Peluang Dan Tantangan Menuju ANRI Hebat 2025 Dibuat Oleh CASN Arsip Nasional RI 2014

PELUANG DAN TANTANGAN
MENUJU ANRI HEBAT 2025
Disusun Oleh :
Calon Pegawai Negeri Sipil Arsip Nasional Republik Indonesia
Tahun 2014
DIKLAT TEKNIS DASAR-DASAR KEARSIPAN

CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
2014
CPNS 2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Kertas Kerja
Angkatan ini sesuai harapan. Bagi penulis, Kertas Kerja Angkatan ini bukanlah
sekedar suatu kewajiban, namun merupakan hasil pemikiran dan aktualisasi dari
para Calon Pegawai Negeri Sipil ANRI tahun 2014.
Laporan ini disusun dalam rangka menelaah permasalahan, peluang,
perbandingan dan strategi bagi Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagai
lembaga penyelenggara kearsipan nasional. Terselesaikannya laporan ini

merupakan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh penulis, sehingga bantuan
banyak pihak merupakan hal yang sangat berarti. Oleh karena itu ucapan
terimakasih sedalam-dalamnya dan penghargaan yang tak terhingga kepada pihakpihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam bentuk dorongan
semangat, sumbangan pemikiran, informasi, data dan lain-lain. Pada kesempatan
ini perkenankanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih terutama kepada:
1. Bapak Mustari Irawan selaku Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Bapak Drs. M. Imam Mulyantono selaku Kepala Pusat Pendidikan dan
Pelatihan Kearsipan.
3. Bapak Drs. Amieka Hasraf, MM selaku Kepala Bagian Kepegawaian yang telah
memberikan kesempatan peningkatan kompetensi Diklat Teknis Dasar-Dasar
Kearsipan CPNS Tahun 2014 di Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat).
4. Ibu Sulistyowati, selaku Kepala Bagian Evaluasi dan Penilaian Diklat yang
telah memberikan arahan dan bimbingan dalam pelaksanaan kegiatan Diklat
Teknis Dasar-Dasar Kearsipan CPNS Tahun 2014.
5. Seluruh teman-teman CPNS 2014 yang telah membantu dalam mendukung
dalam kegiatan pelaksanaan Diklat Dasar-Dasar Kearsipan CPNS Tahun 2014.
6. Pihak-pihak yang telah membantu baik langsung maupun tidak langsung.
Halaman 2 dari 55
CPNS 2014
Penulis berharap semoga Kertas Kerja Angkatan ini dapat memberikan

masukan dan manfaat bagi pembaca atau sebagai literatur maupun referensi
lainnya.
Bogor, 22 Agustus 2014
Penulis
Halaman 3 dari 55
CPNS 2014
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ............................................................................................ 2

Daftar Isi ....................................................................................................... 4
Daftar Tabel ................................................................................................. 5
Motto ............................................................................................................. 6
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 7
A. Latar Belakang ................................................................................ 7
B. Perumusan Masalah ......................................................................... 11
C. Tujuan dan Manfaat Penulisan ........................................................ 12
1. Tujuan Penulisan ...................................................................... 12
2. Manfaat Penulisan .................................................................... 12
BAB II PEMBAHASAN ............................................................................. 13
A. Aspek Kelembagaan ........................................................................ 13
B. Aspek Tatalaksana ........................................................................... 25
C. Aspek Sumber Daya Manusia.......................................................... 31
D. Aspek Prasarana dan Sarana ............................................................ 40
BAB III PENUTUP ..................................................................................... 53
A. Kesimpulan ...................................................................................... 53
B. Rekomendasi .................................................................................... 53
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 56
Halaman 4 dari 55
CPNS 2014
DAFTAR TABEL
Tabel Jumlah Arsiparis di Indonesia 2006-2008 ........................................... 34

Tabel Kegiatan Pengembangan Arsiparis ...................................................... 36
Halaman 5 dari 55
CPNS 2014
MOTTO CPNS ANRI 2014
Halaman 6 dari 55
CPNS 2014
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Arsip sebagai informasi dan peristiwa yang terekam mengenai
dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara merupakan
sumber objektif terkait beragam bidang kehidupan seperti sosial, politik,
hukum, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi. Arsip yang tercipta
dari setiap kegiatan berbagai bidang tersebut merupakan memori kolektif yang
dapat meningkatkan kesadaran nasional, peneguhan jati diri bangsa Indonesia.
Melalui arsip, segenap elemen bangsa mampu mengambil pelajaran dari
rangkaian sejarah perjalanan bangsa, baik kegagalan maupun prestasi sehingga
dapat dijadikan sebagai rujukan memajukan bangsa.
Informasi yang faktual yang terkandung dalam arsip merupakan alat
akuntabilitas penyelenggaraan negara kepada sang pemilik kekuasaan tertinggi
atas negara, yakni rakyat. Rakyat berhak untuk mengetahui pelaksanaan
segenap upaya penyelenggaraan roda Pemerintahan, pembangunan dan
pelayanan kepada publik. Oleh sebab itu Pemerintah wajib menyediakan
pertanggungjawaban kepada masyarakat secara transparan dan terpercaya. Alat
pertanggungjawaban tersebut hanya akan terwujud jika Pemerintah mampu
mengelola arsip dengan baik. Sebab pada dasarnya arsip merupakan tulang
punggung manajemen penyelenggaraan Pemerintahan.
Arsip berperan penting pula sebagai tulang punggung bagi proses
penegakan hukum. Dalam sistem hukum di Indonesia, baik pidana, perdata
maupun tata usaha negara, arsip memegang peran penting sebagai alat bukti di
ranah persidangan. Ia menjadi dasar kekuatan bagi para pengadil menentukan
tegaknya hukum dan keadilan. Pada tataran ini, ketersediaan arsip sebagai alat
bukti menjadi hal yang krusial sebab kekuatannya dapat menentukan tegas atau
buramnya ketuk palu sang pengadil.
Halaman 7 dari 55
CPNS 2014
Di era demokrasi saat ini, masyarakat semakin maju dalam merujuk

sumber-sumber intelekualitas guna pengembangan keilmuan masa kini. Sekali
lagi arsip memiliki potensi berperan sebagai rujukan ilmiah pengembangan
bidang-bidang keilmuan. Informasi dan pengetahuan yang terekam dalam
arsip, adalah sumber ilmiah dalam proses beragam kajian dan penelitian.
Untuk sampai ke tahap dimana arsip dapat berperan sebagaimana
disebutkan diatas, prasyarat yang harus lebih dahulu diwujudkan adalah
penyelenggaraan kearsipan secara komprehensif dan terpadu. Tanpa proses
penyelenggaraan kearsipan yang secara komprehensif dan terpadu, maka akan
sulit mengharapkan lahirnya arsip yang mampu menjadi alat akuntabilitas,
sumber bukti hukum, rujukan intelektual, hingga mewujudkan memori kolektif
kebangsaan.
Upaya mewujudkan penyelenggaraan kearsipan merupakan tugas,
fungsi dan dan tanggung jawab lembaga kearsipan. Di Indonesia, lembaga
kearsipan terdiri dari lembaga kearsipan nasional, lembaga kearsipan daerah
provinsi dan kabupaten/kota, lembaga kearsipan perguruan tinggi. Ditinjau dari
fungsinya, lembaga kearsipan berperan dalam pembinaan penyelenggaraan
kearsipan sesuai dengan tingkat wilayahnya. Dalam hal ini Arsip Nasional
Republik Indonesia berfungsi sebagai pembina kearsipan tingkat nasional.
ANRI memiliki kewenangan dalam menetapkan kebijakan yang berlaku secara
nasional.
Lembaga kearsipan juga berkewajiban mengelola khazanah arsip statis
yang diterima dari pencipta arsip untuk kepentingan publik secara efisien,
efektif dan sistematis dalam suatu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan arsip
statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan guna menjamin keselamatan arsip
sebagai
pertanggungjawaban
nasional
bagi
kehidupan
kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Perkembangan kehidupan berbangsa dan bernegara telah menyebabkan
perubahan sistem politik dan Pemerintahan di Indonesia. Hal ini turut
mempengaruhi lembaga kearsipan sebagai bagian dari sistem penyelenggaraan
Pemerintahan. Lahirnya era otonomi daerah melalui Undang-Undang 32 tahun
Halaman 8 dari 55
CPNS 2014
2004 telah membawa perubahan besar dalam kelembagaan, tata laksana,

manajemen sumberdaya manusia serta alokasi dan pengelolaan prasaranasarana kearsipan. Sebab, penyelenggaraan bidang kearsipan yang awalnya
dilaksanakan secara sentralistik,
penyelenggaraannya
harus
menjadi salah satu bidang yang
dilaksanakan
secara
desentralisasi.
Maka
konsekuensi logis dari hal tersebut adalah penyelenggaraan kearsipan di

tingkat daerah menjadi wewenang dan tanggung lembaga kearsipan daerah.
Desentralisasi bidang kearsipan berdampak pada kegamangan
penyelenggaraan kearsipan secara nasional. Disaat upaya mewujudkan
pengelolaan kearsipan yang belum optimal, perubahan organisasi dan
ketatalaksanaan pasca otonomi daerah merubah kembali pola pembinaan dan
penyelenggaraan kearsipan yang selama ini sentralistik. Apalagi jika melihat
belum adanya kesamaan paradigma dalam memandang kearsipan didaerah.
Dengan lahirnya Undang-Undang No.43 tahun 2009 yang mewajibkan
Pemerintah daerah membentuk lembaga kearsipan daerah provinsi,
kabupaten/kota serta lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri. Hal ini
menjadi tantangan bagi lembaga kearsipan nasional untuk merumuskan
kembali kebijakan, pola pembinaan dan pengelolaan kearsipan dalam kerangka
otonomi daerah agar tujuan penyelenggaraan kearsipan dapat terwujud.
Tantangan tidak hanya hadir dalam penyesuaian pelaksanaan tugas
fungsi dan tanggung jawab lembaga dalam kerangka sistem administrasi
negara. Kemajuan tekhnologi dan perkembangan dunia kearsipan juga menjadi
tantangan bagi ANRI agar terus berbenah mengejar ketertinggalan dalam
mewujudkan penyelenggaraan kearsipan. Perkembangan dunia kearsipan
dibeberapa negara saat ini bergerak secara dinamis tidak lagi sebatas
melakukan pengelolaan arsip statis menjadi rangkaian memori kolektif bangsa,
tetapi sudah melangkah pada upaya pemberian layanan informasi arsip sebagai
sumber intelektual secara praktis, efektif dan efisien. Hal ini selaras dengan
perkembangan teknologi yang semakin modern sehingga tuntutan pengelolaan
arsip dan layanan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi semakin
dibutuhkan.
Halaman 9 dari 55
CPNS 2014
Kemajuan teknologi informasi yang tumbuh diberbagai bidang

memunculkan kebutuhan akan pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi
dan
komunikasi.
Hal
ini
sejalan
dengan
munculnya
pendekatan
penyelenggaraan kegiatan administratif Pemerintahan secara elektronik (egovernment). Sejauh ini, ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional mencoba
mengakomodir hal tersebut melalui penyelenggaraan Sistem Kearsipan
Nasional (SKN) melalui empat instrumen yaitu Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD), Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN).
Disamping upaya melakukan pengelolaan arsip dengan menggunakan
teknologi informasi, ANRI sudah saatnya mengambil langkah guna mengelola
arsip-arsip yang tercipta dalam bentuk elektronik. Harus diakui pendekatan
yang selama ini digunakan adalah melakukan pengelolaan arsip dengan
menggunakan
teknologi
informasi.
Namun
belum
melangkah
pada
pengelolaan terhadap arsip-arsip yang tercipta secara elektronik dari

penggunaan teknologi itu sendiri. Padahal saat ini penyelenggaraan
Pemerintahan gencar melakukan elemen-elemen bentuk pelaksana egovernment seperti kebijakan e-Planning, e-Budgeting, e-Procurement, serta
e-Performance. Oleh sebab itu kebijakan, aturan serta norma, standar,
pedoman dan kriteria pengelolaan arsip elektronik harus mulai mendapat
perhatian.
Tantangan selanjutnya bagi ANRI adalah mengubah paradigma
lembaga negara, Pemerintah dan masyarakat tentang kearsipan. Dilingkungan
Pemerintahan, arsip masih belum sepenuhnya mendapat perhatian serius. Hal
ini terbukti dari kondisi pengelolaan kearsipan dimasing-masing lembaga.
Arsip sebagai alat akuntabilitas, sebagai alat bukti dan sebagai penjaga aset
yang dimiliki masing-masing lembaga belum dipahami dengan baik. Alokasi
anggaran Pemerintah terhadap kearsipan juga mencerminkan bagaimana
komitmen Pemerintah dalam pembangunan bidang kearsipan. Di ranah
masyarakat, masih ada penilaian bahwa arsip masih dianggap sebagai kertas
tanpa nilai guna. Belum ada kesadaran masyarakat bahwa arsip merupakan
Halaman 10 dari 55
CPNS 2014
bagian tak terpisahkan dari aktivitas keseharian. Pemahaman arsip sebagai

sumber intelektual yang memberikan informasi tentang penyelenggaraan
berbagai kegiatan Pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik harus
terus dibina.
Melihat kondisi tersebut, maka tugas berat kini dijalani ANRI. Amanah
besar Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan harus dilaksanakan
melalui kesiapan dari seluruh elemen pendukung, tidak hanya kekuatan dari
internal lembaga tetapi juga ketanggapan terhadap lingkungan eksternal harus
terus ditingkatkan.
B. Rumusan Masalah
Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum
bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuaya tidak terlepas dari
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan
sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara.
Maka, dalam rangka menghadapi tantangan globalisasi dan mewujudkan
penyelenggaraan kearsipan nasional secara komprehensif dan terpadu, agar
mampu menjamin identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan
dan bahan pertanggungjawaban bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional perlu melakukan penguatan
kelembagaan dan peningkatan ketanggapan terhadap lingkungan eksternal.
Empat
aspek
yang
harus
terus
ditingkatkan
yaitu
kelembagaan,
ketatalaksanaan, dukungan sumberdaya manusia serta prasarana dan sarana.

