TATACARA

PENGURUSAN STOR
(1 Pekeliling Perbendaharaan KP
6.1-6.9/2013)

August 15 1
 OBJEKTIF

1. Menjelaskan prosedur tatacara pengurusan stor

sekolah.

2. Meningkatkan kompetensi peserta kursus

dalam proses merancang, mengawal dan
membuat pelaporan dalam proses pengurusan
stor sekolah.

3. Meningkatkan akauntabiliti pengurusan sekolah

terhadap pengurusan stor sekolah.

August 15 2
 DEFINISI STOR

Tempat bagi melaksanakan penerimaan,

mereko, penyimpanan, penyelenggaraan,
pengendalian dan pengeluaran stok.

August 15 3
 DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna
dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan termasuk;

Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/

Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/
Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/
Domestik/Dokumen atau Buku Yang
Dikawal dan sebagainya

August 15 4
Tujuan
Memperkemas prosedur pelaksanaan pengurusan stor
selepas pengkelasan baharu kategori stor di KPM

Dibaca bersekali dengan peraturan sedia ada yang

terpakai berkaitan pengurusan stor
Memudah cara prosedur pengurusan stor selaras
dengan struktur KPM yang kompleks berpandukan
kepada pekeliling semasa yang terpakai
Khusus untuk kegunaan KPM dan agensi di
bawahnya sahaja
Berkuatkuasa mulai 27 Februari 2012
Kategori Stor Kerajaan Di KPM
Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM 27 Februari 2012

BIL KRITERIA STOR UTAMA STOR UNIT

1 Kaedah perolehan menguruskan perolehan Tidak membuat perolehan (pembelian)

(pembelian) stok (pembelian) stok sendiri barang-barang; ATAU
Membuat perolehan stok menggunakan
peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)

2 Sumber peruntukan Menggunakan peruntukan belanja Menggunakan peruntukan bantuan

kewangan bagi tujuan mengurus bagi tahun semasa geran per kapita (PCG)
perolehan

3 Penggunaan Bekalan Stok Membekalkan stok kepada Stor Menerima bekalan stok dari Stor Utama
Unit ; ATAU dan membuat bekalan terus kepada
Membekalkan stok terus kepada pelanggan
pelanggan

4 Penggunaan Borang Permohonan stok dari Stor Unit ke Permohonan daripada pelanggan
Stor Utama menggunakan KEW.PS-10; menggunakan KEW.PS-11
ATAU
Permohonan daripada pelanggan
ke Stor Utama menggunakan
KEW.PS-11
5 Ruangan Stor Mempunyai ruangan / bilik khas Tidak Mempunyai ruangan / bilik khas
bagi menempatkan peralatan / bagi menempatkan peralatan / barang-
barang-barang yang diketegorikan barang yang diketegorikan sebagai stok
sebagai stok
 Kategori Stor Kerajaan Di KPM
Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu
Kategori Stor di KPM 29 Februari 2012 & Keputusan Mesyuarat
JKPAK KPM Bil. 4/2011 pada 31 Oktober 2011

Bil. Kategori Bahagian / Agensi / Ins<tusi

1. Stor Utama (i) Semua bahagian / agensi;

(ii) Jabatan Pelajaran Negeri
(iii) Pejabat Pelajaran Daerah;
(iv) InsTtut Pendidikan Guru Malaysia (induk dan semua kampus
IPG);
(v) Kolej Matrikulasi KPM;
(vi) Sekolah Sukan;
(vii) Sekolah Seni;
(viii)Sekolah Berasrama Penuh; dan
(ix) Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional
2. Stor Unit sekolah harian, serta mana-mana insTtusi yang Tdak disenaraikan
7
sebagai Stor Utama
 KATEGORI STOR
Stor sekolah adalah dikategorikan sebagai
stor unit. Kriteria pengkelasan stor adalah
seperti berikut:
Bil Kriteria Stor Unit

