Laporan Manajerial 2017
Laporan Manajerial 2017
PRAKTEK MAGANG
PADA BAGIAN TPPRI DAN ADMINISTRASI BPJS DI RUANG
INAYAH RS PKU MUHAMMADIYAH GOMBONG
Oleh :
HUMAIRO NISA
141000213461010
1
BAB I
PENDAHULUAN
didunia kerja untuk mencapai tingkat keahlian tertentu. Dengan adanya praktek
dapat melihat secara langsung segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan
kerja di lapangan. Dalam hal ini praktek kerja lapangan dilaksanakan di rumah
sakit.
adalah bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu
menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. Berbeda dengan arti magang bagi
menyelesaikan pendidikannya.
2
Rumah Sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan
masyarakat (WHO, 2010). Rumah sakit merupakan pusat pelatihan bagi tenaga
yang berbeda sehingga mahasiswa dapat memiliki gambaran yang jelas tentang
Gombong.
medis yang mana dalam kegiatannya masih terhubung langsung dengan rekam
medis.
3
prosedur kerja dan proses kegiatan TPPRI serta struktur organisasi pada
TPPRI.
struktur organisasinya.
1. Tujuan Umum
Ruang Inayah.
2. Tujuan khusus
Elegebilitas Pasien).
4
D. Manfaat Praktek Magang
1. Bagi Mahasiswa
kredibilitasnya.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
rumah bapak Suhud di Kedung ampel Wonokriyo Gombong. Tahun 1967, Balai
Akreditasi 16 Pelayanan, dan pada tahun 2015 dalam proses Akreditasi versi
2012.
Pada usia yang telah melewati masa Emas ini, RS PKU Muhammadiyah
Gombong telah menjadi salah satu rumah sakit terbesar di Jalur Selatan Provinsi
Jawa Tengah. Selain itu rumah sakit memiliki jejaring RS/ Klinik
6
B. Visi, Misi, Tujuan, dan Nilai-nilai Pelayanan Rumah Sakit
1. Visi
2. Misi
Bidang Kesehatan.
3. Tujuan
4. Nilai-nilai Pelayanan
7
b. Amanah : Bekerja sesuai kompetensi, tekun, teliti dan optimal dalam
menyelesaikan tugas.
Muhammadiyah.
keislaman.
8
C. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas
1. Struktur Organisasi
Gambar 1.1
Struktur Organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong
9
2. Deskripsi Tugas
a. Direktur
Muhammadiyah Gombong.
Muhammadiyah Gombong.
10
3. Mempunyai jiwa leadership, bisa bekerja sama, mempunyai
Muhammadiyah Gombong.
e. Manajer Keuangan.
Rumah Sakit.
Muhammadiyah Gombong.
Muhammadiyah Gombong.
11
2. Mampu mengembangkan pelayanan bina rohani sejalan dengan visi
Muhammadiyah Gombong.
h. Kepala SDI.
Muhammadiyah Gombong.
Muhammadiyah Gombong.
12
1. Memahami manajemen humas, legal, dan matra di RS.
Muhammadiyah Gombong.
Muhammadiyah Gombong.
1. Rawat Inap
e. Ruang Amanah
13
g. Ruang Inayah Kelas III
i. Ruang ICU
2. Pelayanan penunjang
a. IGD
b. Instalasi Farmasi
c. Instalasi Laboratorium
d. Instalasi Radiology
e. Instalasi Haemodialisa
g. Instalasi Gizi
a. Masjid
b. Ruang Jenazah
c. Litbang SDI
e. Perpustakaan
f. Koperasi Karyawan
g. Kantin
h. Area Parkir
i. Taman Bunga
14
4. Rawat Jalan
a. Poliklinik Umum
n. Poliklinik Psikologi
o. Poliklinik Akupuntur
p. Poliklinik Fisiotherapi
15
BAB III
PELAKSANAAN MAGANG
1. Observasi
perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya
2. Wawancara
informasi dan secara lisan untuk berkomunikasi secara tatap muka dimana
wawancara tersebut memiliki proses tanya jawab yang dapat dilakukan dua
16
Mahasiswa diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan serta
di beberapa ruangan, prosedur kerja serta alur kegiatan yang dilakukan pada
B. Bidang Kerja
pada dua ruangan, yaitu Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) dan
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap merupakan salah satu unit dari
Rekam Medis. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
empat diantaranya :
a. Assembling
17
tempat perakitan berkas yang menerima dokumen rekam medis,
b. Coding
huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili
c. Filing
warna.