Untuk mencapai hal tersebut, maka diperlukan adanya pemikiran-pemikiran
strategis sebagai bahan untuk menyusun perencanaan ke depan. Pengelolaan
kearsipan saat ini harus lebih ditingkatkan melalui berbagai kebijaksanaan,
strategi, dan upaya yang mengarah pada terciptanya sistem pengelolaan yang
lebih efektif dan efisien. Maka dalam penulisan ini diajukan pertanyaan
rumusan masalah yaitu bagaimana upaya strategis dalam rangka menghadapi
tantangan penyelenggaraan kearsipan menuju ANRI Hebat 2025?
Halaman 11 dari 55
CPNS 2014
C. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan Penulisan
Penulisan Kertas Kerja Angkatan ini bertujuan untuk :
a. Meningkatkan pengetahuan dalam bidang kearsipan agar dapat
melaksanakan tugas jabatan secara profesional.
b. Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir agar nantinya
dalam melaksanakan tugas kePemerintahan dalam bidang kearsipan.
c. Merumuskan upaya strategis pengembangan kelembagaan Arsip
Nasional Republik Indonesia dalam menjawab peran dan tantangan
d. Memenuhi penugasan akhir Diklat Teknis Dasar-Dasar Kearsipan
untuk CPNS ANRI 2014.
2. Manfaat Penulisan
Penulisan Kertas Kerja Angkatan diharapkan dapat memberikan manfaat
yaitu sebagai berikut.
a. Manfaat Praktis
Penulisan Kertas Kerja Angkatan ini diharapkan mampu memberikan
sumbangsih ide dan pemikiran untuk kemajuan ANRI di masa yang
akan datang.
b. Manfaat Teoritis
Penulisan ini diharapkan dapat memperkaya konsep dan kajian
keilmuan, khususnya dalam bidang kearsipan.
Halaman 12 dari 55
CPNS 2014
BAB II
PEMBAHASAN
A. Tinjauan Aspek Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai lembaga kearsipan nasional
menjalankan peran sebagai institusi yang bertanggung jawab dalam
penyelamatan dan pengelolaan arsip pertanggungjawaban nasional sebagai
upaya mewujudkan memori kolektif bangsa. Memori kolektif bangsa hanya
akan terwujud jika penyelenggaraan kearsipan dilakukan secara utuh dan
terpadu. Oleh sebab itu lembaga kearsipan harus memiliki kekuatan dan
ketanggapan oganisasi guna menjawab tantangan dan perubahan saat ini dan
masa yang akan datang. Perkembangan lembagaan kearsipan dipengaruhi
dinamika sistem politik dan Pemerintahan karena turut berpengaruh terhadap
kelembagaan lembaga kearsipan dalam menjalankan fungsi dan kewenangannya
baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Untuk mengakomodir berbagai
perubahan dan tantangan yang ada, maka ANRI sebagai lembaga kearsipan
harus terus berbenah diri agar dapat melaksanakan tugas besar sebagaimana
diamanahkan oleh Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pembangunan bidang
kearsipan merupakan
bagian
yang
tidak
terpisahkan dari keseluruhan proses pembangunan nasional yang diarahkan

untuk mewujudkan cita-cita luhur bangsa Indonesia menuju masyarakat yang
adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Arsip Nasional Republik
Indonesia
(ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang
berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, dalam

melaksanakan tugas, fungsi dan kewenangan yang ada, mengacu kepada Visi
ANRI yaitu Mewujudkan Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Dalam
Kerangka
Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dicapai pada Tahun
Halaman 13 dari 55
CPNS 2014
2025. Untuk mencapai visi tersebut, maka ditetapkan misi ANRI sebagai
berikut:
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen Pemerintahan
dan pembangunan;
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi;
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah;
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia;
5. Memberikan akses kepada publik untuk kepentingan Pemerintahan,
pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan
rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan
demi kemaslahatan bangsa.
Dalam sistem Pemerintahan di Indonesia, Lembaga Non Kementerian
dalam hal ini Arsip Nasional Indonesia berada dibawah sekaligus
bertanggungjawab kepada presiden. Tahun 1967 menjadi periode penting bagi
ANRI, sebab melalui Keppres Nomor 228/1967 tanggal 2 Desember 1967 Arsip
Nasional ditetapkan sebagai lembaga Pemerintah nondepartemen yang
bertanggungjawab langsung kepada Presiden.
Kedudukan kelembagaan ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional
semakin kuat dengan hadirnya Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.Sebagai implementasi Undang-undang
tersebut pada tahun 1974 ditetapkan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974
Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan demikian mulai tahun
1974 nama lembaga kearsipan nasional berubah menjadi Arsip Nasional
Republik Indonesia.
Kelembagaan ANRI dikuatkan dengan Keputusan Presiden Nomor 92
Tahun 1993 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata
Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI
disingkat dengan ANRI.Struktur Organisasi kelembagaan ANRI dikembangkan
dengan adanya Deputi Pembinaan, Deputi Konservasi, pembentukan Unit
Pelaksana Teknis (UPT), dan perubahan istilah Perwakilan Arsip Nasional
Halaman 14 dari 55
CPNS 2014
Daerah Tk I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Beberapa Arsip Nasional Wilayah

yang pernah dibentuk sebagai implementasi Keppres No.92 Tahun 1993, yaitu
Aceh, Sumatera Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan
Barat, Sulawesi Selatan, Nusa Tenggara Timur, dan Irian Jaya.
Lahirnya Undang-Undang Pemerintah Daerah Nomor 22 Tahun 1999
tentang Pemerintah Daerah membawa dampak besar bagi kelembagaan ANRI.
Penyelenggara kearsipan yang sebelumnya dilaksanakan secara sentralistik,
selanjutnya diselenggarakan melalui pendelegasian wewenang kedaerah.
Melalui peraturan ini Keberadaan Arsip Nasional Wilayah tidak lagi berlaku.
Sejak saat itu Arsip Nasional Republik Indonesia yang kemudian hanya berada
di ibu kota negara. Era otonomi daerah yang ditandai dengan Undang-Undang
No.32 Tahun 2004 tentang otonomi daerah mengatur tentang kewenangan
daerah untuk mengatur dan mengurus Pemerintahan yang diserahkan kepada
daerah. Pada era ini corak urusan Pemerintahan yang selama ini sentralistik
diselenggarakan melalui asas desentralisasi dengan pembagian yang jelas antar
tingkatan Pemerintah yaitu pusat, provinsi dan kabupaten/kota dari setiap
bidang.Salah satu urusan Pemerintah yang diselenggarakan secara desentralisasi
adalah kearsipan. Maka lahirnya UU No.32 tahun 2004 mendorong Pemerintah
daerah untuk memiliki lembaga yang mengurusi bidang kearsipan.
Melalui Undang-Undang No.43 Tahun 2009, disebutkan bahwa lembaga
penyelenggara kearsipan adalah lembaga kearsipan pusat, lembaga arsip Daerah
tingkat Provinsi, lembaga arsip Daerah tingkat Kabupaten/Kota serta arsip
perguruan tinggi. Dalam konteks penyelenggaraan kearsipan di era otonomi
daerah, pengaturan ini mengandung konsekuensi bahwa setiap Pemerintah
Provinsi, Kabupaten dan Kota diwajibkan membentuk arsip daerah. Kewajiban
mendirikan lembaga arsip juga diterima oleh Perguruan Tinggi Negeri sebagai
upaya melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip perguruan tinggi yang
mengandung hak-hak keperdataan masyarakat.
Munculnya kewajiban ini semakin menegaskan tugas, fungsi dan
tanggung jawab ANRI yang semakin luas.ANRI selanjutnya menjadi pelaksana
pembina kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan
Halaman 15 dari 55
CPNS 2014
daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan
tinggi.ANRI juga memiliki tanggung jawab dalam menyelamatkan arsip yang
memiliki nilai sejarah serta arsip bernilai pertanggungjawaban secara nasional
sebagai upaya menciptakan memori kolektif bangsa.
Secara kelembagaan, Berdasarkan pada Perka ANRI No.3 Tahun 2006
sebagaimana diubah melalui Perka ANRI No.9 Tahun 2009, ANRI dipimpin
oleh seorang kepala yang dibantu oleh Sekretariat Utama; Deputi Bidang
Pembinaan Kearsipan; Deputi Bidang Konservasi Arsip; Deputi Bidang
Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan; Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan; Pusat Jasa Kearsipan; dan Inspektorat. Pada tahun 2009, melalui
Perka ANRI 09A tahun 2009 ANRI juga mendirikan UPT di Aceh dengan nama
Balai Arsip Tsunami guna melakukan pengelolaan arsip-arsip yang tercipta dari
usaha-usaha rekonstruksi Aceh pasca bencana tsunami. melestarikan arsip-arsip
yang tercipta dari kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi akibat bencana gempa
bumi dan tsunami yang terjadi di wilayah Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam
dan Kepulauan Nias Provinsi Sumatera Utara.
Kelembagaan ANRI memiliki corak dan identitasnya tersendiri dalam
kerangka sistem administrasi negara Indonesia.Undang Undang No.43 Tahun
2009 tentang Kearsipan telah mengamanahkan tanggung jawab begitu besar bagi
penyelenggaraan kearsipan nasional. ANRI memiliki tanggung jawab penetapan
kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan sekaligus pula melakukan
pengelolaan kearsipan. Jika dibandingkan dengan lembaga kearsipan nasional
negara lain, ANRI memiliki kelembagaan yang lebih kompleks.
Sebagai perbandingan, lembaga kearsipan nasional US Amerika, National
Archive and Record Administration (NARA) memiliki fokus tanggung jawab
pada bidang pelestarian arsip statis yang dihasilkan oleh negara federal. NARA
mengeluarkan kebijakan-kebijakan yang mengatur agar arsip statis yang
dihasilkan oleh tiap negara bagian wajib diserahkan kepada NARA sebagai
otoritas kearsipan tertinggi untuk dikelola dan disajikan bagi masyarakat.
Halaman 16 dari 55
CPNS 2014
Sedangkan di Arsip Nasional Belanda, dalam peraturan Public Record Act

