 fase dasar, yakni: Perencanaan (Planning), Koordinasi waktu, skedul, atau jadwal (scheduling), dan Pengawasan (controlling). (Prawirosentono,2007:343). PERT merupakan alat statistik, yang digunakan dalam manajemen proyek, yang dirancang untuk menganalisa dan mewakili tugas-tugas yang terlibat dalam menyelesaikan proyek tertentu. Perbedaan antara PERT dan CPM adalah bahwa PERT memungkinkan untuk membuat estimasi waktu optimis, pesimis, dan perkiraan terbaik yang diperlukan untuk menyesuaikan setiap tugas dan seluruh proyek. Kegunaan utama PERT adalah memunculkan estimasi pesimis dan optimis, kemudian melihat kearah mana condongnya penyimpangan dan perkiraan terbaik. (Gorman, 2003:114). Gantt chart merupakan sebuah diagram batang yang menggambarkan garis waktu (mulai dan selesai tanggal) ,tonggak event dan kegiatan dalam proses atau proyek (Bauer, 2002:155). Gantt chart digunakan dalam perencanaan dan penjadwalan. Album Tool Kit Page 26
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
Bauer, John E., Grace L. Duffy and Russel T. Westcott. The Quality Improvement Hndbook. New York: ASQ Quality Press Books, 2002. Beckman, Sara L. and Donald B. Rosenfield. Operation Strategy. New York: McGraw-Hill, 2008. Galloway, Less, Frank Rowbotham and Masoud Azhashemi. Operation Management in Context. Ner York: Butterworth, 2000. Gorman, Tom. The Complete Idea's Guide: MBA Basic. Trans. Sugeng Haryanto, Sukono and M. Rudi Atmoko. Jakarta: Prenada Media, 2005. Jacobs, F. Robert and Richard B. Chase. Operations and Supply Chain Management. New York: McGraw-Hill, 2011. Prawirosentono, Suyadi. Manajemen Operasi. Jakarta: Bumi Aksara, 2007. Robbins, Stephen P. and Neil Barnwell. Organization Theory: Concepts and Cases. Australia: Prentice Hall, 2002. Romney, Marshall B. and Paul John Steinbart. Accounting Information System. Trans. Sari Fitria and Denis Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat, 2005. Schroeder, Roger G. Manajemen Operasi. Jakarta: Erlangga, 1997. Siagian, P. Penelitian Operasional: Teori dan Praktek. Jakarta: UI-Press, 1987. Sutabri, Tata. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2005. Suyanto, M. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta: Andi Yogyakarta, 2004.
Page 27