1. Kaedah Perolehan Membuat perolehan stok menggunakan

(pembelian stok) peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)
2. Sumber peruntukan Menggunakan peruntukan PCG
kewangan bagi tujuan
perolehan
3. Penggunaan Bekalan Stok Menerima bekalan stok dari Stor Utama dan
membuat bekalan terus kepada pelanggan
4. Penggunaan Borang Permohonan daripada pelanggan
menggunakan KEW.PS-11
5. Ruangan Stor Tidak mempunyai ruangan/bilik khas bagi
menempatkan peralatan/barang-barang yang
dikategorikan sebagai stok.
August 15 8
 PELANTIKAN PEGAWAI PENGURUSAN STOR

JENIS LANTIKAN
LanTkan secara bertulis oleh P/GB
Pegawai Stor
diperingkat dalaman bagi pegawai yang

sesuai tanpa mengira gred.
DilanTk secara dalaman sekurang-
kurangnya dua (2) atau lebih oleh P/GB
Pegawai Penerima/Pengesah
untuk menerima dan mengesahkan
barang stor yang diperoleh.
P/GB melanTk pegawai-pegawai yang
Tdak terlibat dengan stor bagi
Pegawai Pemeriksa Stok melaksanakan pemeriksaan stok
sekurang-kurangnya sekali (1) setahun
mulai 1 Oktober tahun semasa.
PelanTkan 2 orang pegawai pemverikasi
Stok oleh Pengarah JPN.
Pegawai yang dilanTk Tdak terlibat
Pegawai Pemverikasi Stok dengan sekolah yang diverikasi serta
sekurang-kurangnya mempunyai
August 15
kemahiran asas dalam Tatacara 9
Pengurusan Stor.
 PENGGUNAAN BORANG DI STOR UNIT
Bil Proses Borang
KEW.PS-2, Borang Laporan Terimaan Barang-barang
1. Penerimaan
(sekiranya terdapat selisihan)
Rekod Senarai Barang
2. Merekod Stok KEW.PS-4 (Kad Petak)
Da\ar Pergerakan Peralatan/Stok Gunasama
KEW.PS-7 (Penentuan Kumpulan Stok berdasarkan
penggunaan dua (2) tahun)
3. Penyimpanan
KEW.PS-8 (Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD))
KEW.PS-9 (Senarai Stok Bertarikh Luput)
4. Pengeluaran KEW.PS-11 (Borang Permohonan Stok)
KEW.PS-14 (Laporan Verikasi Stor)
5. Pemeriksaan KEW.PS-17 (Penyata Pelarasan Stok)
KEW.PS-18 (Perakuan Ambil Alih)
KEW.PS-19 (Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah)
Kehilangan dan
6. KEW.PS-21 (Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai
Hapuskira
Rendah)
KEW.PS-14 (Laporan Verikasi Stor)
7. Laporan Tahunan KEW.PS-20 (Laporan Tahunan Pelupusan Stok
10
KEW.PS-22 (Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok)
 KP 6.2/2013
PENERIMAAN

August 15 11
PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

Langkah-langkah yang perlu diambil semasa

menerima barang:

- memastikan barang diterima secara fizikal

beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen

(LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan,
Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat
Jaminan.)

12
 PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

memastikan barang diterima diperiksa,

dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta
merta oleh Pegawai Penerima dan
disaksikan oleh pegawai lain sebelum
disahkan penerimaan.

13
 PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

mengesahkan kuantiti sebenar diterima di

atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau
apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan

serta merta maka dokumen dicatat atau
dicop Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara diperiksa, dikira,
diukur, ditimbang dan diuji.