19951 Belanda, menyebutkan bahwa National Archives of The Netherlands
(NAN) memiliki wewenang dalam penyimpanan arsip terutama yang berasal
lembaga Pemerintah pusat. KePemerintahan yang mengacu pada Dewan
Tertinggi Negara, The Queens Cabinet, dan Kementerian. NAN menyediakan
informasi tentang kesejarahan kepada masyarakat, diantaranya terkait tentang
informasi lembaga administratif, politik, organisasi. Arsip Nasional Belanda
berupaya menjadi lembaga utama bersama lembaga-lembaga serta organisasiorganisasi lain yang memiliki kepedulian terhadap warisan budaya nasional
sesuai dengan jiwa semangat kearsipan rakyat Belanda By Tomorrow, Today
will be History.
Kebijakan yang dilaksanakan oleh NAN dilakukan dalam waktu 5 tahun,
pada tahun 2013 dimana akan memiliki arsip fisik dan arsip elektronik. Layanan
yang telah dilaksanakan antara lain pameran, ceramah, debat, workshop, situs
tema, publikasi hingga penelitian yang disajikan dalam bentuk database gambar,
proyek pendidikan, penelitian, seminar dan sebagainya. Arsip Belanda
merencanakan 3 (tiga) kebijakan utama untuk mendukung tujuannya yaitu: eculture, kondisi lingkungan yang berorientasi kepraktisan dan kecepatan, public
access yaitu perluasan layanan arsip ke masyarakat atau organisasi-organisasi,
dan knowledge yaitu pengembangan dan pertukaran pengetahuan.
Pada lembaga kearsipan di Australia, National Archives of Australia
(NAA) memiliki peran dan tanggung jawab terhadap kearsipan Australia
berdasarkan Undang-Undang Archieves Act 1983, dengan Direktur Jenderal
David Fricker. NAA mengidentifikasi langkah strategis dalam penerapan
kebijakan dan pendekatan yang dirancang untuk mencapai tujuan utama setiap
tahunnya. Empat strategi utama yang direncanakan NAA antara lain
memgembangkan tenaga kerja yang profesional, fleksibel, inovatif dan memiliki
kemampuan dalam menjaga keamanan dan kelestarian sumber arsip
Commonwealth. Memberikan dukungan pemimpin untuk melakukan transisi
http://wetten.overheid.nl/zoeken/
Halaman 17 dari 55
CPNS 2014
pengelolaan informasi ke digital di lingkungan lembaga Pemerintah Australia,

membangun efektivitas pelayanan yang layak, responsif, dan inovatif dalam
memenuhi kebutuhan Pemerintah, masyarakat, dan stakeholder.
Selain itu NAA telah merencanakan strategi jangka panjang hingga tahun
2034, yang didasarkan pada tantangan-tantangan yang dihadapi kedepan antara
lain tenaga kerja yang mulai kurang produktif, persebaran tenaga kerja,
perkembangan teknologi, meningkatnya kebutuhan arsip digital, serta kesadaran
aset budaya Australia. Tantangan-tantangan tersebut akan ditinjau setiap tahun,
kemudian direncanakan dalam lima tahun kedepan.
Kondisi penyelenggaraan negara dan dunia kearsipan yang terus
berkembang, berimplikasi pada pelaksanaan tugas dan tanggung jawab ANRI
sebagai lembaga kearsipan nasional. Hal inilah yang membuat ANRI masih terus
mengkaji bentuk kelembagaan yang paling tepat guna mengemban amanah
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Dalam konteks
pembinaan kearsipan, idealnya pembinaan kearsipan yang menjadi tugas ANRI
dilakukan secara berjenjang kepada lembaga kearsipan daerah Provinsi,
Kabupaten/Kota,
sehingga
kemudian
Arsip
daerah
Provinsi
maupun
Kabupaten/kota dapat secara mandiri menjadi leading sector penyelenggaraan

kearsipan didaerah. Kondisi yang selama ini terjadi, ANRI bahkan harus terjun
langsung membina hingga tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).
Dalam kaitannya dengan kelembagaan, tugas dan tanggung jawab besar
yang diemban oleh ANRI harus disesuaikan dengan struktur kelembagaan yang
dimiliki ANRI.Dalam teori organisasi, tugas, fungsi dan tanggung jawab
organisasi yang besar harus seimbang dengan struktur organisasi sebagai
pelaksana tugas dan tanggung jawab tersebut.Hal ini selaras dengan konsep
organisasi kearsipan dalam Reformasi Birokrasi, yaitu usaha restrukturisasi
tugas dan fungsi.Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kelembagaan Pemerintah secara proporsional, organisasi yang tepat fungsi dan
tepat ukuran (rightsizing), menurunnya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi,
dan meningkatnya kapasitas kelembagaan.
Halaman 18 dari 55
CPNS 2014
Dalam Pasal 7 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

ruang lingkup kebijakan yang menjadi kewenangan ANRI adalah pembinaan
terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi,
kabupaten/kota, & perguruan tinggi; pengelolaan arsip dinamis & arsip statis;
pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; organisasi, terdiri dari unit
kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; pengembangan SDM
kearsipan; prasarana & sarana kearsipan; pelindungan & penyelamatan arsip;
sosialisasi kearsipan; kerjasama dan pendanaan.
Dalam sembilan program Percepatan Reformasi Birokrasi dicanangkan
secara nasional yaitu meliputi:
1. Penataan Struktur Birokrasi
2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS
3. Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka
4. Profesionalisasi PNS
5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E-Government)
6. Penyederhanaan Perijinan Usaha
7. Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Aparatur
8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri
9. Efisiensi penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja PNS
Pada dasarnya ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional dapat berperan
penting dalam penyelenggaraan reformasi birokrasi yaitu pada pengembangan
sistem elektronik Pemerintahan (e-Government) dan peningkatan Transparansi
serta Akuntabilitas. Dalam pengembangan Pemerintahan berbasis elektronik (eGovernment), ANRI dapat memberikan peran penting dalam pengelolaan
manajemen administrasi umum dan dokumen (e-Office) melalui penciptaan
Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) e-records, dan Sistem Informasi
Kearsipan Statis (SIKS) e-archives.
Sementara itu dalam elemen lain dalam pelaksanaan e-Government lainnya
seperti kebijakan E- Planning, E-Budgeting, E-Procurement, E-Performance
(SAKIP). Selain ANRI sebagai lembaga Pemerintah memiliki kewajiban
melaksanakan, namun juga ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional harus
Halaman 19 dari 55
CPNS 2014
mengatur bagaimana pengelolaan arsip-arsip yang tercipta melalui proses

tersebut.
Strategi Penguatan Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam rangka melaksanakan kebijakan kearsipan nasional seperti yang
tertuang dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, maka orientasi
pengelolaan kearsipan Indonesia di masa yang akan datang harus menerapkan
prinsip-prinsip yang holistik dan berkelanjutan. Untuk mencapai hal tersebut,
maka diperlukan adanya pemikiran-pemikiran strategis sebagai bahan untuk
menyusun perencanaan ke depan. Sistem pengelolaan kearsipan saat ini harus
lebih ditingkatkan melalaui berbagai kebijaksanaan, strategi, dan upaya yang
mengarah pada terciptanya sistem pengelolaan yang lebih efektif dan efisien.
Perbaikan sistem pengelolaan kearsipan tidak terlepas dari peranan ANRI dari
segi kelembagaan, mengingat keberadaan ANRI akan menjadi sangat strategis
karena2 :
1. ANRI sebagai satu-satunya Lembaga Pemerintah Non-kementerian di
Indonesia
yang
menyimpan,
menyelamatkan,
dan
melestarikan
arsip/dokumen yang jumlahnya sangat banyak dan memiliki kurun waktu

yang sangat panjang (tahun 1608 sampai sekarang).
2. ANRI menyimpan informasi tentang kebinekatunggalikaan Indonesia adalah
modal penting bagi bangsa Indonesia dalam membentuk NKRI yang kokoh.
3. keberagaman informasi yang tersimpan di ANRI sesungguhnya dapat
menjadi penopang tumbuhnya semangat demokrasi,
transparansi, dan
akuntabilitas kehidupan bernegara menuju negara yang sejahtera, adil, dan

makmur.
Untuk menjadikan ANRI sebagai lembaga yang memiliki kompetensi
dalam pengelolaan kearsipan nasional, maka harus ditunjang dengan
kemampuan kelembagaan yang mencakup organisasi, tatalaksana, sumberdaya
manusia dan prasarana dan sarana.
Imam Gunarto dalam http://igoenarsip.blogspot.com/2012/07/v-behaviorurldefaultvmlo.html
Halaman 20 dari 55
CPNS 2014
Sebagai organisasi publik, maka indikator kinerja ANRI diukur dengan

berbagai indikator yang meliputi:
1.
Efisiensi
2.
Efektivitas
3.
Produktivitas
4.
Kualitas Layanan
5.
Responsivitas
6.
Responsibilitas
7.
Akuntabilitas
Guna memenuhi indikator-indikator diatas, maka ANRI khususnya dari sisi
kelembagaan, perlu untuk menyusun beberapa strategi, yang mencakup strategi

internal dan eksternal.Strategi internal dapat dilakukan dalam tiga ranah:
1. Struktur
Struktur organisasi merupakan suatu susunan dan hubungan antara
tiap bagian yang ada dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan bersama.3 Struktur organisasi adalah mesin penggerak organisasi
dalam mencapai visi dan misi organisasi. Meski struktur organisasi
dirancang dengan berbagai perbedaan tugas pokok dan fungsi, energi
kolaborasi yang aktif harus dimiliki atas kesadaran setiap unit kerja dalam
struktur. Setiap unit kerja haruslah mampu melaksanakan tugas dan
tanggung jawab dengan konsisten. Dewasa ini banyak lembaga memiliki
struktur yang luar biasa kompleks, kayanya struktur tidak didukung dengan
kayanya fungsi.
Program restrukturisasi merupakan salah satu alternatif yang
bertujuan untuk lebih memperbaiki kinerja lembaga dengan menciptakan
struktur organisasi yang tepat, tepat struktur dan tepat fungsi. Selain itu,
perlu diperhatikan keseimbangan antara arus jumlah pegawai yang masuk
dengan yang keluar sehingga tidak terjadi ketimpangan struktur. ANRI
http://ppm-manajemen.ac.id/penyusunan-struktur-organisasi-efektif/
Halaman 21 dari 55
CPNS 2014
sebagai sebuah lembaga negara telah melakukan beberapa kali perubahan

terhadap struktur organisasinya, guna mencapai bentuk yang lebih tepat.
Beberapa hal yang dapat dilakukan terkait dengan struktur, antara lain:
a. Merampingkan struktur organisasi dengan melakukan pemangkasan
terhadap jabatan struktural, semisal jabatan struktural eselon III dan
eselon IV, sehingga memperpendek rentang kendali. Hal ini juga
sejalan dengan muatan UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara dan dalam rangka mendukung efisiensi lembaga, termasuk
didalamnya efisiensi anggaran.
b. Pengoptimalan tugas pokok dan fungsi pada seluruh unit kerja, namun
penekanan optimalisasi ini baiknya dilakukan pada unit kerja yang
memiliki fungsi pelayanan secara langsung kepada masyarakat. Hal ini
guna menciptakan kinerja birokrasi yang berorientasi kepada pelayanan
publik, sebagaimana diketahui bahwa pelayanan publik merupakan lini
terdepan dalam penyelenggaraan birokrasi.
c. Penegasan visi, misi serta tugas pokok dan fungsi lembaga. Dengan
demikian tiap unit kerja tidak akan melakukan kegiatan yang tidak
berkaitan dengan penyelenggaraan lembaga.hal ini juga berkaitan
dengan efektivitas lembaga.
2. Fungsi
Selain melaksanakan tugas pokok dan fungsi yang selama ini ada,
ANRI juga harus memperkuat fungsi layanan, sebagaimana telah
disebutkan sebelumnya. Tujuan memperkuat unit layanan ini tidak lain
adalah agar ANRI menjadi lebih proaktif dan responsif terhadap keinginan
masyarakat.
ANRI
juga
perlu
beradaptasi
dengan
tantangan
perkembangan yang pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

ANRI juga hendaknya memperkuat fungsi pembinaan dan
pengawasan dalam bidang kearsipan. Penyeragaman kebijakan dan
sosialisasi kebijakan kearsipan haruslah dilakukan secara merata di
seluruh wilayah Republik Indonesia, baik lembaga negara, Pemerintah
daerah maupun perguruan tinggi. Selama ini sosialisasi ke lembaga negara
Halaman 22 dari 55
CPNS 2014
maupun Pemerintah daerah dan perguruan tinggi masih kurang, terutama

