PENERAPAN

SISTEM MANAJEMEN RUANG RAPAT

DI
KANTOR CABANG BANDARA
SULTAN AJI MUHAMMAD SULAIMAN
SEPINGGAN - BALIKPAPAN
MAKALAH INDIVIDU
PELATIHAN ORIENTASI TIPE A, B, DAN C

WIRA SAKTI PRANATA

1487199 - W

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)

2014

ABSTRAK
Aktifitas rapat yang dilakukan di perusahaan untuk membahas apapun yang terjadi dan
yang akan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan sangatlah padat, sehingga
tidak bisa dihindarkan terkadang ada aktifitas rapat yang batal dilakukan karena ruang
rapat yang akan digunakan penuh karena belum adanya sistem manajemen ruang rapat
yang mengatur dan selama ini hanya bersifat manual.
Hal ini menjadi penting, karena jika terjadi bentrok jadwal rapat maka salah satu aktifitas
rapat harus menunggu dan molor dari jadwal yang ditentukan atau batal melakukan
rapat. Jika penjadwalan yang dilakukan secara manual terkadang harus membutuhkan
pengingat atau terkadang juga lupa untuk menjadwalkan jika kondisi penanggung jawab
ruang rapat sudah merasa capek.
Oleh karena itu maka, makalah ini dibuat untuk menginformasikan kepada seluruh
pengguna ruang rapat di Kantor Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman
Sepinggan Balikpapan, bahwa sistem manajemen ruang rapat bisa digunakan di tiap unit
dan bisa dilihat oleh seluruh unit tetapi persetujuan penggunaan ruang rapat tetap
dilakukan oleh penanggung jawab ruang rapat.
Kata Kunci

: Ruang Rapat, Manajemen Ruang Rapat, Sistem Ruang Rapat

ii

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur alhamdulillah atas kehadirat Alloh SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga atas izin-Nya penulis dapat
menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini disusun dalam rangka memenuhi kewajiban sebagai calon pegawai di PT.
Angkasa Pura I (Persero), dengan mengambil judul Penerapan Sistem Manajemen
Ruang Rapat di Kantor Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan. Adapun maksud dan tujuan pengambilan judul tersebut adalah sejalan
dengan lingkup tugas penulis pada Bidang Teknologi Informasi. Penyelesaian makalah ini
tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak baik berupa tenaga, doa, moril, ilmu
pengetahuan serta bahan-bahan referensi. Ucapan terima kasih penulis sampaikan
kepada :
1. Bapak Wendo Asrul Rose selaku General Manager.
2. Bapak Sugiarto Panca selaku Finance & IT Departement Head.
3. Bapak Syahnara Syahwan selaku IT Section Head yang selalu memberikan dukungan,
ilmu, konsep serta bimbingan apapun yang menyangkut knowledge selama
pengerjaan makalah ini.
4. Ayah dan Ibuku yang telah memberikan dukungan dan bimbingan untuk menjalani
jalan hidupku.
5. Teman - teman ngopi dan yang seangkatan seperti Wahyu, Rendi, Adam, Ridho, dan
Fery yang telah berjuang bersama - sama hingga penulisan ini dapat diselesaikan
sesuai waktu yang ditetapkan.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan makalah ini dapat masih
terdapat banyak kekurangan baik dalam teknik penulisan atau adanya kekeliruan dalam
penulisan kata. Atas kekurangan-kekurangan ini penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun guna penyempurnaan makalah ini.
Balikpapan,

Desember 2014

Wira Sakti Pranata

iii

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................................

ABSTRAK .......................................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR.........................................................................................................

iii

DAFTAR ISI...................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................. v
BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................................

1.1 Latar Belakang Masalah ..................................................................................

1.2 Perumusan Masalah .......................................................................................

1.3 Batasan Masalah ............................................................................................

1.4 Tujuan.............................................................................................................

BAB II DASAR TEORI .......................................................................................................

2.1 Rapat Dan Ruang Rapat ..................................................................................

2.1.1 Rapat ...................................................................................................... 3

2.1.2 Ruang Rapat ........................................................................................... 6
2.2 Aplikasi Berbasis Web ...................................................................................... 7
2.3 Database / Basis Data .....................................................................................