August 15 14
 PERATURAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada

pembekal direkodkan terus di Kad Petak
(KEW.PS-4)

Borang Laporan Terimaan Barang

(KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika
terdapat kerosakan, kurang, lebih dan
tidak mematuhi spesifikasi

August 15 15
 KEW.PS-2
BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG-BARANG
(Tatacara Pengurusan Stor 43)
(Disediakan 2 salinan oleh Pegawai Penerima)

Nama dan Alamat Pembekal/Agen No.dan Tarikh Butir - Butir

Butir-Butir Pengangkutan No.Ruj.Penerimaan
Penghantaran Pesanan Kerajaan Bungkusan

Kuantiti Harga (RM)

No.Kod Perihal Barang Sebab-Sebab Penolakan
Dipesan Diterima Kurang/Lebih Ditolak Seunit Jumlah

12356999 kertas kajang 12 13 1 1 Lebih terima 1.20 144.00

12357000 kertas mahjong 10 11 1 1 Lebih terima 1.00 10.00

12357001 kertas floresen 22 23 1 1 Lebih terima 2.00 44.00

Nama Penerima Akaun Terima Pembekal / Agen Penghantaran

Disahkan barang-barang ini diterima untuk

Nama tindakan atas sebab-sebab berikut: Nama
Jawatan Tarikh
Tarikh Kuantiti Ditolak Cop Syarikat
Cop Jabatan Kuantiti Kurang
Kuantiti lebih
Salinan 1 - Kepada Pembekal/Agen Penghantaran Salinan 2 - Untuk Simpanan Stor

16
 KP 6.3/2013
MEREKOD STOK

17
 MEREKOD STOK
TATACARA MEREKOD STOK

Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod

setiap satu item sahaja

No Kad Petak hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan

dengan pen dakwat merah dan pengeluaran
dengan pen berwarna hitam atau biru di
Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

18
 KEW.PS-4
No. Kad: 1 / 2015
KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)

Ruj. Kawalan Stok*: Nombor Kod: S 008

Perihal Stok: BUKU TUNAI KERAJAAN 100MS
Kumpulan Stok: A Lokasi Stok: Pejabat

Kuantiti
Bil. Tarikh No. Ruj. BTB atau Tandatangan
No.Ruj. BPPS Terima Keluar Baki Pegawai Stor
01/01/15 Baki dibawa kehadapan 10 fr
1. 02/01/15 5 5 fr
fr
2. 02/01/15 123 4 9
3. 03/02/15 8 1 fr

Baki dipindahkan ke hadapan 1

Nota:
* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahaja
BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)
BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

19
 Merekod Stok
Maklumat Tambahan
Stok Bahan Mentah
Stok gunasama
(bersifat basah)
Peralatan sukan /
Kegunaan Pra Sekolah makmal / kemahiran
hidup

Bola/ kayu hoki/ baju

Ikan/ayam/ sayuran sukan/ radas makmal /
peralatan pertukangan

Perlu rekod walaupun Rekod dan simpan secara

pembelian berbentuk berasingan setelah keluar
harian daripada rekod

Guna format disedia atau Guna format disedia atau

format lain jika sesuai format lain jika sesuai
 PEREKODAN STOK BAHAN MENTAH
KEW.PS-4
No. Kad: 1 / 2013
KAD PETAK
(Tatacara Pengurusan Stor 53)

Ruj. Kawalan Stok*: Nombor Kod: 001

Perihal Stok: Daging (Ayam & Lembu)
Kumpulan Stok: Lokasi Stok: Stor Bahan Bermasak-Pra Sekolah

Kuantiti
Bil. Tarikh No. Ruj. BTB atau Tandatangan
No.Ruj. BPPS Terima Keluar Baki Pegawai Stor
Baki dibawa kehadapan
1. 1/10/2011 001 10 kg Seunit(RM) 10 kg 0
.
.