dari segi keaktifan lembaga pencipta arsip. Semestinya dengan
kewenangan besar yang dimiliki, ANRI sebagai lembaga kearsipan
nasional dapat memaksa unit kearsipan untuk tunduk terhadap peraturan
perundang-undangan kearsipan yang berlaku.
3.
Regulasi
Strategi dalam bidang ini dilakukan dengan mengimplementasikan
regulasi yang telah ada serta mendorong dan memodernisasi kebijakan
kearsipan untuk mendukung transisi Pemerintahan masuk ke era egovernment.Pengolahan arsip secara digital memungkinkan semua orang
dapat mengeksplor, mengakses dan mempelajari arsip secara online.
Bila dibandingkan dengan Negara lain yang menjadi benchmark
dalam bidang kearsipan, Indonesia memang sedikit terlambat dalam
mengaplikasikan program yang berkaitan dengan regulasi kearsipan
digital. Selain itu perlu dipertimbangkan adanya peran lebih ANRI dalam
regulasi dunia bisnis. Adapun strategi eksternal yang dapat dilakukan
meliputi:
1.
Kerjasama Strategis
ANRI perlu meningkatkan kerjasama strategis dan jejaring
dengan organisasi lain yang selama ini telah ada. Dengan menjaring
jejaring yang luas, ANRI bisa menjadi organisasi yang berperan
penting dalam pelaksanaan kePemerintahan Indonesia.
Kami memiliki misi ANRI di masa depan adalah ANRI yang
menjadi mitra strategis bagi lembaga lain, semisal ANRI akan
menjadi rujukan utama lembaga lain dalam hal yang menyangkut
arsip dan dokumen. Bagi lembaga penegak hukum, seperti Polri dan
KPK, ANRI dapat menjadi lembaga penyedia rujukan sumber hukum
yang handal.Bagi industri kreatif, semisal perfilman&pertunjukkan,
ANRI mampu menyediakan sumber referensi yang otentik. Peran
Halaman 23 dari 55
CPNS 2014
ANRI akan lebih luas lagi ketika ANRI dapat menyediakan ruang
yang lebih luas untuk partisipasi publik.
2. Mempengaruhi Kebijakan Nasional
Penguatan kelembagaan harus dilakukan dalam kerangka
pengembangan Sound Governance dimana salah satu pilarnya adalah
kerjasama yang sinergi antara Pemerintah, Masyarakat, dan Swasta
serta aktor keempat, yaitu kekuatan internasional. Karena itu
pengembangan jaringan kerjasama dengan seluruh stakeholders,
terutama dengan Perguruan Tinggi, Pers, Lembaga Swadaya
Masyarakat harus terus dilakukan.
ANRI perlu mempunyai daya tawar yang lebih tinggi dalam
mempengaruhi kebijakan nasional di masa depan. Dalam konteks
kebijakan nasional saat ini misalnya walaupun tidak terlepas dari
faktor politis, peran ANRI akan bisa menjadi lebih strategis dalam
roadmap reformasi birokrasi apabila mampu mendorong tertib arsip
dan dokumen menjadi salah satu dari 8 poin reformasi birokrasi;
bukan hanya menjadi sub-poin saja.
3. Branding
Sasaran dari rebranding ini adalah produk dan jasa layanan
yang berorientasi pada hasil/output.Sedang tujuan rebranding dalam
konteks ini adalah bagaimana merubah citra ANRI agar lebih menarik
lagi bagi segenap masyarakat luas.Objek dari rebranding ini tidak
hanya dalam bentuk layanan dan hasil core bisnis ANRI, namun juga
menyangkut kompetensi pegawai, khususnya Arsiparis sebagai ujung
ujung tombak organisasi. Ada berbagai strategi rebranding yang bisa
dilakukan, antara lain:
a. Membangun komunitas kearsipan yang merangkul: akademisi,
peneliti, perwakilan masyarakat dan pihak terkait yang bersama
sama membentuk sebuah ekosistem yang saling menguntungkan.
b. Melibatkan secara aktif media massa sebagai partner dan
promotor dalam kegiatan kampanye ANRI.
Halaman 24 dari 55
CPNS 2014
c. Mendorong Arsiparis untuk lebih aktif dalam kegiatan kearsipan

dalam berbagai bentuk, semisal: diklat, seminar, talkshow, forum
ilmiah, riset, dan dalam pendidikan formal yang berkaitan.
d. Mempunyai keberanian untuk show up dan berdayasaing dari
setiap jasa layanan dan core bisnis ANRI yang selama ini
diunggulkan. Karena rebranding harus memiliki kekhasan dari
suatu ciri produk yang diunggulkan.
e. Menciptakan maskot ANRI sebagai sarana mendekatkan
kearsipan kepada masyarakat.
B. Tinjauan Aspek Ketatalaksanaan Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dibentuk berdasarkan UndangUndang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian
diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan. Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan memperkuat ANRI sebagai pelaksana tugas
Pemerintah di bidang kearsipan. Sebagai lembaga kearsipan nasional non
kementerian, ANRI bertanggung jawab langsung pada presiden.
Tata laksana menjadi hal yang penting dalam roda Pemerintahan. Untuk
mencapai tujuan, diperlukan pedoman sebagai pengawal agar semua elemen dalam
Pemerintah turut berperan sesuai tugas dan fungsinya. Dengan ketatalaksanaan
diharapkan ANRI mampu mencapai tujuan reformasi birokrasi yaitu Pemerintahan
bebas korupsi, meningkatkan kualitas pelayanan publik dan meningkatan kapasitas
dan akuntabilitas kinerja.
Perkembangan tata laksana sangat di pengaruhi oleh perkembangan paradigma
teori Administrasi Negara yakni mulai dari :
1. Old Public Administration (OPA) (1990-1992) yang mempunyai prinsip bahwa
birokrasi harus mempunyai pembagian kerja, hirarki, aturan, loyal, hubungan
impersonal, training komptensi, urusan kedinasan).
Halaman 25 dari 55
CPNS 2014
2. New Public Management (NPM) (1990-2003) prinsip utama yakni

mempertimbangkan prinsip bisnis dalam Pemerintahan. Kemudian birokrasi harus
memiliki semangat kewirusahaan, manajemen harus flexibel, berorientasi pasar,
dan hasil yang mana Pemerintah Cuma hanya sebagai fasilitator.
3. New Public Service (NPS) Periode 2003 yang pada konsep yang digunakan
adalah citizen bukan customer, dimana lebih mengutamakan aspirasi dan suara
rakyat, melibatkan masyarakat dalam kebijakan pelayanan dalam rangka
kemandirian masyarakat.
Ada hubungan yang erat diantara manajemen, organisasi dan tata laksana, yaitu:
a. Tata laksana: pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus
dilaksananakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
b. Organisasi: alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan
kerjasama.
c. Manajemen: proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar
manusia.
Dari pengertian diatas dapat dikatakan salah satu unsur terpenting
ketatalaksanaan yakni Standar Operasional Prosedur. Yang mana Standar
Operasional Prosedur (SOP), adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja
secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi
secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh
sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran,
formulir, diagram dan alur kerja (flowchart)4.
Menurut Permenpan dan RB Nomor 35 Tahun 2012 menyebutkan Standar
Operasional Prosedur adalah serangkaian intruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi, Pemerintahan, bagaimana
dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Dalam birokasi
sendiri Standar Operasional Prosedur dinamakan dengan SOP AP (Standar
Dalam akses internet www.menpan.go.id di akses pada tanggal 21 Agustus 2014 pukul 20.00 wib
Halaman 26 dari 55
CPNS 2014
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah) yang artinya dari berbagai proses

penyelenggaraan administrasi Pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Pentingnya Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintah (SOP AP) yakni :
1.
Pengembangan misi organisasi;
2.
Pemantapan peraturan dan prasyaratan pekerjaan yang mengatur pekerjaan;
3.
Memantapkan koordinasi sistem pelaporan dengan pihak yang terkait.
1. Kondisi Umum Ketatalaksanaan Kearsipan

Tantangan Arsip Nasional RI saat ini yakni kurang sadarnya setiap unit akan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP), sehingga apa
yang dilakukan dalam tugas dan fungsi tidak berdasarkan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP). Ada beberapa permasalahan
mengenai ketalaksanaan di Internal ANRI yakni :
a.
Adanya kesamaan pelaksanaan kegiatan di unit kerja.

Dalam pembuatan Jadwal Retensi Arsip, ada 3 unit yang melaksanakan tugas
tersebut yaitu Pusat Jasa, Pembinaan Kearsipan Pusat serta Pusjibang sebagai
unit kerja yang membuat NSPK. Dibutuhkan harmonisasi dalam penanganan
tugas di unit kerja.
b.
Kurangnya sosialisasi pelaksanaan SOP.

Standar Operasional Prosedur bersifat baku. Namun, ketika hal tersebut
dilaksanakan di lapangan, tidak sesuai dengan prosedur yang ada.
Kebanyakan pegawai melaksanakan SOP sesuai kebiasaan yang telah ada.
Sehingga, terkadang pegawai mengerjakan tugas yang sebenarnya bukan
menjadi tugas pokok dari pekerjaan mereka. Hal ini juga menyebabkan
ketidakefisienan dalam pelaksanaan tugas. Sehingga menyebabkan Standar
Operasional Prosedur kurang dapat dilaksanakan secara maksimal.
c.
Pembakuan dari nilai-nilai dan budaya kerja yang sudah terdapat di ANRI,
seperti budaya kerja yang nyaman dan bersahabat. Selama ini, masing masing
unit memiliki nilai nilai yang dijadikan budaya kerja yang disesuaikan visi
Halaman 27 dari 55
CPNS 2014
misi dan kondisi kerja di masing masing unit. Namun secara keseluruhan nilai
nilai tersebut belum dibakukan secara umum.
d.
Permasalahan yang terjadi terhadap alur kerja.

Pada direktorat akuisisi, yang notabene mempunyai tugas mengakuisisi arsip
dari lembaga negara maupun perorangan yaitu terkait proses pengecekan
kelengkapan berkas dan penilaian. Pengecekan kelengkapan berkas
dilakukan dahulu kesesuaian antara fisik arsip dengan daftar arsip yang dibuat
oleh pengakuisisi arsip. Penilaian dilanjutkan untuk menilai apakah arsip
sudah layak atau belum menjadi arsip statis yang akan disimpan permanen di
ANRI. Namun pada kenyataanya, prosedur tersebut sering terlewatkan.
Masih banyak fisik arsip yang tidak sesuai dengan daftar, dan terdapat pula
arsip yang seharusnya musnah atau masuk kedalam usul musnah namun lolos
dari penilaian dan masuk ke ANRI. Hal tersebut karena kurangnya ketelitian
dalam bekerja yang sesuai dengan prosedur yang ada.
Prosedur Pelayanan
Pelayanan arsip yang dimaksud disini adalah pelayanan peminjaman arsip. Di
Arsip Nasional Republik Indonesia, pelayanan peminjaman arsip bisa dilakukan
secara online dan datang secara langsung. Prosedur layanan secara langsung
dilakukan dengan datang ke ruang baca Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pengunjung dapat meminjam arsip dengan mengisi form yang telah disediakan.
Yang sering menjadi permasalahan adalah ambiguitas pada tagline ruang baca yaitu
Arsip dapat disediakan dalam waktu 30 menit. Pengunjung mempersepsikan
bahwa arsip dapat tersedia dalam waktu 30 menit, namun makna tagline tersebut
adalah waktu 30 menit tersebut adalah waktu petugas untuk menyampaikan
pesanan dari petugas. Selain itu, peminjaman secara online belum dikembangkan
secara optimal.
Di NARA, peminjaman arsip dapat dilakukan secara online melalui email,
ataupun surat, yang akan dijawab kurang lebih dalam waktu 10 hari. Apabila hal
tersebut mengalami kendala, pihak NARA akan memberitahukan informasi tentang
keterlambatan pengiriman arsip. Selain itu NARA juga memiliki situs online untuk
Halaman 28 dari 55
CPNS 2014
pencarian katalog. Pelayanan genealogy di ANRI masih perlu dikembangkan.