BAB III PEMBAHASAN .................................................................................................... 11

3.1 Konsep Sistem Manajemen Ruang Rapat ...................................................... 11
3.2 Kebutuhan Fungsional Sistem ....................................................................... 13
3.3 Fase Implementasi ......................................................................................... 14
BAB IV PENUTUP ........................................................................................................... 19
4.1 Kesimpulan .................................................................................................... 19
4.2 Saran.............................................................................................................. 19
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 21

iv

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.2.1. Cara Berjalannya Aplikasi Web ..............................................................

Gambar 3.1.1. Bagan flowchart reservasi ruang rapat .................................................. 12

Gambar 3.1.2. Bagan flowchart verifikasi ruang rapat ................................................

12

Gambar 3.3.1. Halaman awal aplikasi .......................................................................... 14

Gambar 3.3.2. Halaman login ........................................................................................ 14
Gambar 3.3.3. Form reservasi ruang rapat .................................................................... 15
Gambar 3.3.4. Setelah melakukan reservasi .................................................................. 15
Gambar 3.3.5. Halaman persetujuan pelaksanaan rapat .............................................. 16
Gambar 3.3.6. Tampilan reservasi ruang rapat setelah diverifikasi oleh Administrator 16
Gambar 3.3.7. Fitur penambahan ruangan rapat .......................................................... 17
Gambar 3.3.8. Halaman pelaporan penggunaan ruangan rapat ................................... 17
Gambar 3.3.9. Laporan yang ditemukan penggunaan ruangan rapat ........................... 18
Gambar 3.3.10. Laporan setelah di-ekspor .................................................................... 18

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

- Halaman ini sengaja dikosongkan

vi

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG MASALAH
Salah satu faktor yang menentukan jalannya rapat adalah faktor ruangan
rapat. Ruang rapat merupakan fasilitas untuk menujang segala aktifitas dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada setiap unit. Oleh karena itu
manajemen ruang rapat sangatlah penting, sehingga perlunya suatu sistem yang
bisa jadi acuan untuk mengadakan rapat, monitoring penggunaan ruang rapat
dan pelaporan dalam penggunaan ruang rapat.
Permasalahan yang ada di PT.Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandara
Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan adalah tidak adanya suatu
sistem monitoring ruang rapat yang bisa diakses seluruh unit untuk melihat
apakah di suatu saat dan di tempat yang akan dijadikan rapat untuk unit
tertentu, ternyata sudah dipakai oleh unit lain untuk rapat. Sehingga potensi
bentrok dalam rapat sangat dimungkinkan dan kemungkinan besar salah satu
rapat pasti mundur ataupun bisa batal.
1.2. PERUMUSAN MASALAH
Sistem penjadwalan penggunaan ruang rapat yang sudah ada masih
bersifat manual sehingga mempunyai beberapa kelemahan, antara lain:

Rapat manajemen yang rutin dilaksanakan di PT. Angkasa Pura I (Persero)

Kantor Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan
Balikpapan.

Rapat koordinasi selain manajemen yang sering dilaksanakan.

Rapat evaluasi yang sering dan rutin dilaksanakan.

Sistem penjadwalan rapat yang sedang berjalan mempunyai beberapa

kelemahan, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi sistem yang digunakan
karena masih dilakukan secara manual.

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Terkadang lupa dalam penjadwalan atau bentrok pada saat pelaksanaan

rapat.Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dirancang suatu sistem
informasi untuk mengolah data hasil rapat manajemen.

1.3. BATASAN MASALAH

Batasan masalah yang dimaksud di sub-point ini adalah sebagai berikut:
Penerapan sistem ini untuk sementara hanya di lingkungan Kantor
Cabang Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman, Sepinggan
Balikpapan.
User yang dialokasikan untuk setiap unit hanya terbatas satu user per
satu unit.
Fungsi administrasi dialokasikan ke satu user saja.
Hanya berjalan dengan fungsi intranet.
Fungsi administrator dan unit masih diperlukan jika terjadi rapat
dengan sifat mendadak tanpa ada pemberitahuan sebelumnya.

