PENGANTAR E-BUSINESS

E-procurement

KELOMPOK 6

Nama : Melly Wenned Michaella (130118056)

Muh. Rivaldi Andhies . S (130118071)

Caroline (130118074)

Dian Fitriani Lestari (130218276)

Bayzurah Septi Fauziah (130218298)

KP :A

FAKULTAS BISNIS DAN EKONOMIKA

UNIVERSITAS SURABAYA

SEMESTER GASAL TAHUN 2019-2020

 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat-nya
sehingga makalah ini dapat dibuat dan disusun hingga selesai.Temayang kami ambil
dalam makalah ini yaitu tentang E-procurement.

Dan kami juga ingin mengucapkan terima kasih kepada tim dosen mata kuliah
Pengantar E-Business karena telah memberikan arahan.Kami sepenuhnya menyadari
masih banyak kesalahan atau kekurangan dalam makalah yang telah kami susun.Maka dari
itu kami mohon maaf jika terdapat banyak kesalahan dan meminta kritik dan saran dari
pembaca agar kedepannya kami dapat membuat makalah yang lebih baik lagi.

Kami juga berharap makalah ini dapat menambah pengetahuan dan wawasanpara
pembaca mengenai E-procurement yang baik dan benar.Tentu saja kami semua
berharapmakalah ini dapat bermanfaat bagi yang membaca makalah ini sehingga dapat
memahami duniaE-procurement.

Surabaya, 25 November 2019

 PENGANTAR E-BUSINESS

Statement of Authorship

“Kami yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir

adalah murni hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang
saya/kami gunakan tanpa menyebut sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk tugas mata ajaran
lain kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menggunakannya.

Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan
atau dikomunikasikan untuk tujuan memdeteksi adanya plagiarisme.”

Kelas :A

Anggota :

No Nama NRP
.
1 Melly Wenned Michaela 130118056
2 Muh. Rivaldi Andhies . S 130118071
3 Caroline 130118074
4 Dian Fitriani Lestari 130218276
5 Bayzurah Septi Fauziah 130218298
Dosen : Tim Dosen Pengantar E-Business

Surabaya, 25 November 2019

.......................................
Ketua Kelompok
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengadaan barang/ jasa atau lebih dikenal dengan pelelangan merupakan salah satu
proses pada proyek tertentu, seperti proyek pemerintah yang berskala besar. Pengadaan
barang/ jasa yang dilakukan bersifat umum dari pengadaan barang seperti pengadaan
fasilitas gedung pada suatu instansi hingga pengadaan jasa seperti jasa konsultan. Selama
ini pengadaan barang/ jasa dilakukan dengan langsung mempertemukan pihak-pihak yang
terkait seperti penyedia barang/ jasa dan pengguna barang/ jasa, proses yang dilakukan
secara fisik ini memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan yang didapat
yaitu para pengguna dan penyedia barang/ jasa bertemu secara langsung dan melakukan
tahap-tahap pengadaan barang/ jasasecarabersama-sama. Tetapi kelemahan dari tahap-
tahappelaksanaan pengadaan barang/ jasa konvensional ini dinilai banyak merugikan
seperti mudahterjadinya Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN), selain itu dalam
pengadaan barang/ jasa secara konvensional membutuhkan waktu yang sangat lama
jikaada banyak penyedia barang/ jasayang mengikuti pelelangan.
Di era reformasi ini, kebutuhan masyarakat akan desentralisasi serta transparansi
pelayanan pemerintah sangatlah penting. Perkembangan teknologi informasi
menghasilkan titik cerah bagi masyarakat dalam memperoleh informasi, selain itu juga
membantu pemerintah dalam memperoleh masukan dari masyarakat. Penggunaan
teknologi informasi dalam pengadaan barang/ jasa ini membangun suatu sistem antara
masyarakat dengan pemerintahan yang dikenal dengan sebutan e-procurement(Electronic
Procurement). E-procurementadalah suatu bentuk sistem baru dalam pengadaan barang/
jasa yang mampu membantu pemerintah dalam hal transparansi informasi serta layanan
masyarakat berbasis online web.Pada Pelaksanaannya e-Procurementdilaksanakan dengan
meminimalkan pertemuan antara panitia dengan pihak penyedia jasa dengan tujuan agar
terjadi persaingan sehat. Hal ini dapat dilihat pada keseluruhan proses pelelangan yang
dilakukan secara elektronik yang dimulai dari pengumuman pelelangan,
downloaddokumen pemilihan dan kualifikasi, penjelasan dokumen lelang (aanwijzing),
uploaddokumen penawaran (dokumen penawaran harga, administrasi dan teknis) serta
dokumen kualifikasi, evaluasi penawaran, evaluasi dokumen kualifikasi dan
 pembuktiankualifikasi, uploadberita acara hasil pelelangan, penetapan pemenang,
pengumuman pemenang, masa sanggah hasil lelang, surat penunjukan Penyedia
Barang/jasa dan penandatanganan kontrak

