BAB 6 PENGURUSAN

Pengenalan Kepada Pengurusan

Pengurusan Fungsi, proses dan aktiviti merancang, mengorganisasi,
memimpin,dan mengawal usaha semua ahli organisasi dan menggunakan
sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan
dengan cekap dan berkesan.

Fungsi Pengurusan
Perancangan
Proses yg melibatkan pengurus
menentukan matlamat yg ingin dicapai
dan menentukan tindakan yg paling
sesuai utk diambil di semua peringkat
organisasi utk menepati matlamat
organisasi

Pengorganisasian
Proses yg melibatkan pengurus
menyusun & mengagihkan sumbersumber organisasi utk melaksanakan
tugas yg telah ditetapkan agar
matlamat organisasi tercapai.

Kepimpinan
Proses yg melibatkan pengurus cuba
mempengaruhi gelagat pekerja agar
mereka dpt melaksanakan tugas yg
diberikan dgn cekap & berkesan utk
mencapai matlamat organisasi.

Pengawalan
Proses yg melibatkan pengurus
memantau prestasi kerja semasa &
mengambil tindakan utk memastikan
hasil akhir kerja tercapai seperti yg
dijangkakan.

Konsep Keberkesanan & Kecekapan

Kecekapan Melakukan kerja dgn cara yg betul (doing thing in a right manner)
Keberkesanan Melakukan sesuatu yg betul (doing the right thing)

3 Kategori Peranan Utama Pengurus (Teori Mintzberg):

Bermaklumat (Pengawas, Penyampai maklumat, Jurucakap)

Antara perorangan (Lambang/simbol, Pemimpin, Penghubung)
Pembuat keputusan (Usahawan, Penyelesai masalah, Pengagih sumber,
Perunding)

Pendekatan Pemikiran Pengurusan

Pendekatan Klasikal
Menekankan pencarian kaeddah utk menguruskan kerja &organisasi dgn cekap.
Teori pengurusan saintifik
-mengutamakan kaedah saintifik dlm mencari kaedah kerja yg dpt meningkatkan
kecekapan pekerja.
-menekankan system kerja ikut butir utk mencari cara yg paling efesien dlm
melaksanakan sesuatu tugas khusus.
Teori organisasi klasik
-menekankan usaha menetapkan garis panduan & kaedah menyeluruh utk
menguruskan sesebuah organisasi yg kompleks.
-Henry Fayol amalan pengurusan dlm sesebuah organisasi boleh dikenal pasti
melalui corak-corak tertentu
-Max Weber memperkenalkan teori birokrasi pengurusan yg menekankan
hierarki pengurusan yg jelas
-Chester Barnard menekan hubungan yg baik antara pengurus dgn pekerja dlm
mengurus organisasi bagi memastikan kejayaan organisasi

Pendekatan Kemanusiaan/Gelagat
Menekankan konsep kemanusiaan dlm pengurusan organisasi
Pergerakan hubungan kemanusiaan
-menekankan hubungan & interaksi yg baik antara pengurus dgn pekerja bagi
mencapai matlamat organisasi
-Kajian Hawthorne produktiviti pekerja dpt ditingkatkan jika pengurus
memberikan tumpuan pd aspek social di tempat kerja
Teori sains gelagat

-menitikberatkan penyelidikan saintifik sebagai asas utk memahami gelagat

manusia dlm organisasi
-Abraham Maslow menyarankan Teori Hierarki Keperluan
-Douglas McGregor membangunkan Teori X & Teori Ytentang pekerja

Pendekatan Sains Pengurusan/Kuantitatif

Menekankan penggunaan matematik, statistic dan alat bantu maklumat utk
membantu pengurus membuat keputusan demi mencapai matlamat organisasi
Teori sains pengurusan
-meningkatkan keberkesanan pembuatan keputusan melalui penggunaan model
matematik dan kaedah sains

Teori pengurusan operasi

-membantu pengurus mengurus pengeluaran & penghantaran barangan &
perkhidmatan yg ditawarkan oleh organisasi

Teori sistem pengurusan maklumat

-mereka bentuk & menguruskan maklumat melalui computer utk digunakan oleh
pengurus dlm membuat keputusan

Kemahiran Pengurusan
Tiga Peringkat Pengurusan dalam Organisasi
Pengurusan peringkat bawahan
Pengurusan peringkat pertengahan
Pengurusan peringkat atasan

Pengurusan:
Peringkat atasan
-bertanggungjawab terhadap keseluruhan kejayaan organisasi
Peringkat pertengahan

-bertanggungjawab menterjemahkan wawasan, hala tuju, dan strategi jangka

panjang organisasi ke dalam objektif & aktiviti yg lebih khusus
Peringkat bawahan
-bertanggungjawab melaksanakan rancangan & aktiviti khusus yg telah
ditetapkan oleh pengurus peringkat pertengahan

Perancangan
-proses menentukan matlamat & memutuskan tindakan yg paling sesuai yg perlu
diambil utk mencapai matlamat tersebut

Kepentingan Perancangan
Menyediakan halatuju
Sebagai panduan utk membuat keputusan
Mengukur prestasi organisasi
Membolehkan kawalan dilakukan
Menyelaras & memperuntukkan sumber
Mencapai matlamat dgn cekap & berkesan

Jenis Perancangan
Jenis perancangan mengikut jangka masa:
Rancangan jangka panjang/rancangan strategik
Rancangan taktikal
Jenis perancangan mengikut kegunaan:
Rancangan tersedia
Rancangan kegunaan tunggal
Jenis perancangan mengikut peringkat:
Rancangan strategik
Rancangan taktikal
Rancangan operasi

Perbezaan antara rancangan strategic, rancangan taktikal & rancangan operasi

Aspek
Jangka
masa
Liputan

Pengurusan

Rancangan Strategik
Jangka masa panjang
Menyeluruh &
meliputi seluruh
organisasi
Pengurusan peringkat
atasan

Rancangan Taktikal
Jangka masa
sederhana
Terperinci meliputi
setiap jabatan
Pengurusan
peringkat
pertengahan

Rancangan Operasi
Jangka masa
pendek
Terperinci meliputi
setiap
bahagian/unit
Pengurusan
peringkat bawahan

Proses Perancangan

Menentukan matlamat &

objektif
Spesifik/jelas, Dpt diukur, Dpt

Menganalisis persekitaran
perniagaan
Analisis persekitaran dgn

Menilai alternative tindakan

Menilai semua alternative
tindakan yg dibangunkan dr segi

Membentuk alternative
tindakan
Menetapkan lebih drpd 1 cara

Memilih alternative tindakan

Memilih alternative yg
mempunyai byk kekuatan

Analisis Pulang Modal

Teknik yg dapat membantu pengurus/pembuat keputusan memahami hubung
kait antara volum jualan, kos dan keuntungan dlm organisasi
Dilakukan secara grafik/matematik

Pengurus boleh merancang aktiviti-aktiviti yg relevan agar dapat mencapai

volum yg dapat memberi keuntungan

Carta Gantt
Menunjukkan tahap kemajuan & pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka
masa yg diperlukan & ditetapkan
Kegunaan carta Gantt dlm perancangan:
Utk menetapkan masa mula kerja & masa tamat kerja dlm setiap kerja yg
dilakukan bg setiap projek
Utk membolehkan perbandingan dilakukan bg mgetahui setiap kemajuan
sebenar kerja yg dilakukan
Utk mgenal pasti pyelewengan yg berlaku spanjang proses kerja dijalankan agar
pembetulan dapat dilakukan serta-merta.

