Sistem IT pada PT.

Coca Cola
Pemanfaatan ICT pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia
PT. Coca Cola Amatil Indonesia adalah salah satu produsen dan distributor minuman ringan
terkemuka di Indonesia. PT. Coca Cola Amatil Indonesia ini telah beroperasi di Indonesia
sejak tahun 1935. Produk-produk yang diproduksi dan didistribusikan oleh perusahaan ini
diantaranya adalah Coca Cola, Diet Coke, Fanta, Sprite, Pulpy Orange, Ades, dll. Coca Cola
Amatil Indonesia merupakan bagian dari Coca Cola regional di Asia Tenggara dan Australia
yakni bersama-sama dengan Australia, New Zealand, Papua Nugini, dll. Di Indonesia sendiri,
PT. Coca Cola Amatil dibagi menjadi 8 cabang yang terdapat dikota-kota besar yakni di
Medan, Cibitung-Bekasi, Padang, Lampung, Bandung, Semarang, Surabaya, dan Denpasar,
dengan lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar diseluruh Indonesia.
Ada 2 cara pendistribusian produk pada PT.Coca Cola Amatil ini yakni:
1. Pendistribusian langsung
Pendistribusian langsung yakni melalui gerai-gerai / kulkas-kulkas Coca Cola yang
ada

ditoko-toko

warung-warung

biasa

(disebut General

Trade).

Contoh

pendistribusian tidak langsung adalah Modern Immediate Consumption (MIC) yakni

penjualan produk perusahaan ini ke caf-caf, restoran-restoran dan hotel-hotel serta
ke foodstores (seperti supermarket, dll).
2. Tidak langsung (Manage Third Party)
Pendistribusian tidak langsung dibagi atas dasar luasnya wilayah, yakni PT Coca Cola
Amatil menunjuk satu toko besar untuk mendistribusikan produk ke gerai-gerai kecil
disekitarnya sehingga truk Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan
produk ke satu toko tersebut dan toko tersebut mempunyai kewajiban utnuk
mendistribusikan ke toko-toko kecil lainnya dan padatnya wilayah. Kepadatan
wilayah distribusi menjadikan suatu cara distribusi tidak langsung karena truk yang
mendistribusikan produk tidak bisa masuk kedalam gerai-gerai kecil dijalan sempit
sehingga menunjuk satu gerai besar untuk mendistribusikan produk kegerai-gerai
kecil tersebut, sehingga truk PT Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan

produk ke toko terpilih tersebut untuk selanjutnya didistribusikan ke toko-toko kecil

tersebut.

Proses pendistribusian dan penjualan ini dimulai dengan mendaftarkan dulu gerai-gerai /
toko-toko tradisional dengan memberikan bar code di kulkas-kulkas yang ditempatkan
dimasing-masing toko tersebut. Bar code ini berisi informasi tentang letak toko dan
keterangan toko lainnya. Setelah data semua toko dan pelanggan telah tercatat semua, maka
dengan memakai Strategic Route Planning yakni pemanfaatan ICT menggunakan GPS yang
dilakukan oleh PT Coca Cola dalam mengalokasikan dan membuat rute efektif dan efesien
bagi para salesmen nya dan truk-truk distribusinya. Setelah dialokasikan, tiapsalesman per
rute tersebut diberikan handphone yang sudah memiliki SMS, WAP, GPS, GPRS, bar code
scanner,

dan

memakai

Telkomsel

sebagai

partner

jaringan

telekomunikasinya.

Guna handphone ini adalah untuk memasukkan pesanan pengiriman produk kali berikutnya
oleh third party maupun pemilik toko-toko partner penjual eceran secara real time, yang
artinya semua pesanan tersebut langsung masuk ke sistem penjualan PT Coca Cola Amatil.
Semua hal pendistribusian dengan menggunakan teknologi handphone tersebut disebut
menggunakan sistem yang bernama ROAM (Real Time Online Application for Mobile
Users).
Cara kerja sistem ROAM ini untuk penjualan dan pendistribusian langsung dan tak langsung
adalah sbb :
1. Pendistribusian langsung (Konvensional)
Salesman akan membawa produk untuk didistribusikan berdasarkan rute yang telah
ditentukan. Lalu masuk kedalam tahapan sbb :
a. Persiapan
Salesman mempersiapkan produk untuk didistribusikan keesokan harinya. Jumlah
produk yang dipersiapkan ini berdasarkan jumlah pesanan dalam satu rute
tersebut yang lebih cepat dianalisis karena real-time masuk kedalam sistem
menggunakan

ROAM.

