BAB 6

PENGURUSAN
 6.1
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN
6.1.1 FUNGSI PENGURUSAN

Maksud Pengurusan

Proses dan aktiviti merancang, mengorganisasi,

memimpin, dan mengawal usaha semua ahli
organisasi dan menggunakan sumber organisasi
untuk mencapai objektif organisasi yang
ditetapkan.
 KEPENTINGAN PENGURUSAN
1) Membantu organisasi mencapai matlamat (F1)
yang ditetapkan secara cekap dan berkesan. (H1)
2) Menggunakan sumber secara optimum (F2)untuk
mengelakkan berlakunya pembaziran.(H2)
3) Memotivasi dan mendorong modal insan (F3)
untuk mencapai matlamt organisasi.(H3)
4) Mewujudkan satu struktur organisasi yang cekap
(F4) melalui sistem arahan dan pelaporan yang
jelas.(H4)
 FUNGSI PENGURUSAN
(4)
1) Perancangan
2) Pengorganisasian
3) Kepimpinan
4) Pengawalan
 PERANCANGAN
Satu proses menentukan matlamat organisasi
yang ingin dicapai
&
Membentuk tindakan yang paling sesuai
untuk diambil

bagi mencapai matlamat.

 PENGORGANISASIAN
Satu proses penyusunan dan pengagihan
sumber manusia & sumber lain

untuk melaksanakan tugas yang telah

ditetapkan

bagi mencapai matlamat organisasi.

 KEPIMPINAN
Satu proses mempengaruhi gelagat pekerja

agar dapat melaksanakan tugas yang diberikan

dengan cekap & berkesan

bagi mencapai matlamat organisasi.

 PEGAWALAN
Satu proses mengukur prestasi organisai
berbanding dengan prestasi semasa
&
mengambil tindakan susulan

untuk memastikan hasil kerja akhir tercapai

seperti yang telah ditetapkan.
 6.1.2
KONSEP KEBERKESANAN DAN KECEKAPAN
A. KECEKAPAN
- Melakukan sesuatu kerja dengan betul
- Sesuatu tugas yang dilakukan dengan penggunaan sumber yang
minimum
- Mengurangkan kos pengeluaran
- Mengurangkan pembaziran sumber

B. KEBERKESANAN
- Melakukan sesuatu kerja yangu betul
- Menetapkan matlamat yang betul
- Memilih kaedah yang tepat
- Membantu kepada pencapaian objektif organisasi.
 6.1.3
PERANAN PENGURUS
TEORI MINTZBERG

1) Antara Perorangan

2) Peranan Bermaklumat

3) Pembuatan Keputusan
 ANTARA PERORANGAN
1)Lambang / Simbol / Tunggak / Orang
terpenting

2) Ketua / Pemimpin

3) Penghubung / Perantara / Orang tengah

 PERANAN BERMAKLUMAT
1) Pemantau
- Peka terhadap perubahan persekitaran.

2) Penyampai / Penyebar
- Menyampaikan maklumat kepada pekerja organisasi dalam
melaksanakan tugas.

3) Jurucakap
- Menyampaikan maklumat kepada pihak luar organisasi
berkaitan perancangan, polisi, yindakan & keputusan
organisasi.
 PEMBUATAN KEPUTUSAN
1) Usahawan
2) Perunding
3) Pengagih Sumber
4) Pelerai masalah
 6.1.4
Pendekatan Pemikiran
A. PENDEKATAN KLASIKAL

FREDERICK TAYLOR
a) Mengenal pasti kaedah terbaik untuk melaksanakan tugas atau
kerja.
b) Memilih & melatih pekerja secara saintifik untuk mencapai tahap
prestasi yang maksimum.
c) Menggalakkan kerjasama antara pekerja & pihak pengurusan –
menggunakan kaedah bekerja saintifik – untuk mencapai
matlamat.
d) Menggalakkan pembahagian tugas tanggungjawab secara adil &
saksama antara pengurus dan pekerja.
 Pendekatan Klasikal
HENRY L.GANTT
- Memperkenalkan CARTA GANTT
- Fungsi: merancang, menjadual & mengawal
perjalanan tugas atau operasi.
 Teori Organisasi Klasik
HENRY FAYOL (14 Prinsip Asas Pengurusan)
1)Pembahagian kerja
2) Esprit de corps
3) Inisiatif
4) Ganjaran
5) Teratur
6) Kesamarataan
7) Rantaian arahan
8) Disiplin
9) Arahan uniti
10) Arah tujuan uniti
11) Mengutamakan kepentingan organisasi
12) Pemusatan
13) Kestabilan Perkhidmatan Pekerja
14) Autoriti
MAX WEBER (Teori Birokrasi Pengurusan)

