1. Apa pengorganisasian itu?

Jawab:
Pengorganisasian ( Organizing) didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan
struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.
Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2. Mengapa pengorganisasian itu dibutuhkan?

Jawab:
 Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
 Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses
pekerjaan
 Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
 Membuat standar-standar kerja baru

3. Apa dasar pelaksanaan pengorganisasian?

4. Apa makna kotak-kotak dalam bagian struktur organisasi?
5. Dalam sebuah bagan organisasi terdapat baris yang menghubungkan antara
satu kota dengan kota lain, apa makna garis tersebut?
6. Apa makna garis vertikal?
Jawab:
untuk menunjukan adanya hubungan koordinasi

7. Apa makna garis horizontal?

Jawab:

8. Apa makna garis putus-putus?

Jawab:
Sebagai konsultatif

9. Buatlah struktur garis!

Jawab:
10. Buatlah struktur garis dan staff!
Jawab:

11. Buatlah struktur fungsional!

Jawab:

12. Buatlah struktur organisasi matriks!

Jawab:
13. Apa yang dimaksud dengan organisasi?
Jawab:
sebuah kelompok yang terdiri dari dua orang atau lebih yang berkumpul untuk saling
berhubungan melakukan kerjasama demi kepentingan bersama.

14. Mengapa koordinasi dibutuhkan?

Jawab:
Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk
mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya
pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah,
tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih
sesamanya.

15. Apa wewenang itu?

Jawab:
wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu untuk memerintah orang lain untuk
melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

16. Mengapa wewenang dibutuhkan?

Jawab:
wewenang ada karena ada seorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut.

17. Mengapa wewenang perlu dibatasi?

Jawab:
wewenang perlu dibatasi agar orang yang diberi wewenang itu tidak melakukan hal
yang sewenangnya.

18. Apa fungsi pengarahan itu?

Jawab:
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang menstimulir tindakan-tindakan agar
betul-betul dilaksanakan. Oleh karena tindakan-tindakan itu dilakukan oleh orang,
maka pengarahan meliputi pemberian perintah-perintah dan motivasi pada personalia
yang melaksanakan perintah-perintah tersebut.
Pengarahan (leading)adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan untuk
melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Dikenal sebagai leading,
directing,motivating atau actuating.

19. Bagaimana manajer melakukan fungsi pengarahan?

Jawab:
 Motivasi secara impalist, yakni pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para
bawahannya dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instruksi, nasehat dan
koreksi jika diperlukan.
  Adanya upaya untuk mensingkronasasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi
dari para anggota organisasi.
 Secara eksplisit terlihat bahwa para pelaksana operasional organisasi dalam
memberikan jasa-jasanya memerlukan beberapa perangsang atau insentif.

20. Apa hubungan fungsi pengawasan dengan teori motivasi?

21. Apa hubungan teori maslow dengan fungsi pengarahan?
22. Apa yang mendorong seseorang bekerja menurut teori maslow?
23. Apa teori maslow itu?
Jawab:
Teori maslow adalah manusia akan di dorong untuk memenuhi kebutuhan yang paling
kuat sesuai waktu, keadaan, dan pengalaman yang bersangkutan mengikuti suatu
hirarki. Dalam tingkatan ini, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi terlebih dahulu
adalah kebutuhan fisiologis setelah itu kebutuhan rasaman, kebutuhan sosial,
kebutuhan harga diri, kebutuhan aktualisasi.

24. Mengapa teori maslow disebut kebutuhan manusia yang bertingkat?

Jawab:
Karena menurut Maslow, manusia akan didorong untuk memenuhi kebutuhan yang
paling kuat sesuai waktu, keadaan, dan pengalaman yang bersangkutan yang
mengikuti suatu hirarki, dalam tingkatan ini, kebutuhan pertama yang harus dipenuhi
terlebih dahulu adalah kebutuhan fisiologis, seperti balas jasa, istirahat dan
sebagainya. Setelah kebutuhan pertama dipuaskan, kebutuhan yang lebih tinggi
berikutnya akan menjadi kebutuhan pertama, yaitu kebutuhan akan keamanan dan
rasa aman. Kebutuhan ketiga akan muncul setelah kebutuhan kedua terpuaskan.
Proses ini berjalan terus sampai terpenuhinya kebutuhan aktualisasi diri, dimana
manajemen dapat memberikan insentif untuk memotivasi hubungan kerjasama,
kewibawaan pribadi, serta rasa tanggung jawab untuk mencapai hasil prestasi yang
tinggi.

25. Menurut anda apakah benar kebutuhan manusia itu bertingkat seperti yang
dikemukakan maslow?
Jawab:
Ya. Karena teori Maslow ini harus dipandang sebagai pedoman umum bagi manager,
karena konsepnya relatif dan bukan merupakan penjelasan mutlak tentang semua
prilaku manusia. Titik teori ini dapat dipergunakan untuk memperjelas dan
memperkirakan tidak hanya prilaku individual tetapi juga prilaku kelompok dengan
melihat rata-rata kebutuhan yang menjadi motivasi mereka.

26. Bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan psikologis?

Jawab:
Cara nya adalah dengan cara membayar gaji.

27. Bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan keamanan?

 Jawab:
Cara nya adalah dengan diberi asuransi, diberi tunjangan hari tua.

28. Bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan sosial?

Jawab:
Caranya adalah dengan mengikuti organisasi seperti arisan dan dharmawanita dan
lain-lain.

29. Bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan harga diri?

Jawab:
Caranya adalah dengan cara naiknya pangkat seseorang dalam perusahaan itu sendiri.

30. Bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan aktualisasi?

Jawab:
Caranya adalah dengan cara naiknya pangkat seseorang dalam perusahaan itu sendiri.

31. Apa fungsi pengawasan itu?

Jawab:
 Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi
dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang
bersifat internal maupun lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi
pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan
sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang
dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan
perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai
perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan. ·
 Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan
kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.
Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-
kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
 Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan
maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan. ·
Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut
mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang
terkait dengan manajemen organisasi.

32. Mengapa pengawasan dibutuhkan?

Jawab:

Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya pengawasan adalah:

 1. Perubahan yang selalu terjadi baik diluar maupun didalam organisasi, memerlukan
perencanaan dan tentu saja pengawasan.

2. Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya

desentralisasi pengawasan.

3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi

memerlukan pengawasan dan pembenahan.

33. Ada tiga tipe pengawasan, sebutkan!

Jawab:
Tipe pengawasan pendahuluan , pengawasan concurrent , pengawasan umpan balik

34. Sebutkan proses pengawasan!

Jawab:

Tahap 1 :

Penetapan Standar Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukur

yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk
standar yang umum adalah:

1. Standar-standar fisik, meliputi kualitas barang, jasa, jumlah langganan, atau

kualitas produk.

2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dam mencakup

biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu

pekerjaan harus diselesaikan.

Tahap 2 :

Penetuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Tahap kedua dalam pengawasan

ini adalahmenentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

Tahap 3 :

Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Ada berbagai cara unutk melakukan

pengukuran pelaksanaan, yaitu:

1. Pengamatan (observasi)

2. Laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan.

3. Metoda-metoda otomatis

4. Inspeksi, pengujian (test)

Tahap 4 :
 Perbandingan Pelaksanaan Kegiatan dengan Standard dan Analisa
Penyimpangan Tahap krisis dari pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walapun
tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat
menginterpretasikan adanya penimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus
dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.

Tahap 5 :

Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Bila hasil analisa menujukan

perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi bisa berupa:

1. Mengubah standar mula-mula

2. Mengubah ukuran pelaksanaan.

3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpratasikan penyimpangan-

penyimpangan.

35. Sebutkan bentuk standar!

Jawab:
Standar phisik , standar moneter , standar waktu

36. Apa standar moneter itu dan berikan contoh!

Jawab:
Standar moneter adalah standar yang ditunjukkan pada rupiah dan mencakup pada
tenaga kerja , biaya penjualan , laba kotor , pendapat penjualan dan lainnya.
Contohnya : emas dan perak

37. Bagaimana hubungan pengawasan dengan perencanaan?

Jawab:

38. Ada beberapa kemungkinan dari tindakan koreksi, sebutkan!

39. Mengapa pengawasan menjadi penting?

Jawab:
Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya
akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu
sendiri maupun bagi para pekerjanya.

40. Apa yang dimaksud dengan pengawasan strategik?

Jawab:
 Pengawasan strategik adaah pengawasan yang dirancang untuk memantau bermacam-
macam peristiwa di dalam dan di luar perusahaan yang mungkin sekali
mempengaruhi jalannya strategi perusahaan. Pengawasan strategi ini dijaga dan
sedapat mungkin tak terfokus. Pengawasannya berupa pengamatan lingkungan
organisasi yang longga.

41. Bagaimana karakteristik pengawasan yang efektif itu?

Jawab:
karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi :
1. Ada unsur keakuratan, dimana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.
2. Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan di evaluasi secara cepat dan
tepat dimana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.
3. Objektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.
4. Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling
sering terjadi.
5. Realistik secara ekonomis, dimana biaya system pengawasan harus lebih rendah
atau sama dengan kegunaan yang didapat.
6. Realistik secara organizacional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di
organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya
operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.
8. Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak
harus buat sistem baru bila terjadi perubahan kondisi.
9. Sebagai petunjuk dan operasional, dimana harus dapat menunjukan debíais estándar
sehingga dapat menentukan koreksi yang diambil.
10. Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan verja
anggota organisasi dengan mendorong perasaan ekonomi, tanggung jawab dan
prestasi.

