TUGAS AKHIR

PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN

BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

Diajukan Sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Andalas

Oleh :

FIRDAUS
1000532010

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ANDALAS

PADANG

2014
 LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa Tugas Akhir
dengan Judul: Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam Pengadaan
Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang. Merupakan hasil karya sendiri dan
tidak dapat sebagian atau keseluruhan dari tulisan yang membuat ide, gagasan,
kalimat, atau pendapat dari sumber lain tanpa memberikan pengakuan pada
penulis aslinya. Adapun bagian-bagian yang bersumber dari karya orang lain
telah dicantumkan sumbernya sesuai dengan norma, etika dan kaidah penulisan
ilmiah. Apabila dikemudian hari ditemukan Plagiat dalam Tugas Akhir ini, saya
bersedia menerima sanksi pencabutan gelar akademik yang telah saya peroleh.

Padang, Juli 2014

Yang memberikan pernyataan,

Firdaus
1000532010
 Kata Mutiara

Bacalah dengan menyebut nama Tuhanmu Dia telah menciptakan manusia

dari segumpal darah Bacalah, dan Tuhanmulah yang maha muliaYang mengajar manusia

dengan pena Dia mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya

(QS: Al-Alaq 1-5)

Dan seandainya semua pohon yang ada dibumi dijadikan pena,

dan lautan dijadikan tinta, ditambah lagi tujuh lautan sesudah itu, maka belum akan

habislah kalimat-kalimat Allah yang akan dituliskan, sesungguhnya

Allah maha Perkasa lagi Maha Bijaksana.

(QS. Lukman: 27)

Alhamdulillah. dengan ridha-Mu ya Allah,

Amanah ini telah selesai, sebuah langkah usai sudah. Cinta telah ku gapai, namun itu

bukan akhir dari perjalanan ku, melainkan awal dari sebuah perjalanan

Ibu Ayah,

Tiada cinta yang paling suci selain kasih sayang ayahanda dan ibundaku

Setulus hatimu bunda, searif arahanmu ayah Doamu hadirkan keridhaan untukku,

Petuahmu tuntunkan jalanku Pelukmu berkahi hidupku,

diantara perjuangan dan tetesan doa malammu Dan sebait doa telah merangkul

diriku,Menuju hari depan yang cerah

 Kini diriku telah selesai dalam studiku

Dengan kerendahan hati yang tulus, bersama keridhaan-Mu ya Allah,

Kupersembahkan karya tulis ini untuk yang termulia,

Almarhum Ayahanda dan ibuku tersayang

Kakakku, adikku .,

Kakakku Widya Apriani, Rici Pebrinasari, Adikku Fiman Aidil juga keponakanku

Terima kasih atas cintanya, semoga karya ini dapat mengobati beban kalian

walau hanya sejenak, semua jasa-jasa kelian tak kan dapat kulupakan.

Semoga Allah beserta kita semua......

Sahabat-sahabatku, ,

Bersama kalian warna indah dalam hidupku, suka dan duka berbaur dalam kasih,

Terima kasih kepada semua sahabatku yang telah menyumbangkan

motivasi, bantuan dan doa dari awal hingga akhir

Buat teman seperjuanganku Ade Isra, Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu

semoga persahabatan kita menjadi persaudaraan yang abadi selamanya,

Semua kebaikan kalian tak akan pernah aku lupakan

Semoga Allah memberikan rahmat dan karunia-Nya Amin

INGATLAH!!!

Jangan Menganggap Mudah Suatu Persoalan Dan Jangan Pula Menganggap

Sulit Suatu Persoalan.Karena Kalau Kita Menganggap Sulit Suatu Persoalan Maka Kita

Akan Takut Menghadapinya Dan janganlah Mudah Menyerah

Walaupun Itu Sudah Dalam Injury Time

 PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM
PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

Oleh: Firdaus
No BP :1000532010
( Dosen Pembimbing : Toti Srimulyati, SE. MT. )

ABSTRAK
Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk menghasilkan barang
dan jasa yang bernilai tinggi dengan biaya seminimal mungkin tanpa mengurangi
kualitas dari barang yang di produksi, untuk itu perusahaan perlu menerapkan
Vendor Management yang baik sehingga didapatkan barang dan jasa yang
berkualitas dari vendor, serta diperlukanya pemanfaatan teknologi informasi yang
tepat salah satunya yaitu dengan menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa
secara elektronik E Procurement.
Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan
Kegiatan Vendor Management Pada PT.Semen Padang, sekaligus untuk
mengetahui kendala kendala apa saja yang ditemui dalam pelaksanaan kegiatan
Vendor Management tersebut.
Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan laporan ini yaitu dari
mengumpulkan bahanbahan atau datadata,wawancara langsung dengan nara
sumber, observasi atau magang langsung pada PT. Semen Padang.
Dari hasil penelitian dengan metode tersebut didapatkan bagaimana
Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang yaitu seperti
: (1) Pendaftaran vendor baru, (2) Registrasi ulang vendor lama, (3) Pendaftaran
vendor kedalam system E-Procurement, (4) Evaluasi kinerja vendor, dan (5)
Membina hubungan dengan vendor.
Kesimpulan dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management tersebut
terdapat beberapa masalah seperti: (1) Pendaftaran vendor baru yang memakan
waktu lama, (2) Pengentrian data data oleh vendor kedalam system E
Procurement banyak terjadi kesalahan, (3) Pengiriman barang yang tidak sesuai
permintaan, dan (4) Kurang harmonisnya hubungan perusahaan dengan beberapa
vendor. Semua permasalahan itu mungkin dikarenakan kurangnya sosialisasi yang
dilakukan perusahaan, sanksi yang kurang tegas dari perusahaan kepada vendor,
serta peralihan system pengadaan barang dan jasa yang dulunya secara manual
menjadi pengadaan barang dan jasa secara elektronik E-Procurement.

Kata Kunci : Vendor Management, Pengadaan Barang dan Jasa, E-Procurement

 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir dengan baik dan tepat waktu. Penyusunan Tugas Akhir ini

dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan studi Program

Diploma III Jurusan Kesekretariatan / Manajemen Perkantoran Fakultas

Ekonomi Universitas Andalas Padang.

Dalam proses pembuatan Tugas Akhir ini tidak sedikit kendala yang

penulis alami. Namun berkat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak,

Alhamdulillah kendala tersebut dapat penulis lalui dengan baik. Maka pada

kesempatan ini dengan segala kerendahan hati Penulis menyampaikan banyak

Terima kasih kepada :

1. Yang paling Spesial buat kedua orang tua Penulis, yang telah memberikan

semangat dan dukungan penuh kepada penulis. Terima kasih

ma,pa.Senyum mu adalah kebahagianku.

2. Ibu Dra. Rahmi Desriani, M.Si, Akt selaku Koordinator Program Diploma

III yang memberikan persetujuan ini.

3. Ibu Dian Rani Yolanda, SE, M.Bus selaku ketua Jurusan Kesekretariatan/

Manajemen Perkantoran.

4. Ibu Toti Srimulyati, SE. MT. yang telah memberikan bimbingan Selama

Penulisan Tugas Akhir.

5. Ibu Hanny K. Lukito dan Kakak Tiffanie Telambanua selaku Staff Biro

Rendal dan Pembimbing Praktek Kerja lapangan /Magang . Yang selama

i
 ini telah memberikan saran, petunjuk sekaligus meluangkan waktunya

untuk membimbing penulis selama kegiatan magang dan penyusunan

laporan magang. dan Semoga apa yang diinginkan tercapai.

6. Terima kasih juga kepada seluruh karyawan-karyawati PT.Semen Padang

Khususnya di Unit Departemen Perbekalan.