Baki dipindahkan ke hadapan

Nota:
* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahaja
BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)
BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11) 21
 MEREKOD STOK GUNASAMA
DAFTAR PERGERAKAN PERALATAN / STOK GUNASAMA
Jenis :

Jenama dan Model :
Pegawai Penyelia Catatan
No. Siri PendaNaran :

Lokasi :

Tarikh Tandatangan Peminjam Ke<ka Dikeluarkan Ke<ka Dipulangkan

Bil Nama
Peminjam Dikeluarkan Jangka Peminjaman Pemulangan Nama Tarikh Nama Tarikh
Dipulangkan Pegawai Pegawai

22
 KP 6.4/2013
PENYIMPANAN

August 15 23
 PENYIMPANAN STOK

Menggunakan ruang simpanan secara

ekonomik

Menyusun dengan cara yang teratur

Menyusun agar tidak menghalang

kerja-kerja pemunggahan

Menyusun bagi memudahkan pengeluaran

mengikut sistem MDKD
August 15 24
 PENYIMPANAN STOK

Mematuhi pelaksanaan 5S
Sisih
Sapu
Susun
Seragam
SenTasa Amal

August 15 25
 PENYIMPANAN

STOK BERTARIKH LUPUT?

STOK BERSTATSUS BAHAYA?

August 15 26
 KP 6.5/2013
PENGELUARAN

August 15 27
 PENGELUARAN STOK
Setiap pengeluaran hendaklah dibenarkan oleh
pegawai stor atau pegawai yang diberi kuasa
secara bertulis.

Setiap pengeluaran sebaik-baiknya menggunakan

sistem MDKD.

August 15 28
 Sistem Masuk-Dahulu-
Keluar-Dahulu (MDKD)
- Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem
MDKD dengan memastikan stok yang diterima
dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem pengeluaran
yang cekap dan teratur dapat mengelakkan
perkara-perkara berikut:-

(a) Pengeluaran tanpa kebenaran;

(b) Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan
tidak seperti yang dipesan; dan
(c) Stok yang telah lama disimpan tidak
dikeluarkan.

August 15 29
 Permohonan Stok

a. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah

menggunakan Borang Permohonan Stok
(BPS) KEW.PS-11.

b. KEW.PS-11 hendaklah disediakan oleh

pemohon dalam dua (2) salinan.

c. Satu (1) salinan disimpan oleh pemohon dan

satu (1) salinan dikemukakan kepada stor unit.

August 15 30
 Permohonan Stok

d. Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas

KEW.PS-11 yang diterima seperti berikut:-

(a) Mendaftarkan KEW.PS-11 dan memberi

nombor permohonan;
(b) Menentukan kuantiti pengeluaran;
(c) Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan
(d) Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak.

August 15 31
 KEW.PS-11
No.Permohonan : B P S / 002

BORANG PERMOHONAN STOK

(Tatacara Pengurusan Stor 143)
(Untuk Kegunaan di Stor Unit - diisi dalam 2 salinan)

Permohonan Pegawai Pelulus

Bil. Kuantiti Kuantiti Baki Kuantiti Catatan

Perihal Stok
Dipesan Diluluskan Dipesan

1- Stepler no 10 1 1 0

2- Kertas Warna Kuning 160grm 12 12 8

3- Sugar Paper 43 42 3

4- Bulu Tangkis Sea Lion 1130 24 24 0

5- Pensil HB 1 1 0

6- Kad Manila 4 4 2

Kelulusan:

Permohonan diluluskan / Tidak diluluskan *

(Tandatangan Pemohon) (Tandatangan Pegawai Pelulus)

Nama : Roslan Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

*sila potong yang tidak berkenaan

Kemaskini Rekod : Perakuan Penerimaan

..