Bajet
Suatu rancangan kegunaan tunggal yg menganggarkan & memperuntukkan
sumber kewangan utk melaksanakan sesuatu aktiviti, projek/program.
Membolehkan pengurus kewangan merancang pengagihan sumber utk pelbagai
projek secara adil & mengikut keutamaan.
Bajet operasi terdiri drpd komponen bajet yg membentuk PP
Bajet kewangan terdiri drpd komponen bajet yg membentuk KKK

Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method, CPM)

Suatu cara utk mengenal pasti aktiviti penting/kritikal yg telah dijadualkan bg
sesuatu projek & memudahkan pihak pengurusan utk membuat pengawalan dr
segi kos
Laluan genting tempoh masa yg paling lama yg boleh diambil oleh sesuatu
projek utk disiapkan
Laluan genting dirancang supaya sesuatu projek dpt disiapkan selewat-lewatnya
pd jangka masa laluan genting/sebelum jangka masa tersebut

Perancangan Strategik

-satu proses di mana organisasi menetapkan strategi/hala tuju & membuat

keputusan ttg cara mengagihkan sumber-sumbernya utk melaksanakan strategi
tersebut

Unsur Perancangan Strategik

Unsur
Visi
Misi
Objektif
Strategi
Taktik
Dasar/polis
i
Prosedur
Standard

Maksud
Apa yg diinginkan organisasi & merupakan persepktif jangka
panjang serta memberi focus pd masa hadapan
Tujuan utama & matlamat penubuhan sesebuah organisasi
Sasaran/ hasil akhir yg cuba dicapai oleh organisasi
Rancangan menyeluruh yg menetapkan satu hala tuju yg penting
bg organisasi
Cara/langkah yg digunakan utk mencapai sasaran/matlamat yg
ditetapkan
Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat
keputusan & mengambil tindakan
Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg
melaksanakan dasaryg ditetapkan
Persetujuan yg telah didokumentasikan & spesifikasi
teknikal/kriteria terperinci dinyatakan utk diguna pakai secara
konsisten

Analisis SWOT
Kaedah rancangan strategik yg digunakan utk menilai kekuatan, kelemahan,
peluang & ancaman yg ada dlm sesebuah organisasi
Melibatkan penentuan factor dalaman & luaran yg membantu/menghalang
pencapaian objektif sesebuah organisasi
Tujuan membuat analisis SWOT:
Mengekalkan & menambah baik segala faktor kekuatan yg ada
Mengenal pasti kelemahan-kelemahan perniagaan & mengambil tindakan utk
memperbetulkan kelemahan tersebut
Meneroka segala peluang bagi melaksanakan strategi organisasi
Mengenal pasti segala ancaman perniagaan serta mengambil langkah yg sesuai
utk menghadapi & mengurangkannya

Pengorganisasian
Proses menyusun & mengagihkan sumber manusia & sumber lain utk
melaksanakan tugas agar matlamat organisasi yg telah ditetapkan tercapai
secara cekap & berkesan

Kepentingan pengorganisasian:
Mengagihkan sumber secara cekap
Menentukan bidang tugas jabatan & tugas setiap pekerja
Menyelaras antara jabatan
Membentuk rantaian arahan

Carta Organisasi satu gambar rajah lini yg menunjukkan struktur

jabatan/unit/bahagian utama dlm organisasi seperti jabatan, pembuatan,
pemasaran, kewangan, pengurusan sumber manusia & inventori
Maklumat yg dapat digambarkan dlm carta organisasi:
Pembahagian kerja
Jenis tugas
Peringkat pengurusan
Aliran komunikasi & rantai arahan
Pengelompokan kerja

Bentuk Struktur Organisasi

Struktur Organisasi mengikut fungsi
Pengelompokkan tugas berdasarkan fungsi asas organisasi seperti jabatan
pengeluaran, jabatan pemasaran, jabatan kewangan & jabatan sumber manusia
Struktur Organisasi mengikut Divisyen
Pengelompokkan tugas berdasarkan persamaan produk, perkhidmatan & sasaran
pemasaran
Dibahagikan kepada 3 bentuk:
Struktur organisasi mengikut produk
-pengelompokkan aktiviti/tugas berdasarkan produk/keluarga produk yg
dihasilkan
Struktur organisasi mengikut pelanggan
-pengelompokkan aktiviti/tugas utk memenuhi keperluan pelanggan tertentu
Struktur organisasi mengikut geografi

-hampir sama dgn struktur mengikut produk & pelanggan, kecuali jabatan
dibentuk di setiap kawasan di mana organisasi menjalankan perniagaan
Struktur Organisasi mengikut Matriks
Campuran 2 jenis struktur iaitu struktur organisasi mengikut fungsi & struktur
organisasi mengikut produk

Bentuk Struktur Organisasi Lain

Struktur Organisasi berdasarkan Pasukan
Organisasi yg disusun sepenuhnya berdasarkan pasukan/kumpulan kerja
Struktur Organisasi berdasarkan Projek
Struktur sementara iaitu sumber diagihkan bg melaksanakan sesuatu projek
jangka pendek tertentu terutamanya projek yg unik & kompleks
Struktir Organisasi bagi Unit Perniagaan Strategik (SBU)
Struktur organisasi ygmelibatkan satu bahagian/unit yg menyumbangkan
keuntungan kpd organisasi dgn memberikan tumpuan pd suatu
produk/perkhidmatan yg ditawarkan pd degmen pasaran tertentu
Struktur Organisasi bagi Organisasi Tanpa Sempadan
Reka bentuk struktur organisasi tidak terhad kpd sempadan struktur biasa yg
ditetapkan terlebih dahulu

Proses Pengorganisasian
Penentuan Objektif

Pengenalpastian Aktiviti

Pengelasan Aktiviti

Pengelompokkan Aktiviti

Pengagihan Tugas, Autoriti &

Manual Organisasi
Dokumen yg berkaitan dgn dasar & tatacara yg meliputi semua aspek
pengurusan
Termasuk fail meja, manual prosedur kerja & prosedur kualiti