42. Apa manajeman informasi sistem?

PENGAWASAN
 A. Pengertian

Definisi pengawasan yang dikemukanan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas
unsur-unsur esensial proses pengawasan : Pengawasan manajemn adalah suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan,
merancang system informasi umpan balik, membandingkan, kegiatan nyata dengan standar
yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penimpangan-penyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang perlu untuk menjamin bahawa sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan xara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-
tujuan persusahaan.

B. Proses Pengawasan

Manajemen karya T. Hani Handoko dijelaskan lima tahap dalam proses pengawasan

Tahap 1 :

Penetapan Standar Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukur yang dapat
digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar yang umum
adalah:

1. Standar-standar fisik, meliputi kualitas barang, jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.

2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dam mencakup biaya tenaga kerja,
biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.

Tahap 2 :

Penetuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Tahap kedua dalam pengawasan ini

adalahmenentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

Tahap 3 :
Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Ada berbagai cara unutk melakukan pengukuran
pelaksanaan, yaitu:

1. Pengamatan (observasi)

2. Laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan.

3. Metoda-metoda otomatis

4. Inspeksi, pengujian (test)

Tahap 4 :

Perbandingan Pelaksanaan Kegiatan dengan Standard dan Analisa Penyimpangan Tahap

krisis dari pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang
direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walapun tahap ini paling mudah dilakukan,
tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penimpangan.
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak
dapat dicapai.

Tahap 5 :

Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Bila hasil analisa menujukan perlunya
tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi bisa berupa:

1. Mengubah standar mula-mula

2. Mengubah ukuran pelaksanaan.

3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpratasikan penyimpangan-

penyimpangan.

C. Macam-macam Pengawasan

Didalam buku Prinsip-Prinsip Manajemen karangan George R. Terry pengawasan terbagi

atas 4, yaitu:

1. Pengawasan produksi, yaitu agar hasil produksi sesuai dengan permintaan/pemuasan

langganan dalam jumlah, harga, waktu dan servis.

2. Pengawasan persediaan, yaitu menjamin tersedianya bahan dalam jumlah, harga, waktu
yang tepat sehingga proses produksi tidak terganggu.
3. Pengawasan kualitas, yaitu menjamin agar kualitas hasil produksi, bahan dan bahan proses
memenuhi ukuran-ukuran standar yang telah ditentukan.

4. Pengawasan ongkos, yaitu menjamin agar produksi/operasi dijalankan dengan ongkos

minimum sesuai dengan standar.

Sementara itu didalam buku Manajemen karya T. Hani Handoko pengawasan dibagi dalam
tiga tipe dasar, yaitu:

1. Pengawasan pendahuluan.

2. Pengawasan”concurrent.

3. Pengawasan umpan balik.

Pengawasan pendahuluan (feedforward control) dirancang untuk mengantisipasi

masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi
pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan
mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi.

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent

control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, screening control, atau
“berhenti-terus”. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui dulu atau syarat-syarat harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-
kegiatan bisa dilanjutkan.

Pengawasan umpan balik(feedback control) juga dikenal sebagai past-action controls,

mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan
dari rencana dan penemnuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa
yang akan dating. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan.

D. Pentinganya Pengawasan

Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya pengawasan adalah:

1. Perubahan yang selalu terjadi baik diluar maupun didalam organisasi, memerlukan
perencanaan dan tentu saja pengawasan.

2. Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi

pengawasan.
3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan
pengawasan dan pembenahan.

F. Sistem Pengawasan Manajemen

Sistem ini ditemukan oleh R.N. Anthony, dari Harvar Business School. Pengawasan
manajemen merupakan proses dengan mana manajemen dijamin mendapatkan serta sumber
daya secara efesien dan efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

Pengawasan manajemen ditunjang oelh pengawasan operasional. Pengawasan manajenem

terdiri dari kegiatan-kegiatan: (a) membuat anggaran, (b) merencanakan arah staff, (c)
menentukan pelaksana, (d) merencanakan modal kerja, (e)membuat program pengiklanan,
(f)menentukan proyrk penelitian, (g)memilih perbaikan produk, (h)memutuskan penyusunan
kembali pabrik, (i)memutuskan investasi rutin, (j) membuat pedoman pengambilan keputusan
pengawasan oprasional, (k)mengukur, menilai dan memperbaikihasil oprasi manajemen.

Sedang pengawasan oprasional terdiri dari:

1. Pengawasan usaha menarik karyawan.

2. Pelaksanaan kebijakan.

3. Mengawasi pemberian kredit penjualan.

4. Mengawasi periklanan.

5. Menjadwalkan produksi.

6. Mengawasi persediaan.

7. Mengukur, menilai, memperbaiki efisiensi karyawan.

G. Tujuan Dari Fungsi Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan:

 Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi

dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang
bersifat internal maupun lingkungan lingkungan eksternal.Dengan demikian fungsi
pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan
sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang
dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan
perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadinya berbagai
perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan. ·
 Meminimumkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan
kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.
 Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-
kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
 Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan
maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya pengawasan. ·
 Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat
mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut
mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang
terkait dengan manajemen organisasi.