(Tandatangan Pegawai Stor) (Tandatangan Pegawai Pemohon)

Nama : Nama : Roslan

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

32
 PENGELUARAN STOK

BARANG-BARANG GUNAHABIS

Seperti;
Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/
Jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/
Alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/
Kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/
dan seumpamanya

(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang

kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama,
walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)

33
 PENGELUARAN STOK

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG

GUNAHABIS

1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan

guna sama hendaklah disimpan semula setelah
selesai penggunaannya

2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis

hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ
sebagai rekod penggunaan

Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidak

diperlukan maka hendaklah dijual secara sisa atau
barang terpakai
34
Pengeluaran
Maklumat Tambahan

Pengeluaran Bahan Pengeluaran Stok

Kimia Gunasama
Pengeluaran dari
Kegunaan P&P bengkel/makmal/ stor
sukan

Keluar ikut keperluan & Catat dalam buku

catat pada kad petak kawalan dalaman /
buku pergerakan

Simpan dalam bekas Stok telah dikeluarkan

sementara atau pakai daripada rekod (kad
habis petak)

Simpanan sementara Guna format disedia

dicatat dalam buku atau format lain jika
kawalan dalaman sesuai
 Jualan Sisa Stok atau
Barang-Barang Terpakai
1. Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai
jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian,
penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program
pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah
mendapat kelulusan Ketua Jabatan.

2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan

seperti berikut:-

(a) Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil

yang beratnya kurang daripada satu (1) ribu
kilogram (1000kg) boleh dijual secara jualan terus
kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dalam bidang membeli
barang-barang lusuh (perlu permit); atau

August 15 36
 Jualan Sisa Stok atau
Barang-Barang Terpakai

(b) Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan

tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu (1)
ribu kilogram (1000kg) hendaklah mengikut
Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau
arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke
semasa.

3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil

Kerajaan

August 15 37
Pengeluaran
Maklumat Tambahan
Jualan Sisa Stok / Produk Hasilan
Barang Terpakai Daripada Stok

Barang lebihan P&P / Produk utk laThan /kajian

pameran / kajian dll dll

Berat < 1000kg jualan terus Kra\angan/ landskap/

dengan sykt berda\ar dgn hiasan/ peralatan
MOF mekanikal/elektrik dsb

Berat >1000kg perlu ikut Ada nilai perlu

TPA disenaraikan

Kelulusan oleh KJ & hasil ke Kelulusan oleh KJ/ harga

Akaun Kerajaan ditetapkan oleJabatan &
hasil ke Akaun Kerajaan
39
 KP 6.6/2013
PEMERIKSAAN

August 15 40
 PEMERIKSAAN STOK

a. Pemeriksaan perlu dijalankan dari

semasa ke semasa untuk mengesan dan
mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang
menyebabkan stok berlebihan, berkurangan,
rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya
supaya tindakan susulan dapat diambil.

b. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3)

jenis iaitu:-

(a) Pengiraan Stok;

(b) Pemeriksaan Stok; dan
(c) Verifikasi Stor

August 15 41
 Pemeriksaan
Pengiraan Stok

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama
Stor Unit
Bila ? Sepanjang Tahun
Bila ada transaksi masuk atau keluar
Tanggungjawab Pegawai Stor
siapa ?
Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad
Petak
Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor
Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan
Stok
(Kew.PS-13)
Dilaporkan kepada Uruse<a JKPAK
Pemeriksaan
Pemeriksaan Stok

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama
Stor Unit
Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober
Pemeriksaan terhadap semua stok
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilan<k oleh Ketua Jabatan
Pegawai <dak kena mengena dengan stor
Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 Laporan Pemeriksaan / Verikasi Stor
Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai
Pemverikasi Stor
buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
 Pemeriksaan
Verifikasi Stor

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama
Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember
selepas Pemeriksaan stor dibuat
Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverikasi Stor dilan<k oleh KSU/TKSU
Pegawai Pemverikasi Stor dilan<k oleh Pengarah
Bahagian/Rektor/Pengarah JPN
Tempoh pelan<kan 2 Tahun
Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan
Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ
Sediakan Kew.PS-15 Laporan Tahunan Keseluruhan
Pengurusan Stor dan serah kepada KJ
Keanggotaan Sekurang-kurangnya 2 orang
Pemverikasi Stor Tidak bertugas di stor
Kump. P&P serta sokongan 44
Pemeriksaan Mengejut
Ketua Jabatan hendaklan
melaksanakan pemeriksaan mengejut
dari semasa ke semasa.
Rekodkan Dalam Buku Da\ar
Pemeriksaan Mengejut-Am.28(Pin.
1/77)