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan, dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan e-procurement oleh websiteVia.com , Trip.com,Golden Rama
Tour and Travel,Go Travela Indonesia, dan Nextgtravel dalam menjalankan bisnisnya?
2. Apa manfaat yang bisawebsiteVia.com , Trip.com,Golden Rama Tour and Travel,Go
Travela Indonesia, dan Nextgtravel dengan melaksanakan e-procurement?

1.3 Tujuan Penulisan

Penulisan makalah ini bertujuan:
1. Untuk mengetahui apa saja yang bisa dilakukan dan diatur dalam pelaksanaan e-
procurement oleh keempat perusahaan tersebut.
2. Untuk memahami dan bisa memanfaatkan keuntungan yang bisa didapatkan dari
pelaksanaan e-procurement.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian E-Procurement

E-procurement adalah proses pengelolaan semua kegiatan pengadaan barang antara
pembeli dan pemasok secara elektronik, baik dalam kegiatan permintaan pembelian,
otorisasi, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran dengan basis internet atau website. Proses
pengadaan barang dan jasa dengan media internet ini dapat meningkatkan kinerja, efektifitas,
efisiensi, transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan, dan juga dapat mengurangi
biaya operasional seperti biaya yang dikeluarkan untuk melakukan penyerahan dokumen dan
proses administrasi.
E-procurement harus diarahkan untuk meningkatkan kinerja masing-masing 'lima hak
pembelian' (Baily et al., 1994) sebagai berikut:
1. At the right place: barang dikirim ke tempat yang benar sesuai yang sudah ditentukan
karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem
2. Delivered at the right time: barang dikirim tepat waktu
3. Of the right quality: kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama
dengan yang dipesan
4. Of the right quantity: barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat
5. From the right source: barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar dan
terpercaya

2.2 Jenis Procurement

Ada dua kategori pengadaan, satuadalah yang berhubungan dengan pembuatan atau
produksi produk dan yang kedua adalah yang berhubungan dengan operasional bisnis atau
tidak berhubungan dengan proses produksi, termasuk perlengkapan kantor, furnitur, dan
sistem informasi.
Ada dua metode yang sering digunakan olehperusahaan dalam membeli kebutuhan
peralatan atau bahan baku:
1. Systematic sourcing: melalui negosiasi kontrak dengan pemasok langganan, biasanya
dalamhubungan jangka panjang.
2. Spot sourcing: pemenuhan kebutuhan mendesak, biasanya item komoditi di mana
perusahaantidak perlu untuk terlalu mengetahui kredibilitas pemasok.
2.3 Peserta dalam E-Procurement
Ada 8 jenis perantara yang perlu ditinjau untuk memahami berbagai pilihan dalam
perubahan pengadaan sebagai bagian dalam strategi pengembangan e-procurement:
1. Traditional manufacturers yang memproduksi barang fisik yang umumnya dijual
kepada pelanggan lainnya yang merupakan sebuah perusahaan juga.
2. Direct sales manufacturers yang hampir sama dengan produsen tradisional tapi
mereka tidak menggunakan perantara dan menjual langsung ke konsumen akhir
melalui web atau telepon.
3. Value-added procurement partners yang bertindak sebagai perantara dalam menjual
produk dan jasa ke bisnis lainnya.
4. Online hubsyang merupakan portal vertikal mengenai industri yang spesifik.
5. Knowledge experts yang menghasilkan barang informasi.
6. Online information services yang menyediakan informasi unik kepada pengguna
akhir.
7. Online retailers yang mencakup e-business pemula dan pengecer multi-channel yang
lebih tradisional.
8. Portal communities yang berusaha untuk menyatukan beragam layanan informasi
online menjadi sebuah pengalaman konsumen yang terintegrasi.