7. Buat teman-teman seperjuangan sekre 010, khususnya buat Ade Isra,

Hasnildho Suko dan Imam Arif Khairu, makasi atas bantuannya selama

ini.

8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah

memberikan dukungan dan semangat dalam menyelesaikan laporan Tugas

Akhir ini.

Penulis menyadari mungkin dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat

kesalahan penulisan kata dan jika ada kekurangan yang secara tidak sengaja

penulis lakukan, penulis mohon maaf. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini

dapat memberikan manfaat dan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Pihak

yang berkepentingan.

Akhirnya kepada Allah S.W.T, Penulis berserah diri semoga segenap

bantuan dari berbagai pihak dapat balasan yang lebih baik.

Padang, 5 Juli 2014

Penulis

Firdaus
1000532010

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................... i

DAFTAR ISI .............................................................................................. iii
DAFTAR TABEL ..................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. v

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah .............................................................. 2
1.3 Tujuan Penelitian .................................................................. 2
1.4 Manfaat Penelitian ................................................................ 3
1.5 Metode Penelitian.................................................................. 3
1.6 Tempat dan Waktu Magang .................................................. 4
1.7 Sistematika Laporan .............................................................. 4

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Vendor Management ........................................... 6
2.2 Tujuan dari Vendor Management.......................................... 7
2.3 Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik
( E-procurement ) ................................................................. 9
2.4 Manfaat E - Procurement ...................................................... 11

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah PT. Semen Padang .................................................. 14
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan ............................................ 16
3.3 Bidang Usaha ........................................................................ 18
3.4 Mining ,Visi dan Misi perusahaan ....................................... 19

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT

DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT.
SEMEN PADANG

iii
 4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada. PT Semen
Padang ................................................................................... 20
4.1.1 Pendaftaran Vendor Baru ........................................... 21
4.1.2 Registrasi Ulang Vendor Lama .................................. 22
4.1.3 Pendaftaran vendor kedalam E -Procurement
System ...................................................................... 25
4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan ......................... 27
4.1.5 Membina hubungan dengan Vendor / Rekanan .......... 29
4.2 Manfaat dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management
Bagi PT.Semen Padang ........................................................ 31
4.3 Identifikasi Masalah Dalam Kegiatan Vendor Management
Pada PT.Semen Padang......................................................... 32
4.4 Solusi Terhadap Masalah Kegiatan Vendor Management.....
Pada PT.Semen Padang......................................................... 33

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan .......................................................................... 35
5.2 Saran ..................................................................................... 35

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
- Lembar Kegiatan Magang di PT Semen Padang
- Tata Cara dan Persyaratan Calon Pemasok PT. Semen Padang
- Contoh Surat Pernyataan Menjadi Pemasok PT. Semen Padang
- Contoh Pakta Integritas Penyedia Barang dan Jasa Dalam Pelaksanaan
Pengadaan Barang Dan Jasa Secara Elektronik PT Semen Padang
- Contoh Lembar Pengesahan Akta Perseroan Terbatas
- Contoh Keterangan Domisili Perusahaan
- Contoh Surat izin usaha Perusahaan (SIUP)
- Contoh Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

iv
DAFTAR TABEL
4.1. Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor.......................................... 28

DAFTAR GAMBAR
3.1. Struktur Organisasi PT.Semen Padang ................................. 17
3.2. Struktur Organisasi Direktorat Litbang dan Operasi ............ 17
4.1. Alur Kegiatan Pendaftaran Vendor Baru .............................. 21
4.2. Alur Kegiatan Registrasi Ulang Vendor .............................. 23

v
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi yang sangat kompetitif ini, persaingan di dunia bisnis

sangatlah ketat, sehingga organisasi ataupun perusahaan harus mampu

menghasilkan produk maupun jasa yang bernilai tinggi bagi pelanggan. Tidak

bagus secara fisik, tapi baik dalam kualitas pelayanan yang diberikan kepada

pelanggan, sehingga pelanggan puas dan tetap ingin berhubungan dengan

perusahaan yang bersangkutan.

Namun dalam penyediaan layanan terbaik perusahaan pun harus ber

efisiensi dan beraktifitas untuk menekan biaya yang dikeluarkan dalam kegiatan

produksi sehingga barang dan jasa yang dihasilkan tetap bisa dijual dengan

murah, dengan kualitas dan pelayanan terbaik. Untuk mencapai hal itu perlu

diterapkan pengadaan yang efektif dan efisien melalui procurement management

yang baik, yang mana didalamnya terdapat vendor/ pemasok yang perlu dikelola,

di evaluasi sehingga didapatkan kualitas barang yang baik serta dengan biaya

yang terbaik pula bagi perusahaan. kegiatan kegiatan ini biasa disebut dengan

vendor management.

Pelaksanaan kegiatan Vendor Management dalam organisasi atau instansi

pemerintahan sangat membantu, kelancaran aktifitas pengadaaan dalam sebuah

organisasi/ perusahaan. Saat sekarang ini perusahaan - perusahaan besar sudah

mulai melakukan pengadaan dengan sistem elektronik, kebijakan untuk mulai

1
menerapkan pengadaan barang dan jasa secara elektronik sangatlah membantu

dan memiliki dampak yang cukup besar bagi organisasi dan perusahaan.

Pada saat ini PT. Semen Padang sudah melakukan pengadaan barang dan

jasa secara elektronik melalui E-Procurement system yang penerapanya

berdampak signifikan bagi perusahaan. yang dahulunya dilaksanakan secara

manual sekarang bisa dilakukan tanpa bertatap muka antara vendor dan

perusahan.

Dengan latar belakang seperti diuraikan di atas, penulis tertarik untuk

membahasnya dalam bentuk laporan dengan judul : PELAKSANAAN

KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM PENGADAAN BARANG

DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG .

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, maka yang menjadi fokus permasalahan adalah:

a. Bagaimana pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam

Pengadaan Barang dan Jasa Pada PT. Semen Padang.

b. Apa saja kendala yang ditemui dalam Pelaksanaan kegiatan Vendor

Management pada PT. Semen Padang.

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk melaporkan bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor

Management Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen

Padang.

2
 b. Untuk mengetahui kendala yang di temui dalam pelaksanaan kegiatan

Vendor Management pada PT. Semen Padang.

1.4 Manfaat Penelitian

Dengan tercapaianya tujuan diatas, maka penelitian ini dapat memberikan

manfaat sebagai berikut :

a. Bagi akademis

Untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Kegiatan Vendor

Management Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa pada PT. Semen

Padang. Sekaligus Menambah ilmu dan wawasan, berfikir serta

memantapkan ilmu yang telah diperoleh.

b. Bagi praktisi

Sebagai bahan referensi untuk penelitian dalam bidang Vendor

Management di masa yang akan datang.

c. Bagi penelitian selanjutnya

Untuk menelaah lebih lanjut mengenai dampak pelaksanaan kegiatan

Vendor Management terhadap efektifitas Pengadaan barang dan Jasa

Organisasi/ Perusahaan.

1.5 Metode Penelitian

Dalam pembahasan ini, penulis mengumpulkan bahan-bahan atau data-

data sebagai pendukung untuk memudahkan pembuatan laporan ini agar

terpenuhinya informasi yang memuaskan, dalam hal ini penulis melakukan

3
observasi atau magang langsung pada PT. Semen Padang selama empat puluh

hari kerja, dan melakukan wawancara langsung pada Staff dan karyawan Pada PT.

Semen padang itu sendiri.