Banyak orang asing terutama dari Belanda dan Jepang yang ingin mencari asal usul
nenek moyang mereka di Indonesia.
Contohnya saat zaman Landarchive banyak yg mencari arsip Belanda dan
Jepang karena keinginan mereka untuk mengetahui asal usulnya. Tapi sistem
tersebut tidak berkembang di Indonesia. Sehingga orang-orang yang datang untuk
mencari arsip tentang asal usul mereka masih kesulitan untuk menemukannya.
Namun layanan genealogy dapat diakses melalui website NARA berdasarkan
pencarian nama. Arsip di Amerika juga berkembang ke veteran records (arsip
untuk pejuang militer. Veteran Service Records adalah arsip militer yang dikelola
oleh National Personnel Records Center yang bekerja sama dengan Departement
of Defense (DOD).
Pembinaan Kearsipan
Pembinaan arsip di ANRI berbeda dengan pembinaan di negara lain. ANRI
memiliki unit pembinaan yang terdiri atas unit kearsipan pusat, kearsipan daerah,
dan unit sertifikasi dan akreditasi. Kearsipan pusat memiliki wewenang untuk
melakukan pembinaan di kementerian dan lembaga Negara. Kearsipan daerah
memiliki wewenang untuk melakukan pembinaan di daerah. Sedangkan akreditasi
dan sertifikasi memiliki wewenang untuk melakukan pembinaan dalam rangka
penilaian untuk memperoleh sertifikat penyelenggaraan kearsipan.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa ada 3 unit yang melakukan
pembinaan baik terhadap lembaga ataupun Arsiparisnya. Selain itu, permasalahan
lainnya terdapat pada pola pembinaan kearsipan. Sesuai Undang-Undang, ANRI
memang memiliki kewenangan untuk melakukan pembinaan di daerah jika dilihat
dari fungsinya sebagai pembinaan kearsipan nasional. Pola pembinaan tersebut
seharusnya dilakukan secara berjenjang. Dari ANRI ke provinsi kemudian provinsi
ke kabupaten atau kota. Namun, dalam pelaksanannya hal tersebut tidak berjalan
karena pada kenyataannya ANRI juga melakukan pembinaan ke daerah bahkan ke
desa. Sedangkan di Belanda, lembaga kearsipannya hanya menerima arsip statis
Halaman 29 dari 55
CPNS 2014
dalam format yang sudah ditentukan. Pembinaan tentang kearsipan dilakukan oleh
lembaga yang berada di bawahnya.
2. Strategi Ketatalaksanaan
Bidang Pembinaan kearsipan merupakan bidang yang perlu mendapat perhatian
lebih. Hal tersebut dikarenakan, pembinaan kearsipan merupakan garda depan duta
ANRI, mulai dari sosialisasi, konsultasi hingga akreditasi. Contoh nyata
rekomendasi bidang pembinaan yaitu memasyarakatkan arsip melalui bidang
pendidikan secara tersistem yaitu dengan bekerjasama dengan instansi terkait,
misalnya Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal memasukkan
kearsipan sebagai salah satu mata pelajaran di sekolah, kerjasama dengan
Kementerian Pariwisata untuk membuat suatu program bersama contoh
memasukkan Diorama sebagai salah satu destinasi wisata di Jakarta.
Kegiatan kearsipan yang langsung bersentuhan dengan pihak eksternal harus
dilaksanakan secara komprehensif dan terintegrasi. Penyusunan Program Kerja
Bersama antar unit kerja wajib dilakukan agar kementrian/lembaga baik pusat
ataupun daerah tidak merasa digerilya oleh program-program dari ANRI.
Pembentukan Polisi Kearsipan sebagai pengawas kearsipan eksternal. Dapat
berbentuk satuan kerja atau panitia kerja yang khusus yang fokus pada Tertib Arsip
Instansi. Pada Konsep tersebut dapat menjadi jawaban atas kurangnya perhatian
kementrian/lembaga baik pusat ataupun daerah. Dengan mekanisme reward and
pusnishment diharapkan dapat meningkatkan sikap tertib pada arsip. ANRI
mempunyai sanksi tegas yang tertuang pada UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kerasipan, sedangkan terkait konsep penghargaan yang diberikan oleh ANRI
kepada lembaga yang dibinanya, dapat dilakukan dengan kerjasama dengan instansi
lain. Misalnya ANRI dapat bekerjasama dengan Kemenpan RB dan BPK yaitu
menjadikan tertib arsip sebagai syarat penilaian Reformasi Birokrasi dan Penilaian
WTP (Wajar tanpa Pengecualian). Dengan konsep tersebut, diharapkan setiap
instansi berlomba-lomba untuk tertib arsip.
Meningkatkan akses online terhadap arsip contoh dengan pembuatan website
Asosiasi Arsiparis Indonesia sebagai wadah dan informasi bagi Arsiparis di
Halaman 30 dari 55
CPNS 2014
Indonesia, membuat katalog arsip dan mengembangkan pameran online bagi arsip,
meningkatkan
kerjasama
dengan
blog
perorangan
misal
gerakansadararsip.wordpress.com
C. Tinjauan Aspek SDM Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
Dari segi tugas, Arsiparis di Indonesia bukan sebagai archivist sebagaimana
mestinya yang hanya menangani arsip statis, tetapi juga meliputi tugas records
manager. Artinya kegiatan Arsiparis di Indonesia dimulai dari penciptaan arsip
hingga penyusutannya.
Ditinjau secara teoritis, profesionalisme Arsiparis bukan sekadar terukur
melalui kemampuan menangani dan mencatat surat masuk dan keluar ataupun
menata arsip. Seseorang dapat dikatakan profesional apabila memenuhi syarat
sebagai seorang yang ahli, memperoleh pendidikan dan latihan di bidang
profesinya serta mampu mengaplikasikannya (HAR Tilaar, 2000:135-139).
Pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 147 dinyatakan bahwa SDM kearsipan terdiri atas pejabat struktural di
bidang kearsipan, Arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 18 dinyatakan bahwa Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan
semangat pengabdian untuuk dapat melaksanakan tugas jabatan di bidang
kearsipan, menciptakan SDM kearsipan yang memenuhi persyaratan
Halaman 31 dari 55
CPNS 2014
kompetensi di bidang kearsipan dan menciptakan kesamaan visi dan dinamika

pola pikir dalam melaksanakan tugas di bidang kearsipan.
Pada Pasal 20 ayat (1) juga disebutkan bahwa Pendidikan dan pelatihan
fungsional Arsiparis dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi
Arsiparis untuk menduduki jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Secara ideal, seorang Arsiparis semestinya memiliki peran yang strategis
dalam
pembangunan
nasional.
Penyelenggaraan
Pemerintahan
dan
pembangunan, mulai tahapan perencanaan hingga pengaturan memerlukan

ketersediaan informasi, salah satu yang utama adalah arsip. Keteraturan arsip
menjamin kecepatan, ketepatan dan kelengkapan informasi yang diperlukan.
Secara teknis hal ini merupakan lahan seorang Arsiparis. Walaupun demikian,
bagaimanapun kebijakan dari seorang pengambil keputusan lebih menentukan
berperan atau tidaknya seorang Arsiparis.
Demikian halnya dengan keselamatan bukti-bukti otentik yang memiliki
nilai historis berupa arsip statis, Arsiparis memiliki peran penting. Ketiadaan
bukti otentik bukan saja hilangnya fakta sejarah tetapi juga dapat menyebabkan
terganggunya keutuhan kesatuan Negara dan bangsa.
1. Kondisi Umum Sumberdaya Manusia Kearsipan
Profesi Arsiparis di Indonesia dapat dikatakan unik jika dibandingkan
dengan negara-negara seperti Belanda, Kanada dan Australia yang membedakan
profesi Arsiparis dan Records Managers. Di Indonesia hanya dikenal profesi
Arsiparis. Bila dilihat regulasi yang berlaku sekarang yaitu Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip di Indonesia telah
dimulai dari arsip dinamis hingga arsip statis. Secara implisit Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ini menjelaskan mengenai pendekatan
teori kontinuum, yang pada pelaksanaannya diperlukan pembedaan antara
Arsiparis dan records managers. Namun pada kenyataannya, Indonesia
menganut sistem life-cycle yang tidak mengenal pembedaan antara Arsiparis dan
records managers sebagaimana teori kontinuum.
Halaman 32 dari 55
CPNS 2014
Di Indonesia kearsipan dilaksanakan didominasi oleh SDM dengan disiplin

ilmu bukan kearsipan, hanya saja di ANRI SDM yang bukan berasal dari disiplin
ilmu kearsipan diberikan pendidikan dan pelatihan dasar kearsipan. Di luar
ANRI, daerah binaan khususnya, Arsiparis dari disiplin ilmu diluar kearsipan
hanya mendapatkan pendidikan diklat yang tidak sampai satu bulan, hal ini tentu
memberikan citra bahwa dunia kearsipan tidak memiliki kompetensi untuk maju
karena minimnya pendidikan dan pelatihan kearsipan yang diperoleh tenaga
kearsipan daerah. Perkembangan kearsipan nasional bergerak lamban
dibandingkan dengan bidang keilmuan yang mengalami ketertinggalan yang
cukup jauh. Hal ini dapat dilihat dengan minimnya sumber ilmu atau referensi
kearsipan, minimnya hasil kajian, penelitian dan publikasi kearsipan, minimnya
pengembangan ilmu kearsipan, serta terbatasnya para pakar kearsipan.
Kearsipan selama ini berkembang dalam wilayah yang bersifat teknis praktis.
Arsip lebih dipahami dan dianggap sebagai ilmu praktis yang tidak memerlukan
pembahasan dan pengkajian ilmiah.
SDM Kearsipan di lingkungan ANRI sendiri masih dapat dikatakan belum
mencapai kemajuan yang pesat. Minat untuk menjadi pejabat fungsional
Arsiparis semakin menurun dikarenakan tunjangan Arsiparis relatif kecil dan
batas usia pensiun pada Arsiparis tingkat ahli masih 56 tahun dibandingkan
dengan tugas dan tanggung jawabnya terhadap pengamanan arsip yang
dilaksanakan oleh seorang Arsiparis, hal ini dapat kita lihat dari data yang tersaji
dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun terakhir yang tertuang pada tabel berikut.
Tahun
Arsiparis Terampil
Arsiparis Ahli
Jumlah
2006
3.031
400
3.431
2007
2.719
458
3.177
2008
2.798
486
3.284
Tabel 1. Jumlah Arsiparis di Indonesia 2006-2008
Halaman 33 dari 55
CPNS 2014
Dari tabel yang tersaji tersebut dapat disimpulkan bahwa jika dibandingkan
dengan tahun 2006, maka tahun 2007 jumlah Arsiparis mengalami penurunan
sebanyak 254 orang atau sebesar 7%, sedangkan tahun 2008 jumlah Arsiparis
mengalami penurunan sebanyak 147 orang atau sebesar 4% (Renstra ANRI
2010-2014).
Jumlah SDM di ANRI sendiri pada tahun 2013 adalah 506 orang pegawai
yang terdiri dari 154 orang Arsiparis dan 4 Widayaiswara yang memiliki
tanggung jawab dalam memberikan pendidikan dan pelatihan kearsipan untuk
tenaga kearsipan daerah Kurangnya tenaga untuk menyebarluaskan pendidikan
kearsipan dirasa merupakan masalah yang juga harus menjadi perhatian bagi
pengembangan dunia kearsipan di Indonesia.
Kurangnya perhatian dan pengertian terhadap dunia kearsipan juga
berdampak kepada peran masyarakat di dalamnya. Masyarakat Indonesia masih
belum sepenuhnya menyadari arti penting dari arsip sebagai satu sumber
informasi. Idealnya, masyarakat juga semestinya memiliki peran sebagai
Arsiparis dalam kegiatan penyelenggaraan Pemerintah dengan melakukan
kontrol terhadap ketersediaan informasi melalui arsip. Keteraturan arsip
menjamin kecepatan, ketepatan dan kelengkapan informasi yang diperlukan.
Selain itu person serta masyarakat juga terkait dengan keselamatan bukti-bukti
otentik yang memiliki nilai historis dan memiliki pengaruh terhadap keutuhan
bangsa.
2. Strategi Peningkatan Kapasitas SDM Kearsipan

Untuk mengembangkan nilai-nilai dan budaya kerja yang ada di ANRI,
pengembangan SDM Kearsipan di ANRI telah dilakukan melalui kegiatan
pendidikan pelatihan dengan berbagai jenjang dan tingkat keahlian masingmasing dan difokuskan untuk peningkatan pengetahuan, keahlian dan
keterampilan serta pembinaan Arsiparis di tingkat pusat dan daerah.
Halaman 34 dari 55
CPNS 2014
Pelatihan dan pendidikan yang diberikan kepada Arsiparis menutut SDM

kearsipan untuk meningkatkan kemampuan, kompetensi dan pengetahuan di
segala aspek. Kemampuan atau skill yang diperlukan antara lain sebagai berikut:
a.
Kebijakan penyimpanan arsip, legislasi, standar, praktek, pendidikan dan

pelatihan;
b.
Desain
sistem
penyimpanan
arsip,
seleksi,
pengembangan
dan
implementasi;
c.
Penciptaan arsip;
d.
Manajemen arsip;
e.
Penilaian arsip;
f.
Identifikasi, preservasi, penyimpanan dan akses arsip;
g.
Pemusnahan arsip;
h.
Syarat akses arsip oleh pengguna.

Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi saat ini juga
menuntut Arsiparis untuk menerapkan prinsip dan praktek kearsipan baik untuk
arsip dinamis maupun statis. SDM kearsipan juga perlu memiliki pemahaman
dan pengetahuan akan manajemen informasi; teknologi informasi; sistem
informasi; analisis fungsional; analisis desain; sistem dan desain analisis;
kebijakan administratif.
ANRI juga melakukan peningkatan kompetensi SDM kearsipan melalui
pemberian bantuan beasiswa S1/DIV, S2, S3, pengiriman diklat dan kursus baik
di dalam maupun di Luar Negeri.
Untuk meningkatkan kinerja Arsiparis, Pemerintah juga telah menawarkan
penghargaan kepada Arsiparis teladan yang diseleksi dari seluruh daerah di
Indonesia. Selain kompetisi Arsiparis teladan, untuk meningkatkan kompetensi
SDM kearsipan, Pemerintah juga memberikan beberapa fasilitas seperti
beasiswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut ini.
No
Kegiatan
Pengembangan
Pengembangan
SDM Internal
SDM Eksternal
Halaman 35 dari 55
Arsiparis Teladan
Sertifikasi
Beasiswa
Pendidikan dan
Pelatihan
CPNS 2014
Tabel 2. Kegiatan Pengembangan SDM
a. Arsiparis Teladan
Arsiparis teladan merupakan salah satu kegiatan pengembangan SDM di
ANRI. Dalam rangka pembinaan SDM di bidang kearsipan dan untuk
meberikan penghargaan Arsiparis atas pengabdian dan jasanya di bidang
kearsipan, maka ANRI mengadakan lomba Arsiparis teladan. Hal ini dilakukan
untuk meningkatkan kualitas SDM di bidang kearsipan. Hal ini tertuang dalam
Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2009 tentang Pedoman
Penyelengggaraan Arsiparis Teladan. Pemenang lomba Arsiparis teladan
mendapatkan penghargaan berupa:
Arsiparis Teladan Tingkat Instansi diberikan Piagam Penghargaan dengan

angka kredit sebesar 2 (dua) sebagai unsur penunjang tugas Arsiparis;
Arsiparis Teladan Tingkat Nasional akan diberi penghargaan berupa :

Piagam Penghargaan dengan angka kredit sebesar 3 (tiga) sebagai unsur
penunjang tugas Arsiparis untuk pemenang I, II dan III;
Bagi pemenang I Arsiparis Teladan Tingkat Nasional dapat diberikan

kenaikan pangkat istimewa satu tingkat sesuai dengan ketentuan Peraturan
Perundang-undangan yang berlaku;
Peserta pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional diberikan Sertifikat

dengan angka kredit sebesar 1 (satu) sebagai unsur utama dalam
pengembangan profesi butir uji kompetensi.
Penghargaan yang diterima oleh pemenang lomba Arsiparis teladan
diharapkan
mampu
memacu
Arsiparis
lain
untuk
terus
mengasah
kemampuannya. Selain itu, ada kebanggaan tersendiri yang dimiliki oleh

pemenang lomba Arsiparis teladan.
Halaman 36 dari 55
CPNS 2014
b. Sertifikasi Arsiparis
Sertifikasi Arsiparis adalah kegiatan yang bertujuan untuk memberikan
pengakuan formal bahwa Arsiparis telah memenuhi kompetensi tertentu di
bidang kearsipan. Adapun jenis-jenis kompetensi sertifikasi Sumber Daya
Kearsipan antara lain meliputi :
Pengelolaan arsip rahasia
Pengelolaan arsip vital
Pemusnahan arsip
Layanan informasi publik
Penilaian angka kredit jabatan fungsional Arsiparis.
c. Beasiswa
ANRI memungkinkan para pegawainya untuk mendapatkan beasiswa
pendidikan. Beasiswa pendidikan ini terbuka untuk seluruh pegawai ANRI
dengan melalui seleksi administrasi dan kompetensi pegawai. Jenis beasiswa
pendidikan ini pun beragam, mulai dari beasiswa jenjang Strata 1 (S1), Strata 2
(S2), sampai pada jenjang Strata 3 (S3) yang bekerja sama dengan Lembaga
Pendidikan dan juga Universitas dalam negeri maupun luar negeri. Universitas
dalam negeri yang bekerja sama dengan ANRI antara lain: UI, UGM, UNDIP
dan lain-lain. Sedangkan untuk kerjasama luar negeri ANRI bekerjasama
dengan Leiden University dan Australia National University.
d. Pendidikan dan Pelatihan

ANRI memiliki unit kerja yang fungsinya menyelenggarakan diklat
kearsipan. Diklat kearsipan dibagi menjadi dua yaitu diklat fungsional Arsiparis
dan diklat teknis kearsipan. Diklat fungsional Arsiparis biasanya menjadi syarat
seseorang menduduki jabatan fungsional Arsiparis. Diklat fungsional kearsipan
terdiri atas diklat fungsional Arsiparis tingkat ahli dan diklat fungsional
Arsiparis tingkat terampil.
Halaman 37 dari 55
CPNS 2014
Diklat teknis kearsipan dilaksanakan untuk mencapai persyaratan

kompetensi teknik kearsipan. Diklat teknik kearsipan terdiri atas diklat teknis
kearsipan pengelola arsip dan diklat teknis pimpinan unit kearsipan dan
lembaga kearsipan.
Pertanyaan yang kemudian muncul adalah dengan banyaknya pelatihan,
pendidikan dan kesempatan pengembangan SDM yang telah diberikan,
mengapa tenaga kearsipan di Indonesia masih mengalami penurunan jumlah
dan mengapa dunia kearsipan di Indonesia masih menjadi bidang yang tidak
terlalu populer?
Hal ini dapat dijawab dengan gambaran yang muncul di daerah-daerah. Di
beberapa daerah ditemukan lulusan Pendidikan dan Pelatihan pengangkatan
Arsiparis tingkat ahli yang belum diangkat menjadi Arsiparis. Alasan yang
kerap muncul adalah karena lulusan ini mendapatkan perintah mutasi atau
penempatan di posisi lain yang tidak terkait dengan kearsipan. Selain
menurunkan angka Arsiparis di Indonesia, efek yang kemudian muncul adalah
petugas pengganti tidak mendapatkan atau memiliki pengetahuan mengenai
kearsipan yang mumpuni karena belum mendapatkan transfer knowledge dari
tenaga kearsipan yang dipindah tersebut.
Secara internal, belum ada standar kompetensi bagi Arsiparis. Patokan
kinerja para Arsiparis hanya berupa daftar dan uraian pekerjaaan yang
mendapatkan angka kredit. Angka kredit yang ditentukan sendiri hanyalah
berupa patokan yang dibuat berdasarkan metode trial and error. Padahal
standar kompetensi yang ditetapkan tentu berguna untuk menentukan
perekrutan Arsiparis yang bertugas di Arsip Nasional RI.
Selain ditentukan oleh standar kompetensi secara akademik dan kapabilitas,
nilai-nilai internal juga perlu dikembangkan untuk peningkatan budaya kerja di
ANRI. Nilai-nilai tersebut antara lain adalah:
1. Kolaborasi: Menciptakan sebuah keterbukaan, lingkungan kerja yang
terbangun rasa hormat di dalamnya, komunikasi, integritas dan
kolaborasi kerja tim.
Halaman 38 dari 55
CPNS 2014
2. Inovasi: Meningkatkan kreativitas dan mengembangkan inovasi untuk

membangun masa depan.
3. Pembelajaran:
Mengejar
kualitas
melalui
pembelajaran
yang
berkelanjutan dan menjadi semakin cerdas seiring dengan berjalannya

waktu mengenai apa yang diketahui dan apa yang akan dilakukan untuk
memberikan pelayanan terbaik bagi yang lainnya.
Dari keseluruhan pembahasan, dinilai perlu untuk meningkatkan kinerja
SDM ANRI dan tenaga kearsipan secara nasional melalui pendidikan dan
pelatihan, peningkatan jumlah Arsiparis dan widyaiswara, pembentukan
standardisasi kompetensi Arsiparis, dan penanaman nilai atau budaya kerja
yang baik secara menyeluruh untuk SDM ANRI.
1. Untuk mengantisipasi agar lulusan Diklat Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli maupun Terampil bersedia menjadi Arsiparis maka
diperlukan syarat tambahan adalah yaitu selain adanya surat pengantar
dari instansi yang mengirim, juga perlu adanya surat pernyataan
bersedia menjadi Arsiparis yang ditandatangani oleh pimpinannya
2. Menambah tenaga ahli S3 dalam bidang kearsipan untuk membuat
kajian pengembangan kearsipan Indonesia atau menjadi widyaiswara.
3. Membuat standar kompetensi untuk tenaga Arsiparis.
4. Dalam usaha pengembangan tenaga dibidang kearsipan diperlukan
konsep manajemen SDM yang lebih modern, konsep Talent Pool
Management perlu diterapkan. Pemetaan potensi diri lewat proses
potential review (Psikotes, jobtes dan tes potensi khusus). Perlu
diketahui juga siapa saja karyawan yang dapat digolongkan sebagai star,
potential people, career person, problem person dan dead wood lewat
proses talent assesment. Nantinya lewat penggolongan ini diharapkan
tenaga kearsipan yang ada mampu mengembangkan karir, dan terus
meningkatkan
performanya.
Selain
itu
lewat
konsep
Talent
management juga mendukung proses pembibitan tenaga-tenaga

kearsipan dimana bisa memanfaatkan kerjasama dengan sekolah-
Halaman 39 dari 55
CPNS 2014
sekolah vokasional. Indonesia telah memiliki sekolah vokasional

tingkat menengah atas dengan jurusan administrasi negara. Pada bidang
inilah, ANRI dapat melakukan pembinaan kepada calon-calon tenaga
kearsipan, misalnya lewat pengadaan pendidikan berjenjang untuk calon
tenaga kearsipan yang dananya dibiayai oleh ANRI
D. Tinjauan Prasarana dan Sarana Arsip Nasional Republik Indonesia

Peraturan mengenai pengelolaan arsip di Indonesia khususnya di Arsip
Nasional Republik Indonesia telah diatur dan didasarkan pada Undang-undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 6 ayat 5 yaitu Tanggung Jawab
Penyelenggaraan Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.
Dalam melaksanakan tanggung jawab pada pengelolaan arsip, maka diperlukan
prasarana dan sarana yang memadai agar tercipta pengelolaan arsip yang
professional serta dapat menjaga fisik maupun informasi dari arsip itu sendiri.
Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagai penyelenggara kearsipan
nasional dan penentu kebijakan mengenai kearsipan, berdasarkan Undangundang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 7 Huruf F telah
merumuskan Penetapan Kebijakan sebagaimana dimaksud dalam pasal 6 ayat
(5) meliputi bidang Prasarana dan sarana. Serta pada Pasal 31 telah tertuang,
Pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 7 huruf F dengan mengatur standar kualitas dan
spesifikasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bagian
Ketiga Prasarana dan Sarana Pasal 159 berisi :
1. Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana
berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI
2. Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
a. Gedung,
Halaman 40 dari 55
CPNS 2014
b. Ruangan, dan
c. Peralatan
3. Persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mengatur Lokasi, Konstruksi, dan Tata Ruang Gedung, Ruang
Penyimpanan Arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip
Peratuan-peraturan di atas, kemudian diperinci kembali dengan adanya
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2000
Tentang Standar penyimpanan fisik Arsip. Standar yang dimaksud ini adalah
Standar Penyimpanan Fisik Arsip dimana pengaruh lingkungan sangat berperan
menjamin keselamatan dan kelestarian arsip di samping memberikan rasa aman
dan nyaman di dalam pengelolaan arsip. Standar Penyimpanan Fisik Arsip ini
merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap instansi untuk dapat menjamin dan
meningkatkan kualitas penyimpanan arsipnya. Standar ini juga berfungsi dalam
rangka meningkatkan pelaksanaan manajemen pengelolaan arsip dan
penerapannya dapat diselaraskan dengan kemampuan dan kondisi instansi
masing-masing.
Prasarana dan sarana yang dimiliki ANRI saat ini sudah relatif cukup
memadai, seperti ruang kantor, ruang pengolahan, ruang perbaikan arsip
(restorasi arsip), serta ruang penyimpanan (depo) arsip sudah tersedia meskipun
sejalan dengan bertambahnya arsip, gedung/ruang penyimpanan itu harus
dibangun dan disediakan sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan untuk ruang
penyimpanan dan perawatan arsip harus selalu dijaga suhu dan kelembaban
udaranya.
Dalam menjamin keamanan dan keselamatan arsip saat ini ANRI sudah
menerapkan Security System dalam wujud pemasangan CCTV pada depo arsip,
ruang perawatan arsip, ruang pengolahan arsip, dan tempat-tempat tertentu
seperti di bagian ruang baca dan resepsionis untuk pemantauan aktivitas
kearsipan. Selain pemasangan CCTV dalam rangka menjamin keamanan dan
keselamatan arsip, ANRI juga menerapkan sistem elektrik yang berupa kodekode yang dirancang khusus pada pintu masuk depo arsip sehingga tidak
memungkinkan setiap orang yang tidak mempunyai kepentingan untuk dapat
Halaman 41 dari 55
CPNS 2014
masuk ke ruang depo arsip. Hal ini juga dimaksudkan untuk menghindari
pencurian arsip yang akan berakibat pada penyalahgunaan informasi arsip.
Dengan mempertimbangkan tantangan kedepan yang semakin komplek maka
ada beberapa unsur dalam prasarana dan sarana di Arsip Nasional yang masih
memerlukan perbaikan, perawatan, peremajaan dan pengadaan agar mencapai
penyelenggaraan kearsipan yang handal dan professional
a. Kondisi Umum
1. Prasarana dan Sarana di Central File
Central file merupakan unit pengolah arsip dinamis aktif. Di sinilah
arsip dari pelaksanaan kegiatan tugas pokok dan fungsi instansi tercipta.
Oleh karena itu, central file perlu memiliki prasarana dan sarana yang
memenuhi standar untuk penyimpanan arsip. Arsip Nasional Republik
Indonesia sebagai lembaga kearsipan nasional ternyata masih ada beberapa
di tingkat Unit Eselon II belum memiliki Prasarana dan Sarana seperti
Ruang khusus Central File di semua unit. Unit Eselon II yang sudah
memiliki Central File adalah Inspektorat, Direktorat Kearsipan Pusat,
Direktorat Kearsipan Daerah, Direktorat Pengolahan, Direktorat Pusjibang
Siskar, Direktorat Pusjibang SIK, Direktorat Preservasi, dan Biro Hukum
dan Kepegawaian. Sedangkan Unit yang belum memiliki Central File
adalah Biro Umum, Direktorat Pemanfaatan, Direktorat Akreditasi,
Direktorat Akuisisi, Pusdiklat, Pusat Jasa Kearsipan, dan Biro Perencanaan.
Bagi unit eselon II yang sudah memiliki Central File tersendiri, kondisi
ruang penyimpanannya sudah cukup memadai di mana terdapat filing
cabinet, alat pendingin udara, serta alat pemadam kebakaran dan sprinkle
water. Hanya saja tidak terdapat alat pengontrol kelembaban. Untuk
peralatan kearsipan juga sudah sesuai standar di mana setiap central file
tersebut menggunakan guide, folder, map gantung, out indicator, daftar isi
berkas, maupun daftar berkas. Beberapa unit yang belum memiliki central
file masih ada yang tidak memiliki prasarana dan sarana lengkap. Salah satu
diantaranya adalah fasilitas kearsipan yang kurang memadai baik secara
Halaman 42 dari 55
CPNS 2014
kualitas maupun kuantitas. Dari segi kualitas masih banyak boks tempat
arsip yang sudah rusak yang belum diganti,sedangkan dari segi kuantitas
dapat dilihat dari banyaknya arsip yang dalam penyimpanannya belum
disimpan di filing cabinet, tidak adanya out indicator, maupun belum
ditempatkan di rak-rak arsip dan map-map yang berisi arsip dinamis aktif
yang di tumpuk menjadi satu di ruang kerja.
Adapun Prasarana dan sarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan
arsip dinamis aktif antara lain sebagai berikut :
1. Ruang Penyimpanan (central file)
Ruang penyimpanan arsip dinamis aktif harus dibuat tersendiri tetapi
menyatu
dengan
unit
kerja.
Pertimbangannya
adalah
faktor
aksesibilitas karena frekuensi penggunaan arsip dinamis aktif masih

