PREDIKSI KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM

MEDIS AKTIF DI BAGIAN FILING RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

KABUPATEN SRAGEN

Irfan Agus Nurridho1,Antik Pujihastuti2, Rohmadi2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Rak penyimpanan merupakan salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpan
dokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuai
dengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukan
dokumen di lantai. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perkiraan kebutuhan rak
penyimpanan dokumen rekam medis rawat aktif di bagian filing Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Sragen Sampai tahun 2009.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan retrospektif. Populasi dalam penelitian ini
yaitu 3 rak rawat inap dan 5 rak rawat jalan dan sampelnya adalah 200 dokumen rawat inap dan
200 dokumen rawat jalan.
Berdasarkan hasil pengamatan diketahui bahwa sistem penyimpanan di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang mengatur pemisahan penyimpanan antara
dokumen aktif dan inaktif, akan tetapi belum dilaksanakan. Dan belum adanya kebijakan yang
mengatur tentang sistem penyimpanan yaitu penyimpanan secara desentralisasi. Dengan perkiraan
beban penyimpanan tahun 2005 sampai tahun 2009 adalah 29156 dokumen rawat inap dan 39631
dokumen rawat jalan, panjang pengarsipan dokumen rekam medis rawat inap 13703,46 cm dan
rawat jalan 4359,49 serta rata-rata ketebalan rawat inap adalah 0,47 cm dan rawat jalan 0,11. Maka
dapat diperoleh perkiraan penghitungan hasil kebutuhan penambahan rak penyimpanan dengan
metode kuadrat terkecil (least square) sekitar 4 rak penyimpanan rawat inap dan 6 rak rawat jalan
dengan penerapan sistem penjajaran secara Terminal Digit Filling berdasarkan rak penyimpanan
yang telah ada.
Dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis sebaiknya dilakukan pemisahan antara
dokumen rekam medis in aktif dan aktif sesuai kebijakan yang ada dan pengadaan penambahan
rak untuk tahun 2009 sekitar 4 rak rawat inap dan 6 rak rawat jalan dapat menggunakan rak roll
opack dengan ukuran panjang 5,2 m, lebar 4 m, tinggi 2,2 m. Dilihat dari faktor ketahanan rak
penyimpanan yang terbuat dari besi sehingga lebih tahan lama dengan tujuan terhindar dari bahaya
kimiawi, biologi.

Kata kunci : Rak penyimpanan, kapasitas, dokumen rekam medis.

Kepustakaan : 11 ( 1995-2008)

PENDAHULUAN Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing

A. Latar Belakang yang merupakan media untuk penyimpanan

Dalam PerMenKes No. 269 dokumen rekam medis yang berfungsi

MENKES/PER/III/2008 Bab III, pasal 7 sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung

bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib dokumen rekam medis.

menyediakan fasilitas yang diperlukan Rak file merupakan tempat menyimpan

dalam rangka penyelenggaraan rekam arsip atau dokumen rekam medis yang

medis. Rekam medis diselenggarakan oleh bertujuan untuk memudahkan penyimpanan

dan pengambilan kembali dokumen rekam

80 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
medis di ruang filing serta menjaga Berdasarkan latar belakang tersebut,
kerahasiaan dokumen rekam medis. Oleh peneliti tertarik untuk melakukan penelitian
karena itu ruang penyimpanan menampung mengenai Prediksi Kebutuhan Rak
dokumen rekam medis, apabila rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Aktif
penyimpanan melebihi daya tampung maka di Bagian Filing Rumah Sakit Umum
diperlukan perencanaan atau pengadaan rak Daerah Kabupaten Sragen.
penyimpanan kembali. Perencanaan atau
pengadaan rak penyimpanan berdasarkan TINJAUAN PUSTAKA
jumlah dokumen rekam medis yang A. Rekam Medis
disimpan, bentuk rak dan ukuran rak 1. Pengertian Rekam medis
penyimpanan yang sesuai standar ergonomi Menurut PerMenKes No.
yaitu rak penyimpanan dapat berbentuk rak 269/MenKes/Per/III/2008 adalah berkas
roll opack serta memperhatikan luas suatu yang berisikan catatan dan dokumen tentang
ruangan yang tersedia (DepKes, RI. 1997). identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
Berdasarkan survei pendahuluan bahwa tindakan serta pelayanan lain yang telah
di ruang filing Rumah Sakit Umum Daerah diberikan kepada pasien.
Kabupaten Sragen bahwa dengan jumlah rak Sofari, B (2002) rekam medis adalah
penyimpanan yang tersedia saat ini, sudah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,
tidak dapat menampung penambahan mengapa, dimana, bilamana, serta
dokumen rekam medis pasien, sehingga bagaimana pelayanan yang diberikan kepada
dokumen rekam medis pasien baru pasien selama masa perawatan yang memuat
diletakkan di lantai pada samping rak pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
penyimpanan atau jumlah rak penyimpanan yang diperolehnya serta memuat informasi
tidak mampu menampung semua dokumen yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
rekam medis seiring dengan pertambahan membenarkan diagnosis dan pengobatan
jumlah pasien yang berobat ke rumah sakit. serta merekap hasilnya.
Selain itu tinggi rak penyimpanan yang 2. Tujuan Rekam Medis
melebihi standar antropometri manusia, serta Tujuan rekam medis adalah untuk
pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan menunjang tercapainya tertib administrasi
dokumen rekam medis pada rak dalam upaya peningkatan pelayanan
penyimpanan rawat inap yang paling atas kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung
yang masih menggunakan alat bantu (tangga suatu sistem pengelolaan rekam medis yang
berkaki), hal ini berpengaruh terhadap baik dan benar, maka tertib administrasi
kegiatan penyimpanan dan pengambilan rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana
kembali dokumen rekam medis menjadi yang diharapkan, sedangkan tertib
lama dan memungkinkan terjadi kecelakaan administrasi merupakan salah satu faktor
kerja.

Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan...(Irfan Agus N, dkk) 81

yang menentukan dalam upaya pelayanan e. Pendidikan (Education)
kesehatan di rumah sakit (DepKes RI, 1997). Suatu berkas rekam medis yang
3. Kegunaan rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari isinya menyangkut data atau
berbagai aspek antara lain: informasi tentang perkembangan
a. Administrasi (Administration) kronologis dari kegiatan pelayanan
Suatu berkas rekam medis medis yang diberikan kepada pasien.
mempunyai nilai Administrasi karena Dokumentasi (Documentation)
isinya menyangkut tindakan Suatu berkas rekam medis
berdasarkan wewenang dan tanggung mempunyai nilai dokumentasi karena
jawab sebagai tenaga medis dan para isinya menjadi sumber ingatan yang
medis dalam mencapai tujuan harus didokumentasikan dan dipakai
pelayanan kesehatan. sebagai bahan pertanggung jawaban
b. Hukum (Legal) dan pembuatan laporan Rumah Sakit
Suatu berkas rekam medis (DepKes RI, 1997).
mempunyai nilai hukum karena B. Bagian Filing
isinya menyangkut masalah adanya 1. Ruang filing
jaminan kepastian hukum atas dasar Ruang filing merupakan suatu tempat
keadilan. Selain itu, dalam rangka untuk menyimpan dokumen rekam medis
menegakkan hukum serta penyediaan pasien rawat jalan, rawat inap dan
bahan tanda bukti untuk menegakkan merupakan salah satu bagian dari unit rekam
keadilan. medis yang bertanggung jawab dalam
c. Keuangan (Financial) penyimpanan dan pengembalian kembali
Suatu berkas rekam medis dokumen rekam medis. Rak penyimpanan
mempunyai nilai keuangan karena dokumen rekam medis yang baik, harus
isinya dapat dijadikan sebagai bahan terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia,
untuk menetapkan biaya pembayaran biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.
pasien di rumah sakit. Selain itu juga harus terlindung dari sinar
d. Penelitian (Research) matahari yang langsung, terhindar dari
Suatu berkas rekam medis kebocoran akibat hujan dan lain-lain.
mempunyai nilai penelitian karena 2. Tugas pokok bagian filing
isinya mengandung data informasi a. Menyimpan dokumen rekam medis
yang dapat digunakan sebagai aspek dengan metode tertentu sesuai
penelitian dan pengembangan ilmu dengan kebijakan rumah sakit.
pengetahuan di bidang kesehatan. b. Mengambil kembali (retriev)
dokumen rekam medis untuk
berbagai keperluan.

82 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 c. Meretensi dokumen rekam medis pasien disimpan secara terpisah
sesuai dengan ketentuan yang antara dokumen rekam medis rawat
ditetapkan oleh sarana pelayanan jalan dan dokumen rekam medis
kesehatan. rawat inap ataupun gawat darurat.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen c. Satelit yaitu suatu sistem
rekam medis in-aktif dengan penyimpanan dimana dokumen
dokumen rekam medis aktif. rekam medis rawat jalan, rawat inap
e. Membantu dalam penilaian nilai dan gawat darurat disimpan pada
guna rekam medis. unit tertentu yang digunakan oleh
f. Menyimpan dokumen rekam medis pasien secara continue (terus
yang dilestarikan atau diabadikan. menerus).
g. Membantu dalam pelaksanaan d. Sistem Penjajaran
pemusnahan formulir.(Shofari, B. e. Sistem penjajaran adalah pengaturan
2002) dan penjajaran dokumen rekam
3. Sistem penyimpanan rekam medis medis ke dalam rak penyimpanan
Penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara disejajarkan berdiri
mempunyai arti penting sehubungan dengan sejajar satu dengan yang lain:
riwayat penyakit seseorang dan kerahasiaan 1) Sistem Penjajaran Nomor
yang terkandung di dalam dokumen rekam Langsung (Straight Numerical
medis oleh sebab itu cara penyimpanan Filling)
dokumen rekam medis, harus diatur Sistem penjajaran dokumen
sedemikian rupa sehingga terjaga rekam medis berdasarkan nomor
kerahasiaan dari dokumen rekam medis dan secara langsung atau berurutan
mudah ditemukan kembali baik untuk disebut Straight Numerical Filing
keperluan pasien maupun pihak lain. (SNF) yaitu suatu sistem
Tata cara penyimpanan ditinjau dari penyimpanan dokumen rekam
pemusatannya atau penyatuan dokumen medis pasien dengan cara
rekam medis, cara penyimpanan terbagi mensejajarkan folder/ dokumen
menjadi : rekam medis berdasarkan urutan
a. Sentralisasi yaitu penyimpanan nomor rekam medis secara
dokumen rekam medis seorang langsung pada rak penyimpanan.
pasien dalam satu kesatuan yaitu, 2) Sistem Penjajaran dua Angka
dokumen rekam medis rawat jalan Tengah (Middle Digit Filing)
dan rawat inap disimpan ke dalam Sistem penjajaran dengan sistem
folder atau map. angka tengah Middle Digit Filing
b. Desentralisasi yaitu penyimpanan (MDF) yaitu suatu sistem
dokumen rekam medis seorang penjajaran dokumen rekam medis

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 83

 dengan cara mensejajarkan medis terdiri dari 6 (enam) angka (digit)
dokumen rekam medis yang terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok,
berdasarkan nomor rekam medis masing-masing kelompok terdiri dari 2
2 (dua) angka kelompok tengah. (angka). Dengan demikian dijumpai
Contoh: kelompok angka awal, angka tengah serta
angka akhir.
21 10 99
Dalam penyelenggaraan rekam medis
22 10 00 terdapat pula sistem identifikasi secara

22 10 01 numerical yang terbagi menjadi 3 (tiga)

jenis sistem identifikasi, yaitu:
22 10 02
a. Serial Numbering System (SNS)
22 10 03 Pemberian nomor rekam medis
secara seri atau dikenal dengan Serial
3) Sistem Angka Akhir ( Terminal
Numbering System (SNS) adalah
Digit Filing )
suatu sistem identifikasi dimana
Sistem Penjajaran Terminal Digit
setiap pasien yang berkunjung ke
Filing (TDF) yaitu suatu sistem
rumah sakit selalu mendapat nomor
penjajaran dengan mensejajarkan
rekam medis baru.
folder berdasarkan urutan
b. Unit Numbering System (UNS)
nomnor rekam medis pada
Pemberian nomor secara unit atau
kelompok 2 angka akhir.
dikenal dengan Unit Numbering
Contoh:
System (UNS) adalah suatu sistem
98 09 10
penomoran dimana sistem ini
99 09 10 memberikan satu nomor rekam medis
00 09 11
pada pasien baik rawat jalan, rawat
inap maupun gawat darurat dan
01 09 11 digunakan selamanya untuk
02 09 11 kunjungan berikutnya.
c. Serial Unit Numbering Sistem
03 09 11
(SUNS)
Pemberian nomor secara seri unit
4. Sistem Identifikasi Penomoran
atau dikenal dengan Serial Unit
(Numerical)
Numbering System (SUNS) adalah
Sistem Identifikasi dalam pelayanan
suatu sistem pemberian nomor
rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor
dangan menggabungkan sistem seri
yang diberikan kepada pasien yang datang
dan sistem unit. Proses
berobat sebagai bagian dari identitas pribadi
penggabungan disebut cross
pasien yang bersangkutan. Nomor rekam

84 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 reference yaitu apabila pasien telah 2. Antropometri
selesai pelayanan maka dokumen a. Pengertian antropometri
rekam medis baru disatukan dengan Istilah antopometri berasal dari kata
dokumen rekam medis yang lama antro yang berarti manusia dan
dengan menggunakan nomor rekam metri berarti ukuran. Secara umum
medis yang lama.(Shofari, B. 2002) antopometri dapat dinyatakan sebagai
C. Ergonomi suatu ilmu yang berkaitan dengan
1. Pengertian Ergonomi pengukuran dimensi tubuh manusia.
Ergonomi adalah suatu upaya dalam Antropometri secara luas akan
bentuk ilmu, teknologi, dan seni untuk digunakan sebagai pertimbangan
menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan, ergonomis dalam interaksi manusia.
sistem, organisasi, dan lingkungan dengan Dengan demikian dapat disimpulkan
kemampuan, keahlian, serta keterbatasan bahwa data antropometri akan
manusia sehingga tercapai suatu kondisi dan menentukan bentuk, ukuran dan
lingkungan yang sehat, aman, nyaman, dimensi yang tepat yang berkaitan
efisien dan produktif melalui pemanfaatan dengan produk yang dirancang
fungsional tubuh manusia secara optimal (Wignjosoebroto, S.1995).
dan maksimal. b. Anthropometri yang digunakan
Dari analisis berbagai pakar di atas antara lain :
bahwa ergonomi tidak lepas dari makna Jangkauan tangan keatas yaitu
dasar yaitu ergon adalah kerja (work) dan sebagai acuan ukuran tinggi rak
nomos adalah hukum-hukum alam (natural penyimpanan, Panjang depa untuk
laws). Pengertian kerja (work) secara sempit menentukan lebar rak penyimpanan,
adalah kegiatan mendapat upah, tetapi ukuran lebar bahu untuk menentukan
pengertian kerja secara luas adalah semua jarak antar rak penyimpanan.
gerakan manusia merupakan kerja, mesti Menurut Huffman EK (1992) bahwa
tidak mendapatkan upah. Ergo (gerak atau dianjurkan adalah 36 cm atau 90 cm
kerja) dan nomos (alamiah) adalah gerakan atau 75 cm pada ruang yang sempit.
yang efektif, efisien, nyaman, aman, tidak Rekam medis disimpan dengan dua
menimbulkan kelelahan dan kecapaian cara yaitu vertical dan horizontal,
sesuai dengan kondisi tubuh dan penjajaran dokumen yang baik
mendapatkan hasil kerja yang lebih optimal. sebaiknya disimpan dengan posisi
Oleh karena itu dalam pendekatan ergonomi horizontal, karena dengan penjajaran
memerlukan keseimbangan antara secara horizontal dapat menghindari
kemampuan tubuh dengan tugas kerja dokumen dari kerusakan. Dengan
(Santosa, 2001). menerapkan penjajaran secara
horizontal dapat ventilasi yang lebih

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 85

 luas antar dokumen rekam medis kiri sampaidengan
dengan batas ruang penyimpanan pinggul kanan dan
pada setiap sub rak penyimpanan. diambil yang paling lebar
Apabila dokumen rekam medis dalam keadaan posisi
disimpan dengan cara vertical maka berdiri.)
dokumen rekam medis lebih mudah Panjang lengan (dinding 66,7
berubah posisi menjadi melengkung. dada ujung jari tengah,
Adapun data anthropometri orang lengan datar ke depan)
Indonesia. Panjang lengan atas 34,8
Tabel 1. Data anthropometri untuk orang (ketiak-siku, lengan datar
Indonesia
ke sampan)

Kriteria Ukuran (cm) Panjang lengan bawah 44,2

Tinggi badan (Bagian 161,3 Tinggi jangkauan ke atas 202,1

kepala paling atas sampai (Diukur dari luar ujung

dengan alas kaki dalam jari tengah sampai

keadaan berdiri tegak.) dengan alas kaki dalam

Tinggi bahu (Bahu 132,6 keadaan berdiri.)

bagian atas smapai Panjang depa (Diukur 165,6

dengan kaki dalam dari ujung jari tengah kiri

keadaan berdiri tegak.) sampai dengan ujung jari

Tinggi siku (Siku lengan 97,8 tengah kanan.)

yang berada dalam posisi Tinggi badan duduk 84,4

vertical sampai dengan (Bagian kepala paling

kaki dalam keadaan atas sampaidengan

berdiri tegak.) duduk, dengan posisi

Tinggi pinggul (Dari 93,8 tegak.)

bagian tulang pinggul Tinggi siku duduk 23,0

paling atas sampai (pantat diatas alas duduk-

dengan alas kaki dalam pinggul badan tegak)

keadaan berdiri.) Tinggi panggul duduk 18,4

Lebar bahu (Bagian luar 39,8 (bagian atas alas duduk

lengan atas sampai s.d pinggul badan tegak)

dengan bagian luar Panjang tungkai atas saat 44,8

lengan atas kanan = duduk (Dari tulang lutut

diambil yang paling paling luar sampai

lebar) dengan garis vertical

Lebar pinggul(Pinggul 28,9

86 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 pinggang dengan posisi
Filling Cabinet :
sikap duduk tegak.) Terdiri dari 3 tipe :
FD 102 (2 Laci)
Panjang tungkai bawah 41,4 H 700 X W465 X
saat duduk (bagian D620

bawah alas duduk sampai FD 103 (3 Laci)

dengan telapak kaki)
H 1000 X W465 X
Tinggi lutut duduk 49,5 D620
(telapak kaki-lutut) FD 104 (4 Laci)
(Wignjosoebroto, S.1995).
H1 1300 X W465 X
D. Peralatan Penyimpanan atau Rak
D620
Penyimpanan
Gambar 1. Filling Cabinet
Rak penyimpanan adalah rakitan dari
beberapa sub rak yang terbuat dari papan b. Lateral Filing
kemudian diberi tiang untuk menaruh atau Peralatan yang digunakan untuk
untuk menyimpan berkas yang disusun menyimpan arsip diletakkan secara
secara vertikal maupun horizontal. Berkas vertikal, akan tetapi peralatan ini
akan ditempatkan pada rak penyimpanan tetap disebut sebagai file lateral. Hal
dari ujung kiri dari rak penyimpanan paling ini dikarenakan letak map atau arsip
atas dan dilanjutkan ke sub rak berikutnya. menyamping sehingga alat ini dapat
1. Tipe peralatan penyimpanan menghemat tempat dibandingkan
Tipe peralatan penyimpanan dapat dengan file cabinet selain itu ada
dikelompokkan menjadi 4 macam yaitu: kegunaan yang lain yaitu
a. Vertical filing mempercepat dalam penemuan arsip
Adalah jenis alat penyimpanan yang atau dokumen.
umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip dan alat ini sering
disebut filling cabinet. Untuk
penggunaan filling cabinet adalah
penyimpanan dokumen dengan
bentuk peralatan tertentu.

Gambar 2. Lateral Filling

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 87

 c. Power filing Sehingga dapat dibuat gang atau sela
Alat penyimpanan ini dipergunakan diantara dua rak untuk tempat berdiri
untuk menyimpan arsip atau petugas yang sedang mencari
dokumen dengan cara kerja secara dokumen.
elektronik atau otomatis. Terdiri dari
3 model dasar yaitu :
1) Filing kartu
Yaitu tempat penyimpanan filing
yang dibuat secara khusus untuk
menyimpan kartu formulir dengan
ukuran tertentu.
CC-8
Ukuran kartu
(19 x11) Cm.
(135H x 48W x
63D) Cm.
CC 5
Ukuran kartu
(19 x11) Cm.
(135 x 60 x 63)
Cm.
CC-3
Ukuran kartu
(25 x15) Cm.
(85 x 60 x63)

Gambar 3. Filling Kartu

2) Filing structural
Yaitu filing yang dipergunakan
Gambar 4. Filling Mobile
untuk menyimpan semua jenis
ukuran formulir atau arsip. Model
filing ini sering digunakan untuk d. Rotary filing
bagian penyimpanan dokumen Rotary filing adalah suatu sistem
dengan kapasitas yang lebih besar pengarsipan secara melingkar dan
dan dapat ditemukan pada rumah dapat berputar, yang dapat
sakit khususnya bagian filing. menghemat ruang pada lantai dan
3) Filing mobil atau bergerak dinding hingga 60%. Pada rotary
Keuntungan dari filing mobil filing, map-map yang disimpan akan
adalah menghemat pemakaian disusun secara melingkar, sehingga
keuangan dan terletak diatas terhindar dari ruang yang tidak
semacam rel yang mempermudah terpakai. Keuntungan lain yang
gerakan ke depan dan ke belakang. diperoleh yaitu memudahkan dalam

88 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 mengambil dan mengembalikan dokumen yang jumlahnya sangat
berkas yang diperlukan. Hal tersebut banyak.
dikarenakan rotary filing ini memiliki 1) Keuntungan dari rak roll opack :
map map yang memiliki kode a) Sistim modern untuk
kode warna, angka, susunan dan penyimpanan arsip dan barang
urutannya teratur sehingga sangat yang menghasilkan ekstra
membantu dalam pemakaian. Dalam kapasitas ruang, ekonomis dan
setiap satu putaran dapat menyimpan efisien.
map map tersebut setara dengan b) Mengurangi beban kerja
satu filing kabinet empat tingkat. petugas dalam hal membuka/
dimana, satu rotary filing memiliki menutup rak apabila mudah
empat hingga enam tingkat sehingga ditarik dan digeser.
satu rotary filing menghemat c) Karena tempat penyimpanan
penggunaan filing kabinet sebanyak 4 dapat dicapai lebih singkat,
sampai 6 unit. sehingga menambah efisiensi
kerja.
d) Dapat melindungi berkas
rekam medis dari bahaya
kimiawi dan fisik seperti anti
rayap, anti kelembaban, anti
api dan anti karat.
2) Kerugian menggunakan rak roll
opack diantaranya adalah :
a) Membutuhkan biaya yang
banyak untuk pengadaan roll
opack.
b) Harus disesuaikan sumber
daya petugas.
c) Membutuhkan perawatan
Gambar 5. Rotary Filling
khusus sehubungan dengan
e. Rak Roll Opack pengadaan dan perawatan rak
Lemari Arsip dengan Penggerak roll opack.
Mekanik dan Index Sistem sehingga (Depkes, RI. 1997).
memudahkan dalam penyimpanan, 2. Bahan rak penyimpanan
pencarian dan penghematan ruangan, Rak penyimpanan dapat terbuat dari
sangat efisien dan efketif jika dipakai bahan kayu, ada pula yang terbuat dari besi
perusahaan yang mempunyai atau baja. Adapun almari yang terbuat dari

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 89

bahan baja khusus maka dilihat dari segi Dalam penghitungan rata-rata ketebalan
keamanan mempunyai keuntungan yaitu : dokumen rekam medis di bagian unit filing,
a. Bor tidak mampu menembus almari. dapat menggunakan rumus sebagai beriku:
b. Las tidak mampu melumerkan Penghitungan ketebalan Panjang dokumen rekam medis
dokumen rekam medis =
almari.
Rata-rata jumlah dokumen pada
c. Tahan dari gedoran palu besi.
tiap-tiap sub rak sub rak/ section
d. Rata rata bahan rak file atau
penyimpanan yang ada di rumah sakit Selain itu untuk penghitungan
terbuat dari besi, dengan alasan dapat perencanan rak penyimpanan untuk
dibongkar pasang sewaktu waktu menghitung prediksi rak file x tahun yang
sesuai kebutuhan sehingga mudah akan datang di bagian unit filing, dapat
dilakukan pembongkaran dan bila digunakan rumus sebagai berikut :.
terbuat dari bahan kayu tidak tahan Penghitungan rak Penambahan dokumen x rata-
lama, tidak praktis dan mudah rapuh dokumen rata ketebalan
Penyimpanan =
(Depkes, RI. 1997).
Dokumen rekam medis Kapasitas

E. Metode Penghitungan Kebutuhan Rak

Untuk penghitungan perkiraan
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
kebutuhan rak penyimpanan x tahun yang
Metode Kuadrat Terkecil (Least square)
akan datang di bagian filing, dapat
merupakan metode murni matematik dengan
digunakan rumus sebagai berikut :
persamaan rumus Y = a + bx. Rumus
Perkiraan kebutuhan rak = Hasil perkiraan
tersebut digunakan untuk mengolah data jumlah rak jumlah rak yang sudah ada
dalam memprediksi peningkatan jumlah
pasien dari satu rumah sakit terhadap F. Penyimpanan Arsip
penambahan suatu berkas rekam medis Ruang penyimpanan arsip merupakan hal
pasien dari waktu kewaktu. penting dalam menjaga arsip dari keamanan
Y = Nilai variabel y pada suatu waktu dan kerahasiaan serta bahaya lain yang dapat
tertentu terjadi. Menyimpan dokumen rekam medis
a = Pemotongan antara garis trend dengan dengan ruang penyimpanan yang baik harus
sumber tegak (x), a = nilai y, jika x = 0 terhindar dari kemungkinan-kemungkinan
b = Kemiringan garis trend, besarnya serangan serangga, api, saluran air (talang,
perubahan variabel Y yang terjadi
pipa, air) dan lain lain, oleh karena itu bila
pada setiap perubahan satu unit
variabel x akan membangun tempat penyimpanan
x = Periode waktu deret berkala dokumen rekam medis membuat ventilasi
pintu yang tidak langsung menghadap ke
matahari secara langsung, dihindarkan dari
sinar matahari secara langsung serta

90 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
dilengkapi jaring kawat yang halus penyimpanan secara berkala. (KepANRI
disamping berguna untuk menyaring debu No.12 Tahun 2000)
masuk, serangga kecil dan lain lain.
Apabila tempat penyimpanan terdapat METODE PENELITIAN
saluran air maka upayakan agar saluran A. Jenis Penelitian
tersebut tidak bocor, oleh karena itu setiap Jenis Penelitian ini adalah penelitian
saat diperiksa, terutama, bila hujan, untuk deskriptif yaitu penelitian yang hasilnya
menghindari bahaya kebanjiran atau alamiah berupa diskripsi (penggambaran) keadaan
Tempat penyimpanan yang baik dengan obyek penelitian tanpa memberikan
suhu udara berkisar antara 22C sampai kesimpulan yang berlaku umum
dengan 23C dan kelembaban udara sekitar (generalisasi) (Arief TQ, M. 2009). Dengan
50% sampai dengan 65%. Dokumen Rekam pendekatan retrospektif dimana peneliti
Medis dalam waktu yang dekat akan lapuk mengumpulkan data-data yang ada pada
bila kelembaban melebihi 65% Disamping masa lalu atau yang pernah terjadi.
memperhatikan hal hal tersebut di atas, B. Populasi dan Sampel
maka perlu memasang AC, selama 24 jam. Populasi dan Sampel yang digunakan
AC ini selain berfungsi untuk mengatur adalah rak penyimpanan dan dokumen
kelembaban dan temperatur udara juga rekam medis rawat inap dan Rawat Jalan
untuk mengurangi debu. Pemasangan harus dengan menggunakan metode Porposive
konstan (tetap), sehingga keadaan udara sampling yaitu pengambilan sampel yang
tetap tidak berubah ubah yang dapat didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu
merusak. yang dibuat oleh peneliti sendiri,
Menyimpan dokumen rekam medis berdasarkan cirri atau sifat-sifat yang sudah
hendaknya ditempat yang memenuhi syarat. diketahui sebelumnya. (Notoatmodjo, S.
Dapat menggunakan rak penyimpanan dari 2002.)
dengan almari yang tertutup, selain itu C. Instrumen Penelitian dan Cara
ukuran antara rak penyimpanan yang paling Pengumpulan Data
bawah dengan lantai, sekitar 6 (enam) inchi, 1. Instrumen penelitian
karena hal ini akan memudahkan udara Pedoman observasi berisi sebuah daftar
bergerak dengan bebas. Apabila terpaksa jenis kegiatan yang akan diamati pada saat
harus menggunakan almari besi yang penelitian yaitu rak penyimpanan dokumen
tertutup, maka susun dokumen rekam medis rekam medis, jumalah dokumen rekam
agak merenggang. Almari harus sering medis, RL-1 serta Prosedur Tetap tentang
dibuka, serta diperiksa untuk melihat apabila ruang dan rak penyimpanan dokumen rekam
kertas ditumbuhi cendawan atau diserang medis (Arikunto, S. 2006).
serangga. Maka dalam menghindari
serangga beri kapur barus pada rak

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 91

2. Cara pengumpulan data 4. Penyajian data.
a. Observasi. Yaitu dalam bentuk narasi dan yang
Pengamatan langsung terhadap nantinya akan menggambarkan hasil
kebijakan-kebijakan dan prosedur penelitian.
tetap tentang sistem penyimpanan E. Analisis Data
dan penjajaran di Rumah Sakit. Analisis data yang digunakan dalam
b. Pengukuran. penelitian ini adalah dengan menggunakan
Yaitu peneliti mengamati dan analisis diskriptif yaitu dengan cara
mengukur rak penyimpanan dokumen mendiskripsikan data yang telah
rekam medis rawat inap dab rawat dikumpulkan dan diolah menjadi kebutuhan
jalan untuk mendapatkan ukuran rak penyimpanan dokumen rekam medis
panjang, lebar, tinggi rak rawat inap maupun rawat jalan tahun 2009
penyimpanan dokumen rekam medis. di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
c. Sumber data Sragen.
Data dalam penelitian ini adalah data
yang berasal dari rak penyimpanan, HASIL PENELITIAN DAN
dokumen rekam medis rawat inap
PEMBAHASAN
mupun rawat jalan dan RL-1.
A. Hasil Penelitian
D. Teknik dan Pengolahan Data
1. Kebijakan Rumah Sakit tentang ruang
Pengolahan data melalui tahap
dan penyimpanan dokumen rekam medis
1. Collecting.
Di Rumah Sakit Umum Daerah
Pengumpulan ukuran desain rak
Kabupaten Sragen mengunakan identifikasi
penyimpanan dokumen rekam medis di
penomoran secara unit numbering system
ruang filing.
yaitu adalah suatu sistem penomoran dimana
2. Editing.
sistem ini memberikan satu nomor rekam
Pada tahap ini data yang diperoleh
medis pada pasien baik rawat jalan, rawat
kemudian disusun menurut bagian yang
inap maupun gawat darurat dan digunakan
diteliti agar dapat dibaca dilengkapi
selamanya untuk kunjungan berikutnya.
apabila belum sesuai dengan tujuan
Dalam prosedur tetap No.P.05.05.038
penelitian.
yang mengatur penyimpanan dokumen
3. Tabulasi.
rekam medis (filling) yang berisi penjajaran
Setelah melalui tahap sebelumnya,
dokumen rekam medis berdasarkan angka
kemudian memasukkan hasil dari
akhir atau Terminal Digit Filling (TDF)
pengumpulan data kedalam tabel untuk
untuk dokumen rekam medis rawat jalan,
memudahkan pengelompokkan dan
rawat inap maupun gawat darurat yang telah
penghitungan data.
selesai dikoding dan indeksing. Sedangkan
untuk pelayanan dokumen rekam medis

92 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
pasien Gawat Darurat yang berkujung pagi,
sore, maupun malam dikembalikan kebagian
rekam medis pada keesokan harinya dan 10,5 m
dokumen rekam medis dengan nomor rekam
medis lama di satukan dengan dokumen
a
rekam medis lama yang berada di filling
sedangkan untuk nomor baru diurutkan dan b d
diberi map kemudian ditulis tanggal 5m
c
pengembaliannya. e f h
g
Rumah sakit menggunakan sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan
desentralisasi yaitu terjadi pemisahan antara
rekam medik poliklinik dengan rekam medis Gambar 6. Ruang penyimpanan dokumen
penderita dirawat inap, akan tetapi belum rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah
terdapat kebijakan yang mengatur tentang Kabupaten Sragen.
penyimpanan dokumen secara desentralisasi, Keterangan :
selain itu belum terdapat pula tentang a. Rak penyimpanan rawat inap 1.
penetapan luas ruangan penyimpanan b. Rak penyimpanan rawat inap 2.
dokumen rekam medis dan dalam c. Rak penyimpanan rawat inap 3.
penyimpanan dokumen rekam medis rawat d. Rak penyimpanan rawat Jalan 1.
inap maupun rawat jalan tidak ada e. Rak penyimpanan rawat Jalan 2.
pemisahan antara dokumen rekam medis f. Rak penyimpanan rawat Jalan 3.
aktif maupun inaktif. g. Rak penyimpanan rawat Jalan 4.
2. Luas ruang penyimpanan dokumen h. Rak penyimpanan rawat Jalan 5.
rekam medis di Rumah Sakit Umum 3. Jumlah kunjungan pasien rawat inap dan
Daerah Kabupaten Sragen rawat jalan di Rumah Sakit Umum
Di Rumah Sakit Umum Daerah Daerah Kabupaten Sragen selama tahun
Kabupaten Sragen mempunyai luas ruangan 2005 sampai tahun 2009.
63m dengan panjang 10,5 m dan lebar 6 m. Jumlah kunjungan pasien rawat inap di
berikut lay-out tentang tataletak ruang Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
penyimpanan dokumen rekam medis rawat Sragen selama tahun 2005 sampai tahun
inap maupun rawat jalan di Rumah Sakit 2009 berdasarkan data RL-1 (Formulir data
Umum Daerah Kabupaten Sragen sebagai kegiatan rumah sakit) digunakan untuk
berikut memperoleh data penghitungan jumlah
pasien atau penambahan dokumen rekam
medis sebagai berikut :

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 93

Tabel 2. Data Pasien Rawat Inap dan Dari data tersebut diatas dapat
Rawat Jalan Keluar Hidup dan Meningal dilakukan penghitungan untuk
Jumlah pasien
mengetahui rata-rata ketebalan
No. Tahun Rawat Rawat
dokumen rekam medis dengan
Jalan Inap
1. 2005 13540 10438 rumus:
2. 2006 14539 11953 Ketebalan dokumen rekam medis
3. 2007 15319 11184 rawat inap/ rawat jalan
4. 2008 16504 12786 Panjang dokumen rekam medis
=
5. 2009 18473 13690 Jumlah dokumen
Jumlah 78375 60051
Sumber : Laporan Rekapitulasi Kegiatan
Rumah Sakit tahun 2005 sampai tahun 2009
a. Rawat Inap
94,2
=
4. Ketebalan dan panjang pengarsipan
dokumen rekam medis di Rumah Sakit = 0,47 cm
Umum Daerah Kabupaten Sragen +
a. Ketebalan dokumen rekam medis b. Rawat Jalan 21,3
=
Dalam Penghitungan ketebalan 200
dokumen rekam medis rawat inap = 0.11 cm
dengan menggunakan rumus Berdasarkan perhitungan diatas,
penghitungan rata-rata ketebalan diperoleh hasil rata-rata ketebalan
dokumen rekam medis. Berikut data dokumen rekam medis rawat inap
jumlah dokumen rekam medis dan yaitu 0,47 cm dan untuk dokumen
panjang dokumen rekam medis rawat rekam medis rawat jalan adalah 0,11
inap maupun rawat jalan. cm.
b. Panjang pengarsipan dokumen rekam
Tabel 3. Data Jumlah Sampel Dokumen medis
Rekam Medis dan Panjang Dokumen Dalam penentuan panjang
Rekam Medis
N Jumlah Panjang Keteran pengarsipan dokumen rekam medis
o Dokumen dokumen gan dapat dilakukan dengan rumus :
rekam Medis rekam
Panjang pengarsipan = Dokumen tahun
medis
2006 sapai tahun 2010 x ketebalan dokumen
rawat inap
(cm)
1. Rawat 1). Panjang pengarsipan dokumen
200 94,2
Inap Rawat Inap = 78375 x 0,47
2. Rawat
200 21,3
Jalan
= 36836.25 cm

94 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 2). Panjang pengarsipan dokumen b. Rak penyimpanan dokumen rekam
Rawat Jalan = 60051 x 0.11 medis rawat inap di Rumah Sakit
= 6605,61 cm Umum Daerah Kabupaten Sragen
Berdasarkan hasil penghitungan panjang berjumlah 3 rak untuk masing-
pengarsipan dengan rata-rata ketebalan masing 1 rak penyimpanan terdiri
dokumen rekam medis rawat inap 0,47 dan dari 10 sap dan 60 subrak back to
0,11 untuk rawat jalan dapat diketahui back. Berikut ukuran rak
panjang pengarsipan dokumen rekam medis penyimpanan dokumen rekam medis
untuk rawat inap yaitu 36836.25cm dan rawat inap Rumah Sakit Umum
untuk dokumen rekam medis rawat jalan Daerah Kabupaten Sragen.
yaitu 6605 cm.
300 cm
5. Ukuran rak penyimpanan dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Sragen.
Sap 1 Subrak
a. Rak penyimpanan dokumen rekam
medis rawat jalan yang tersedia Sap 2 Panjang
subrak 100
berjumlah 5 rak untuk masing- Sap 3

masing 1 rak penyimpanan terdiri Sap4 Tinggi subrak

dari 6 sap dan 12 subrak back to 28 cm
Sap5
back, berikut ukuran rak
Sap 6
penyimpanan dokumen rekam medis
Sap7
rawat jalan Rumah Sakit Umum
Sap 8
Daerah Kabupaten Sragen.
Panjang rak 200 cm Sap9

Sap10

Gambar 8. Ukuran rak penyimpanan rawat

Lebar Rak 50
inap.
cm
Panjang 6. Penghitungan kebutuhan rak
subrak 100
penyimpanan dokumen rekam medis di
cm
Lebar bagian filing Rumah Sakit Umum
Tinggi Daerah Kabupaten Tahun 2009.
Rak 168
a. Penghitungan jumlah kunjungan
cm
pasien rawat inap tahun 2005 s.d
2009 dengan menggunakan metode
Gambar 7. Ukuran rak penyimpanan rawat
kuadrat terkecil.
jalan.

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 95

Tabel 3. Hasil Penghitungan Jumlah 1). Tahun 2010 = 12010.2 + ( 733.7 x 3)
Pasien Rawat Inap Tahun 2005 Sampai = 12010.2 + 2201.1
Tahun 2009
= 14211.3
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen
No Tahun Y X XY
rekam medis untuk rawat inap adalah 14211
X
dokumen.
1. 2005 10438 - - 4
2). Tahun 2011 = 12010.2 + ( 733.7 x 4)
2. 2006 11953 2 20876 1
= 12010.2 + 2934.8
3. 2007 11184 - - 0
= 14945
4. 2008 12786 1 11953 1
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen
5. 2009 13690 0 0 4
rekam medis untuk rawat inap adalah 14945
1 12786
dokumen.
2 27380
b. Penghitungan jumlah kunjungan
Jumlah 60051 0 7337 10
pasien rawat jalan tahun 2006 sampai
tahun 2010 dengan menggunakan
Berdasarkan data tabel 3 dapat
metode kuadrat terkecil.
digunakan untuk memprediksi kebutuhan
Tabel 4. Hasil Penghitungan Jumlah
rak penyimpanan dokumen rekam medis
Pasien Rawat Jalan Tahun 2005 Sampai
dengan menggunakan rumus metode kuadrat
Tahun 2009
terkecil (Least square) :

No Tahun Y X XY X
Y = a + bx
1. 2006 13540 - - 4
Rumus ini untuk mencari nilai a dan nilai
2. 2007 14539 2 27080 1
b sebagai berikut :
y 3. 2008 15319 - - 0
a =
n 4. 2009 16504 1 14539 1
60051
= 5. 2010 18473 0 0 4
= 12010.2 1 16504
Maka nilai a adalah : 12010.2 2 36946
XY Jumlah 78375 0 11831 10
b = X

=
10 Berdasarkan data tabel 4 dapat
= 733.7 digunakan untuk memprediksi kebutuhan
Maka nilai b adalah : 733.7 rak penyimpanan dokumen rekam medis
Sehingga diperkirakan jumlah dokumen dengan menggunakan rumus metode kuadrat
rekam medis rawat inap pada tahun 2009 terkecil (Least square):
adalah :
Y = a + bx

96 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 Rumus ini untuk mencari nilai a dan dapat dicari panjang pengarsipan
nilai b sebagai berikut : dokumen rekam medis nya dan
hasilnya adalah sebagai berikut :
a =
Panjang pengarsipan = Dokumen 2010
=
sampai 2011 x ketebalan dokumen
= 15675
Rawat Inap = 14211.3 + 14945 x 0.47
Maka nilai a adalah : 15675
= 29156.3 x 0.47

b = = 13703.46 cm

=
11831 Rawat Jalan= 19224.3 + 20407.4 x 0,11
10
= 39631.7 x 0.11
= 1183.1
= 4359.49cm
Maka nilai b adalah : 1183.1
2). Kapasitas berdasarkan rak yang
Sehingga diperkirakan jumlah
ada
dokumen rekam medis rawat jalan pada
Berdasarkan panjang rak dan
tahun 2011 adalah :
jumlah subrak dapat dicari
1). Tahun 2010 = 15675 + (1183.1 x 3)
panjang pengarsipan rak yaitu :
= 15675 + 3549.3
Kapasitas 1 rak = Panjang subrak x jumlah
= 19224.3
subrak dalam 1 rak
Maka untuk tahun 2010 jumlah
dokumen rekam medis untuk rawat jalan (a.) Rak rawat inap= 100 cm x 60
adalah 19224 dokumen. x 1 rak = 6000 cm
2). Tahun 2011 = 15675 + (1183.1 x 4) (b.) Rak rawat jalan = 100
= 15675 + 2772.4 cm x 12 x 1 = 1200 cm
= 20407.4 3). Perkiraan rak penyimpanan
Maka untuk tahun 2011 jumlah dokumen rekam medis tahun
dokumen rekam medis untuk rawat jalan 2011
adalah 20407 dokumen. Perkiraan rak penyimpanan
c. Penghitungan perkiraan rak dokumen rekam medis untuk
penyimpanan dokumen rekam medis tahun 2011 dapat dicari karena
bagian filling rawat inap dan rawat diketahui :
jalan tahun 2011. (a.)Jumlah DRM rawat inap 2010
1). Panjang pengarsipan untuk - 2011
periode 2 tahun yang akan datang (b.) Jumlah DRM rawat jalan
yaitu 2010 sampai tahun 2011. 20010 - 2011
Berdasarkan data perkiraan (c.)Rata rata ketebalan DRM
dokumen rekam medis tahun rawat inap
2010 sampai tahun 2011 dan
ketebalan dokumen rekam medis

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 97

 (d.) Kapasitas 1 rak rawat inap rak penyimpanan , sedangkan
back to back : 6000 untuk rak penyimpanan dokumen
cm rekam medis rawat jalan
(e.) Kapasitas 1 rak rawat jalan sejumlah 6 rak penyimpanan.
back to back : 1200 cm
B. Pembahasan
(f.) Rak yang ada untuk rawat 1. Kebijakan rumah sakit tentang
inap penyimpanan dan
: 3 Rak
ruang penyimpanan
(g.) Rak yang ada untuk rawat dokumen rekam medis
jalan Di Rumah Sakit
: 5 Rak Umum Daerah
Pengitungan rak Kabupaten Sragen sudah ada kebijakan yang
penyimpanan= mengatur tentang penyimpanan dokumen
Penambahan dokumen x Rata-rata ketebalan dokumen
Kapasitas rekam medis (Filling) yang didalamnya
berisi tentang prosedur penjajaran dokumen

89207 x 0.47 rekam medis, yaitu penjajaran secara

(a.) Rawat Inap =
6000 Terminal Digit Filing. Kebijakan tersebut
= 6,99 atau 7 rak
belum sesuai dengan judul kebijakan tentang
118006 x 0.11
(b.) Rawat Jalan = penyimpanan dokumen rekam medis
1200

= 10.82 atau 11 rak No.P.05.05.038, karena belum tercantum

Perkiraan kebutuhan rak prosedur tentang penyimpanan dokumen
penyimpanan 2 tahun yang akan secara desentralisasi. .
datang di bagian filling adalah Ruang penyimpanan dokumen rekam
sebagai berikut: medis telah diatur dalah kebijakan
Perkiraan kebutuhan rak= No.P.05.04.044 tentang pemisahan dan
Hasil perkiraan jumlah rak jumlah rak penyimpanan dokumen dokumen non aktif,
yang sudah ada akan tetapi kebijakan tersebut belum
(a.) Rawat Inap =73 dilaksanakan dikarenakan belum tersedianya
= 4 rak ruang untuk penyimpanan dokumen inaktif.
(b.) Rawat Jalan = 11 5 Hal ini mengakibatkan ruang penyimpanan
= 6 rak menjadi sesak, dan terjadinya penumpukan
Berdasarkan hasil penghitungan dokumen rekam medis dilantai, sehingga
perkiraan penambahan rak petugas kesulitan dalam pencarian dokumen
penyimpanan pasien rawat inap di apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
ruang filling Rumah Sakit Umum 2. Penghitungan kebutuhan rak dokumen
Daerah Kabupaten Sragen untuk rekam medis rawat inap dengan
2 tahun yang akan datang menggunakan metode kuadrat terkecil.
kususnya rak penyimpanan Berdasarkan beban penyimpanan periode
dokumen rawat inap sejumlah 4 tahun 2007 s.d 2009 sebanyak 29156

98 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
dokumen rekam medis rawat inap dengan
rata-rata ketebalan 0,47 cm untuk setiap
dokumen rekam medis, maka akan diperoleh
panjang pengarsipan sepanjang 13703.46
cm. Jumlah dokumen rekam medis Rawat
Inap pada tahun 2007 sebanyak 14211
dokumen, dan tahun 2008 sebanyak 14945
dokumen, sehingga pertambahan dokumen
rekam medis rawat inap dari tahun 2006 s.d
2009 memperoleh penambahan dokumen
rekam medis sebanyak 734 dokumen. Oleh
karena itu untuk menampung semua
dokumen rekam medis dari tahun 2010 s.d
2011 membutuhkan penambahan 4 rak
penyimpanan sesuai dengan ukuran rak
penyimpanan yang telah ada berdasarkan
jumlah subrak/section sebanyak 60
subrak/section serta dengan jenis rak back to
back.
Sedangkan untuk dokumen rekam medis
rawat jalan berdasarkan beban penyimpanan
39631 dokumen rekam medis dengan rata-
rata 0.11 cm untuk setiap dokumennya,
maka diperoleh panjang pengarsipan
4359.49 cm untuk periode dua tahun
kedepan. Jumlah dokumen rekam medis
Rawat Inap pada tahun 2008 sebanyak
19224 dokumen, dan tahun 2009 sebanyak
ada berdasarkan jumlah subrak/section
sebanyak 12 subrak/section serta dengan
jenis rak back to back.
Rak tersebut akan diletakkan di ruang
filing Unit Rekam Medis yang mempunyai
luas ruangan 63 m dengan ukuran panjang
10,5 m dan lebar 6 m. Rak penyimpanan
rawat inap yang ada, mempunyai ukuran
panjang 3 m, lebar 0.7 m dan tinggi 1,68 m
dengan back to back sehingga mempunyai
luas 2.25 m sedangkan rak penyimpanan
rawat jalan mempunyai ukuran panjang 2 m,
lebar 0.5 m dan tinggi 2,8 m dengan back to
back sehingga mempunyai luas 1 m.
Perkiraan kebutuhan rak untuk dua tahun
yang akan datang adalah 15 rak, yaitu 7 rak
untuk rawat inap dan 11 rak untuk rawat
jalan. Berdasarkan hasil penghitungan
tersebut dapat diperkirakan luas ruangannya:
a. Perkiraan luas 1 rak rawat inap =
(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar
+ Kelonggaran)
= (3 m + 0,6 m) x (0,7 m + 0,6m)
= 3,6 x 1,3
= 4,68 m
Panjang 1rak
Kelonggaran
0,3 m
Lebar
\