1.6 Tempat dan Waktu Magang

Untuk memenuhi mata kuliah wajib yang harus diikuti oleh penulis, maka

penulis melaksanakan magang yang sesuai dengan judul Tugas Akhir yang

diajukan oleh penulis, yaitu Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Dalam

Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang

Pelaksanaan magang ini dilaksanakan dari tanggal 3 Juni 2013 sampai

dengan tanggal 26 Juli 2013 yang dapat dilihat pada lampiran. Namun demikian,

kegiatan magang dan penempatan penulis tergantung pada kesedian dan

keputusan PT. Semen Padang. Penulis mendapat bimbingan dari supervisor dan

staff dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan pada penulis, sehingga tugas

akhir ini dapat penulis laksanakan dengan sebaik-baiknya.

1.7 Sistematika Laporan

Adapun sistematika penulisan laporan magang ini adalah :

BAB I : PENDAHULUAN

Menjelaskan latar belakang permasalahan, perumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, tempat

dan waktu magang, sistematika laporan.

4
BAB II : LANDASAN TEORI

Berisikan landasan teori yang menjelaskan teori-teori pendukung

yang digunakan dalam penjelasan dan pembahasan tugas akhir

ini.

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, sejarah

berdirinya PT.Semen Padang dan Struktur organisasi perusahaan.

BAB IV : PEMBAHASAN

Menguraikan tentang Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management

Dalam Pengadaan Barang dan Jasa pada PT. Semen Padang

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Berisikan tentang kesimpulan dan saran berdasarkan hasil-hasil

pembahasan dari pelaksanaan magang yang dilakukan oleh

penulis.

5
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Vendor Management

Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

Pengendalian dan pengarahan dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang

dilaksanakan secara bersama sama melalui orang orang dan organisasi lainya.

Menurut Daft (2002:8) Manajemen adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi

dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian,

kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi. Vendor adalah individu

bisnis atau perusahaan lain yang akan bekerja sama dengan perusahaan untuk

memenuhi kebutuhan Barang dan jasa untuk memperlancar aktivitas perusahaan

(Worth, 2010).

Vendor Management yaitu proses perencanaan, pengorganisasian,

pengendalian dan pengarahan sekaligus evaluasi terhadap bisnis perorangan atau

perusahaan yang ingin menjadi vendor/ rekanan sebuah perusahaan sehingga akan

tercapainya hasil yang maksimal terhadap proses tersebut (Anthony, 2007).

Vendor Management adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses

perencanaan, kualifikasi dan melakukan bisnis dengan vendor. Kegiatan umum

termasuk meneliti vendor, negosiasi kontrak, mendapatkan kutipan, evaluasi

kinerja, membuat dan memperbarui file penjual, dan memastikan bahwa

pembayaran dilakukan dengan benar.

Perusahaan besar, pasti memiliki lebih dari satu vendor untuk setiap jenis

produk jasa. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, yang berarti bahwa mereka

adalah pilihan pertama ketika proyek muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan,

6
yang akan dipanggil jika vendor yang disukai tidak dapat menerima proyek

tertentu atau gagal untuk melakukan.

Setelah perusahaan menentukan kebutuhan yang harus dipenuhi, untuk

itu vendor management akan dimulai. Perusahaan harus menemukan satu atau

lebih vendor yang dapat menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan dan

mengevaluasi masing-masing vendor berdasarkan harga, kemampuan, kualitas

pekerjaan, dan reputasi perusahaan. Proses ini seperti permintaan harga,

memeriksa referensi, dan meneliti perusahaan melalui sumber daya yang tersedia.

Ini juga termasuk memeriksa potensi vendor stabilitas keuangan, asuransi, dan

sertifikasi.

2.2 Tujuan dari Vendor Management

Tujuan Vendor Management adalah untuk memastikan agar proses

pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa

didapatkan dari vendor pada saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan

kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat. Secara umum kegiatan kegiatan

yang dilakukan dalam Vendor Management (Anthony, 2007) :

1. Memilih Vendor

Kegiatan memilih vendor bisa memakan waktu dan sumber daya yang

tidak sedikit apabila vendor yang dimaksud adalah vendor kunci.Kesulitan

akan lebih tinggi kalau vendor yang akan dipilih berada di mancanegara

(global vendor). Vendor-vendor kunci yang berpotensi untuk menjalin

hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi

awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site

7
 visit) dan sebagainya. Pemilihan Vendor-vendor kunci harus sejalan

dengan strategi supply chain.

2. Memelihara Data Item Yang Dibutuhkan dan Data vendor

Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang

dibutuhkan maupun data tentang Vendor-vendor mereka.Beberapa data

supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-

masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time

pengiriman, kinerja masa lalu,serta kualifikasi vendor termasuk juga

kualifikasi seperti ISO.

3. Memilih dan Mengimplentasikan Teknologi Yang Cocok.

Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.Teknologi

yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.Saat

ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-

procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4. Mengevaluasi kinerja vendor yang telah menjadi rekanan.

Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi vendor untuk

meningkatkan kinerja mereka.Kriteria yang digunakan untuk menilai

vendor seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang

yang dibeli.

5. Membina Hubungan Yang Tepat Dengan Vendor.

Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun

hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model

hubungan,relationship, beberapa jumlah vendor, serta menjaga hubungan

antara perusahaan dan vendor agar tetap harmonis

8
2.3 Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik (E-Procurement)

Untuk mengenal E-Procurement hal pertama yang perlu kita ketahui

definisi atau pengertian dari E-Procurement itu sendiri. Berikut definisi dari e-

procurement berbagai sumber :

1. Menurut Croom dan Jones (2007) menjelaskan bahwa E-Procurement

merujuk pada penggunaan penggabungan sistem teknologi informasi

untuk fungsi pengadaan, meliputi pencarian sumber daya, negosiasi,

pemesanan, dan pembelian.

2. Menurut Tatsis et al., (2006) mendefinisikan E-Procurement sebagai

penggabungan manajemen, otomtisasi, dan optimisasi dari suatu proses

pengadaan organisasi dengan menggunakan sistem elektronik berbasis

web.

3. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut

bahwa E-Procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode

elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari

indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara

potensial manajemen.

E-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi

juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas

kontrak-kontrak dengan pemasok atau vendor. Dalam E-Procurement terdapat

mekanisme e-commerce untuk perantara antara produk dan jasa atau digunakan

untuk tendering produk dan jasa antara perusahaan dengan pemasok. E-

procurement kebanyakan diakses dari web oleh perusahaan-perusahaan besar dan

badan-badan usaha umum.

9
E-Procurement merupakan aplikasi e-commerce untuk proses negosiasi dan

perjanjian (contracting) dan Komponen-komponen dari E-Procurement Sendiri

(Afandi, 2007) :

1. Perangkat Keras (hardware). Merupakan seperangkat alat keras yang

digunakan untuk mendukung E-Procurement, contoh :komputer

2. Perangkat lunak (software). Berupa software yang berfungsi sebagai

system yang menjalankan E- Procurement, contoh : ERP

3. Sumber daya manusia (brainware). SDA di sini berfungsi sebagai operator

yang menjalankan system E- Procurement itusendiri.

4. Pemakai atau pengguna (user). User sangat berperan penting pada

komponen E- Procurement, karena tanpa adanya user, system ini tidak

dapat berjalan dengan sempurna, karena tujuan pembuatan E-Procurement

ialah untuk user.

5. Kebijakan (policy). Mengatur system yang sedang berjalan dan memberi

kebijakan sehingga E-Procurement dapat berjalan dengan baik.

6. Tata kelola (governance). Aturan dari pemerintah yang menjadi acuan

pembuatan maupun berjalanya E-Procurement.