1.4. TUJUAN
Tujuan yang dikehendaki dan dicapai dari pengimplementasian sistem ini
adalah:
Melalui

sistem

ini

dapat

menghubungkan

secara

langsung

dan

mempermudah setiap unit untuk mengagendakan rapat.

Membuat sistem pengelolaan permintaan ruang rapat yang terintegrasi
secara client-server sehingga dapat diakses oleh semua pegawai.
Membuat sistem agar admin dapat mengatur pemesanan ruang rapat yang
terjadi kesamaan.
Mendahulukan yang lebih awal memesan atau agendanya yang lebih penting.
Pelaporan setiap bulan yang sudah digitalisasi.

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 RAPAT DAN RUANG RAPAT
2.1.1 RAPAT
Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun
nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Rapat juga dapat
diartikan juga sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat tatap
muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi
baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau
sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan tertentu.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan
sekelompok orang yang besifat formal dengan melibatkan empat orang
atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir
diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara
langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat
berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk
penyelesain masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat
dapat terangsang secara lansung dalam memahami setiap permasalahan
yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam
pencapaian tujuan tertentu.
Tujuan diadakannya rapat :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah

yang sedang terjadi
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta
rapat).
Rapat itu sangat banyak macamnya yang dibedakan dari berbagai hal
dan sudut pandang. Berikut adalah macam-macam rapat:
1. Rapat menurut tujuannya mengacu pada apa yang diinginkan sebagai
hasil rapat tersebut. Rapat ini dibedakan menjadi beberapa macam,
diantaranya adalah:

Rapat penjelasan yakni rapat yang ditujukan untuk memberikan

penjelasan dan pengarahan kepada peserta rapat.

Rapat pemecahan yakni rapat yang diadakan untuk membahas

suatu permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut.

Rapat perundingan yakni rapat yang bertujuan untuk menangani

suatu permusuhan atau perselisihan agar ada kesepahaman dan
kesepakatan yang menguntungkan bersama.

2. Rapat menurut sifatnya adalah rapat yang diadakan dilihat dari jenis
rapat tersebut secara protokoler. Rapat menurut sifatnya dibagi
menjadi beberapa jenis, diantaranya:
Rapat resmi atau rapat formal
Rapat resmi adalah rapat yang diadakan khusus untuk membahas
sesuatu yang dibilang penting dan dimana dalam rapat tersebut
terdapat aturan-aturan yang mengendalikan jalannya rapat dan
setiap peserta sudah dilengkapi dengan bahan rapat yang
disediakan sebelumnya.
Rapat tidak resmi atau informal
Rapat ini diselenggarakan untuk membahas suatu hal yang terjadi
secara lokal dan tidak direncanakan sebelumnya. Rapat ini tidak
menggunakan aturan-aturan ketat seperti rapat resmi.

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

 Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh semua anggota
dalam suatu organisasi atau instansi. Rapat ini mewajibkan semua
anggota untuk datang. Dalam rapat ini tidak dibahas sesuatu yang
rahasia, hanya hal sifatnya umum untuk semua anggota yang hadir.
Rapat tertutup
Rapat ini diselenggarakan khusus untuk beberapa orang saja
dengan permasalahan yang dibasas adalah permasalahan penting
yang sifatnya rahasia.
Secara umum rapat yang berjalan sesuai dengan harapan jika dalam
pelaksanaannya memenuhi syarata yang digunakan sebagai indikator
kesuksesan rapat. Indikator tersebut adalah:
1. Adanya keterbukaan dalam rapat
Suasana yang terbuka sangat diperlukan dalam rapat untuk mencapai
tujuan rapat. Pemikiran negatif, saling mencurigai atau bermusuhan
dalam

rapat

harus

dihilangkan,

serta

membangun

suasana

kekeluargaan, kerjasama dan saling memotivasi satu sama lain.