Konsep Pengorganisasian
Konsep
Autoriti
Tanggungjawab
Akauntabiliti

Pemusatan
autoriti
Pemencaran
autoriti
Penugasan
Enpowermen
Autoriti lini

Autoriti staf
Jangkauan
kawalan
Rantaian arahan

Maksud
Hak utk membuat keputusan & mengambil tindakan utk
menjalankan sesuatu tugas/tanggungjawab
Kewajipan & amanah yg diberikan kpd seseorang pekerja
disebabkan oleh kedudukan, fungsi/kerjanya
Sikap bertanggungjawab seseorang kpd pihak yg terlibat
ttg sebarang tindakan yg diambil dlm proses pelaksanaan
tugasnya & sedia utk memberikan jwpn terhadap
tindakannya kpd pihak yg berhak utk mendapatkan
penjelasan tersebut
Tumpuan autoriti di peringkat atasam organisasi
Pembuatan keputusan yg diagihkan ke semua peringkat
organisasi
Pemberian hak kpd staf bwhan utk membuat keputusan &
bertindak dlm bidang tertentu
Pemberian kuasa kpd pekerja utk memikirkan, bergelagat,
bertindak & membuat keputusan secara bebas
Hak yg ada pd seseorang pengurus utk membuat
keputusan yg melibatkan aktiviti utama bg pencapaian
matlamat organisasi secara langsung
Hak memberikan nasihat kpd fungsi lini organisasi
berdasarkan bidang kepakaran yg dimiliki
Bilangan staf bawahan yg melaporkan terus kdp seseorang
pengurus/penyelia
Hubungan langsung antara ketua dgn pekerja dr segi
system pelaporan dlm sesebuah organisasi

Kepimpinan
Satu proses dgn pengurus/pemimpin cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar
mereka melaksanakan tugas & tanggungjawab yg diberi utk mencapai objektif &
matlamat organisasi yg telah ditetapkan
Kepentingan kepimpinan:
Mengkomunikasikan dasar & rancangan kpd staf bawahan ttg apa yg perlu
dilaksanakan
Memotivasikan pekerja dgn menggunakan insentif kewangan & bukan kewangan

Memberi tunjuk ajar & bimbingan kpd pekerja

Membentuk keyakinan yg tinggi
Menyelaras semua aktiviti di setiap jabatan/unit
Jenis Kuasa Pemimpin
Kuasa Sah kuasa yg ada pd seseorang pemimpin disebabkan oleh
jawatan yg sah yg disandangnya dlm organisasi
Kuasa Ganjaran kuasa pemimpin utk memberikan ganjaran kpd
pekerja/menarik balik ganjaran yg diberikan kpd pekerja
Kuasa Desakan/Ugutan pemimpin menggunakan ugutan utk memaksa
pekerja melaksanakan arahan yg diberikan
Kuasa Rujukan pemimpin menjadi tempat rujukan utk mempengaruhi
pekerja melakukan sesuatu perkara & mendengar masalah pekerja
serta memberikan dorongan kpd pekerja
Kuasa Kepakaran digunakan apabila pemimpin mempunyai kepakaran,
ilmu & kemahiran yg tidak dipunyai oleh staf bawahan
Jenis Kepimpinan
Kepimpinan Transactional menekankan peranan penyeliaan,
pengorganisasian & prestasi kerja pasukan
Kepimpinan Transformational menyampaikan visi yg jelas ttg
matlamat kumpulan, menunjukkan keghairahan utk bekerja serta
mempunyai kebolehan utk menjadikan pekerja bersemangat &
bertenaga utk bekerja
Kepimpinan karismatik menyediakan persekitaran yg bertenaga &
pengukuhan yg positif kpd pekerja
Kepimpinan berwawasan (Visionary) mempunyai visi & bayangan
masa hadapan ttg organisasi yg bakal dikecapi
Gaya Kepimpinan
Autokratik membuat keputusan & bertindak atas keputusan yg dibuat
secara berseorangan;manakala pekerja bawahan tidak terlibat
langsung dlm proses membuat keputusan kerana pandangan mereka
tidak diambil kira
Demokratik melibatkan staf bawahan dlm proses membuat keputusan
Laissez-faire ketua tidak campur tangan dlm urusan pekerja &
membenarkan staf bawahan utk membuat keputusan sendiri
Kontigensi gaya kepimpinan yg disesuaikan mengikut keadaan/situasi
dgn melihat kpd elemen-elemen persekitaran

Mempengaruhi pengikut

Memberi motivasi

Peranan Pemimpin

Membina pasukan

Mempunyai wawasan

Pemimpin Formal pemimpin yg dilantik secara rasmi oleh organisasi mengikut

prosedur
Pemimpin Tidak Formal pemimpin yg dipilih melalui persetujuan ramai oleh
ahli-ahli yg terlibat
Motivasi keinginan seseorang berusaha secara bersungguh-sungguh utk
mencapai kehendaknya
Teori Motivasi:
Maslow keperluan manusia boleh dikategorikan kpd 5 jenis yg boleh disusun pd
1 tingkat keperluan yg sistematik
Herzberg kehendak manusia di tempat kerja boleh dikategorikan kdp 2 iaitu
faktor penjagaan & faktor motivasi
McGregor berdasarkan 2 andaian utama ttg manusia di tempat kerja iaitu
andaian negative (Teori X) & andaian positif (Teori Y)
McClelland menjelaskan ttg 3 jenis kehendak manusia yg dpt memberikan
kesan kpd tingkah laku mereka di tempat kerja

Pasukan Kerja dalam Organisasi:

Pasukan Formal
- dibentuk oleh pengurus utk mencapai matlamat organisasi dgn melaksanakan
aktiviti/tugas tertentu
Pasukan Tidak Formal
- terbentuk apabila pekerja menubuhkan 1 kumpulan/pasukan di luar autoriti
organisasi

Kepentingan Pasukan:
Membolehkan kerja disiapkan dlm tempoh yg ditetapkan

Meringankan beban kerja ahli pasukan

Menjanakan idea yg lebih baik
Menyelesaikan masalah secara berkesan
Memotivasikan ahli pasukan

Proses Pembentukan Pasukan

Pembentukan (Forming)
Pembentukan (Forming)

Pembentukan (Forming)

Pembentukan (Forming)

Pembentukan (Forming)

Stres
Suatu tindak balas fizikal, mental/emosi terhadap kejadian/peristiwa yg
menyebabkan gangguan fizikal/mental
Terdapat kaitan antara tahap stress dgn prestasi kerja
Jika tahap stress adalah rendah, maka prestasi kerja tidak terjejas
Punca stress
Faktor pekerjaan & tempat kerja
Konflik peranan
Kekaburan peranan
Beban tugas
Skop kerja
Kekurangan sokongan social
Keadaan tempat kerja
Struktur organisasi
Kepimpinan organisasi
Kitaran hayat organisasi
Ganjaran & pampasan