7. Proses (business process). Proses bisnis yang terdapat pada suatu

perusahaan tertentu dimana proses bisnis ini yang akan menjadi Dasar E-

Procurement sendiri.

8. Infrastruktur perusahaan. Insfrastruktur yang berada dalam perusahaan

dimana infrastruktur tersebut salling berintegrasi untuk mencapai tujuan

dalam perusahaan itu sendiri.

10
 Ketika kita mengimplementasikan E-Procurement terhadap bisnis

perusahaan terdapat beberapa pengaruh, diantaranya (Galuh, 2010) :

1. E-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan

dalam biaya dan produktivitas.

2. E-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk

menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak

langsung dalam pencarian sumber pembelian.

3. Strategi E-Procurement yang efekti merupakan kunci keberhasilan dalam

meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

2.4 Manfaat dari E -Procurement

Dalam pengimplementasianya terdapat juga manfaat dari E-Procurement,

beberapa manfaat dari E-Procurement (Arifani, 2008):

1. Pengurangan biaya administrasi.

Penerapan E-Procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi

dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless).

Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian

kertas dalam seluruh perusahaan.

2. Pemotongan waktu siklus pembelian.

Waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau

berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk

kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-

penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang

11
 harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana

budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar.

Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti

mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang

umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan

diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan

dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses

keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian

sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum

dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau

eksternal. Singkatnya, E-Procurement mendorong staf menyelesaikan

tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.

3. Kontrol manajemen yang lebih besar.

Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan

secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management

Information System (FMIS), E-Procurement memungkinkan analisis yang

relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan.

4. Sesuai kebutuhan user.

Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap

orang hanya membeli dari pemasok /vendor yang disetujui adalah hal

penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu

mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang

dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan

persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya.

12
5. Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.

E-Procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan

pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan

memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Hal ini mengurangi

peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat,

atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada

waktu pemesanan.

13
 BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah PT. Semen Padang

PT. Semen Padang didirikan oleh dua orang Belanda tersebut dengan

nama NV Nederlandsch Indische Portland Cement Maatschappij. Pabrik

mulai berproduksi pada tahun 1913 dengan kapasitas 22.9000 ton per tahun,

dan pernah mencapai produksi sebesar 173.000 ton pada tahun 1939 yang

merupakan produksi tertinggi pada tahun itu.

Ketika Jepang menguasai Indonesia tahun 1942 sampai dengan 1945,

pabrik diambil alih oleh karyawan dan selanjutnya diserahkan kepada

Pemerintah RI dengan nama Kilang Semen Indarung. Pada agresi militer

I tahun 1974, pabrik kembali dikuasai oleh Belanda yang namanya diganti

menjadi NV Padang Portland Cement Maatschappij (NV PPCM).

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 50 tanggal 5 Juli 1958, tentang

penentuan perusahaan perindustrian dan pertambangan milik Belanda dikenakan

nasionalisasi, maka NV PPCM dinasionalisasikan dan selanjutnya ditangani

oleh Badan Pengelola Perusahaan Industri dan Tambang (BAPPIT).

Setelah tiga (3) tahun dikelola oleh BAPPIT Pusat berdasarkan PP

No. 35 tahun 1961, status perusahaan di ubah menjadi Perusahaan Negara

(PN). Akhirnya pada tahun 1971 melalui PP No. 7 menetapkan status PT

Semen Padang menjadi PT Persero dengan akte notaries No. 5 tanggal 4

Juli 1972. Berdasarkan surat menteri keuangan RI No. 5-

326/MK.016/1995,SP Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga (3) pabrik

semen milik Pemerintah yaitu PT Semen Padang, PT Semen Tonasa, PT

14
Semen Gresik yang terilegalisir pada tanggal 15 September 1995, sehingga PT

Semen Padang dibawah naungan PT Semen Gresik Group sampai tanggal

31 Oktober 2001.

PT Semen Padang terus menerus berkembang seiring kemajuan zaman.

Perkembangan ini ditandai dengan meningkatnya kapasitas produksi dari

tahun ketahun sebagai berikut :

1. Tahun 1970 diadakan rehabilitas I dan diselesaikan pada tahun 1973

dengan kapasitas produksi menjadi 220.000 ton / tahun.

2. Tahun 1973 dimulai rehabilitas II dan dapat diselesaikan tahun 1976

sehingga kapasitas produksi menjadi 330.000 ton / tahun.

3. Tahun 1977 dimulai proyek Indarung II dengan teknologi pembuatan

semen proses kering. Bekerjasama dengan F. L. Smitdh dan Co. AS

(Denmark). Proyek selesai tahun 1980 kapasitas produksi 660.000 ton

/ tahun.

4. Tahun 1981 dibangun dua (2) pabrik lagi yaitu proyek Indarung III

A dan III B. Proyek Indarung III A bekerjasama dengan Denmark dan

III B bekerjasama dengan India. Proyek Indarung III A selesai pada

tahun 1983 dengan kapasitas 660.000 ton / tahun, Sedangkan III B

mengalami keterlambatan dan baru bisa diselesaikan pada tahun 1987

dengan kapasitas produksi 660.000 ton / tahun.

5. Tahun 1991 dimulai proyek Indarung III C yang pelaksanaannya

dilakukan secara swakelola oleh pihak PT Semen Padang. Proyek ini

diselesaikan pada tahun 1994 yang berkapasitas produksi 660.000

15
 ton/tahun. Proyek III B dan III C sekarang diberi nama Indarung IV

berkapasitas produksi 1.260.000 ton / tahun.

3.2 Struktur Organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kelompok kerja sama dari

beberapa orang dalam menggerakkan potensi dalam mencapai sasaran, atau

organisasi ini disebut juga sebagai suatu proses pengorganisasian, seperti

cara pengaturan pekerjaan - pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara

anggota yang dapat dicapai secara efisien. Hasil proses organisasi adalah

penciptaan struktur organisasi yang merupakan kerangka dasar dari hubungan

formal yang telah disusun. Maksud dari struktur ini adalah untuk membantu

dalam mengatur dan mengarahkan usaha - usaha itu terkoordinir dan sesuai

dengan sasaran organisasi.

PT Semen Padang sebagai suatu organisasi yang bertugas sebagai

BUMN dimana sebagian besar modalnya dimiliki oleh Negara yang

menggunakan bentuk organisasi garis dan staf. Perusahaan ini dipimpin oleh

Direktur Utama yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh empat orang

Direktur, dimana masing - masing Direktur berwenang untuk mengambil

langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tugas operasional perusahaan.

Sedangkan kebijaksanaan perusahaan selalu dilaksanakan atas persetujuan

Dewan Direksi (Direktur Utama dan Direktur). Dewan Direksi diangkat dan

diberhentikan berdasarkan surat keputusan mentri keuangan selaku kuasa

Pemerintah. PT Semen Padang saat ini memiliki Struktur Organisasi sebagai

berikut:

16
 Gambar 3.1.

Sturuktur Organisasi PT. Semen Padang

Direktur Utama

Direktur Direktur Litbang &

Direktur Produksi Direktur Keuangan
Pemasaran Operasi

Dept. Pernc
Dept.
Internal Audit Dept. Renbangsar Dept. Tambang Strategis & Manaj
Perbendaharaan
Kinerja Prshn / MR

Dept. Akuntansi &

Sekretaris Dept. Produksi II / Dept. Litbang &
Dept. Penjualan Pengend.
Perusahaan III Jaminan Kualitas
Keuangan

Staf
Dept. Rancang
Diperbantukan ke Dept. Distribusi & Dept. Sumber
Dept. Produksi IV Bangun &
Holding (Semen Transportasi Daya Manusia
Rekayasa
Indonesia)

Dept. Sistem
Dept. Produksi V Dept. Perbekalan
Informasi

Dept. Teknik Proyek Indarung

Pabrik VI

Sumber : PT. Semen Padang

Direktur Utama membawahi empat Dewan Direksi, dan Internal Audit,

Sekretaris Perusahaan serta beberapa staf yang diperbantukan ke Holding. Saat ini

penulis melakukan kegiatan Magang di Direktorat Litbang dan Operasi, yang

membawahi 5 departemen.