tinggi dalam proses pelaksanaan kegiatan
2. Filing Cabinet
Filing cabinet merupakan sarana penyimpanan arsip yang memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar dan memiliki daya tahan sekurangkurangnya 4 jam saat kebakaran terjadi, kedap air, dan dapat dikunci.
3. Guide
Guide adalah alat penunjuk dari masing-masing subpola klasifikasi.
Guide juga digunakan sebagai penyekat antar arsip. Guide terbuat dari
kertas karton dengan ketebalan tertentu dan dilengkapi dengan tab.
Dalam penyimpanan arsip dinamis aktif dibutuhkan tiga buah guide
yaitu guide primer, sekunder, dan tersier.
4. Folder
Folder adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi.
Folder digunakan untuk menyimpan arsip. Folder juga dilengkapi
dengan tab yang digunakan untuk menuliskan kode klasifikasi, indeks
berkas, dan tahun.
5. Map Gantung
Halaman 43 dari 55
CPNS 2014
Map gantung digunakan untuk meletakkan folder. Pada kedua ujung

map gantung terdapat alat untuk menggantungkan map ini dalam filing
cabinet. Map gantung terbuat dari bahan kertas yang kuat dan
umumnya berwarna hijau.
6. Kertas Label
Label adalah kertas stiker yang digunakan untuk menuliskan indeks
atau judul berkas. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang
berkualitas baik dan berwarna terang sehingga tidak mudah rusak dan
mudah dibaca.
7. Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas
Merupakan sarana yang digunakan sebagai sarana temu balik arsip.
Daftar isi berkas berisi uraian arsip per item, sedangkan daftar berkas
berisi uraian berkas dalam folder.
8. Out Indicator
Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya arsip
yang keluar dari tatanan penyimpanan filing cabinet dalam bentuk
formulir.
2. Prasarana dan Sarana dalam Penyimpanan Arsip Inaktif (Records

Center)
Records Center atau gedung penyimpanan arsip inaktif adalah
gedung atau ruangan serta kelengkapan prasarana dan sarananya dengan
spesifikasi tertentu untuk menyimpan, memelihara, merawat serta
mengelola arsip inaktif. Records Center pada suatu bangunan perkantoran
dapat berada di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Arsip Nasional
Republik Indonesia memiliki gedung penyimpanan arsip inaktif yang
berada di luar lingkungan kantor, namun tetap memperhitungkan dan
memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a. Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat
bertahan dari cuaca dan tidak terbuat dari bahan yang mudah terbakar,
Halaman 44 dari 55
CPNS 2014
b. Konstruksi bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun

binatang perusak lainnya,
c. Masing-masing lantai ruang simpan arsip memiliki ketinggian 260280cm.
Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat
dibagi 2, yaitu :
1. Ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif
a. Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk
kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip
inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak
bernilai guna, ruang fumigasi, dan ruangan-ruangan lain yang
digunakan untuk bekerja,
b. Tata ruang ruangan kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
dan perkembangan instansi dengan tetap memperhatikan
ketentuan-ketentuan di atas.
2. Ruang penyimpanan
arsip inaktif digunakan khusus untuk
menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat
akan
dimusnahkan
maupun
dipersiapkan
untuk
dilakukan
penyerahan. ANRI menggunakan records center untuk menyimpan

arsip-arsip tekstual saja.
Pengelolaan yang telah diterapkan di ANRI tersebut, juga sejalan
dengan apa yang telah dirumuskan oleh International Records
Management Trust dalam buku Managing Records Centres: A Procedures
Manual. Selain itu, ANRI juga telah menerapkan peraturan di dalam
records center yaitu :
1. Tidak mengizinkan siapapun memasuki ruangan penyimpanan arsip
tanpa izin dari petugas atau pejabat yang berwenang. Selain itu selama
jam kerja harus ada petugas yang berjaga di ruangan tersebut.
2. Melakukan pencegahan terhadap ancaman bahaya kebakaran maupun
banjir.
3. Tidak memberikan atau menyediakan arsip tanpa bukti tertulis.
Halaman 45 dari 55
CPNS 2014
4. Siapapun yang memasuki area ruang simpan arsip harus berada di

bawah pengawasan petugas.
5. Arsip yang dipertimbangkan sebagai arsip rahasia harus memiliki
sistem pengelolaan dan penyimpanan yang terpisah dengan arsip
lainnya.
6. Tidak diizinkan merokok maupun makan atau minum di ruang simpan
arsip.
3. Prasana dan Sarana dalam Penyimpanan Arsip Statis

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam
hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa
yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan
arsip agar aman, terjaga, dan terpelihara. Upaya penyimpanan arsip
tergantung atas beberapa faktor :
1. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip,
2.
Bentuk fisik dan komposisi,
3.
Berapa lama akan disimpan, dan
4.
Jalan masuk dan pengaruhnya.
4. Perencanaan Bencana (Disaster Plan) dan Restorasi Arsip

Suhu di dalam tempat penyimpanan arsip sekitar 20-22C, sedangkan
kelembapannya sekitar 60-70C. Setiap setahun sekali, dilakukan fumigasi
(pembasmian jamur) dengan cara pengasapan atau dengan menggunakan
gas. Untuk menjaga keamanan arsip, pada ruang penyimpanan dipasang
CCTV dan jika seseorang ingin masuk ke ruang penyimpanan, maka dia
harus menggunakan kartu pengaman sebelum menaiki lift.
Di tempat penyimpanan arsip juga terdapat pintu darurat dan tangga
darurat. Selain itu, terdapat alat-alat pemadam kebakaran untuk
mengantisipasi terjadinya bencana kebakaran. Raknya pun menggunakan
rak tahan gempa dan tahan api, namun masih ada beberapa rak biasa yang
digunakan. Untuk arsip-arsip yang telah direstorasi maupun yang masih
Halaman 46 dari 55
CPNS 2014
dalam keadaan baik, disimpan di boks bebas asam. Sedangkan arsip-arsip

yang telah mengalami kerusakan dan belum direstorasi, disimpan di boks
yang tidak bebas asam.
5. Prasarana dan Sarana di Direktorat Preservasi

a. Permasalahan Prasarana dan Sarana di Direktorat Preservasi
1. Proses pengadaan bahan belum optimal, yang menyebabkan
penyediaan barang/ bahan dan peralatan kepada unit kerja
terhambat, sehingga pencampaian target tidak dapat tercapai
sebagaimana yang telah ditetapkan. Permasalahan ini dapat
ditemukan di Subdirektorat Restorasi Arsip yang kesulitan
mendapatkan beberapa bahan yang menunjang kerja di subdirektorat
tersebut. Selain itu permasalahan ini dapat ditemukan pada
Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional yang masih
menggunakan rak pada ruang penyimpanan arsip sebelum 1945 dan
bukan menggunakan Roll O Pack sehingga pengaturan kardus arsip
dinilai masih berantakan.
2. Masih kurangnya bahan atau alat untuk menunjang kinerja pegawai
demi mencapai target yang telah ditentukan. Secara spesifik,
permasalahan ini ditemukan di Subdirektorat Reproduksi Arsip yang
memiliki target kerja yang tinggi namun tidak didukung dengan
jumlah alat yang memadai.
3. Tidak adanya alat untuk pengujian autentikasi dari suatu kertas
sehingga pihak ANRI msih merujuk pada pihak ketiga yaitu pihak
Puslabfor POLRI untuk pengujian forensik.
4. Kurangnya
ruangan
dan
rusaknya
alat
penunjang
kerja.
Permasalahan ini dapat ditemukan pada Subdirektorat Instalasi

Laboratorium, kurangnya tempat dirasakan menjadi permasalahan
bagi kelangsungan kerja di subdirektorat tersebut. Selain itu adanya
alat-alat yang rusak menjadi penghambat dalam kinerja di
subdirektorat ini.
Halaman 47 dari 55
CPNS 2014
5. Sistem keamanan di pintu masuk depo media baru yang

menggunakan sidik jari dianggap kurang efektif untuk menjaga
keamanan khasanah arsip.
6. Kelembapan suhu di ruangan menjadi tidak stabil ketika banyaknya
orang yang masuk ke dalam depo.
b. Solusi dari Permasalahan di Direktorat Preservasi

1. Perlu adanya koordinasi yang intensif antara pengelola anggaran,
unit kerja dengan tim pengadaaan barang dan biro umum dalam
pengadaan barang/bahan dan peralatan. Selain pengadaan juga
dibutuhkan perawatan yang memadai untuk setiap alat penunjang
kerja di Direktorat Preservasi.
2. Perlu adanya pegawai baru yang ditempatkan di lingkungan
Direktorat Preservasi untuk menutupi kekurangan SDM. Disamping
itu perlu adanya kualitas SDM yang menguasai teknis dan peralatan
preservasi arsip dalam rangka melaksanakan tugas sehari-hari
maupun mengimbangi pesatnya perkembangan teknologi saat ini.
3. Pengadaan alat penguji keauntentikan arsip di Subdirektorat
Instalasi Laboratorium.
4. Pemindahan atau peremajaan ruang untuk Subdirektorat Instalasi
Laboratorium.
5. Pengadaan sistem keamanan berupa kunci kombinasi atau kartu
tapping untuk masuk ke depo ANRI.
6. Pengadaan dehumidifier untuk menstabilkan kelembaban suhu di
ruangan.
7. Pengadaan troli berbentuk kotak khusus dan gerobak (akrab disebut
sebagai "U-boat" yang dirancang untuk mengangkut arsip katografi
dan mencegah tepinya tidak rusak dalam perjalanan.
6. Prasarana dan Sarana pada Layanan Arsip

a.
Permasalahan Prasarana dan Sarana di Layanan Publik
Halaman 48 dari 55
CPNS 2014
1. Masih ada alat peraga yang rusak di Diorama, masih ada alat peraga
yang
rusak
mengurangi
daya
tarik
diorama
yang
dapat
mempengaruhi penilaian pengunjung ketika melakukan kunjungan

langsung ke diorama.
2. Koleksi diorama yang kurang lengkap,
3. Khasanah yang sudah dimiliki oleh diorama selama ini sudah baik
tetapi koleksinya mungkin bisa diperlengkap, seperti penambahan
informasi tokoh-tokoh nasional, sastra, dan budaya.
4. Respons media sosial ANRI yang kurang tanggap,
5. ANRI memiliki media sosial yang berfungsi sebagai salah satu
sarana penghubung antara publik dan ANRI sendiri, seperti
Facebook dan Twitter tetapi dalam merespons pertanyaan atau
tanggapan pengunjung situs dirasa kurang tanggap. Selain itu,
pemakaian bahasa pada media sosial yang seharusnya merupakan
ajang untuk mengenalkan ANRI kepada kalangan anak-anak dan
remaja dirasa masih terlalu kaku dan kurang informatif
6. Belum adanya sarana bagi difabel di ruang layanan baca,
7. Akses internet yang kurang memadai bagi pengunjung,
8. Penempatan Mobil Sadar Arsip yang kurang strategis.
b. Solusi Prasarana dan Sarana di Layanan Publik