2. Absennya monopoli
Semua peserta rapat berhak untuk mengemukakan pendapat dan
peserta lainnya diwajibkan untuk menghargai orang yang berbicara
dalam rapat. Semua peserta perlu untuk diajak berbicara dan
berpartisipasi dalam menggunakan haknya.
3. Tingkat aktif dalam rapat
Rapat yang sukses dan hidup adalah jika peserta semuanya aktif dalam
berperan serta memberikan pendapatnya atas suatu permasalahan
yang dibahas. Semua peserta harus mempunyai

kemampuan

mendengar, tidak memotong pembicaraan peserta lain. Pendapat yang

baik dan positif hendaknya dilontarkan dalam rapat.

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

4. Pengawasan dan bimbingan dari pemimpin

Peran pimpinan rapat sangat menentukan arah dan keadaan rapat.
Pemimpin rapat hendaknya tidak memihak pada salah golongan atau
perseorangan peserta rapat. Pemimpin rapat harus memberikan
motivasi kepada anggota untuk memberikan pendapat dan menengahi
jika terjadi perselisihan.
5. Mengedepankan pendapat dan argumentasi, bukan emosi
Rapat yang baik adalah rapat yang diwarnai banyak argumentasi dan
pendapat. Namun hal itu tidak menjadi baik jika menjadi perdebatan
panjang. Oleh karena itu harus ada yang menengahi supaya tidak terjadi
perpecahan.
6. Tepat waktu
Sebaik-baiknya rapat adalah rapat yang dimulai tepat waktu. Para
peserta rapat hendaknya mengikuti apa yang telah menjadi tata tertib
rapat, termasuk masalah waktu. Jika terlambat, baiknya diberitahukan
kepada pimpinan rapat disertai alasan keterlambatannya.
Salah satu faktor yang paling penting serta menentukan dalam
pelaksanaan rapat adalah ketersediaannya ruang rapat, seperti yang akan
dibahas di dalam sub bab berikut.
2.1.2 RUANG RAPAT
Ruang rapat merupakan fasilitas untuk menujang segala aktifitas
dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada pelaksanaan rapat. Ruang
rapat harus didesain sedemikian nyaman dan dipelihara kebersihannya
dengan harapan akan memberikan dampak yang positif bagi orang perorang dalam kegiatan yang dilaksanakan didalamnya, yaitu meliputi :
Fasilitas yang ada di ruang rapat tersebut
Kapasitas yang sesuai dengan besaran ruang rapat
Kualitas pendingin sebagai penunjang kenyamanan

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

 Proyektor Overhead dan Slide beserta layarnya, Sound system standar

beserta peripheral pendukung fasilitas untuk presentasi.
Fungsi ruang rapat adalah sebagai berikut:
Membuat nyaman peserta rapat dengan adanya fasilitas yang memadai
Peserta rapat diharapkan bisa mengeluarkan segala ide dan inovasi
serta evaluasi yang sesuai dengan yang diharapkan dalam rapat.
Memudahkan komunikasi antar peserta rapat jika dalam satu ruangan.
Mempererat tali persaudaraan dan bisa saling menghargai antar
peserta rapat.
Setelah penjabaran ruang rapat di atas, maka ada salah satu faktor
penting dalam pengelolaan ruang rapat. Faktor penting yang dimaksud
adalah manajemen penjadwalan ruang rapat. Ruang rapat di dalam suatu
perusahaan biasanya terbatas, tetapi di dalam perusahaan yang
berkembang fungsi rapat dan koordinasi di dalam rapat sangat penting.
Sehingga rapat bisa dilakukan sesering mungkin di dalam 1 hari maupun
dalam 1 minggu. Untuk itu perlu dilakukan sistem penjadwalan yang detail
dan teliti.
Dari penjabaran di atas, jika penjadwalan yang kurang teliti
menyebabkan bentroknya jadwal rapat sehingga bisa berakibat gagalnya
salah satu rapat atau malah terjadi perselisihan antar pelaksana rapat.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, maka perlunya penerapan sistem yang
bisa memudahkan pengelola dalam penjadwalan pemakaian ruang rapat.