2.4 Manfaat E-Procurement

Beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari melakukan e-procurement adalah:
1. Mengurangi waktu siklus pembelian dan juga biaya,
2. Peningkatan atas pengontrolan anggaran (dicapai melalui aturan untuk membatasi
pengeluaran dan peningkatan fasilitas pelaporan),
3. Penghapusan kesalahan administrasi,
4. Meningkatkan produktivitas pembeli (pembeli dapat lebih fokus dengan masalah
pembelian yang strategis),
5. Menurunkan harga melalui standardisasi produk dan konsolidasi pembelian,
6. Meningkatkan manajemen informasi (akses yang lebih baik atas harga dari berbagai
alternatif pemasok dan ringkasan atas pengeluaran), dan
7. Meningkatkan proses pembayaran (belum tentu terjadi karena pembayaran tidak selalu
diintegrasikan ke dalam sistem e-procurement).
2.5 Hambatan dalam E-Procurement
Dalam e-procurement, tentu ada hambatan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah
beberapa masalah yang dialami pemasok yang dapat bertindak sebagai penghambat
dalam e-procurement:
1. Masalah persaingan, misalnya dalam pertukaran menggunakan pembelian kolaboratif,
2. Kemungkinan persepsi negatif dari pemasok,
3. Manfaat dari pengadaan yang dinegosiasikan dapat dibagikan dengan pengguna
pertukaran lain yang mungkin juga merupakan pesaing,
4. Pembuatan katalog bisa menjadi proses yang panjang dan mahal bagi pemasok, dan
Profil budaya dalam organisasi, misal seperti penolakan terhadap perubahan
3.
 BAB III
PEMBAHASAN
Analisis Pelaksanaan E-Procurement pada Via.com , Trip.com,Golden Rama Tour
and Travel,Go Travela Indonesia, dan Nextgtravel.
E-procurement adalah sebuah sistem di mana pembeli dapat memperoleh bahan
baku dari pemasok, di mana mulai dari pencarian, pemesanan, pengiriman, penagihan oleh
pemasok, dan pembayarannya dapat dilakukan melalui media internet. Sistem ini
diterapkan agar lebih efisien dan efektif bagi pembeli maupun pemasok.

1. Pencarian dan pemilihan produk yang disediakan (tiket tour and travel)
Dengan adanya e-procurement ini perusahaan dapat melihat harga yang tertera
pada website resmi para paskapai penerbangan untuk menuntukan harga dan juga dapat
mengajak pihak dari perusahaan maskapai penerbangan untuk melakukan kerjasama
dalam hal penjual belian tiket pesawat. Begitupun halnya dengan tiket kereta api, kapal
laut, maupun bus tergantung dari kelima website tersebut memberikan pilihan akomodasi
apa saja.

2. Pembelian bahan baku atau jasa dari pemasok yang sudah dipilih
Dalam proses pembelian bahan baku dalam hal ini berupa tiket, ada tahap di mana
antara pihak dari website dan pihak maskapai akan melakukan negosiasi lalu jika sudah
tercapai kesepakatan, maka pihak website dan pihak maskapai dapat menyesuaikan pada
system masing-masing mengenai ketersediaan tiket. Hal ini dapat dilakukan tanpa perlu
adanya tatap muka bisa melalui e-mail ataupun applikasi yang menyediakan fitur kirim
pesan secaara online.