45
 KP 6.7/2013
KESELAMATAN
DAN
KEBERSIHAN

August 15 46
 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah

sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan
dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan
keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam
mengawal stor/stok terpelihara
3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir,
bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

August 15 47
 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan

ruang pejabat yang sesuai bagi
Pegawai Stor dan lokasinya
berhampiran dengan stor

5. Stor hendaklah mempunyai sistem

peredaran udara seperti pemasangan
alat penghawa dingin, exhaust fan atau
kipas

48
 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan

stok barang-barang belum guna dan tidak
dijadikan tempat penyimpanan barang rosak,
usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah

dilaksanakan dari semasa ke semasa

August 15 49
 KP 6.8/2013
PELUPUSAN

August 15 50
 PELUPUSAN STOK
PENDAHULUAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke

atas stok yang didapati rosak, luput,
tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak
bergerak, melebihi keperluan dan
disyorkan selepas pengiraan/
pemeriksaan/ verifikasi stor.

2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi

peraturan yang ditetapkan dalam TPA
Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

August 15 51
 PELUPUSAN STOK BERNILAI
RENDAH
1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah
dilaksanakan bagi stok dengan Nilai Perolehan
Asal(NPA) tidak lebih daripada RM10,000.

2. Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan
Sokongan 1 atau yang setaraf

3. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak

terlibat dalam menguruskan stok berkenaan

August 15 52
 PELUPUSAN STOK BERNILAI
RENDAH
5. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskan
hendaklah menggunakan borang Laporan
Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19)

6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan

keadaan stok serta memberi syor kaedah
pelupusan yang sesuai untuk kelulusan
Ketua Jabatan

7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad

Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang
Keluar/Baki stok

August 15 53
 KUASA MELULUS PELUPUSAN
STOK BERNILAI RENDAH
Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai
rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta
Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang
berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

August 15 54
 PERAKUAN PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak

memerlukan Perakuan
Pelupusan (PEP)

August 15 55
 URUSETIA PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset

diKem/Jab/PTJ adalah
bertanggungjawab sebagai
Urusetia Pelupusan Stok

August 15 56
 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN
STOK

Pegawai Pengawal hendaklah

mengemukakan Laporan Tahunan
Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac
pada tahun berikutnya

August 15 57
 KP 6.9/2013
KEHILANGAN DAN
HAPUS KIRA

August 15 58
 PENDAHULUAN

Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah

dilaksanakan apabila berlaku kecurian,
kebakaran, bencana alam, kesusutan,
kehiangan dan seumpamanya dengan
mematuhi peraturan yang ditetapkan
dalam TPA Kerajaan yang sedang
berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok
Yang Bernilai Rendah

August 15 59
 KEKURANGAN STOK YANG
BERNILAI RENDAH
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah
nilai kesluruhan perolehan asalnya tidak
lebih daripada RM250 yang kekurangannya
disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap
atau kemerosotan/kekurangan yang tidak
dapat dielakkan

Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan

kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai
Awam

August 15 60
 KUASA MELULUS HAPUS KIRA
KEKURANGAN STOK

Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok

tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan
Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

August 15 61
 LAPORAN HAPUS KIRA
KEKURANGAN STOK
1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan
Laporan
Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21)
dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai
Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14

2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua

Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa
Melulus untuk kelulusan hapus kira

3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad

Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak
di ruang keluar dan baki

August 15 62
 LAPORAN HAPUS KIRA
KEKURANGAN STOK

4. Laporan Polis, Laporan Awal dan

Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes
Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah
kecuali sesuatu kehilangan melibatkan
jenayah