2.2 APLIKASI BERBASIS WEB

Internet pada zaman modern saat ini sudah menjadi kebutuhan pokok dan
menjadi hal yang tidak terpisahkan bagi kebanyakan orang, ada pengguna
internet dan ada pula pembuat aplikasi internet atau aplikasi web, pengguna
internet tidak dituntut untuk memahami bagaimana halaman web dibuat, tetapi
lain halnya dengan pembuat, pembuat harus mampu dan memahami bagaimana

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

aplikasi internet tersebut bisa dibuat, bahasa pemrograman apa yang harus
digunakan, bagaimana menyusun sebuah program untuk membuat aplikasi
internet sehingga menjadi sebuah halaman web yang bagus sesuai dengan yang
diharapkan.
Aplikasi web merupakan sebuah aplikasi yang mengunakan teknologi
browser untuk menjalankan aplikasi dan diakses melalui jaringan komputer
(Remick, 2011). Sedangkan menurut (Rouse, 2011) aplikasi web adalah sebuah
program yang disimpan di Server dan dikirim melalui internet dan diakses
melalui antarmuka browser.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan aplikasi web merupakan aplikasi
yang diakses mengunakan web berowser melalui jaringan internet atau intranet.
Aplikasi web juga merupakan suatu perangkat lunak komputer yang dikodekan
dalam bahasa pemrograman yang mendukung perangkat lunak berbasis web
seperti HTML, JavaScript, CSS, Ruby, Python, Php, Java dan bahasa pemrograman
lainnya. Adapun Gambaran rincian aplikasi web adalah sebagai berikut :

Gambar 2.2.1. Cara Berjalannya Aplikasi Web

Web based berjalan menggunakan basis teknologi web (internet) atau

browser sedangkan desktop based application dapat berjalan sendiri atau
independen tidak menggunakan browser dan biasanya telah ditentukan dapat
berjalan di platform atau operating system tertentu. Web based tidak banyak
memerlukan program yang akan diinstal di sisi client sedangkan desktop based
harus melakukan instalasi program sesuai aplikasi yang dijalankan.

10

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Aplikasi berbasis web mempunyai beberapa keunggulan yaitu,

1. Kita dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapanpun
tanpa harus melakukan penginstalan.
2. Terkait dengan isu lisensi (hak cipta), kita tidak memerlukan lisensi
ketika menggunakan web-based application, sebab lisensi telah
menjadi tanggung jawab dari web penyedia aplikasi.
3. Dapat dijalankan di system operasi manapun. Tidak perduli apakah
kita menggunakan linux, windows, aplikasi berbasis web dapat
dijalankan asalkan kita memiliki browser dan akses internet.
4. Dapat diakses lewat banyak media seperti: computer, handheld dan
handphone yang sudah sesuai dengan standard WAP.
5. Tidak perlu spesifikasi computer yang tingggi untuk menggunakan
aplikasi berbasis web ini, sebab di beberapa kasus, sebagian besar
proses dilakukan di web server penyedia aplikasi berbasis web ini.
2.3 DATABASE / BASIS DATA
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer
secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak
yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut
sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).
Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan
hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi
skema, atau memodelkan struktur basis data. Model yang umum digunakan
sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua
informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel
terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi
matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan
menggunakan nilai yang sama antar tabel.
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program
komputer, yaitu yang biasa disebut dengan software (perangkat lunak). Software

11

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut
Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa
indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data. DBMS terdiri dari dua
komponen, yaitu
Relational Database Management System (RDBMS)
RDBMS meliputi Interface Drivers, SQL Engine, Transaction Engine, Relational
Engine, dan Storage Engine.
Overview of Database Management System (ODBMS)
ODBMS meliputi Language Drivers,Query Engine, Transaction Engine, dan
Storage Engine.
Sedangkan level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang
memungkinkan untuk membuat sebuah database antara lain :
High Level Software
Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain Microsoft SQL
Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL,
Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro.
Low Level Software
Yang termasuk di dalam Low Level Software antara lainBtrieve dan Tsunami
Record Manager.
Tipe Database dibagi menjadi 12 antara lain,
1. Operational database,
2. Analyticaldatabase,
3. Data warehouse,
4. Distributed database,
5. End-user database,
6. External data base,
7. Hypermedia databases on the web,
8. Navigational database,
9. In-memory data bases,
10. Document-oriented databases,
11. Real-time databases,
12. Relational database

12

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 KONSEP SISTEM MANAJEMEN RUANG RAPAT
Pengelolaan pemesanan ruang rapat pada PT. Angkasa Pura I Cabang
Bandara Sultan Aji Muhammad Sulaiman Sepinggan Balikpapan selama ini
dilakukan secara manual. Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan ruang
rapat terdapat bentroknya jadwal rapat dan pelaporan yang dilakukan secara
manual sehingga menyebabkan user yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan ruang rapat seakan-akan bekerja dua kali untuk pelaporan yang
dilakukan

secara

manual.