d. Reporting
18
1.1 Struktur Organisasi
DIREKTUR UTAMA
dr. Ibnu Nasser Arrohimi, S.Ag, MMR
KOORD. PELAYANAN
GIZI
Asri Yekti Palestri, S.Gz
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Rekam Medis
rumah sakit.
19
1) Menyediakan data untuk penyusunan program kerja tahunan
medis.
sesuai prioritas.
jajaran direksi.
pelayanan.
ketentuan manajemen
sekali
20
e) Memberikan pembinaan internal sesuai dengan prgram
tahunan
c. Koordinator Pendaftaran
consent, pemesanan kamar rawat inap dan entri data rawat inap) yang
21
i) Melaksanakan lembar pengantar rawat inap yang sudah diisi
dan Kelurga.
keluarga pasien
nama pasien (warna biru untuk pasien laki-laki dan warna pink
BPJS.
maksimal 2 x 24 jam
22
ii) Untuk pasien BPJS yang rawat inap kurang dari 2 x 24 jam,
rumah sakit
BPJS (bermaterai)
keluarga bayi
23
Persetujuan Umum dan Formulir Edukasi Terintegrasi Pasien
dan Keluarga
selesai.
tugas
koordinator pendaftaran
pendaftaran
24
3) Adanya kemauan untuk maju
baik lagi
penyelesaian berkas.
penyelesaian berkas.
dalam tracer.
25
f) Melaksanakan penyimpanan KIUP dan registrasi di komputer
tugas.
Rawat Inap diinput ke komputer atau pun media lain yang mekanisme
Gombong yang memiliki tjuan agar dapat memperoleh data pasien tersebut
di unit Rekam Medis, unit kerja terkait serta unit SIMRS. Yang bertujuan
26
Petugas pendaftaran rawat inap memiliki tugas pokok dalam
melayani pasien baru dan pasien lama untuk rawat inap maupun
menghitung jumlah pasien yang dating serta bekerja sama dengan staf lain.
terlebih dulu diberi tndakan oleh dokter dibandingkan pasien yang tidak
Keadaan gawat dan darurat dapat juga terjadi bersamaan. Dalam hal ini,
Bagi pasien yang datang untuk rawat inap bukan pasien gawat
27
untuk pasien BPJS. Di saat mendaftar pasien akan diberi edukasi dalam
tata tertib rawat inap dan parsyaratn yang harus dilengkapi bagi pasien
BPJS.
berikut.
a. Balpoin
23)
k. Materai
28
2. Administrasi BPJS di Ruang Inayah
bahwa administrasi BPJS adalah proses pencatatan data dan informasi baik
inap dengan penerbitan surat jaminan dari asuransi penjamin. Pada ruang
BPJS yang dilengkapi oleh pasien. Kelengkapan berkas asuransi rawat inap
inap.
29
2.1 Struktur Organisasi
sebagai berikut.
DIREKTUR UTAMA
dr.Ibnu Nasser Arrohimi, S.Ag, MMR
KOORDINATOR
PENDAFTARAN
Pjs Eli Purwati
STAF
Gambar 3.2
Struktur Organisasi bagian Administrasi BPJS di ruang Inayah
sakit.
