Program Audit – Sistem Informasi Pemasaran

Nama Perusahaan : PT. Coca-Cola Amatil Indonesia Cabang Surabaya

Program yang diaudit : Sistem Informasi Pemasaran

***

1. Apakah perusahaan memiliki sistem informasi pemasaran yang terdokumentasi?

 YA
Dapat dilihat dari struktur organisasi sales and marketing department Coca-
Cola amatil Indonesia, yang dimana sales and marketing departemen terdiri dari 5
sub-departement, yaitu:
a) marketing service, tugasnya untuk menyediakan segala sesuatu yang
dibutuhkan oleh trade marketing dalam melaksanakan kegiatan pemasaran dan
penjualan
b) trade marketing, tugasnya membuat program-program promosi ataupun event
untuk meningkatkan penjualan
c) Decision support, tugasnya mengambil keputusan dari berbagai alternatif
program promosi yang sudah diajukan oleh trase marketing
d) marketing execution, tugasnya melaksanakan kegiatan pemsaran yang telah
dirancang oleh trade marketing dengan persetujuan decision support
e) customer service improvement (CSI), tugasnya memastikan produk coca-cola
sampai kepada konsumen
f) sales reps, bertugas menempelkan barcode di outlet, melaporkan stiker
rusak/hilang dan outlet tutup permanen, mengisi formulir penempelan stiker
dan stiker rusak/hilang, serta mengembalikan formulir penempelan stiker dan
stiker rusak/outlet tutup permanen ke SOA/SAC
g) SOA/SAC, tugasnya mengumpulkan formulir penempelan stiker rusak/outlet
tutup permanen, mencatat progress penempelan stiker, mengirimkan progress
report via email ke CSI Ops setiap hari Sabtu, dan mengirimkan stiker
rusak/hilang dan NOD ke CSI Ops setiap bulan
h) DSN & SM, tugasny melakukan cek lapangan, memberikan umpan
balik/masukan kepada sales reps serta melakukan monitoring penempelan
stiker via BASIS ROM 626. CSI Opr, tugasnya melalukan konsolidasi
progress report dan mengunggah (target. csv) setiaap ada barcode baru ke FTP
setiap Senin, membuat weekly report by location, dan melakukan cek di
lapangan.

2. Apakah sistem intelejen pemasaran menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu
dan memadai mengenai perkembangan pasar berkaitan dengan:pelangaan, calon
pelanggan, distributor, agen, penjual, pemasok, pesaing, dan masyarakat?
 YA
Menelisik dari ruang lingkup perusahaan yaitu adanya yang mencakup sistem
intelejen pemasaran yang dapat menghasilkan informasi yang akurat, sebagai berikut:
 a) Penjualan dan Pemasaran, coca cola selain bertindak sebagai produsen dan
distributor juga memasarkan dan menjual produk cocal-cola melalui lebih dari
120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh indonesia, hal ini memastikan
bahwa produk coca-cola selalu tersedia di mana saja. Adapun saluran
penjualan terdiri dari foodstores (supermarket dan mini market di seluru
Indonesia) dan general trade (outlet tradisional). Coca-cola amatil indonesia
memiliki dorongan untuk melangkah serius mengembangkan jaringan
distribusi tak langsung berbasis UKM melalui manage third party (MTP)
model di indonesia. pada saluran Moder Immediate Consumption (MIC)
bekerjasama dengan hotelm restoran, dan cafe ternama untuk memberikan
penawaran menarik kepada konsumen.
PT Coca-cola memiliki program untuk mendukung penjualan dan pemasaran
produk, juga sekalian meningkatkan kepuasan dan loyalitas konsumen.
Strategi yang dijalankan mempunyai ciri khas tersendiri, unik dan kreatif.
Promo coca-cola memanfaakan momen seperti Piala Euro 2004 atau SEA
GAMES 2011. Pemanfaatan event skala nasional maupun internasional, coca-
cola tentu mencoba menunjukkan tampilannya dengan strategi pemasaran baru
yang menarik masyarakat.
b) Manufaktur, semua produk yang dijual dan didistribusikan diproduksi
langsung di Indonesia. Bahan baku pilihan berkualitas tinggi dan diproses
melalui beberapa tahapan. sebanyak delapan pabrik pembotolan tersebar di
seluruh Indonesia yaitu Cibitung-Bekasi, Medan, Padang, Lampung, Bandung,
Semarang, Surabaya dan Denpasar.
c) Distribusi, mayoritas produk coca-cola didistribusikan lebi dari 120 pusar
penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia. Produk diangkut oleh truk
ukuran besar dan didistribusikan ke pedagang eceran. Tim sales coca-cola
yang sangat besar tidak hanya menjual produk kepada para pelanggan tapi
juga memberikan tips dalam menempatkan produk coca-cola. Sales Supervisor
coca-cola secara teratur mengujungi para pelanggan, berikan bimbingan, serta
menampung masukan yang disampaikan pelanggan.