Berdasarkan

permasalahan

tersebut,

maka

diimplementasikannya sistem manajemen ruang rapat sangatlah bisa membantu

untuk memecahkan permasalahan tersebut
Sistem ini memudahkan dalam mengatur kegiatan rapat karena sudah
terjadwal dengan baik sesuai apa yang dibuat oleh masing-masing pengguna
sistem ini. Dalam aplikasi ini, user dapat membuat jadwal rapat, menampilkan
jadwal yang sudah dibuat dan melihat jadwal yang sudah terealisasi, mengetahui
status ruang, kegiatan dan informasi lain yang akan didapatkan dengan sistem ini
sehingga semua kegiatan dapat termonitor dengan baik dan diusahakan tepat
sesuai rencana. Dalam sistem ini juga dapat diatur pengguna yang dapat
mengakses sampai dengan hak akses dari masing-masing penggunanya.
Reservasi ruang rapat dilakukan oleh tiap unit user melalui web intranet
sehingga tidak perlu harus melapor secara tertulis ke pihak pengelola jika akan
memesan ruangan. Jika sudah memesan atau mengisi form, maka tugas dari user
administrator (pengelola ruang rapat) menentukan apakah ijin penggunaan
ruang rapat tersebut bisa diijinkan atau tidak. Bagan pelaksanaan pemesanan
ruang rapat bisa digambarkan sesuai dengan yang ada di halaman berikutnya.

13

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Gambar 3.1.1. Bagan flowchart reservasi ruang rapat

Sedangkan untuk user administrator bagan jalannya sistem adalah

sebagai berikut:

Gambar 3.1.2. Bagan flowchart verifikasi ruang rapat

14

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

3.2 KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM

Kebutuhan fungsional untuk menjalankan sistem bisa dikategorikan sebagai
berikut:
Lingkungan Sistem
Sistem harus mendapatkan informasi reservasi dari database seperti (unit,
room, waktu dan deskripsi).
Manajemen User
o Pengelolaan profil user harus dilakukan oleh super-admin.
o Pengguna selain administrator hanya dapat melakukan reservasi.
o Hak akses untuk verifikasi hanya dilakukan oleh administrator.
Manajemen Master Data
o Penyimpanan data master ada di Database.
o Setiap user harus memasukkan data untuk disimpan di data master
o Kategori data master minimal harus mencakup kebutuhan data user,
room,unit kerja, tanggal, jam, dan deskripsi singkat rapat.
Manajemen Reservasi
o Aktivitas yang berhubungan dengan reservasi harus dapat mencakup
kebutuhan penambahan, pengubahan, dan pembatalan
o Fungsi untuk pengubahan dan pembatalan harus dilakukan oleh user
administrator.
o Approval hanya bisa dilakukan oleh administrator.
Manajemen Report
o Report bisa dieksport dalam bentuk csv
o Hanya bisa dilakukan oleh administrator

15

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

3.3 FASE IMPLEMENTASI

Permodelan aplikasi yang akan diimplementasikan diakses melalui website
intranet dengan alamat adalah sebagai berikut:
Halaman awal aplikasi

Gambar 3.3.1. Halaman awal aplikasi

Halaman login

Gambar 3.3.2. Halaman login unit

16

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Halaman untuk reservasi ruang rapat (Login sebagai unit BPN-FI)

Gambar 3.3.3. Form reservasi ruang rapat

Halaman setelah reservasi

Gambar 3.3.4. Setelah melakukan reservasi

Setelah pemesanan dilakukan, langkah selanjutnya adalah menginfokan ke

administrator, agar diteliti, diverifikasi dan disetujui. Untuk fungsi upload
sebaiknya surat undangan atau nota dinas juga diupload untuk memperkuat
pelaksanaan rapat.

