1.

Pengertian peralatan kantor

2. Kegunaan peralatan kantor
3. Jenis-jenis peralatan kantor
4. Langkah-langkah peralatan kantor
5. Mesin fotocopy faximile ohp

Jawab.

1. Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu

pekerjaan yang diharapkan di kantor.
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita
mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau
tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.

Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali
atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.

Penanganan perlengkapan kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan pada suatu

bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan yang telah di tentukan melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa, dll.

Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi
administrative (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang
itu sendiri ).

Pengeluaran

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan bon permintaan
dan harus di catat pada buku pengeluaran barang.
 Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap terpelihara baik
sehingga siap dipakai saat diperlukan.

Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar
infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa
ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor
bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
Peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat digunakan dalam
jangka waktu yang relatif lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan
benda-benda yang besar dan berat, memerlukan perawatan yang khusus, serta berharga
mahal. Meskipun tidak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara umum
harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor dapat memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha
masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh
perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor yang harus dimiliki oleh perkantoran
diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain.
Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat
diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain
2. - untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor
- Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
- Memperoleh hasil yang lebih maksimal
- Sebagai asset dan pelengkap kantor
- kegunaan contoh peralatan kantor.
-
- 1. Meja
- Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh
beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak
memiliki laci, tapi jika berlaci dia bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan
banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut
meja tulis atau bangku.
- Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para
karyawan untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh
para karyawan yang secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti
sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.
- Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah
baiknya jika menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan
memberikan kenyamanan kepada para tamu yang datang ke kantor dan
memberikan kesan yang baik kepada mereka.
-
- 2.Kursi
- Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat
duduk. Pada umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang
berat tubuh di atasnya. Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1
kaki yang terletak di bagian tengah. Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan
sandaran kaki.
- Kursi lipat merupakan salah satu contoh jenis kursi yang sudah cukup terkenal.
Dinamakan kursi lipat karena kursi ini bisa dilipat saat tidak digunakan sehingga
lebih praktis ketika disimpan. Berdasarkan strukturnya, kursi lipat bisa dibedakan
menjadi 2 macam yakni kursi lipat meja dan kursi lipat tanpa meja. Masing-
masing jenis kursi lipat ini mempunyai manfaat dan penggunaan yang berbeda-
beda.
-
- 3. Lemari arsip
- Setiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang
tidak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak
dapat membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map
di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda yang tidak tahan lama
mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran
mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat
berharga bagi suatu perusahaan.
- Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk
menyimpan arsip-arsip atau warkat
-
- 3. Komputer
- Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih
ditemukan. Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan
dengan tujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan
canggih tersebut adalah komputer.
- Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai
kemampuan untuk mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti
perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain.
Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk mengamankan berbagai
dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat dilakukan
penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

4. Printer
- Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak
disertai dengan printer. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak
berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan
menggunakan komputer. Sebuah perkantoran yang hanya tidak mempunyai
printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen
penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan terhadap printer
merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.
- 5. Mesin tik
 - Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau
surat-menyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi
menggunakan mesin tik karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer.
Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang ruang lingkup kerjanya belum
begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik
masih sangat diperlukan.
-
- 6. Scanner
- Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang
berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di
atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum
dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.
-
- 7. Fotocopy
- Mesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk
menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat,
mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi merupakan mesin yang sangat populer di
kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat pada umumnya. Biasanya,
mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen.

8. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun
demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu
perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau
pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

9. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja

3. - Barang habis pakai yaitu barang barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai,
hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas
dalam pemakaiannya. Contohnya : kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stop map),
tinta, blako surat dan lain-lain.
- Barang tidak habis pakai yaitu barang barang yang dapat digunakan berulang kali dan
tahan lama dalam pemakaiannya. Contohnya : mesin tik, pelubang kertas, gunting,
hecter, pesawat telepon, lemari arsip, OHP (Over Head Projector), dan lain lain.
4. Langkah-langkah dalam pengadaan peralatan kantor sebagai berikut:
1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang
2. Petugas memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
 3. Surat diserahkan ke bendahara
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan
5. Apabila sudah disetujuin, maka diserahkan ke bagian logistic
6. Sebelum barang diterima di cek terlebih dahulu
7. Barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan
barang
8. Barang disimpan di gudang untuk didistribusikan

5.