Manajemen Pergudangan

Sistem Manajemen Gudang

SISTEM
kumpulan
interaksi dari sub
sistem

MANAJEMEN
ilmu mengelola
sumber daya

GUDANG
tempat
penyimpanan
barang sementara

Pengelolaan dari aktifitas yang

saling terkait dalam aktifitas
penyimpanan barang sementara

Tipe dan jenis gudang

Gudang Pribadi/Swasta- jenis gudang ini dimiliki dan
dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan
dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai contoh,
jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka
atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia
menerima dan mendistribusikan produk.
Gudang Publik/Umum gudang umum pada dasarnya adalah
ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan
distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang memiliki
gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang
penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak
mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk
dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh,
pengecer bisa memesan tambahan barang untuk
memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga
promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.

Tipe dan jenis gudang

Gudang otomatis Dengan kemajuan teknologi komputer dan
robotika banyak gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis.
Tahapan otomatisasi sampai pada pemakaian conveyor belt
untuk mengangkut barang sehingga memerlukan orang yang
lebih sedikit untuk menangani kegiatan penyimpanan.
Climate-Controlled Warehouse. Iklim-Controlled Warehouse
Gudang penyimpanan yang menangani berbagai jenis produk
dengan penanganan khusus kondisi seperti freezer untuk
menyimpan produk beku dan kelembaban lingkungan.
Distribution Centre, Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam
sistem distribusi pada produk yang diterima dari berbagai
pemasok dan segera dikirimkan ke banyak pelanggan. Misalkan,
seperti dengan penanganan Distribution Centre untuk Perishable
Food sebagian besar produk yang masuk di pagi hari dan
didistribusikan pada akhir hari

Operasional Gudang
Operasional gudang merupakan :
Kelanjutan dari pergerakan fisik barang
setelah barang itu diterima dari pemanufaktur
atau pemasok.
Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan
sarana yang dimiliki (rak dan pallet atau pallet saja,
bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu
saja di lantai), tentunya hal ini sesuai kebutuhan
serta tergantung seberapa besarnya modal yang
dimiliki perusahaan.

Aktivitas Gudang
Garis besar aktivitas pergudangan
Penerimaan
dari pemasok

Handling
barang

Pengeluaran
barang ke
tujuan

Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara

langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk,
kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi
pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi
barang dari satu tempat ke tempat lainnya

Beberapa aktifitas di
dalam gudang secara
sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke
tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan

secara personalia harus dikepalai
oleh satu orang, semisal Kepala
bagian, Supervisor atau
semacamnya.
Tiap kepala bagian diharuskan
menguasai pengendalian pada
bagiannya, pengendalian yang
harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia

 Pengendalian Biaya
- Biaya adalah semua pengeluaran untuk operasional gudang, sifatnya bisa
variabel (seperti perlengkapan, listrik, dll) dan Fixed (penyusutan alat, dll).
- Diupayakan biaya-biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin (mengingat
bahwa rata2 biaya gudang bisa mencapai>5% dari seluruh komponen
produk)
- Untuk biaya diefisienkan tanpa melupakan ekeftivitas

Pengendalian Operasional
- Operasional tentunya kegiatan gudang itu sendiri, aktifitas penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran.
- Identifikasi komponen biaya dan komponen operasional sehingga tidak
terjadi operasional yg overlapping.
- Untuk operasional pastikan semua berjalan sesuai alur kerja

Pengendalian Personalia
Upgrade kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian
secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi,
atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada

Operasional Gudang
Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu,
maka akan ada saatnya barang tersebut akan
dikeluarkan sesuai dengan :
kebutuhan perusahaan atau
berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang
disimpan

Proses peletakkan barang dari penerimaan serta

proses pengeluaran barang saat ini telah banyak
memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses
Pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld,
Optical character recognition. serta masih banyak
proses lainnya.

Automated Data Collection (ADC) Basics

Bar code

Hand-held

Bar-code
scanners

Voice Technology RFID

Operasional Gudang
1. Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock
gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang.
2. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik
juga merupakan hal yang penting.
Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang
diakibatkan kesalahan handling?
Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik
barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet,
forklift, conveyor, dll).
Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat
produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang
dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep
lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer
gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk
mengurangi produk cacat/rusak.

- Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas

seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk
mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personilpersonil di bawah kepala gudang untuk mengawasi
pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang
berjalan dengan baik.
- Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari
pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam
satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga
sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget
toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal
ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian
pekerja.

Trade-off dalam operasional gudang

1.

Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit
diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik
dibandingkan kantoran.

2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar

setiap hari dalam menangani masalah.
3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara
langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi
sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan
bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat
sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri,
lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan
angka-angka.
4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalianpengendalian yang di kelola secara professional.

Sistem Administrasi Gudang

suatu kesatuan berbagai element dari sebuah
tempat penyimpanan barang untuk kemudian
dilakukan proses administrasinya baik
komputerisasi maupun manual (dalam kaitannya
dengan IT, berarti komputerisasi)

Peran Sistem Administrasi Pergudangan

Administrasi merupakan sutradara dibalik segala
operasional Gudang.
Administrasi mengurus data-data gudang seperti
data pemesanan barang, data persediaan, data
pengeluaran barang, data permintaan, bahkan
sampai peramalan permintaan.
Mengingat sistem yang begitu kompleks, maka
diperlukan software yang menangani semuanya
secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi
tidak ditangani dengan baik, maka yang kena
getahnya adalah operasional di lapangan.

Alur Administrasi Gudang

1. Data pemesanan barang
Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan
mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan
pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau
x + y , dimana y adalah buffer stock,

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan

kebutuhan pengeluaran.
Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data
historis ataupun diestimasi.
Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu
bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan
angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau
waktu barang tersimpan dampai menjadi uang.
Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari
dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah
berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.

 Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok.

Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan
perusahaan dibandingkan sistem beli putus.
Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu
peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah
satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada
pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut
harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang
memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan
bentuk praktek monopoli.

Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam

rangka menjalin supplier relationship management.
Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship
management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

2. Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan
arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian
operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi
data.
Bukti pencatatan barang keluar masuk akan
mempengaruhi beberapa hal berikut :
1. Jumlah stok barang.
2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
3. Dasar memesan barang.
4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time
dan dapat dipertanggung jawabkan. Administrasi yang
kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi
dan sumber daya yang menjalankannya.

Sistem Penerimaan Barang di Gudang

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang
yang bergerak di gudang.
Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang
kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem
yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu
produktifitas.
Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :
1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk
memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)
2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)
3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang
4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang
5. Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Bukti Pemesanan (Purchase Order)

Kostumer memesan barang ke pemasok
(Mengirimkan PO ke pemasok)

Pemasok menerima PO kemudian menyiapkan barang sesuai dg PO

PO diperiksa
dan sesuai
dengan
seluruh item
yang dibawa

Setelah cocok
antara item barang
yg akan dikirim dg
PO, dibuatlah Bukti
Tanda Terima
Barang

Pemasok
mengirimkan
barang
pemesanan ke
gudang yg telah
disiapkan
pemesan

 Bukti Tanda Terima Barang

- Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan
berhubungan dengan penagihan uang.
- Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan
dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke
pemesan barang.
- Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda
Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda
yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain
yang menjamin keaslian dokumen ini.

Operasional penerimaan & pengiriman barang

Aktifitas operasional adalah
- bongkar barang,
- cek expired,
- cek kesesuaian pesanan serta
- memasukkan barang ke penyimpanan
Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa?
1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan
membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.
2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan
oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan
untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti :
supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem,
dll.
Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.

 Penerimaan Barang di gudang rawan

permainan dengan pihak supplier. Staff
penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan
dapat melakukan deal-deal khusus yang
merugikan pemesan dan menguntungkan
pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap
personil penerimaan cukup penting, hal
seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta
bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan
wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa
dilakukan.

 Tugas :
Lakukan resume terhadap sistem peletakan
dan pengambilan barang dari gudang
Dikumpulkan pada saat UTS dalam bentuk
hardcopy, A4