17

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Jika login sebagai Administrator, maka akan ada fitur yang tidak bisa
dilakukan oleh user lain seperti pada capture aplikasi sebagai berikut:
Halaman persetujuan administator

Gambar 3.3.5. Halaman persetujuan pelaksanaan rapat

Jika sudah disetujui, akan ada tampilan sebagai berikut:

Gambar 3.3.6. Tampilan reservasi ruang rapat setelah diverifikasi oleh Administrator

18

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Fitur penambahan Ruangan

Gambar 3.3.7. Fitur penambahan ruangan rapat

Halaman pelaporan pemakaian ruang rapat

Gambar 3.3.8. Halaman pelaporan penggunaan ruangan rapat

19

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

Laporan yang akan di ekspor

Gambar 3.3.9. Laporan yang ditemukan penggunaan ruangan rapat

Bentuk laporan yang bisa di ekspor

Gambar 3.3.10. Laporan setelah di-ekspor

20

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 KESIMPULAN
Dari penerapan Sistem Manajemen Ruang Rapat ini didapatkan
kesimpulan:
Aplikasi yang diterapkan Sistem dapat menangani pengelolaan ruang
rapat.
Data permintaan ruang rapat sudah terorganisir dan terintegrasi dalam
satu database serta aplikasi sudah dapat diakses oleh semua unit dalam
satu jaringan local area network.
Sistem informasi pengelolaan pemesanan ruang rapat bisa mengatasi
bentroknya agenda rapat.
Jika terjadi rapat yang diadakan secara dadakan, maka ada campur
tangan Administrator untuk mengarahkan hal tersebut.

4.2 SARAN
Saran yang bisa diterapkan dalam penerapan Sistem Manajemen Ruang
Rapat adalah sebagai berikut:
Untuk lebih memaksimalkan penggunaan dan pemanfaatan aplikasi ini,
sebaiknya dikembangkan dengan merancang sebuah AI (Artificial
Intelligent) agar mengurangi peran admin, dengan kata lain yang
mengatur pengelolaan ruang rapat semua otomatis dilakukan sistem.
Pembuatan SOP untuk pengelolaan ruang rapat
Kelengkapan dengan alert notifikasi kepada email peserta rapat
sebelum hari pelaksanaan rapat dan di hari pelaksanaan rapat
Diharapkan bisa digunakan diseluruh Kantor Cabang PT. Angkasa Pura 1
(Persero).

21

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

- Halaman ini sengaja dikosongkan

22

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

DAFTAR PUSTAKA
[1] Website http://sepinggan-airport.com/detail/berita/pt-angkasa-pura-ipersero-angkasa-pura-airports-diklat-orientasi-bandar-udara-internasionalsultan-aji-muhammad-sulaiman-sepinggan-balikpapan diakses pada 1
Desember 2014.
[2] Website dengan alamat https://prezi.com/xteubhzrbgih/strategyrecommendation/ diakses pada tanggal 3 Desember 2014.
[3] Website dengan alamat http://pilarsolusi.com/?p=26 diakses pada tanggal 3
Desember 2014.
[4] Website http://thekicker96.wordpress.com/pengertian-database/ diakses
pada tanggal 4 Desember 2014.
[5] Website http://repo.eepisits.edu/view/creators/Pranata=3AWira_Sakti=3A=3A.html diakses pada
tanggal 4 Desember 2014.
[6] Website
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/1792/1/HENDRA
%20KURNIAWAN-FST.PDF diakses pada tanggal 4 Desember 2014.
[7] Website http://repo.eepis-its.edu/1615/2/Buku_TA.pdf diakses pada tanggal
4 Desember 2014.
[8] Website dengan alamat http://app.sepingganairport.com/smrr/admin.php?day=5&month=12&year=2014&area=11
diakses pada 4 Desember 2014.
[9]

Website http://app.sepinggan-airport.com/ess/ diakses pada 4 Desember

2014.

23

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I

24

Copyright 2014 | PT. ANGKASA PURA I