3. Pengiriman tagihan oleh pihak maskapai.

Tagihan atau invoice tidak perlu lagi dikirimkan dalam bentuk kertas kepada
perusahaan, karena hal itu akan memakan biaya yang banyak dan belum lagi waktu untuk
memprosesnya yang lama. Penagihan dapat dilakukan melalui e-invoicing, di mana
invoice diterbitkan, diterima, dan diproses secara elektronik.

4. Pembayaran dari perusahaan(website) kepada pihak maskapai

 Pembayaran yang dilakukan oleh pihak perusahaan melalui e-procurement dapat
dilakukan dengan menggunakan e-check atau pun media transaksi pembayaran online
lainnya sehingga proses pembayaran juga dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.

Dengan melakukan e-procurement, terdapat beberapa manfaat yang bisa

didapatkan oleh perusahaan, seperti:

1. Penekanan biaya karena dapat terhindar dari duplikasi pembelian barang/jasa, mengontrol
jumlah pembelian, dan mengurangi biaya pengeluaran untuk pembuatan dokumen fisik,

2. Memudahkan perusahaan untuk menyusun dan menganalisa laporan melalui sistem yang
sudah terintegrasi serta memastikan prosedur procurement sudah berjalan sesuai dengan
kebijakan yang ditetapkan,

3. Menghemat waktu sehingga dapat meningkatkan produktivitas dalam proses pembelian,

4. Mendukung dan mempermudah proses pembelian, pembayaran, pengiriman sehingga

transaksi dapat lebih cepat diselesaikan. Platform e-procurement akan menerjemakan
kebutuhan perusahaan sesuai anggaran, kuantitas, jenis produk, dan lokasi pengiriman
sehingga mempercepat penemuan pemasok sesuai kebutuhan, dan

5. Memudahkan divisi procurement untuk mengontrol procurement yang dilakukan oleh

divisi-divisi lain dalam perusahaan melalui sistem e-procurement yang sudah terstruktur
dan terintegrasi
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas, dapat penulis simpulkan sebagai berikut: E-procurement
merupakan suatu sistem yang tepat untuk membuat proses pembelian terhadap pemasok
menjadi lebih efektif dan efisien, yakni dengan dapat memperoleh bahan baku dari pemasok,
di mana mulai dari pencarian, pemesanan, pengiriman, penagihan oleh pemasok, dan
pembayarannya dapat dilakukan melalui media internet. Dari keempat perusahaan yang kami
analisis, tidak nampak secara jelas apakah mereka menggunakan sistem E-procurement atau
tidak. Namun secara umum, E-procurement memiliki banyak manfaat yang di dapatkan bagi
pemakainya, yakni sebagai berikut: Penekanan biaya, Memudahkan perusahaan untuk
menyusun dan menganalisa laporan melalui sistem yang sudah terintegrasi, Menghemat
waktu sehingga dapat meningkatkan produktivitas dalam proses pembelian, Transaksi lebih
cepat diselesaikan. Mempercepat penemuan pemasok sesuai kebutuhan, dan Memudahkan
divisi procurement untuk mengontrol procurement yang dilakukan oleh divisi-divisi lain
dalam perusahaan melalui sistem e-procurement yang sudah terstruktur dan terintegrasi.

4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis dapat menyarankan sebagai berikut: dalam
meningkatkan efektifitas dan efesiensi kinerja suatu perusahaan, diperlukan suatu
sistem seperti e-procurement. Sehingga mungkin perusahaan dapat memikirkan untuk
menggunakan sistem tersebut dalam proses pembelian terhadap supplier.
 DAFTAR PUSTAKA

Chaffey, Dave. (2009). E-Business and E-Commerce Management. Harlow:

Pearson Education Limited.
Mbiz. (2017). 7 Keuntungan Berpindah ke E-procurement! [Online]. Tersedia:
https://blog.mbiz.co.id/2017/06/21/7-keuntungan-berpindah-ke-e-procure
ment/ [19 Mei 2018].