Hubungan manusia
Faktor individu
personaliti
lokus kawalan
pengalaman kerja
persepsi
rutin harian
Faktor persekitaran umum
Ketidaktentuan ekonomi
Ketidakstabilan politik
Ketidaktentuan teknologi
Kejadian-kejadian yg mengejutkan
Kaedah menangani stres:
Pendekatan organisasi
Iklim organisasi yg baik
Program kaunseling
Program sokongan keluarga
Program pengurusan stress
Sistem mentor
Reka bentuk semula kerja
Penetapan matlamat yg jelas
Komunikasi organisasi
Pendekatan individu
Pengurusan masa
Teknik fisiologi
Bersukan & senaman
Sokongan social

Kesan Stres Kpd Individu

Keletihan yg berpanjangan
Kurang tenaga
Cepat marah & panas baran
Lebih ganas
Mengambil minuman keras berlebihan
Banyak makan
Terlalu bimbang
Selalu sakit kepala
Tekanan darah tinggi
Sakit jantung
Lenguh-lenguh anggota badan
Produktiviti menurun
Tidak hadir ke tempat kerja
Lantik henti meningkat

Kesan Stres Kpd Organisasi

Menampung kos yg tinggi utk perubatan, insurans kesihatan
& program-program latihan utk menangani stres
Produktiviti pekerja menurun
Kadar lantik henti yg tinggi
Kadar keganasan dlm tmpt kerja meningkat
Kadar ponteng kerja/ketidakhadiran kerja meningkat

Pengawalan
Proses pemantauan prestasi & pengambilan tindakan bg memastikan hasil
tercapai seperti yg dijangkakan
Kepentingan pengawalan:
Membantu organisasi mencapai matlamat yg telah ditetapkan

Memastikan semua projek/aktiviti yg dirancang berjalan seperti yg diinginkan

Membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit/jabatan kea rah mencapai
matlamat yg ditetapkan

Jenis kawalan:
Kawalan dalaman sistem dalaman yg digunakan oleh organisasi utk
memastikan bahawa organisasi berjalan pd landasan yg betul
Kawalan luaran kawalan di luar organisasi yg bertindak utk mengawal tindak
tanduk organisasi & pekerja

Sistem Kawalan Dalaman:

Audit dalaman
Dilakukan utk menyemak semula perjalanan organisasi dlm tempoh tertentu utk
mengenal pasti sama ada fungsi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan &
pengawalan berdasarkan dasar, arahan & peraturan pengurusan telah
dilaksanakan dgn berkesan selaras dgn objektif & amalan pengurusan yg baik
Dasar organisasi
Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat keputusan &
mengambil tindakan
Prosedur kerja
Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg melaksanakan dasar
yg ditetapkan

Sistem Kawalan Luaran:

Audit luaran
Sama fungsi dgn audit dalaman, ttpi fungsi ini dilakukan oleh juruaudit dr luar
organisasi
Peraturan & undang-undang
Peraturan & undang-undang Negara yg digubal bg menastikan organisasi
beroperasi mengikut lunas-lunas tertentu.

Proses Kawalan

Membuat Langkah Pembetulan

Membanding Pencapaian dgn Standard
Mengukur Pencapaian
Menetapkan Standard

3 Kaedah Kawalan
Kawalan
Awalan
Kawalan
Semasa
Kawalan
Selepas

Kawalan yg dibuat terhadap input utk memastikan input

yg digunakan semasa proses transformasi memenuhi
standard tertentu
Kawalan terhadap aktiviti yg sdg diproses utk mengubah input
kpd output agar aktiviti tersebut memenuhi standard yg
ditetapkan
Kawalan terhadap output yg dihasilkan

Fungsi Analisis Titik Pulang Modal Sebagai Alat Kawalan

Mengenal pasti unit minimum ug harus dihasilkan utk mendapat pulang modal
Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanja
Menentukan harga bg barang yg dikeluarkan
Merancang pengeluaran utk mendapat untung yg disasarkan

Fungsi Bajet Sebagai Alat Kawalan

Merancang pendapatan & perbelanjaan perniagaan
Mengawal aliran masuk & keluar sumber kewangan mengikut keutamaan
Memastikan sumber kewangan yg diperoleh dpt menampung perbelanjaan yg
dilakukan
Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan & tidak membazir

Fungsi Carta Gantt Sebagai Alat Kawalan

Memantau kemajuan sesuatu projek dr mula hingga tamat iaitu memastikan
setiap aktiviti disiapkan mengikut tempoh masa yg telah dirancang

Mengawal masa penggunaan sumber

Memastikan setiap aktiviti dlm sesuatu projek dilakukan mengikut urutan supaya
tidak menjejaskan perjalanan aktiviti yg lain

Fungsi Teknik Menilai & Menyemak Program (PERT) & Cara Laluan Genting (CPM)
Sebagai Alat Kawalan
Mengawal kemajuan projek dgn mengenal pasti kegiatan yg tidak berjalan dgn
baik & bagaimana kegiatan tersebut mempengaruhi pelaksanaan kegiatan lain
Mengawal projek supaya ia dpt disiapkan mengikut tempoh masa yg telah
dirancang
Memastikan aktiviti kritikal dpt disiapkan mengikut masa supaya tidak
mengganggu aktiviti lain
Mengawal aktiviti luar jangka sekiranya berlaku masalah yg tidak dpt dielakkan
BAB 7 ASPEK PERUNDANGAN PERNIAGAAN

Undang-undang Kontrak
Akta Kontrak 1950
Suatu undang-undang yg mengandungi elemen-elemen asas kontrak yg perlu
dipatuhi oleh pihak yg terlibat dlm sesuatu kontrak di Malaysia
Mengandungi peruntukan berkenaan dgn pembentukan kontrak, pelaksanaannya
& peruntukan yg berkaitan dgn agensi
Perkataan kontrak didefinisikan di bawah Seksyen 2(h) dlm Akta Kontrak 1950
sebagai sesuatu perjanjian yg boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang
Sesuatu perjanjian itu ialah kontrak yg boleh dikuatkuasakan oleh undangundang jika dibuat oleh pihak yg layak utk berkontrak, dgn kerelaan yg diberikan
secara bebas & balasan serta tujuan perjanjian mestilah sah di sisi undangundang