Gambar 3.2.

Struktur Organisasi Direktorat Litbang dan Operasi

Direktorat Litbang dan

Operasi

Dept. Perenc
Strategis & Dept.Rancang
Dept. Litbang & Proyek Indarung
Manajemen Bangun & Dept. Perbekalan
Jaminan Kualitas VI
Kinerja Rekayasa
Perusahaan / MR

Sumber: PT Semen Padang

17
3.3 Bidang Usaha

Jenis - Jenis Semen yang di Produksi :

1. Semen Portland TIPE I (Ordinary Portland Cement)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi umum yang tidak

memerlukan persyaratan khusus yaitu:

Tidak memerlukan ketahanan sulfat

Tidak memerlukan persyaratan panas hydrasi

Tidak memerlukan kekuatan awal yang tinggi

Kegunaan: Gedung, jembatan, jalan raya, rumah pemukiman, landasan

pacu pesawat terbang

2. Semen Portland TIPE II (Moderate Sulphate Resistance)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan

persyaratan: Tahan terhadap sulfat sedang yaitu terhadap air tanah yang

mengandung sulfat antara 0,08 - 0,17 % atau yang dinyatakan

mengandung SO3 + 125 ppm. Tahan terhadap panas hydrasi sedang.

Kegunaan: Dermaga, bendungan, bangunan ditanah berawa, bergambut.

3. Semen Portland TIPE III (High Early Strength Cement)

Semen ini digunakan untuk keperluan konstruksi yang memerlukan

kekuatan awal yang tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi.

Kegunaan: Pembuatan Jalan beton, landasan lapangan udara, bangunan

tingkat tinggi, bangunan dalam air yang tidak memerlukan ketahanan

terhadap sulfat.

18
 4. Semen Portland TIPE V (High Sulphate Resistance)

Semen ini cocok dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan

persyaratan: Tahan terhadap sulfat tinggi dan Air tanah yang mengandung

sulfat 0,17 -1,67 % (mengandung SO3125 - 250 ppm).

Kegunaan: Bangunan instalasi pengolahan limbah pabrik, konstruksi

dalam air, jembatan terowongan, dermaga.

3.4 Meaning, Visi dan Misi Perusahaan

1. Meaning Perusahaan

Giving The Best To Build A Better Life

2. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan persemenan yang andal,unggul dan berwawasan

lingkungan di Indonesia bagian barat dan Asia Tenggara.

3. Misi Perusahan

Memproduksi dan memperdagangkan semen serta produk terkait

lainnya yang berorientasi kepuasaan pelanggan

Mengembangkan SDM yang kompeten, profesional dan berintegrasi.

Meningkatkan kemampuan rekayasa dan engineering untuk

mengembangkan industri semen nasional

Memberdayakan, mengembangkan dan mensinergikan sumber daya

perusahaan yang berwawasan lingkungan

Meningkatkan nilai perusahaan secara berkelanjutan dan memberikan

yang terbaik kepada stakeholder.

19
 BAB IV

PELAKSANAAN KEGIATAN VENDOR MANAGEMENT DALAM

PENGADAAN BARANG DAN JASA PADA PT. SEMEN PADANG

4.1 Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Pada PT Semen Padang.

Pengadaan barang dan jasa pada suatu perusahaan dianggap sebagai sarana

untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan, agar memungkinkan suatu

perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan

perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan yang

mahal yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh

perusahaan. Oleh karna itu perusahaan memerlukan pemasok/ vendor dalam

memenuhi barang dan jasa yang diperlukan, yang perusahaan sendiri tidak

mungkin memenuhi barang dan jasa tersebut.

Vendor Management adalah suatu proses pengelolaan suatu pekerjaan

atau kontrak, pemantauan kinerja pemasok, sekaligus memastikan bahwa

persyaratan kontrak diikuti. Dalam perusahaan besar, biasanya mereka memiliki

lebih dari satu vendor untuk setiap jenis produk jasa. Vendor tertentu mungkin

lebih disukai, yang berarti bahwa mereka adalah pilihan pertama ketika proyek

muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan, yang akan dipanggil jika vendor

yang disukai tidak dapat menerima proyek tertentu atau gagal untuk melakukan.

Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management yang dilaksanakan oleh Biro

Perencanaan Dan Pengendalian Perbekalan PT. Semen Padang cukup lah baik

tapi masih ada terdapat beberapa kekurangan hal ini terlihat karena masih adanya

masalah yang dihadapi oleh perusahaan maupun vendor dalam kegiatan

pengadaan barang dan jasa dilingkungan PT Semen Padang.

20
 Kekurangan tersebut seperti banyaknya vendor mengeluh dalam prosedur

pengadaan barang jasa yang memakan waktu yang lama. Adapun bentuk bentuk

pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang ialah sebagai

berikut :

4.1.1 Pendafataran Vendor Baru

Kegiatan ini adalah penyeleksian awal vendor berdasarkan dokumen dan

legalitas perusahaan vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang, yang

Alur Kegiatan kegiatanya adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1

Alur kegiatan Pendaftaran Vendor Baru

Sumber : PT. Semen Padang

21
 Keterangan

1. Vendor yang ingin menjadi rekanan PT. Semen Padang mengirimkan

dokumen - dokumen persyaratan vendor untuk menjadi rekanan ke Biro

Perencanaan dan Perbekalan.

2. Biro Perencanaan dan Perbekalan akan memverifikasi & memeriksa

kelengkapan dokumen, Apabila ditemukan dokumen yang tidak lengkap

dan sudah kadarluarsa, Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

Akan mengirimkan Surat (KRE) Kepada vendor Untuk melengkapi dan

memverifikasi dokumen tersebut Via Fax, Email dan Pos.

3. Apabila dokumen telah lengkap Biro Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan akan melanjutkan dokumen tersebut untuk di cek Tim Legal

pada Biro Hukum .

4. Setelah di cek legal dan dinyatakan ok maka aplikasi vendor dapat

direkomendasikan ke Biro pengadaan Barang dan Jasa.

5. Selanjutnya vendor didaftarkan kedalam system E Procurement untuk

mengikuti lelang tender.

6. Setelah vendor memenangkan tender dalam E- procurement system maka

vendor resmi menjadi rekanan PT. Semen Padang

4.1.2 Registrasi Ulang Vendor lama

Kegiatan yang berhubungan dengan pendaftaran ulang terkait dengan

dokumen persyaratan vendor yang telah lama menjadi rekanan PT. Semen

Padang, yang bertujuan untuk memperbaharui data data lama Sekaligus

mendaftarkanya ke sistim E-Procurement dikarenakan vendor lama belum aktif di

E-Procurement Selain itu terkait dengan belum adanya database vendor, dengan

22
registrasi ulang ini maka semua data vendor dientrikan dan akan tersimpan, dan

dapat diperbaharui secara berkala, Berikut ini adalah alur dari kegiatan registrasi

ulang vendor :

Gambar 4.2.
Alur Kegiatan Registrasi Ulang Vendor

Sumber : PT. Semen Padang

Keterangan

1. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan menerima dokumen

registrasi ulang vendor yang telah menjadi rekanan untuk di evaluasi dan

verifikasi.