20407 dokumen, sehingga pertambahan

dokumen rekam medis rawat jalan dari
rak
0,7 m
tahun 2008 sampai tahun 2009 memperoleh Panjang 1 rak +
penambahan dokumen rekam medis Kelonggaran 3,6 m
sebanyak 1183 dokumen. Oleh karena itu Gambar 9. Perkiraan luas 1 rak
untuk menampung semua dokumen rekam penyimpanan rawat inap.
medis rawat jalan pada tahun 2009
membutuhkan 6 rak penyimpanan sesuai
dengan ukuran rak penyimpanan yang telah

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 99

 Berdasarkan penghitungan perkiraan luas SIMPULAN DAN SARAN
satu rak rawat inap yaitu 4,68 m, maka A. Simpulan
dapat dipekiraan luas untuk 7 rak rawat inap. 1. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
= Luas 1 Rak x Jumlah Rak Sragen sudah ada kebijakan yang
= 4,68 m x 7 mengatur pemisahan penyimpanan
= 32,76 m antara dokumen aktif dan inaktif, akan
3. Perkiraan luas 1 rak rawat jalan = tetapi belum dilaksanakan. Dan belum
(Panjang + Kelonggaran) x (Lebar + adanya kebijakan yang mengatur tentang
Kelongaran) sistem penyimpanan yaitu penyimpanan
secara desentralisasi.
`= ( 2m + 0,6m) xbeban
2. Berdasarkan (0,5mkerja
+ 0,6m)
dari tahun 2006
Panjang 1 rak 2 m
Kelongg = 2,6m x 1,1m
sampai tahun 2009 sebanyak 89207
aran
= 2,53 m rekam medis untuk rawat inap
dokumen
0,3m Lebar 1
rak + dan 118006 dokumen rekam medis untuk
Lebar \

Kelongg
1 rak rawat jalan dengan jumlah rak yang ada
aran
0,5 m
1.2m untuk rawat inap yaitu 3 rak dan rawat

Panjang 1 rak + Kelongaran 2,6 m jalan 5 rak , maka kebutuhan rak

penyimpanan dokumen rekam medis
Gambar 10. Perkiraan luas 1 rak aktif di bagian filling sebanyak 4 rak
penyimpanan rawat jalan. penyimpanan rawat inap dengan panjang
pengarsipan sepanjang 13703.46 cm dan
Berdasarkan penghitungan perkiraan luas 6 rak penyimpanan rawat jalan dengan
satu rak rawat jalan yaitu 2,53 m, maka panjang pengarsipan 4359.49 cm.
dapat diperkiraan luas untuk 11 rak rawat Dengan luas ruangan sekarang 63 m
jalan. = Luas 1 Rak x Jumlah Rak masih dapat menampung penambahan
= 2,53 m x 11 rak penyimpanan pada tahun 2011 yang
= 27,83 m akan datang dengan perkiraan luas rak
Luas ruang penyimpanan yang ada keseluruhan adalah 60,59 m.
adalah 63 m dengan perkiraan kebutuhan B. Saran
luas ruangan di atas diketahui bahwa dengan 1. Dalam pelaksanaan penyimpanan
jumlah perkiraan 18 rak, untuk rawat inap dokumen rekam medis sebaiknya
dan rawat jalan membutuhkan luas ruangan dilakukan pemisahan antara dokumen
60,59 m, sehingga tidak diperlukan rekam medis in aktif dan aktif sesuai
penambahan ruangan. dengan prosedur tetap No.P.05.05.044
tentang pemisahan dan penyimpanan
dokumen non aktif yang telah ada dan di
buat prosedur tetap tentang penyimpanan

100 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO. 2, OKTOBER 2009, Hal 80-101
 secara desentralisasi sehingga . 2008. Peraturan Menteri
Kesehatan Indonesia Nomor
memudahkan dalam pencarian dokumen
269/MENKES/PER/2008 Tentang
rekam medis. Prosedur tetap tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri
Kesehatan
penyimpanan secara desentralisasi dapat
dilihat pada lampiran saran 1.
Notoatmodjo, S. 2002. Metodologi
2. Menurut penghitungan perencanaan
Penelitian Kesehatan. Jakarta :
kebutuhan rak penyimpanan rawat inap Rineka Cipta,
dan rawat jalan untuk periode tahun
2012, membutuhkan sekitar 4 rak Nurmianto, E. 1998.Ergonomi Konsep
Dasar dan Aplikasinya. Institut
penyimpanan rawat Inap dan 6 rak
Teknologi Sepuluh November Guna
penyimpanan rawat jalan dengan ukuran Widya, Surabaya.
rak penyimpanan sama dengan rak
penyimpanan yang sudah ada. Apabila PerMenKes RI No
269/MENKES/PER/III/2008.
rumah sakit memiliki sumber dana
Tentang Rekam Medis. Jakarta.
khusus untuk pengadaan sarana
penyimpanan maka dapat mengadakan
Santosa, G. 2001. Ergonomi Manusia,
sarana penyimpanan dengan bentuk roll Peralatan dan lingkungan. Prestasi
Pustaka, Jakarta.
opack, dilihat dari faktor ketahanan rak
penyimpanan yang terbuat dari besi
Shofari, B. 2002. Modul Pembelajaran
sehingga lebih tahan lama dengan tujuan
Pengelolaan Rekam Medis dan
terhindar dari bahaya kimiawi, biologi. Dokumentasi Rekam Medis (Buku 1).
PORMIKI Jateng, Semarang. Tidak
Adapun ukuran roll opack dapat dilihat
dipublikasikan
di lampiran saran 2.

. Modul Pembelajaran
Pengelolaan Rekam Medis dan
DAFTAR PUSTAKA Dokumentasi Rekam Medis (Buku 2).
Arief TQ, M. 2004. Pengantar Metodologi PORMIKI Jateng, Semarang. Tidak
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. dipublikasikan
Surakarta

Wignjo, S. 1995. Studi Gerak dan Waktu.

Arikunto, S. 2006 Manajemen Penelitian. Gunung Waktu, Surabaya.
Jakarta : PT. Rineka Cipta

Depkes, RI. 1997. Pedoman

Pengelolaan Rekam Medis Rumah
Sakit Di Indonesia. Revisi 1.
Departemen Kesehatan RI. Jakarta

Analisis Trend Kematian Bayi...(Nurningsih, dkk) 101