1. Perlunya pembaharuan peralatan di diorama yang dianggap sudah
usang sehingga peralatan selalu terlihat baru dan menarik
pengunjung.
2. Pertambahan koleksi diorama akan memperlengkap khasanah di
diorama dan membuat diorama akan lebih informatif bagi para
pengunjung yang datang untuk mempelajari sejarah perjalanan
bangsa Indonesia.
3. Media sosial sebagai sarana termudah untuk merangkul masyarakat
agar tertarik mengetahui hal-hal informatif tentang ANRI. Hal ini
sebaiknya dimanfaatkan ANRI dengan cara memiliki situs yang
Halaman 49 dari 55
CPNS 2014
lebih informatif dan tanggap terhadap respons masyarakat dengan

gaya bahasa yang tidak terkesan kaku agar bisa lebih merangkul
semua kalangan, terutama kalangan anak-anak dan remaja yang
perlu diberikan rasa Sadar Arsip sedini mungkin.
4. Memperbaiki buku katalog yang rusak dan tulisannya memudar
5. Fasilitas Bagi Masyarakat Berkebutuhan Khususnya bagi Difabel
menggunakan jasa narator
6. Sarana komputer pemesanan arsip melalui fax, online, telepon dan
media sosial
7. Adanya iklan sadar arsip yang interaktif sehingga menarik perhatian
publik terhadap arsip
8. Toilet bagi pengunjung dan toilet khusus difabel
9. Penggadaan Emergency plan dan meeting point
10. Pengadaan Fire Alarms, exit sign dan emergency lights
11. Adanya seragam khusus petugas layanan arsip
12. Tampilan interior yang menarik pengunjung dengan desain yang
modern, interaktif dan nyaman bagi pengguna layanan arsip
13. Penempatan mobil sadar arsip di tempat strategis seperti di sekolah
menengah atas serta menampilkan maskot ANRI yang interaktif
14. Mobil sadar arsip di sekolah lebih mengedepankan arsip budaya dan
arsip sastra.
15. Adanya ruangan khusus di ruang layanan untuk menyaksikan video
atau pemutaran film dengan Preview Room untuk 50-100 orang dan
gedung bioskop berkapasitas 50 orang menggunakan teknologi
digital
7. Permasalahan Prasarana dan Sarana di Direktorat Pengolahan

a. Ruang pengolahan arsip statis di Subdirektorat Pengolahan Arsip
Konvensional Sebelum Tahun 1945 yang kurang memenuhi standar
ruang pengolahan arsip statis, seperti:
1. Jendela yang tidak buram
Halaman 50 dari 55
CPNS 2014
Jendela di ruangan pengolahan arsip statis yang seharusnya

merupakan jendela buram hanya merupakan jendela bening biasa
sehingga sinar matahari mudah masuk yang dapat merusak fisik
arsip konvensional yang ada. Arsip kertas yang mengalami kontak
langsung terus-menerus dengan cahaya matahari lebih cepat lapuk
dan mengalami kerusakan yang dapat berefek mempersulit proses
pengelolaan arsip.
2. Tidak terdapatnya fasilitas lemari penyimpanan arsip
Tidak
adanya
lemari
penyimpanan
arsip
berakibat
arsip
konvensional yang ada dibiarkan menumpuk di seisi ruangan. Ini

tentu berdampak pada kebersihan ruangan di mana ruangan menjadi
selalu kotor oleh debu-debu arsip.
3. Kurangnya jumlah meja dan kursi bagi pegawai
Kondisi di ruang pengolahan arsip di subdirektorat yang memiliki
keterbatasan dalam jumlah kursi dan meja yang disediakan untuk
tempat mengolah arsip bagi pegawai membuat para pegawai
mengolah arsip di lantai.
b. Solusi Prasarana dan Sarana di Direktorat Pengolahan

Dari ketiga permasalahan tersebut, perlu adanya koordinasi yang
intensif antara pengelola anggaran, subdirektorat pengolahan arsip
konvensional sebelum tahun 1945 dengan tim pengadaaan barang dan
biro umum dalam pengadaan barang/bahan dan peralatan untuk
menyediakan barang/bahan dan jasa seperti yang dibutuhkan unit kerja
agar ruang pengolahan arsip konvensional sebelum tahun 1945 sesuai
dengan standar yang ada.
Halaman 51 dari 55
CPNS 2014
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penjelasan mengenai permasalahan dan rekomendasi tentang
lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia yang ditinjau dari aspek kelembagaan,
ketatalaksanaan, SDM dan sarana prasana, dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Kebijakan, standar-standar, pelayanan dan sarana penunjang kearsipan yang
diselenggarakan Arsip Nasional Republik Indonesia, belum dilaksanakan secara
optimal apabila dibandingkan arsip nasional negara lain.
2. Kegiatan kearsipan nasional saat ini masih melakukan pembinaan kearsipan ke
daerah-daerah, sedangkan masyarakat, organisasi dan lembaga Pemerintah di
negara lain telah berpartisipasi aktif dalam kegiatan kearsipan.
3. Arsip Nasional Republik Indonesia telah memperbaiki permasalahan
ketatalaksanaan dalam rangka semangat Reformasi Birokasi. Namun
pencapaiannya belum sepenuhnya maksimal, khusunya dalam pelaksanaan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOP AP)
4. Kegiatan utama kearsipan nasional belum mampu memenuhi rencana strategis
ANRI dikarenakan hambatan dari sisi kuantitas maupun kualitas SDM dalam
bidang kearsipan ditambah dengan anggaran yang terbatas.
5. Layanan penyelenggaraan kearsipan yang tersebar di setiap daerah di Indonesia,
belum didukung layanan sarana dan prasana yang optimal, efektif dan efisien.
Sehingga transfer knowledge bidang kearsipan hanya dapat diakses oleh
kalangan tertentu.
Halaman 52 dari 55
CPNS 2014
B. Saran
Adapun saran-saran yang penulis kemukakan, sehingga dapat dijadikan sebagai
bahan masukan maupun pertimbangan untuk peningkatan kinerja lembaga Arsip
Nasional Republik yang ditinjau dari 4 (empat) aspek tersebut yaitu :
1.
Kelembagaan
Program restrukturisasi sebagai salah satu alternatif yang bertujuan untuk
memperbaiki kinerja lembaga dengan menciptakan struktur organisasi yang
tepat: tepat struktur dan tepat fungsi. Selain itu, penguatan kelembagaan
baik secara internal maupun eksternal merupakan hal strategis yang perlu
mendapatkan perhatian. Hal ini sebagai salah satu cara mewujudkan Arsip
Nasional Negara Indonesia menjadi Center of Excellence.
2. Tatalaksana
Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) menjadi hal yang wajib
dilakukan oleh segenap stakeholder Arsip Nasional Republik Indonesia.
Oleh karena itu dibutuhkan komitmen yang kuat yang bersifat top down
maupun bottom up demi terselenggaranya tugas dan fungsi organisasi yang
sesuai dengan standar operasional dan prosedur yang telah ada.
Selain itu, ide Polisi Kearsipan menarik untuk dipertimbangkan. Hal ini
mengingat Arsip Nasional Republik Indonesia sebenarnya telah mempunyai
dasar hukum yang kuat sebagai lembaga tertinggi kearsipan di Indonesia,
namun dirasa masih belum maksimal dalam menjalankan tugas dan
wewenang seperti yang tercantum dakam Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009.
3. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia menjadi hal
penting yang harus dilakukan untuk menuju ANRI Hebat 2025. Hal ini bisa
dilakukan dengan pendidikan dan pelatihan tenaga kearsipan yang
dilakukan secara berkelanjutan, perekrutan Arsiparis dan Widyaiswara baru
yang berkualifikasi dan berkompeten, menyusun standarisasi kompetensi
Arsiparis yang peka terhadap perkembangan jaman, penanaman nilai atau
budaya kerja yang baik secara menyeluruh untuk Sumber Daya Manusia di
Halaman 53 dari 55
CPNS 2014
lingkungan ANRI dan pengadopsian sistem manajemen Sumber Daya

Modern yang tidak bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang
berlaku.
4. Sarana dan Prasarana

Untuk menjadikan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai Center of
Excellence, perlu dukungan sarana dan prasarana yang memadai dan
lengkap. Oleh karena itu perlu dilakukan update dan upgrade fasilitasfasilitas yang dimiliki oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Update dan
upgrade ini mencakup fasilitas yang menyangkut pengelolaan arsip, fasilitas
yang menyangkut pelayanan terhadap masyarakat dan fasilitas-fasilitas
pendukung lainnya.
Lebih khusus lagi, perlu adanya peningkatan kualitas dan kuantitas sarana
prasarana untuk pengelolaan central file, record center, depo arsip statis,
disaster plan, pengolahan dan preservasi arsip, serta layanan arsip. Dengan
hal ini, diharapkan akan dapat meningkatkan kinerja organisasi sekaligus
dapat memberikan layanan prima bagi masyarakat luas.
Halaman 54 dari 55
CPNS 2014
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Laporan
Annual Report 2012-2013, National Archieves of Australia
Laporan Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia 2013
Performance and Accountability Report 2013, National Archieves and Record
Administration
Website
www.arsip.ugm.ac.id
www.anri.go.id
www.ica.org
www.menpan.go.id
www.nationaalarchief.nl
www.ppm-manajemen.ac.id
www.wetten.overheid.nl
Halaman 55 dari 55

Peluang Dan Tantangan Menuju ANRI Hebat 2025 Dibuat Oleh CASN Arsip Nasional RI 2014

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Peluang Dan Tantangan Menuju ANRI Hebat 2025 Dibuat Oleh CASN Arsip Nasional RI 2014

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PELUANG DAN TANTANGAN

MENUJU ANRI HEBAT 2025

DIKLAT TEKNIS DASAR-DASAR KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

lembaga penyelenggara kearsipan nasional. Terselesaikannya laporan ini

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Penulis berharap semoga Kertas Kerja Angkatan ini dapat memberikan

Bogor, 22 Agustus 2014

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kata Pengantar ............................................................................................ 2

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Tabel Jumlah Arsiparis di Indonesia 2006-2008 ........................................... 34

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

MOTTO CPNS ANRI 2014

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Di era demokrasi saat ini, masyarakat semakin maju dalam merujuk

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2004 telah membawa perubahan besar dalam kelembagaan, tata laksana,

menjadi salah satu bidang yang

konsekuensi logis dari hal tersebut adalah penyelenggaraan kearsipan di

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Kemajuan teknologi informasi yang tumbuh diberbagai bidang

pengelolaan terhadap arsip-arsip yang tercipta secara elektronik dari

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

bagian tak terpisahkan dari aktivitas keseharian. Pemahaman arsip sebagai

ketatalaksanaan, dukungan sumberdaya manusia serta prasarana dan sarana.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

C. Tujuan dan Manfaat

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

A. Tinjauan Aspek Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia

terpisahkan dari keseluruhan proses pembangunan nasional yang diarahkan

(ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang

berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden, dalam

Negara Kesatuan Republik Indonesia yang dicapai pada Tahun

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Daerah Tk I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Beberapa Arsip Nasional Wilayah

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Sedangkan di Arsip Nasional Belanda, dalam peraturan Public Record Act

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

pengelolaan informasi ke digital di lingkungan lembaga Pemerintah Australia,

Kabupaten/kota dapat secara mandiri menjadi leading sector penyelenggaraan

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Dalam Pasal 7 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

mengatur bagaimana pengelolaan arsip-arsip yang tercipta melalui proses

Strategi Penguatan Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia

arsip/dokumen yang jumlahnya sangat banyak dan memiliki kurun waktu

akuntabilitas kehidupan bernegara menuju negara yang sejahtera, adil, dan

Imam Gunarto dalam http://igoenarsip.blogspot.com/2012/07/v-behaviorurldefaultvmlo.html

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Sebagai organisasi publik, maka indikator kinerja ANRI diukur dengan

kelembagaan, perlu untuk menyusun beberapa strategi, yang mencakup strategi

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

sebagai sebuah lembaga negara telah melakukan beberapa kali perubahan

perkembangan yang pesat di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

maupun Pemerintah daerah dan perguruan tinggi masih kurang, terutama

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA