Sistem Informasi Manajemen

Pada Suatu Perusahaan

1.1 Pendahuluan

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu. Atau kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu. Oleh karena itu, untuk mencapai tujuan tersebut sistem harus di manajemen dengan baik
agar menghasilkan hasil yang maksimal. Sistem Informasi Manajemen sangat dibutuhkan suatu
perusahaan agar proses sistem dapat berjalan dengan baik sehingga mendapatkan keuntungan
yang maksimal.

Konsep Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

CONTOH STUDI KASUS SIM PADA PERUSAHAAN

Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia

LG Electronics, Inc (LG) adalah pemimpin global dan inovator dalam teknologi
elektronik konsumen, komunikasi mobile dan home appliances, mempekerjakan lebih dari
84.000 orang yang bekerja di 112 operasi termasuk 81 anak perusahaan di seluruh dunia. Pada
tahun 2008, penjualan secara global mencapai $ 44.7 milyar, LG terdiri dari lima unit bisnis
Home Entertainment, Mobile Communications, Home Appliance, penyejuk udara dan Business
Solutions. LG adalah salah satu terkemuka di dunia produsen panel datar TV, produk audio dan
video, mobile handset, AC dan mesin cuci.
 Electronics didirikan pada tahun 1958 dan sejak itu memimpin jalan ke era digital yang
maju berkat keahlian teknologi manufaktur yang diperoleh oleh banyak home appliances seperti
radio dan TV. LG Electronics telah meluncurkan banyak produk baru, diterapkan teknologi baru
dalam bentuk perangkat mobile dan TV digital di abad 21 dan terus memperkuat statusnya
sebagai perusahaan global.
Sistem Informasi Manajemen PT. LG Electronic Indonesia dalam Mengendalikan Inventori.

PT. LG Electronics Indonesia memiliki suatu portal yang terdiri dari sistem-sistem yang
dapat diakses oleh semua pegawai PT. LG Electronics Indonesia yang berada di seluruh
Indonesia. Portal tersebut dinamakan LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat
dengan LGEP. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini
untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan. Akses tersebut berupa e-mail yang didapatkan
secara resmi dari PT. LG Electronics Indonesia. Sehingga dengan log in menggunakan e-mail
tersebut ke dalam portal ini seluruh pegawai akan mendapatkan atau memberikan informasi
terbaru mengenai data-data perusahaan. Namun, portal dan e-mail ini hanya dapat diakses di
lingkungan perusahaan saja.

Yang dibahas dalam bagian ini adalah suatu system yang digunakan oleh PT. LG
Electronics Indonesia dalam mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan. System tersebut
dinamakan Global Digital Logistic System atau dapat disingkat dengan GDLS.

Sistem ini berfungsi untuk :

Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya,
meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan
kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.
Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun
sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan no truk yang digunakan untuk melakukan
pengiriman. Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di
gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang. Mengetahui apakah adanya
pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual
ataupun barang yang telah rusak/cacat. Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau
diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.

Sistem ini terdiri dari beberapa subsistem yang memiliki fungsi berbeda berdasarkan
tujuan penggunaan data, antara lain :

Delivery

Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk membuat jadwal pengiriman barang,
untuk mengkonfirmasi pengiriman barang, untuk mengalokasikan truk yang digunakan
untuk pengiriman barang, untuk mengetahui status pengiriman barang dan untuk
mengetahui apakah ada pengiriman yang tertunda atau keterlambatan atas pengiriman
barang.

Cost

Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk me-manage berbagai faktor-faktor

pengiriman (biaya-biaya lain, kondisi barang, wilayah tujuan, tarif yang digunakan),
untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan selama pengiriman, untuk me-manage
pengiriman barang termasuk biaya-biaya atas pengiriman tersebut.

Stoc

Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui status penerimaan

barang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang dan status persediaan barang.

Retur

Dalam subsistem ini dapat digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya
pengembalian barang yang tidak laku terjual dan rusak/cacat.
Dampak dari Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Dengan adanya system GDLS ini, seluruh pegawai PT. LG Electronics Indonesia dapat
mengetahui bagaimana kondisi inventori perusahaan yang berada di gudang pusat maupun
cabang. Begitu pula, apabila terjadi masalah atau kesalahan yang berhubungan dengan inventori
sehingga dapat segera diatasi langsung oleh pegawai yang berwenang. Hal ini akan
meningkatkan efisiensi dan efektifitas biaya dan kinerja perusahaan.

Kesimpulan

1. Sistem Informasi Manajemen adalah adalah serangkaian sub sistem informasi berbasis
komputer yang menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat
serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas, yang kegiatannya meliputi
perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakukan pengendalian, dan tentunya juga
dilakukan pengambilan keputusan.
2. SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam
bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output
informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Banyak perusahaan/ organisasi yang gagal karena disebabkan oleh berbagai faktor seperti
kurangnya perencanaan, kurangnya personil handal serta perlunya perbaikan pada sistem
lama.
4. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan indikator pengembangan SIM, seperti keluhan
pelanggan, pembayaran gaji yang terlambat, dll.
PERUSAHAAN TAKSI BLUE BIRD

Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis transportasi, Blue Bird sudah
menjadi brand yang kuat dan dikenal luas oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi
pada tahun 1972, kini setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird
telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh penjuru
Jakarta. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam
memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan
pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk
armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh perusahaan taksi lainnya yang
beroperasi di Indonesia. Sekitar beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan
teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-
armadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call
Center.
Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara
yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini
mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang
dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi
antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari
radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi. Perkembangan Blue
Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di
Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-
nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-
turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi
dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird
mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan
jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang
cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi
dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi
ancaman terhadap operator taksi lainnya.
 Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi produknya ke jasa angkutan non-
penumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan
Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan
Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu,
Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas
Freight Centre. Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan
solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP
NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi
informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga
mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang
berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini
disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu
infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan
dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.
Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil
keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software ERP
(Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam
membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta
merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam
menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian
modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul
dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya
serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP merupakan suatu perangkat
lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan
untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai
keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu
perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan
keputusan.
 Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan dengan
baik karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas. Di
samping itu, proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan
yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses
implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk
mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan
metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business
Intelligent. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-
modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA)
Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan
Taximeter System dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh
Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI GO Live.
Mengingat pertumbuhan bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group
mengimplementasikan SAP Business Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan
operasional yang terdiri dari 28 cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird
Group membutuhkan suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan
SAP Business Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat
untuk proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver
BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat
yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird
berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik,
serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri.
Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari berbagai perusahaan dan
mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan, informasi bisnis yang tepat waktu
untuk mendorong proses pembuatan keputusan, serta menghasilkan tindakan-tindakan yang
strategis dan bisnis yang solid.
Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya pengimplementasian
solusi peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan
transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird memerlukan
solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam operasionalnya sehari-harinya, Order
pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan
bakar, perlu terdata dengan baik. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP
Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite
merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor
banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai
dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan
secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite
tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan
fleet management.
Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird,
yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa disatukan
dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa
perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah
tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan. Blue Bird Group
merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di
taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi
akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk
setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut
order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini
50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system
(GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat
dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga
merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini masih sedikit perusahaan
taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya sangat tinggi dan harga GPS per
unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan
dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam
memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya
untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel
diskon tertentu. Pelanggan yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat
menggunakan taksi dengan harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%.
 Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama
ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah,
melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang
dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan
kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird
sering menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji
sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan
pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird
terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara
langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi
utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales
force, karena mau tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan
penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai
tahapan training. Dari para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran
bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1. Mengapa perusahaan manufaktur harus membangun produk yang pintar dan
menyediakan jasa yang pintar ?Apa manfaat bisnis yang bisa diperoleh?
2. Teknologi Informasi apa yang digunakan oleh perusahaan dalam kasus ini untuk
membangun produk pintar dan menyediakan layanan pintar? Komponen IT apa lagi yang
dapat digunakan?
3. Apa yang menjadi batasan bagi sebuah strategi produk dan layanan pintar?

PENYELESAIAN
1. sebuah perusahaan, diperlukan adanya sistem informasi manajemen untuk mengatur arus
kegiatan dan informasi dalam perusahaan yang bersangkutan. Dengan sistem informasi
manajemen yang terorganisir, manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi
perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan
mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya.
Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan
 secara sederhana. Sistem yang ada akan diatur dan dikembangkan sendiri oleh
manajemen perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana teknologi menjadi salah
satu komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem informasi manajemen pun
mengalami kemajuan. Mulai banyak perusahaan yang melirik sistem informasi
manajemen berbasis TI untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Memang banyak
manfaat dan kemudahan yang akan didapat, tidak hanya bagi pihak perusahaan, tapi juga
untuk para customer yang melakukan hubungan dengan perusahaan.Telah dibuktikan
bahwa penerapan TI pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan performa, namun
bukan berarti semua perusahaan serta memutuskan untuk menggunakan SIM berbasis TI
bagi perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan yang bertahan dengan sistem yang
telah mereka miliki. Terlepas dari semua itu, dalam hal ini Perusahaan Taxi Blue Bird.
Teknologi GPS mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan
armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat
dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu
mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke
pengemudi taksi.
Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business
Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini
merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung
pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan
gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para
pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui
teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu
infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk
melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing.
Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan,
menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil
keputusan bisnis secara akurat. SAP (System Application and Product) adalah software
ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam
membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta
merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam
 menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari
serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan.
Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan
lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual. ERP merupakan
suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada,
pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan
Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang
menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan
informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan.
Proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang
professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses
implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk
mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang.
Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan
Business Intelligent. Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk
modul-modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis
(CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan
Taximeter System dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan
oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI GO Live.

2. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang
membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya.
Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI
yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang bersamaan
juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri. Dengan tujuan integrasi
dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk
menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti lunak dengan
fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi penting secara
mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang
diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu
meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut
 meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan
fleet management.
Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue
Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa
disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP
dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan
mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional
perusahaan. Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan
GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana
setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT
juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang
dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order
atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini
50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global
positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan
alat ini mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para
pengemudi, penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird.
Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas
pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk
korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel
diskon tertentu.

3. Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama
ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang
murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai
langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah
dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin
hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau penumpang
yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi
mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi
pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi
dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini
adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga
menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau,
para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer.
Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari
para pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila
masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.
PT. KOKOH INTI AREBAMA

PT. Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan

bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya, perusahaan telah berhasil
mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh jaringan distribusi yang kuat di 14 kota
di Indonesia. Selama tahun 2004, perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan
bangunan kepada sekitar 2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal
terbesar perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan ICSA
Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama berencana
menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti dan target menjadi 20
cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang.
Dengan penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940
outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu pemain di
industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan
menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada
awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung
ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela
mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan
mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang
hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke
perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah
Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft).
Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft.
Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih
mudah digunakan (user-friendly). PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi
informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk
menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat
fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan
informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa
mendatang. Dengan informasi real time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan
mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses untuk bisa
unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus segala kemudahan dari
Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi
terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management,
distribution, project accounting, customer relationship management, human resources
management, sampai business analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform Microsoft,
solusi ini amat mudah diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft
Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft pada umumnya. Jika
dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Hal
ini sangat penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan
pemasukan data yang sudah biasa dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami perubahan berarti.
Dari sisi investasi, jelas lebih efisien buat perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem
lisensi berbasis concurrent, maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien yang
terhubung ke server pada saat yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki 500 unit komputer,
namun pada saat yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang terhubung ke server Axapta,
maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft
Axapta hanya memerlukan satu atau dua buah server dengan konfigurasi standar berbasis
Microsoft Windows Server. Lalu untuk komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi
khusus karena Microsoft Axapta masih keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word,
Excel, dan Power Point.
Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat scalable-solusi
yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna mendukung perkembangan
perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta merupakan solusi global yang mampu
mendukung kebutuhan perusahaan yang menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda.
Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai dilakukan pada
Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan sistem logistik Kokoh dengan
sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan, serta mengintegrasikan cabang-cabang.
Dan hanya dalam rentang tiga bulan, implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang
mencapai US$ 500 ribu. Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi.
Sejak awal implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat
migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain: manajemen memberikan
dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi
kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi
informasi dengan melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi dari cabang
seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP). Semua koneksi
disentralisasi pada dua terminal server yang ada di kantor pusat. Terminal server ini
menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi. Sementara data disimpan di
server database, yang secara fisik terpisah dari server aplikasi. Adapun untuk koneksi para user
yang ada di kantor pusat, dibuatkan jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan
dikontrol melalui pembagian hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor pemakaian
sistem yang sedang berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi apa pun
seperti penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan bisa dilakukan melalui sistem
secara real time.
PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System
(WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses
penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa
diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan
ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan
biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO
yang belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain, untuk
setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya harus segera dilakukan
dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di warehouse. Setiap pengiriman yang telah
dilakukan akan dicatat sebagai penjualan untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi
tagihan ini akan secara otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat
dimonitor kapan jatuh tempo dan pembayarannya.
 Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA.
Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil
mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari
lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan
dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena
semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real
time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang
digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data data perusahaan
yang ada.
2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang
baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan keputusan apa yang akan
diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di
kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses
pemesanan tersebut.
3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan
dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari
penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan
perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk
membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan
meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan
kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT
KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di
Indonesia. Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan
untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Selain itu,
SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan.
Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang
maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan
juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan
oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih
mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi
semakin lancar.

PERTANYAAN STUDI KASUS

1 Apakah manfaat bisnis dari menggunakan teknologi informasi untuk membangun
hubungan pelanggan strategis bagi PT. Kokoh Inti Arebama ? Apa manfaat bisnis untuk
pelanggan mereka?
2 Bagaimana perusahaan lain memperoleh manfaat dari penggunaan TI untuk membangun
hubungan pelanggan strategis?

PENYELESAIAN
1. PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang
memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA
menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi
menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela
mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk
meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan
mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.
Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT
Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi
manajemen.
PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari
Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan
terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu
memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-
time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan
informasi real time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis
dengan lebih mudah, cepat dan akurat.
2. Teknologi Informasi sudah umum dan sistematis. setiap bisnis tunggal dapat memperoleh
manfaat dari penggunaan TI untuk membangun hubungan strategis terhadap pelanggan.
Pelanggan adalah aset yang paling penting untuk setiap organisasi bisnis sehingga mereka
perlu mempersiapkan diri dengan pemeliharaan yang tinggi dan fasilitas pelayanan untuk
menjaga pelanggan mereka. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dalam manajemen
hubungan pelanggan yang strategis mereka dapat memastikan efisiensi dan efektivitas sesuai
dengan harapan pelanggan mereka, menghemat biaya dan waktu pelanggan mereka serta
meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Membuat pelanggan senang dan
puas, Sehingga organisasi dapat menggunakan TI untuk menyediakan fasilitas layanan yang
nyaman kepada pelanggan bersama dengan informasi yang akurat dan fakta tentang produk
dan layanan organisasi.
Peningkatan kualitas informasi yang diberikan dan penurunan biaya manajemen informasi.
Hal ini dapat membuat pelanggan yakin dan percayaterhadap organisasi. Dan organisasi
memiliki manfaat untuk menjaga konsumen dan profitabilitas yang lebih tinggi karena
manajemen informasi yang efisien.
Waktu dan peningkatan produktivitas.
Organisasi dapat menghemat waktu untuk menemukan sesuatu yang keluar dari kekacauan
dan pelanggan dapat menikmati fasilitas lokasi cepat dan solusi dari masalah mereka.
Pengembangan paket layanan produktif dan user-friendly. Ini bermanfaat bagi pelanggan dan
organisasi dalam hal profitabilitas dan produktivitas.