Elemen-elemen Kontrak
Tawaran

Penerimaa
n

Balasan

Niat

Ketentuan

Keupayaan

Tawaran
Aku janji oleh 1 pihak kpd 1 pihak yg lain bahawa ia akan melakukan
sesuatu/menahan diri dr melakukan sesuatu jika pihak yg lain itu bersedia utk
menerima/mematuhi segala syarat yg disebutkan oleh pihak pembuat tawaran
Elemen penting dalam tawaran
Tawaran mestilah jelas, lengkap & muktamad
Penerima tawaran harus ditentukan
Tawaran adalah berbeza drpd pelawaan tawaran
Sebab sesuatu tawaran akan tamat
Pembuat tawaran membatalkan tawarannya
Penolakan tawaran oleh penerima tawaran
Luputnya waktu
Kematian/ketidaksiuman pembuat tawaran

Penerimaan
Berlaku apabila seseorang menyatakan persetujuan dgn suatu cadangan &
penerimaan mesti dibuat sementara tawaran masih terbuka
5 elemen penting dlm penerimaan
Sesuatu penerimaan hendaklah jelas, mutlak & tidak bersyarat
Penerimaan mestilah dibuat secara biasa & munasabah melainkan jika tawaran
itu menetapkan cara penerimaannya
Sesuatu penerimaan yg dibuat mestilah dikomunikasikan
Penerimaan hendaklah dibuat dlm jangka masa yg munasabah
Sesuatu penerimaan adalah lengkap sebaik sahaja pembuat tawaran
mengetahui & menerimanya
Jenis-jenis penerimaan yg tidak perlu dikomunikasikan
Penerimaan dgn penunaian syarat
Kaedah pos terpakai

Jualan lelong

Balasan
Sesuatu perjanjian itu sah dr segi balasan jika kedua-dua pihak saling berjanji
Elemen penting dlm balasan
Sesuatu balasan mestilah mempunyai unsur timbal balik
Balasan tidak semestinya dating drpd penerima janji
Balasan lampau adalah sah di sisi undang-undang
Sesuatu balasan itu tidak semestinya berpadanan
Balasan mestilah sesuatu yg sah di sisi undang-undang
Perjanjian tanpa balasan

Niat
Sesuatu kontrak dikatakan sah jika terdapat bukti utk menunjukkan bahawa
wujudnya niat utk mengadakan hubungan yg mengikat di sisi undang-undang
antara kedua-dua pihak
Disebabkan Akta Kontrak 1950 tidak mempunyai sebarang peruntukan undangundang secara nyata tentang isu ini, maka sebarang pertikaian/masalah
berhubung dgn perkara ini akan dirujuk kpd common law

Ketentuan
Sesuatu kontrak itu yg sah itu perlulah mengandungi perutukan yg nyata & tentu
(tidak samar-samar)
Keadaan yg boleh menyebabkan ketidaktentuan dlm sesuatu kontrak
Bahasa yg digunakan adalah kabur & samar-samar
Kegagalan utk mencapai perjanjian terhadap perkara pokok/syarat utama
perjanjian

Keupayaan berkontrak
Seseorang yg layak membuat kontrak mestilah dewasa, berakal sempurna &
tidak hilang kelayakan utk berkontrak

Terma Kontrak
Terdiri drpd syarat & waranti
Sama ada sesuatu terma itu adalah syarat/waranti adalah bergantung pd niat
pihak-pihak yg berkontrak
Jika sesuatu kenyataan diniatkan sebagai perkara penting, maka kenyataan
tersebut dikenali sebagai syarat kontrak. Pelanggaran kpd syarat kontrak boleh
menyebabkan kontrak itu ditamatkan
Apabila kenyataan diniatkan sebagai perkara kurang penting, maka kenyataan
itu dikenali sebagai waranti. Pelanggarannya memboleh pihak yg teraniya
menuntut ganti rugi sahaja.

Jenis-jenis Kontrak
Kontrak Sah
Kontrak Batal
Kontrak
Boleh Batal

Kontrak yg mematuhi elemen tawaran, penerimaan,

balasan, niat, ketentuan dan keupayaan
Kontrak yg tidak mematuhi elemen tawaran, penerimaan,
balasan, niat, ketentuan dan keupayaan
Kontrak yg sah pada awalnya ehingga diketepikan oleh pihakpihak yg terlibat dlm kontrak tersebut

Sesuatu Kontrak Batal Apabila:

Perjanjian itu dilarang undang-undang
Perjanjian itu bersifat mengecewakan iaitu dibuat utk mengelakkan drpd
peruntukan undang-undang
Perjanjian itu merupakan ford/tipuan
Perjanjian itu mendatangkan bencana kpd diri & harta org lain
Perjanjian itu tidak bermoral/bertentangan dgn kepentingan awam
Perjanjian itu dibuat utk menjejaskan kebebasan & kestabilan sesebuah
perkahwinan
Perjanjian itu menghalang seseorang drpd menjalankan
profesion/perdagangan/perniagaan lain yg sah

Kontrak Boleh Batal Jika Ada Unsur:

Paksaan

Pengaruh X
Berpatutan

Salah nyataan Frod/Tipuan

Khilaf

Kontak Dikatakan Dilepaskan Jika Berlaku:

Dengan paksaan
Dengan persetujuan
Dengan tiada kemungkinan
Dengan kemungkiran

Apabila 1 pihak kpd kontrak memungkiri janjinya & menyebabkan kerugian kpd
pihak yg 1 lagi, maka pihak yg mengalami kerugian boleh menuntut pemulihan,
ganti rugi/remedy

Jenis pemulihan/remedi yg boleh dituntut:

Pelaksanaan Spesifik
Quantum meruit

Ganti Rugi

Menamatkan Kontrak
Injunksi

Kontrak Jualan Barang-barang

Akta Jualan Barang-barang 1957 akta yg memperuntukkan segala elemen yg

berkaitan dgn kontrak jualan barang
Kontrak Jualan Barang kontrak yg berkaitan dgn
penjualmemindahkan/bersetuju utk memindahkan hak terhadap sesuatu barangbarang kpd pembeli dgn harga tertentu
Barang-barang boleh diklasifikasikan kpd barang sedia ada & barang masa
hadapan.
Barang Sedia Ada barang yg sudahpun dimiliki/disimpan oleh penjual
Barang Masa Hadapan barang yg dibuat/diperoleh oleh penjual selepas kontrak
jualan

Terma Kontrak Terbahagi kepada 2 iaitu syarat & waranti.