1) Pembahagian atau Pengkhususan Kerja – meningkatan

kemahiran pekerja
2) Hierarki & autoriti yang jelas – hubungan & tanggungjawab
terhadap sesuatu tugas yang ditetapkan
3) Kemajuan kerja berdasarkan merit – pemilihan & kenaikan
pangkat berdasarkan kelayakan & prestasi ahli
4) Tidak bersifat peribadi – peraturan, prosedur & hukuman
diaplikasikan secara menyeluruh & sama rata
5) Peraturan & autoriti ditetapkan secara jelas.
 B.
PENDEKATAN KEMANUSIAAN/ GELAGAT
TEORI HIERARKI KEPERLUAN MASLOW
(ABRAHAM MASLOW
KEPERLUAN:
1) FISIOLOGI
2) KESELAMATAN
3) SOSIAL
4) PENGHARGAAN
5) PENCAPAIAN HASRAT DIRI
 TEORI X dan TEORI Y
(Douglas McGregor)
Teori X
- Pekerja dilihat sebagai pekerja yang negatif
- Pekerja menganggap kerja sebagai satu beban
- Malas untuk bekerja
- Sentiasa melengah-lengahkan kerja
- Sentiasa disuruh atau diarah untuk bekerja
Teori Y
- Pekerja-pekerja yang mempunyai ciri-ciri positif
- Melihat kerja sebagai sesuatu yang
menyeronokkan.
- Tidak perlu disuruh atau diarah melakukan kerja
- Melakukan dan melengkapkan kerja tepat pada
masa.
 C.
Pendekatan Sains Pengurusan / Kuantitatif
1) Sains Pengurusan (SP)
- Penggunaan model matematik & kaedah sains untuk
meningkatkan keberkesanan pembuatan keputusan.

2) Pengurusan Operasi (PO)

- Memudahkan pengurusan pengeluaran & penghantaran barang @
perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi.

3) Sistem Pengurusan Maklumat (SPM)

- Menekan penggunaan komputer dalam reka bentuk & mengurus
maklumat penting bagi membantu pengurus membuat keputusan.
D. PENDEKATAN MODEN / KONTEMPORARI
1) TEORI SISTEM
- Organisasi satu sistem yang kompleks
Proses terlibat:
(a) INPUT - Organisasi terima input (maklumat & sumber manusia)
(b) PROSES TRANSFORMASI - Proses transformasi – ubah input kepada output
melalui kemahiran teknologi & kemahiran
(c) OUTPUT - Output dihasilkan akan disalurkan kepada elemen luar seperti
pembekal & pengguna

2) TEORI KONTINGENSI / SITUASI

- Tindakan pengurus disesuaikan dengan situasi.
- Situasi yang berlainan menuntut tindak balas yang berbeza daripada pengurus
- Cth: GAYA AUTOKRATIK – Sesuai semasa pertempuran & peperangan
- - mengurus pekerja yang bermasalah
 6.2
KEMAHIRAN PENGURUSAN
PERINGKAT PENGURUSAN
1) PERINGKAT ATASAN
- Bertanggungjawab terhadap seluruh kejayaan organisasi
- Cth: PENGURUS BESAR / PRESIDEN / KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

2) PERINGKAT PERTENGAHAN
- Menterjemahkan wawasan, hala tuju & strategi jangka panjang organisasi ke dalam objektif &
aktiviti yang khusus.
- Cth: PENGURUS CAWANGAN / PENGURUS SUMBER MANUSIA