3. Apakah perusahaan, departemen, atau divisi memanfaatkann riset pemasaran untuk

perencanaan sebagaimana halnya pemecahan masalah?
 YA
PT. Coca-Cola Indonesia menjadi salah satu produsen dan distributor
minuman ringan terkemuka di Indonesia. Termasuk salah satu perusahaan di
Indonesia yang menggunakan barcoding untuk outletnya sebagai alat penunjang
sistem informasi pemasaran.

4. Apakah perusahaan memberikan cukup dorongan pada riset pemasaran?

 YA
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia terbagi menjadi 8 cabang yang ada di kota
besar yaitu Medan, Cibitung-Bekasi, Padang, Lampung, Bandung, Semarang,
Surabaya, dan Denpasar serta lebih dari 120 penjualan yang tersebar di seluruh
 indonesia. Di Surabaya sendiri ada 8617 outlet yang bekerjsama dengan PT Coca-
Cola Amatil Indonesia. Maka akan sulit apabila tidak menggunakan suatu
teknologi dalam pengumpulan database.

5. Apakah terjadi komunikasi yng cukup antara riset pemasaran dengan penjabat terkait?
 YA
Pihak CSI saling berkoordinasi dengan SR (Sales Representatif), hal ini
berhubungan dengan adanya barcoding selain sebagai alat pengumpulan database
pelanggan, sebagai absesnsi kunjungan SR yang identitas SR akan masuk ke
monitor server perusahaan ketika SR melakukan scan barcoding.

6. Apakah pengambilan keputusan peasaran didasarkan pada hasil riset pemasaran yang
memadai?
 YA
Karena melalui produksi barcode, untuk mengirimkan pasokan produk-produk
lagi kepada outlet maka perlunya produksi barcode yang mana hal tersebut
merupakan salah satu pekerjaan administrasi di bagian marketing, setelah barcode
selesai produksi, petugas akan meengecek list data dan mengkalasifikasikan,
mengemas barcode serta memberi alamat sesuai dengan kode kota outlet. setelah
dikemas dan dikemas, maka barcode siap untuk dikirimkan ke SOA (Sales Ofiice
Area), untuk disebarkan ke outlet-outlet yang berkerjsama.

7. Apakah perusahaan menggunakan metode terbaik untuk pengukuran pasar dan

pemalan penjualan?
 YA
Hal ini tentu ddilihat dari dampak yang dihasilkan oleh barcode pada sistem
informasi pemasaran cukup baik yang terbukti pada penjelasan CSI. Karena hal ini
dinilai memudahkan dalam pengumpulan data pada sistem utama, meningkatkan
keakuratan data, kecepatan dalam menerika data dan lebih mendisiplinkan SR.

8. Apakah sitem perencanaan pemasaran menyakinkan dan digunakan secara efektif?

 YA
Berdasarkan dampak dari adanya barcoding yakni kunjungan ke outlet lebih
tertib, karena SR dapat dideteksi dengan lokasinya dengan ROAM, hal ini tentun
membuat SR tidak bisa berbohong kepada perusahaan tentang kujungannya.

9. Apakah pemasar memiliki sistem dukungan keputusan?

 YA
Sebab sudah ada sistem barcode maka seluruh perintah sudah ada di dalam
databse barcode tersebut. Sehingga, sekali melakukan scan akan muncul beberapa
data yang akan menunjukkan informasi yang relevan, keakuratan data.

10. Apakah sistem perencanaan menghasilkan sasaran dan kuota penjualan yang realistis?
  YA
Kuota penjualan yang realistis tentu sesuai karena tiap SR yang berkunjung ke
outlet akan meng-scan barcode tersebut untuk mengetahui berapa kuota penjualan
yang harus dikeluarkan pada truk untuk diberikan kepada outlet yang dikunjungi.

11. Apakah perusahaan memiliki prosedur pengendalian untuk memastikan bahwa

rencana tahunan tercapai?
 YA
Skala perusahaan sangat besar yang mana pada pemaparan mengenai ruang
lingkup perusahaan, selain bertindak sebagai produsen dan distributor juga
memasrkan dan mnjual produk coca-cola melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang
tersebar di seluruh Indonesia, memastika bahwa produk coca-cola selalu tersedia di
mana saja, kapan saja.
Barcode juga merupakan bentuk prosedur pengendalian untuk memastikan
bahwa rencana tahunan tercapai, sebab barcode sudah tersistem dengan database yang
diimplementasikan pada seluruh outlet.
Adapun adanya hambatan seperti sinyal lemah dan fisik barcode hilang atau
rusak. Mengatasinya dengan meminta cetak ulang barcode dan memberi motivasi
kepada SR agar tercapai terget dan bekerja secara sungguh-sungguh.

12. Apakah manajemen secara periodik menganalisis profotabilitas produk, pasar, teritori,
dan saluran distribusi?
 YA
Tentu, melalui barcode semua akan mendapatkan laporan keseluruhan mulai
dari keadaan produk, pasar, dan saluran distribusi. Khususnya pada outlet-outlet yang
menjadi mitra perusahaan coca-cola ini.