Syarat suatu stipulasi utama kontrak. jika 1 pihak melanggar syarat dlm
kontrak jualan barang-barang, maka pihak yg tidak bersalah berhak utk menolak
kontrak berkenaan
Waranti suatu stipulasi sampingan kpd tujuan utama kontrak. apabila suatu
pelanggaran waranti berlaku, pihak yg tidak bersalah hanya boleh menuntut
ganti rugi ttpi tidak boleh membatalkan kontrak
Walau bagaimanapun, pihak yg tidak bersalah akibat pelanggaran syarat boleh
menganggap pelanggaran syarat itu sebagai pelanggaran waranti & hanya
menuntut ganti rugi sahaja
Kedua-dua pihak bebas utk menentukan sesuatu perkara itu sebagai
syarat/waranti dlm perjanjian jualan barang antara mereka

Syarat terbahagi kepada 2 iaitu syarat tersurat & syarat tersirat

Syarat Tersurat syarat yg dinyatakan secara jelas dlm perjanjian jualan barang
Syarat Tersirat syarat yg tidak dinyatakan/tidak ditulis dlm perjanjian jualan
barang ttpi diperuntukkan dlm Akta Jualan Barang 1957

4 Jenis Syarat Tersirat:

Syarat tersirat mengenai hak milik Seksyen 14(1)(a)
Penjual berhak menjual barang yg disenaraikan dlm kontrak & penjual akan
mempunyai hak barang itu pada masa hak milik barang itu berpindah kpd pebeli
Syarat tersirat mengenai jualan melalui perihalan Seksyen 15

Barang hendaklah bersamaan/secocok dgn perihalan/deskripsi

Syarat tersirat mengenai kualiti/kelayakan Seksyen 16
Seseorang pembeli perlu berhati-hati menjaga kepentingannya sendiri apabila
membeli barang. Prinsip ini turut dikenali sebagai caveat emptor
Syarat tersirat mengenai jualan melalui contoh/sampel Seksyen 17
Contoh barang hendaklah secocok dgn keseluruhan barang yg dibeli

2 Jenis Waranti Tersirat:

Milikan aman/bebas dr gangguan Seksyen 14(1)(b)
Pembeli berhak memiliki barang yg dibelinya dan menikmatinya dgn aman drpd
gangguan oleh pihak lain
Bebas drpd bebanan Seksyen 14(1)(b)
Barang yg dijual bebas drpd sebarang gadaian/bebanan bg mana-mana pihak
ketiga yg tidak diberitahu kpd pembeli sebelum/semasa kontrak dibuat
Pembeli boleh menuntut ganti rugi jika melanggar waranti tersirat
BAB 8 KEMAHIRAN KOMUNIKASI
Komunikasi
Pemindahan maklumat drpd 1 pihak kpd pihak yg lain melalui media tertentu
Komunikasi merupakan pertukaran maklumat (mesej) antara manusia bg tujuan
pencapaian maksud yg sama Bartol (1998)

Proses Komunikasi
6 fasa utama iaitu penghantar, enkod, saluran, dekod, penerima & maklum balas

Halangan Komunikasi
Fizikal

Psikologikal
Sosiologikal

Gangguan secara nyata & langsung seperti bunyi

bising kenderaan, bunyi mesin dlm kilang & bercakap
dgn org awam tanpa mikrofon
Cara berfikir yg berlainan & tanggapan yg berbez antara
penghantar dgn penerima mesej
Wujud kerana perbezaan umur, ras, kaum, jantina, budaya,
bahasa pertuturan, pangkat dlm organisasi, taraf pendidikan,
taraf kehidupan & latar blkg kehidupan

Semantik

Halangan penggunaan perkataan yg mempunyai banyak

makna

Bentuk Komunikasi
Menegak
Mendatar
Melintang

Pertukaran maklumat antara 2/lebih pekerja pd

peringkat yg berlainan dlm hierarki organisasi
Pengaliran idea & maklumat secara bebas dlm kalangan staf pd
peringkat yg sama dlm hierarki organisasi
Pertukaran maklumat antara 2/lebih peringkat pekerja drpd
bahagian yg berlainan dlm hierarki organisasi

Komunikasi Sehala
Proses komunikasi yg tidak memerlukan maklum balas drpd penerima kpd
penghantar
Jenis komunikasi sehala:
Dari atas ke
bawah
Dari bawah
ke atas

Pengaliran maklumat drpd pengurus atasan kpd

orang-orang bawahan
Pengaliran maklumat dr 1 peringkat bawahan ke 1/lebih
peringkat yg lebih tinggi

Tujuan komunikasi sehala dr atas ke bawah:

Mendelegasikan visi, misi & objektif organisasi supaya dpt difahami oleh semua
pekerja
Memberi maklum balas & menilai prestasi para pekerja
Memaklumkan alas an & falsafah di sebalik sebab melakukan sesuatu kerja
Menerangkan polisi, prosedur, arahan, peraturan & amalan yg seharusnya
diterapkan kpd pekerja
Tujuan komunikasi sehala dr bawah ke atas:
Membolehkan pekerja bawahan menyampaikan sesuatu maklumat kpd pengurus
atasan
Membolehkan pengurusan atasan memahami keadaan kerja di peringkat
bawahan agar mereka dpt membuat keputusan dgn baik
Membolehkan pekerja peringkat bawahan menyumbangkan idea & cadangan yg
bernas kpd organisasi utk mempertingkatkan produktiviti
Membuat laporan ttg kemajuan sesuatu kerja yg dilakukan kpd pengurus yg lebih
tinggi

Memberi peluang kpd pekerja bawahan utk meluahkan perasaan mereka

mengenai kerja, rakan sekerja & organisasinya.

Komunikasi Dua Hala

Suatu proses komunikasi yg melibatkan maklum balas drpd penerima kpd
penghantar
Memberi peluang kpd penghantar & penerima bertukar-tukar maklumat dgn
lebih penuh perhatian & memahami antara 1 sama lain bg memperjelas maksud
masing-masing

Komunikasi Lisan komunikasi yg menggunakan percakapan

Jenis Komunikasi Lisan

Perbincangan
Mesyuarat
Ucapan
Pembentangan

Komunikasi Bukan Lisan

Komunikasi yg tidak menggunakan percakapan
Jenis komunikasi bukan lisan:
Komunikasi visual
Komunikasi bertulis
Bahasa badan

Kebaikan Komunikasi Lisan

Mesej boleh disampaikan melalui saluran komunikasi dgn cepat
Alat bantuan komunikasi boleh digunakan
Maklum balas boleh diperoleh dgn cepat
Kejujuran penghantar dpt dirasakan

Lebih murah & lebih menyakinkan

Lebih senangutk menyampaikan mesej

Keburukan Komunikasi Lisan

Penghantar yg tidak mahir berkomunikasi dgn baik mungkin tidak dpt
menyampaikan mesej dgn baik
Tidak ada rekod simpanan kekal kerana berbentuk tidak nyata seperti bercakap
Maklumat yg diterima mungkin tidak dpt difahami kerana tidak dpt
diterjemahkan dgn segera
Maklumat yg disampaikan boleh disalahtafsirkan oleh penerima & mungkin boleh
menyingung perasaan orang lain