30
b) Menyampaikan usulan rencana program kepada manajer rekam
medis.
sesuai prioritas.
jajaran direksi.
fungsi pelayanan.
ketentuan manajemen
sekali
31
b) Membuat evaluasi, analisis dan rekomendasi terhadap laporan
tahunan
c. Koordinator Pendaftaran
informed consent, pemesanan kamar rawat inap dan entri data rawat
satu ruang Inayah yang merupakan ruang rawat inap kelas III. Ruang
Inayah ini dikhususkan bagi pasien PBI (Penerima Bantuan Iuran). Kartu
BPJS PBI tersebut dinamakan KIS (Kartu Indonesia Sehat) yang diberikan
dijamin maka pasien diberi waktu 2 x 24 jam sejak tanggal masuk untuk
32
inap sebelum 2 x 24 jam, SEP rawat inap harus diserahkan ke petugas
KK pasien
33
c. Fotocopy Kartu Keluarga
KK pasien
C. Prosedur Kerja
metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Dalam hal ini dilakukan proedur kerja di dua ruangan, yaitu Tempat Pendaftaran
34
a. Assembling (Perakitan Berkas)
medis yang sudah pulang, setelah itu di cek kelengkapan lembar rekam
medis apabila belum lengkap lapor kebagian resum bangsal (yang dekat
Revisi I 1997)
35
Mulai
Menerima dok. RM
Cek Jumlah
Petugas Filing
Selesai
Gambar 3.3
Alur Assembling
36
Berikut prosedur kerja dari assembling.
dokumen rekam medis yang belum terisi, maka lengkapi nomor rekam
medis dan data pasien yang belum terisi pada setiap formulir rekam
medis
37
9) Rapikan dan urutkan formulir Rekam Medis sesuai nomor formulir
RM
Gambar 3.4
Alur Coding
1) Petugas coding rawat jalan menerima slip pendaftaran rawat jalan dari
poliklinik
38
2) Petugas coding mensortir slip pendaftaran rawat jalan berdasarkan
4) Simpan data
Input ke
Simpan
SIMRS
Gambar 3.5
Alur Coding Pasien Rawat Jalan BPJS
1) Petugas coding rawat jalan menerima formulir verifikasi rawat jalan
3) Simpan data
39
Untuk pasien IGD
Simpan
Gambar 3.6
Alur Coding Pasien IGD
1) Petugas coding rawat jalan menerima slip pendaftaran dari IGD
3) Input ke dalam SIMRS, meliputi kode ICD 10, kasus ICD, jenis ICD,
4) Simpan data.
c. Filing
Revisi I 1997).
40
Kesesuaian
DRM RM Check tanggal
peminjaman
Centang No
RM pada SIRS
Buku
penomoran Pemisahan slip
pendaftaran
(M)
Slip DRM
pendaftaran
Rak
Coding
Gambar 3.7
Alur Penerimaan Dokumen RM di Poliklinik/Rawat Jalan
tracking masuk
41
2) Untuk DRM pasien baru, tuliskan nomor rekam medis dan nama
42
4) Dokumen rekam medis diterima oleh petugas Rekam Medik dengan
tracking masuk
5) Untuk DRM pasien baru, tuliskan nomor rekam medis dan nama
43
Ambil slip
Tracer Cari Ambil DRM
pendaftaran
Tracer
Gambar 3.8
Alur Peminjaman Dokumen Rekam Medis dari Poliklinik dan IGD
1) Ambil slip pendaftaran rawat jalan berwarna kuning pada mesin Evo
Tracer
3) Cari DRM sesuai dengan yang tertera pada slip pendaftaran rawat
jalan.
IGD/Rawat Inap.
44
1) Tulis tanggal peminjaman, nama peminjam, nama dan nomor rekam
nomor antrian terlebih dahulu. Berikut ini alur pendaftaran pasien lewat
telepon.
Ya
Pasien
menelpon Baru Kartu Induk
Berobat
Tidak
Cek
Komputer
Membuat Distribusi
DRM baru
Gambar 3.9
Alur Pendaftaran Pasien Lewat Telepon
45
Prosedur pendaftaran pasien lewat telepon sebagai berikut.
1) Terima dengan baik pasien yang akan mendaftar lewat telepon sebagai
a) Tanyakan pada tamu rawat jalan rumah sakit tujuan berobat (dokter
diperoleh.
46
c) Informasikan kepada pasien untuk registrasi ulang ke bagian
slip berwarna merah muda untuk di DRM, slip warna kuning untuk
dituju.
b) Jika tidak ada atau hilang cari dalam data SIMRS komputer.
berobat.
47
e. Pendaftaran Pasien Booking
pendaftaran pasien rawat jalan sebelum hari buka pelayanan, agar semua
pasien rawat jalan dapat dicatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan yang
Ya
Pasien
datang Baru Kartu Induk
Berobat
Tidak
Cek
Komputer
Membuat Distribusi
DRM baru
Gambar 3.10
Alur Pendaftaran Pasien Booking
48
2) Pendaftaran booking langsung / lewat telepon dibuka pada pukul 14.00
3) Kecuai untuk pendaftaran booking dr. Yusrizal Dj. Sp.P (Poli Paru)
dan dr. H. Abdul Wasid, Sp.JP (Poli Forensik) dibuka lima hari
poliklinik.
dinyatakan pasien rawat inap oleh dokter yang memeriksa, baik yang
masuk melalui rawat jalan maupun gawat darurat, untuk diobservasi dan
atau mendapatkan tindakan medis lebih lanjut sehingga perlu dirawat inap.
yang akan masuk ruang perawatan serta mengetahui jumlah pasien yang
49
Berikut ini alur pendaftaran pasien rawat inap.
Ya
Pasien datang Baru
Cek Komputer
Tidak
Trace Pengambilan
Status Input Data
Cetak Slip
Pendaftaran
Pemesanan ruang
rawat inap
Penandatanganan Lembar
Persetujuan Rawat Inap
Distribusi
Gambar 3.11
Alur Pendaftaran Pasien Rawat Inap
50
Dalam penulisan nama pasien terdapat prosedur sebagai berikut.
a) Menulis nama pasien pada lembar RM.1 / lembar Rekam Medis Rawat
Jalan.
b) Menulis nama pasien dengan huruf cetak / kapital dan terbaca jelas.
d) Menulis status tambahan seperti Tn, Ny, Sdr, Nn, An, By Ny,
a) Untuk pasien baru, diberi nomor dan dokumen rekam medik baru
dilengkapi nama pasien, tanggal lahir, alamat, data dasar serta data
Inap berdasarkan lembar pengantar rawat inap yang sudah diisi dan
51
h) Jika pasien BPJS NON PBI menghendaki naik kelas. Pasien / keluarga
i) Jika pasien BPJS PBI menolak memakai fasilitas BPJS PBI, pasien /
(bermaterai)
iii. Warna putih untuk pasien bayi dengan ditempel label warna
sesuai jenis kelamin (biru untuk pasien laki-laki dan pink untuk
pasien perempuan)
52
Ya
Pasien datang Baru
Cek Komputer
Tidak
Trace Pengambilan
Input Data
Status
Cetak Slip
Pendaftaran
Distribusi
Gambar 3.12
Alur Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (Emergency)
a) Untuk pasien baru, diberi nomor dan dokumen rekam medik baru
dilengkapi nama pasien, tanggal lahir, alamat, data dasar serta data sosial
53
d) Tanyakan pada keluarga apakah menggunakan fasilitas BPJS / Umum /
Asuransi lain
Ya
Pasien masuk ke Persyaratan
ruang rawat inap BPJS
Pembuatan SEP
Tidak
Meminta Persyaratan
Meminta Tanda
Kepada Pasien /
Tangan Pasien /
Keluarga Pasien
Keluarga Pasien
Gambar 3.13
Alur Administrasi BPJS di Ruang Inayah
a. Datangi pasien disetiap kamar perawat dan sapa dengan baik sebagai tamu
b. Tanyakan status rawat inap pasien (umum/ asuransi). Untuk pasien rawat
54
c. Terima berkas persyaratan asuransi rawat inap dari pasien/ keluarga
c) Kartu keluarga
berstatus lajang)
c) Kartu keluarga
55
g) Surat keterangan beda nama/ tanggal lahir dari kelurahan (apabila
berstatus lajang)
1) Entri nomor kartu BPJS pada Program SIM BPJS online di komputer
Mandiri) dan membayar denda telat iur di kantor BPJS sesuai area
simpan
56
c. Untuk pasien Asuransi Non BPJS :
keluarga pasien
terima SEP rawat inap sebagai bukti bahwa SEP telah dibuat
e. Lembar SEP kuning ditaruh di dalam Dokumen Rekam Medis pasien satu
rumah sakit
Pesanan Pulang digunakan sebagai surat kontrol pada saat kunjung ulang
di poliklinik.
pada bagian TPPRI (Tempat Pendaftaran Rawat Inap) dalam bidang sebagai
berikut.