2. Setelah dilakukan evaluasi dan verifikasi dokumen maka dilakukan cek

legal oleh Biro Hukum.

23
3. Setelah dinyatakan legal maka akan diberikan Username dan Password E-

Procurement vendor melalui email yang dimiliki vendor.

4. Selanjutnya vendor melakukan entrian data diwebsite E-Procurement.

5. Setelah dientrikan maka Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

melakukan verifikasi terhadap data data, perusahaan vendor yang

dientrikan di E-Procurement, apabila terjadi kesalahan dalam pengentrian

data maka akan dikembalikan kepada vendor untuk direvisi.

6. Apabila keseluruhan entri data sudah benar maka vendor dinyatakan aktif

pada E-Procurement. dan vendor diaktifkan kembali sebagai Rekanan PT

Semen Padang.

Dokumen Yang Harus Dilengkapi Vendor Untuk Menjadi Rekanan

PT. Semen Padang

1. Surat permohonan menjadi pemasok/vendor

2. Surat pakta integritas

3. Data kelengkapan perusahaan seperti nama perusahaan, alamat

perusahaan, telepon faximile, email.

4. Company profile seperti latar belakang perusahaa, visi dan misi, dan daftar

perusahaan yang pernah bekerja sama dengan vendor

5. Copy akta pendirian perusahaan

6. Copy tanda daftar perusahaan ( TDP)

7. Copy surat ijin usaha Perdagangan ( SIUP )

8. Copy surat keterangan Domisili/ Surat Ijin Tempat usaha ( SITU )

9. Copy keterangan Tanda Penduduk ( KTP ) Pengurus

10. Struktur Organisasi dan masa jabatan direksi

24
 11. Copy nomor pokok wajib pajak (NPWP)

12. Copy surat Penetapan Pengusaha Kena Pajak (PKP)

13. Surat Pemberitahuan tertulis nama penjabat yang berhak menandatangani

faktur pajak

14. Copy pembayaran pajak terakhir (SPT)

15. Copy Setoran Pajak (SSP)

16. Laporan Keuangan Perusahaan 2 Tahun Terakhir

17. Refrensi Bank Asli

18. Dokumen Pendukung Pengalaman Kerja

Setelah dokumen itu lengkap dan sah kelegalannya selanjutnya pihak

vendor management PT. Semen Padang melakukan pengarsipan terhadap

dokumen tersebut.

4.1.3 Pendaftaran Vendor Kedalam E-Procurement System

Dalam pengadaan barang dan jasa, PT. Semen Padang sudah

mengimplementasikan teknologi informasi yaitu melalui sistem pengadaan barang

dan jasa secara elektronik (e-procurement) yang dimulai Januari 2012 yang lalu.

Dengan penerapan E-Procurement, vendor sangat dimudahkan, karena tidak harus

lagi berkumpul di PT Semen Padang. Semua proses tender cukup dilakukan

melalui internet dimana saja berada. Setelah vendor melengkapi dan verifikasi

dokumen secara manual yaitu tahap administrasi awal maka vendor berhak

mendaftarkan diri kedalam website E-procurement System dengan terlebih dahulu

pihak Vendor Management PT. Semen Padang mengirim User ID dan Password

kepada Vendor baik melalui E- mail maupun faximile yang selanjutnya vendor

25
mengentrikan data datanya kedalam E-Procurement System, data data yang

perlu dientrikan ialah :

1. Data Umum Perusahaan

Terdiri dari Data Info Perusahaan, Alamat Perusahaan, Alamat lengkap

Perusahaan dan Kontak Person yang bisa dihubungi.

2. Data Legal Perusahaan

Terdiri dari Data Akta Pendirian Perusahaan, Akta Perubahan Perusahaan,

Keterangan Domisili Perusahaan, NPWP, SIUP, TDP dan Angka Pengenal

Importir.

3. Data Pengurus Perusahaan

Terdiri dari Datadata pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris

dan Direksi.

4. Data Bank dan Keuangan

Terdiri dari DataData Terkait Dengan Aspek Keuangan perusahaan,

Meliputi Informasi Rekening Bank, Modal Sesuai Dengan Akta Terakhir,

Informasilaporan Keuangan Dan Klasifikasi Perusahaan.

5. Data Barang dan Jasa Yang Dipasok

Yaitu tentang data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk

area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa.

6. Data SDM

Datadata terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan,

meliputi Tenaga Ahli Utama dan Tenaga Ahli Pendukung

26
 7. Data Sertifikasi

Datadata terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh

perusahaan.

8. Fasilitas dan Peralatan

Datadata terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh

perusahaan dalam menunjang kegiatannya

9. Pengalaman Pekerjaan

Datadata terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan.

10. Data Tambahan

Data Principal, Subkontraktor, dan Perusahaan Afiliasi yang bekerja sama

dengan perusahaan

Setelah data data tersebut dientrikan maka pihak Vendor Management

PT.Semen Padang memverifikasi data tersebut secara online yang dicocokan

dengan dokumen yang diberikan vendor pada tahap administrasi awal dan apabila

telah betul dalam pengentrian data maka vendor tersebut telah bisa ikut dalam

lelang tender di E- Procurement System.

4.1.4 Evaluasi Kinerja Pemasok/ Rekanan

Melakukan penilaian terhadap kinerja barang yang dipasok selama

menjadi rekanan PT. Semen Padang,. Kegiatan ini sangatlah penting dilakukan

karna dengan melakukan evaluasi kinerja kita bisa melakukan penilaian terhadap

masing masing vendor apakah layak bagi perusahaan atau malah merugikan

perusahaan.

27
 Kriteria Penilaian dari Vendor Management PT. Semen Padang Pada

identifikasinya terdapat beberapa kriteria yang digunakan untuk mengevaluasi

kinerja vendor dan dilakukan dalam 6 bulan sekali, Kriteria tersebut adalah :

1. Harga

2. Pelayanan

3. Ketersediaan barang

4. Kemudahan Pemesanan Barang

5. Informasi Produk

6. Supervisi Lapangan

7. Garansi

8. Cara Pembayaran

9. Mutu Produk

Dari kriteria - kriteria tersebut, maka kemudian dicari kriteria penilaian

kinerja berdasarkan ada dan tidaknya Kriteria tersebut. Berikut ini contoh

beberapa kriteria evaluasi kinerja vendor Pada PT Semen Padang:

Tabel 4.1
Kriteria Evaluasi Kinerja Vendor

Kriteria Ada Tidak

Purchasing
Pengiriman tepat waktu X
Pengiriman sesuai jumlah X
permintaan
Harga yang kompetitif X
Mengantisipasi kebutuhan X
perusahaan X
Bantuan saat keadaan darurat
Informasi teknis harga, dan X
katalog

28
 Mempunyai serikat buruh yang baik X
Pengiriman tanpa follow-up X
Iperusahaan
Penggantian barang rusak dengan X
cepat
Receiving
Pengiriman sesuai permintaan X
Pengemasan material yang baik X

Quality Control
Kualitas material X
Adanya sertifikasi kualitas X
Tindakan korektif pada kecacatan lebih X

Sumber PT. semen Padang

Setelah penilaian didapatkan maka pihak Vendor Management PT. Semen

Padang mengadakan peringatan awal kepada vendor yang kurang memenuhi

kriteria supaya memenuhi kriteria tersebut dalam proses pengadaan barang

selanjutnya, yang bilamana vendor tersebut tidak mengindahkan peringatan, pihak

Vendor Management akan memasukan vendor tersebut ke daftar black list dan

juga bisa mengeluarkan vendor tersebut dalam pengadaan barang dan jasa pada

PT. Semen Padang.

4.1.5 Membina Hubungan Dengan Vendor /Rekanan

PT. Semen Padang menerapkan vendor management untuk

mengoptimalkan hubungan yang memiliki nilai positif dengan vendor strategis,

untuk menghasilkan solusi terakhir yang saling menguntungkan, melalui vendor

management dapat dibangun mitra strategis perusahaan untuk memperkuat bisnis

perusahaan maupun bisnis vendor sehingga dapat tumbuh bersama.

29
Hal hal yang dilakukan pihak Vendor Management PT. Semen Padang dalam

mengelola hubungan dengan para vendor :

1. Keterbukaan Informasi

Pihak PT. Semen Padang memberikan keterbukaan tentang informasi

perusahaan kepada vendor selagi informasi tersebut tidak merugikan

perusahaan, sehingga vendor dapat memberikan layanan terbaik dan solusi

terbaik apabila terjadi permasalahan dalam bisnis perusahaan maupun

bisnis vendor.

2. Memilki Komitmen

Pihak Vendor Management PT. Semen Padang selalu berkomitmen untuk

saling menjaga kepercayaan antara kedua belah pihak untuk bisa

mendukung strategi perusahaan dan vendor pun diberi kepercayaan untuk

mememasok barang dan jasa yang diharapkan perusahaan. sehingga

terciptanya hubungan yang saling menguntungkan.

3. Mengundang Vendor Menjadi Mitra Strategis

Bila vendor tersebut merupakan vendor kunci PT. semen padang maka

pihak vendor management mengundang vendor tersebut dalam strategic

meating terkait dengan barang dan jasa yang dipasok ,sehingga vendor

dapat memberikan ideidenya atau pun solusi yang menguntungkan bagi

perusahaan.

4. Memahami Bisnis Vendor

Pihak PT. Semen Padang tidak akan terlalu menekan masalah biaya pada

barang dan jasa yang dipasok oleh vendor karna ini bisa berdampak pada

30
 kualitas barang dan jasa yang akan dipasok dan juga terkait dengan

keberlangsungan bisnis vendor .

5. Memberikan pembekalan pada vendor

Sebelum berjalannya proses pengadaan barang dan jasa pihak vendor

management PT. Semen Padang memberikan pembekalan kepada vendor

tentang apa saja yang diperlukan vendor selama menjadi rekanan PT.

semen Padang dan menjelaskan prosedur tetap yang telah dibuat agar nanti

tidak terjadi kesalah pahaman dalam proses pengadaan barang dan jasa

yang berdampak buruk bagi hubungan perusahaan dan vendor.

4.2 Manfaat dari Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management Bagi PT.

Semen Padang

Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Vendor Management bagi PT. Semen

Padang sangatlah bermanfaat untuk mendukung kelancaran aktifas perusahaan

serta memberikan efisiensi dan efektifitas dalam pengadaaan barang dan jasa.

Berikut ini penulis jelaskan beberapa Manfaat dari pelaksanaan kegiatan Vendor

Management PT. Semen Padang :

1. Dapat memilih vendor yang berkualitas dan terpercaya

vendor yang akan memasok barang dan jasa kepada PT. Semen Padang

dapat dinilai kualitas dan legalitas perusahaanya, itu semua dapat dinilai

dari pengalaman pekerjaan, dokumen dokumen kepemilikan, dan

riwayat perusahaan.

31
 2. Menjamin Kelancaran Penyedian Barang dan Jasa

Terjaminya kelancaran proses pengadaan barang dan jasa yang dipasok

oleh vendor kepada PT. Semen Padang sehingga dapat meminimalisir

tersendatnya aktifitas aktifas yang dijalankan perusahaan

3. Menjamin kualitas dan mutu.

Barang dan jasa yang dikirimkan dapat sesuai dengan kualitas dan mutu

yang diinginkan PT. Semen Padang sehingga juga dapat meningkatkan

kualitas produk yang produksi oleh perusahaan.

4. Meningkatkan Transparansi Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa

Kegiatan pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan transparan

baik dari segi harga, mutu dan jumlah sehingga dapat meminimalisir orang

orang yang menginginkan kuntungan pribadi dalam proses pengadaan

barang dan jasa

5. Terbinanya hubungan dengan vendor

Dapat meminimalisir terjadinya konflik antara vendor dan perusahaan

sehingga terciptanya hubungan yang harmonis dan terciptanya hubungan

saling menguntungkan dari kedua belah pihak yaitu PT. Semen Padang

dengan vendor.

4.3 Identifikasi Masalah Dalam Pelaksanaan Kegiatan Vendor Management

Pada PT. Semen Padang

Berdasarkan pemangamatan langsung penulis dan penulis bertanya kepada

supervisor didapatkan beberapa Masalah/ Kendala dalam pelaksanaan vendor

management pada PT. Semen Padang:

32
 1. Pada saat penulis merekap dokumen vendor masih banyak terdapat vendor

yang tidak memberikan datanya dengan lengkap sehingga sangat

menyulitkan Biro Perencanaan & Pengendalian perbekalan dalam

memproses data data vendor tersebut ke tahap selanjutnya.

2. Masih terdapat vendor yang kurang memahami persyaratan yang di

berikan untuk calon rekanan.

3. Vendor kesulitan dalam mengentrikan data perusahaan mereka kedalam

System E-Procurement karna kekurang tahuan tentang Komputer dan

Teknologi Informasi.

4. Dalam pengentrian data perusahaan vendor ke website E- Procurement

banyak terdapat vendor yang mengentrikan data yang salah .

5. Lambatnya respon yang diberikan vendor padahal sudah diberitahukan

untuk segera melengkapi dokumen dokumen yang belum lengkap.

6. Lambatnya proses administrasi yang dilakukan vendor dalam pengadaan

barang dan jasa.

7. Masih terdapatnya vendor mendapat daftar blacklist karena tidak

memenuhi kriteria dari pihak semen padang

8. Kurang harmonisnya hubungan perusahaan dengan vendor

4.4 Solusi Terhadap Masalah Dalam Pelaksanaan kegiatan Vendor

Management Pada PT. Semen Padang

1. Setiap vendor baru diberitahukan bahwa sebelum mengirimkan dokumen

Perusahaan , dokumen tersebut harus lengkap dan benar sesuai dengan

keterangan yang diberikan.

33
2. Sebaiknya harus sering di lakukan sosialisasi mengenai persyaratan untuk

menjadi Rekanan PT. Semen Padang terhadap vendor-vendor tersebut.

Serta menjelaskan tujuan dari masing-masing persyaratan tersebut.

3. Sering diadakan sosialisasi bahwa setiap vendor harus memiliki anggota

yang mengerti dengan Teknologi Informasi dan memberikan petunjuk

registrasi yang mudah dipahami oleh para vendor.

4. Memberikan User Manual registrasi vendor yang mudah dimengerti oleh

semua vendor (User Friendly) Sehingga dapat meminimalisir kesalahan

kesalahan dalam pengentrian data perusahaan vendor kedalam System E-

Procurement.

5. Mengirimkan Surat pemberitahuan kelengkapan dokumen sebaiknya via

email sehingga surat tersebut cepat sampai ke vendor.

6. Mempersingkat proses pengadaan barang dan jasa yaitu menghapuskan

proses manual dalam admnintrasi vendor/ pemasok.

7. Memberikan sanksi yang cukup tegas bagi rekanan yang kurang

memenuhi kriteria dalam pengadaan barang dan jasa.