Kelebihan Komunikasi Bukan Lisan

Mesej boleh dipindah sehingga mencapai persetujuan antara penghantar dgn
penerima
Mesej boleh disesuaikan dgn bakal penerima
Dalam bentuk rekod tetap & boleh disimpan lama
Mesej boleh dihantar kepada penerima di mana penghantar tidak boleh sampai
Mesej masih kekal pd peringkat asalnya walaupun telah berubah tgn beberapa
kali
Tiada had penerima maklumat seperti surat khabar
Penerina mempunyai masa yg lama utk meneliti & boleh membuat rujukan utk
menganalisis mesej yg diterima

Kelemahan Komunikasi Bukan Lisan

Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap mesej yg dihantar & tidak boleh
menentukan pembacanya
Penerima mungkin menerima & membaca mesej pd waktu yg tidak sesuai
Penerima mungkin membuang mesej & tidak membaca apa yg diterimanya
Maklum balas tidak akan diterima dgn segera
Kemungkinan penerima hanya memahami sebahagian drpd mesej yg diteima

Mesej yg dihantar mestilah mampu menerangkan segala maksud yg hendak

dihantar bg menjawab kemusykilan yg mungkin ditimbulkan oleh penerima

Komunikasi Secara bersemuka

Proses pertukaran maklumat, idea & perasaan ketika pendengar & penyampai
berada di tempat yg sama pd masa yg sama
Kepentingan:
Utk meredakan konflik
Mengurangkan emosi
Menyelesaikan perkara yg penting
Menyempurnakan suatu perniagaan
Dalam perbualan telefon, suara/kata-kata penghantar memainkan peranan
penting utk menunjukkan imej organisasi berkenaan
Internet rangkaian computer yg mampu berhubung menerusi beberapa
rangkaian
Intranet fungsi yg sama seperti internet ttpi penggunaan intranet hanya terhad
kpd lingkungan satu-satu organisasi sahaja. Menyampaikan maklumat organisasi
dalaman kpd setiap pekerja dgn cepat & mudah
Memorandum alat komunikasi bertulis antara jabatan/unit dalam sesebuah
organisasi & tidak digunakan utk memberikan maklumat kpd orang lain di luar
organisasi. Mengandungi maklumat penting yg hendak disampaikan kpd staf
organisasi
Surat Rasmi Utk berhubung dgn organisasi/penubuhan tertentu sama ada pihak
swasta/kerajaan
Surat Tidak Rasmi bersifat peribadi. Utk mengucapkan tahniah, takziah,
menyatakan khabar atau menjelaskan sesuatu perkara
Laporan suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu
kpd pihak tertentu
Kelebihan menggunakan laporan:
Sebagai bukti/rekod
Memberi ruang kpd penghantar & penerima memahami maklumat itu dgn lebih
mendalam
Buletin suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu
kpd pihak tertentu

Kemahiran Mendengar
Mendengar suatu proses penerimaan maklumat secara mental oleh manusia
utk memahami, menterjemah & berusaha utk bertindak balas terhadap mesej yg
diterima dgn cara sewajarnya

Proses Mendengar
Menerima

Memahami
Mengingati
Menilai
Memberi tindak
balas

Pendengar akan cuba mendapatkan apa yg

disampaikan oleh penyampai sama ada secara
lisan/bukan lisan
Pemprosesan maklumat utk mendapatkan maksud yg
disampaikan
Tindakan utk cuba mendapatkan semula sesuatu maklumat
yg disimpan dlm ingatan
Menganalisis fakta, pandangan, niat & penyataan yg
disampaikan oleh penyampai
Menunjukkan bahawa pendengar menerima/tidak menerima
maklumat yg disampaikan

Kaedah Mendengar Secara Berkesan

Mendengar secara empati & objektif
Mendengar secara kritikal & non-judgemental
Mendengar secara cetek & mendalam

Mendengar Secara Aktif Teknik komunikasi yg memerlukan pendengar utk

memberi maklum balas ttg apa yg mereka dengar dgn cara menyatakan
semula/merumuskan apa yg mereka telah mendengar dgn kata-katanya sendiri
utk mengesahkan apa yg telah didengari

Teknik Mendengar Secara Aktif:

Mengulang maksud pembicara
Meluahkan kefahaman terhadap perasaan
Menanya soalan

Kemahiran Berunding
Perundingan proses yg melibatkan komunikasi sama ada secara langsung/tidak
langsung antara dua/lebih pihak yg mempunyai konflik kepentingan utk
mencapai persetujuan bersama

Prinsip Berunding:
Tumpuan kpd minat & bukan kedudukan
Asingkan manusia drpd masalah
Jana pelbagai pilihan
Guna kriteria yg objektif & boleh diterima

Elemen-elemen Perundingan:
Maklumat
Masa
Kuasa
Etika
Budaya

Perlaku/Perso
naliti
Sosial

Menyampaikan tujuan serta matlamat sesuatu

perundingan diadakan
Memastikan masa yg sesuai & mencukupi bagi sesuatu
perundingan
Keupayaan utk mempengaruhi org lain dlm membuat
keputusan semasa perundingan
Prinsip-prinsip akhlak/moral yg dipegang oleh seseorang
individu/kumpulan/masyarakat
Mengutamakan nilai & indentiti yg tidak bertentangan dgn
nilai pihak perunding yg lain serta menghormati adat &
pembawakan pihak perunding yg lain
Perunding yg terlibat dlm suatu rundingan mesti hadir dlm
keadaan bersedia & berperwatakan menarik, kemas &
bersih
Aspek pergaulan antara pihak yg terlibat dlm perundingan

Jenis Kuasa Yang Terdapat Dalam Rundingan

Kuasa Sah

Kuasa
Anugerah
Kuasa
Paksaan
Kuasa
Karismatik
Kuasa

Kuasa rasmi yg diperoleh oleh seseorang drpd

organisasi/pihak atasan utk menjalankan sesuatu
rundingan
Kuasa yg dimiliki oleh seseorang utk memberikan ganjaran kpd
pihak yg lain setelah pihak tersebut melakukan tugas yg
dikehendaki oleh individu tersebut
Kuasa utk menghukum pihak lain yg gagal memenuhi apa yg
dikehendakinya
Kuasa yg dimiliki oleh mereka yg mempunyai ciri-ciri
kepimpinan yg berwibawa
Kuasa yg dimiliki oleh seseorang yg mempunyai maklumat yg

Maklumat
Kuasa
Gabungan

bernilai kpd orang lain

Kuasa yg wujud apabila sekumpulan orang berpakat utk
melakukan sesuatu secara bersama

Tahap Perundingan
Intrapersonal
Interpersonal
Intrajabatan
Interjabatan
Nasional
Dua Hala
Serantau