Rawat Inap diinput ke komputer atau pun media lain yang mekanisme
57
Selama di unit TPPRI mahasiswa melaksanakan beberapa kegiatan
dekenal dengan status pasien, ini bertujuan agar nantinya dokter dapat
pasien sehingga dalam suatu kasus pasien dapat lebih mudah diberi
pengobatan.
unit lain seperti TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan). Hal
jalan dan memutuskan untuk rawat inap pada hari yang sama.
yang ada di rumah sakit dengan mengantar status ke unit lain. Dalam
hal ini biasanya mahasiswa mengantar status pasien ke unit IGD bagi
(Amanah) bagi bayi baru lahir. Sedangkan untuk pasien rawat inap
dengan membawa surat rujukan, baik pasien baru dan pasien lama,
58
3.2 Adminstrasi BPJS di ruang Inayah
SEP. Data pasien yang dientri di antaranya seperti nomor kartu BPJS,
59
3. Menulis Data Pasien BPJS di Buku Register
dalam buku register pasien BPJS. Hal ini bertujuan agar daftar pasien
BPJS pada ruang Inayah dapat diketahui dan nantinya dapat dibuat
kasir. Selain itu SEP yang berwarna kuning dipisahkan dari berkas lain
dan disimpan ke dalam status pasien dan dijadikan satu dengan lebar
dan Lembar Pesanan Pulang. Hal ini bertujuan agar pasien yang
a. Kendala kerja
60
1) Dibutuhkan tambahan komputer karena di saat pasien sedang ramai
a. Kendala kerja
61
2) Pada saat memasukkan data pasien BPJS dalam sistem data pasien
3) Jika ada pasien denda, SEP tidak dapat dibuat karena pembayaran
persyaratan lengkap.
62
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
pendaftaran adalah awal alur kegiatan dari Rekam Medis itu sendiri. Bagian
dengan baik. Selain itu TPPRI juga memiliki hubungan dengan staf medis di
IGD (Instalasi Fawat Darurat). Pasien gawat darurat lebih dulu dilayani
dibandingkan pasien yang tidak gawat darurat. Pasien yang gawat darurat
terlebih dahulu diberikan tindakan oleh dokter. Kemudian jika pasien gawat
63
Bagi pasien yang datang untuk rawat inap bukan pasien gawat darurat,
BPJS. Di saat mendaftar pasien akan diberi edukasi dalam tata tertib rawat
Inayah (ruang rawat kelas III). Pada bagian ini dilaksanakan penjaminan
kesehatannya.
B. Saran
berikut.
Gombong berjalan dengan sangat baik dan dilakukan sesuai dengan Standar
memberikan pelayanan yang baik dan ramah pada setiap pasien atau
64
pengunjung yang datang. Mereka pun tidak segan untuk memberikan bantuan
sakit ini juga menggunakan sistem manual yaitu dengan pencatatan data
pasien datang dengan jumlah yang cukup banyak dan pasien ingin dilayani
menunggu lama. Akan lebih baik jika di TPPRI ada komputer tambahan agar
telah berjalan dengan baik sesuai dengan standar prosedur operasional yang
Terkadang pasien yang dirawat tersebut tidak memiliki keluarga atau pun
penjaminan asuransi.
65
Akan lebih baik jika petugas lebih perhatian dan membantu mengurus
kepada pasien agar selalu tepat waktu membayar iuran (bagi pasien NON PBI)
agar tidak terjadi denda dan tidak menghambat proses penjaminan asuransi
kesehatan.
66