8. Sering membuat acara pertemuan dengan vendor/pemasok serta membahas

apa saja masalah masalah yang dihadapi baik dari sisi perusahaan

maupun vendor.

34
 BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Pelaksanaan kegiatan Vendor Management pada PT. Semen Padang

sebenarnya cukup baik tapi masih terdapat sedikit masalah dan kendala yang

dihadapi dalam kegiatan tersebut. Salah satunya disebabkan peralihan sistim yang

lama secara manual ke sistem yang memanfaatkan teknologi informasi dalam

proses pengadaan barang dan jasa yaitu ( E- procurement System).

Kurangnya sosialisasi yang diberikan perusahaan kepada vendor sehingga

sehingga masih terdapat kesalahan komunikasi yang berdampak pada hubungan

perusahaan dan vendor. Dalam hal pemenuhan kriteria barang dan jasa yang akan

dipasok masih banyak vendor yang mengirimkan barang dan jasanya kurang dari

kriteria yang dijanjikan ataupun kriteria yang telah ditetapkan perusahaan.

5.2. Saran-Saran

Perusahaan perlu memberikan sosialisasi secara berkala kepada para

vendor tentang dokumen apa saja yang perlu dilengkapi oleh para vendor untuk

menjadi rekanan pada PT. Semen Padang sekaligus menjelaskan tentang

peralihan sistem pengadaan barang dan jasa yang dahulunya dilaksanakan secara

manual ke sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik E Procurement

system.

35
 PT. Semen Padang juga perlu sering menyelenggarakan pelatihan dalam

pengentrian data data vendor kedalam E- procurement system. Dalam

penyaluran barang dan jasa ke perusahaan sebaiknya perusahaan memberikan

sanksi yang berat apabila terdapat vendor yang kurang memenuhi kriteria dalam

pengadaan barang dan jasa.

36
 DAFTAR PUSTAKA

Antony. 2007. Vendor Management. http://360vendormanagement.com. html

Diakses: 25/09/2013/7.02 PM

Afandi. E-procurement. 2007. http://ebisnis.wordpress.com/materi/procurement/

Diakses: 28/08/2013/9.02 PM

Arifani, Ryana. 2008. Procurement. http://ryanarifani.wordpress.com

Diakses: 28/08/2013/10.02 PM

Croom, S.R., Brandon-Jones, A. (2007). Impact of E-procurement: experiences

from implementation in the UK public sector, Journal of Purchasing &
Supply Management, Vol. 13, Hal. 294303.

Daft, Richard L. 2002. Manajemen Edisi Kelima Jilid Satu. Jakarta : Erlangga

Galluh, Adetia. 2010. Konsep E- bisnis. http://konsep-e-business.blogspot.com

Diakses: 28/08/2013/8.05 PM

Vendor Management. (Staff dan Pembimbing Lapangan, Biro Perencanaan &

Pengendalian Perbekalan PT Semen Padang 2013 Juli 15, Komunikasi
Pribadi)

William. 2008. E-Procurement . www.scottish-enterprise.com/publications/e-

procurement.pdf Diakses: 27/09/2013/9.08 PM

Worth, Maggie. 2010. Vendor Management. http://www.wisegeek.com/what-is-

vendor-management.htm Diakses: 30/09/2013/10.08 PM

Tatsis,V., Mena,C., VanWassenhove,L.N. (2006). Procurement in the Greek

Food and Drink Industry, Journal of Purchasing & Supply Management,
Vol. 12, hal. 6374
 Lembar Jurnal Harian

Kegiatan Magang Keahlian

Nama Mahasiswa : Firdaus

No. BP : 1000532010

Program Studi : Kesekretarisan/ Manajemen Perkantoran

Tempat Magang : Biro Rendal Perbekalan PT. Semen Padang

Pelaksanaan Magang : Tanggal 3 Juni s/d 26 Juli 2013

No Tanggal Keterangan

1. 3 Juni 2013 Pengenalan Perusahaan secara keseluruhan.

2. 4 Juni 2013 Mempelajari tentang persyaratan vendor yang ingin

menjadi rekanan PT. Semen Padang.

3. 5 Juni 2013 Melakukan pengecheckan terhadap form cheklist

persyaratan vendor yang sudah terpenuhi.

4. 6 Juni 2013 Memahami KRE (korespondensi eksternal) atau surat

keluar yang di tujukan kepada vendor.

5. 7 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat

Keluar yang ditujukan kepada vendor , perihal Registrasi
ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.

6. 10 Juni 2013 Merekap data vendor sesuai dengan urutan list yang Perlu
dilengkapi dan memberikan ceklist pada dokumen yang
telah dilengkapi.
7. 11 Juni 2013 Mengelola arsip yaitu dengan cara memakai aplikasi data
vendor yang didalamnya kita bisa isikan nama perusahaan ,
status dokumen/arsip , dan lokasi arsip.

8. 12 Juni 2013 Merekap data vendor sesuai dengan urutan list yang Perlu
dilengkapi dan memberikan ceklist pada dokumen yang
telah dilengkapi.

9. 14 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat

Keluar yang ditujukan kepada vendor , perihal Registrasi
ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.

10. 17 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE

kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).

11. 18 Juni 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor padaE-

Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu
di konfirmasi ulang.

12. 19 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE

kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).

13. 20 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE

kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).

14. 21 Juni 2013 Melakukan pengecheckan atau mendata status vendor yang
sudah terdaftar/ belum pada E-Procurement.

15. 24 Juni 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE

kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor.

16. 25 Juni 2013 Membuat surat KRE (korespondensi eksternal) Atau surat
Keluar yang ditujukan kepada vendor , perihal Registrasi
 ulang, kelengkapan dokumen & Verifikasi dll.

17. 1 Juli 2013 Mengevaluasi persyaratan vendor dan mengirim KRE

kepada vendor untuk melengkapi persyaratan vendor yang
belum terpenuhi (Via Fax).

18. 2 Juli 2013 Mencari data informasi vendor apabila diminta pegawai
dibagian barang dan jasa dan Melakukan pengecekan
terhadap data data yang dientrikan vendor kedalam
system/ website eprocurement.

19. 3 Juli 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor padaE-

Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu
di konfirmasi ulang.

20. 4 Juli 2013 Mengirim KRE kepada vendor untuk melengkapi

persyaratan vendor yang belumterpenuhi (Via Fax).

21. 5 Juli 2013 Mengirim KRE kepada vendor untuk melengkapi

persyaratan vendor yang belumterpenuhi (Via Fax).

22. 8 Juli 2013 Mengupdate data vendor dan memverifikasi keaslian

dokumen persyaratan vendor.

23. 9 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data data yang

dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.

24. 10 Juli 2013 Melakukan pengecheckan terhadap status vendor padaE-

Procurement dan mencatat persyaratan vendor yang perlu
di konfirmasi ulang.

25. 11 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data data yang

dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.

26. 12 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data data yang

dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.
27. 15 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data data yang
dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.

28. 19 Juli 2013 Melakukan pengecekan terhadap data data yang

dientrikan vendor kedalam system/ website eprocurement.

29. 22 Juli 2013 Mengevaluasi dan memverifikasi persyaratan vendor.

30. 23 Juli 2013 Menyusun Laporan Magang dan Membantu vendor

mengentrikan datanya Pada website E-Procurement.

31. 24 Juli 2013 Menyusun Laporan magang Mengupdate data vendor dan
memverifikasi keaslian dokumen persyaratan vendor.

32. 25 Juli 2013 Menyusun laporan magang.

33. 26 Juli 2013 Menyusun laporan magang.

Padang, 2 Agustus 2013

Pembimbing Lapangan

Tiffani Telambanua
NIP. 8711138