August 15 63
 URUSETIA KEHILANGAN
DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/

Jab adalah bertanggungjawab
sebagai Urusetia Kehilangan
Dan Hapus Kira Stok

August 15 64
 LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN
HAPUS KIRA STOK

Pegawai Pengawal hendaklah

melaporkan semua kes kehilangan dan
hapus kira stok dengan menggunakan
Laporan Tahunan Kehilangan dan
Hapus Kira Stok di KEW.PS-22

KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac
pada tahun berikutnya

August 15 65
 Laporan Pengurusan Stor
Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Suku
Tahun)

Semua stor dikehendaki mengemukakan laporan prestasi pengurusan stor

kepada penyelaras stor Bahagian/ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat
JKPAK

STOR UTAMA STOR UNIT

KEW.PS-13 Laporan Kedudukan KEW.PS-20 Laporan Tahunan

Stok Pelupusan Stok
KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan KEW.PS-22 Laporan Tahunan
/ Verikasi Stok Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.PS-20 Laporan Tahunan Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua
Pelupusan Stok Jabatan
KEW.PS-22 Laporan Tahunan
Kehilangan dan Hapus Kira
Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua
Jabatan
66
 Maklumat Tambahan
Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Tahunan)

STOR UTAMA STOR UNIT

KEW.PS-13 Laporan Kedudukan KEW.PS-14 Laporan Pemeriksaan

Stok Stok (ruang pemverikasi dikosongkan)
KEW.PS-15 Laporan Tahunan KEW.PS-20 Laporan Tahunan
Keseluruhan Pengurusan Stor Pelupusan Stok
KEW.PS-16 Laporan Tahunan KEW.PS-22 Laporan Tahunan
Verikasi Stor Kehilangan dan Hapus Kira
KEW.PS-20 Laporan Tahunan
Pelupusan Stok
KEW.PS-22 Laporan Tahunan
Pelupusan Stok

Catatan : Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan,

nyatakan TIADA di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22
67
 Ringkasan Keperluan
Pengurusan Stor
BIL AKTIVITI KEKERAPAN TEMPOH PELAKSANAAN CATATAN

1 Pengiraan Stok Sebaik-baiknya seTap suku Sepanjang Tahun Dilaksanakan

tahun bagi tujuan oleh Pegawai
penyediaan KEW.PS-13 Stor
2 Pemeriksaan Sekurang-kurangnya satu Dilaksanakan mulai 1 Dilaksanakan
Stor (1) kali setahun Oktober tahun semasa oleh Pegawai
Pemeriksa
3 Verikasi Stor Sekurang-kurangnya satu Selepas prosedur Dilaksanakan
(1) kali setahun pemeriksaan dijalankan oleh Pegawai
(selepas Oktober dan Pemverikasi
sebelum 31 Dis tahun Stok
semasa
4 Pemeriksaan Sekurang-kurangnya dua Sepanjang Tahun Dilaksanakan
Mengejut (2) kali setahun oleh Ketua
Jabatan
5 Laporan SeTap suku tahun Sepanjang Tahun Jika ada
Pelupusan dan
Hapus Kira 68
August 15 69
 GAMBAR-GAMBAR
STOR

August 15 70
 KEADAAN STOR TIDAK
MENGIKUT TPS

August 15 71
 RAJAH 1

Alat pemadam api sepatutnya disangkut di dinding

untuk menjimatkan penggunaan ruang dalam stor.

RAJAH 2

Barangbarang yang sudah usang dinasihatkan supaya

segera dilupus untuk mengelak kesempitan ruang dalam

stor.

August 15 72
 RAJAH 3

Katrij mesin pencetak yang mahal sepatutnya disimpan

dalam almari yang berkunci kerana ini tergolong dalam

item yang sangat menarik dan terdedah kepada risiko

kecurian.