Pelbagai Hala
Antarabangsa/
Global

Perundingan yg berlaku dlm diri individu itu sendiri

Perundingan antara individu dgn individu yg lain/sekumpulan
individu lain
Perundingan yg berlaku dlm lingkungan sesebuah jabatan itu
sendiri sahaja
Perundingan yg melibatkan rundingan antara jabatan dgn
jabatan yg lain
Perundingan dlm peringkat kebangsaan dlm sesebuah negara
Perundingan berfokus terhadap perundingan antara dua
pihak
Perundingan antara pihak yg berdekatan yg tinggal dlm
sesebuah komuniti yg sama serta berkongsi adat kebudayaan
yg hampir sama
Perundingan yg multi tujuan iaitu tidak hanya memfokuskan
satu hala tuju & satu matlamat sahaja
Melibatkan perundingan antara beberapa buah negara

Strategi dan Taktik Perundingan

Good guy bad guy
Nibbling
Trial balloon
Red herring
Outrageous
Apparent withdrawal
Limited authority

Teknologi Maklumat
Peranan ICT dlm Pengurusan Perniagaan:
Penyediaan laporan
Sistem kawalan kewangan

Pengurusan inventori
Membuat keputusan
Membuat ramalan
Penyediaan data

Kepentingan ICT dlm Pengurusan Perniagaan:

Operasi organisasi lebih efektif & efesien
Memudahkan komunikasi dalaman(intranet) & luaran(internet) organisasi
Menyimpan maklumat & data perniagaan
Meningkatkan kualiti & produktivti

e-dagang proses dgn peniaga menjual barang & pembeli membeli barang yg
ditawarkan melalui internet

Proses Urus Niaga e-dagang:

Pelanggan melayari laman web & membuat pertanyaan jika perlu
Pelanggan membuat pesanan & membuat bayaran awal dgn memasukkan
maklumat kad kredit
Peniaga menghantar barang pesanan kpd pelanggan melalui pos/khidmat kurier

Kelebihan e-dagang:
Modal yg dilaburkan oleh peniaga adalah kecil
Kos operasi & pentadbiran perniagaan adalah murah
Pasaran luas
Tidak menanggung risiko hutang lapuk
Menjimatkan kos, masa & tenaga pelanggan
Pelanggan mempunyai pilihan yg luas

e-perolehan proses pembelian barangan bekalan perniagaan secara automatic

dgn menggunakan internet

Faedah Menggunakan e-perolehan:

Menjimatkan kos
Meningkatkan produktiviti
Kawalan

e-pemasaran proses mencipta minat pengguna terhadap produk/perkhidmatan

yg ditawarkan dgn menggunakan kemudahan internet

Jenis e-pemasaran:
Paparan iklan melalui penggunaan media elektronik
Pemasaran media sosial
Pemasaran e-mel

Kelebihan menggunakan e-perolehan:

Mudah & berkesan
Tidak melibatkan kos yg tinggi
Boleh beroperasi 24 jam sehari/7 hari seminggu
Boleh menarik pelanggan dr seluruh dunia
Dapat berkomunikasi dgn pelanggan secara terus
Maklumat dpt dikemaskinikan dr semasa ke semasa

Kegunaan intranet dlm organisasi:

Komunikasi dalaman yg lebih baik
Perkongsian sumber
Perkhidmatan pelanggan yg lebih baik
Pengurangan dlm penggunaan kertas

BAB 9 PEMBUATAN KEPUTUSAN

Pembuatan Keputusan
Proses penyelesaian masalah dgn mengenal pasti alternative-alternatif
penyelesaian & memilih alternatif yg terbaik berdasarkan nilai-nilai & keutamaan
pembuat keputusan

Jenis keputusan
Keputusan Rutin keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah yg
boleh dijangka & kerap berlaku dalam sesebuah organisasi
Keeputusan Tak Rutin keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah
yg tidak dpt dijangka, jarang berlaku/masalah baru dlm sesebuah organisasi

Langkah-langkah dlm proses pembuatan keputusan rasional

Mengenal pasti
masalah

Mengutip data

Menganalisis data

Memilih alternatif

Menilai alternatif

Menjana alternatif

Alat Keputusan Kuantitatif

Statistik Deskriptif
Maklumat dlm bentuk angka akan dikumpul, disusun & dianalisis utk mendapat
suatu gambaran yg lebih jelas ttg masalah yg dihadapi/keputusan yg dibuat
Statistik yg bersifat deskriptif & kerap dibincangkan dlm bidang statistik:
Min Jumlah semua nombor dibahagi dgn saiz sampel
Median Titik tengah bg nombor-nombor sampel setelah disusun dlm tertib
menaik
Mod Nombor berulang paling kerap dlm suatu sampel
Julat Perbezaan antara nilai terbesar dgn nilai terkecil

Sisihan piawaian purata jarak/sisihan setiap nombor dr nilai purata

Pokok Keputusan
Bentuk grafik bagi pilihan-pilihan/alternatif tindakan yg boleh diambil & turutan
kejadian akibat sesuatu tindakan dilukis utk memberi gambaran menyeluruh ttg
masalah yg wujud

Alat Keputusan Kualitatif

Analisis tulang ikan
Gambar rajah yg berbentuk seperti tulang ikan utk mengenal pasti punca-punca
yg menyebabkan berlakunya sesuatu masalah
Sumbang saran
Teknik penjanaan idea dgn setiap ahli dlm kumpulan dibenarkan memberi
pendapat ttg sesuatu masalah/tajuk perbincangan secara bebas
Kumpulan fokus
Individu drpd pelbagai latar belakang & pengalaman dikumpul utk
membincangkan suatu topic tertentu
Teknik Delph
Teknik utk menggembleng pendapat ahli-ahli panel yg pakar dlm bidang
berkaitan bg mendapatkan keputusan yg baik & kreatif dgn ahli-ahli kumpulan
tidak bersemuka & indentiti mereka dirashiakan
Teknik kumpulan nominal
Ahli kumpulan tidak bercakap/berbincang antara mereka pd peringkat
permulaan, mereka akan berbincang & bertukar idea serta menilai setiap
penyelesaian/alternatif yg dicadangkan itu kemudian sebelum mengundi utk
memilih penyelesaian/alternatif yg lebih baik

Faktor Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan:

Faktor kedapatan maklumat ~ maklumat perlu memenuhi 4 kriteria iaitu
tepat(accurate), tersedia(timely), lengkap(complete) & bersesuaian(relevan)
Faktor kecekapan pembuat keputusan ~ pengalaman, pengetahuan, kreativiti &
sikap terbuka si pembuat keputusan
Faktor situasi ~ keadaan kepastian, risiko/ketidakpastian

Faktor Lain Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan:

Masa yg diperuntukkan utk membuat keputusan
Polisi & prosedur
Budaya organisasi
Struktur organisasi
Politik organisasi
Tekanan luar
Komitmen pekerja
Kos yg terlibat
Pengaruh kumpulan setara