13. Apakah biaya pemasaran dan proktivitasnya dianalisis secara periodik?

 YA
Merujuk pada stakeholder (pemangku kepentingan) yang ada pada struktur
organisasi tentu akan mendapatkan segala pelaporan akan siklus biaya pemasaran.
Ukuran perusahaan besar seperti coca-cola ini memaparkan laporan keuangannya
mulai dari triwulan bahkan tahunan yang dapat diakses di www.idx.com.

14. Apakah perusahaan terorganisasi dengan baik untuk mengumpulan, menghasilkan,

dan menyaring ide-ide tentang produk baru?
 YA
Terdapat beberapa produk yakni diantaranya:
Coca-Cola dengan kemasan yang tersedia ada PET; 350 ml, 1000 ml,
1500 ml; Can : 250 ml, 350 ml; RGB : 200 ml, 295 ml, 1000 ml,
Coca-Cola Zero, kemasan yang tersedia PET : 350 ml dan 1500 ml,
Can : 330 ml, Diet Coke dengan kemasan Can : 330 ml, Sprite dengan
 kemasan PET; 350 ml, 1000 ml, 1500 ml; Can : 250 ml, 350 ml;
RGB : 200 ml, 295 ml, 1000 ml, Fanta dengan kemasan PET; 350 ml,
1000 ml, 1500 ml; Can : 250 ml, 350 ml; RGB : 200 ml, 295 ml, 1000
ml, Frestea dengan kemasan PET: 300 ml, 500 ml, 750 ml, Tetra
Brick : 250 ml, Ttra Wedge : 200 ml, RGB : 220 ml, CUP : 300 ml,
Minute Maid dengan kemasan PET : 350 ml, 100, ml.

15. Apakah perusahaan melakuka riset konsep dan analisis bisnis yag memadai sebelum
melakukan investasi dalam ide baru?
 YA
Bisa dilihat dari uraian salah satu produk Schweppes bahwa Jacob Schweppes
mempatenkan proses khusus pembuatan air berkarbonasi pada tahun 1783.
Schwepppes melanjutkan perkembangannya diantara dua perang dunia. awal PD II,
Schweppes Ltd umbuh sebagai manufaktur minuman ringan terkemuka di Inggris.
akhir tahun 2000, Schweppess sudah menjadi bagian dari produk coca-cola di
Indonesia. Schweppes bisa diminum secara langsung ataupun menjadi campuran
dengan minuman lain sehingga menjadi lebih unik dan berbeda. Varian rasa yang
dipunya yaitu: Tonic Water, Ginger Ale, Soda dengan kemasan Can : 330 ml.

16. Apakah perusahaan melakukan pengujian pengujian produk dan pasar yang memadai
sebelum meluncurkan produk baru?
 YA
Sebagai contoh pada salah satu produknya yaitu A&W, pada 20 juni 1919,
Roy Allen membuka stand Root Beer pertama di Lodi, California yang
menjual minuman miliknya yang terbuat dari resep rahasia, setidaknya 14
tumbuhan herbal, rempah-rempah, kulit kayu dan beberapa jenis buah beri.
Tahun 1922 Allen bekerja sama dengan salah satu pekerjanya, Frank Wright
dan terdirikan tigas outler baru di Houston. Maka terciptalah brand A&W
yang mendefisikan inisial mereka. Terlihat bahwa Coca-Cola selalu
melakukan pengjujian dalam tiap proses untuk produk dan pasar yang
memadai sebelum meluncurkan produk baru.

17. Apakah ada penilaian kesesuaian antara kriteria kelayakan investasi dengan produk
baru yang diluncurkan?
 YA
Melansir pada produk yang dikeluarkan oleh coca-cola yang dipasarkan di
Indonesia yaitu minute maid pulpy pada tahun 2008 dengan nama minute maid pulpy
orange. minuman ini menjadi dengan cepat menjadi favorit semua kalangan, sampai
sekarang hadir inovasi baru melalui minute maid puply alove vera white grape yang
menggantikan bulir jeruk dengan potongan lidah buaya. Terdiri juga dari beberapa
varian rasa: Orange, Tropical, O’Mango, Lemon, Aloe Vera White Grape. Hal ini
menunjukkan bahwa kelayakan investasi sudah cukup dengan adanya produk baru
yang diluncurkan.
18. Apakah produk baru yang diperkenalkan sebelumnya sukses di pasaran?
 YA
Terlihat sekali pada produk yang dikeluarkan pada tahun 2008 tersebut,
kemudian terpecah kembali adanya minute maid nutriboost pertama kali hadir di
Indonesia sejak mei 2013. Minuman ini mengandung susu asli dan sari buah yang
membuat kombinasi yang mix. Tersedia dalam 2 rasa menarik, jeruk dan stoberi.
Produk ini menawarkan kadnungan kalsiu, vitamin B3 dan vitamin B6.
Sehingga dapat dikatakan bahwa produk baru yang diluncurkan pada tahun 2013 ini
sukses diperkenakan di pasaran.

***