3) PERINGKAT BAWAHAN
- Dikenali juga sebagai PENGURUS LINI
- Melaksanakan rancangan & aktiviti khusus yang telah ditetapkan oleh pengurus peringkat
pertengahan.
- Cth: PENYELIA / KETUA KUMPULAN / FORMEN
 6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN
1) KONSEPTUAL
MAKSUD: Kemahiran pengurus melihat
keperluan & agihan dari perspektif
organisasi secara keseluruhan
Contoh: Membuat perancangan strategik
 6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN
2) ANTARA PERORANGAN
MAKSUD: Kebolehan pengurus dalam
mengendalikan hubungan, kerja dalam
kumpulan dan bekerjasama dengan orang
lain sama ada di dalam / luar syarikat
Contoh: Memberi motivasi kepada pekerja
 6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN
3) TEKNIKAL
MAKSUD: Menggunakan kaedah, prosedur,
teknik dan pengetahuan dalam bidang yang
khusus untuk melaksanakan tugas.
Contoh: mengendalikan perkakasan dan
peralatan berteknologi tinggi
 6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN
4) PENGURUSAN MASA
MAKSUD: Kemahiran pengurus
menggunakan masa dengan cekap &
berkesan dalam menyempurnakan sesuatu
tugas dan aktiviti organisasi
Contoh: Membuat penjadualan dan
perancangan projek dengan rapi.
 6.2.2
JENIS-JENIS KEMAHIRAN
5) PEMBUATAN KEPUTUSAN
MAKSUD: Kemahiran pengurus memilih
alternatif terbaik bagi menyelesaikan
sesuatu masalah organisasi.
Contoh: Bijak menggunakan kaedah
kuantitatif dan kualitatif dalam
menyelesaikan masalah.
 Hubung kait antara KEMAHIRAN PENGURUSAN
dengan PERINGKAT PENGURUSAN
PERINGKAT KONSEPTUAL ANTARA TEKNIKAL PENGURUSAN PEMBUATAN
PENGURUSAN PERORANGAN MASA KEPUTUSAN
ATASAN SP SP KP P SP
PERTENGAHAN P SP P P P
BAWAHAN KP SP SP P KP
 6.3 PERANCANGAN
JENIS-JENIS PERANCANGAN
1) JANGKA MASA
(a) Jangka panjang (5-10 tahun)
(b) Jangka sederhana (1-5 tahun)
(c) Jangka pendek (kurang 1 tahun)
 2) KEGUNAAN
(a) Rancangan Tersedia
- Digunakan berulang-ulang kali dalam organisasi
- Garis panduan yang dibangunkan untuk menangani situasi yang
sering berlaku
- CTH; DASAR / TATACARA / PERATURAN

(b) Rancangan Kegunaan Tunggal

- Digunakan sekali sahaja
- Memenuhi keperluan tertentu atau mencapai matlamat khusus
dalam tempoh waktu ditetapkan
- CTH: BELANJAWAN
 3) PERINGKAT
1) Rancangan STRATEGIK

2) Rancangan TAKTIKAL

3) Rancangan OPERASI
 PERBEZAAN PERANCANGAN STRATEGIK,
TAKTIKAL DAN OPERASI
DIMENSI PS PT PO
JANGKA MASA PANJANG IAITU SEDERHANA IAITU 1 PENDEK IAITU
LEBIH 5 TAHUN HINGGA 5 TAHUN KURANG DARI
SETAHUN
KEGUNAAN MENCAPAI MENGAGIH MENGAWAL
OBJEKTIF SUMBER KEPADA OPERASI HARIAN
MENYELURUH AKTIVITI ATAU
SYARIKAT KEGIATAN
(VISI/MISI)
PERINGKAT ATASAN PERTENGAHAN BAWAHAN
SKOP DAN LIPUTAN MENYELURUH FUNGSIAN OPERASI HARIAN
 PROSES PERANCANGAN
1) Menentukan matlamat dan objektif
2) Menganalisis persekitaran perniagaan
3) Membentuk alternatif tindakan
4) Menilai alternatif
5) Memilih alternatif tindakan
 ALAT-ALAT PERANCANGAN
1) ANALISIS PULANG MODAL
2) CARTA GANTT
3) BAJET (2 jenis: a) Bajet Operasi
b) Bajet Kewangan

4) CARA LALUAN GENTING / CRITICAL PATH

METHOD
 ANALISIS PULANG MODAL
1) TPM (Unit) = KOS TETAP
Harga Jualan – Kos Berubah
seunit seunit

2) TPM (RM) = TPM (Unit) x Harga Jualan Seunit

3) JUMLAH KOS / KOS OPERASI

= Kos tetap + Kos Berubah
= Kos tetap + ( KB seunit x Kuantiti dijual)

4) UNTUNG / RUGI
= JUMLAH HASIL – JUMLAH KOS
= ( Harga Jualan seunit x Kuantiti) – (Kos tetap + [KB/unit x Kuantiti)
 PERANCANGAN STRATEGIK
1) VMO (Visi /Misi / OBJEKTIF)
2) STRATEGI
3) TAKTIK
4) DASAR / POLISI
5) PROSEDUR
6) STANDARD
 PENGORGANISASIAN
Reka bentuk (3):

1) FUNGSIAN

2) DIVISYEN
(a) Produk
(b) Pasaran
(c) Geografi

3) MATRIKS
 Bentuk-bentuk lain (4)
1) Pasukan
2) Projek
3) Unit Perniagaan Strategik (SBU)
4) Organisasi Tanpa Sempadan
 PROSES PENGORGANISASIAN
1) Penentuan objektif
2) Pengenalpastian aktiviti
3) Pengelasan aktiviti
4) Pengelompokan aktiviti
5) Pengagihan Tugas, Autoriti dan
Tanggungjawab
 MANUAL ORGANISASI
1) FAIL MEJA

2) MANUAL PROSEDUR KERJA

3) PROSEDUR KUALITI
 KONSEP PENGORGANISASIAN
1) Autoriti
2) Tanggungjawab
3) Akauntabiliti
4) Pemusatan dan Pemencaran Autoriti
5) Penugasan
6) Empowermen
7) Autoriti Lini dan Staf
8) Jangkauan Kawalan ( Luas dan Sempit)
9) Rantaian Arahan
 KEPIMPINAN
JENIS KUASA (4)
1) Sah
2) Ganjaran
3) Desakan
4) Rujukan
5) Kepakaran
 JENIS KEPIMPINAN (4)
1) TRANSACTIONAL
2) TRANSFORMATIONAL
3) KARISMATIK
4) BERWAWASAN
 GAYA KEPIMPINAN (4)
1) AUTOKRATIK
2) DEMOKRATIK
3) LAISSEZ-FAIRE
4) KONTINGENSI
 JENIS PEMIMPIN
1) FORMAL
- Dilantik secara rasmi
- Ada jawatan dan peranan yang dipegang dalam
organisasi
- Mempunyai autoriti formal

1) TIDAK FORMAL
- Dipilih melalui persetujuan ramai
- Tidak mempunyai autoriti formal
- Dipilih oleh ahli kumpulan
 MOTIVASI
1) Teori Motivasi Maslow (Lima Hierarki Keperluan Maslow)

2) Teori Motivasi Herzberg (Teori Penjagaan-Motivasi / Teori Dua

Faktor)

3) Teori Motivasi McGregor (Teori X dan Teori Y)

4) Teori Motivasi McClelland (3 Jenis Kehendak Manusia)

a) Keperluan PENCAPAIAN
b) Keperluan BERAFILIASI (Berhubungan)\
c) Keperluan BERKUASA
 PASUKAN
Kumpulan yang terdiri daripada individu-
individu yang berinteraksi antara satu sama
lain mempengaruhi untuk mencapai suatu
matlamat yang sama

Jenis Pasukan
1) Pasukan formal
2) Pasukan tidak formal
 KEPENTINGAN PASUKAN
1) Membolehka kerja disiapkan dalam waktu
ditetapkan
2) Meringankan beban kerja ahli pasukan
3) Menjana idea lebih baik
4) Menyelesaikan masalah secara berkesan
5) Memotivasikan ahli pasukan
PROSES PEMBENTUKAN PASUKAN
1) PEMBENTUKAN (Forming)
2) PERIBUTAN (Storming)
3) PENYESUAIAN (Norming)
4) PELAKSANAAN ( Performing)
5) PENANGGUHAN (Adjourning)
 STRES
PUNCA STRES
a) Faktor pekerjaan dan tempat kerja
b) Faktor Individu
c) Faktor Persekitaran Luaran
Faktor Pekerjaan dan Tempat Kerja
1) Konfli peranan
2) Kekaburan Peranan
3) Beban Tugas
4) Skop Kerja
5) Kekurangan sokongan sosial
6) Keadaan tempat kerja
7) Struktur organisasi
8) Kepimpinan Organisasi
9) Ganjaran dan Pampasan
10)Hubungan manusia
 Faktor Individu
1) Personaliti
2) Lokus Kawalan
3) Pengalaman Kerja
4) Persepsi
5) Rutin Harian
 Faktor Persekitaran Luaran
1) Ketidaktentuan ekonomi
2) Ketidakstabilan politik
3) Ketidaktentuan teknologi
4) Kejadian-kejadian yang mengejutkan
 PENGAWALAN
Jenis Kawalan

1) Kawalan Dalaman
- Audit dalaman
- Dasar organisasi
- Prosedur

2) Kawalan Luaran
- Audit luaran
- Peraturan
- Undang-undang
 PENGAWALAN
PROSES KAWALAN (4)

1) Menetapkan standard
2) Mengukur pencapaian
3) Membandingkan pencapaian dengan
standard
4) Membuat langkah pembetulan
 KAEDAH KAWALAN (3)
1) AWALAN – ke atas input (memenuhi
standard ditetapkan)
2) SEMASA – proses transformasi (memastikan
aktiviti2 betul dilakukan seperti yang telah
ditetapkan)
3) SELEPAS – memastikan output mematuhi
standard yang ditetapkan