Setelah

memasukkan

barang

kedalam

truk,

staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam
sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet).
b. Barang Keluar dari Gudang
Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang, shipper akan
mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. Lalu
melakukan check out dengan ROAM handset (handphone). Selama belum
dicheck out dengan ROAM handset, salesman tidak boleh pergi mendistribusikan
dengan menggunakan ROAM handsettersebut.
c. Penjualan
Salesman mendistribusikan dan menjual produk ke gerai-gerai / toko-toko sesuai
dengan rute yang ada (dapat dicari tempatnya dengan menggunakan GPS pada
ROAM handsettersebut). Salesman akan memberikan invoice kepada pembeli /
pemilik toko tersebut atas pembelian produk kali itu. Jika toko itu hendak
melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui
ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem. Data toko
yang memesan dapat diketahui dengan menggunakanbarcode scanner (untuk
membaca barcode ditiap kulkas tiap toko yang berisi informasi tentang toko
tersebut).
d. Barang Kembali ke Gudang
Ketika salesman kembali ke gudang, akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk
apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper.
e. Penyetoran Kas
Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice, data
barang yang terjual, dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat kedalam
sistem penjualan PT.Coca Cola Amatil.
2. Pendistribusian tak langsung (Preselling)
a. Mengambil Order

Preseller akan mengambil order dari toko-toko kecil lainnya yang mengambil
produk coca cola darinya. Lalu salesman yang bertugas untuk mendistribusikan
produk kepreseller itu akan secara rutin datang ke preseller tersebut untuk
memasukkan pesanan preseller(berdasarkan pesanan toko-toko kecil yang
mengambil produk kepreseller tersebut) dengan ROAM handset. Dimana
pesanan tersebut akan secara real time masuk ke sistem penjualan Coca Cola.
b. Persiapan
Salesman

mempersiapkan

produk

sesuai

pesanan-pesanan preseller-

preseller dalam satu rute tersebut. Setelah memasukkan barang kedalam truk,
staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam
sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet). Juga mencetak
preprinted invoice.
c. Barang Keluar dari Gudang
Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang, shipper akan
mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. Lalu
melakukan check
belum dicheck

outdengan
out dengan

ROAM handset (handphone).

ROAM handset,salesman tidak

boleh

Selama
pergi

mendistribusikan dengan menggunakan ROAM handsettersebut.

d. Penjualan
Salesman mengantarkan produk ke preseller tersebut sesuai dengan rute yang ada
(dapat

dicari

tempatnya

dengan

menggunakan

GPS

pada

ROAM handset tersebut). Setelah sampai dan memberikan barang pesanan

ke preseller,

salesman

akan

memberikan preprinted invoice kepada preseller tersebut atas pembelian produk

kali itu beserta dengan diskon-diskon tertentu jika ada. Jika preseller itu hendak
melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui
ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem.
e. Barang Kembali ke Gudang

Ketika salesman kembali ke gudang, akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk
apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper.
f. Penyetoran Kas
Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice, data
barang yang terjual, dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat ke dalam
sistem penjualan PT.Coca Cola Amatil.
Kelebihan-kelebihan menggunakan sistem ROAM ini untuk distribusi adalah:
1. Menghemat biaya kertas yang sebelumnya digunakan untuk mencatat pesanan.
2. Pesanan dapat masuk kedalam sistem secara real time dan cepat sehingga produk
dapat dipersiapkan dan dikeluarkan dari gudang tepat waktu yang mempercepat dan
mencegah keterlambatan dalam pengiriman dan distribusi kepada para pelanggan
(dalam hal inipreseller atau pemilik toko).
3. Memudahkan kontrol terhadap cash yang didapat daninventory yang dikeluarkan,
dijual, dan yang tersisa.
4. Menyediakan komunikasi dan monitoring real time dalam kegiatan penjualan dan
persediaan.
5. Menyediakan fleksibelitas kepada konsumen dalam memesan produk.
Selain sistem ROAM untuk distribusinya, PT. Coca Cola Amatil Indonesia juga
menggunakan aplikasi lainnya dalam menunjang berbagai proses bisnis yang ada, yakni
BASIS

(sebagai sistem penjualan), ORACLE, Lotus Note, spreadsheet / Excel (untuk

pencatatan output produksi), dll. Aplikasi-aplikasi tersebut ada yang bisa dibeli maupun
ada yang dibuat sendiri oleh PT Coca Cola Amatil Indonesia, disesuaikan dengan proses
bisnis yang ada. Karena banyaknya aplikasi yang digunakan dan berbeda-beda maka ini
menyebabkan adanya islands of information didalam tubuh PT.Coca Cola Amatil sendiri.
Artinya, informasi antara satu bagian / departemen tidak dapat berhubungan dengan
informasi dari departemen lain sehingga dapat menyebabkan kesalahan informasi.

Maka karena adanya islands of information, PT. Coca Cola Amatil sendiri memutuskan
untuk secara bertahap mentransformasi dari sistem sekarang kepada sistem ERP yang
menggunakan aplikasi SAP. Dengan menggunakan aplikasi SAP, semua departemen akan
menjadi satu atau terhubung satu sama lainnya atau dengan kata lain menjadi terintegrasi
baik secara informasinya maupun komunikasinya. Misalnya : jika terjadi transaksi penjualan
maka stok barang disistem persediaan akan langsung dikurangi sesuai jumlah yang dibeli
konsumen sehingga mengurangi atau meniadakan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi
sebelumnya yakni seperti stok barang bisa minus, dsb. Sebenarnya, sekarang pun PT Coca
Cola Amatil juga telah menggunakan beberapa modul dalam aplikasi SAP yakni
modul Production Planning (untuk merencanakan raw materials utnuk produksi, dll) dan
HCM (Human Capital Management) untuk payroll, dsb.
Dengan penerapan sistem ERP yang jaringannya berkecepatan minimal 512 kbps ini pula,
nantinya data center PT Coca Cola Amatil yang terpisah dengan data center Coca Cola di
Australia akan dijadikan satu data center yakni akan ditempatkan di Coca Cola Australia
sehingga jika ingin berkomunikasi dan berbagi data dengan perusahaan coca cola
saturegion lainnya seperti Coca Cola Australia, akan menjadi lebih mudah dan cepat.
Transisi dari sistem yang sekarang ke sistem ERP tersebut tidaklah mudah. Banyak tantangan
yang harus dihadapi oleh tim implementasi yakni salah satunya adalah orang-orang / yang
akan menjadi user aplikasi SAP ini. Hal ini menjadi masalah karena banyak sekali orang
yang masih kurang kompetensinya untuk menggunakan aplikasi SAP ini karena aplikasi SAP
ini memang rumit untuk digunakan. Sehingga, hal ini akan menimbulkan kecenderungan
penolakan dari para pegawai yang akan menjadi useraplikasi ini. Maka dari itu PT Coca Cola
Amatil harus membuat change management yang baik untuk menghadapi tantangan ini, salah
satunya adalah dengan training para pegawai yang kurang kompeten dan yang akan
menjadi user aplikasi ini.
Untuk CRM (Customer Relationship Management), PT Coca Cola Amatil Indonesia telah
membuat suatu NCC (National Contact Centre) untuk menanggapi keluhan, saran, dan kritik
dari para pelanggannya melalui berbagai media yakni website, twitter, facebook,telepon,
email, maupun SMS.

Secara keseluruhan, bahwa pengaruh ICT (Information and Communication Technology)

bagi industri makanan dan minuman khususnya PT. Coca Cola Amatil Indonesia sangatlah
besar. Diantaranya adalah:
1. Aplikasi dan sistem ROAM yang mempermudah distribusi dan penjualan produk.
2. Aplikasi lainnya seperti BASIS, ORACLE, Lotus Note, dll sebagai aplikasi-aplikasi
untuk memasukkan data-data sales serta mempermudah proses bisnis lainnya.
3. Aplikasi SAP yang dalam tahap pengimplementasian untuk mengintegrasikan
keseluruhan perusahaan baik pusat maupun cabang perusahaan coca cola diseluruh
Indonesia juga mengintegrasikan dan mempermudah pula komunikasi dengan Coca
Cola Austalia, New Zealand dll (yang berada dalam satu region).
4. CRM berupa website untuk menangani keluhancustomer.