RAJAH 4

Rak yang menyimpan sampul-sampul surat dan kotak-kotak

Fail perlu dilabel.

August 15 73
 RAJAH 5

Item tidak dikategorikan mengikut jenis.

RAJAH 6

Pengkelasan barang-barang dan label rak/tempat

simpanan tidak dilakukan.

August 15 74
 RAJAH 9

Pembelian kertas A4 yang melebihi tahap penggunaan tidak

bergerak dan usang.

August 15 75
RAJAH 11

Buku graph yang lambat bergerak sehingga menjadi usang.

RAJAH 12

Pembelian paip yang tidak dirancang.

76
 RAJAH 14

Pembelian penyapu tidak dirancang menyebabkan stok

berlebihan dan lambat bergerak.

RAJAH 15

Label pada rak tidak sama dengan barang yang

disimpan di atasnya.

August 15 77
 KEADAAN STOR
MENGIKUT TPS

August 15 78
 Rajah 17

Rak-rak dikategori dan mempunyai senarai barang.

Rajah 18

Barang-barang sangat menarik seperti pen dan pensil

disimpan dalam rak berkunci.

August 15 79
 Rajah 19

Barang-barang seperti pen drive, kalkulator dan tetikus

disimpan di dalam kabinet berkunci.

Rajah 20

Pa system, driller dan penebuk lubang disimpan dalam kabinet

berkunci.

August 15 80
 Rajah 21

Ink cartridge dismpan dalam kabinet berkunci.

Rajah 22

Item seperti stamp pad, ink disusun dengan teratur di atas

rak dengan mengikut jenis dan kategori.

August 15 81
Rajah 23.1 dan Rajah 23.2

Setiap Item di dalam stor mempunyai kad petak.

82
Rajah 24.1 dan Rajah 24.2

Barang-barang sangat menarik, berharga disimpan di dalam kabinet atau almari yang berkunci
83
Rajah 25.1 dan Rajah 25.2

Rak tempat penyimpanan barang seperti buku index foolscap dan sebagainya dilabel .

84
RAJAH 26
Kotak-kotak kertas A disusun dengan teratur.

RAJAH 27
Borang-borang kad daftar Kew 313/313/315
disimpan dengan baik di dalam kabinet.

85
RAJAH 28

Alatulis disimpan dalam kabinet besi berkunci.

RAJAH 29
Disket-disket dan peralatan-peralatan komputer
disimpan dalam kabinet berkunci.

86
RAJAH 30

Stor dipasang dengan grill.

87
 SPA Sistem Pemantauan Penurusan Aset

Format Kod Nombor Siri Aset KPM (Sektor Pelajaran)

Bil Agensi Singkatan Singkatan pendaNaran

pendaNaran di JPN agensi di bawah JPN
(Berdasarkan SPA) (Berdasarkan SPA)
1 Jabatan Pendidikan Negeri Johor JPNJOH153 JPNJOH
2 Jabatan Pendidikan Negeri JPNMEL153 JPNMEL
Melaka
3 Jabatan Pendidikan Negeri JPNS153 JPNS
Sembilan
4 Jabatan Pendidikan Negeri JPNSEL153 JPNSEL
Selangor
5 Jabatan Pendidikan Negeri Perak JPNPER153 JPNPER
6 Jabatan Pendidikan Negeri Pulau JPNPP153 JPNPP
Pinang
7 Jabatan Pendidikan Negeri JPNKED153 JPNKED
Kedah
8 Jabatan Pendidikan Negeri Perlis JPNPEL153 JPNPEL
9 Jabatan Pendidikan Negeri JPNKEL153 JPNKEL
Kelantan
10 Jabatan Pendidikan Negeri JPNTER153 JPNTER
Terengganu
11 Jabatan Pendidikan Negeri JPNPAH153 JPNPAH
Pahang
12 Jabatan Pendidikan Negeri JPNSAR153 JPNSAR
Sarawak